Tài liệu môn quản trị nguồn nhân lực - Chương Thiết kế và phân tích công việc

Chương 3: Thiết kế và phân tích
công việc

Suy ngẫm
•
Thời gian vừa qua đơn vị của các anh chị có gặp các
vấn đề dưới đây không?

Vấn đề
•
Các nhân viên không hiểu rõ quyền hạn và trách
nhiệm của họ
•
Các nhân viên tỏ ra bất mãn vì họ cho rằng mức
lương thưởng không phù hợp với năng lực và nỗ
lực của họ
•
Nhiệm vụ của các nhân viên bị chồng chéo
•
Kết quả công việc của nhân viên không được đánh
giá chính xác do thiếu các tiêu chuẩn đánh giá
•
Doanh nghiệp gặp tình trạng lúc thừa, lúc thiếu lao
động do thiếu căn cứ để xác định nhu cầu về lao
động
•
Nhân viên được cử đi đào tạo nhưng không áp
dụng những kỹ năng đào tạo vào công việc

•

Chỉ cần doanh nghiệp của bạn gặp một trong
những vấn đề trên thì có nghĩa là doanh nghiệp
của bạn cần phải có một hệ thống để:
-
Xác định các yêu cầu của từng công việc
-
Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công
việc
-
Xác định cơ cấu lương thưởng phù hợp
-
Tuyển chọn, đề bạt và chuyển đổi vị trí nhân
viên
-
Xây dựng các kế hoạch đào tạo

–
Phân tích công việc sẽ giúp doang
nghiệp xây dựng nên một hệ thống
như vậy.
–
Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu:
•
Phân tích công việc là gì?
•
Công việc sẽ mang lại những lợi ích gì cho
doanh nghiệp và ai sẽ tham gia vào quá trình
phân tích công việc.

Phân tích công việc là gì?

•
Là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về
công việc một cách có hệ thống
•
Nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc
phạm vi công việc đó
Kỹ năng
Năng lực
Trách nhiệm cụ thể
Để thực hiện công việc thành công.

Lợi ích khi phân tích công việc
•
Suy nghĩ và đưa ra 3 lợi ích của việc phân tích công việc
đối với doanh nghiệp của bạn?
•
………………………………………
•
………………………………………
•
………………………………………

Khi nào cần phân tích công việc?
•
Theo bạn trong những trường hợp nào thì doanh nghiệp
cần phải thực hiện phân tích công việc? Bạn hãy liệt kê
ra ít nhất 3 trường hợp?
•
………………………………………
•

………………………………………
•
………………………………………

Phân tích công việc do ai thực hiện
•
Giả sử bạn là người được phân công thực hiện phân
tích công việc cho doanh nghiệp của bạn. Theo bạn,
ngoài bạn ra ai cũng sẽ tham gia vào phân tích công
việc:
•
………………………………………….
•
…………………………………………
•
…………………………………………

Tình huống
•
Cô Hà là nhân viên thuộc bộ phận nhân sự của
công ty Nam Thanh chuyên sản xuất các loại thiết
bị điện. Gần đây công ty nhập về một hệ thống lắp
ráp vi mạch điện tử tự động. Công ty cần tuyển
người kiểm sóat hoạt động của hệ thống này. Cô
Hà được giao trách nhiệm phân tích công việc kiểm
soát hệ thống tự động để đưa ra những yêu cầu
tuyển dụng. Co Hà cảm thấy băn khoăn không biết
thu thập những thông tin về công việc này từ ai bởi
vì đây là một chức vụ công việc mới chưa từng có
ở công ty Nam Thanh. Bạn hãy giúp cô Hà giải

quyết khó khăn này.

•
Khi nói tới phân tích công việc có người phản
đối với lý do: Hiện nay công việc thay đổi rất
nhanh chóng do sự tác động của nhiều yếu tố
khác nhau cho nên các thông tin về công việc
hôm nay sẽ không còn phù hợp vào ngày nai
nữa. Do vậy, tốt nhất không nên thực hiện
phân tích công việc”. Bạn có đồng ý với lý do
này không? Tại sao?
•
………………………………………………….
•
………………………………………………………
………………………………………………………
.
Câu hỏi

•
Bạn đã từng bao giờ thực hiện phân tích công việc
chưa?
Có thể trước đây bạn đã từng thực hiện phân tích công
việc. Vậy bạn hãy nhớ lại xem bạn có gặp khó khăn gì
khi phân tích công việc hay không? Bạn thực hiện
phân tích công việc nhằm mục đích gì? Bạn có thu
thập đầy đủ thông tin về phân tích công việc không và
bằng cách nào? Những người quản lý và người thực
hiện công việc có nhiệt tình giúp bạn không?

