ĐỀ ÁN KHOA HỌC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘ NG SẢN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

BỘ TƯ PHÁP
VIỆN KHOA HỌC PHÁP LÝ

ĐỀ ÁN KHOA HỌC
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC,
HOẠT ĐỘNG THƠNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG,
GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN THÀNH PHỐ
HẢI PHỊNG

CHỦ NHIỆM ĐỀ ÁN:

Ts. Nguyễn Văn Thái

PHĨ CHỦ NHIỆM ĐỀ ÁN: CN. Ngô Minh Tuấn
THƯ KÝ ĐỀ ÁN:

Ths. Trần Quang Minh

HÀ NỘI - 2013


MỤC LỤC
BÁO CÁO ĐỀ ÁN
I. Phần mở đầu

5

1. Sự cần thiết của Đề án

5

2. Mục tiêu nghiên cứu

9

3. Nội dung nghiên cứu

10

4. Phương pháp nghiên cứu

11

II. Giới thiệu chung về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng,
giao dịch bất động sản

12

1. Thông tin công chứng và hoạt động thông tin công chứng hợp
đồng, giao dịch bất động sản là gì?

12

2. Vai trị, ý nghĩa của hoạt động thơng tin công chứng hợp đồng, giao
dịch bất động sản

14

III. Thực trạng hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao
dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng

18

1. Quá trình hình thành và phát triển tổ chức, hoạt động thông tin công
chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phịng

18

2. Đánh giá thực trạng hoạt động thơng tin công chứng hợp đồng, giao
dịch bất động sản

24

IV. Yêu cầu và mục tiêu phát triển hoạt động thông tin công
chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải
Phòng thời gian tới

33

1. Yêu cầu phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao
dịch bất động sản tại Hải Phòng

33

2. Tham khảo, học tập kinh nghiệm từ tổ chức, hoạt động thông tin
công chứng của một số tỉnh, thành phố và của Cộng hòa Pháp

42


3. Mục tiêu phát triển của mơ hình tổ chức, hoạt động thông tin công

chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng

51

V. Đề xuất và kiến nghị

52

1. Đề xuất mơ hình tổ chức, hoạt động thơng tin công chứng hợp
đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng

52

2. Đề xuất về thể chế

66

3. Một số kiến nghị cụ thể

68

CÁC CHUYÊN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1. Chuyên đề 1: Một số vấn đề lý luận về tổ chức, hoạt động thông tin
công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản

70

2. Chuyên đề 2: Đánh giá kết quả điều tra, khảo sát nhu cầu và ý kiến
của một số đối tượng có liên quan về hoạt động thơng tin cơng chứng trên
địa bàn thành phố Hải Phịng

78

3. Chuyên đề 3: Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin
công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải
Phòng, những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc 87
4. Chuyên đề 4: Nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin
công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hà Nội,
những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc

100

5. Chuyên đề 5: Nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin
công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hồ Chí
Minh, những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc

109

6. Chuyên đề 6: Một số so sánh, kinh nghiệm về quản lý, khai thác,
cung cấp thông tin phục vụ hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch bất
động sản học tập từ một số tỉnh, thành phố trong nước (Hà Nội, tp. Hồ Chí
Minh)

121


7. Chuyên đề 7: Kinh nghiệm tham khảo từ hoạt động thơng tin cơng
chứng của Cộng hồ Pháp

131

8. Chun đề 8: Đề xuất mơ hình thơng tin Cơng chứng hợp đồng,
giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng

139

9. Chuyên đề 9: Một số vấn đề kiến nghị về mặt thể chế

161

10. Chuyên đề 10: Một số đề xuất ban đầu với Bộ Tư pháp về hoàn
thiện cơ sở pháp lý của hoạt động thông tin công chứng hợp động, giao dịch
bất động sản và thành lập cơ sở dữ liệu mở cho hoạt động thông tin bất động
sản

