Bài giảng văn bản QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Bi ging
VĂN BN QUN L HNH CHNH NH NƯC

Biên soạn : LXN
I/ NHNG VN Đ CHUNG V CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ
QUAN QUN L HNH CHNH NH NƯC :
1/ Khái niệm : công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn, giấy tờ,
là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và nhà nước,
các đoàn thể tổ chức xãhội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo,
chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chức năng của mình.
2/ Ý nghĩa, tác dụng :
+ Công văn, giấy tờ của cơ quan, tổ chức dùng để công bố, truyền đạt
đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Pháp luật của nhà nước. Là sợi dây
liên hệ giữa Đảng , nhà nước với nhân dân
+ Góp phần tích cực trong việc đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản, hạn
chế giấy tờ vô dụng và bệnh quan liêu giấy tờ. Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ
bí mật quốc gia.
+Là phương tiện cơ bản liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các
cấp. Để ghi chép, đúc kết kinh nghiệm hoạt động và ghi chép các tài liệu cần thiết
khác.
+ Nếu quan niệm đúng về công tác này sẽ thúc đẩy sự phát triển, nâng cao
năng suất lao động, hiệu qủa quản lý của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời là
phương tiện giúp người lãnh đạo, quản lý nắm rõ tình hình hoạt động của một cơ
quan, tổ chức. Là công tác không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước.
3/ Nội dung của công tác văn thư:
Có hai quan điểm khác nhau về nội dung công tác văn thư như sau :
+ Quan điểm thứ nhất gồm 2 nội dung : Tổ chức giải quyết công văn, giấy
tờ trong các cơ quan và quản lý trong qúa trình chu chuyển.
+ Quan điểm thứ 2 cho rằng công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn
thảo và ban hành văn bản, giải quyết văn bản trong cơ quan, tổ chức. Quan điểm
này rộng, bao quát và chính xác hơn. Cụ thể gồm những phần việc sau :

a/ Xây dựng và ban hành văn bản: gồm những việc soạn thảo văn bản,
duyệt bản thảo, nhân bản, ký và ban hành văn bản.
b/ Tổ chức quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu: tổ chức giải quyết
công văn đi, đến, văn bản nội bộ, công văn mật. Quản lý và sử dụng con dấu theo
qui định của pháp luật.
c/ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: xếp loại văn bản
theo từng lĩnh vực, lên danh mục tài liệu chuyển qua lưu trữ.
II/ SOẠN THO, BAN HNH VĂN BN QUN L NH NƯC :
1/ Khái niệm :
+ Văn bản : là một phương tiện dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Ví dụ : biển báo giao thông, bài toán, bức
thư tình, quyết định, chỉ thị của UBND hay Chủ tịch UBND …
+ Văn bản quản lý nhà nước : là văn bản quản lý do các cơ quan trong hệ
thống tổ chức bộ máy quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền và theo luật
định để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được nhà nước giao.
Văn bản quản lý nhà nước vừa là công cụ là phương tiện của quản lý nhà
nước. Nó thể hiện ý chí, mệnh lệnh, mang tính quyền lực nhà nước (đơn phương
một chiều).
Văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản QPPL văn bản HC thông thường
dưới luật (gồm 20 loại)
Văn bản qui phạm pháp luật
Văn bản Qui phạm Pháp luật gồm : Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh
Văn bản QPPL dưới luật: gồm 5 loại : Nghị quyết, Nghị định, Quyết định,
Chỉ thị, Thông tư.
Văn bản hành chính thông thường : gồm khoảng 20 loại : Thông báo, Tờ
trình, Công văn, Báo cáo, Biên bản, giấy đi đường, giấy phép …
2/ Phân loại văn bn: có nhiều cách phân loại khác nhau : theo tác giả ban
hành, thời gian ban hành, theo nội dung (ngành, lĩnh vực), theo tên văn bản …
nhưng thường phân biệt thành 04 loại như sau :

