Phân tích quy trình lập kế hoạch và vận dụng để lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
VÀ VẬN DỤNG ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH TRONG 3 NĂM TỚI
CHO BẢN THÂN

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng lập kế hoạch và ra quyết định quản lý
Mã phách:.............................................

Hà Nội - 2021
1


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chúng ta đang sống trong thời kỳ hội nhập và phát triển, đòi hỏi mỗi
chúng ta phải thích nghi, năng động. Chính vì thế, việc lập kế hoạch mang
đến cho chúng ta định hướng, sự chủ động trong mọi tình huống.
Thế nhưng đang có một bộ phận khơng nhỏ đặc biệt là giới trẻ đang
xem nhẹ việc đặt kế hoạch hoặc biết lập kế hoạch rất quan trọng nhưng
khơng biết quy trình lập kế hoạch, từ đấy dẫn tới bị động trong việc thực hiện
mục tiêu của bản thân. Khi được hỏi: “Bạn có dự định gì cho tương lai và làm
gì để thực hiện chúng?” Rất nhiều bạn đang mông lung và chưa có một dự
tính cho tương lại và dù có cũng rất mơ hồ, các bạn khơng biết chính xác
những gì mình cần làm.
Nhận thức được tầm quan trọng của lập kế hoạch đặc biệt là quy trình
lập kế hoạch, tác giả chọn đề tài: “Phân tích quy trình lập kế hoạch và vận
dụng để lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân”.

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu
Phân tích được quy trình lập kế hoạch
Vận dụng để lập kế hoạch trong 3 năm của bản thân.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đưa ra các cơ sở lý thuyết về quy trình lập kế hoạch
Thực trạng của bản thân hiện tại
Lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân
3. Phương pháp nghiên cứu
Bài tiểu luận có sửu dụng các pương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp điều tra, phân tích
- Phương pháp đối chiếu tổng hợp
4. Kết cấu đề tài
2


Kết cấu đề tài gồm:
- Lời mở đầu
- Chương 1: Cơ sở lý thuyết về lập kế hoạch và quy trình lập kế hoạch
- Chương 2: Vận dụng lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân
- Kết luận

3


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU

2

1. Lý do chọn đề tài

2

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu-------------------------------------------2
2.1. Mục tiêu

2

2 2. Nhiệm vụ nghiên cứu

2

3. Phương pháp nghiên cứu

2

4. Kết cấu đề tài

2

PHẦN NỘI DUNG

6

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUY
TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

6

1. Các khái niệm cơ bản

6

1 1. Kế hoạch

6

1 2. Lập kế hoạch

6

1 3. Kỹ năng lập kế hoạch

7

1 4. Phương pháp lập kế hoạch

7

2. Vai trò của lập kế hoạch

7

3. Bản chất, yêu cầu và các nhân tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch--------10
3.1. Bản chất của việc lập kế hoạch---------------------------------------10
3.2. Yêu cầu của việc lập kế hoạch----------------------------------------11
3.3. Các nhân tố ảnh hướng đến việc lập kế hoạch----------------------12
4. Quy trình lập kế hoạch

14

5. Một số phương pháp lập kế hoạch-----------------------------------------17
4


5.1. Phương pháp dự báo hỗ trợ quá trình lập kế hoạch----------------18
5.2. Phương pháp phân tích SWOT---------------------------------------18
5 3. Sơ đồ Gantt

20

TIỂU KẾT

21

CHƯƠNG 2: VẬN DỤNG LẬP KẾ HOẠCH TRONG 3 NĂM TỚI CHO
BẢN THÂN

21

1. Lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân------------------------------21
2. Bài học kinh nghiệm

30

TIỂU KẾT

31

TỔNG KẾT

32

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO------------------------------------------33

5


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUY
TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
1. Các khái niệm cơ bản
1.1. Kế hoạch
Có khá nhiều khái niệm kế hoạch được đưa ra như: Kế hoạch hoạch là
bản mô tả những mục tiêu cần đạt được của tổ chức và cách thức cần tiến
hành để đạt mục tiêu đó, hay kế hoạch là là dự định của nhà quản lý cho công
việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương pháp quản lý và các
nguồn lực được chương trình hố.
Ở đây, tác giả đưa đến một khái niệm về kế hoạch:
Kế hoạch là một văn bản hay một ý tưởng thể hiện mục tiêu chung của
tổ chức cũng như mục tiêu được phân cấp, với những nguồn lực, phương án
và thời gian đạt mục tiêu đó. Một bản kế hoạch gồm có những nội dung cốt
yếu như:
- Mục tiêu của tổ chức: Là cái mốc, trạng thái mà chủ thể quản lý mong
muốn đạt được trong tương lai xác định.
- Phương án hành động: Là cách thức chuyển hoá các mục tiêu đã được
lựa chọn thành các kết quả thực tế với mức độ thành công cao nhất.
- Nguồn lực cần huy động: Là nhân tố cho phép nhà quản lý có thể sử
dụng để cụ thể hoá các mục tiêu, phương án hành động thành kết quả

