Phân tích hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng tại Đà Nẵng Mễ Cốc Công ty

Bài tập nhóm HTTTKT 1 GVHD: Nguyễn Quang ÁnhBài tập
nhóm HTTTKT 1 GVHD: Nguyễn Quang Ánh
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
KHOA KẾ TOÁN

T À I : “Phân tích hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng
tại Đà Nẵng Mễ Cốc Công
ty”
Bài tập nhóm HTTTKT 2 GVHD: Nguyễn Quang ÁnhBài tập
nhóm HTTTKT 2 GVHD: Nguyễn Quang Ánh
MỞ ĐẦU
TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta Công Nghiệp là
ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân. Là một doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Xây Dựng, “Công Ty Cổ Phần và Đầu tư Xây
Dựng 579 ’’có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông,
thủy
l
ợi, xây dựng… tạo cơ sở vật chất cho nền kinh
t
ế.
Do đặc trưng là một đơn vị Kinh doanh Xây dựng nên đầu vào của Sản
Xuất Kinh Doanh là các loại vật tư như gạch, cát, xi măng… nên hạch toán vật
liệu là công tác kế toán quan trọng nhất của Công Ty. Hầu hết các vật liệu được
sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm
tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70%) nên chỉ cần có một
sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán Nguyên Vật Liệu cũng có thể ảnh hưởng
lớn đến giá thành công trình và kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh
Nghiệp. Bởi vậy Công Ty đặc biệt chú trọng đến vấn đề quản lý và hạch toán vật
li

ệu.
Vì tính cấp thiết trên việc nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong
việc quản lý vật liệu là rất cần thiết.
Bài tập nhóm HTTTKT 3 GVHD: Nguyễn Quang ÁnhBài tập
nhóm HTTTKT 3 GVHD: Nguyễn Quang Ánh
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG
I. TÌNH HÌNH CƠ BẢN CỦA CT Công Ty Cổ Phần và Đầu tư Xây
Dựng 579 .
- Công Ty Cổ Phần và Đầu tư Xây Dựng 579 có trụ sở chính nằm tại tầng 12
Vinh Trung Plaza 255-257 Hùng Vương TP Đà Nẵng Với vị trí địa lý nằm
trong khu vực trọng yếu của miền trung (Đà Nẵng , Huế , Quảng Nam) đó là
một nền tảng phát triển thuận lợi của công
t
y
- Chức năng nhiệm vụ chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
là tham gia đấu thầu, tổ chức xây lắp các công trình nhặm tạo ra cơ sở vật chất cho
nền kinh tế quốc dân.
II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ECC5
:
1. Sơ đồ tổ chức của công ty ECC5:
GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN BỘ PHẬN P.TỔ CHỨC P.KẾ
TÀI CHÍNH Y TẾ HÀNH CHÍNH HOẠCH


P.KINH TẾ
KỸ THUẬT

X.SẢN XUẤT VP.ĐẠI DIỆN ĐỘI SỮA CHỮA ĐỘI XE Đ.CÔNG TRÌNH

NHÀ MÁY SX NHÀ MÁY SX NHÀ MÁY
BÊ TÔNG TẤM LỢP CTTB
Bài tập nhóm HTTTKT 4 GVHD: Nguyễn Quang ÁnhBài tập nhóm
HTTTKT 4 GVHD: Nguyễn Quang Ánh

2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:
Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Chịu
sự chỉ đạo trực tiếp của GĐ, bộ máy kế toán có sự phối hợp chuyên môn trong mối quan
hệ của các phòng ban cũng như kế toán của đội công trình. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy
kế toán là phản ánh xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty và cung cấp các
thông tin báo cáo tài chính cho các đối tượng có liên quan như ngân hàng hay tổng C.ty.
Ngoài ra kế toán C.ty còn thực hiện công việc kế toán quản
t
rị nhằm lập dự toán về chi
phí để phân tích tình hình biến động, kết quả kinh doanh trong tương la
i
của c.ty, lập các
báo cáo quản trị các công trình trong thời kỳ quyết toán nhằm đánh giá chính xác kế
t
quả
doanh thu và chi phí bỏ ra của công trình. Kiểm soát hiệu quả các hoạt động kinh tế của
C.ty. Tất cả các thông tin kế toán quản trị chỉ cung cấp cho các nhà quản trị của C.ty.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC KẾ
TOÁN
KẾ TOÁN
TRƯỞNG
PHÒNG KẾ TOÁN TÀI
CHÍNH
KẾ TOÁN
NH