a/ Văn bản QPPL: là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các qui tắc xử sự chung, được
nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng
XHCN (điều 1 Luật ban hành văn bản QPPL 1996).
Đặc điểm của văn bản QPPL:
- chỉ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một trình tự do
luật định (qui định ở điều 1 luật ban hành VBQPPL)
- được áp dụng chung, lặp đi lặp lại nhiều lần đối với mọi đối tượng trong
phạm vi toàn quốc hoặc địa phương.
2
Văn bn qun
lý nh nước
- Được nhà nước bảo đảm thi hành, trong trường hợp cần thiết áp dụng biện
pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành và có qui định chế tài đối với người có hành vi
vi phạm
b/ Văn bản cá biệt (áp dụng pháp luật) :
Là loại văn bản thường được dùng trong thực tế hoạt động của UBND các
cấp. Loại văn bản này chỉ chứa đựng các qui tắc xử sự riêng, được sử dụng (theo
chức năng, nhiệm vụ)để giải quyết những vụ việc cụ thể với đối tượng cụ thể. Ví
dụ : Quyết định nâng bậc lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, chỉ thị về phát động
phong trào thi đua …
+ Chú ý : phân biệt với văn bản QPPL, những điểm giống nhau, khác nhau
giữa 2 loại văn bản.
c/ Văn bản hành chính thông thường:
Gồm các loại văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi những
văn bản QPPL hoặc để giải quyết những công việc cụ thể, phản ánh tình hình,
giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc …
Ví dụ : công văn nhắc nhở thực hiện nhiệm vụ, công văn yêu cầu cung cấp
thông tin, tình hình thực hiện nhiệm vụ, công văn phúc đáp yêu cầu … văn bản
hành chính thông thường gồm khoảng trên 20 loại : giấy đi đường, giấy giới

thiệu, báo cáo, tờ trình, thông báo …
Chú ý phân biệt với các loại văn bản khác
d/ Văn bản chuyên môn nghiệp vụ :
Gồm các văn bản chuyên ngành có tính chất chuyên môn, nghiệp vụ riêng
của từng cơ quan, tổ chức để thực hiện nhiệm vụ theo qui định của pháp luật. Ví
dụ : các tài liệu về thống kê, y tế, kế hoạch, tổ chức cán bộ, bản qui hoạch, thiết kế
…
3/ Các hình thức v thẩm quyền ban hnh văn bn :
1.Chỉ thị:
a/ Khái niệm: Chỉ là hình thức văn bản quy dùng để truyền đạt các chủ
trương, chính sách, biện pháp quản lí nhằm giao nhiệm vụ và đôn đốc các cơ quan
cấp dưới thực hiện nhiệm vụ của Nhà nước giao.
b/ Các yêu cầu chính:
+ Tính khách quan của chị thị:
Phải xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn của cơ quan để đề ra biện pháp sát
và đúng, đảm bảo chỉ thị có sức thuyết phục, sức động viên cao.
Mệnh luật phải phải phù hợp với quy luật khách quan vừa nghiêm túc, có
tính bắt buộc, vừa xét đến tình hình cụ thể để phát huy khả năng linh hoạt, tự giác
của đối tượng.
3
+ Tính khả thi của chỉ thị: Chỉ thị chỉ có sự hướng dẫn cụ thể, đầy đủ, đúng
đắn. Cần tạo điều kiện đảm bảo cho việc thực thi. Không dùng những lời động
viên hô hào dài dòng, khoa trương chung chung. Phải tính đến các yếu tố như :
. Điều kiện nhân lực, vật lực, tài lực;
. Thời gian;
. Hướng và cách và cách giải quyết cụ thể, hợp lí.
+ Tính cụ thể: viết gọn, dễ hiểu: cần tránh đưa vào chỉ thị những ý kiế cứng
nhắc, gò bó, hạn chế khả năng thực hiện chủ động, linh hoạt của cấp dưới.
Chỉ nêu một đến hai vấn đề cần chỉ đạo trong một chỉ thị.
+ Không sử dụng chế tài mà chỉ sử dụng một số quy định ngắn gọn.

c/ Bố cục:
+ Phần I: Phần khái quát, nhận định tình hình : trích căn cứ, xúât phát điểm
của chỉ thị.
Trình bày súc tích tình hình thực tế phát sinh cần được văn bản hoá thành
chỉ thị để điều chỉnh, tức là mục đích ra chỉ thị hoặc các văn bản hướng dẫn có
tính pháp lí để ra chỉ thị.
Ví dụ: “Thi hành Nghị quyết của… về việc…”
Cũng có thể đi trực tiếp vào nội dung vấn đề. Cách này thường được trong
văn bản của cơ quan Uỷ ban nhân dân chỉ đạo công tác của địa phương.
+ Phần II: Phần nội dung: Đây là phần nêu các biện pháp, chủ trương cần
thực hiện.
Nên chia thành các phần, đoạn, đánh số thứ tự để đảm bảo vấn đề trình bày
mạch lạc. Yêu cầu thể hiện phần này là: Mỗi mệnh lệnh phải kèm theo chỉ dẫn,
hướng dẫn các biện pháp, các định hướng thực hiện cụ thể.
Khi nêu chủ trương, biện pháp, kế hoạch tiếnh hành cần cụ thể, nhưng
không sa vào chi tiết. Có thể xen lẫn quy định, nhưng không nhiều, chú ý tạo điều
kiện thuận lợi cho việc thi hành.
+ Phần III: Trình bày cách thực hiện qui định.
. Quy định chế độ báo cáo, tổng kết.
. Quy định chế độ trách nhiệm hoặc động viên tinh thần đối tượng thi hành,
các biện pháp phối hợp.
2. Quyết định
a/ Khái niệm: Quyết định là loại hình văn bản quy định về các vấn đề tổ
chức bộ máy, nhân sự (bổ nhiệm, đề bạt, điều động, kỷ luật, khen thưởng), chế
độ, chính sách và các công việc khác theo thẩm quyền.
4
Có hai loại quyết định: Quyết định chung và quyết định cá biệt.
B/ Bố cục:
+ Phần I: Phần viện dẫn: Nêu những điểm làm căn cứ để ra quyết định: Căn
cứ vào văn bản gì, theo đề nghị của ai?. Phần nay không viết thành mục, viết dưới