Quy trình phân tích công việc
•
Gồm: 3 giai đoạn
•
6 bước được mô tả như sau:

Quy trình phân tích công việc
Giai đoạn 1:
Chuẩn bị
phân tích
Bước 1: Xác định mục đích của việc
phân tích công việc
Bước 2: Xem xét các thông tin có liên
quan đến công việc
Bước 3: Lựa chọn người thực hiện
công việc tiêu biểu
Giai đoạn 2:
Tiến hành
phân tích
Bước 4: Thu thập thông tin, dữ liệu
về công việc
Bước 5: Thẩm định thông tin phân
tích
Giai đoạn 3:
Kết quả phân
tích
Bước 6: Viết các tài liệu về công việc

Bước 1: Xác định mục đích của
việc phân tích công việc

•
Phân tích công việc giúp trả lời những câu hỏi sau:
-
Tại sao cần có công việc đó?
-
Những hoạt động chân tay và trí óc nào người nhân viên
phải thực hiện
-
Khi nào thì công việc được thực hiện
-
Người nhân viên thực hiện công việc đó như thế nào?

Bước 1: Xác định mục đích của
việc phân tích công việc
•
Những tiêu chuẩn nào là cần thiết để thực hiện công
việc đó?
•
Những điều kiện làm việc cần thiết là gì?
•
Những máy móc, thiết bị được sử dụng trong công việc?
•
Những tiêu chuẩn thực hiện kết quả công việc là gì?

•
Anh Hà là nhân viên giao hàng của công ty
thương mại Tiến Thịnh. Sáng nay, khi vừa đến
văn phòng anh Hà được anh Tùng, trưởng
phòng bán hàng thông báo rằng phòng nhân
sự muốn gặp anh vào 9h sáng mai để hỏi một

số thông tin về công việc của anh. Từ khi nhận
được thông báo, anh Hà cảm thấy lo lắng
không biết phòng nhân sự muốn tìm hiểu công
việc của anh để làm gì? Anh cho rằng chắc lần
này phòng nhân sự muốn xây dựng lại chính
sách lương thưởng, do vậy anh bắt đầu nghĩ
cách làm thế nào để kể ra những khó khăn và
vất vả của công việc giao hàng.
Tình huống

Bước 2: Xem xét các thông tin
cơ bản liên quan
•
Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
•
Nếu doanh nghiệp chưa có một bản sơ đồ tổ chức thì
đây là cơ hội để tạo ra bản sơ đồ đó

•
Sơ đồ tổ chức được xây dựng theo các cách khác nhau
tùy thuộc vào nhu cầu và cơ cấu của tổ chức. Nói chung
người ta thường sử dụng các ô để biểu thị các vị trí của
cá nhân và đường nối giữa chúng để biểu thị cơ cấu báo
cáo.

Ví dụ:
Giám đốc điều hành
Giám đốc phụ
trách nghiên
cứu và phát

triển
Giám đốc phụ
trách
Marketing
Giám đốc
phụ trách tài
chính

Suy ngẫm
•
Bạn hãy dành vài phút suy nghĩ xem việc nghiên cứu vị
trí của công việc cần phân tích trong sơ đồ tổ chức của
doanh nghiệp sẽ cho bạn những thông tin gì về công
việc?

Đáp
•
Lý giải sự tồn tại của công việc là cần
thiết cho hoạt động của doanh nghiệp
•
Xác định các mối quan hệ của công
việc mà bạn phân tích với các công
việc khác trong doanh nghiệp
(Bạn có thể hiểu công việc này chịu sự
giám sát và phải báo cáo và/ hoặc giám
sát và chỉ thị cho cấp nào)

•
Cần nghiên cứu biểu đồ quy trình của công việc
mà bạn sẽ phân tích. Biểu đồ quy trình công việc

sẽ cho bạn thấy các đầu vào và đầu ra của công
việc. Dựa trên những thông tin này bạn có thể
xác định
-
Những yếu tố đầu vào
-
Ai sẽ là người cung cấp những yếu tố đầu vào
-
Công việc sẽ tạo ra các yếu tố đầu ra nào
-
Ai sẽ là người sử dụng các yếu tố đầu ra này?

Biểu đồ quy trìnhquản lý kho tại
doanh nghiệp
Phòng kinh doanh
Quản lý kho
Phân xưởng 1
Phân xưởng 2
Nhà cung cấp
Xuất hàng
Phiếu xuất
hàng
Phiếu đặt
mua
Nhập hàng

Từ biểu đồ quy trình này hãy xác
định
Những yếu tố đầu vào Người cung cấp
Các yếu tố đầu ra Người sử dụng