Tài liệu ISO 9001:2000: Xem xét ký kết hợp đồng

THỦ TỤC
XEM XÉT HP ĐỒNG và
HƯỚNG TỚI KHÁCH
HÀNG
Mã số : QT-KD01
Lần phát hành : 01
Soát xét/sửa đổi : 02
Ngày hiệu lực : 01/01/08
Trang số : 2/6
Bản số :

1/ MỤC ĐÍCH:
- Thủ tục này nhằm hướng dẫn, phân đònh trách nhiệm cho quá trình xem xét Hợp
đồng và hướng tới khách hàng.
- Xác đònh khả năng cung cấp, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
- Thể hiện sự cam kết giữa người cung cấp và người nhận hàng về: Mặt hàng, số
lượng, chất lượng, giá cả, giao nhận hàng và phương thức thanh toán.
- Làm cơ sở cho việc ban hành lệnh sản xuất xuống Xí nghiệp cho phù hợp.
2/ PHẠM VI ÁP DỤNG:
Thủ tục này áp dụng cho các Hợp đồng, đơn đặt hàng của khách hàng và các thư
chào hàng của CTY.
3/ TÀI LIỆU THAM CHIẾU:
BRC : 5 điều khoản 3.4
4/ TRÁCH NHIỆM:
Giám Đốc CTY, Phó Giám Đốc Kinh Doanh, Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh và Ban
Giám Đốc Xí Nghiệp chòu trách nhiệm chính trong việc thực hiện và duy trì thủ tục này.
5/ NỘI DUNG:
5.1/ Nhận đơn đặt hàng, xem xét yêu cầu của khách hàng và chào hàng:
- Hoặc có thư hỏi hàng của khách hàng hoặc CTY tự chào hàng, căn cứ vào khả
năng sản xuất, mùa vụ, hàng tồn kho và dự đoán mà chào hàng với số lượng, cơ cấu, thời

gian giao hàng cho thích hợp. Riêng điều khoản thanh toán thì tùy trường hợp (Uy tín
khách hàng, tương quan giữa bên mua và bên bán …) mà đặt ra cho thích hợp như L/C at
sight (không hủy ngang), TT hay hình thức khác, điều khoản trọng tài chỉ nêu ra đối với
khách hàng lạ, ít giao dòch. Việc chào hàng có thể dưới các hình thức như: E-mail, thư,
Fax, điện thoại từ bất kỳ lúc nào và vò trí nào (Kể cả ngoài giờ làm việc, lúc đi đường, ở
nhà, …) và được thực hiện bởi một thành viên của Ban Giám Đốc, khi cần thiết Trưởng
Phòng Kinh Doanh cũng thực hiện được.
- Trong quá trình đàm phán hai bên cố gắng rút ngắn khoảng cách khác biệt, đôi khi
có sự nhân nhượng từng lúc để nhằm mục đích đạt đến sự thống nhất giữa hai bên.

THỦ TỤC
XEM XÉT HP ĐỒNG và
HƯỚNG TỚI KHÁCH
HÀNG
Mã số : QT-KD01
Lần phát hành : 01
Soát xét/sửa đổi : 02
Ngày hiệu lực : 01/01/08
Trang số : 3/6
Bản số :

- Khi nhận được yêu cầu của khách hàng có thể là hàng truyền thống (như các dạng
PD, PUD, HOSO, HLSO, …) hoặc các mặt hàng đặc thù (như PTO, EZ PEEL, NOBASHI,
TEMPURA, SUSHI, EBI FRIED, …) thì trưởng Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh có trách
nhiệm tiến hành xem xét khả năng sản xuất của CTY, nguồn nguyên liệu trong con nước
hiện tại và sắp tới, lượng hàng tồn kho hiện tại và căn cứ vào kế hoạch sản xuất các mặt
hàng của CTY để xác nhận lên đơn hàng của khách hàng về khả năng chào hàng.
- Sau khi đàm phán nếu hai bên không đi đến một thỏa thuận chung nào thì kết thúc
cuộc giao dòch này. Ngược lại nếu có thỏa thuận chung thì hai bên sẽ xác nhận chính bằng
một Hợp đồng (Mã số M2QT-KD01 nếu Hợp đồng do CTY phát hành), Hợp đồng này sẽ

