Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH VICOM

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
MỤC LỤC
T ch c h th ng s n xu t ổ ứ ệ ố ả ấ
kinh doanh 21
DANH M C TÀI LI U THAM KH OỤ Ệ Ả
51
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
MỞ ĐẦU
Nước ta đang trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung
sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, cùng với quá trình chuyển
đổi này là sự thay đổi căn bản vai trò của nhà nước và thị trường trong nền kinh tế.
Các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế có quyền tự chủ trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của mình và cạnh tranh trên thị truờng. Với xu thế đó hàng loạt các
doanh nghiệp tư nhân, các công ty TNHH đã ra đời và đóng góp đáng kể vào sự phát
triển của nền kinh tế quốc dân. Chớnh vì lý đó đã thôi thỳc tụi chọn đề tài “Hoàn
thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH VICOM”
Công ty TNHH VICOM được thành lập với nhiều lĩnh vực, nhiều
ngành nghề trong đó sản phẩm và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung cấp, lắp
đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy cho các khu công nghiệp, các toà nhà.
Đây là lĩnh vực mang lại doanh thu và lợi nhuận chủ yếu cho Công ty. Chính
vì vậy, việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty có
ý nghĩa hết sức quan trọng nó ảnh hưởng tới quyền lợi của doanh nghiệp và
các bên có liên quan.
Mục đích của việc chọn đề tài này là vận dụng lý luận về công tác tổ
chức để tìm hiểu, so sánh việc thực hiện cách thức tổ chức theo mô hình trực
tuyến – chức năng tại Công ty TNHH VICOM, từ đó tìm ra các ưu điểm,
nhược điểm cũng như những vấn đề còn tồn tại nhằm góp phần đưa ra các
kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Chuyên đề này của em
gồm 3 phần sau:
Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM

Phần 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
TNHH VICOM
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Phần 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH VICOM
Qua chuyên đề này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo -
Thạc sỹ Đỗ Thị Đông đã hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này cùng ban
giám đốc và các anh, chị đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM
1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH VICOM
Công ty TNHH VICOM tiền thân là trung tâm THĐ được thành lập
theo quyết định số: 3978GP/TLDN ngày 14/01/1999 của ủy ban nhân dân
thành phố Hà Nội. Đồng thời được cấp giấy chứng nhận kinh doanh Công ty
TNHH có hai thành viên với số đăng ký là: 0709952 đăng ký lần đầu ngày
22/01/1999.
Công ty TNHH VICOM là một tổ chức kinh tế, hoạt động và kinh
doanh vì mục đích lợi nhuận, có tên giao dịch là: VICOM COMPANY
LIMITED, tên viết tắt VICOM Co.,Ltd.
Trụ sở chính tại: Số 79B Nguyễn Thái Học, Phường Điện Biên, Quận Ba
Đình, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 04.5374366 : 04.5374366
Fax : 04.5374363
Email: :
Website :

Được thành lập với cơ sở vật chất ban đầu rất thiếu thốn, từ trung tâm
chuyên sửa chữa, buôn bán các linh kiện các thiết bị điện tử, điện thoại, tổng
đài , nên hầu hết các trang thiết bị phục vụ cho công việc đều không thể sử
dụng được khi chuyển đổi hình thức kinh doanh và thành lập doanh nghiệp,
tuy nhiên nhờ sự nỗ lực của hội động thành viên, ban giám đốc và toàn thể
nhân viên cụngty nờn những khó khăn ban đầu đã được khắc phục một cách
đáng kể.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
4
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Công ty TNHH VICOM là một trong những Công ty đi đầu trong việc
kinh doanh các thiết bị phục vụ cho sự an toàn của con người, gia đình và các
tổ chức kinh tế xã hội, đây là một lĩnh vực hiện đang rất phát triển và được
nhiều người quan tâm.
Ghi nhận quá trình xây dựng và phát triển, thương hiệu VICOM đã được bạn
đọc mạng Truyền Thông Thương Hiệu Việt ()
bình chọn đạt số phiếu nằm trong thương hiệu có số phiếu cao nhất của ngành
1.2. Giới thiệu chung về Công ty
Công ty TNHH VICOM được thành lập với nhiều lĩnh vực, nhiều ngành
nghề trong đó sản phẩm và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung cấp, lắp đặt hệ
thống phòng cháy chữa cháy cho các khu công nghiệp, các toà nhà. Đây là
lĩnh vực mang lại doanh thu và lợi nhuận chủ yếu cho Công ty. Chính vì vậy,
việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty có ý
nghĩa hết sức quan trọng nó ảnh hưởng tới quyền lợi của doanh nghiệp và các
bên có liên quan.
Công ty TNHH VICOM cũng được hình thành trong xu thế đó, với thị
trường tự do cạnh tranh như hiện nay thì để tồn tại và phát triển được là một
điều không dễ, muốn làm được điều này thì đòi hỏi Công ty không những
phải đưa ra thị trường, đưa tới tay người tiêu dùng các sản phẩm với chất
lượng cao mà còn phải đưa ra chính sách giá cạnh tranh. Đây là tiền đề quan