181
PHỤ LỤC
1. Các mẫu phiếu khảo sát

192

2. Các kết quả phiếu điều tra, khảo sát

206

3. Báo cáo tổng hợp, phân tích số liệu điều tra, khảo sát

227

TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của Đề án:
1.1. Sự cần thiết về mặt lý luận:
Trên thế giới, hoạt động cơng chứng đã có lịch sử hình thành và phát
triển từ lâu, gắn bó chặt chẽ với đời sống dân sự. Các vấn đề liên quan đến
nghề công chứng, hoạt động của công chứng viên như: tư cách công chứng
viên, quyền hạn, trách nhiệm của công chứng viên; những việc bắt buộc phải
công chứng hay hoạt động thông tin cơng chứng đã có tính ổn định theo
từng hệ thống.
Tuy nhiên, hoạt động cơng chứng nói chung cũng như những vấn đề
liên quan như hoạt động thông tin công chứng lại rất mới ở nước ta và chưa có
quy định pháp luật điều chỉnh.
Đến nay, hoạt động thông tin công chứng đã trở thành nhu cầu không
thể thiếu khi thực hiện việc công chứng của công chứng viên ở một số tỉnh,
thành (như Hà Nội, Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh…) nhưng chúng ta
lại chưa thấy có đề tài hay đề án khoa học hoàn chỉnh nào nghiên cứu sâu,
được phổ biến rộng rãi về hoạt động thông tin công chứng và việc xây dựng
hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
Trong bối cảnh thực hiện chủ trương xã hội hoá hoạt động công
chứng của Đảng và Nhà nước ta hiện nay thì rõ ràng đây là một vấn đề rất
quan trọng đối với hoạt động công chứng và hoạt động quản lý Nhà nước về
cơng chứng. Do đó, cần thiết phải xây dựng một đề án khoa học nghiên cứu
có hệ thống và cụ thể về hoạt động thông tin công chứng, xây dựng hệ cơ sở dữ
liệu thông tin công chứng.
1.2. Sự cần thiết về mặt thực tiễn:
Hiện nay, Nhà nước và xã hội đang trao cho công chứng viên nhiệm
vụ, vai trị rất quan trọng đó là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của

hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công
chứng, hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Khi thực hiện
công chứng, công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về cả hình
thức và nội dung của văn bản cơng chứng; nếu vi phạm quy định pháp luật thì
tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính
hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường
theo quy định pháp luật. Có thể thấy quyền hạn của công chứng viên rất lớn,
nhưng trách nhiệm cũng hết sức nặng nề. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật
mới chỉ có các biện pháp quản lý, chế tài xử lý (dân sự, hành chính, hình sự)
đối với cơng chứng viên khi có vi phạm; trong khi đó các thiết chế hỗ trợ, phịng
ngừa cần thiết cho cơng chứng viên còn rất thiếu. Một trong các biện pháp hỗ
trợ cần thiết đó chính là hệ thống thơng tin cơng chứng.
Như nhiều loại thông tin khác, thông tin về tài sản và quyền sở hữu đối
với tài sản ở Việt Nam nhìn chung ở trong tình trạng thiếu minh bạch.
Thêm vào đó do hồn cảnh lịch sử và các quy định pháp luật về bất động
sản thiếu ổn định (Luật Đất đai, Luật Xây dựng, Luật Nhà ở…) cũng như thực tế
hình thành các loại giấy tờ sở hữu, giao dịch và quản lý tài sản qua các thời kỳ ở
Việt Nam rất phức tạp nên việc quản lý, theo dõi biến động và thông tin về bất
động sản ở nước ta khơng đầy đủ, thiếu tính hệ thống. Đến nay, chúng ta vẫn
chưa có được cơ chế tạo điều kiện cho công chứng viên tiếp cận dễ dàng với
các nguồn thơng tin về tình trạng pháp lý của bất động sản (ai đang là chủ sở hữu,
sử dụng; ai có quyền, nghĩa vụ liên quan đến bất động sản; bất động sản đó đã
được bán cho ai hay đang cho ai thuê; sau khi mua bán đã làm thủ tục đăng ký,
sang tên chủ sở hữu, chủ sử dụng chưa, có đang thế chấp tại tổ chức tín dụng nào
không, đang bị tranh chấp hay phong toả, hạn chế việc giao dịch khơng?...).
Thực tế, ở Hải Phịng cũng như các địa phương trên toàn quốc, trong
thời gian qua xảy ra nhiều trường hợp phức tạp trong hoạt động công chứng

