Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán 1A


KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ
NHẬP XUẤT VẬT TƯ, HÀNG HÓA


Các nội dung chính
1. Đặc điểm kế toán vật tư hàng hóa trong phần mềm Kế toán 1A
Các tài khoản kế toán vật tư hàng hóa
Quản lý vật tư hàng hóa theo kho
Tổ chức danh mục vật tư hàng hóa
Bảng phân loại nghiệp vụ và cách sử dụng các chứng từ trong phần mềm.

2. Hướng dẫn thực hành các nghiệp vụ
Nghiệp vụ mua hàng, mua hàng có chi phí thu mua, nhập khẩu vật tư hàng hóa.
Nghiệp vụ bán hàng
Nghiệp vụ xuất vật tư cho sản xuất
Phương pháp tính giá xuất kho
Tùy chọn Xuất kho vượt số lượng tồn kho
Chức năng Tính lại giá xuất kho
Thứ tự hạch toán các chứng từ nhập-xuất
Hướng dẫn kiểm tra, phát hiện nhanh các mã hàng bị âm tồn kho và cách xử lý điều
chỉnh.



1. Đặc điểm kế toán vật tư, hàng hóa

Vật tư hàng hóa được theo dõi đồng thời trên các tài khoản kế toán và theo các kho lưu trữ thực tế

của doanh nghiệp. VTHH tồn kho được theo dõi chi tiết số lượng và giá trị theo từng mã VTHH, theo
từng tài khoản, tại từng kho.

1.1. Các tài khoản kế toán để theo dõi vật tư hàng hóa
Các tài khoản kế toán dùng để theo dõi vật tư hàng hóa thì có cùng các tính chất quan trọng sau:
- Có mở sổ chi tiết theo danh mục Vật tư hàng hóa (Đối tượng theo dõi là Vật tư-hàng hóa)
- Chi tiết theo dõi là “6. Có đối tượng, có số lượng”
- Kiểu số dư: “Dư bên Nợ”
* Lưu ý: khi mở thêm tài khoản con, phải thiết lập đúng các tính chất này thì phần mềm mới thực hiện
các xử lý kiểm tra lỗi người dùng và tính giá xuất kho khi lập chứng từ.

Hình 1. Hai tính chất quan trọng của các tài khoản vật tư hàng hóa

1.2. Quản lý vật tư hàng hóa theo kho
Có thể quản lý đồng thời vật tư hàng hóa tại nhiều kho như trong thực tế. Các kho của doanh nghiệp
được khai báo trong danh mục Kho hàng.
Lưu ý:
- Phần mềm bắt buộc phải khai báo ít nhất 1 kho hàng để sử dụng trong các chứng từ nhập
xuất kho hàng hóa. Có 1 mã Kho HHVT đã được khai báo sẵn trong danh mục cho mục đích
này.
- Việc sử dụng nhiều kho hàng đồng thời với theo dõi nhiều tài khoản hàng tồn kho sẽ tăng
mức độ chi tiết và phức tạp trong hạch toán (mỗi chứng từ nhập xuất sẽ phải chọn vừa kho
vừa tài khoản) do đó chỉ nên sử dụng nhiều kho hàng nếu thực tế quản lý là cần thiết. Đối với
các doanh nghiệp nhỏ, thì nên chỉ sử dụng 1 kho hàng mặc định.


1.3. Danh mục Vật tư hàng hóa
Các vật tư, hàng hóa, thành phẩm của doanh nghiệp được quản lý chung trong một danh mục “Vật tư
hàng hóa”. VTHH có thể đồng thời được quản lý theo nhóm và theo chủng loại.

Hình 2. Lưu ý khai báo ĐVT và ĐVT N/X khi tạo mã VTHH.

Khi khai báo danh mục vật tư hàng hóa, thì lưu ý các đặc điểm sau:
- Các đặt mã và tên vật tư hàng hóa sao cho dễ quản lý danh mục và dễ tìm kiếm mã hàng khi
nhập chứng từ, hoặc xem sổ sách kế toán hàng tồn kho.
- Chọn ĐVT – là Đơn vị tính chuẩn để theo dõi tồn kho. ĐVT chuẩn sử dụng thống nhất cho
các số liệu tồn kho, tham gia vào các phép tính giá vốn … dó đó không nên thay đổi ĐVT
chuẩn trong quá trình sử dụng (Tuy rằng phần mềm cho phép đổi ĐVT, nhưng khi đổi ĐVT,
thì cần sửa lại tất cả các chứng từ nhập-xuất đã lập có liên quan tới mã hàng này, việc này
có thể sẽ mất nhiều thời gian và công sức, do đó ĐVT chuẩn chỉ nên chọn “chuẩn” 1 lần khi
khai báo mã VTHH)
- Chọn ĐVT N/X - Đơn vị tính thường sử dụng trong các chứng từ nhập xuất. Một mặt hàng có
thể được đóng gói theo quy cách khác nhau và sử dụng các đơn vị bao gói này khi nhập xuất
hàng. Ví dụ mặt hàng Jc400 có ĐVT chuẩn là hộp (400gam), nhưng khi mua của nhà cung
cấp thì mua theo THÙNG (mỗi thùng 24 hộp), như vậy, khi nhập kho sử dụng đơn vị tính là
THÙNG sẽ thuận tiện hơn. Mỗi mặt hàng có thể sử dụng nhiều ĐVT N/X khác nhau.