dạng các ý gạch đầu dòng.
+ Phần II: Phần nội dung: Viết thành các điều, mục. Đối vớpi quyết định
riêng biệt thì quyết định được ghi ở điều 1. Quyết định về tổ chức bộ máy và nhân
sự chia thành các điều.
Quyết định nhân sự thường có 4 ý, mỗi ý được ghi thành một điều:
. Điều 1: Điều động ai? Hiện làm gì? Thuộc đơn vị nào? Sang làm gì? ở
đơn vị nào?
. Điều 2: Quyền lợi của đối tượng như : Lương, phụ cấp…
. Điều 3: Trách nhiệm thực hiện: cá nhân hay đơn vị nào?.
.Điều 4: Thời gian cần thi hành ( Hiệu lực quyết định từ?). nếu thời gian
cần thi hành được nêu từ điều 1 thì không cần có điều 4.
3. Báo cáo
a/ Khái niệm: Báo cáo là loại hình văn bản phản ánh tình hình, đánh giá,
rút kinh nghiệm thực hiên công tác.
Người ta phân thành một số loại báo cáo như sau:
+ Báo cáo định kì.
+ Báo cáo bất thừơng.
+ Báo cáo nhanh.
+ Báo cáo chuyên đề.
Báo cáo hội nghị, sơ kết, tổng kết (của cá nhân hay tổ chức).
b/ Yêu cầu:
+ Độ chính xác, trung thực cao: Phản ánh đúng bản chất sự việc, không
thiên vị; phân biệt được hiện tượng bản chất, cái cục bộ, tạm thời với cái toàn thể,
lâu dài.
Khách quan trong khi:
. Thu thập tài liệu: không phiến diện mà phải có cái nhìn toàn cục.
. Phân tích tài liệu.
+ Cụ thể, có trọng tâm: Khi phản ánh tình hình hoặc nêu kiến nghị giải
pháp.
5

+ Kịp thời.
c/ Bố cục: Một báo cáo thông thường có ba phần được trình bày theo thứ tự
sau đây:
Phần 1: Giới thiệu những điểm cơ bản về tình hình và đặc điểm, các chủ
trương trong hoạt động của cơ quan, địa phương (gọi là phần mô tả).
Phần 2: Đánh giá kết quả công tác, rút ra bài học kinh nghiệm trong công
tác, trong chỉ đạo. Phần này cũng bao gồm việc trình bày những tồn tại cần giải
quyết.
Phần 3: Kết luận: Kiến nghị những vấn đề cần bổ sung hay sửa đổi, hoặc
dành để nói về phương hứơng nhiệm vụ mới.
4. Tờ trình :
a/ Khái niệm: Tờ trình là loại văn bản đề xuất với cơ quan quản lí cấp trên về
một vấn đề, phương án công tác, về chế độ chính sách mới cần sửa đổi, bổ sung chế
độ.
b/ Những yêu cầu:
+ Chủ đề rõ ràng, luận chứng khoa học, đầy đủ: phân tích, trình bày mặt
tích cực, tiêu cực của tình hình để làm cơ sở cho đề nghị mới. Nhìn nhận vấn đề
một cách toàn diện, lập luận sắc bén, chặt chẽ khi đưa ra đề nghị. Trong khi lập
luận nên đi theo phương pháp qui nạp. Khi chứng minh phải dùng các sự việc, số
liệu tiêu biểu,
+ Kiến nghị cụ thể, đề bạt khách quan, không khúm núm. Phân tích cái lợi,
cái hại, những phản ứng có thể sảy ra, phương hướng giải quyết; Nêu những
thuận lợi, khó khăn khi thực hiện phương án đề nghị, biện pháp khắc phục khó
khăn, đề nghị hỗ trợ.
c/ Bố cục:
+ Phần đặt vấn đề: Nhận định tình hình một cách khái quát, có tính chất đặt
vấm đề làm cơ sở cho đề nghị. Đây chính là phần nêu lí do đưa kiến nghị mới
hoặc bổ sung, sửa đổi chính sách, chủ trương, chế độ hiện hành.
+ Phần phân tích : Nêu nội dung đề nghị một cách trình tự, khoa học, cụ
thể, rõ ràng. Trình bày các phương án đề xuất.