trọng giúp doanh nghiệp dần chiếm lĩnh được thị trường, đẩy mạnh việc tiêu
thụ, tăng vòng quay của vốn lưu động và đem lại lợi nhuận cao.
1.3. Đặc điểm về bộ máy tổ chức của Công ty
Là công ty TNHH 2 thành viên nên ngay từ khi ra đời Công ty đã tổ
chức bộ máy quản lý kinh doanh với phương châm nhỏ - gọn và hiệu quả, với
sự tận tụy của ban lãnh đạo, sự tâm huyết của nhân viên nên công ty TNHH
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
VICOM phát triển ngày càng nhanh, mạnh và bền vững. Bộ máy quản lý của
công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng,
Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý
là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều
khiển, là chỉ huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà
chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý
theo cách thống nhất như sau:
- Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến
đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương
pháp tác động khác nhau.
- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế,
quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện
pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật
chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định.
Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu
tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý. Sản phẩm của quản lý
là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản
xuất tăng trưởn và phát triển với hiệu quả cao hơn.
Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều
có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và
đối tượng quản lý ( hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận

bị quản lý).
Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn
nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục
tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của
mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể
giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
6
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
- Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh
nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ,
phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị
ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các
phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để
chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành
hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp
thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của
bộ máy.
Đây là bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với quy mô và đặc thù kinh
doanh của công ty. Với mô hình quản lý trực tuyến - chức năng, Giám đốc có
thể dễ dàng nắm bắt được thông tin một cách chính xác từ các bộ phận quản
lý đến cỏc phũng, cỏc đội thi công để điều hành. Cỏc phũng được tập trung
chuyờn sõu theo các lĩnh vực cụ thể do ban giám đốc giao cho.
1.4. Đặc điểm về Sản Phẩm
- Hệ thống bảo vệ, chống đột nhập không dây (LYNX - ADEMCO,
SONIC SAFETY - Đài Loan): Hoạt động gần giống như hệ thống bảo vệ

có dây nhưng giữa các đầu cảm biến được nối với trung tâm bằng sóng vô
tuyến. Hệ thống tiết kiệm được chi phí lắp đặt và đảm bảo được tính thẩm
mỹ cho các tòa nhà đẹp, hiện đại đã hoàn thiện. Hệ thống còn được điểu
khiển bằng các bộ điều khiển từ xa, bằng máy di động rất linh hoạt và tiện
lợi. Bộ tự động quay số sẽ giúp cho việc thông báo bằng giọng nói (nội
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
dung do chủ nhà tự ghi âm) tới nhiều số máy điện thoại khác nhau trong
trường hợp chủ nhà đi vắng,
- Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy AVSYS - 2000 (Do đội
ngũ kỹ sư của công ty thiết kế): đây là sản phẩm tích hộp chuyên dùng cho
các trường học, hệ thống được hoạt động theo nguyên tắc: tín hiệu từ tất cả
các camera và micro thu âm đều được đưa về phòng trung tâm để theo dõi
trên 1 màn hình, từ phòng trung tâm người điều hành hay quản lý có thể theo
dõi được toàn bộ các hoạt động đang diễn ra tại các phòng học, nghe được âm
thanh và nhìn được hình ảnh một cách trung thực, ra mệnh lệnh, thông báo,
nhắc nhở đến từng phòng học, cung cấp bài giảng, tư liệu (âm thanh, hình
ảnh) đến cho các học viên tại từng phòng, đồng thời có thể thực hiện tham
quan, dự giờ, giám sát thi cử ngay tại phòng trung tâm. Hệ thống này được sử
dụng thiết bị chính của hãng YOKO - Đài Loan, phù hợp với yêu cầu về kỹ
thuật và mỹ thuật.
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động (HOCHIKI, ADEMCO - Mỹ):
Hệ thống có đầy đủ bao gồm từ các đầu bỏo khúi, đầu báo nhiệt, tủ trung tâm
đến các loại nút ấn khẩn cấp, chuông báo cháy, bình bọt, bình CO2
1.5. Đặc điểm về Công nghệ
Lĩnh vực hoạt động - chuyên cung cấp, thiết kế, thi công:
- Hệ thống báo trộm không dây, có dây
- Hệ thống chống mất cắp siêu thị
- Hệ thống kiểm soát vào ra (Access Control)

