Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp Thương mại

Lời nói đầu
Trong nền kinh tế mở ngày nay thì cạnh tranh là nguyên tắc cơ bản
bắt buộc và là xu thế tất yếu nếu muốn thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp,
hơn nữa là doanh nghiệp thơng mại thì vai trò của ngời quản lý quyết định
trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp mình bên cạnh đó là việc
cung cấp các thông tin nhanh chóng, kịp thời của kế toán trong việc hạch
toán kế toán.
Bán hàng tuy là khâu sau của mua hàng nhng lại có vai trò quyết định
trong thơng mại vì bán là tổng kết của tất cả các yếu tố liên quan nh tiền
mua hàng các chi phí khác và thậm chí còn phải phân tích các điều kiện
khác thể hiện nghệ thuật buôn bán của doanh nghiệp thơng mại.
Hạch toán trong bán hàng là tiền cơ sở thu nhập các số liệu, các điều kiện
liên quan để phân tích đánh giá rồi hạch toán ra các khoản chi phí bán hàng
làm sao cho nhanh chóng , chính xác, kịp thời để hoàn tất tổng kết rồi kết
hợp với ngời quản lý doanh nghiệp quyết định việc bán hàng và kết quả kinh
doanh ra sao. Do đó kế toán ở khâu này vừa là công tác đắc lực cho ngời
quản lý doanh nghiệp là 2 hạch toán tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp .
Hạch toán kế toán bán hàng dựa trên cơ sơ chính là hệ thống luật về kiểm
toán, kế toán và các tài khoản do Nhà nớc ban hành.
Từ lý luận và thực tế đặt ra cho công tác kế toán bán hàng ở nớc ta, sau
khoá bồi dỡng nghiệp vụ kế toán trởng ;
Em đã chọn đề tài nghiên cứu là Hạch toán chi phí bán hàng và chi
phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thơng mại với mong
muốn đóng góp ý kiến về chuyên đề này .
Ngoài phần mở đầu và lết luận , nội dung của chuyên đề đợc chia ra 2
phần .
PhầnI: những lý luận về chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thơng mại .
I. Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hởng tới quá trình bán hàng
và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thơng mại:

1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thơng mại :
hoạt động kinh doanh thơng mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi
thơng mại của doanh nghiệp bao gồm việc mua bán hàng hoá cung ứng dịch
vụ thơng mại và các hoạt động xúc tiến thơng mại mục đích sinh lợi hoặc
thực hiện các chính sách kinh tế xã hội.
Hoạt động kinh doanh thơng mại có chức năng tổ chức và thực hiện việc
mua bán ,trao đổi cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống
nhân dân . đây là khâu trung gian nối liền sản xuất với tiêu dùng .
- Nh vậy đặc điểm về hoạt động làm lu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp
các quá trình mua bán , trao đổi và dự trữ hàng hoá.
- Hàng hoá có đặc điểm bao gồm các vật t , sản phẩm hàng hoá vô
hình hay hữu hình mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.
- Phơng thức lu chuyển hàng hoá có đặc điểm là bán buôn và bán lẻ
hàng hoá.
- Tổ chức kinh doanh có đặc điểm là bán buôn, bán lẻ. Xúc tiến thơng
mại....
- Hàng hoá có sự vận động không giống nhau tuỳ thuộc vào nguồn
hàng và từng loại mặt hàng . nếu chi phí mua bán và thời gian lu
chuyển giữa chúng khác nhau.
2. Nhiệm vụ của kế toán ở doanh nghiệp thơng mại
Mua hàng là việc doanh nghiệp thơng mại trả tiền để có đợc toàn quỳên
về hàng hoá, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kinh doanh hàng hoá. Trong
quá trình bán hàng nói riêng sẽ nảy sinh các chi phí cần thiết để cho hoàn
thiện việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng. Do đó giá bán hàng hoá là sự
tổng hợp của tất cả các chi phí từ khâu chuẩn bị đi mua hàng về và cho tới
2
khâu giao hàng, tính toán doanh nghiệp thấy rằng giá bán là hợp lý, có lợi
nhuận (đó là trên cơ sở lý thuyết). Do đó :
- kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình chi phí
của doanh nghiệp trong kỳ kế toán còn phải ghi chép về số lợng hàng