mà các bên liên quan và công chứng viên phải gánh chịu hậu quả, mà một
trong những nguyên nhân chính là do thông tin công chứng không được quản
lý tập trung, thống nhất và chưa cung cấp kịp thời cho cơng chứng viên, cơng
chứng viên khơng có điều kiện tiếp cận với các thông tin về bất động sản
dẫn đến việc xảy ra tình trạng cơng chứng chồng chéo, có hành vi gian dối
dối trong hợp đồng, giao dịch, thực hiện hợp đồng giao dịch mà theo pháp
luật hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là không được
chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản (ví dụ bất động sản đang có
thơng báo phong toả của Ngân hàng, của Cơ quan quản lý nhà nước, của cơ
quan Thi hành án dân sự…), trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thơng
qua việc mua đi bán lại nhiều lần mà không làm thủ tục đăng ký, chuyển
quyền sở hữu, sử dụng trong Giấy chứng nhận quyền sở hữu…
Mặt khác, rất ít trường hợp Cơng chứng viên kiểm tra thực tế tài sản
giao dịch để xác định đối tượng có tồn tại hay khơng, diện tích, đặc điểm … có
phù hợp với giấy tờ chứng minh hay không, mà chỉ dựa vào giấy tờ liên
quan đến tài sản. Từ đó, đã có nhiều trường hợp mặc dù hợp đồng, giao dịch
đã được công chứng nhưng không đăng ký chuyển quyền được do văn bản
công chứng không phù hợp với hiện trạng, hoặc tài sản trong thực tế đã bị
thay đổi, khơng cịn tồn tại… gây ảnh hưởng xấu đến uy tín nghề cơng chứng.
Với sự phát triển kinh tế - xã hội, hội nhập kinh tế quốc tế, các giao
dịch liên quan đến bất động sản ngày càng nhiều về số lượng và đa dạng,
phức tạp về nội dung càng khiến cho việc kiểm soát rủi ro đối với hoạt động
cơng chứng đặc biệt khó.
Những bất cập này dẫn đến tình trạng hợp đồng, giao dịch khơng đảm
bảo an tồn pháp lý, nhiều tranh chấp, khiếu kiện phức tạp, gây ra tâm lý e
ngại, sợ trách nhiệm của công chứng viên… làm ảnh hưởng đến trật tự an
toàn xã hội, sự nghiêm minh của luật pháp, nguyên tắc trung thực, thiện chí


trong các giao dịch dân sự cũng như sự phát triển của nghề công chứng ở nước

ta.
Việc xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề này trở thành yêu cầu bức
thiết hơn khi pháp luật quy định trách nhiệm của Sở Tư pháp các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương chủ động tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp
tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động
sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, thực hiện các biện pháp
liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng – cơ quan tài nguyên và môi
trường – các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ thơng tin về những hợp
đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hành
quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng giao dịch liên
quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương.
Hiện nay, một số tỉnh, thành phố đã áp dụng việc tra cứu thông tin về
bất động sản khi có u cầu cơng chứng, chứng thực bằng cách ứng dụng
phần mềm tin học công chứng (Master) do Hội đồng công chứng Tối cao
Pháp hỗ trợ thơng qua Dự án hiện đại hố cơng chứng Việt Nam. Tuy nhiên,
phần mềm tin học này cũng chưa được nghiên cứu, xem xét, điều chỉnh cho
phù hợp với yêu cầu thực tế tại Việt Nam, hay tại từng địa phương. Thực tế
đã cho thấy phần mềm tin học này do Pháp xây dựng trên cơ sở điều kiện
thực tế và đặc điểm tổ chức và hoạt động công chứng của Pháp, chủ yếu
phục vụ cho việc soạn thảo, lưu trữ văn bản cơng chứng, khó sử dụng, cập
nhật; mặt khác chưa có cơ chế tổ chức, hoạt động rõ ràng về tra cứu, cung
cấp, quản lý, lưu trữ thông tin về công chứng hợp đồng, giao dịch liên
quan đến bất động sản. Đây là một bất cập cần được khắc phục bằng việc
nghiên cứu khả năng ứng dụng có chọn lọc của các phương thức, mơ hình, cơng
cụ cho phù hợp điều kiện thực tế của Việt Nam hay cụ thể hơn ở từng địa
phương.