- Hệ thống trang âm hội trường
- Hệ thống camera quan sát, theo dõi (CCTV)
- Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy
- Hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động
Công ty TNHH VICOM là đại lý độc quyền phân phối tại Việt Nam của
cỏc hóng sau:
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
8
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
- Tập đoàn KP ELECTRONIC SYSTEM - ISRAEL: Hệ thống cảnh báo
trung tâm bằng sóng vô tuyến
- Hãng ROKONET - ISRAEL: Các thiết bị cảnh báo trung tâm, thiết bị
báo động, chống đột nhập bằng mắt thần hồng ngoại (PIR), sóng ngắn,
- Hãng VISTA - ANh, YOKO - Đài Loan, ULTRAK - Mỹ: Hệ thống
camera quan sát và CCTV
- Hãng LUCATRON - Thụy Sỹ - Singapor, Sciendy - Trung Quốc: Hệ
thống báo trộm siêu thị và thư viện
- SHUER - Mỹ, TOA - Nhật, PHILIP - Hà Lan: Các thiết bị âm thanh hội
thảo và trang âm
- Hãng HONEYWELL (tên cũ ADEMCO) - Mỹ, HOCHIKI - Mỹ: Hệ
thống báo cháy tự động
- Hãng SONIC SAFETY - Đài Loan: Hệ thống báo động không dây.
Với việc là nhà phân phối của cỏc hóng danh tiếng trờn nờn cỏc sản
phẩm Công ty cung cấp chiếm được lòng tin của các khách hàng cũng như
của các Công ty cùng ngành nghề do đó công ty đã xây dựng được hệ thống
đại lý rộng khắp trên toàn quốc như: Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải
Phũng, Thỏi Nguyờn, Quảng Ninh, Thành phố Huế,
Theo bộ phận nghiên cứu và phát triển thị trường thuộc phòng kinh
doanh của Công ty thì hiện tại Công ty đang chiếm khoảng 30% thị phần trên
toàn quốc đối với mặt hàng chống mất cắp siêu thị của hãng Sciendy, chiếm

90% thị phần trên toàn quốc đối với mặt hàng báo trộm không dây HG-1500
của hãng SONIC SAFETY - Đài Loan, còn đối với các mặt hàng khỏc thỡ
khả năng cạnh tranh về giá cả và chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ
được đánh giá khá cao so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp.
Như đã nói ở trên, Công ty TNHH VICOM là một tổ chức kinh tế hoạt
động vì mục đích lợi nhuận, do vậy, mọi hoạt động của Công ty đều hướng
tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
9
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA
CÔNG TY TNHH VICOM
2.1. Sự cần thiết phải nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
VICOM
Cơ cấu tổ chức là nền tảng về mặt tổ chức của mọi Công ty, Doanh
nghiệp, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận được
chuyên môn hóa, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối quan
hệ phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí theo từng cấp nhằm đảm bảo thực hiện các
trức năng quản trị và thực hiện theo mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Kết quả hoạt động của con người trong quá trình sản xuất chỉ đạt được
cao nhất khi công việc của họ được tổ chức trên cơ sở khoa học. Do vậy việc
tổ chức cơ cấu bộ máy phải phải hết sức khoa học.
 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành
động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục
tiêu chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo
cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với
tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những
con người trong tổ chức.

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện
những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải
có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đú chớnh là lực lượng lao
động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý. Để đảm
bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp
ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
10
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ
cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ
chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên
trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng
năng suất lao động, hạ giá thành
Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và
không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý.
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ
chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu
tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc
thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngược lại
nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo
nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải
đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức được coi là hợp
lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức
mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để
thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao.
Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính
doanh nghiệp đú. Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với

nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt
động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách
nhiệm với công việc hơn.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá
trình quản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các
chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
11
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
môn hoá. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao
trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán
bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù
hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý.
Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản
lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt
động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất.
Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi
nhuận. Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà
quản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn. Vì vậy công việc của hệ thống
phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn
thảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại
hiệu quả cao nhất.
Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của
hệ thống. Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một
bộ máy quản lý ổn định và thích hợp. Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là
nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không
ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp.
 Hoàn thịờn bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược

kinh doanh của tổ chức.
Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh. gọn nhẹ và có hiệu lực:
Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh
trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được
hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn
nhẹ là một tất yếu.
Hoàn thịờn tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường
xuyên, chuyờn sõu và có chọn lọc. Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết,
thành phần không rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có
hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện một cách
nghiêm chỉnh.
Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý.
Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, cũn
khụng thỡ nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức.
Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn
thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng
với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp.
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại
và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động. Mặt khác hoàn
thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính
hiệu lực vẫn cao.
 Đối với Công ty TNHH VICOM
Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của
Công ty cũng là lợi nhuận. Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở
Công ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt
như hiện nay.

Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao
trên thị trường cả về chất lượng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng.
Và để đạt được điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lớ cú vai trò rất
quan trọng. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên
thương trường.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
13
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác
quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống. Do
vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mỡnh thỡ
đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp. Do vậy hoàn thiện
bộ máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất
kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty.
Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành
và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm rất cần thiết và bước đầu quyết định
sự hình thành và phát triển cả Công ty trên thương trường
- Cơ cấu tổ chức được thiết kế thành các bộ phận quản trị và các cấp
quản trị. Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt, chuyên môn hóa những
chức năng quản trị nhất định. Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận
quản trị phản ánh sự phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn số
cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều dọc
Mục đích, ý nghĩa và nhiệm vụ của việc nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy
của Công ty.
- Mục đích:
Nhằm đạt được kết quả cao nhất cho doanh nghiệp, mục đích đó được
xác định từ sự đánh giá cao vai trò của bộ máy tổ chức và cụ thể là con người.
Trong quá trình tái sản xuất xã hội, con người giữ vai trò là lực lượng sản
xuất chủ yếu. Do đó, mọi biệt pháp cải tiến tổ chức lao động, cải tiến tổ chức
bộ máy đều phải hướng vào tạo điều kiện cho con người ngày càng hoàn thiện

-Ý nghĩa:
Việc áp dụng biện pháp nghiên cứu cơ cấu tổ chức trong Công ty TNHH
VICOM có một ý nghĩa xã hội hết sức to lớn. Trước hết nó năng cao chất
lượng và năng suất lao động và tăng cường hiệu quả của sản xuất hiện có,
mặc dù phương tiện phương tiện, công nghệ …, có tính chất quyết định, đảm
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
14
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
bảo hiệu quả sản xuất cao và tiết kiệm hao phí lao động xã hội là việc áp dụng
cải tiến bộ máy kỹ thuật trong sane xuất nhưng nếu thiếu một trình độ tổ chức
nguồn nhân lực hợp lý với trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật và công
nghệ sản xuất trong mỗi doanh nghiệp thì thậm chí có kỹ thuật cao, hiện đại
cũng không thể đem lại hiệu quả thỏa đáng. Đồng thời trình độ tổ chức lao
động cao lại cho phép đạt được hiệu quả cả trong khi cơ sở vật chất không
hẳn là quá hiện đại, việc quản lý và bố chí cán bộ công nhân viên làm việc
hợp lý luôn làm phát huy hết tính sáng tạo của từng nhân viên trong công ty,
làm tăng năng xuất và hiệu quả cuối cùng, biết cách tổ chức tốt bộ máy nguồn
nhân lực xẽ làm cho công nhõn viên cảm thấy được thoải mái, thu hút con
người tự giác tham gia vào công việc, người tổ chức phải biết áp dụng chế độ
ăn nghỉ, thăm khám sức khỏe định kỳ, biết phối hợp và luôn coi người lao
động là một phần không thể tách khỏi tế bào sống của chính bản thân mình.
+ Nhiệm vụ
Trong điều kiện xã hội ngày càng phát triển như hiện nay, việc nghiên
cứu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty cần phải thực hiện được 3 nhóm
nhiệm vụ sau: Kinh tế - Tâm sinh lý – Xã hội
Kinh tế: Phải kết hợp một cách tốt nhất kỹ thuật và con người trong quá trình
sản xuất để ứng dụng có hiệu quả nhất những tiềm năng lao động và vật chất
với mục đích không ngừng tăng cao năng suất lao động, năng cao chất lượng
lao động, giảm giá thành sản phẩm
+ Tâm sinh lý

Tạo điều kiện lao động bình thường, năng cao sức hấp dẫn và nội dung
phong phú của lao động với mục đích đem lại khả năng lao động cao của con
người và giữ gìn sức khỏe của họ.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
+ Xã hội
Tạo điều kiện cho con người phát triển toàn diện, biến lao động thành
nhu cầu sống đầu tiên trên cơ sở dung hòa giáo dục chính trị với giáo dục
lao động
- Vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức thể hiện trên hai khía cạnh sau:
+ Điều phối các hoạt động của nhân viên để họ có thể làm việc với
nhau và thực hiện chiến lược một cách có hiệu quả nhất nhằm tạo ra lợi thế
cạnh tranh.
+ Khuyến khích động viên các nhân viên và đưa ra một cơ chế khuyến
khích người lao động.
Mục tiêu của thiết kế cơ cấu tổ chức là đưa ra được một cơ chế mà qua
đó các quản trị viên có thể phối hợp các hoạt động của nhiều chức năng trong
toàn doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp
- Khi thiết kế cơ cấu tổ chức thường bắt đầu từ việc phân cấp và chia
quyền để hình thành các bộ phận cơ bản của cơ cấu tổ chức.
+ Phân quyền là cách mà công ty sử dụng để bố trí nhân sự và các nguồn
nhân lực vào từng nhiệm vụ của các chức năng hoặc các đơn vị trong cơ sở
doanh nghiệp. Một tổ chức cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức sao cho các
chức năng và các đơn vị cơ sở khác nhau có thể phối hợp những hoạt động
của mình đạt được hiệu quả như mong muốn.
Phõn quyên đề cập tới cách mà công ty phân chia quyền lực cho các
chức năng và đơn vị cơ sở và tập chung hóa đề cập đến cách hợp tác kết hợp
các bộ phận lại với nhau. Hai quá trình này quy định đến việc cơ cấu tổ chức
sẽ vận hành như thế nào với nhau.