1.4. Bảng hướng dẫn các nghiệp vụ kế toán vật tư, hàng hóa
Trong kế toán, thì các nghiệp vụ nhập xuất vật tư hàng hóa khá đa dạng, và cần phải phân loại để dễ
quản lý. Có thể sử dụng bảng hướng dẫn sau đây để thuận tiện cho việc hạch toán các nghiệp vụ
nhập xuất vật tư hàng hóa phát sinh.
Bảng phân loại nghiệp vụ và hướng dẫn hạch toán với phần mềm Kế toán 1A
Nghiệp vụ

nhập-xuất
Phân theo chủng loại vật tư hàng hóa
Nguyên vật liệu
(152)
CCDC
(153)
Thành phẩm
(155)
Hàng hóa
(156)
Mua thanh toán
ngay, không theo
dõi công nợ
Lập phiếu
Phiếu chi mua hàng
-
Lập phiếu
Phiếu chi mua hàng
Mua theo hình
thức trả chậm
Lập phiếu
Nhập vật tư
-
Lập phiếu
Nhập hàng thương
mại
Trả lại người bán
Giảm giá hàng
mua
Lập phiếu

Xuất khác
-
Lập phiếu
Xuất khác
Nhập từ sản xuất

Lập phiếu
Hoàn nhập kho
NVL không sử
dụng hết

-
Lập phiếu
Nhập thành phẩm
(giá thành tự động)
-

Xuất sử dụng nội
bộ (cho sản xuất,
cho công trình)

Lập phiếu
Xuất vật tư
Lập các chứng từ như khi bán hàng
(hạch toán bán hàng nội bộ)
Bán trả chậm
Lập phiếu
Xuất vật tư
để chuyển từ 152 156 rồi
lập các chứng từ bán hàng

156
Lập phiếu
Hóa đơn bán các
thành phẩm
+
tự động phát sinh
phiếu
Xuất thành phẩm
theo hóa đơn
Lập phiếu
Hóa đơn bán hàng
thương mại
+
tự động phát sinh
phiếu Xuất hàng theo
hóa đơn
Bán thu tiền
ngay, không theo
dõi công nợ
-
Lập phiếu
Phiếu thu bán hàng
thành phẩm
(mẫu người dùng tự
bổ sung)
+
tự động phát sinh
phiếu Xuất thành
phẩm theo hóa đơn.
Lập phiếu

Phiếu Thu bán hàng
+
tự động phát sinh
phiếu Xuất hàng theo
hóa đơn.
Hàng bán bị trả
lại
-
Lập Phiếu kế toán ghi nhận giảm trừ nợ phải
thu, giảm trừ doanh thu, và thuế đầu ra phải
nộp
+
Lập phiếu Nhập khác để ghi tăng hàng tồn kho
và giảm trừ giá vốn hàng bán.


2. Hướng dẫn lập chứng từ cho các nghiệp vụ cơ bản


2.1. Nghiệp vụ mua hàng nhập kho

Hình 10: Phiếu Nhập vật tư – nhập kho 152 nguyên liệu mua theo hình thức trả chậm: ngày
08/12/2008 nhập kho nguyên liệu mua của Cty Tân Tiến


Ghi chú: Các phiếu Nhập vật tư và Nhập hàng thương mại có tính sử dụng như nhau, chỉ khác về
định khoản mặc định.

