slide hệ thống thông tin kế toán

NHÓM 5
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TH.S NGUYỄN QUỐC TÚ
Nhóm 5
NỘI DUNG
V. NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐỀ XUẤT
IV. ƯU ĐIỂM
III. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
II. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Nhóm 5
I. ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp phải thường xuyên dựa vào
nhiều nguồn thông tin khác nhau để ra quyết định quản trị nhằm đạt được
kết quả tốt nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Hệ thống
thông tin kế toán cung cấp rất nhiều thông tin hữu hiệu cho các nhà quản
trị trong việc ra các quyết định kinh doanh.

HTTTKT trong doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin hữu ích trợ giúp
nhà quản lý trong việc ra quyết định về: tài chính, nhân sự, sản xuât, việc
mua hàng, quản lý tồn kho hay bán hàng trong doanh nghiệp.

Cũng không ngoại lệ, thông tin kế toán trong doanh nghiệp thương mại
cũng có vai trò hết sức quan trọng.Mặt khác trong doanh nghiệp thương
mại hoạt động đầu tiên, cơ bản và quan trọng liên quan đến sự tồn tại và
phát triển của công ty đó là hoạt động mua hàng.

Do đó việc tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp liên quan đến
việc mua hàng làm sao cho hiệu quả để việc mua hàng được diễn ra thưF
ờng xuyên, kịp thời cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lFượng,

cơ cấu, chủng loại với chất lưFợng tốt, giá cả hợp lí là hết sức quan trọng.
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
“Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình
mua Xi măng Bỉm Sơn và thanh toán tiền hàng
tại công ty CP Vicem Thạch cao xi măng”

Công ty là đơn vị trực thuộc Tổng công ty công nghiệp xi măng
Việt Nam thực hiện nhiệm vụ cung cấp nguyên liệu thạch cao phục vụ
nhu cầu sản xuất của hầu hết nhà máy thuộc Tổng công ty.

Ngày 18/12/2006, cổ phiếu của Công ty Cổ phần Vicem TCXM
chính thức được niêm yết và giao dịch tại
Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội.

Ngành nghề kinh doanh chính: nhập khẩu và kinh doanh thạch cao
các loại,kinh doanh xi măng các loại, nghiền xi măng, kinh doanh
dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ.

Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM THẠCH CAO XI MĂNG
Vốn điều lệ: 35.000.000.000 VNĐ.
Trụ sở chính: số 24 đường Hà Nội,thành phố Huế,tỉnh Thừa Thiên Huế
II.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
Một số hình ảnh
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Công ty đang thực hiện “Chế độ chứng từ kế toán” theo
quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
Sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm
kế toán FAST ACCOUNTING 2004 dựa trên nền Nhật kí
chung theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.

Công ty đang áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung,
vừa phân tán.
CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN
Đơn vị xí nghiệp xi măng tại
Quảng Bình được phép hạch toán
độc lập và hàng quý sẽ gửi báo cáo
tài chính về phòng kế toán của
Công ty.
Các chi nhánh còn lại hạch toán theo
phương pháp báo sổ. Cuối tháng chi
nhánh lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
hàng hóa và gửi toàn bộ chứng từ gốc về
phòng kế toán công ty để hạch toán.
III.QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN
& THANH TOÁN TIỀN HÀNG
Sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin kế toán
nghiệp vụ mua hàng
CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ
THANH TOÁN TIỀN HÀNG
1. Hệ thống chứng từ sử dụng

Ủy nhiệm chi (UNC)

Hợp đồng kinh tế (HĐKT)

Phiếu yêu cầu xi măng (PYCXM)

Biên bản giao nhận (BBGN)


Phiếu nhập kho (PNK)

Hóa đơn mua hàng hoặc hóa đơn GTGT
(HĐMH)

Biên bản đối chiếu công nợ (BBĐCCN)
CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ
THANH TOÁN TIỀN HÀNG
2. Lưu đồ

Đoạn văn mô tả

Lưu đồ
3. Sơ đồ dòng dữ liệu

Khái quát

Luận lý
CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ
THANH TOÁN TIỀN HÀNG