Việc vận hành một cơ cấu tổ chức nhằm phối hợp và khuyến khích các
hoạt động mục tiêu thường khá tốn kém. Những chi phí cho việc vận hành
một cơ cấu tổ chức còn họi là chi phí quản lý hành chính. Một cơ cấu càng
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
16
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
phức tạp là có trình độ phân quyền và tập trung hóa cao thì chi phí quản lý
hành chính càng cao. Nếu doanh nghiệp phân quyền càng sõu thỡ cỏc quản trị
viên càng được chuyên môn hóa trong từng nhiệm vụ của mình, sẽ đòi hỏi
nhiều nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách có hiệu quả,
đồng thời chi phí cho quản trị viên cũng rất cao, do đó chi phí quản lý hành
chính càng lớn.
Nếu chi phí quản lý hành chính quá lớn khi tổ chức thực hiện chiến lược
sẽ làm giảm lợi nhuận của Công ty, vì vậy việc thiết kế cơ cấu tổ chức không
tốt, chẳng hạn như: quá nhiều cấp quản trị hoặc mối liên hệ không hợp lý sẽ
làm cho chi phí quản lý hành chính cao, trái lại nếu thiết kế cơ cấu tổ chức
hợp lý có thể tiết kiệm được chi phí quản lý hành chính và tạo điều kiện cho
Cong ty có lợi thế cạnh tranh.
Việc thiết kế tổ chức cũng tác động đến thu nhập của của công ty. Nếu
các nhà quản trị chiến lược chọn đúng cơ cấu tổ chức của việc phối hợp các
hoạt động tạo ra giá trị, nó sẽ năng cao khae năng tạo giá trị của công ty.
2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Công ty
Hiện nay Công ty Trách nhiệm hữu hạn VICOM đang áp dụng mô hình
quản lý theo cơ cấu chức năng, cơ cấu chức năng nhúm cỏc nhân viên lại trên
cơ sở kiến thức và kinh nghiệm chung của họ hoặc trên cơ sở họ cùng sử
dụng một nguồn cơ sở vật chất kỹ thuật.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
17
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Hình 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH VICOM

( Nguồn từ phòng: Hành chính tổng hợp)
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
18
PHÒNG
KẾ
TOÁN
TÀI
CHÍNH
PHÒNG
KẾ
TOÁN
TÀI
CHÍNH
PHÒNG
KINH
DOANH
PHÒNG
KINH
DOANH
PHÒNG
CHĂM
SÓC
KHÁCH
HÀNG
PHÒNG
CHĂM
SÓC
KHÁCH
HÀNG
PHÒNG

KỸ
THUẬT
PHÒNG
KỸ
THUẬT
PHÒNG
DỰ ÁN
PHÒNG
DỰ ÁN
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
BAN GIÁM ĐỐC
BAN GIÁM ĐỐC
§éi thi
c«ng sè 1
§éi thi
c«ng sè 1
§éi thi
c«ng sè 2
§éi thi
c«ng sè 2
§éi thi
c«ng sè 3
§éi thi
c«ng sè 3
§éi thi
c«ng sè 3
§éi thi
c«ng sè 3
KỸ THUẬT

THIẾT KẾ
KỸ THUẬT
THIẾT KẾ
KỸ THUẬT
THI CÔNG
KỸ THUẬT
THI CÔNG
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Cơ cấu tổ chức của Công ty với mô hình trực tuyến – trức năng hiện tại
như sau:
Ban giám đốc công ty: gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc
Trong đó: giám đốc công ty là người đứng đầu, trực tiếp chỉ đạo mọi
hoạt động của công ty đồng thời giám đốc phải chịu trách nhiệm trước nhà
nước, trước hội đồng thành viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty, Hiện nay, giám đốc công ty là Ông Nguyễn Hoài Đức
Bên cạnh giám đốc là 02 phó giám đốc, được giám đốc công ty ủy quyền phụ
trách các lĩnh vực: kinh doanh, kỹ thuật. Ngoài ra, công ty cũn cú cỏc phũng
ban chức năng với công việc và nhiệm vụ cụ thể dưới sự chỉ đạo trực tiếp của
các trưởng phòng. Hiện nay, công ty có 5 phòng chuyên môn nghiệp vụ: Tài
chính kế toán, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật, kinh doanh, dự án.
- Phòng kế toán - tài chính:
* Chức năng tài chính mà phòng phải đảm nhiệm như lập kế hoạch thu
chi, đảm bảo công ty có đủ vốn để sinh hoạt, lập kế hoạch huy động vốn, tổ
chức quản lý và sử dụng vốn hiệu quả, chấp hành chế độ tài chính của nhà
nước ban hành chế độ tài chính của nhà nước ban hành, thực hiện các chức
năng giám sát bằng tiền đối với mọi quá trình hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
* Chức năng kế toán: Có nhiệm vụ về quản lý nguyên giá, khấu hao,
ghớ trị còn lại, thực hiện các công việc về tập hợp chi phí và tớnh giỏ sản
phẩm, ngoài ra còn thực hiện các công việc và nhiệm vụ mà ban giám đốc