bán, đơn giá, kết cấu, loại hàng....
- tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng .
- phân bổ hợp lý chi phí bán hàng biến động và dự trữ hàng hoá tại kho,
phát hiện và xử lý kịp thời .
- lựa chọn phơng pháp thích hợp để xác định giá vốn hàng xuất bán,
bảo đảm độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp khi xác định kết quả kinh
doanh cuối kỳ.
3. ý nghĩa của hoạt động bán hàng trong hoạt động kinh
doanh thơng mại.
Trong nền kinh tế thị trờng, hàng hoá đợc sản xuất ra và đa đến tay ngời
tiêu dùng nói chung cần có sự lu thông hàng hoá. Trong đó bán hàng là khâu
quan trọng vì nó tổng hợp tất cả các yếu tố nh chi phí sản xuất, chi phí mua
hàng, chi phí bán hàng ... để có một thời điểm ,điạ điểm , giá cả bán hàng
hợp lý .
Tuy sản xuất là tiền đề cho tiêu thụ nhng tiêu thụ lại quyết định sản
xuất theo hớng tích cực hay tiêu cực. Đó là kết quả trực tiếp của nơi sản xuất
và ngời tiêu dùng. Trên cơ sở đó mà doanh nghiệp mới hoạt động cung ứng
kịp thời .
Mặc dù xét trên phạm vi lớn thì nhà sản xuất có vai trò to lớn quyết định
tới hàng hoá của mình để đa thành phẩm ra thị trờng. Doanh nghiệp thơng
mại làm công việc mua bán tới tay ngời tiêu dùng. Vậy nơi sản xuất và
doanh nghiệp thơng mại đều có tính chất chuyên môn. Doanh nghiệp thơng
mại điều chỉnh giá bán để thu lợi nhuận cho hợp lý đảm bảo sự tồn tại của
mình. Bên cạnh đó phải chịu hoàn toàn về chất lợng, mẫu mã và số lợng
hàng bán ra và thậm chí phải làm việc với doanh nghiệp thơng mại để có một
giá cả hợp lý tới tay ngời tiêu dùng. Do đó, trên cơ sở một ngành kinh tế
3
quốc dân doanh nghiệp thơng mại nói riêng vừa có tính độc lập tơng đối
(mối quan hệ lẫn nhau). Song song với việc bán hàng, doanh nghiệp thơng
mại đầu vào (tức là mua hàng gì, giá cả nh thế nào,...) cho hợp lý với đầu ra.

Đầu vào và đầu ra phải tính toán trong một mối liên hệ tổng thể sát sao,
chính xác.
Cùng với việc đó là ngời quản lý, điều hành doanh nghịêp thơng mại có
vai trò quyết định tới sự thành bại của danh nghiệp. Toàn quyền quyết định
hàng là hàng gì, đầu vào, đầu ra ra sao. Trên cơ sở đó cùng với kế toán lên kế
hoạch cụ thể, chính xác về chi phí từ A đến Z để đi đến quyết định, nên việc
nhà quản lý điều hành cần phải dựa vào các thông tin do kế toán cung cấp,
các thông tin cần đầy đủ, trung thực , chính xác.
II Nội dung cơ bản tiền đề cho hạch toán kế toán
bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại:
1. Phạm vi bán hàng :
Đây là những quy định, những điều kiện về hàng hoá bán đi nh thế nào:
- Hàng hóa bán đi đợc thực hiện thông qua mua - bán, đảm bảo đợc
thanh toán theo một hình thức nhất định .
- Khi hàng bán đi tức là doanh nghiệp thơng mại mất bản quỳên về
hàng hoá khi nhận thanh toán dới 1 hình thức hợp lệ của bên mua.
- Hàng đa vào với số lợng bao nhiêu, mấy loại mặt hàng, hàng gì, bán
ngay hay để lại mặc thời gian... mục đích là làm tăng thêm giá trị .
Về mặt thị thờng: có thể là thị trờng bán lẻ trong phạm vi diện rộng hay
hẹp là tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp ...Điều đáng nói
ở đây là phải tính các chi phí cụ thể rất nhiều mặt phát sinh rồi mới đi đến
tổng hợp chi phí. Có thể là thị trờng bán buôn: bán buôn thì quá trình quýêt
toán chi phí bán hàng mang tầm rộng hơn, các chi phí phát sinh thờng dễ
tính hơn, cụ thể hơn. Việc bán buôn này cũng còn xem xét trong phạm vi
bán buôn rộng hay hẹp thậm chí mở rộng ra thị trờng nớc ngoài. Nh vậy việc
tính toán các chi phí phải mang tầm vĩ mô hơn tất cả chi phí của việc tính
4
toán bán lẻ hay bán buôn hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại thì cũng để
phục vụ cho việc cuối cùng là áp giá cho hàng hoá đợc bán đi theo nh mong
muốn của danh nghiệp thơng mại.