NGHIỆP VỤ MUA CHỊU
Đầu năm, căn cứ vào nhu cầu thị trường và dự toán hàng mua, công ty ký kết
hợp đồng mua bán xi măng với công ty CP xi măng Bỉm Sơn cũng như ký hợp đồng
vận chuyển với đơn vị vận tải đường sắt. Sau đó, theo sự điều phối của Phòng
TTTT, xi măng được nhận từ nhà máy xi măng Bỉm Sơn chuyển đến nơi tiêu thụ.
Khi có nhu cầu, Phòng TTTT “fax” cho CN Bỉm Sơn số lượng xi măng cần có.
Dựa vào bản fax, CN Bỉm Sơn lập PYCXM gồm 2 liên, ghi rõ số lượng xi măng cần
nhận. CN Bỉm Sơn gửi liên 2 cho đại diện nhà máy XM Bỉm Sơn và lưu liên 1. Khi
hàng được xếp lên toa, bộ phận giao nhận CN Bỉm Sơn kiểm hàng và nhận liên 2

HĐMH từ bên bán. HĐMH được photo thêm 1 bản để bộ phận giao nhận CN Bỉm
Sơn và đại diện đơn vị vận tải ký xác nhận đủ hàng và sau đó được lưu lại theo số
thứ tự. Bản gốc của HĐMH được chuyển cho CN cuối nguồn theo toa xe.
CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ
THANH TOÁN TIỀN HÀNG

NGHIỆP VỤ MUA CHỊU (TIẾP THEO)
Khi hàng đến CN cuối nguồn, bộ phận giao nhận tại đây nhận HĐMH để làm căn cứ để
kiểm hàng. Căn cứ vào HĐMH theo toa và số hàng thực tế, bộ phận giao nhận lập BBGN gồm
2 liên có xác nhận của Đơn vị vận tải (ĐVVT). BBGN phản ánh tình hình thừa thiếu của số
hàng. Liên 1 BBGN cùng với HĐMH làm căn cứ để lập PNK. PNK gồm 2 liên, ghi số lượng xi
măng thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho. Liên 1 PNK cùng với
liên 2 BBGN chuyển cho ĐVVT để tính cước vận chuyển . Liên 2 PNK,HĐMH, liên 1 BBGN
được chuyển cho kế toán CN cuối nguồn để nhập liệu (hoặc ghi sổ).
Cuối tháng (hoặc đầu tháng sau), các chứng từ trên (HĐMH, BBGN, PNK) được
chuyển về văn phòng kế toán Công ty để tiến hành hạch toán. Nhận được chứng từ, kế toán
hàng hóa tiến hành kiểm tra, đối chiếu và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ
tự động tạo tập tin chứng từ chưa thanh toán và cập nhật vào sổ cái TK 156, 151. Sau khi nhập
liệu xong các chứng từ này được lưu lại tại đây theo số thứ tự.
CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ
THANH TOÁN TIỀN HÀNG

NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TIỀN HÀNG
Cuối tháng, kế toán hàng hóa tổng hợp các HĐMH trong tháng thành
một Hóa đơn tổng hợp (HĐTH) ghi rõ số lượng xi măng đã nhận và giá
trị phải trả cho Công ty CP xi măng Bỉm Sơn trong cả tháng. Cùng với
BBĐCCN do Công ty CP xi măng Bỉm Sơn chuyển đến, kế toán thanh
toán đối chiếu, kiểm tra với số dư công nợ trên tài khoản 331 – Công ty
CP xi măng Bỉm Sơn, sau đó lập UNC gồm 2 liên. Sau khi đã có chữ kí
đầy đủ của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty liên 2 UNC này được giao

