Báo cáo thực tập tổng hợp hoạt động của văn phòng tổng hợp tổng công ty đức giang

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................................1
PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔNG CƠNG TY ĐỨC GIANG..............................2
1.1.

Q trình hình thành và phát triển của Tổng công ty...............................................2

1.1.1.

Giới thiệu chung

2

1.1.2.

Lịch sử thành lập

2

1.1.3.

Lĩnh vực hoạt động 4

1.2.

Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty Đức Giang........................5

PHẦN II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ ĐỊNH HƯỚNG
PHÁT TRIỂN CỦA TỔNG CƠNG TY................................................................................7
2.1.

Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2013:..................................................7

2.2.

Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2014...................................................8

2.3.

Định hướng phát triển công ty trong thời gian tới....................................................8

2.3.1.

Một số tình hình chung.

8

2.3.2.

Mục tiêu sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty năm 2015

2.3.3.

Các giải pháp chính 10

9

PHẦN III: HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TỔNG HỢP TỔNG CƠNG TY ĐỨC
GIANG.................................................................................................................................12
3.1.

Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng hợp tại Tổng công ty.........................................12

3.2.

Trách nhiệm, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên Văn phịng Tổng hợp....................13

3.2.1.

Chánh văn phịng

13

3.2.2.

Phó văn phịng

14

3.2.2.1. Phó Văn phịng Phụ trách lao động - tiền lương 14
3.2.2.2. Phó văn phịng phụ trách lễ tân và hành chính (kiêm đội trưởng đội xe)
16
3.2.2.3. Phó văn phịng phụ trách quan hệ cộng đồng kiêm trưởng ban an toàn.
18
3.2.3.

Nhân viên Bộ phận Lao động tiền lương 18


3.2.3.1. Nhân viên Tổ chức cán bộ 18
3.2.3.2. Nhân viên Lao động tiền lương

19

3.2.3.3. Nhân viên theo dõi BHXH, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm thất nghiệp

19

3.2.3.4. Nhân viên theo dõi nhân sự19
3.2.3.5. Nhân viên ISO
3.3.

19

Hoạt động quản trị nhân lực tại Tổng công ty Đức giang năm 2014.....................20

3.3.1.

Kết quả đạt được

20

3.3.1.1. Công tác tổ chức cán bộ, đào tạo 20
3.3.1.2. Cơng tác lao động tiền lương, chế độ chính sách và đánh giá khách hàng.
20
3.3.1.3. Công tác bảo vệ - quân sự - PCCN.
3.3.1.4. Công tác đội xe:

21

3.3.1.4. Bộ phận tin học:

22

21

3.3.1.5. Các công tác khác : 22
3.3.2.

Những tồn tại cần khắc phục

23

3.3.2.1. Công tác tổ chức đào tạo: 23
3.3.2.2. Đề xuất chính sách: 23
3.3.2.3. Hệ thống mạng nội bộ:

23

3.3.2.4. Đánh giá khách hàng:

23

3.3.3.

Phương hướng nhiệm vụ của Văn phịng Tổng cơng ty năm 2015

24

KẾT LUẬN………………………………………………………………………………..26

LỜI NÓI ĐẦU
Trong thập kỷ vừa qua, nước ta đang trải qua giai đoạn phát triển và hội nhập mạnh mẽ,
nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung được thay dần bởi nền kinh tế thị trường, các ngành
công nghiệp, dịch vụ ngày càng được chú trọng đầu tư phát triển, một trong số đó là
ngàng dệt may. Trong hơn 10 năm qua, ngành dệt may Việt Nam đã có những bước
tiến vượt bậc với tốc độ tăng trưởng bình quân 23.8%/ năm, vươn lên đứng thứ 2 trong
cả nước về kim ngạch xuất khẩu. Đời sống người dân được cải thiện, vì vậy mà nhu cầu
về may mặc cũng ngày càng tăng cao, nắm được xu thế đó, Tổng công ty Đức Giang đã
ra đời và hoạt động để phục vụ nhu cầu đó. Tổng cơng ty Đức Giang (DUGARCO) là
một trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành dệt may Việt Nam và là nhà sản
xuất, cung cấp hàng may mặc uy tín cho nhiều khách hàng nổi tiếng trên thế giới và
trong nước.
Trong đợt thực tập này, em có cơ hội được thực tập tại Văn phịng Tổng cơng ty Đức
Giang. Sau một tháng tìm hiểu cùng sự giúp đỡ của các cán bộ, nhân viên Tổng cơng ty
em đã có được một vài hiểu biết ban đầu về Tổng cơng ty để có thể hồn thành Báo cáo
thực tập tổng hợp này.
Bài báo cáo gồm ba phần:
Phần I: Khái quát chung về Tổng công ty Đức Giang
Phần II: Tình hình sản xuất kinh doanh và định hướng phát triển của Tổng công ty
Phần III: Hoạt động của Văn phịng Tổng hợp tại Tổng cơng ty Đức Giang
Do thời gian thực tập và nhận thức các vấn đề cịn hạn chế nên bài viết khó tránh khỏi
những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý. Qua đây em xin chân thành cảm ơn
các thầy cô trong khoa Kinh tế và quản lý nguồn nhân lực và đặc biệt với sự hướng dẫn
tận tình của PGS.TS. Nguyễn Vĩnh Giang cùng các cán bộ, nhân viên của Tổng cơng ty
Đức Gi đã giúp em hồn thành báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!