+ Phần kết luận: Ý nghĩa của đề xuất đối với sản xuất, sinh hoạt, đời sống
và công tác chị đạo của chính quyền, kế hoạch triển khai nếu tờ trình được thông
qua.
5. Công văn:
a/ Khái niệm: Công văn là loại hình văn bản để trao đổi công tác, triệu tập
hội họp, nhắc nhở việc thực hiện công tác.
Có các loại công văn sau:
6
+ Công văn hứơng dẫn, chỉ đạo
+ Công văn phúc đáp, đôn đốc.
+ Công văn giao dịch.
b/ Yêu cầu: ngắn gọn, rõ ràng.
c/ Trình bày:
+ Kết cấu logíc, chặt chẽ. Hành văn lịch sự, nghiêm túc.
+ Nếu là công văn trả lời: nêu rõ văn bản được trả lời (số, kí hiệu, của ai).
+ Nếu là công văn nhắc nhở: Nêu rõ nhiệm vụ công tác và trách nhiệm thi
hành, thời gian hoàn thành …
+ Nếu là công văn mời họp: Nêu rõ nội dung, thời gian, địa diểm họp hoặc
yêu cầu chuẩn bị tài liệu của các cá nhân dự họp.
6. Biên bn
a/ Kháin iệm: Biên bản là loại hình văn bản để ghi chép tại chỗ một sự việc
đang hoặc mới xảy ra do người chứng kiến xác nhận.
Tùy theo nội dung trình bày mà có thể chia biên bản thành mấy loại sau
đây:
+ Biên bản hội nghị.
+ Biên bản bàn giao.
+ Biên bản về vụ việc (tai nạn, vụ vi phạm, xét xử…
+ Biên bản nghiệm thu.
Biên bản hội nghị là biên bản ghi lại các ý kiến và kết luận trong cuộc hội
nghị. Biên bản này phải do người chủ trì hội nghị thông qua hoặc nếu cần thì phải

có chữ kí của các bên tham dự hội nghị.
b/ Những yêu cầu:
Để có một biên bản tốt, phải tập trung theo dõi diễn biến để ghi đầy đủ các
ý kiến. Phải biết khái quát các ý kiến, những vấn đề trong hội nghị nêu ra; những
ý kiến mới, quan trọng thì ghi đầy đủ, chi tiết, những ý kiến trùng lặp thì gh i tóm
tắt.
c/ Bố cục: Một biên bản thừơng có ba phần, ở đây chủ yếu nói về biên bản
hội nghị.
. Phần I: Nêu thời gian, địa điểm, thành phần đại biểu, đoàn chủ tịch, thư
kí, lí do và các thủ tục tiến hành.
7
. Phần II: Diễn biến hội nghị: Ghi theo trình tự thời gian, các nội dung được
nghi chép trung thực, chính xác, đầy đủ nhưng ngắn gọn. Các vấn đề cần tập
chung ghi chép là:
. Báo các trước hội nghị: Ghi rõ tên người báo cáo, nội dung báo cáo. Nếu
báo cáo đã được viết thành văn thì ghi “có báo các kèm theo” và chỉ viết đề
cương.
. Những vấn đề chủ tịch đoàn đưa ra thảo luận.
. Các cá nhân phát biểu và nội dung ý kiến.
. Ý kiến sơ kết, tổng kết của chủ tịch đoàn.
. Nghị quyết đại hội thông qua. Phần có biểu quyết thì ghi rõ số phiếu hợp
lệ, không hợp lệ, phiếu trắng, phiếu tán thành hay không tán thành.
. Lời phát biểu của đại diện cấp trên.
. Lời phát biểu cảm tưởng của các đại biểu v.v…
+ Phần III:
. Nêu thời gian bế mạc (ngày, giờ).
. Chữ kí của thư kí, của chủ tịch đoàn. Ghi rõ họ, tên.
Nếu biên bản được lập thành nhiều bản, phải ghi rõ số lượng, các bản đều
phải đảm bảo các thủ tục và có giá trị như nhau.
Biên bản viết xong được đọc trước hội nghị. Cuối cùng, phải tập hợp đầy