giao phó. Ngoài ra còn làm các công việc về công nợ, thanh quyết toán các
công trình, dự án và khách hàng.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
19
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
- Phòng kinh doanh: với nhiệm vụ chính là tìm kiếm và khai thác thị
trường, xây dựng các kế hoạch các chiến lược kinh doanh ngắn hạn, trung hạn
và dài hạn. Phòng kinh doanh quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng trong đó có
thông tin chi tiết của khách hàng, lượng hàng đã mua của công ty, kết hợp với
phòng kế toán trong việc thanh quyết toán công nợ với khách hàng. Ngoài ra,
phòng kinh doanh thường xuyên cập nhật các thông tin về sản phẩm thay thế,
sản phẩm của các công ty cùng ngành nghề, để từ đó gửi thông tin
- Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc trong việc triển khai, tổ
chức, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật thiết kế, kỹ thuật thi
công, chất lượng tiến độ, sáng kiến, công nghệ mới, an toàn lao động. Đồng
thời, phải đôn đốc kiểm tra các đội thi công, xem xét các công trình đã thi
công có đảm bảo chất lượng hay không, cú đúng quy trình, quy phạm hay
không. Đồng thời phũng cũn có chức năng tư vấn, thiết kế cho các đối tượng
khách hàng có nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của Công ty.
- Phòng dự án: Tiến hành lập và triển khai các dự án, các công trình
được coi là dự án khi có giá trị lớn hơn 1 tỷ và có thời gian làm việc kéo dài
trên 6 tháng (đây là quy ước của công ty) thì được chuyển sang bộ phận dự án
đảm nhiệm.
- Phòng chăm sóc khách hàng: Phũng cú nhiệm vụ thường xuyên liên
lạc với khách hàng để phục vụ các vấn đề về chất lượng thiết bị, hệ thống, tư
vấn cho khách hàng sau khi đã lắp đặt. Đồng thời phải tổ chức các chương
trình họp mặt khách hàng, khách hàng thân thiết, và đưa ra các chương trình
khác như: bảo trì miễn phí cho toàn bộ các sản phẩm công ty cung cấp.
Cỏc phòng, ban, đội có nhiệm vụ độc lập nhưng có mối liên hệ chặt chẽ
với nhau, tác động và phối hợp thành một hệ thống nhất.

Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
20
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh
Công ty TNHH VICOM là công ty chuyên nhập khẩu các sản phẩm về
thiết bị an toàn, an ninh, báo cháy, từ các nước trên thế giới, sau khi nhập
khẩu công ty tiến hành phân phối sản phẩm thông qua cỏc kờnh như: phân
phối trực tiếp và phân phối thông qua hình thức đại lý ủy quyền.Với hình thức
phân phối trực tiếp thì khi khách hàng có nhu cầu công ty sẽ tiến hành khảo
sát, tư vấn và lắp đặt toàn bộ cho khách, với hình thức phân phối thông qua
đại lý thì công ty chỉ tiến hành bán thương mại cho các đại lý. Chớnh vỡ đặc
điểm đú nờn bộ phận sản xuất của công ty chính là phòng kỹ thuật và cụ thể
hơn là bộ phận thiết kế và bộ phận thi công, bộ phận thi công được phân
thành 4 đội thi công, mỗi đội đều có 1 đội trưởng và 1 đội phó thi công
Trong sơ đồ trờn cỏc ban và đội có nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Ban kỹ thuật thiết kế: khảo sát, tư vấn, thiết kế các công trình, các
công việc mà phòng kinh doanh chuyển sang
- Ban kỹ thuật thi công: sau khi ban kỹ thuật thiết kế lên được phương
án cụ thể thi công sẽ tiến hành lập tiến độ thi công, chuẩn bị các hàng hóa, vật
tư, nhân công, các phương án về an toàn lao động. Trong ban này được chia
thành 4 đội thi công, mỗi đội được giao 1 nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Đội số 1: chuyên thi công các công trình, dự án về báo trộm không
dây, báo trộm có dây, báo trộm siêu thị, thư viện
+ Đội số 2: chuyên thi công các công trình, dự án về camera quan sát
+ Đội số 3: chuyên thi công các công trình, dự án về báo cháy tự động,
hệ thống chữa cháy bằng nước vách tường, hệ thống chữa cháy bắng đầu
Spinkener
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
21
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông

+ Đội số 4: chuyên thi công các công trình, dự án về hệ thống trang âm,
điều hành giảng dạy, hệ thống kiểm soát vào ra, chấm công.
Tuy nhiên các đội thi công vẫn có sự kết hợp mềm dẻo, trong một vài
trường hợp thì nhân viên của đội này có thể luân chuyển sang đội khác tùy
thuộc vào các yêu cầu cụ thể của từng công trình, dự án và yêu cầu về tiến độ
của chủ đầu tư.
Nhân công mỗi đội là 7 người và hưởng lương cơ bản cũng như các chế
độ do công ty đưa ra, còn theo yêu cầu câu việc thì nhân lực của từng đội sẽ
được tăng cường bằng cách tuyển dụng lao động làm công nhật và việc tuyển
dụng này được tiến hành tại nơi thi công công trình (nếu ở ngoài Hà Nội).
Các đội thi công đều phải tổ chức tốt các công tác ghi chép ban đầu và
luân chuyển chứng từ theo đúng quy định, các chứng từ này phải phản ánh
khách quan, đầy đủ, chính xác, kịp thời các hoạt động kinh tế phát sinh, các
chứng từ phải đảm bảo đúng chế độ, chính sách, kỷ luật tài chính, cuối quý
phải kiểm kê khối lượng thi công dở dang. Các đội thi công phải lập các kế
hoạch hàng tháng về vật tư, nhân công và tiến độ thi công cụ thể.
Các đơn vị thi công hạch toán phụ thuộc vào công ty, mọi công việc
đều được bàn giao từ bộ phận kinh doanh, dự án (tiếp nhận và xử lý các thông
tin ban đầu của khách hàng) sang bộ phận kỹ thuật thiết kế và chuyển sang bộ
phận thi công. Trong quá trình làm việc, nếu tiến độ làm việc được rút ngắn,
hoặc hoàn thành tốt các công việc được giao thì công ty sẽ cú cỏc mức thưởng
cụ thể cho từng đội thi công.
2.3. Đánh giá cơ cấu tổ chức của Công ty
- Ưu điểm:
Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính lập đi, lập lại hàng
ngày, phát huy đầy đủ các lợi thế của việc chuyên môn hóa, đơn giản hóa
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
22
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
việc đào tạo chuyên gia quản lý, chu trong đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và

tư cách nhân viên.
- Nhược điểm:
Sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng không cao,
chuyên môn hóa tới mức làm hạn chế năng lực quản trị tổng hợp, hạn chế
phát triển đội ngũ quản lý, trách nhiệm cá nhân đối với kết quả chung của cả
tập thể không cao.
Cơ cấu chức năng có một số tác dụng trong việc tổ chức thực hiện
chiến lược như: những người nào thực hiện nhiệm vụ tương tự được nhóm
thành một nhóm với nhau, họ có thể được học hỏi lẫn nhau và có thể làm việc
tốt hơn, chuyên môn hóa hơn và hiệu quả hơn, giảm chi phí sản xuất và tăng
sự linh hoạt trong sản xuất.
Lợi thế quan trọng của cơ cấu chức năng là chúng tạo cho các quản trị
viên tự kiểm soát nhiều hơn đến các hoạt động thực hiện chiến lược. Nhiều
khó khăn cũng nẩy sinh khi số cấp trong cơ cấu tăng lên. Tuy nhờn, nếu
doanh nghiệp nhúm cỏc quản trị viên vào các chức năng khác nhau, mỗi chức
năng có số quản trị viên của riêng mình. Khi đó một số cấp hình thành và
công ty có thể tránh được khá nhiều cấp. Việc quản lý sản xuất kinh doanh sẽ
rễ dàng hơn khi cỏc nhúm khác nhau được chuyên môn hóa những nhiệm vụ
khác nhau của tổ chức và quản lý riêng biệt.
Một số điểm lưu ý khi áp dụng cơ cấu chức năng:
+ Khi doanh nghiệp áp dụng cơ cấu chức năng, doanh nghiệp tăng mức
độ phân chia theo chiều ngang, giao những yêu cầu nhiệm vụ tổng hợp hơn.
Cơ cấu tổ chức này cho phép doang nghiệp giữ được sự kiểm soát các hoạt
động của mình khi doanh nghiệp tăng trưởng, khi doanh nghiệp tiến hành đa
dạng hóa theo khu vực đại lý và bắt đầu thực hiện ở nhiều vùng khác nhau
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
23
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
hoặc nếu doanh nghiệp sản xuất hàng loạt các loại sản phẩm vấn đề kiểm tra
phối hợp các hoạt động của mình và làm tăng chi phí quản lý hành chính