1

PHẦN I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY ĐỨC GIANG
1.1. Q trình hình thành và phát triển của Tổng cơng ty
1.1.1. Giới thiệu chung
Tên: Tổng Công ty Đức Giang – Duc Giang Coporation
Tên giao dịch quốc tế: Ducgiang Import – Export Garment Company
Tên viết tắt: DUGARCO
Trụ sở giao dịch: 59 phường Đức Giang – Quận Long Biên – Hà Nội
Website:www.mayducgiang.com.vn
1.1.2. Lịch sử thành lập
Tổng công ty Đức Giang (dưới đây viết tắt là Công ty) được thành lập theo
Quyết định số 102/CNN-TCLĐ ngày 02/5/1989 trên cơ sở Tổng kho vận tải I thuộc
Liên hiệp các xí nghiệp may. Cơ sở vật chất ban đầu gồm có: 5 nhà kho, 100 máy may
công nghiệp của Liên Xô, đội xe vận tải với 7 đầu xe. Tổng số vốn ban đầu là 1,2 tỷ
đồng, lực lượng lao động gồm 27 công nhân coi kho và 20 công nhân viên dôi ra qua
sắp xếp lại biên chế của liên hiệp xí nghiệp may.
Những ngày đầu thành lập cơng ty cịn gặp rất nhiều khó khăn, cơng ty vừa
tuyển dụng, vừa phải đào tạo tay nghề cho cơng nhân, liên hệ hàng hóa cho công nhân
sản xuất; đầu tư mua sắm dây truyền sản xuất; tìm kiếm thị trường… Sau đó, Bộ Cơng
nghiệp nhẹ đã ra quyết định thành lập Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ May Đức Giang.
Tháng 9 năm 1992 Công ty được Bộ Thương mại du lịch cho phép được xuất
nhập khẩu trực tiếp theo công văn số 260/TM-DL.
Công ty ngày càng lớn mạnh, số lượng phân xưởng và công nhân tăng, chất
lượng mẫu mã đa dạng. Ngày 12 tháng 12 năm 1992, Bộ trưởng Cơng nghiệp nhẹ kí
quyết định số 1274/CNn-TCLĐ đổi tên Xí nghiệp thành Cơng ty may Đức giang và là
một đơn vị thành viên của Liên hiệp sản xuất – xuất nhập khẩu may.

2

Ngày 17 tháng 04 năm 1993 Công ty được cấp chứng nhận đăng ký kinh doanh
số 108085 của Trọng tài kinh tế Hà Nội và được cấp giấy phép kinh doanh số
102146/CP của Bộ Thương mại.
Trong những năm tiếp theo công ty không ngừng phát triển: Công ty đã đầu tư
xây mới hai nhà xưởng hiện đại tại khuôn viên Công ty, tăng nhanh năng lực sản xuất
(từ một xưởng nhỏ ban đầu, đến nay tai khuôn viên công ty ở 59 phố Đức Giang Hà
Nội đã có 6 xí nghiệp may, 1 xí nghiệp thêu, 1 xí nghiệp giặt, 1 xí nghiệp bao bì carton)
đồng thời Cơng ty đã đầu tư thành lập 3 công ty liên doanh tại các tỉnh: Công ty may xuất nhập khẩu tổng hợp Việt Thành ở tỉnh Bắc Ninh, Công ty may Hưng Nhân ở tỉnh
Thái Bình, Cơng ty may - xuất nhập khẩu tổng hợp Việt Thanh ở tỉnh Thanh Hoá.
Ngày 13 tháng 9 năm 2005 Bộ trưởng Cơng Nghiệp kí quyết định số 2882/QĐTCCB chuyển Công ty May Đức Giang thành Công ty cổ phần May Đức Giang.
Ngày 20 tháng 06 năm 2000 Công ty đã được cấp chứng chỉ ISO 9002.
Từ 01 tháng 01 năm 2006 cơng ty đã chính thức hoạt động theo qui chế cơng ty
cổ phần trong đó phần vốn nhà nước chiếm 36% vốn điều lệ. Hiện nay số CBCNV của
Công ty và các đơn vị liên doanh gần 10000 người, mỗi năm sản xuất khoảng 7 triệu
sơmi, 3 triệu jacket và 1 triệu quần. Sản phẩm của Công ty được xuất đi nhiều nước
trên thế giới.
Tổng công ty Đức Giang đã nhận được nhiều phần thưởng cao quý của Đảng và
Nhà nước:
Thành tích Tổng cơng ty đạt được từ năm 2007 - 2013:
-

Huân chương Độc lập hạng Ba;

-

3 năm liền (2011, 2012, 2013): Cờ thi đua Chính phủ

-

3 năm liền (2008, 2009,2010): Cờ thi đua của Bộ Công Thương

-

5 năm liền được Bộ Công an và Chủ tịch UBND TP Hà Nội tặng bằng khen về
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc

-

Và nhiều Giấy khen của các cơ quan Bộ ngành Trung ương, thành phố HN và
Quận Long Biên.