Ở Hải Phòng, ngay từ năm 1992, khi thành phố chỉ có một Phịng cơng
chứng thì ý tưởng về quản lý tập trung thông tin công chứng hợp đồng, giao

dịch bất động sản để cung cấp cho các Công chứng viên đã được hình thành
và từng bước triển khai tại Phịng Cơng chứng số 1, việc này đã góp phần
vào việc phát triển, thành lập các Phịng cơng chứng tiếp theo sau này. Tuy
nhiên, cho đến nay, tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng,
giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng vẫn cịn mang tính
tạm thời, nhằm giải quyết những u cầu bức xúc nhất trong hoạt động công
chứng. Tuy nhiên, với thực tế hoạt động cơng chứng ở địa phương khó tránh
khỏi và cũng đã xuất hiện những mầm mống, dấu hiệu ban đầu có thể dẫn đến
những vi phạm, tranh chấp, rủi ro. Vì vậy rất cần có một mơ hình hoạt động
thơng tin cơng chứng, liên kết, tập trung, quản lý và cung cấp thông tin phù hợp
với yêu cầu của thực tiễn, được quy định rõ ràng bằng văn bản quy phạm pháp
luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
* Từ những phân tích về lý luận và thực tiễn trên, thì việc nghiên cứu,
đề xuất mơ hình tổ chức, hoạt động, xây dựng hệ cơ sở dữ liệu, thông tin
công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản ở địa phương cũng như trên
phạm vi toàn quốc là rất cần thiết. Do đó, việc lựa chọn và nghiên cứu Đề
án: “Nghiên cứu xây dựng mơ hình tổ chức, hoạt động thông tin công
chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng” là bức
thiết và có ý nghĩa quan trọng, gắn liền với phát triển tổ chức, hoạt động
công chứng theo định hướng xã hội hoá. Kết quả của đề án hy vọng sẽ góp
phần là một trong những luận cứ để Bộ Tư pháp xem xét, nghiên cứu, triển
khai công tác thông tin cơng chứng trong phạm vi tồn quốc, tạo tiền đề để
nghiên cứu việc liên kết giữa cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu liên
quan khác, như: đăng ký quyền sở hữu, sử dụng bất động sản, đăng ký giao
dịch bảo đảm, thi hành án dân sự. v.v..


2. Mục tiêu nghiên cứu:
Mục tiêu nghiên cứu của Đề án nhằm tìm kiếm mơ hình hoạt động
thơng tin cơng chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành

phố Hải Phòng hiệu quả, cung cấp đầy đủ, chính xác, hỗ trợ kịp thời cho
cơng chứng viên và các cơ quan, tổ chức có yêu cầu, nhằm giúp giảm bớt
các rủi ro cho công chứng viên; đồng thời đảm bảo việc quản lý tập trung,
thống nhất thông tin và hoạt động thông tin công chứng, phục vụ quản lý
nhà nước về công chứng và phát triển tổ chức, hoạt động và nghề công
chứng theo định hướng xã hội hoá.
Đồng thời, kết quả nghiên cứu của Đề án sẽ là một trong những luận
cứ để Sở Tư pháp sửa đổi, bổ sung, hồn thiện và trình Ủy ban nhân dân
thành phố ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động thông tin công chứng
hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải
Phịng.
Đây là một hoạt động nhằm thực hiện có hiệu quả quy định của pháp
luật, của Bộ Tư pháp về việc xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác, sử dụng
cơ sở dữ liệu về các hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản đã được
công chứng trong phạm vi địa phương.
Với những triển vọng đó, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng mong
muốn xây dựng thành cơng một luận cứ có tính khoa học và thực tiễn đề
xuất Bộ Tư pháp ban hành Quyết định thực hiện thí điểm hoạt động thơng
tin cơng chứng, liên kết và xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin cơng chứng
tại thành phố Hải Phịng trong giai đoạn 2013-2015 nhằm xác định tính hiệu
quả của hoạt động thơng tin công chứng, liên kết thông tin công chứng về
giao dịch bất động sản đối với hoạt động công chứng; sau đó đề xuất Bộ Tư
pháp chỉ đạo tiếp, xác định khả năng áp dụng cho các tỉnh, thành phố; tiến
tới áp dụng thống nhất trên toàn quốc một cơ sở dữ liệu thông tin công chứng


Việt Nam, phục vụ mục tiêu lâu dài hướng tới là công chứng viên Việt Nam
hoạt động trên phạm vi toàn quốc.
3. Nội dung nghiên cứu:
Đề án nghiên cứu các nội dung chính sau đây:

