Các tình huống và giải pháp khắc phục khi lập báo cáo quyết toán năm trên phần mềm kế toán misa

MỤC LỤC PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ ......................... Error! Bookmark not defined.
1. Lý do chọn đề tài................................................................................................. 1
2. Mục đích nghiên cứu .......................................................................................... 2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 2
4. Nhiệm vụ của đề tài ............................................................................................ 2
5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 2
PHẦN 2: NỘI DUNG ................................................................................................ 3
1. Cơ sở lý luận và pháp lý ..................................................................................... 3
1.1. Cơ sở lý luận: ................................................................................................ 3
1.2. Cơ sở pháp lý: ............................................................................................... 3
2. Thực trạng của đề tài........................................................................................... 3
2.1. Thuận lợi ....................................................................................................... 3
2.2. Khó khăn ....................................................................................................... 4
3. Các tình huống và giải pháp khắc phục .............................................................. 4
3.1. Các kiểm tra chứng từ, sổ sách hạch toán trong phần mềm kế toán ............ 4
3.2. Cách kiểm tra các tài khoản trong bảng cân đối phát sinh ........................... 8
3.3. Kiểm tra đối chiếu tiền gửi (Mẫu số 06-ĐCSDTK/KBNN) và ngân sách
(Mẫu số 01a-SDKP/ĐVDT, 02a-SDKP/ĐVDT) với số liệu trong phần mềm kế
toán đã khớp đúng.............................................................................................. 14
3.4. Cách xem báo cáo tài chính ........................................................................ 22
3.5. Một số vấn đề khác gặp phải và giải pháp xử lý như sau:.......................... 28
4. Hiệu quả của đề tài............................................................................................ 29
PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................. 30
1. Kết luận ............................................................................................................. 30
2. Kiến nghị ........................................................................................................... 30
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................. 31


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Ký hiệu chữ tắt

Cụm từ đầy đủ

TK

Tài khoản

PL

Phúc lợi

TSCĐ

Tài sản cố định

SDKP

Sử dụng kinh phí

ĐVDT

Đơn vị dự tốn

BCTC

Báo cáo tài chính

TKT

Hệ thống kế tốn tổng hợp

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp


PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết, Kế tốn ln là một ngành nghề được nhiều người quan
tâm bởi tầm quan trọng của lĩnh vực này đối với các đơn vị đang hoạt động trên cả
nước khơng chỉ đối với loại hình cơng ty hay doanh nghiệp mà cịn đối với hành
chính sự nhiệp. Kế tốn Kế tốn hành chính sự nghiệp là cơng cụ điều hành, quản
lý, tổ chức nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết tốn các hoạt động tài chính
của đơn vị hành chính. Đồng thời, kế tốn hành chính sự nghiệp với chức năng thơng
tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách nhà nước
được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén trong việc quản lý ngân sách nhà
nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn tiết kiệm và hiệu quả cao.
Mà để ra được tổng thể tình hình hoạt động của đơn vị thì một trong những
cơng việc kế tốn phải làm cuối năm đó là hồn thiện báo cáo quyết tốn của đơn vị.
Phải nói báo cáo quyết tốn các đơn vị hành chính sự nghiệp là yêu cầu quan trọng
dùng để cung cấp thơng tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các
luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem
xét và đưa ra quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị. Thơng tin
báo cáo tài chính giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị về việc
tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật. Thơng tin báo cáo
tài chính của đơn vị hành chính, sự nghiệp là thông tin cơ sở để hợp nhất báo cáo tài
chính của đơn vị cấp trên.
Hiện nay, hầu hết kế tốn ở các đơn vị hành chính sự nghiệp đều đã sử dụng
thực hiện cơng tác kế tốn trên phần mềm kế tốn Misa. Nhưng trong q trình làm
việc vẫn đang hạch toán các bút toán đơn giản như thu - chi tiền mặt hoặc chuyển