3


1.1.3. Lĩnh vực hoạt động
 Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm dệt may, nguyên phụ liệu, máy
móc, thiết bị, phụ tùng, linh kiện ngành dệt may
 Kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, sản phẩm nông
nghiệp, lâm nghiệp, hải sản, thực phẩm công nghệ;
 Kinh doanh các sản phẩm dân dụng, thiết bị văn phòng, phương tiện vận tải, vật
liệu điện, điện tử, điện lạnh, cao su;
 Nhập khẩu sắt thép gỗ, máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên liệu cho sản xuất kinh
doanh, kinh doanh kim loại màu (kẽm, nhôm, đồng, chì) làm nguyên liệu cho sản
xuất;
 Kinh doanh vận tải đường bộ và đường thuỷ;
 Dịch vụ xuất nhập khẩu;
 Kinh doanh bất động sản, xây dựng và kinh doanh cho thuê làm văn phòng, trung
tâm thương mại, siêu thị và nhà ở.
 Sản phẩm chính: Hàng may mặc như: áo jacket các loại, áo blu-đơng, áo gió, áo

măng-tơ, áo gi-lê, áo sơ mi nam, nữ, quần, quần soóc, váy…

4


1.2.

Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty Đức Giang

 

Các phịng tại Tổng Cơng ty Đức Giang bao gồm:
 Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu:
 Phòng Kế hoạch Thị trường;
 Phịng Đầu Tư
 Phịng Kế tốn;
 Phịng Cơng nghệ và Chất lượng;
 Phịng Cung ứng NPL;
 Trung tâm Thiết kế;
 Văn phòng tổng hợp.
5


Các xí nghiệp phụ trợ bao gồm:
 Xí nghiệp Giặt mài;
 Xí nghiệp thêu điện tử;
 Xí nghiệp bao bì carton.
Các công ty thành viên bao gồm:
Công ty Liên doanh May XNKTH Việt Thành:
 Cơ sở 1: tại huyện Thuận Thành (Bắc Ninh).

 Cơ sở 2: tại huyền Gia Bình (Bắc Ninh).
Công ty TNHH May Hưng Nhân:
 Cơ sở 1: tại huyện Hưng Hà (Thái Bình).
 Cơ sở 2: tại khu cơng nghiệp Nguyễn Đức Cảnh (Thái Bình).
Cơng ty CP May Đức Hạnh.
Cơng ty Cổ phần Bình Mỹ.
Cơng ty CP Đầu tư, Thương mại và sản xuất Việt Thành.
Công ty Cổ phần đầu tư và Thương mại Đức Giang (TIDG).
Công ty CP thời trang phát triển cao.

6


PHẦN II
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ ĐỊNH
HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA TỔNG CƠNG TY
2.1.

Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2013:

Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chính
Chỉ tiêu
Đơn vị
Thực hiện Thực hiện KH
2013
2012
2013

SS cùng kỳ %

SS KH

Tổng Doanh thu

Tỷ đồng

1.710

1.357

1.600

126%

107%

Kim ngạch XK

Triệu USD

66,8

53,1

62

126%

108%

Dthu CM khối SX Triệu USD

30,1

26,6

32

113%

94%

Dthu TIDG

Tỷ đồng

271,6

215

300

126%

91%

Lợi nhuận

Tỷ đồng

20,57

36,22

40

57%

51%

Những vấn đề nổi bật của Tổng công ty năm 2013.
 Chủ tịch HĐQT phân công lại nhiệm vụ trong Ban lãnh đạo Tổng công ty với
tinh thần điều hành công việc xuyên suốt và tự chịu trách nhiệm cá nhân trước
HĐQT Tổng công ty về chất lượng và hiệu quả. Công tác điều hành quyết liệt
hơn, trách nhiệm hơn.
 Công tác xúc tiến thương mại được quan tâm triển khai liên tục và mạnh dạn, linh
hoạt, có trọng tâm trọng điểm, dần quy hoạch được hệ thống khách hàng tốt, sản
phẩm đa dạng.
 Tiếp tục tái cơ cấu Tổng công ty, thành lập Phịng Cung ứng Ngun phụ liệu,
Phịng Cơng nghệ chất lượng, Trung tâm Thiết kế. Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ
cán bộ cơ bản đáp ứng công việc.
 Đầu tư mở rộng quy mô SX, cải thiện điều kiện làm việc. Năm 2013 đầu tư nhiều
cơng trình nhất từ trước đến nay : Nhà điều hành và xưởng 4 Hưng Nhân, Nhà
điều hành và xưởng 2 Đức Hạnh, Nhà điều hành và xưởng 1 Việt Thanh, Nhà
điều hành và kho Việt Thành 1. Hợp tác phát triển năng lực SX đặc biệt là khu
vực Thái Nguyên.
 Sản xuất tinh gọn LEAN và cải tiến sản xuất được tập trung quan tâm và đẩy
mạnh ở các công ty thành viên đã đưa năng suất lên cao hơn trước.

7

2.2.

Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2014
Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chính
Chỉ tiêu
Đơn vị
Thực hiện
2014

Thực hiện
2013

KH
2014

SS cùng
kỳ %

SS KH

Tổng Doanh thu

Tỷ đồng

2.068

1.668

2.000

124%

103,4%

Kim ngạch XK

Triệu USD

80

66

79

121%

101,3%

Dthu TIDG

Tỷ đồng

271

265

280

102,3%

96,8%

Lợi nhuận

Tỷ đồng

45

40

40

112,5%

112,5%

Thu nhập BQ

Triệu đồng

6.5

5.8

6.3

112,1%

103,2%

Những vấn đề nổi bật của Tổng công ty năm 2014
 Tiếp tục tái cơ cấu Tổng công ty, thành lập Trung tâm thời trang, chuyền may
Thời trang. Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ cơ bản đáp ứng công việc.
 Đầu tư mở rộng quy mô SX, cải thiện điều kiện làm việc. Năm 2014 đầu tư các
cơng trình: Đưa vào hoạt động Nhà điều hành và xưởng 2 Đức Hạnh, Xây dựng
trung tâm may mặc xuất khẩu Hịa Bình.
 Sản xuất tinh gọn LEAN và cải tiến SX được tập trung quan tâm và đẩy mạnh đã
đưa năng suất lên cao hơn trước; May Đức Giang triển khai Lean giai đoạn 2,
may 3- NĐC triển khai Lean do Viện năng xuất và chất lượng hỗ trợ bước đầu đã
phát huy được hiệu quả .
2.3.

Định hướng phát triển công ty trong thời gian tới.

2.3.1. Một số tình hình chung.
Kinh tế thế giới phục hồi chậm và còn nhiều bất ổn do giá dầu giảm sâu, tăng
trưởng thế giới dự báo khoảng 3,0% ; dự báo EU tăng trưởng nhẹ với mức tăng trưởng
1,4%, Mỹ 2,7% và Nhật 1,2%. Liên kết kinh tế quốc tế theo hướng tăng cường hợp tác
và cạnh tranh thông qua các Hiệp định thương mại tự do. Hiệp định đối tác xuyên Thái
Bình Dương TPP, các Hiệp định thương mại tự do với EU và với các đối tác lớn khác sẽ
mở ra những thuận lợi và cơ hội phát triển.
Kinh tế trong nước được dự đốn có nhiều khả năng sẽ hồi phục nhưng sẽ thiếu
bền vững nếu những tồn tại chưa được giải quyết như yếu kém về cơ sở hạ tầng, chất
lượng nguồn nhân lực thấp, ngành công nghiệp hỗ trợ chưa phát triển, bất cập tồn tại
trong hệ thống luật pháp, chính sách… GDP 2015 là 5,62%, lạm phát 5%, XK tăng
10% .
8

Sức tiêu thụ các thị trường lớn vẫn chậm Giá cả có cải thiện nhưng khơng nhiều
do khách Nhật, EU chuyển hàng từ Trung Quốc sang VN kỳ vọng giá thấp hơn nhiều.
Bên cạnh đó Bangladesh tuy bất ổn về ATLĐ nhưng giá cạnh tranh. Khách vẫn đặt hàng
tại Myanmar, Indonesia.
2.3.2. Mục tiêu sản xuất kinh doanh của Tổng công ty năm 2015
 Cơ cấu mặt hàng : giảm jacket, tăng quần và blazer+vest nam/nữ. Khi có năng lực
SX sẽ phát triển thêm sản phẩm dệt kim.
 Khách hàng : Quan điểm xuyên suốt là không lệ thuộc vào một khách hàng nào, chủ
động khai thác những mặt mạnh hoặc tiềm năng của khách hàng. Hệ thống khách
hàng xây dựng từ 2014 là khá tốt và cần tiếp tục khai thác trong năm 2015.
Xác định một số khách hàng tiềm năng như : Cecile, E-Land, IDG, Lever Style,
S.Oliver, Geox. Giữ quan hệ với một khách hàng truyền thống, chiến lược : Levy,
Sumikin, Asmara, Bueltel, DFA, NewM, Seidensticker, HL, JAO (sơmi+jacket). Đơn
hàng lớn, chun mơn hóa cao : GU, Uni Qlo.
Chuẩn bị nắm bắt các đơn hàng của khách hàng Ho jeon, Luen Thai khi TCT chính
thức ký kết hợp tác tại Gia Bình và Đức Hạnh
 GTGT cao hơn :
+ Quyết tâm tổ chức nguồn lực để triển khai ODM với Cecile và S.Oliver. Phấn
đấu kim ngạch ODM khoảng 3-5% tổng kim ngạch.
+ Tăng tỉ trọng FOB : Textyle 2014 chuyển sang CM nên sẽ giảm 8 triệu USD so
với 2013. Phương án thay thế là FOB E-Land, IDG, Geox, DFA.
+ Hàng có GTGT cao như: Quần Macys, Sơ mi AX, Jacket Hugo Boss + Prich,
Blazer Bueltel + Sumikin,...
+ Đối với Nội địa thì tăng tỉ trọng hàng ĐPVP.
Kế hoạch thực hiện
 Tập trung xúc tiến thương mại có trọng tâm trọng điểm,đặc biệt chú trọng và quyết
tâm làm ODM, ưu tiên các khách hàng GTGT cao, FOB.
 Xác định tỉ lệ ODM,FOB,CM để chuẩn bị tốt nguồn lực nhân sự, tài chính.
 Tiếp tục phát triển Vệ tinh rộng và bền vững.