do một thành viên trong Ban Giám Đốc ký, Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh lưu trữ và theo
dõi thực hiện.
- Trừ trường hợp khách hàng không ký nhận vào Hợp đồng thì Phòng Kinh Doanh sẽ
lưu lại những văn bản chính của quá trình đàm phán trên đó có thể hiện sự đồng ý của
khách hàng về những điều khoản mà hai bên đã thống nhất.
5.2/ Thỏa thuận, soạn thảo và ký hợp đồng:
- Nếu là Hợp đồng do CTY phát hành thì theo mẫu M2QT-KD01, trong đó nêu được
các điều khoản chủ yếu như: Tên hàng, qui cách, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng,
phương thức thanh toán, Hợp đồng sẽ do Phòng Kinh Doanh soạn, chuyển cho thành viên
của ban Giám Đốc ký (Thông thường là người đàm phán), sau đó chuyển cho khách hàng
bằng Fax, e-mai hoặc bằng thư.
- Nếu là Hợp đồng do khách hàng soạn thảo và phát hành thì Phòng Kế Hoạch Kinh
Doanh trình cho Giám Đốc xem, nếu đúng với những điều đã đàm phán thì ký và chuyển
lại cho khách hàng, nếu có điều khoản nào chưa đúng thì thông báo lại phía khách hàng
điều chỉnh.

THỦ TỤC
XEM XÉT HP ĐỒNG và
HƯỚNG TỚI KHÁCH
HÀNG
Mã số : QT-KD01
Lần phát hành : 01
Soát xét/sửa đổi : 02
Ngày hiệu lực : 01/01/08
Trang số : 4/6
Bản số :

5.3/ Lưu đồ:
TIẾN TRÌNH MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM HỒ SƠ
1. Nhận đơn hàng, xem

xét yêu cầu của khách
hàng và chào hàng.
2. Đàm phán.
3. Lập hợp đồng.
4. Chuyển hợp đồng cho
khách hàng xem xét và
ký kết.
5. Ký hợp đồng do
khách hàng lập, và
chuyển trả lại cho khách
hàng sau khi ký.
6. Ban hành lệnh sản
xuất và/hoặc bảng giá
mua.
7. Theo dỏi tiến độ sản
1&2. Ban Giám Đốc CTY
hoặc Trưởng Phòng KD
Nhập Khẩu.
3. Phòng Kinh Doanh
Xuất Nhập Khẩu soạn và
trình Ban Giám Đốc ký.
4. Phòng Kinh Doanh
Xuất Nhập Khẩu.
5. Ban Giám Đốc và
Phòng Kinh Doanh Xuất
Nhập Khẩu.
6. Ban Giám Đốc, Phòng
Kinh Doanh Xuất Nhập
Khẩu, Giám Đốc Xí
Nghiệp.

7. Phòng Kinh Doanh
M2QT-KD01
M2QT-KD01
M1QT-KD01
M3QT-KD01

M4QT-KD01
Bắt đầu
Chào
hàng

Đàm
phán
Kết thúc
Hợp
đồng
- Bảng giá
mua
- Lệnh sản
xuất
Theo dõi
tiến độ
Chỉnh sửa hợp đồng
Giao hàng
và thanh lý
Hợp đồng
K.thúc

THỦ TỤC
XEM XÉT HP ĐỒNG và

HƯỚNG TỚI KHÁCH
HÀNG
Mã số : QT-KD01
Lần phát hành : 01
Soát xét/sửa đổi : 02
Ngày hiệu lực : 01/01/08
Trang số : 5/6
Bản số :


xuất. Xuất Nhập Khẩu.
5.4/ Sửa đổi hợp đồng:
Việc thay đổi hợp đồng có thể do phía khách hàng hay bên phía CTY vì một lý do
nào đó. Khi một Hợp đồng có sự thay đổi từ phía CTY hoặc từ phía khách hàng thì Trưởng
Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh sẽ báo cho Ban Giám Đốc Xí nghiệp biết (bằng văn bản,
điện thoại hoặc trực tiếp bằng miệng trong thời gian sớm nhất) để thực hiện theo sửa đổi
và ghi vào bảng theo dõi Hợp đồng (nếu là báo bằng miệmg).
* Thay đổi Hợp đồng từ phía CTY:
- Trong quá trình thực hiện Hợp đồng nếu vì một lý do nào đó mà bên phía CTY
thấy không thể đáp ứng được Hợp đồng (Do không đủ nguồn nguyên vật liệu, vật tư,
nguồn lực, … để có thể cung cấp cho khách hàng đúng thời hạn, đúng đòa điểm, … như đã
giao hẹn) thì Ban Giám Đốc hoặc Phòng Kế hoạch Kinh Doanh sẽ trực tiếp liên hệ thỏa
thuận lại một số điều kiện, tiêu chuẩn với khách hàng bằng điện thoại, e-mail, Fax, … một
cách sớm nhất để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.
- Sau khi đã thỏa thuận thì Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh sẽ lập Hợp đồng mới hoặc
phụ kiện và trình lên Ban Giám Đốc xem xét, ký duyệt và gửi lại cho khách hàng ký kết,
hoặc lưu giữ các văn bản có ghi ý kiến chấp nhận của khách hàng. Nếu giữa hai bên
không đi đến thỏa thuận thay đổi vì một lý do nào đó thì bên phía CTY sẽ phải thương
lượng giải quyết theo ý kiến khách hàng.
- Tất cả các điều kiện sửa đổi, bổ sung của bên CTY đều phải được lưu lại và đính