- Một số vấn đề khái quát về hoạt động thông tin công chứng đối với
hợp đồng, giao dịch bất động sản.
- Đánh giá nhu cầu thông tin bất động sản và thực trạng cung cấp
thông tin bất động sản trong hoạt động công chứng và thông tin công chứng
liên quan đến bất động sản;
- Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp
đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng và một số địa
phương.
- Đề xuất mơ hình hoạt động thơng tin Cơng chứng hợp đồng, giao
dịch bất động sản thành phố Hải Phòng.
- Một số đề xuất về thể chế và kỹ thuật phục vụ hoạt động thông tin
công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và hoàn thành các nội dung nghiên cứu
kể trên, bên cạnh việc tham khảo các tài liệu liên quan, chúng tôi nhấn mạnh và
chủ yếu dựa trên phương pháp điều tra khảo sát và dùng các chuyên đề
nghiên cứu (10 chuyên đề) để triển khai đề án.
Hoạt động điều tra, khảo sát được thực hiện trên quy mô 300 đối
tượng điều tra và sử dụng 04 mẫu phiếu khảo sát khác nhau; đối với các đối
tượng là (1) các công chứng viên và các chuyên viên pháp lý của các tổ chức
hành nghề công chứng, (2) các cán bộ tham gia quá trình xử lý và tra cứu
thông tin công chứng, (3) một số cơ quan, tổ chức có liên quan (gồm một số


Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng đăng ký
quyền sử dụng đất, Phòng Tài ngun và mơi trường, Tịa án nhân dân, Sở
Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng và Cục Thuế thành phố), (4) một số
người dân, doanh nghiệp có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch bất
động sản.
Bên cạnh đó, chúng tơi đã thực hiện được 02 đợt khảo sát thực tế, học

tập kinh nghiệm tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Ngồi ra, chúng tơi
cịn dựa trên những kinh nghiệm có được từ chương trình hợp tác với Hội
đồng công chứng liên vùng Colmar và Metz, Cộng hịa Pháp về cơng
chứng từ tháng 6 năm 2009 đến nay (trao đổi 05 Đồn cơng tác, tổ chức 02
Hội thảo quốc tế).


II. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN
CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN
1. Thông tin công chứng và hoạt động thông tin công chứng hợp
đồng, giao dịch bất động sản là gì?
1.1. Thơng tin cơng chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
Cũng như nhiều nước trên thế giới, tổ chức và hoạt động công chứng
ở Việt Nam được xây dựng theo mơ hình cơng chứng hệ La tinh; theo mơ
hình này, cơng chứng viên phải chịu trách nhiệm về hình thức và nội dung
của văn bản công chứng (không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã
hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch phải có thật…).
Một trong những yêu cầu cơ bản của tổ chức, hoạt động cơng chứng
theo mơ hình cơng chứng hệ latinh (tiêu biểu là Cộng hòa Pháp) là việc
quản lý tập trung, thống nhất thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên
quan đến bất động sản để cung cấp cho cơng chứng viên các thơng tin về
tình trạng pháp lý, các quan hệ pháp lý đang diễn ra đối với các bất động sản; góp
phần đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp khi cơng chứng hợp đồng, giao
dịch bất động sản theo quy định pháp luật, phòng ngừa rủi ro cho các tổ
chức hành nghề công chứng, cơng chứng viên, những người có quyền, lợi
ích liên quan.
Có thể nói nhờ hệ thống quản lý thơng tin cơng chứng hợp đồng, giao
dịch bất động sản tốt (theo chế độ “địa bạ”) mà nghề cơng chứng mới có
điều kiện phát triển rực rỡ ở Cộng hòa Pháp (nước Pháp có 60 triệu dân
nhưng có tới 4.500 văn phịng cơng chứng và 8.000 công chứng viên1).

Nguyễn Tiến Mạnh, công chứng và một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật về công chứng, nguồn:

1


Hiện nay, chúng ta vẫn chưa có một định nghĩa chính thức về “thơng
tin cơng chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” và thuật ngữ này cũng
chưa được quy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật.
Tuy nhiên, qua thực tiễn hoạt động thì “thơng tin cơng chứng hợp
đồng, giao dịch bất động sản” thường được hiểu theo 02 nghĩa: rộng và hẹp.
Theo nghĩa hẹp, “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản”
được hiểu là thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến (hoặc có
đối tượng giao dịch) là bất động sản đã được công chứng. Những thông tin
loại này được các công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng lưu
trong hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng. Theo
nghĩa rộng, “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” được
hiểu là tồn bộ những thơng tin liên quan hay có thể ảnh hưởng đến tính hợp
pháp khi cơng chứng, chứng nhận một hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất
động sản.
Các thông tin theo cả hai cách hiểu nêu trên đều gắn liền với hoạt
động công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản của công
chứng viên; với hồ sơ cơng chứng và tính hợp pháp của hợp đồng công
chứng, giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Kết quả khảo sát cho thấy: hầu hết các đối tượng được khảo sát đều
cho rằng “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” bao gồm
các loại thơng tin:
+ Thơng tin về lịch sử q trình biến động, tham gia giao dịch đã
được công chứng của bất động sản (90,3% ý kiến trả lời),
+ Thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu phong