9


CÁC CHỈ TIÊU CHÍNH TỔNG CƠNG TY 2015
Chỉ tiêu

Đơn vị

2014

2015

2015/2014

KNXK

Tr.usd

79,8

94,8

120%

Doanh thu CM

Tr.usd

34,34

42,66

124,2%

Doanh thu TIDG

Tỷ đ

280

400

142,9%

Doanh thu TTTT

Tỷ đ

4,6

30

652,2%

Tổng doanh thu

Tỷ đ

2.000

2.400

120%

Lợi nhuận :

Tỷ đ

42

43

105%

2.3.3. Các giải pháp chính
Triển khai đồng thời nhiều giải pháp với hai trọng tâm lớn và xuyên suốt là lĩnh
vực Thị trường và lĩnh vực Quản trị.
Lĩnh vực thị trường
 Tập trung xúc tiến thương mại sớm theo nguyên tắc nêu trên và cân đối hợp lý cơ
cấu mặt hàng, khách hàng, GTGT của sản phẩm. Tổ chức tốt và đồng bộ đội ngũ
Thiết kế, chào hàng, các Merchandiser để triển khai nhanh các chương trình
XTTM. Cải tiến và đẩy nhanh tốc độ thông quan hàng hóa XNK từ Phịng XNK
đến chi nhánh Hải Phịng.
 Đối với TIDG, tập trung mở rộng thêm khách hàng, chủng loại sản phẩm ngay
trong hệ thống khách hàng truyền thống (Petrolimex, Điện lực,Viglacera..). Phát
triển khách hàng mới
 Cung ứng Nguyên phụ liệu : thay đổi cách làm và đẩy nhanh tốc độ phát triển các
nguồn cung trong nước và nước ngồi. Đáp ứng cho các chương trình ODM, FOB,
Đồng phục. Tận dụng tối đa ưu đãi thuế của thị trường Nhật Bản và chuẩn bị cho

TPP.
Lĩnh vực quản trị

 Sản xuất và chất lượng: Trên cơ sở Kế hoạch 2015 đã được Tổng công ty phê
duyệt, các công ty thành viên cần triển khai thực hiện nhiệm vụ một cách quyết liệt,
chủ động, sáng tạo. Tập trung vào LEAN, 5S, cải tiến sản xuất để nâng cao năng
suất lao động. Đầu tư thêm MMTB theo chiều sâu : tập trung thiết bị chuyên dùng,
thiết bị cho quần, blazer/vest.
10


+ Phát triển năng lực SX trong hệ thống : May Lạc Thủy – 500 công nhân
+ Phát triển năng lực SX ngoài hệ thống : khai thác tối đa năng lực của các Vệ tinh
truyền thống, phát triển thêm các vệ tinh mới trên nguyên tắc nhà máy có hệ thống
quản lý chất lượng phù hợp.
+ Về Chất lượng: Tổng công ty quan tâm phát triển đội ngũ cán bộ đủ mạnh để kiểm
soát nghiêm ngặt và sát sao các đơn vị trong và ngồi hệ thống. Kiểm sốt tốt chất
lượng hàng FOB, hàng ODM, tránh để xảy ra khiếu nại chất lượng.
 Phát triển nguồn nhân lực: tăng cường tuyển dụng và đào tạo tại chỗ. Tổ chức các
lớp, các khóa đào tạo theo chuyên đề như LEAN, quản lý sản xuất. Tuyển dụng cần
ưu tiên cho các lĩnh vực Thiết kế, Merchandiser, Quản lý chất lượng, Bán hàng.
Trước mắt tuyển 02 trợ lý giám đốc cho may Đức Hạnh và Gia Bình
 Về tài chính: Đảm bảo Tài chính để thực hiện các hợp đồng FOB, ODM, các hợp
đồng gia công. Tăng cường quản lý chặt chẽ tránh nhầm lẫn, thất thoát; đẩy nhanh
tốc độ xử lý hồ sơ, chứng từ.
 Về đầu tư: Xúc tiến các chương trình đầu tư nhà Liên cơ tại Tổng cơng ty, hoàn tất
xây dựng may Lạc Thủy giai đoạn 1, nhà điều hành may Gia Bình, đầu tư cho hệ
thống phân phối kinh doanh nội địa.

11

PHẦN III
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TỔNG HỢP TỔNG CƠNG TY ĐỨC
GIANG
3.1. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng hợp tại Tổng cơng ty
Chánh Văn phịng
Phó phịng
- Bộ phận Lao động tiền lương: (17 người)
Nhân viên tổ chức cán bộ
Nhân viên lao động tiền lương
Nhân viên theo dõi BHXH, BH y tế, BHTN
Nhân viên theo dõi nhân sự
Nhân viên phụ trách ISO
- Đội xe: (16 người)
Đội trưởng
Đội phó
Lái xe
- Đội Bảo vệ: (23 người)
Đội trưởng
Đội phó
Kíp trưởng
Nhân viên bảo vệ cổng chính
Nhân viên trơng xe
Nhân viên bảo vệ hệ thống các cửa hàng
- Phịng vi tính: (3 người)
Nhân viên vi tính
Nhân viên phụ trách photocopy
- Đội phục vụ: (10 người)
Đội trưởng đội phục vụ

Đội phó đội phục vụ
Nhân viên vệ sinh
-

Phòng văn thư (2 người)

Nhân viên văn thư

12


3.2.