cho Ngân hàng để chuyển tiền cho khách hàng Liên 1 được sử dụng để
nhập liệu và sau đó được lưu lại theo số thứ tự. Phần mềm sẽ tự động cập
nhật lên tập tin tài khoản Tiền gửi ngân hàng.
VỀ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỬ DỤNG:
VỀ MẶT HẠCH TOÁN:
Tương đối đầy đủ, phù hợp với Luật kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo những quy trình chặt chẽ
nhưng linh hoạt.
Để phản ánh nghiệp vụ mua hàng hóa, kế toán các CN hạch toán Nợ TK
151/ Có TK 331 cho tất cả các mặt hàng nhập mua. Sau đó vào cuối tháng
tại Công ty, kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn chứng từ các CN chuyển
về sẽ hạch toán Nợ TK 156/ Có TK 151.
IV. ƯU ĐIỂM
IV. ƯU ĐIỂM (tiếp)
VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng Yêu cầu và đặt
hàng, Nhận hàng, Xác định nghĩa vụ thanh toán và thanh toán; có sự
kiểm tra, xét duyệt, theo dõi chặt chẽ của Giám đốc và Trưởng phòng
TTTT trong công tác mua hàng và thanh toán.
Các chứng từ quan trọng như Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho đều
được đánh số trước liên tục tránh bỏ sót.
Hầu hết các khoản chi được thực hiện đều thông qua hình thức chuyển
khoản để dễ kiểm soát và tránh sai sót.
Kế toán công ty cũng có sự kiểm tra, đối chiếu cẩn thận số liệu trên các
chứng từ với nhau như đối chiếu Biên bản giao nhận, PNK với HĐMH.
V. NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐỀ XUẤT
KHÂU
CÔNG
VIỆC
NHƯỢC ĐIỂM ĐỀ XUẤT

Không có ĐĐH để các bộ phận nhận
hàng, kế toán CN cuối nguồn và kế toán
hàng hóa tại công ty có thể theo dõi, kiểm
tra, đối chiếu của
Phòng TTTT nên gửi một bản thông báo
số lượng, nơi đến của lô hàng bằng email
đến CN cuối nguồn để bộ phận giao
nhận và kế toán tại đây tiện theo dõi
HĐMH làm thay chức năng của BBGN.
Chữ ký của ĐVVT và Đại diện CN Bỉm
Sơn trên bản photo HĐMH về mặt pháp
lý là không có giá trị.
Khi giao hàng cho ĐVVT, CN Bỉm
Sơn nên lập một BBGN gồm 3 liên,
giao cho ĐVVT, đại diện bên bán và
CN Bỉm Sơn có chữ ký xác nhận của 3
bên.
Tại bộ phận giao nhận CN cuối nguồn,
PNK chỉ được lập 2 liên giao cho ĐVVT
và kế toán CN cuối nguồn mà không lưu
tại bộ phận. Điều này gây khó khăn cho
CN nếu muốn kiểm tra số lượng hàng đã
nhập vào kho CN.
1.
TỔ CHỨC
THU
NHẬN,
KIỂM
TRA
VÀ

LUÂN
CHUYỂN
CHỨNG
TỪ
Bộ phận giao nhận CN cuối nguồn
nên lập PNK 3 liên, lưu lại 1 liên
tại CN cuối nguồn.
V. NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐỀ XUẤT
KHÂU
CÔNG
VIỆC
NHƯỢC ĐIỂM ĐỀ XUẤT
PYCMH và UNC thanh toán tiền hàng
không được đánh số thứ tự từ trước
Công ty nên đánh số thứ tự trước
cho từng PYCMH & UNC để tránh
nhầm lẫn, sai sót hoặc thực hiện
trùng yêu cầu.
Hầu hết các nghiệp vụ nhập kho hàng
hóa, thủ kho đồng thời là người lập
PNK
Nên tách biệt chức năng lập PNK
với thủ kho. Thủ kho chỉ được phép
nhập kho hàng hóa một khi nhận
được PNK do bộ phận giao nhận
lập.
Bộ chứng từ thanh toán sau khi được
Giám đốc xét duyệt, chấp nhận thanh
toán xong không được đánh dấu “đã
chấp nhận thanh toán” hoặc “đã thanh

toán”
2.
TỔ CHỨC
KIỂM
SOÁT NỘI
BỘ
Bộ chứng từ thanh toán sau khi
được Giám đốc xét duyệt, chấp
nhận thanh toán xong không được
đánh dấu “đã chấp nhận thanh
toán” hoặc “đã thanh toán”
NHÓM 5
Thank You !