thực tế.
1.2. Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phương án hành động tương
lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một cơ sở. Nó bao gồm sự lựa chọn
các mục tiêu của cơ sở và của từng bộ phận, xác định các phương thức để đạt
được các mục tiêu. Như vậy các kế hoạch cho ta một cách tiếp cận hợp lý tới
6


các mục tiêu chọn trước. Việc lập kế hoạch cũng đòi hỏi sự đổi mới quản lý
một cách mạnh mẽ.
Lập kế hoạch là quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào,
khi nào làm và ai làm cái đó. Kế hoạch là cái cầu bắc qua những khoảng trống
để có thể đi đến được. Kế hoạch làm cho các sự việc có thể xảy ra, nếu khơng
thì chúng khơng xảy ra. Mặc dầu chúng ta ít khi tiên đốn được tương lai
chính xác và mặc dù những yếu tố nằm ngồi sự kiểm sốt của chúng ta có
thể phá vỡ cả những kế hoạch tốt nhất đã có, nhưng nếu khơng có một kế
hoạch, chúng ta có thể để cho các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên. Lập kế
hoạch là một q trình địi hỏi có tri thức. Nó địi hỏi rằng chúng ta phải xác
định các đường lối một cách có ý thức và đưa ra các quyết định của chúng ta
trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.
Lập kế hoạch để trả lời cho 5 câu hỏi:
- Xác định mục tiêu: Là cái gì?
- Xây dựng nội dung: Ai thực hiện?
- Lựa chọn phương thức: Làm như thế nào?
- Thời gian: Khi nào làm?
- Địa điểm: Làm ở đâu?
1.3. Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng xây dựng các mục tiêu, lựa chọn và
tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức và xác

định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề
ra.
1.4. Phương pháp lập kế hoạch
Phương pháp lập kế hoạch là việc tổ chức sẽ lựa chọn cách thức để thực
hiện việc lập kế hoạch, qua đó tổ chức xác định các nguồn lực quyết định
cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
2. Vai trò của lập kế hoạch
7


- Là cơ sở cho các chức năng khác của quản lý
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là
lập kế hoạch , tổ chức , lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là một chức năng
rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý, vì nó liên quan đến việc lựa chọn mục
tiêu và kế hoạch hành động trong tương lai, giúp người quản lý xác định phần
còn lại của các chức năng khác để đảm bảo đạt được mục tiêu.
Khi công tác lập kế hoạch được thực hiện tốt sẽ tạo “nền tảng vững
chắc” cho các chức năng quản lý khác: tổ chức - sắp xếp và phân bổ nguồn
lực để đạt được các mục tiêu nhiệm vụ; nguồn nhân lực lãnh đạo - chỉ đạo
đảm bảo các nhiệm vụ cấp cao; và kiểm soát - giám sát thực hiện nhiệm vụ và
tiến hành những can thiệp cần thiết.
- Giúp chúng ta ứng phó với sự bất định và sự thay đổi
Sự bất định và thay đổi làm cho việc lập kế hoạch trở thành tất yếu.
Giống như một nhà hàng hải khơng thể chỉ lấp hành trình một lần rồi qn nó,
một người quản lý kinh doanh khơng thể lập một kế hoạch và dừng lại ở đó.
Tương lai rất ít khi chắc chắn, và tương lai càng xa, thì các kết quả của quyết
định mà ta cần phải xem xét, sẽ càng kém chắc chán. Một ủy viên quản trị
kinh doanh có thể cảm thấy hồn tồn chắc chắn rằng, trong tháng tới các đơn
đặt hàng, các chi phí sản xuất, năng suất lao động, sản lượng, dự trữ tiền mặt
sẵn có, và các yếu tố khác của môi trường kinh doanh sẽ ở một mức xác định.

Song, một đám cháy, một cuộc bãi công không biết trước, hoặc việc hủy bỏ
một đơn đặt hàng của một khách hàng chủ yếu sẽ có thể làm đảo lộn tất cả.
Hơn nữa, nếu lập kế hoạch, cho một thời gian càng dài, thì người quản lý
càng ít nắm chắc về mơi trường kinh doanh bên trong và bên ngồi và về tính
đúng đắn của mọi quyết định. Thậm chí ngay khi tương lai có độ chắc chắn
cao, thì một số kế hoạch vẫn cần thiết. Thứ nhất là, các nhà quản lý văn phải
tìm cách tốt nhất để đạt được mục tiêu. Với điều kiện chắc chắn, trước hết đây
là vấn đề thuộc toán
8