Trường hợp mua hàng có các chi phí thu mua tính vào giá gốc hàng nhập kho
Các chi phí mua hàng thì hạch tóan như sau:

- Sử dụng tài khoản trung gian 1427. Chi phí thu mua (có thể dùng tài khoản khác). Tài khoản
1427 mở sổ chi tiết theo các lô hàng có chi phí thu mua.
- Các chi phí thu mua phát sinh trước và trong khi nhập hàng vào kho, thì tập hợp vào tài
khoản 1427. Như vậy sẽ thuận tiện cho việc hạch toán các chứng từ ghi nhận chi phí. (Phiếu
Chi, Giấy báo nợ, Phiếu kế toán …)
- Khi nhập hàng về kho, thì phân bổ tổng chi phí (số dư của tài khoản 1427) cho các mã hàng
(phân bổ theo giá trị, hoặc theo số lượng) và lập các bút toán nhập kho chi phí thu mua cho
từng mã hàng, cùng trong chứng từ nhập kho. (Nhập vật tư hoặc Nhập hàng thương mại).

Ví dụ: nhập 1 lô hàng với 2 mặt hàng là Rượu dừa và Thịt nai khô với các chi phí thu mua sau:
- Giấy Báo Nợ thanh toán cước vận chuyển 1.572.000đ, thuế GTGT 5% của cước vận chuyển
là 78.600đ
- Phiếu chi thanh toán phí bốc dỡ hàng vào kho số tiền 350.000đ, thuế GTGT 5% của phí bốc
dỡ là 17.500đ


Giấy Báo Nợ thanh toán cước vận chuyển



Phiếu chi thanh toán phí bốc dỡ:




Tổng cộng chi phí cho lô hàng: 1.922.000đ = 1.572.000đ+350.000đ



Khi nhập hàng lô hàng về kho với 2 mã hàng, tổng giá trị là 64.000.000đ, bao gồm:

- Rượu dừa – trị giá 35.000.000đ
- Thịt nai khô – trị giá 29.000.000đ
Tổng chi phí thu mua được phân bổ cho các mã hàng (phân bổ theo giá trị) như sau:
- mã hàng Rượu dừa: = 35 triệu/64 triêu x 1.922.000đ = 1.051.094đ (bút toán 4)
- mã hàng Thịt nai khô:= 29 triệu/64 triệu x 1.922.000đ = 870.906đ. (bút tóan 5)


Phiếu Nhập hàng thương mại với các bút toán chi phí thu mua như sau:





Nghiệp vụ nhập khẩu vật tư hàng hóa
- Trường hợp nhập khẩu vật tư hàng hóa, thì cũng sử dụng các phiếu Nhập vật tư hoặc Nhập
hàng thương mại.
- Chi phí nhập khẩu được hạch toán tương tự như các chi phí thu mua nêu trên, chỉ khác là đã
có sẵn tài khoản 3333. Thuế xuất, nhập khẩu làm vai trò tài khoản trung gian. Trên chứng từ
nhập kho, thì ngoài các bút toán chi phí thu mua, còn phải lập cho mỗi mã hàng một bút toán
thuế nhập khẩu (nếu có), định khoản Nợ 156-Có3333.
- Phiếu nhập với nhiều bút toán như trên sẽ được lập tự động bằng chức năng Mua hàng – tự
động tính thuế nhập khẩu, phân bổ chi phí thu mua và lập ra các bút toán cần thiết. Chức
năng Mua hàng có ở bản Kế toán thương mại.
- Bản miễn phí Kế toán cộng đồng thì không có chức năng Mua hàng, người dùng phải tự tính
phân bổ và tự thêm các bút toán chi phí thu mua vào phiếu nhập hàng.

2.2 Nghiệp vụ bán hàng

Khi hạch toán nghiệp vụ bán hàng, người dùng chỉ cần lập phiếu Hóa đơn bán hàng, bấm Ghi sổ,
phần mềm sẽ tự động lập phiếu Xuất hàng theo hóa đơn để ghi giảm hàng tồn kho và tính giá vấn
hàng bán.

Hình 14: Hóa đơn bán hàng thương mại – bán hàng trả chậm: ngày 18/01/2009 bán hàng cho
Công ty tư vấn và TM HHC.



Hình 15: Phiếu Xuất hàng theo hóa đơn: tự động lập từ Hóa đơn bán hàng


Lưu ý trường hợp không ghi sổ được Hóa đơn bán hàng.
Một số trường hợp, Hóa đơn bán hàng đã được lập đúng, hợp lệ rồi, như bấm Ghi sổ vẫn không
được, nguyên nhân là do không ghi sổ được phiếu Xuất hàng theo hóa đơn khi xử lý lập tự động
phiếu này.
(Trong trường hợp phát sinh không thành công phiếu xuất - không ghi sổ được phiếu xuất, thì phần
mềm cũng không cho ghi sổ Hóa đơn bán hàng)
Các nguyên nhân phổ biến của trường hợp không ghi sổ được phiếu xuất có thể là do không có đủ
số lượng tồn khi xuất (xem thêm phần Xuất kho vượt số lượng tồn kho), hoặc khai báo sai đơn vị tính
trên Hóa đơn bán hàng. Việc khai báo sai đơn vị tính của một mã hàng nào đó cũng dẫn tới khi xuất
kho, phần mềm không thể quy đổi được số lượng ghi trên Hóa đơn bán hàng ra số lượng theo đơn vị
tính chuẩn.