tỏa tài sản (80,3%),
+ Đơn thư yêu cầu, đề nghị tạm ngừng giao dịch của người có quyền,
nghĩa vụ liên quan đến bất động sản (62%).


Về cơ bản, cách hiểu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất
động sản này cũng thống nhất với quan điểm của Sở Tư pháp thành phố Hà
Nội và thành phố Hồ Chí Minh (xem các Báo cáo chuyên đề 4, 5).
Như vậy, thơng tin cơng chứng có thể tạm thời phân thành ba loại, gồm:
(1) thông tin về lịch sử quá trình biến động, tham gia giao dịch đã được công
chứng của bất động sản; (2) thông tin ngăn chặn (do các cơ quan có thẩm
quyền yêu cầu bằng văn bản bao gồm: tòa án, viện kiểm sát, cơ quan thi
hành án, cơ quan điều tra, ủy ban nhân dân các cấp, cơ quan cấp giấy
chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất và một số cơ quan
khác; căn cứ vào đó các tổ chức hành nghề công chứng không được thực
hiện hoặc tạm dừng thực hiện cơng chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan
đến một hoặc một số tài sản nhất định; đơn đề nghị, đơn trình báo của
người dân về việc tranh chấp, xung đột lợi ích liên quan đến bất động sản có
cơ sở pháp lý là các văn bản, quyết định của cơ quan có thẩm quyền), (3)
thơng tin khác có liên quan (thơng báo của cơ quan, tổ chức, đơn từ cung
cấp của cá nhân có ý nghĩa cảnh báo cho Công chứng viên để kiểm tra, xem
xét trước khi giải quyết u cầu cơng chứng).
Trong đó, các loại thơng tin này có giá trị khác nhau: đối với loại
thơng tin số 1 và số 2 có ý nghĩa không ngăn chặn hoặc ngăn chặn việc công
chứng giao dịch, hợp đồng; trong khi loại thơng tin số 3 có ý nghĩa cảnh báo
đối với Công chứng viên (cần phải xác minh, điều tra thêm giá trị xác thực
và hợp pháp của thông tin).
1.2. Hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
“Hoạt động thông tin cơng chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản”
chính là hoạt động quản lý, lưu trữ, cập nhật, cung cấp, khai thác thông tin

công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.


2. Vai trị, ý nghĩa của hoạt động thơng tin công chứng hợp đồng,
giao dịch bất động sản:
Theo quy định của pháp luật về công chứng, việc lưu trữ hồ sơ công
chứng (bao gồm cả hợp đồng, giao dịch bất động sản) thuộc trách nhiệm của tổ
chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, việc lưu trữ riêng lẻ và không có sự kết
nối thơng tin giữa các tổ chức hành nghề cơng chứng với nhau dễ dàng dẫn đến
tình trạng cơng chứng chồng chéo (ví dụ, một thửa đất nhưng được công chứng
nhiều lần) hoặc công chứng viên bị đối tượng xấu lợi dụng, lừa đảo (người yêu
cầu công chứng không phải là chủ sở hữu thật của bất động sản). Qua thực tiễn
hoạt động và quản lý công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng từ năm 1990
đến nay cho thấy thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản cần
được quản lý, khai thác tập trung, thống nhất tại một đầu mối.
Hoạt động công chứng với tư cách là một loại dịch vụ đặc biệt gắn
với quyền lực nhà nước, cần phải được nhà nước kiểm soát chặt chẽ bằng
việc ban hành các cơ chế, chính sách, bằng cơng tác xây dựng kế hoạch, quy
hoạch, giám sát, kiểm tra và cả các biện pháp có tính hỗ trợ hoạt động… Hoạt
động thơng tin cơng chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là một kênh
hỗ trợ cung cấp thông tin cho công chứng viên. Tại Hải Phịng, việc cung
cấp thơng tin này đã trở thành một kênh thơng tin chính thống, hỗ trợ đắc
lực cho các công chứng viên, làm cho họ yên tâm hơn trong hành nghề
cơng chứng; đồng thời, góp phần quản lý và phát triển nghề công chứng
trên địa bàn thành phố và giúp cho các giao dịch bất động sản (thực hiện
qua cơng chứng) được an tồn hơn, đảm bảo cho việc công chứng hợp
đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản không bị chồng chéo giữa các
công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Thực tế, khơng ít
trường hợp lợi dụng sơ hở, u cầu cơng chứng một bất động sản tại nhiều