TIỀN
MẶT
KẾ TOÁN TS
TIỀN
LƯƠNG
KẾ TOÁN DỤNG
CỤ
VẬT
TƯ
KẾ TOÁN
TỔNG
HỢP
THỦ QUỸ KẾ TOÁN
CÁC
ĐỘI
CÔNG
TRÌNH
Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán phần hành trong công
ty:
•
Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán
của công ty trong quá trình xử lý các thông tin kinh tế, đồng thời là người
kiểm tra các hoạt động kinh tế- tài chính của chủ sở hữu.
Nhiệm vụ chính: Tổ chức bộ máy một cách hợp lý không ngừng cái
tiến bộ hình thức
t
ổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với qui phạm
pháp luật, phản ánh trung thực, ch
í
nh xác, kịp thời các thông tin kinh tế phát

sinh. Tổng hợp lập báo cáo tài chính cũng như các bảng tổng hợp vào cuối
kỳ, phân tích đánh giá tình hình hoạt động tài chính của toàn công ty.
Tính toán các khoản phải nộp ngân sách, các khoản phải nộp cho tổng
công ty, cũng như các khoản phải thu phải trả nhằm thực hiện đấy đủ quyền
và nghĩa vụ của m
ì
nh.
Đề xuất các phương pháp xử lý tài sản thất thoát, thiếu và thừa trong
công ty, cũng như tính chính xác thời kỳ, chế độ kết quả tài sản hằng kỳ.
•
Kế toán ngân hàng tiền mặ
t
Hằng ngày phản ánh tình hình thu, chi và tồn quĩ tiền mặt, thường
xuyên đối chiếu tiền mặ
t
tồn quĩ thực tế so với sổ sách, phát hiện và xử lý
kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt.
Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày,
giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện các nguyên
nhaan làm tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích
hợp để giải phóng tiền đang chuyển kịp thời.
•
Kế toán tài sản tiền
l
ương
Nhiệm vụ của kế toán tài sản:
- Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài
sản hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn
công ty, cũng như

t
ừng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp
thông tin để kiểm tra giám sá
t
thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo
dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư TSCĐ trong toàn công ty.
- Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất-
kinh doanh theo mức độ hao mòn TSCĐ và chế độ tài chính qui định.
- Tham gia lập kế hoạch sữa chữa và dự toán chi phí sửa chữa
TSCĐ, tập hợp và phân bổ chính sách chi phi sửa chữa TSCĐ vào chi phí
kinh doanh.
Chức năng và nhiệm vụ của kế toán tiền
l
ương:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng lao động, thời gian
kết quả lao động, tính lương các khoản trích theo lương phân bổ chi phí
nhân công theo đúng đố
i
tượng lao động.
- Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản
phụ cấp phụ trợ cho người lao động.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lí nhà
nước và quản
lí
doanh nghiệp.
•
Kế toán dụng cụ vật
t
ư
:

- Ghi chép tính toán, tính toán, phản ánh chính xác trung thực, kịp
thời số lượng chấ
t
lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho.
- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào đối tượng tập hợp chi phí
sản xuất kinh doanh.
- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho,
phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, đọng, kém phẩm chất để công ty có biện
pháp xử lý kịp thờ
i
hạn chế tối đa mức thiệt hại có thể xảy ra.
•
Kế toán tổng hợp:
- Đôn đốc kiểm tra toàn bộ hoạt động bộ máy kế toán thông qua quá
trình quản lý và hạch toán trên hệ thống tài khoản, chứng từ được tổng hợp
vào cuối tháng.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo đúng qui định của nhà
nước.
- Phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh trên các chỉ tiêu cơ bản,
tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
những ưu nhược đ
i
ểm, và yếu kém còn tồn đọng.
- Thực hiện công tác quyết toán đối với tổng và nhà nước.
- Báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đột xuất kinh doanh và
quản lý của công
t
y.
•
Thủ quỹ

:
- Tiếp nhận, kiểm chứng chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi theo
đúng qui định về chứng từ gốc do nhà nước ban hành.
- Kiểm tra đối chiếu với kế toán tiền mặt hằng ngày về lượng tiền
trong két. Thực hiện thu tiền ngân dụng từ các chủ đầu
t
ư.
- Báo cáo nhanh về tổng thu tổng chi của ngày hôm trước và số
dư đầu ngày báo cáo.
•
Kế toán đội công trình
:
- Hạch toán phụ thuộc vào bộ máy kế toán của công ty, kế toán phải tập
hợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục, theo mức độ hoàn thành của công việc
theo phương pháp tính giá đã qui định.
- Tính giá trị khối lượng công việc có thể được quyết toán trong một kỳ để
tính doanh thu của công trình, kết thúc công trình cần lập bản quyết toán công trình.
I. HỆ THỐNG KẾ TOÁN CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CÔNG TY
579:
1. Biểu đồ phân cấp chức
năng:
HỆ CUNG ỨNG
VẬT
TƯ
TỔ ĐẶT HÀNG TỔ NHẬN VÀ
PHÁT
HÀNG
TỔ ĐỐI CHIẾU
VÀ
KIỂM