Trách nhiệm, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên Văn phòng Tổng hợp

3.2.1. Chánh văn phòng
a. Là người phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc công ty để điều
hành mọi hoạt động theo chức năng - nhiệm vụ được giao của Văn phòng Tổng
Giám đốc và trực tiếp đảm nhiệm các nội dung công tác cụ thể sau đây:
-

Truyền đạt các thông tin, chỉ thị của Tổng Giám đốc đến thủ trưởng các đơn vị
trong công ty.

-

Thu nhận thông tin, tổng hợp báo cáo của các đơn vị để chuẩn bị dự thảo các
báo cáo tổng kết, báo cáo thi đua - khen thưởng, các bài tham luận, diễn văn theo yêu
cầu của Tổng Giám đốc.

-

Tổ chức các cuộc họp, các Hội nghị chuyên đề, các Hội nghị tổng kết thi đua...
các buổi lễ khánh thành liên doanh, các buổi đón tiếp các đồn khách quốc tế.. theo
chủ trương của Tổng Giám đốc.

b. Tiếp và làm việc với các nhà báo - các cơ quan thông tin, tuyên truyền để cung cấp
tư liệu, quay phim - chụp ảnh nhằm tuyên truyền, quảng cáo cho công ty theo sự chỉ
đạo của Tổng Giám đốc.
c. Phụ trách công tác bảo vệ nội bộ, làm tham mưu giúp việc Tổng Giám đốc trong
cơng tác nội chính, tổ chức bộ máy quản lý, đào tạo bồi dưỡng và thực hiện quy
hoạch cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công tác nâng cấp bậc lương, khen
thưởng - kỷ luật CNV, cơng tác đảm bảo an ninh trật tự, an tồn PCCN trong công
ty.
d. Giúp Tổng Giám đốc nắm chắc chất lượng đội ngũ cán bộ - luôn luôn cải tiến tổ
chức - sắp xếp lại bộ máy quản lý các phòng - ban cho gọn nhẹ - làm cho bộ máy
hoạt động có hiệu quả, góp phần đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao nhất.
e. Xây dựng kế hoạch, tổ chức học tập chính trị, huấn luyện kỹ chiến thuật, thực hiện
các biện pháp nhằm củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của Đội bảo vệ chuyên
trách, lực lượng PCCC nghĩa vụ và Đại đội tự vệ, phối hợp với cơng đồn và Đồn
thanh niên tổ chức các hoạt động phong trào văn hoá văn nghệ thể dục thể thao của
Tổng công ty.
f. Phối kết hợp công an khu vực để thực hiện công tác đăng ký tạm trú cho CNVC
xung quanh Phường Đức Giang và các xã quanh vùng đảm bảo an ninh chính trị và
trật tự an toàn xã hội trên địa bàn.

13


g. Giúp Tổng Giám đốc tổ chức thực hiện việc hiếu, hỷ đối với CBCNV và công tác

ngoại giao của công ty.
h. Phụ trách công tác tổ chức nhân sự của Văn phòng giao nhiệm vụ cho CBNV trong
đơn vị theo chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, kiểm tra đôn đốc tiến độ và chất
lượng - hiệu quả cơng tác, chấm cơng và chủ trì phân loại thi đua hàng tháng, đề
nghị Tổng Giám đốc khen thưởng, nâng cấp bậc lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm và thi
hành kỷ luật đối với CBNV trong đơn vị.
3.2.2. Phó văn phịng
3.2.2.1. Phó Văn phịng Phụ trách lao động - tiền lương
Là người thay thế khi Chánh văn phòng vắng mặt để điều hành mọi hoạt động
của Văn phòng theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị và trực tiếp đảm nhiệm các nội
dung công việc cụ thể sau:
a. Công tác quản lý lao động.
 Đối với việc tăng giảm lao động :
- Cấp thẻ quản lý nhân sự cho CNV mới chuyển đến.
- Đăng ký vào Sổ theo dõi CNV chuyển đến.
 Đối với CNV xin chuyển đi, xin thôi việc (lao động giảm)
- Nghiên cứu đơn và phối hợp với thủ trưởng đơn vị quản lý để hoàn chỉnh thủ tục
và trình Tổng Giám đốc xin ý kiến chỉ đạo các trường hợp CNV xin chuyển công
tác, xin thôi việc, xin nghỉ khơng lương...
- Ra quyết định trình Tổng Giám đốc ký duyệt các trường hợp chuyển đi. Xin thôi
việc và chấm dứt HĐLĐ, làm đúng thủ tục BHXH qui định,... Quan hệ với các
phòng chức năng để giải quyết cơng nợ (nếu có) hồn thiện hồ sơ nhân sự cho CNV
trước khi chuyển đi.
- Phụ trách công tác tuyển sinh - đào tạo , điều động nội bộ và xử lý kỷ luật CNV
theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
- Vào sổ theo dõi công nhân viên chuyển đi, thôi việc, chấm dứt HĐLĐ.
 Công tác quản lý lao động:
- Lập sổ danh sách trích ngang tồn bộ CNV từng đơn vị, tổng hợp thống kê để
nắm chắc số lượng và chất lượng lao động của từng đơn vị.
- Bổ xung và hoàn chỉnh hợp đồng lao động, thẻ quản lý nhân sự cho CNV tồn