đủ các văn bản có liên quan, kèm vào hồ sơ hội nghị.
7/ Thông cáo:
Là hình thức văn bản của cơ quan nhà nước cao nhất (uỷ ban Thường vụ
Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ) dùng để công bố với nhân dân một quyết
địnhhoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại.
8/ Thông báo: hình thức văn bản của một tổ chức hoặc một cơ quan dùng
để thông tin cho các cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hạot
động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác để biết hoặc để thực hiện. Thông
báo chỉ có giá trị thông tin là chính.
9/ Chương trình : hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ dự kiến
những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để
đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra.
10/ Kế hoạch công tác: hình thức văn bản trình bày có hệ thống, dự kiến về
việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc một công việc của một cơ quan
trong một thời gian nhất định.
8
Kế hoạch công tác có thể do cấp dưới gưởi lên cấp trên để báo cáo hoặc đề
nghị xét duyệt, hoặc do cấp trên gưởi xuống cho cấp dứơi để làm căn cứ thảo ra
phương hứơng, nhiệm vụ của cơ quan mình.
11/ Điều lệ: hình thức văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, các nguyên tắc
về tổ chức hoạt động, cơ cấu về bộ máy, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền
hạn của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp.
Điều lệ thông thừơng được ban hành kèm theo một văn bản Nghị định của
Chính phủ.
12/ Quy chế: hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ
tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của một cơ quan, tổ chức
hoặc một vấn đề nào đó (quy chế làm việc của cơ quan, quy chế thi tuyển công
chức, quy chế hội nghị…). Quy chế thông thừơng ban hành kèm theo một văn bản
nghị quyết, Nghị định, Quết định quy phạm pháp luật hoặc quyết định cá biệt.
13/ Quy định: hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ

tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của một cơ quan, tổ chức.
14/ Đề án: hình thức văn bản dùng để trình bày một các hệ thống ý kiến về
một việc nào đó cần làm, được nêu ra để thảo luận, thông qua, xin xét duyệt.
Ví dụ: Đề án sắp xếp lại tổ chức mộ cơ quan, một tổ chức.
15/ Phương án: hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức,
trình tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh nào đó.
Ví dụ: Phương án sơ tán và bảo vệ người và tài sản khi sảy ra lũ lụt.
16/ Công điện: hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt một
mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong những trường
hợp cần kíp:
- Trường hợp sử dụng công điện để truyền đạt các quyết định quản lí, thì
sau khi có có công điện, cơ quan ra công điện phải có văn bản pháp quy gửi cho
cơ quan có trách nhiệm thi hành.
- Trường hợp nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải dùng hình thức
điện mật (do cơ quan cơ yếu quản lý và hướng dẫn thực hiện).
17/ Công văn (công thư): hình thức văn bản được sử dụng rôïng rãi nhất
vào việc giao dịch chính thức giữa các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị –
xã hội với nhau và với công dân để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức của mình.
Có nhiều loại công văn: thường để trình với cấp trên một dự thảo văn bản,
đề án; đề nghị một vấn đề cụ thể để cấp trên giải quyết; giải quyết, trả lời đề nghị
của cấp dưới; đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn, kiểm tra cấp dưới thực hiện một quy
định của cấp trên; hoặc giữa các cơ quan trao đổi ý kiến, phối hợp giải quyết công
việc
9
18/ Giấy uỷ nhiệm: hình thức văn bản của một cơ quan này trao đổi cho
một cơ quan khác, hoặc trao cho một cá nhân được uỷ nhiệm đại diện cho mình
trước cơ quan hoặc người thứba, trong đó xác nhận nội dung và phạm vi thẩm
quyền của cơ quan hoặc cá nhân được uỷ nhiệm để giải quyết một công việc nhất
định.