TRA
BP
KIỂM
KÊ
VẬT
TƯ
BP
ĐẶT
HÀNG
BP
NHẬN
HÀNG
BP
PHÁT
HÀNG
BP ĐỐI
CHIẾU
BP
KIỂM
TRA
2.NHIỆM VỤ CƠ BẢN:
Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư thì bộ phận cung ứng vật tư phải
mua hàng ở các nhà cung cấp đưa về đáp ứng kịp thời cho các phân xưởng
không để xảy ra các sai sót về nhận hàng và trả
ti
ền.
3.CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ SỰ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM
Tổ đặt hàng: Đặt hàng dựa trên các dự trù vật tư của các phân xưởng.Tổ
này có sử dụng một máy tính nhỏ, trên đó có 1 chương trình gọi là hệ đặt
hàng(ĐH) trợ giúp các công việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theo

dõi sự hoàn tất của đơn hàng.
Tổ nhận và phát hàng: Đảm nhiệm việc nhận và phát hàng: tổ này cũng
có một máy tính nhỏ trong đó có hệ chương trình gọi là hệ phát hàng trợ giúp
các việc ghi nhận hàng về và làm
t
hủ tục phát hàng cho các phân xưởng.
Tổ đối chiếu và kiểm tra. Sở dĩ có tổ này vì 2 máy tính ở 2 tổ trên
không tương thích cho nên không nối ghép được với nhau. Vậy các tập tin
về nhận hàng và đặt hàng quản lý ở 2 máy tính đó là hoàn toàn bị tách rời do
đó hàng về mà không xác định được là hàng cho phân xưởng nào.
3. QUY TRÌNH XỬ LÝ
:
Lưu đồ luân chuyển chứng
từ:
BỘ PHẬN ĐẶT
HÀNG
BỘ PHẬN NHẬN &
PHÁT
HÀN
G
BỘ PHẬN ĐỐI CHIẾU & KIỂM
TRA
BP
KIỂM
KÊ
L
ẬP
PHIẾU
YÊ
U

C
ẦU
PHIẾU

YÊU C
ẦU
BP

ĐẶ
T
HÀNG
LẬP
PHIẾU
ĐẶT
HÀNG
PHIẾU ĐẶT
2
HÀN
G
1
CH
ƯƠNG
TRÌNH XỬ
LÝ
YÊU
C
ẦU MUA
HÀNG
ĐẶT

MUA
TẠI
NHÀ
CUNG

C
ẤP
HÓA
ĐƠN
1
PHIẾU
ĐẶ
T
HÀNG
BP
NHẬN
HÀNG
NHẬN
VÀ
KIỂM
TRA
HÀNG
PHIẾU

ĐẶ
T
HÀNG
BP
PHÁT
HÀNG

NHẬP
DỮ
LI
ỆU
CH
ƯƠNG

TRÌNH XỬ
L
Ý

PHÁT
HÀNG
2 3
PHIẾU ĐẶT
HÓA

ĐƠN HÀNG
KIỂM

TRA VÀ
ĐỐI
CHI
ẾU
PHIẾU ĐẶT
HÓA

ĐƠN HÀNG
KẾ
TOÁN

- Sau khi kiểm kê vật tư tại các phân xưởng bộ phận kiểm kê lập phiếu
yêu cầu mua hàng 1 liên giao cho bộ phận đặt hàng, sau đó bộ phận đặt hàng
lập phiếu đặt hàng 3 liên. Liên 1 giao cho nhân viên nhập vào chương trình
xử lý. Liên 2 giao cho bộ phận nhận và phát hàng. Liên 3 giao cho bộ phận
kiểm tra và đối chiếu. sau khi chương trình xử lý xong (trợ giúp các công
việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi hoàn tất của đơn hàng).
Bộ phận đặt hàng mua hàng tại nhà cung cấp và nhận một hóa đơn do nhà
cung cấp lập sau đó chuyển hóa đơn này cho bộ phận đối chiếu và kiểm
t
ra.
- Sau khi nhận phiếu đặt hàng, bộ phận nhận hàng dựa trên phiếu đặt
hàng để nhận và kiểm tra hàng từ nhà cung cấp, sau đó chuyển phiếu đặt
hàng đến bộ phận phát hàng, nhân viên ở bộ phận này nhập dữ liệu vào
chương trình xử lý phát hàng, sau khi chương trình xử lý xong nhân viên
đưa hàng về cho các phân xưởng.
- Sau khi nhận được phiếu đặt hàng và hóa đơn bộ phận kiểm tra và đối
chiếu tiến hành kiểm
t
ra và đối chiếu với hàng đã nhận nếu chính xác thì xác
nhận chỉ lên hóa đơn và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán xử lý
thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD) mức ngữ cảnh:
CÁC
BỘ
PHẬN
YÊU CẦU
VẬ
T

T

Ư
VẬ
T

T
Ư
CHU
TRÌNH
CUNG
ỨNG
VẬT
TƯ