kèm với Hợp đồng và được coi như là một phần của Hợp đồng.
* Thay đổi Hợp đồng từ phía khách hàng:
- Trong quá trình thực hiện Hợp đồng nếu nhận được thông tin về sự thay đổi của
khách hàng (Có thể bằng e-mail, Fax hoặc điện thoại) thì Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh sẽ
ghi nhận lại và trình lên Giám Đốc CTY xem xét và cho ý kiến xử lý.
- Việc xử lý có thể là hủy bỏ Hợp đồng hay thỏa thuận nhân nhượng chấp nhận theo
ý kiến khách hàng về một số điều kiện nào đó. Nếu hai bên thỏa thuận về sự thay đổi hay
bổ sung về một số điều khoản mới thì Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh sẽ tiến hành lập lại
Hợp đồng hoặc phụ kiện trình lên Ban Giám Đốc ký và gởi lại cho khách hàng bằng Fax,

THỦ TỤC
XEM XÉT HP ĐỒNG và
HƯỚNG TỚI KHÁCH
HÀNG
Mã số : QT-KD01
Lần phát hành : 01
Soát xét/sửa đổi : 02
Ngày hiệu lực : 01/01/08
Trang số : 6/6
Bản số :

e-mail hay thông qua đường bưu điện, hoặc lưu trữ văn bản có liên quan kèm theo Hợp
đồng, hoặc ghi chú lên Hợp đồng (Nếu là điện thoại).
- Tất cả các điều kiện sửa đổi, bổ sung của khách hàng đều phải được lưu lại và đính
kèm với Hợp đồng và được coi như là một phần của Hợp đồng.
5.5/ Phát hành lệnh sản xuất:
- Đối với những mặt hàng truyền thống (Nguyên liệu có thường xuyên, có khách
hàng thường xuyên theo những qui cách quen thuộc) hoặc những mặt hàng đặc thù đã có
Hợp đồng thì phát hành “Bảng giá mua” theo mẫu M3QT-KD01.
- Đối với những mặt hàng đặc thù đảm bảo sản xuất không thừa quá mức kiểm soát

thì phát hành “Lệnh sản xuất” theo mẫu M1QT-KD01, trong đó qui đònh số lượng cụ thể
và hạn giao hàng.
- “Bảng giá mua” và “lệnh sản xuất” sẽ do Giám Đốc ký, trong trường hợp Giám
Đốc đi vắng thì trưởng Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh ký góc và chuyển cho Phó Giám
Đốc ký. Sau khi ký xong sẽ được chuyển xuống Xí Nghiệp để thực hiện và Phòng Kế
Hoạch Kinh Doanh lưu lại một bản để theo dõi tiến độ thực hiện và tính toán tồn kho.
- Việc theo dõi tiến độ thực hiện Hợp đồng được thực hiện thông qua biểu mẫu
“Theo dõi Hợp đồng và thanh lý Hợp đồng” mẫu M4QT-KD01
6. HƯỚNG TỚI KHÁCH HÀNG:
- Dựa vào số lượng hợp đồng mà công ty đã bán cho từng khách hàng trong năm và
các khiếu nại phản hồi từ khách hàng.
- Thiết lập danh sách cụ thể từng khách hàng tương ứng sản lượng từng năm để so
sánh với năm trước đó.
- Trên cơ sở phản hồi có kế hoạch khắc phục hoặc cải tiến để sản xuất ra sản phẩm
phù hợp thõa mãn yêu của khách hàng.
7/ BIỂU MẪU ÁP DỤNG:
STT TÊN BIỂU MẪU KÝ HIỆU LƯU TRỮ
01 Lệnh sản xuất M1QT-KD01 Một năm sau khi ban hành
02 Mẫu biểu hợp đồng M2QT-KD01 Sáu tháng sau khi ký Hợp đồng
03 Bảng giá mua M3QT-KD01 Một năm sau khi ban hành
04 Mẫu theo dõi Hợp đồng và thanh M4QT-KD01 Một năm sau khi kết thúc Hợp

THỦ TỤC
XEM XÉT HP ĐỒNG và
HƯỚNG TỚI KHÁCH
HÀNG
Mã số : QT-KD01
Lần phát hành : 01
Soát xét/sửa đổi : 02
Ngày hiệu lực : 01/01/08

Trang số : 7/6
Bản số :

lý Hợp đồng đồng