19/ Giấy giới thiệu: hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, công chức
đi liên hệ giao dịch công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết các
công việc cần thiết của bản thân cán bộ, công chức.
- Giấy giới thiệu được cấp trong các trường hợp sau:
+ Cấp cho cán bộ, công chức đi giải quyết công việc của cơ quan.
+ Cấp cho cán bộ, công chức đi giải quyết công việc cần thiết của bản thân
trong phạm vi pháp luật cho phép.
+ Cấp tiến cho cán bộ, nhân viên của một cơ quan khác đến cơ quan mình
công tác và muốn đến tiếp một cơ quan thuộc phạm vi quản lí của cơ quan mình
để giải quyết tiếp tục công việc.
20/ Giấy đi đường: hình thức văn bản cấp cho cán bộ, công chức khi được
cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong thời gian được cử đi công tác. Giấy
đi đường không có tác dụng liên hệ công tác.
21/ Giấy mời: hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc cá
nhân tham dự một công việc nào đó. Ví dụ: mời họp, mời tham gia đề tài nghiên
cứu khoa học, v.v…
Đối với những công việc quan trọng, người dự thừơng phải đến dự (không
được vắng) thì dùng hình thức công văn triệu tập.
22/ Phiếu gửi: hình thức văn bản kèm theo văn bản gửi đi (công văn, tài
liệu). Người nhận văn bản có nhiệm vụ kí xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại
phiếu gửi cho cơ quan gửi. Phiếu gửi chỉ có tác dụng làm bằng chứng để gửi văn
bản đi.
4. Thể thức văn bn qun lí nh nước
Thể thức văn bản là thành phần và kết cấu của một văn bản. Đó là toàn bộ
yếu tố phải có trong một văn bản và được quy định trong Điều lệ công tác công
văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành theo Nghị định sô€42/CP, ngày 28 tháng
9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ.
Các yếu tố phải có trong văn bản quản lí nhà nước được chia làm hai loại:
+ Các yếu tố phải có trong tất cả mọi văn bản.
+ Các yếu tố chỉ cần thiết đối với một số văn bản.

A/ Các yếu tố phi có trong tất c mọi văn bn :
10
1/ Quốc hiệu (tiêu đề hay tiêu ngữ) : biểu thị tên nước, chế độ chính trị của
nhà nước và mục tiêu phấn đấu của nhà nước ta. Quốc hiệu được đặt phía trên
cùng gần về bên phải (hoặc giữa VB):
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Chú ý giải thích cách trình bày quốc hiệu : in hoa, in thường, đậm nét,
gạch nối, gạch ngang dưới chân liền nét
2/ Tác giả: là tên cơ quan, tổ chức làm ra văn bản, viết ở góc trái trên cùng
của văn bản. Thể hiện vị trí của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước,
mối liên hệ với cơ quan nhận văn bản.
Ví dụ : ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NINH SƠN
UBND huyện Ninh Sơn
PHÒNG DÂN TỘC
Chú ý giải thích cách viết, trình bày
3/ Số và ký hiệu: giúp cho việc đăng ký, theo dõi, trích dẫn, kiểm tra, tìm
kiếm văn bản được thuận tiện.
Số VB là số thứ tự của VB được ghi liên tục từ số 01 ngày 01/1 đến ngày
31/12 mỗi năm.
Căn cứ số lượng VB phát hành của từng cơ quan và tổ chức công tác VT
mà có sự đánh số khác nhau.
Ký hiệu VB là nhóm chữ viết tắt của tên mỗi loại văn bản và tên cơ quan,
đơn vịlàm ra VB đó hợp thành, tên loại VB viết trước, tên cơ quan ban hành văn
bản viết sau .
Cách viết:
a/ Văn bản Qui phạm pháp luật: theo Luật ban hành văn bản QPPL năm
1996 và Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 cách ghi như sau :
Số:…./năm ban hành/tên loại văn bản – cơ quan ban hành
Ví dụ : Chỉ thị của UBND huyện : Số : 05/2002/CT – UB (QĐ – UB)

b/ Văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường:
Số … /tên loại văn bản – cơ quan ban hành
Ví dụ : quyết định cá biệt của UBND huyện : số :123/QĐ – UB
Thông báo của phòng tài chính : Số 12/TB - PTC
4/ Địa danh và ngày tháng, năm của văn bản:
biểu thị : cơ quan làm ra VB đóng ở đâu, văn bản ban hành ngày tháng năm
nào
Chú ý: hướng dẫn cách ghi địa danh cho thống nhất
5/ Tên loại và trích yếu văn bản:
Tên loại là tên gọi của mỗi loại văn bản, viết dưới địa danh, giữa trang VB
11
Trích yếu : là câu ngắn gọn, tóm tắt nội dung chủ yếu của văn bản, tiện cho
việc vào sổ, tra cứu.
Cách ghi : nếu văn bản có tên loại
QUYẾT ĐỊNH CỦA CHỦ TỊCH UBND HUYỆN NINH SƠN
V/v thnh lập Ban chỉ đạo phòng chống tội phạm
Nếu VB không có tên loại như công văn thì trích yếu ghi dưới số và ký
hiệu. Ví dụ : UBND HUYỆN NINH SƠN
Số : 06/CV - UB
V/v xây dựng đề án cải cách thủ tục hành chính
6. Nội dung văn bản: là thành phần quan trọng nhất của văn bản, dùng để
trình bày các vấn đề được đề cập và được giải quyết nêu trong văn bản.
Nội dung mỗi văn bản nói chung phải: ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sự
kiện nêu ra phải đầy đủ. Nội dung văn bản được viết dưới tên loại và trích yếu.
Chú ý hướng dẫn cách hành văn của từng loại văn bản.
7. Nơi nhận: là tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành công
việc nói trong văn bản. Nơi nhận là thành phần phải có trong văn bản, vì mỗi văn
bản sản sinh ra đều có mục đích, có đối tượng thi hành. Nơi nhận có tác dụng giúp
cho văn thư gửi đúng nơi giải quyết văn bản, giúp cho cơ quan nhận văn bản thấy
được trách nhiệm của mình phải làm gì, giúp cho số lượng bản cần in, đánh máy,