2. Các phơng thức bán hàng của doanh nghiệp thơng mại:
Bán hàng là khâu sau trong quy trình kinh doanh của danh nghiệp thơng
mại. Lúc này hàng của danh nghiệp thơng mại đợc chuyển về trạng thái tiền
ban đầu của mình. Doanh nghiệp thơng mại có các phơng thức bán hàng sau:
Bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho.
Bán hàng theo hình thức chuyển hàng trực tiếp tại kho.
Bán buôn vận chuyển hàng theo hình thức giao tay.
Bán buôn vận chuyển hàng theo hình thức chuyển hàng.
Bán hàng đại lý .
Bán lẻ hàng hoá.
Xuất khẩu hàng hoá .
Hay một số trờng hợp bán hàng bằng cách khác.
Mỗi hình thức bán hàng thì việc nghiên cứu chuyên môn tính toán các
chi phí phải thật đầy đủ và chính xác để có tài liệu quan trọng phối hợp với
nhà quản lý danh nghiệp để có một phơng thức bán hàng tối u nhất trong số
các phơng thức bán hàng trên nhằm đem lại lợi nhuận nhất cho doanh
nghiệp.
3. Giá của cửa hàng bán:
Hàng bán đợc xuất kho theo giá thực tế. Đây là quy định chung và
giá bán tuỳ từng mặt hàng khác nhau theo nguồn nhập vào rồi bán . Nhất là
trong thời đại kinh tế thị trờng nh bây giờ thì giá bán rất phong phú đa dạng
nhng đây là khâu quan trọng nhất vì nó quyết định tới vịêc hạch toán lãi - lỗ
của doanh nghiệp và cũng là giá hợp lý hay không đối với ngời tiêu dùng và
có sự tác động trở lại nơi sản xuất . Giá cả này đợc kế toán hạch toán trên cơ
sở phân tích hạch toán các chi phí bán hàng nói chung .
4. Phơng thức thanh toán;
5
Qúa trình bán hàng các doanh nghiệp thơng mại có thể tiến hành theo
nhiều cách nhng đảm bảo dù bán lẻ hay bán buôn thì cũng phải thanh toán
dứt điểm mới đem ra đảm bảo sự cẩn tắc, thẳng thắn của doanh nghiệp thơng

mại .
Có thể thanh toán bằng tiền mặt: buôn bán với ngời mua đợc diễn ra tại
một thời điểm và bên bán giao hàng ngay sau khi nhận tiền mặt của bên mua
có thể bằng tiền Việt Nam, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hay ngoại tệ ...
Có thể thanh toán chậm: tức là bên bán giao hàng ngay sau khi bên mua
đã thanh toán bằng tiền đang chuyển tiền đến, một giấy nợ ...và ghi rõ thời
gian thanh toán giữa hai bên.
5. Chứng từ và tài khoản mà kế toán sử dụng :
Chứng từ: tuỳ theo phơng thức thanh toán mà kế toán phải sử dụng các
chứng từ phù hợp với phơng thức, phù hợp với cách tính của doanh nghiệp
thơng mại cụ thể:
- hoá đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- biên bản kiểm nghiệm hàng hoá
- Phiếu xuất kho hàng hoá
- thẻ kho
- bảng kê hàng hoá trong kho
- phiếu chi hoá đơn chứng từ
- các chứng từ chi phí khác có liên quan trong khâu bán hàng
Tài khoản mà kế toán sử dụng:
Kế toán quá trình bán hàng đợc sử dụng trong hạch toán bán hàng cụ thể
sau.
6
III. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp
1. Khái niệm:
Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp là tổ chức áp dụng các ph-
ơng pháp kế toán nhằm thực hiện chức năng của kế toán: thu nhận, xử lý và
cung cấp thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kế toán doanh
nghiệp .Có bốn phơng pháp :
-Phơng pháp chứng từ
-Phơng tính giá