khoản trên phần mềm kế toán và đang lúng túng ở khâu làm báo cáo quyết toán cuối
năm. Mặc dù, hàng năm cứ đến kỳ nộp báo cáo quyết tốn cuối năm Cơng ty phần
mềm Misa cũng dành vài ngày tập huấn lập báo cáo quyết tốn nhưng tình trạng
nhiều kế tốn vẫn không lên được báo cáo để nộp đúng thời gian quy định. Ngun
nhân do ở khâu hạch tốn khơng đúng dẫn đến lên bảng phát sinh tài khoản không
cân, mục này âm, mục này dương, số dự tốn nhận khơng bằng số chi trong năm...
Nhưng kế tốn lại khơng hiểu được bản chất của vấn đề, không biết nguyên nhân gì,
khơng biết quay lại kiểm tra đối chiếu để sửa trong phần mềm kế tốn nên cuối năm
khơng lên được báo cáo quyết tốn, có những kế tốn lại bắt đầu quay sang làm báo
cáo thủ cơng ở ngồi để đẩy lên Kho bạc nhà nước, mang lên duyệt quyết tốn ở
Phịng Tài chính Huyện dẫn đến số liệu khơng chính xác, nhiều đơn vị cuối năm
trong phần mềm Misa khơng lên báo cáo quyết tốn được. Qua kinh nghiệm thực
tiễn làm ở doanh nghiệp nhiều năm và những năm làm ở đơn vị trường học đã tiếp
cận với phần mềm kế tốn nên tơi đã đúc rút ra một số kinh nghiệm để xây dựng và
1


phát triển đề tài: “Các tình huống và giải pháp khắc phục khi lập báo cáo quyết
toán năm trên phần mềm kế tốn Misa”
2. Mục đích nghiên cứu
Dự trên những số liệu đã làm để phản ánh thực trạng của của đề tài mà
các kế toán thường gặp phải qua đó đưa ra các giải pháp nhằm giúp bản thân cũng
như các kế tốn đang làm cơng tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp hiểu được bản
chất của vấn đề. Từ đó khắc phục những sai sót nhằm hồn thiện báo cáo quyết tốn
cuối năm.
Từ thực trạng của đề tài để thấy được kế toán đã phản ánh được chính
xác, đầy đủ và kịp thời mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị.
Giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra các quyết dịnh về các hoạt động tài
chính, ngân sách của đơn vị.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Để đi sâu tìm hiểu về các nghiệp vụ kế tốn từ đó hồn thiện được báo cáo
quyết toán năm là ở phạm vi rất rộng và nhiều phần hành khác nhau. Nhưng trong
giới hạn của đề tài này tôi chỉ tập trung nghiên cứu về các đối tượng, phạm vi sau
đây:
- Chứng từ kế toán
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản trên phần mềm kế toán
- Đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái tài khoản trên phần mềm kế toán
- Đối chiếu tiền gửi và ngân sách với kho bạc trên phần mềm kế tốn
4. Nhiệm vụ của đề tài
Tìm ra những sai sót thường gặp của kế tốn khi lập báo cáo quyết toán cuối
năm trên phần mềm kế toán để từ đó đưa ra những phương pháp kịp thời xử lý.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Nghiên cứu các ngun tắc, chuẩn
mực kế tốn từ đó việc tổ chức chứng từ kế toán kiểm soát được tính tuân thủ các cơ
chế, chế độ chính sách của Nhà nước.
Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Từ nguồn ngân sách Nhà nước được
giao và các nguồn thu khác của nhà trường. Kế tốn phải kiểm tra tính hợp lý, hợp
lệ của chứng từ kế toán để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra việc
mở sổ, ghi sổ kế toán, việc sử dụng các tài khoản kế toán, việc tổ chức hệ thống sổ
kế toán, nội dung ghi chép từng chứng từ vào sổ kế toán trên phần mềm kế toán
misa.

2


PHẦN 2: NỘI DUNG
1. Cơ sở lý luận và pháp lý
1.1. Cơ sở lý luận:
Qua thời gian trải qua khi làm kế toán tại các doanh nghiệp và hiện đang cơng
tác kế tốn tại đơn vị trường THPT Quỳnh Lưu 3, từ những kinh nghiệm của bản