tiện cho việc vào sổ, tra tìm. Vì vậy, nơi nhận văn bản phải rõ ràng, chính xác.
Văn bản có tên loại: Quyết định, chỉ thị thường gửi đi nhiều địa chỉ khác
nhau, nơi nhận ghi ở góc bên trái phía cuối của văn bản.
Văn bản không có tên loại như Công văn và chỉ gửi một nơi (hay một vài
địa chỉ) thì nơi nhận ghi ở đầu văn bản phía dưới địa danh, ngày, tháng, ghi là:
Kính gửi:…… (Tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản).
Các cơ quan, cá nhân, đơn vị có liên quan nhận văn bản và lưu trữ văn bản
đăït ở mục “nơi nhân” ở phía trái trang cuối văn bản.
8. Chữ ký : thể hiện tính pháp lí của văn bản và người chịu trách nhiệm về
nội dung công việc nói trong văn bản đó. Người kí phải ghi rõ họ , tên, chức vụ và
phải chịu trách nhiệm về văn bản mà mình đã kí.
Người kí phải đúng thẩm quyền được giao; thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng
cơ quan được thủ trưởng uỷ nhiệm, phân công ký thay (KT) thủ trưởng một số
văn bản nhất định, hoặc người dưới thủ trưởng cơ quan một cấp được thủ trưởng
uỷ quyền kí thừa uỷ quyền (TUQ), kí thừa lệnh (TL).
Cách thức ký văn bản :
+ Cơ quan theo chế độ bầu cử (làm việc tập thể ) : HĐND, UBND, các tổ
chức đoàn thể : ký văn bản nhân danh tập thể phải đề chữ TM trước tên cơ quan,
tổ chức sau đó đến chức vụ người ký: ví dụ : TM. UBND HUYỆN
CHỦ TỊCH
12
+ Đối với cơ quan theo chế độ bổ nhiệm người đứng đầu (Thủ trưởng):
Trưởng phòng, ban, Hiệu trưởng : ký văn bản trực tiếp, không thay mặt:
TRƯỞNG PHÒNG.
+ Ký thừa ủy quyền : người dưới Thủ trưởng một cấp, được TT ủy quyền
ký một văn bản nhất định, trong một thời gian nhất định (phải bằng văn bản):
TUQ. CHỦ TỊCH (TRƯỞNG PHÒNG)
+ Ký thừa lệnh : Thủ trưởng ủy qnhiệm cho người dưới một cấp ký một số
văn bản nhất định mà theo luật phải do Thủ trưởng ký. Ví dụ : Chủ tịch UBND
huyện ủy nhiệm cho CVP ký các văn bản hành chính thông thường (sao lục,