tổ chức hành nghề công chứng, làm giấy tờ giả… đã bị phát hiện và ngăn
chặn kịp thời thông qua kênh cung cấp hồ sơ thơng tin cơng chứng.
Có thể khẳng định, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn
thành phố Hải Phịng đã góp phần quan trọng vào việc triển khai có hiệu
quả các quy định pháp luật về công chứng, hỗ trợ phát triển nghề công
chứng theo định hướng xã hội hóa: hoạt động thơng tin cơng chứng đã góp
phần giúp cho thành phố Hải Phịng triển khai thực hiện tốt Nghị định số
75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về cơng chứng, chứng
thực. Năm 2003, trên cơ sở kết quả hoạt động của Bộ phận hồ sơ công chứng,
được sự đồng ý của Bộ Tư pháp, căn cứ yêu cầu thực tế ở địa phương, Sở Tư
pháp đã trình Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phịng ban hành Quyết định số
2455/2003/QĐ-UB xoá bỏ thẩm quyền địa hạt trong việc công chứng hợp
đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng;
đưa Hải Phòng trở thành một trong những địa phương đầu tiên trong cả nước
xố bỏ thẩm quyền cơng chứng theo địa hạt từ năm 2003 (nay đã được ghi
nhận và quy định trong Luật Công chứng năm 2006).
Hoạt động thơng tin cơng chứng đã góp phần hạn chế có hiệu quả
các hiện tượng tiêu cực, lợi dụng công chứng, vi phạm pháp luật, như:
việc công chứng chồng chéo, lừa dối trong hợp đồng, giao dịch; thực hiện
hợp đồng giao dịch mà theo pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền là khơng được chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản
(ví dụ bất động sản đang có thơng báo phong toả của Ngân hàng, Cơ quan
quản lý nhà nước, cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan Thi hành án dân
sự…); trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thơng qua việc mua đi bán
lại nhiều lần mà chưa làm thủ tục đăng ký quyền sở hữu, sử dụng trong giấy
tờ chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng; sử dụng giấy tờ giả trong giao dịch;
giúp cho công chứng viên tránh tâm lý nghi ngại và sợ trách nhiệm, có niềm

tin và cơ sở để quyết định thực hiện việc cơng chứng... đồng thời cũng hạn
chế có hiệu quả tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức
hành nghề công chứng.
Kết quả khảo sát cho thấy, hầu hết các đối tượng được khảo sát đều đánh
giá thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản đối với việc hành
nghề công chứng cũng như đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp
đồng, giao dịch bất động sản là cần thiết, quan trọng hoặc đặc biệt quan
trọng.
96% đối tượng khảo sát đánh giá sự cần thiết và vai trị của thơng tin
cơng chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản đối với việc hành nghề công
chứng cũng như đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp đồng, giao
dịch bất động sản ở mức cần thiết, quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng;
trong đó 43% đánh giá ở mức độ đặc biệt quan trọng. 94,2% số người được
hỏi đánh giá thông tin công chứng có ý nghĩa quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng
đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp đồng, giao dịch bất động sản; trong
đó, có tới 61,5% số người đánh giá ở mức độ đặc biệt quan trọng. Trong số các
cơ quan, tổ chức liên quan và người dân, doanh nghiệp được hỏi thì 80,6% trả lời
đã biết về hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
Những đánh giá, ghi nhận về sự cần thiết của hoạt động thông tin
công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng là một trong
những cơ sở chứng minh cho vai trò, ý nghĩa to lớn của hoạt động này trong
hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản cũng như thể hiện
ảnh hưởng của hoạt động thông tin công chứng trên đối với xã hội.
Những ý nghĩa và vai trị quan trọng trên đây của hoạt động thơng tin
cơng chứng còn được khẳng định qua kinh nghiệm thực tiễn tại Hà Nội và thành
phố Hồ Chí Minh (xem các Báo cáo chuyên đề 4, 5).