2.3. Nghiệp vụ xuất vật tư cho sản xuất

Hình 10: Phiếu Xuất vật tư: ngày 12/01/2009 xuất kho nguyên liệu chè tươi cho sản xuất Chè Nhài.



Ghi chú:
- Khi lập phiếu Xuất vật tư, thì đơn giá vật tư do phần mềm tự động tính theo phương pháp
tính giá xuất kho áp dụng. Nếu trong kho không có đủ vật tư, thì phần mềm sẽ lấy đơn giá
bằng 0, hoặc đơn giá tồn kho trung bình.
- Đơn giá xuất kho do phần mềm tính tự động và người dùng không sửa được.
- Trường hợp khi lập phiếu Xuất vật tư mà chưa có đủ vật tư trong kho, thì vẫn thực hiện ghi
sổ phiếu Xuất vật tư bình thường, sau đó bổ sung các phiếu Nhập vật tư, rồi thực hiện tính
lại giá vốn ở chức năng Kết chuyển cuối kỳ. Có thể tính lại giá vốn bất cứ lúc nào, mỗi
khi có điều chỉnh!



2.4. Phương pháp tính giá xuất kho
Đơn giá xuất kho vật tư hàng hóa được tính căn cứ vào giá nhập kho thực tế, theo một trong các
phương pháp quy định. Đơn giá xuất kho được tính tự động ngay khi lập chứng từ xuất kho. Để bảo
đảm các nguyên tắc tính giá, thì đơn giá xuất kho chỉ do phần mềm tự động tính, người dùng không
cần nhập đơn giá, cũng không sửa được đơn giá trên các phiếu xuất kho.
* Một số trường hợp xuất điều chỉnh hàng tồn kho, thì đơn giá xuất do người dùng tự xác định. Để
xuất kho với đơn giá không tự động, thì cần sử dụng phiếu xuất đặc biệt, là phiếu Xuất khác)
Phần mềm Kế toán 1A tự động tính giá theo các phương pháp được quy định trong chuẩn mực kế
toán:
- Bình quân cuối kỳ (bình quân tháng)
- Bình quân tức thời (bình quân di động, hay bình quân sau mỗi lần nhập xuất)
- Nhập trước-Xuất trước
- Nhập sau-Xuất trước
- Phương pháp thực tế đích danh (áp dụng trong một số nghiệp vụ nhập, xuất kho cụ thể như

hạch toán hàng mua đi trên đường, trả lại hàng mua, hàng bán bị trả lại…).
Sử dụng đơn giá định mức trong kế toán sản xuất: Có thể sử dụng đơn giá định mức (giá thành
định mức) trong các chứng từ nhập-xuất kho thành phẩm trong kỳ khi chưa có giá thành thực tế. Đơn
giá định mức chỉ sử dụng tạm thời trong kỳ kế toán, cho tới khi thực hiện tính giá thành. Phần mềm
sẽ tự động điều chỉnh lại các chứng từ nhập xuất thành phẩm trong kỳ theo giá thành thực tế.

Để lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho, vào menu Thiết lập, chọn Chính sách kế tóan





2.5. Xuất kho vượt quá số lượng tồn
Khi lập phiếu xuất kho, phần mềm tự động kiểm tra số lượng tồn kho của các mã hàng xuất:
1. tại thời điểm xuất kho (theo ngày ghi sổ của phiếu xuất kho)
2. trên tài khoản kho được chọn (tài khoản Có theo định khoản của phiếu xuất kho)
3. trong kho được chọn (theo kho được chọn ở mục Kho hàng trên phiếu xuất kho)
Nếu có ít nhất 1 mã hàng có số lượng xuất vượt quá số lượng tồn kho, thì phần mềm sẽ không thực
hiện xuất kho và không cho phép ghi sổ phiếu này
Thông thường, để dễ dàng hạch toán, thì trong phần mềm thiết lập cho phép xuất kho vượt quá số
lượng tồn kho. Như vậy, trong trường hợp không tính được đơn giá (do xuất vượt số lượng tồn kho),
phần mềm sẽ ghi sổ phiếu xuất kho với giá vốn tạm thời.
Khai báo cho phép xuất kho vượt quá số lượng tồn:
1. Vào menu Thiết lập, chọn Khai báo khác
2. Tích chọn vào ô “Cho phép xuất kho vượt quá số lượng tồn kho”