cơng ty, tổ chức quản lý hồ sơ nhân sự CBNV toàn TổNG CÔNG TY.
14


- Tổ chức thực hiện “Nội quy lao động”, thường xuyên kiểm tra kỷ luật lao động,
kiểm tra đeo thẻ, kiểm tra chấm công thực tế hàng ngày.
- Tiếp nhận hồ sơ vụ việc vi phạm kỷ luật lao động gồm:
+ Biên bản vi phạm, bản tự kiểm điểm của đương sự, ý kiến đề nghị của thủ
trưởng đơn vị...
+ Nghiên cứu hồ sơ và trình Tổng Giám đốc để ra quyết định xử lý hình thức
kỷ luật lao động theo đúng luật lao động (khiển trách, chuyển làm việc khác
có mức lương thấp hơn hoặc sa thải).
- Tổ chức thực hiện việc kê khai cấp Sổ lao động cho CBNV làm căn cứ để quản lý
nhân sự và giải quyết các chế độ theo luật lao động.
- Cung cấp số liệu để tổng hợp báo cáo cấp trên định kỳ tháng, quý, năm về chỉ tiêu
tăng - giảm lao động.
b. Công tác quản lý tiền lương.
- Lập kế hoạch lao động và quỹ tiền lương của CNVC toàn TổNG CÔNG TY theo
nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương pháp tỷ trọng quỹ tiền lương trên
doanh thu (theo thông tư số 13/LĐ-TBXH ngày 10 tháng 4 năm 1997 của Bộ lao động TBXH).
- Xây dựng, bổ xung và hoàn thiện các quy chế phân phối quỹ tiền lương, tiền thưởng,
quy chế trả lương theo cấp bậc công việc đảm nhận của khối văn phòng, các bộ phận
trong tồn TCT.
- Hàng tháng tổng hợp ngày cơng và kết quả phân loại thi đua của các đơn vị thuộc khối
văn phịng trình Hội đồng thi đua và Tổng Giám đốc duyệt. Trực tiếp tính tốn - thanh
tốn tiền lương cho CBCNV khối văn phòng hưởng lương theo thời gian , cán bộ đang
công tác biệt phái tại các công ty thành viên theo cơ chế của TCT.
- Phối hợp với Phịng Tài chính - Kế tốn để dự trù nguồn quỹ tiền lương để thanh toán
lương theo kết quả sản xuất và giải quyết các trường hợp vướng mắc về thanh tốn
lương của CNV tồn TCT.

- Tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong công tác tổ chức thi nâng cấp bậc lương hàng
năm cho công nhân viên chức theo chế độ hiện hành của Nhà nước.
- Tổng hợp các chỉ tiêu lao động và tiền lương để lập báo cáo định kỳ theo chế độ báo
cáo hiện hành và đáp ứng các yêu cầu đột xuất của TCT.
c. Công tác chế độ
15


- Tổ chức hướng dẫn kê khai, kiểm tra đối chiếu hồ sơ gốc và tổng hợp danh sách trình
duyệt cấp sổ BHXH cho CBCNV toàn TCT.
- Lập danh sách CNV toàn TCT để thực hiện mua BHXH hàng tháng, quý cho CNV
theo đúng chế độ hiện hành.
- Nghiên cứu hồ sơ, hồn chỉnh thủ tục trình Tổng Giám đốc duyệt để giải quyết các
chế độ BHXH cho CBNV theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước và quy chế của
TCT:
+ Chế độ hưu trí
+ Chế độ tử tuất
+ Chế độ thôi việc
+ Chế độ thai sản, ốm đau...
+ Chế độ mừng sinh nhật, mừng ngày cưới của CNV, chế độ phụ cấp khác.
+ Chế độ bảo hộ lao động, trang bị đồng phục.
+ Các chế độ khác theo quy chế của TCT (nếu có)
- Tổng hợp báo cáo kết quả công tác giải quyết chế độ – BHXH theo định kỳ và yêu
cầu của Tổng Giám đốc.
- Thường xuyên quan hệ chặt chẽ với cơ quan BHXH cấp trên để tranh thủ sự giúp đỡ
trong công tác, nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình giải quyết các chế độ
BHXH cho CBNV.
d. Công tác đánh giá khách hàng
Tổ chức tiếp nhận thông tin, lên lịch tiếp các đồn đánh giá của khách hàng
3.2.2.2.