III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG
CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN TRÊN ĐỊA

BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHỊNG
1. Q trình hình thành và phát triển tổ chức, hoạt động thông tin
công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phịng:
1.1. Q trình hình thành và phát triển:
Ở Hải Phòng, ngay từ năm 1992, khi cả thành phố mới có một Phịng
cơng chứng thì ý tưởng về quản lý tập trung thông tin công chứng hợp
đồng, giao dịch bất động sản để cung cấp cho các cơng chứng viên đã được
hình thành và từng bước tổ chức thực hiện tại Phịng cơng chứng số 1, đây là
một trong những yếu tố thuận lợi cho việc phát triển, thành lập các Phịng
cơng chứng tiếp theo sau này.
Thấy được tầm quan trọng của hoạt động thông tin công chứng,
năm 1998, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã chỉ đạo thực hiện thử
nghiệm chế độ quản lý, khai thác thông tin hồ sơ công chứng tập trung,
thống nhất giữa 04 Phịng cơng chứng của thành phố Hải Phịng và đã đạt
được kết quả tốt.
Năm 2001, Sở Tư pháp đã trình Uỷ ban nhân dân thành phố Hải
Phịng ban hành Quyết định số 1537/2001/QĐ-UV về việc phân định thẩm
quyền cơng chứng, chứng thực, trong đó quy định về hoạt động nghiệp vụ
và công tác hồ sơ công chứng, chứng thực: “Các cơ quan thực hiện công
chứng, chứng thực thực hiện chế độ lưu trữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách công
chứng, chứng thực theo qui định hiện hành. Bộ phận lưu trữ tập trung hồ
sơ công chứng, chứng thực của thành phố có nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản,
cung cấp thông tin về các hồ sơ công chứng, chứng thực đang lưu trữ khi
có đề nghị của các cơ quan có thẩm quyền cơng chứng, chứng thực ở các
địa phương”. Quyết định trên giao cho Giám đốc Sở Tư pháp thành phố chỉ


đạo và hướng dẫn chế độ cụ thể về mối quan hệ thông tin nghiệp vụ và
công tác hồ sơ cơng chứng, chứng thực giữa các cơ quan có thẩm quyền
công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố.

Đến năm 2002, với tính chất là một biện pháp phịng ngừa, phục vụ
hoạt động công chứng ở thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hải
Phòng đã ra Quyết định số 31/2002/QĐ-TP ban hành Quy định tạm thời về
quản lý, khai thác hồ sơ công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phịng;
thành lập Bộ phận hồ sơ cơng chứng đặt tại Phịng cơng chứng số 1 với 01
biên chế kiêm nhiệm. Theo đó, hoạt động thơng tin cơng chứng hợp đồng,
giao dịch bất động sản được tổ chức như sau: trước khi công chứng các hợp
đồng, giao dịch bất động sản, công chứng viên tra cứu thông tin tại Bộ phận
hồ sơ cơng chứng và chỉ khi có trả lời là bất động sản đó khơng có thơng tin
cản trở hoặc ngăn chặn việc giao dịch thì cơng chứng viên mới thực hiện
công chứng.
Trong 07 năm từ năm 2002 đến năm 2009, Bộ phận hồ sơ công
chứng đã đáp ứng hàng chục nghìn u cầu tra cứu thơng tin về bất động
sản phục vụ hoạt động công chứng của các cơng chứng viên tại 05 Phịng
cơng chứng.
Ở thành phố Hải Phịng, cùng với sự phát triển khơng ngừng của
kinh tế - xã hội, yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất
động sản ngày càng tăng, cùng với đó là sự phát triển của mạng lưới các tổ
chức hành nghề cơng chứng (năm 1990 Hải Phịng có 01 Phịng cơng
chứng, năm 2005 có 05 Phịng cơng chứng, đến năm 2012 có 18 tổ chức
hành nghề cơng chứng – trong đó gồm 05 Phịng cơng chứng và 13 Văn
phịng cơng chứng), nhiều vấn đề phức tạp có liên quan đến hoạt động cơng
chứng xuất hiện. Trong đó khó khăn nhất là các thơng tin về bất động sản là
đối tượng của hợp đồng, giao dịch không đầy đủ, thiếu tính hệ thống. Từ đó