thân tích lũy được trong quá trình làm việc và học hỏi nhiều từ đồng nghiệp của các
đơn vị khác, qua các lần tập huấn nghiệp vụ kế toán do Sở Giáo dục và Đào tạo Nghệ
An, Phịng Tài Chính - Kế hoạch huyện tổ chức giúp tôi áp dụng từ lý thuyết đến
thực tiễn. Mặt khác, tơi ln tự tìm tịi, mày mị, nghiên cứu để nâng cao trình độ là
cơ sở giúp tôi nghiên cứu đề tài này.
1.2. Cơ sở pháp lý:
Văn bản số 12328/BTC-NSNN ngày 7/10/2019 của Bộ Tài chính về
việc báo cáo quyết tốn ngân sách nhà nước năm 2019;
Thơng tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính
hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp;
Thơng tư 137/2017/TT-BTC ngày 25/12/2017 của Bộ Tài chính Quy
định về xét duyệt, thẩm định, thơng báo và tổng hợp quyết tốn năm đối với các cơ
quan nhà nước, tổ chức chính trị, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức, cá nhân khác
có liên quan đến Ngân sách nhà nước;
Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật ngân sách nhà nước;
Thông tư 342/2016/TT-BTC ngày 30/12/2016 về quy định chi tiết và
hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 163/2016/NĐ-CP;
Thông tư 93/2019/TT-BTC ngày 31/12/2019 sửa đổi Thông tư
324/2016/TT-BTC hệ thống mục lục ngân sách;
Luật ngân sách nhà nước 2015 số 83/2015/QH13 mới nhất đang áp
dụng năm 2022 quy định về lập, chấp hành, kiểm toán, quyết toán, giám sát ngân
sách nhà nước.
2. Thực trạng của đề tài
2.1. Thuận lợi
Được sự quan tâm của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Nghệ An, Phòng
Tài chính - Kế hoạch huyện Quỳnh Lưu thường xuyên bồi dưỡng nâng cao năng lực
chuyên môn để đáp ứng yêu cầu, địi hỏi ngày càng cao của cơng tác giáo dục và đào
tạo.
Phần mềm kế toán cập nhật liên tục phiên bản mới để đáp ứng yêu cầu

báo cáo của cấp trên cũng như kho bạc.
3


Được lãnh đạo nhà trường tạo điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất như
bảo dưỡng, chữa chữa máy móc thường xun.
Hàng năm được Cơng ty TNHH Tin học Thương mại Dũng Diệu (Misa)
tổ chức tham gia các lớp tập huấn kế toán từ lý thuyết đến phần thực hành về các
phần hành kế toán và đặc biệt là báo cáo quyết toán năm trên phần mềm kế toán
Misa.
2.2. Khó khăn
Các văn bản, thơng tư, nghị định về kế tốn thay đổi liên tục do vậy q
trình hạch tốn cịn gặp nhiều khó khăn vướng mắc, tuy nhiên khơng được giải đáp
kịp thời
Chưa có sự đồng nhất trong yêu cầu của cấp trên với cách hạch toán
theo hướng dẫn của TT107/2017/TT-BTC. Cụ thể một số nghiệp vụ đã hạch toán
đúng theo TT 107/2017/TT-BTC nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu của cấp trên, ví
dụ như chứng từ chi từ nguồn trích lập Quỹ PL, mua TSCĐ… thu nhập tăng thêm.
Chưa có chính sách hỗ trợ kịp thời để các cán bộ kế toán trong các đơn
vị trường học được hưởng chế độ chính sách của Nhà nước nhằm ổn định đời sống,
n tâm cơng tác.
3. Các tình huống và giải pháp khắc phục
3.1. Các kiểm tra chứng từ, sổ sách hạch tốn trong phần mềm kế tốn
Mục đích để kiểm tra lại các nghiệp vụ bất thường, các chứng từ chưa ghi sổ
và các chứng từ chưa thanh toán tạm ứng để đảm bảo tính chất xác số liệu báo cáo,
tránh bỏ sót chứng từ chưa ghi sổ, chứng từ chi tạm ứng, chứng từ ghi thu ghi chi
chưa lập lên bảng kê hoặc đã được lập lên bảng kê, được kho bạc duyệt nhưng trên
phần mềm chưa thực hiện thanh toán. Phần này hầu như các kế toán khơng tìm ra
các ngun nhân mà đặc biệt là lập bảng kê tạm ứng và thanh toán tạm ứng dẫn đến
các chứng từ khi lên sổ sách không đúng. Khi gặp trường hợp như vậy kế toán phải

kiểm tra lại có thể là do các nguyên nhân sau:
TT

Nguyên nhân

Giải pháp

4


1

Do kế toán
hạch toán sai tài Vào Trợ giúp/Hướng dẫn quyết toán, rồi nhấn Kiểm tra
khoản hoặc chi chứng từ, sổ sách
ở nguồn này
nhưng khi chọn
nguồn lại chọn
nguồn khác

Tại bảng Kiểm tra chứng từ sổ sách, chọn khoảng thời
gian cần kiểm tra, rồi nhấn vào chữ Kiểm tra tại mục 9.
Nghiệp vụ bất thường để chỉnh sửa lại các bút toán cho
đúng.