-

Phó văn phịng phụ trách lễ tân và hành chính (kiêm đội trưởng đội xe)

Tổ chức đón tiếp các đồn khách trong và ngồi nước đến thăm và làm việc tại
công ty. Bao gồm các nội dung:
+ Chuẩn bị phòng khách, phòng họp, hội trường.
+ Trang trí panơ, khẩu hiệu, cờ hoa
+ Tổ chức vệ sinh mặt bằng cảnh quan mơi trường tồn cơng ty.
+ Chuẩn bị tặng phẩm
+ Chuẩn bị và phối hợp với Phòng đời sống tổ chức phục vụ ăn, uống (nếu có)
16


+ Bố trí xe đưa, đón khách (nếu cần)
-

Quản lý tải sản, trang thiết bị tại các phòng khách, phòng họp, hội trường, bố trí
các phịng làm việc, phịng chun gia, phòng nghỉ cho khách... mua sắm bổ xung,
sửa chữa trang thiết bị văn phịng.

-

Duy trì và kiểm tra cơng tác hàng ngày của tổ phục vụ: Đảm bảo công tác vệ sinh
các phòng khách, phòng họp, hội trường, các phịng làm việc của lãnh đạo cơng ty
và các phịng làm việc của chuyên gia.
+ Cung cấp chè, nước phục vụ tại các phịng nói trên.
+ Kiểm tra chất lượng phục vụ cơm trưa cho chuyên gia.
+ Đôn đốc thu dọn, vệ sinh phịng ăn.

-

Phụ trách cơng tác trật tự nội vụ, vệ sinh môi trường, vườn hoa, cây cảnh, duy trì
kiểm tra đơn đốc hàng ngày, đảm bảo mặt bằng cơng ty ln sạch sẽ, chăm sóc và
bảo vệ cây cảnh xanh tốt.

-

Quản lý các khu nhà tập thể, duy trì sinh hoạt, đảm bảo vệ sinh, giữ gìn kiến trúc đảm bảo cảnh quan môi trường sạch sẽ, đảm bảo an ninh chính trị và trật tự an toàn
xã hội trong khu nhà tập thể.

-

Quản lý và điều hành hoạt động của đội xe
+ Sắp xếp lịch phục vụ của các lái xe con hàng ngày và hàng tuần.
+ Điều động và bố trí các xe tải phục vụ yêu cầu vận chuyển hàng hoá.
+ Thực hiện kế hoạch sửa chữa.

3.2.2.3.

Phó văn phịng phụ trách tin học (máy tính)

-

Chịu trách nhiệm về hệ thống tin học văn phịng cho toàn TCT

-

Quản lý mạng nội bộ, Website của TCT
+

Bảo đảm mạng nội bộ luôn hoạt động thông suốt

+

Sửa chữa kịp thời khi có sự cố hỏng hóc

+

Đề xuất trang bị các thiết bị tin học để đáp ứng yêu cầu công việc của các đơn
vị
17


-

+

Đăng tải kịp thời các thông tin lên trang Web của TCT khi có thơng tin do lãnh
đạo TCT cung cấp

+

Bảo đảm an ninh mạng nội bộ , bảo mật các thơng tin của TCT trên các thiết bị
vi tính của TCT

Quản lý hệ thống phần mềm chấm công, làm lương của TCT và các công ty
thành viên
Theo dõi tu sủa các thiết bị văn phòng , tin học
+ Thay mực in cho các máy in khi có yêu cầu của các đơn vị

+ Sửa chữa kịp thời các hỏng hóc về thiết bị văn phịng , tin học
+ Đề xuất các biện pháp quản lý sử dụng thiết bị VP cho hiệu quả

3.2.2.4. Phó văn phịng phụ trách quan hệ cộng đồng kiêm trưởng ban an toàn.
- Chịu trách nhiệm về công tác quan hệ công đồng của Tổng cơng ty
Lập chương trình hoạt động về quan hệ cơng đồng của Tổng công ty bao gồm : Chức
năng nhiệm vụ và định hướng hoạt động cho từng giai đoạn của Tổng công ty
-

Trực tiếp tham gia các hoạt động chung về hoạt động cộng đồng của Tổng công ty

-

Chịu trách nhiệm về cơng tác An tồn bảo hộ lao động của Tổng công ty
+ Lập kế hoạch về đào tạo , kiểm tra công tác AT BHLĐ hàng năm
+ Tổ chức hội thao , huấn luyện về công tác an toàn theo quy định của pháp luật
+ Kiểm tra đôn đốc nhắc nhở CBCNV TCT thự hiện các quy định về ATPCCN và
VSLĐ
+ Chuẩn bị tài liệu , tiếp đón các đồn kiểm tra, đánh giá của cấp trên
+ Đề xuất kiến nghị với Tổng giám đốc về công tác an toàn vệ sinh lao động.

3.2.3. Nhân viên Bộ phận Lao động tiền lương
3.2.3.1. Nhân viên Tổ chức cán bộ
- Thực hiện những công việc về tổ chức – nhân sự trong Tổng cơng ty và tồn hệ
thống, đảm bảo bố trí đúng người đúng việc, đảm bảo cung cấp đủ nhân lục phục
vụ sản xuất kinh doanh, nắm chắc chất lượng đội ngũ cán bộ, luôn cải tiến sắp xếp
lại bộ máy sao cho tinh giản và hiệu quả.
- Xây dựng các Quy chế về tiền lương, thưởng, chức năng, nhiệm vụ các phòng.
- Xây dựng, tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao trình độ về các mặt quản lý,
kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ.

18