-Phơng pháp đối ứng tài khoản
-Tổng hợp và cân đối
2. Nguyên tắc tổ chức kinh tế doanh nghiệp :
Tổ chức công tác kế toán kinh tế doanh nghiệp phải dựa trên ba
nguyên tắc cơ bản sau :
a. Tổ chức công tác kế toán phải tuân theo các văn bản pháp lý về kế
toán hiện hành nh : luật kế toán, chuẩn mức kế toán và chế độ kế toán .
+Luật kế toán do quốc hội thông qua, quy định nội dung công tác kế
toán , tổ chức bộ máy kế toán, hoạt động nghề nghiệp kế toán.
+Chuẩn mực kế toán: do cơ quan nhà nớc có thảm quyền (bộ tài
chính )ban hành trên cơ sở chuẩn mực quốc tế về kế toán và luật kế toán
nhằm đa ra những quy định và hớng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực của
một số công việc cụ thể.
Để quản lý thống nhất về kế toán, đảm bảo kế toán là một công cụ
quản lý giám sát chặt chẽ có hiệu quả mọi hoạt động kế toán tài chính, cung
cấp thông tin đầy đủ ,kịp thời, công khai, minh bạch đáp ứng đợc yêu cầu
của cơ quan quản lý nhà nớc, của doanh nghiệp và các cơ quan tổ chức khác:
đòi hỏi các doanh nghiệp khi tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ theo
đúng văn bản pháp lý về kế toán.
7
b. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ, tính chất, hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh và
những đặc điểm khác về tổ chức công tác kế toán của donh nghiệp.
Mỗi một doanh nghiệp thuộc các nghành kinh tế khác nhau, quy mô
khác nhau, thành phần kinh tế khác nhau, thì tổ chức công tác kế toán cũng
không giống nhau .Song để đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt chức năng,
phát huy đợc vai trò tác dụng đối với công tác quản lý kế toán, đòi hỏi việc
tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
c. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu
quả. Tổ chức công tác kế toán nhằm thực hiện chức năng trong kế toán nhng

không phải bất kỳ giá nào, chính vì vậy phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả .
Khi theo nguyên tắc này, đòi hỏi việc tổ chức công tác kinh tế
doanh nghiệp phải đảm bảo cho kế toán đợc tổ chức một cách khoa học, hợp
lý thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của kế toán, chất lợng của công tác đạt
mức cao nhất với chi phí thấp nhất .
3. Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp :
gồm các vấn đè cơ bản sau :
a. Tổ chức hạch toán ban đầu :
Đây là khâu tổ chức đầu tiên quan trọng của chu trình công tác kế
toán, số liệu tài liệu do kế toán cung cấp có đảm bảo tính pháp lý hay không,
trung thực hay không trớc hết phụ thuộc vào hạch toán ban đầu .
Thực hiện nội dung này bắt buộc xác định những chứng từ phải lập
hay tiếp nhận cho từng nghiệp vụ kế toán phát sinh. Nhập chứng từ cần phải
lập chuyển giao đến bộ phận kế toán nào để kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ
ghi sổ kế toán và sau đó bảo đảm lu trữ chứng từ .
b. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán (phù hợp với đặc điểm của định
nghĩa)
- Hạch toán tài khoản kế toán là một trong những nội dung của chế
độ kế toán do nhà nớc (bộ tài chính) ban hành .Trong đó quy định số lợng tài
8
khoản, tên gọi tài khoản, kí hiệu tài khoản và phơng pháp hạch toán trên tài
khoản.
-Các doanh nghiệp nghiên cứu, vận dụng một cách phù hợp, đảm
bảo phản ánh một cách đầy đủ nội dung hạch toán của doanh nghiệp, cung
cấp đợc các chỉ tiêu kinh tế, làm cơ sở lập báo cáo tài chính theo chế độ kế
toán hiện hành.
Có 78 tài khoản
Và 8 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán
Việc sử dụng bao nhiêu tài khoản tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản lý
của doanh nghiệp .