4

5

5

Hạch toán các Vào Trợ giúp/Hướng dẫn quyết toán, rồi nhấn Kiểm tra
nghiệp vụ phát chứng từ, sổ sách
sinh nhưng kế
tốn lại qn
ghi sổ dẫn đến
số liệu lên báo
cáo
khơng
chính xác.

2

Tại bảng Kiểm tra chứng từ sổ sách, chọn khoảng thời
gian cần kiểm tra, rồi nhấn vào chữ Kiểm tra tại mục 1.
Chứng từ chưa ghi sổ và nhấn nút Cất ghi sổ chứng từ
đó.

4

5

6


Hạch tốn chi
phí chưa đúng
tài khoản chi
phí 6112 dẫn

đến khi lập
bảng kê chứng
từ thanh tốn thì
khơng
thấy
chứng từ để lập.

Kiểm tra các chứng từ chi phí đảm bảo các chứng từ này
phải được hạch tốn Nợ TK6112/Có TK111 và lập bảng
kê chứng từ thanh toán.
Vào Kho bạc/Lập bảng kê chứng từ thanh tốn/Chọn
khoảng thời gian chứng từ/Tích vào chứng từ cần
thanh toán/ấn nút thanh toán.

3

7


4

5

Chứng từ hạch Mở chứng từ hạch tốn Nợ TK6112/Có TK111 chọn lại
toán chi Nợ
nghiệp vụ, cấp phát là dự tốn, tạm ứng đã cấp dự tốn
TK6112/Có
TK111
cột
nghiệp vụ và

cấp phát chọn
chưa đúng là dự
toán, tạm ứng
đã cấp dự toán
dẫn đến khi lập
bảng kê thì
khơng
thấy
chứng từ để
thanh tốn.

Các chứng từ
chi
Nợ
TK611/Có TK
khơng
chọn
hoạt động sự
nghiệp dẫn đên
khi lập bảng kê
ghi thu ghi chi
khi cất báo
thiếu hoạt động
sự nghiệp, sinh
chứng từ kết
chuyển không
thành công.

Tại giao diện bảng kê, kéo thanh cuốn ngang đến cột Hoạt
động sự nghiệp, tại các dịng có hoạt động sự nghiệp để

trống, kích đúp chuột để mở chứng từ và sửa chọn lại hoạt
động sự nghiệp bên trang thống kê => Sau khi chọn xong
tất cả các dòng thiếu, nhấn hoãn và lập lại bảng kê.

3.2. Cách kiểm tra các tài khoản trong bảng cân đối phát sinh
- Kiểm tra số dư 2 bên số phát sinh nợ = số phát sinh có đầu kỳ.
8


Vào Nghiệp vụ\nhập số dư ban đầu\tìm đến tài khoản đó\kích đúp vào tài
khoản đó để chỉnh sửa.
1

2

* Kiểm tra số dư các tài khoản 111, 112 và số dư tài khoản 334, 332, 531, 511,
611, 911 phải hết.
Kiểm tra số dư tài khoản 111, 112: Mục đích đảm bảo khớp đúng với
số liệu thực tế của thủ quỹ và đối chiếu kho bạc, sổ phụ ngân hàng để đảm bảo số
liệu trên sổ sách khớp với sổ theo dõi của thủ quỹ với kho bạc, ngân hàng khớp đúng
số liệu. Cách kiểm tra số dư tài khoản 111 - Tiền mặt với sổ theo dõi của thủ quỹ
của đơn vị thường đối chiếu giữa kế toán tiền mặt với thủ quỹ cuối mỗi tháng, trong
trường hợp có sai lệch thì kế tốn vào Tiệp\Báo cáo\Tiền mặt in báo cáo S11-H để
đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ để tìm ra nguyên nhân và xử lý. Kiểm tra
số dư tài khoản 112 - Ngân hàng với đối chiếu kho bạc, sổ phụ ngân hàng các đơn
vị thường đối chiếu giữa số liệu trên sổ của kế toán tiền gửi với kho bạc, sổ phụ vào
cuối mỗi tháng, trong trường hợp có sai lệch thì kế tốn vào Tiệp\Báo cáo\Tiền gửi
in báo cáo S12-H đối chiếu với kho bạc, sổ phụ ngân hàng để tìm ra nguyên nhân và
xử lý.
Kiểm tra số dư các số dư tài khoản 334, 332: Mục đích đảm bảo số liệu

khớp với bảo hiểm và tiền lương đã trả nhằm đảm bảo số liệu khớp với bảo hiểm,
tiền lương đã trả.
+ Đối với tài khoản 334: Thơng thường TK334 cuối kỳ khơng có số dư, nếu
có số dư thì trong trường hợp tổ chức nợ lương cán bộ công nhân viên hoặc ứng
trước lương cho cán bộ nhân viên. Với trường hợp không nợ lương hoặc không ứng
trước lương mà khi in Bảng cân đối tài khoản lại có số dư của TK334 thì nghĩa là
đang bị sai số liệu trên TK334. Cách xử lý như sau:
9