2.6. Tính lại giá xuất kho
Đơn giá xuất kho được tính tự động ngay khi ghi sổ chứng từ xuất. Trong nhiều trường hợp thì cần
phải tính lại đơn giá xuất kho cho tất cả các chứng từ đã lập (vì một lý do nào đó mà người dùng điều

chỉnh một chứng từ nhập, hoặc xuất khác nhau, hoặc đơn giá tính chưa đúng trong trường hợp lập
phiếu xuất khi chưa có phiếu nhập…)
Để tính lại giá xuất kho cho tất cả các phiếu xuất kho đã lập trong 1 kỳ kế toán thì thực hiện như sau:
1. vào menu Nghiệp vụ, chọn Công việc cuối kỳ
2. Trên màn hình “Công việc cuối kỳ”, tích chọn vào ô “Tính lại giá xuất kho” và ô “Tính và
chuyển số dư cho kỳ tiếp theo”
3. Chọn Kỳ thực hiện, là kỳ cần tính lại giá xuất kho (tháng/quý/năm)
4. Bấm nút Thực hiện
Lưu ý: Tính lại giá xuất kho có thể thực hiện bất cứ lúc nào!!!


2.7. Thứ tự hạch toán các chứng từ nhập – xuất
- Thứ tự nhập xuất các lô hàng ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả tính đơn giá xuất kho (đặc biệt
là khi áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước), qua đó ảnh hưởng tới giá vốn hàng
bán và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó thứ tự nhập xuất rất quan trọng và phải
đảm bảo đúng thực tế.
- Thứ tự các lô hàng sẽ được xác định theo ngày ghi sổ.
- Các lô hàng có cùng ngày ghi sổ thì lấy thứ tự theo thực tế người dùng nhập chứng từ nào
vào trước. Trường hợp lập phiếu Xuất vật tư trước, rồi mới bổ sung thêm phiếu Nhập vật tư
cùng ngày, thì phiếu nhập sẽ có thứ tự ở sau phiếu xuất, như vậy coi như khi xuất trong kho
vẫn chưa nhập hàng. Để thay đổi thứ tự hạch toán trong ngày của phiếu nhập (lên trước
phiếu xuất) thì sử dụng chức năng Đổi thứ tự ghi sổ chứng từ ở menu Nghiệp vụ





Chức năng đổi thứ tự hạch toán các chứng từ: dùng chuột kéo phiếu nhập lên trước các hóa đơn
bán hàng trong ngày.

2.8. Kiểm tra nhập xuất vật tư hàng hóa bằng chức năng Sổ kho
Để kiểm tra và lọc ra các mã hàng bị âm về số lượng, hoặc giá trị, có thể sử dụng tính năng sắp xếp
nhanh hoặc lọc dữ liệu trên bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn của chức năng theo dõi hàng tồn kho:
1. vào menu Sổ kế toán, chọn Sổ chi tiết hàng tồn kho
2. Chọn Kho, Tài khoản và Ngày cần xem, rồi bấm nút Xem
3. Kiểm tra bằng chức năng sắp xếp nhanh: bấm chuột trái vào tiêu để cột “Số lượng tồn” để
sắp xếp nhanh các mã hàng theo số lượng tồn kho tăng dần (hoặc giảm dần), bằng cách đó
có thể tìm thấy nhanh các mã hàng bị âm số lượng. Thao tác tương tự với cột “Số tiền
tồn(VNĐ)” sẽ biết được các mã hàng bị âm về giá trị (do đơn giá tạm thời của các phiếu xuất
kho chưa được điều chỉnh)
4. Kiểm tra bằng chức năng lọc dữ liệu: bấm chuột phải vào tiêu đề cột “Số lượng tồn” và chọn
Lọc dữ liệu. Tại tiêu đề cột sẽ xuất hiện nút bấm chức năng lọc dữ liệu tương tự như trên
bảng tính Excel. Bằng chức năng này, có thể lọc ra các mã hàng với tiêu chí tùy chọn.

Xử lý khi có mã hàng bị âm
1. Xem sổ chi tiết hàng hóa để biết nguyên nhân âm. Nguyên nhân phổ biến là thiếu phiếu nhập
kho, hoặc sai thứ tự hạch toán (phiếu nhập sau phiếu xuất).
2. Điều chỉnh các lô hàng để số lượng không bị âm bằng cách bổ sung phiếu nhập còn thiếu,
hoặc điều chỉnh thứ tự hạch toán của các chứng từ nhập xuất
3. Tính lại giá xuất kho.