thông báo, công văn đôn đốc, nhắc nhở, giấy mời…)
9/ Dấu cơ quan, tổ chức : là thành phần bảo đảm tính chính xác và tính hợp
lý của VB. Dấu đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm
1
/
3
hoặc ¼ chữ ký về phía bên trái.
Mực dấu màu đỏ quốc kỳ, loại tốt. Mực ký loại tốt, không phai, không được ký
bằng mực màu đỏ.
B/ các yếu tổ chỉ cần thiết đối với một số văn bn:
1/ Dấu chỉ mức độ mật: căn cứ phạm vi phổ biến và mức độ truyền đạt và
đảm bảo tính chất bí mật của từng loại văn bản; có 3 mức chỉ độ mật như sau :
+ Dấu mật: chỉ được phổ biến đến người, đơn vị có quan hệ công tác được biết.
+ Dấu tối mật: chỉ phổ biến đến những người , đơn vị có trách nhiệm được biết.
+ Dấu tuyệt mật: chỉ phổ biến đến những người có trách nhiệm được biết
2/ Dấu chỉ mức độ khẩn : trong trường hợp thật cần thiết, đảm bảo VB
đến đúng địa chỉ nhận: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc (hỏa tốc hẹn giờ)
ngoài ra còn sử dụng các dấu : công văn đến, tài liệu sử dụng trong cuộc họp …
3/ Địa chỉ cơ quan, số điện thoại, Fax, hộp thư điện tử (Email) … : văn
bản dùng để giao dịch, tiện liên hệ. Ghi ở dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
4/ Tên người đánh máy, số lượng văn bản phát hành: đối với văn bản cần
quản lý chặt chẽ về nội dung, cần ghi tên người đánh máy và số lượng bản (ghi ở
khoảng trống trang đầu, giữa quốc hiệu và ngày VB sát mép ngoài trang giấy.
III/ PHƯƠNG PHÁP SOẠN THO VĂN BN:
Là nhiệm vụ của cán bộ, công chức được Thủ trưởng giao.
1/ yêu cầu chung đối với việc soạn thảo văn bản:
a/ về nội dung:
+ Đúng đắn về chính trị: đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng
và nhà nước. Phục vụ cho thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức.
+ Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý: đúng thẩm quyền.

Đúng pháp luật, không trái văn bản cấp trên, không làm hại đến lợi ích hợp pháp
của CD. Nội dung phải ngắn gọn chính xác.
13
b/ về hình thức :
đảm bảo tính trang nghiêm, thẩm mỹ của văn bản, đó là bộ mặt của cơ
quan, tổ chức, nên văn bản phải đúng thể thức qui định, bố cục chặt chẽ. Không
sai lỗi ngữ pháp, chính tả, không tẩy xóa. Chú ý cách trình bày phải theo dúng
khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) hình thức trình bày theo đúng tiêu chuẩn Việt
nam TCVN 5700 – 1992 qui định tại Quyết định số 288/QĐ ngày 31/12/1992 của
bộ khoa học CN và MT và hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ tại Công văn số
1145/VPCP – HC về mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước.
Giới thiệu mẫu trình bày loại văn bản có tên loại và không có tên loại.
IV/ QUI TRÌNH SOẠN THO VĂN BN:
Chỉ nêu qui trình ở phạm vi địa phương đơn vị. Gồm các bước sau :
+ Căn cứ nhu cầu thực tế cần ban hành văn bản : xác định loại văn bản,
giao trách nhiệm soạn thảo, thu thập thông tin, tư liệu cần thiết cho việc biên
soạn nội dung dự thảo văn bản.
+ Dự thảo văn bản, đúng thể thức, hình thức theo qui định của nhà nước.
+ Lãnh đạo trực tiếp duyệt bản thảo, với VB quan trọng cần cần thiết tham
khảo, lấy ý kiến ngành, bộ phận liên quan.
+ Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, trình ký
+ Nhân bản, phát hành văn bản
V/ QUN L V GII QUYẾT VĂN BN :
1/ Qun lý văn bn đến : về nguyên tắc văn bản đến cơ quan, do văn thư
tiếp nhận, vào sổ, sau đó phân phối người có trách nhiệm giải quyết.
a/ Tiếp nhận văn bản đến: Văn thư kiểm tra địa chỉ gửi, nhận văn bản,
kiểm tra bì công văn. Nếu bị rách, bị bóc, mất VB bên trong bì thư phải báo lãnh
đạo xử lý.
Tiến hành bóc bì công văn (lưu ý công văn ghi đích danh tên người nhận và
ghi mức độ mật không được bóc).

b/ Đăng ký văn bản đến :
+ Sau khi bóc bì phải kiểm tra, đóng dấu công văn đến vào số công văn
đến, lưu ý VB gửi không đúng địa chỉ, không số, ngày … trả lại cho cơ quan gửi).
+ Chuyển văn bản cho lãnh đạo ghi ý kiến phân phối văn bản.
+ Gửi văn bản tới người, bộ phận có trách nhiệm thực hiện.
Cách lập sổ văn bản đến : lấy mẫu sổ để giới thiệu và hướng dẫn cách ghi
2/ Qun lý văn bn đi:
văn bản gửi đi phải đăng ký và chuyển theo thủ tục do văn thư thực hiện.
14
Trước khi gửi văn bản đi văn thư phải thực hiện : kiểm tra thể thức, cách
trình bày, ghi số , ngày của văn bản.
Cách lập sổ văn bản đi : lấy mẫu sổ để giới thiệu và hướng dẫn cách ghi
3/ Qun lý v sử dụng con dấu:
VI/ LẬP HỒ SƠ LƯU TR:
15