Đơn vị vào xem bảng cân đối tài khoản của từng tháng, xác định số dư không
đúng ở tháng nào thì nhấn vào TK334 để truy vấn về sổ cái TK334 kiểm tra. Đơn vị
xác định lại xem phát sinh Nợ TK334 hay Có TK334 số nào đúng (Kế tốn mở giấy
rút lương và ủy nhiệm chi thanh toán lương ra đối chiếu). Thơng thường thì số trả
lương đúng vì được hạch toán theo chứng từ rút dự toán tiền mặt hoặc chuyển khoản
lương và đã có xác nhận của kho bạc.
Khi phát hiện ra nguyên nhân sai thì kế toán tiến hành điều chỉnh số liệu sai
theo số đúng bằng cách lập lại chứng từ hạch tốn chi phí (Nợ TK 611/Có TK334)
hoặc chứng từ chuyển khoản trả lương (Nợ TK334/Có TK111, 112).
+ Đối với tài khoản 332: Cũng tương tự như tài khoản 334, với tài khoản này
đơn vị xác nhận nếu khơng có nợ bảo hiểm hoặc khơng trả thừa bảo hiểm thì số dư
TK332 sẽ khơng có, nếu sai ở tháng nào thì kiểm tra lại các khoản hạch tốn chi phí
bảo hiểm (Nợ TK611/Có TK332, khoản bảo hiểm khấu trừ vào lương (Nợ TK334/Có
TK332), khoản đã thanh tốn cho bảo hiểm Nợ 332/Có TK511.
Lưu ý: Với 2 TK334, TK332 thường ít biến động giữa các tháng nên ta có thể
xử lý đúng theo tháng thì sử dụng chức năng nhân bản chứng từ để lấy số đúng theo
tháng trước cho tháng sau.
Kiểm tra chi và thu hoạt động TK511, TK611 phải bằng nhau và có
bằng dự tốn chi hoạt động 008. Trường hợp khơng bằng nhau tìm ngun nhân.
Trường hợp TK511=TK611 nhưng khơng = TK008 do các ngun nhân như

do tính hao mịn, mua sắm tài sản cố định, cấp bù học phí và trích quỹ phúc lợi, khen
thưởng.
cuối kỳ.

Kiểm tra các số dư tài khoản cuối năm TK511, TK611 khơng cịn số dư

Thơng thường TK511, TK611 khơng cịn số dư cuối cuối kỳ. Mục đích kiểm
tra số chi và thu hoạt động xem đã thực hiện bút toán kết chuyển cuối năm hay chưa.
Nếu vào bảng cân đối tài khoản TK511, TK611 vẫn còn số dư thì kế tốn vào Tổng
hợp/Xác định kết quả hoạt động/chọn thời điểm 31/12 của năm xác định kết quả hoạt
động.
Kiểm tra tiền mặt dịch vụ (TK111) + tiền gửi (TK112) + tiền đang
chuyển (TK113) có bằng tài khoản phải nộp nhà nước, phải trả khác (TK333,
TK338) + Qũy đặc thù (353) + thặng dư (TK421) + các quỹ (TK431).
Mục đích kiểm tra thế này để nhìn tổng thể bảng cân đối tài khoản của đơn vị
đúng hay không nếu cộng lại khơng đúng thì kế tốn đơn vị phải kiểm tra lại từng
tài khoản trên.
Ví dụ:
10


Nợ: TK111 + TK112 + TK113 = 166.284.589 + 801.686.373 + 236.090.065
= 1.204.061.027 đồng.
Có: TK333 + TK338 + TK353 + TK421 + TK4311 + TK4312 = 74.650.400
+ 47.654.335 + 506.302.682 + 302.380.366 + 60.680.000 + 212.393.244 =
1.204.061.027 đồng.

11

1

2

3

12