+ Khi các bộ phận chức năng tách biệt phát triển thỡ cỏc chức năng
tăng trưởng tách biệt xa nhau hơn chức năng này với chức năng kia. Kết quả
là việc trao đổi thông tin giữa các chức năng và phối hợp hoạt động của doanh
nghiệp sẽ khó khăn hơn. Vấn đề chao đổi thông tin từ các định hướng chức
năng với sự phân chia chức năng càng nhiều thì càng có nhiều chức năng phát
triển theo các định hướng và mục tiêu khác nhau. Các nhân tố này có thể là
nguyên nhân làm cho từng chức năng phát triển không phù hợp với các quan
điểm chiến lược đặt ra cho doanh nghiệp.
+ Khi số lượng sản phẩm đa dạng hóa thì doanh nghiệp sẽ khó khăn
kiểm soát được sự đóng góp của một sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm tới tổng
số lợi nhuận của Công ty. Kết quả là việc trao đổi thông tin giữa các chức
năng và sự phối hợp của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn hơn, vấn đề trao đổi
thông tin nẩy sinh từ các định hướng chức năng phát triển không phù hợp với
quan điểm chiến lược đặt ra cho doanh nghiệp.
+ Khi số lượng sản phẩm đa dạng hóa thì doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát
được sự đóng góp của một sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm với tổng số lợi
nhuận của công ty, kết quả là công ty có thể đầu tư vào những sản phẩm
không có hiệu quả mà không nhận biết được điều đó và cũng có thể đưa ra
những quy định không có hiệu quả vào việc đầu tư ngồn lực, điều này có
nghĩa là hệ thống đánh giá của doanh nghiệp không đủ tổng hợp để đáp ứng
nhu cầu này gây ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng và việc tổ chức thực
hiện chiến lược.
+ Nhân tố địa điểm cũng có thể gây khó khăn cho việc điều phối và kiểm
soát. Nếu một doanh nghiệp đang sản xuất hoặc bán hàng ở nhiều khu vực
khác nhau, lúc này hệ thống kiểm soát tập trung hóa cơ cấu chức năng đông
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
24
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
đủ đáp ứng được nhu cầu của cỏc vựng này. Vì vậy cơ cấu chức năng không
đủ sức đáp ứng được yêu cầu đa dạng hóa theo địa bàn.

+ Những vấn đề chiến lược. nhiều khi tác dụng kết hợp của tất cả các yếu
tố là những nhận định chiến lược dài hạn bị bỏ qua và doanh nghiệp quá bận
tập trung vào việc giải quyết các vấn đề trao đổi thông tin và điều phối. kết
quả là doanh nghiệp có thể mất định hướng và thất bại trong việc khai thác
các lợi thế của cơ hội mới trong khi chi phí quản lý tăng nhanh.
Kinh nghiệm cho thấy rằng các vấn đề nẩy sinh là dấu hiệu phân công
chức năng quản trị không phù hợp đối với việc thực hiện các mục tiêu của
công ty. Các doanh nghiệp này có thể thay đổi bằng cách kết hợp phân chia
theo chiều dọc và chiều ngang để cho phép doanh nghiệp có thể thực hiện
những nhiệm vụ của doanh nghiệp, đảm bảo năng cao chất lượng, năng cao
lượi thế canh tranh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần đầu tư nhiều nguồn lực khi phát triển một cơ cấu tổng hợp
hơn mà nó đảm bảo và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược cạnh tranh của
họ. Một lần nữa cho thấy việc này khá tốn kém nhưng giá trị mà doanh
nghiệp có thể tạo ra lớn hơn chi phí thỡ nờn áp dụng một cơ cấu tổng hợp
hơn.
- Những điều chỉnh trong chiến lược thường đòi hỏi có những thay đổi
trong cách thức cơ cấu của công ty vì 2 lý do chính sau:
- Cơ cấu tổ chức phần lớn ràng buộc cách thức các mục tiêu và chính
sách sẽ được thiết lập, hình thức kết cấu cho thấy việc phát triển các mục tiêu
và chính sách có thể tác động mạnh đến tất cả các hoạt động thực thi chiến
lược khác.
- Những sự thay đổi chong triến lược đòi hỏi những thay đổi trong cơ cấu
là do cơ cấu ràng buộc cách thức và nguồn lực được phân bổ trong quá trình
thực hiện chiến lược. Nếu một công ty có cơ cấu dựa trên cỏc nhúm khách
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
25