Tài liệu Khai thác lợi ích của ERP pptx

Khai thác lợi ích của ERP
Vũ Thế Cương

Pcworld


Triển khai hệ thống ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp
(DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem lại không
ít nỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn về việc khai thác lợi ích của ERP
sau khi triển khai.
Triển khai hệ thống ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp
(DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem lại không ít
nỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn về việc khai thác lợi ích của ERP
sau khi triển khai.
Gần đây, khi tư vấn cho một DN trong nước (DN này đã sử dụng ERP được 10 năm)
nhằm làm giảm lượng hàng tồn kho trung bình khi sử dụng ERP, chúng tôi đã thực hiện
một khảo sát và có những kết quả thú vị. Vòng quay hàng tồn kho của DN này kém vòng
quay trung bình của DN cùng ngành trên thế giới đến 2,5 lần, kém DN cùng ngành tốt
nhất trong khu vực 10 lần và trên thế giới gần 20 lần. Một điểm thú vị là DN cùng ngành
có vòng quay hàng tồn kho hơn DN của chúng ta 20 lần cũng dùng hệ thống ERP của
Oracle như DN này. Cũng qua thực tế, chúng tôi nhận thấy phần lớn các DN chưa có mục
tiêu và kế hoạch để cải tiến quy trình quản lý (QL) sau khi triển khai ERP. Điều này đã
và đang khiến DN không khai thác được hết lợi ích của ERP.

Qua nghiên cứu về QL và kinh nghiệm triển khai ERP tại Việt Nam và quốc tế, tôi cho
rằng để khai thác hiệu quả hệ thống ERP, DN cần phải từng bước nâng cấp, kiện toàn hệ
thống tổ chức và QL theo 4 bước (xem hình).
QL hướng chức năng
Phần lớn các quy trình quan trọng của DN đều phải qua ranh giới của các bộ phận, phòng
ban (kinh doanh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán...) bằng các thủ tục
giấy tờ. Đây là giai đoạn mà các DN trước khi triển khai ERP cần phải có. Nhưng đáng

buồn là nhiều DN dù đã triển khai ERP vẫn tổ chức và QL theo phương thức này. Nếu
DN vẫn tổ chức và QL hướng chức năng như vậy thì mặc dù có hệ thống ERP nhưng DN
chỉ khai thác được những lợi ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ. Tuy nhiên việc tối
ưu hóa hoạt động của từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động của
toàn bộ hệ thống của DN. Chẳng hạn, để đảm bảo đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải
đảm bảo an toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng chi phí lưu kho của DN.


Trong giai đoạn này DN chuyển đổi từ tổ chức và QL riêng rẽ theo từng phòng ban sang
hướng tổ chức và QL trong sự liên kết của các bộ phận chức năng, phòng ban
(Management Through Functional Integration). Qua một thời gian sử dụng hệ thống
ERP, các phòng ban dần ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, dần hiểu rằng
nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến
các phòng ban khác. Một ví dụ trong thực tế sử dụng ERP ở nhiều DN, việc thực hiện sai
quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế
toán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và QL liên kết các
phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể khai thác thêm được các lợi ích sau:

• Giảm chi phí thông qua việc giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiều
phòng ban khi áp dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP như: Phê duyệt tự động
các yêu cầu mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng, tự động kiểm tra hạn mức kinh phí và
tự động xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ...

• Đặt ra lộ trình giảm hạn mức tồn kho nhờ áp dụng các tính năng lập và liên kết kế hoạch
bán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP tiến tới chiến
lược Just in Time (JIM) - "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng
thời điểm cần thiết"..


Đây là giai đoạn DN triệt để thay đổi cơ cấu tổ chức của mình. QL hướng quy trình là kết

nối tầm nhìn, chiến lược của DN với các quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện để tạo
lập giá trị cho khách hàng, đưa ra các thước đo, đánh giá, cơ chế thưởng phạt cho việc
thực hiện quy trình.

Trong giai đoạn này DN vượt qua các thánh thức như: cắt giảm thời gian thực hiện quy
trình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả
cạnh tranh cũng như kết nối các quy trình với chiến lược của công ty. Để vượt qua những
thách thức này ngoài hệ thống ERP, DN cần có thêm các công cụ tích hợp với nền tảng
ERP sẵn có như CRM (Customer Relationship Management - Hệ thống QL quan hệ
khách hàng), ABM (Activity Based Management - Hệ thống xác định và đánh giá mức
độ tăng thêm giá trị của từng hoạt động trong DN), và hệ thống BSC (Balance Score Card
- Hệ thống chỉ số quân bình, là công cụ giúp DN xác định hiệu quả hoạt động dựa trên sự
kết hợp các nhóm chỉ số: tài chính, quan hệ khách hàng, quy trình nội bộ, phát triển trình
độ nhân sự), để từ đó cắt giảm các hoạt động không tạo ra giá trị và tập trung nguồn lực
làm tốt hơn các hoạt động mang lại giá trị.


Trong giai đoạn này DN phát triển theo định hướng liên kết quy trình nội bộ của mình
với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp. Một loạt các công
nghệ tích hợp với ERP có thể áp dụng để mở rộng khả năng của hệ thống ERP như: áp
dụng ASCP (Advanced Supply Chain Planning – công cụ để liên kết kế hoạch của các
đối tác trong chuỗi cung ứng với kế hoạch của DN); sử dụng các công cụ bán hàng trực
tuyến có kết nối với hệ thống ERP, ví dụ của BroadVision hay Intershop là công cụ hữu
ích để bán hàng và cung cấp dịch vụ qua Internet. Trong lĩnh vực mua hàng DN có thể áp
dụng Online Sourcing, Collaborative Purchasing, Electronic Procurement của Oracle hay
SAP để phối hợp quá trình mua sắm với nhà cung cấp thông qua Internet.


Tóm lại

Hệ thống ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của công ty trong tương lai.
Nhưng vấn đề quan trọng sau khi có ERP là quá trình từng bước nâng cấp, áp dụng các
phương thức QL tiên tiến nhất song song với việc mở rộng các chức năng của hệ thống
ERP qua việc triển khai và tích hợp các hệ thống CRM, ABM, BSC và tiến đến ứng dụng
SCM (Supply Chain Management). Khai thác lợi ích của ERP sau triển khai luôn luôn là
sự kết hợp giữa áp dụng phương pháp QL tiên tiến với công nghệ thích hợp và phải là
một phần không thể tách rời chiến lược kinh doanh của DN.
Phần lớn các DN trong nước vẫn giữ hình thức tổ chức và QL theo hướng chức năng (giai
đoạn 1), chỉ có một số DN chuyển đổi được sang hình thức QL liên kết các bộ phận chức
năng, phòng ban (Giai đoạn 2) nên những DN này đã đạt được một số lợi ích của ERP
như giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiều bộ phận. Để tiến được từ giai
đoạn 1, 2 đến giai đoạn 3,4 các DN nước ta chắc phải cần nhiều công sức và thời gian để
thay đổi. Việc thay đổi này nhanh hay chậm phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh
đạo, áp lực cạnh tranh. Các DN nước ta cần có mục tiêu rõ ràng về việc cải tiến quy trình,
nâng cao hiệu quả hoạt động qua việc so sánh với các DN cùng ngành tại VN, trong khu
vực và trên thế giới, sau đó sẽ áp dụng hệ thống ERP và các biện pháp QL để thực hiện
mục tiêu này. Các DN có thể tự làm nếu có đội ngũ nhân sự tốt hoặc thuê tư vấn hỗ trợ để
rút ngắn quá trình thay đổi này.
Nguồn: Pcworld