- Hiện nay có bốn ngành, lĩnh vực có hệ thống tài khoản kế toán đợc
bộ tài chính chấp thuận ví dụ nh ngành xây dựng hàng không, bu chính viễn
thông, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp ở trong lĩnh vực
riêng, sẽ áp dụng theo hệ thống tài khoản riêng.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách, kế toán :
(theo hình thức kế toán phù hợp với doanh nghiệp)
theo chế độ kế toán hiện hành ,có bốn hình thức kế toán :
+ Nhật kí sổ cái
+ Chứng từ ghi sổ.
+ Nhật kí chứng từ .
+ Nhật kí chung
Mỗi một hình thức kế toán có hệ thống sổ sách riêng,có đặc điểm
về trình tự, và phơng pháp ghi chép riêng, u nhợc điểm khác nhau ,thích hợp
với từng doanh nghiệp cụ thể khác nhau .Trong đó:
Hình thức nhật ký sổ cái: thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ ,ít
nhân viên kế toán nh : Tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp ...
Hình thức chứng từ ghi sổ: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô
vừa .
Hình thức nhật ký chứng từ: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô
vừa và lớn.
9
Hình thức nhật ký chung: Thích hợp với mọi doanh nghiệp có
quy mô khác nhau .
Các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm nghành của mình để lựa
chọn hình thức kế toán phù hợp và phải mở đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán
theo hình thức kế toán lựa chọn.
Việc nghi sổ kế toán phải trên cơ sở các trứng từ đã kiểm tra đảm
bảo hợp lệ ,không đợc tẩy xoá, không đợc dùng các chất hoá học phủ lên số
liệu trong sổ sách kế toán, mọi trờng hợp ghi sai đều phải sửa chữa kịp thời
ngay sau khi phát hiện, tuỳ theo trờng hợp ghi sai mà áp dụng phơng pháp

chữa sổ thích hợp nhng không đợc làm mất sổ gốcđã ghi sai.
- Các phơng pháp chữa sổ:
* Phơng pháp cải chính:
áp dụng theo từng trờng hợp sổ ghi sai chịu ảnh hởng quan hệ đối ứng tài
khoản nhng cha ảnh hởng tới số tổng cộng .
chữa sổ gạch ngang một dòng bằng mực đỏ rồi viết lại số đúng lên số
sai.
* Phơng pháp ghi bổ sung :
áp dụng trong trờng hợp số sai nhỏ hơn số đúng hoặc ghi sót nghiệp vụ
kế toán.
-Ngời chữa sổ ghi bổ xung thêm một định khoản kế toán, số liệu bằng
khoản chênh lệch giữa số đúng với số sai, hoặc bằng số liệu đã ghi sót .
* Phơng pháp ghi số âm :
- áp dụng trong trờng hợp số sai lớn hơn số đúng hoặc ghi trùng nghiệp
vụ kế toán
- Ngời chữa số ghi một định khoản kế toán nh đã ghi số liệu bằng
khoản chênh lệch giữa số sai và số đúng ------ số đã ghi trùng và ghi
bằng số âm
Quy ớc kĩ thuật ghi số âm: số liệu:
+ Viết bằng mục đỏ
10
+ đóng khung
+ ghi trong ngoặc đơn
Ví dụ : doanh nghiệp nguyên vật liệu cho sản xuất 23. 10
Nợ MC 621.32
Có MC 152.32
Chữa Nợ MC 621.9
Có MC 152.9
* Phơng pháp ghi đảo :
áp dụng trong trờng hợp ghi sai nh ở phơng pháp ghi số âm :

theo phơng pháp này, kế toán lập một định khoản ngợc lại với định khoản
đã ghi ; số liệu bằng khoản chênh lệch giữa số sai với số đúng nh số đã ghi
trùng .
ví dụ : Nợ Mc 152:9
Có MC 621:9
* Phơng pháp kết hợp giữa ghi số âm, ghi số đảo, với ghi số bổ sung:
áp dụng trong từng trờng hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trớc
hết dùng phơng pháp ghi số âm nh ghi đảo để xoá bỏ định khoản đã ghi sai,
sau đó bằng phơng pháp ghi bổ sung để ghi định khoản đúng .
d. Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính :
Thực hiện nội dung này cần xác định những báo cáo tài chính phải
lập, phân công ngời lập, kì lập báo cáo, nguồn số liệu để lập, thời hạn hoàn
thành .
theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, 4 báo cáo tài chính bắt
buộc:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
e. Xác định mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán :
11