học tính tốn, dựa trên các sự kiện đã biết xem tiến trình nào sẽ đem lại kết
quả mong muốn với chi phí thấp nhất. Thứ hai là, sau khi tiến trình đã được
xác định, cần phải đưa ra các kế hoạch để sao cho mỗi bộ phận của tổ chức sẽ
biết cần phải đóng góp như thế nào vào công việc phải làm.
- Kế hoạch chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt
mục tiêu đã định
Việc lập kế hoạch chu đáo sẽ đưa ra được phương án tối ưu nhất để
thực hiện các mục tiêu. Nhờ đó, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực và
tiết kiệm được thời gian, giảm các chi phí khơng cần thiết.
Do tồn bộ cơng việc lập kế hoạch là nhằm đạt được các mục tiêu của
cơ sở, cho nên chính hoạt động lập kế hoạch chú ý vào những mục tiêu này.
Những kế hoạch này được xem xét toàn diện sẽ thống nhất được những hoạt
động tương tác giữa các bộ phận, từ đấy xuất hiện các phương án tốt nhất để
phối hợp các bộ phận, các nguồn lực lại với nhau để đạt được mục tiêu đã
định.
- Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên
trong tổ chức
Như đã nói ở trên, việc lập kế hoạch là hướng đến mục tiêu. Chính vì
thế việc lập kế hoạch giúp người quản lý cũng như nhân viên biết được cái mà

mình cần hướng tới đó là gì, phải ln xác định mục tiêu để tránh việc có
những hành động thừa thãi, tự phát, vô tổ chức và dễ dàng chệch hướng mục
tiêu.
- Lập kế hoạch đưa ra các mục tiêu và tiêu chuẩn được ứng dụng
trong q trình kiểm tra
Nói cách khác lập kế hoạch và kiểm soát phải kết hợp chặt chẽ với nhau
trong q trình quản lý. Nếu khơng có lập kế hoạch, kiểm soát sẽ thiếu những
tiêu chuẩn và mục tiêu cho việc đo lường những thứ mà họ làm tốt và làm thế
nào để nó trở nên tốt hơn. Khơng có kiểm sốt, lập kế hoạch thiếu những thứ
9


theo sau, thông qua nhu cầu để đảm bảo rằng những thứ sẽ được thực hiện
theo kế hoạch.
Người quản lý sẽ khơng thể kiểm sốt cơng việc của các cấp dưới nếu
khơng có được mục tiêu đã định dể đo lường. Như một người lãnh đạo cấp
cao đã từng nói: “Sau khi tơi rời khỏi văn phịng lúc năm giờ chiều, tối khơng
cịn quan tâm đến những việc xảy ra ngày hơm đó, tơi chẳng thể làm gì được
nữa; tơi chỉ xem xét những việc có thể xảy ra vào ngày maihoặc ngày kia
hoặc năm tới, bởi vì tơi cịn làm được điều gì đó về những vấn đề này”. Phải
chăng đây là một quan điểm hơi cực đoan, nhưng nó cũng nhấn mạnh rằng sự
kiểm tra có hiệu quả là sự kiểm tra hướng tới tương lai.
3. Bản chất, yêu cầu và các nhân tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch
3.1. Bản chất của việc lập kế hoạch
- Sự đóng góp của việc lập kế hoạch vào việc thực hiện mục đích và các
mục tiêu của tổ chức:
Mục đích của tất cả kế hoạch và những kế hoạch phụ trợ cho nó là
nhằm hồn thành những mục tiêu đã định của cơ sở. Nguyên lý này xuất phát
từ bản chất của cơ sở có tổ chức, nó cịn tồn tại để thực hiện mục tiêu chung
thông qua sự hợp tác kỹ càng.

- Sự ưu tiên cho việc lập kế hoạch trong số các nhiệm vụ của người quản
lý:
Trong các chức năng của quản lý, việc lập kế hoạch sẽ đi trước thực
hiện mọi công việc của các chức năng còn lại. Mặc dù trong thực tế mọi chức
năng đều có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhưng lập kế hoạch là cơng việc
duy nhất mang tính thiết lập mục tiêu cần thiết cho sự phấn đấu.
Lập kế hoạch và kiểm tra là hai công việc không thể tách rời nhau. Một
việc làm khơng có kế hoạch thì khơng thể kiểm tra được, vì kiểm tra là giữ
cho mọi việc đi theo đúng kế hoạch.
1


- Tính phổ biến của việc lập kế hoạch
Tất cả các nhà quản lý đều phải lập kế hoạch từ cấp thấp đến cấp cao,
mặc dù tính chất và phạm vi là khác nhau. Do quyền hạn hoặc vị trí của mình
trong tổ chức, nhà quản lý này có thể lập kế hoạch nhiều hơn, phức tạp hơn
nhà quản lý khác hoặc kế hoạch của nhà quản lý này có thể cơ bản và dễ áp
dụng hơn nhà quản lý khác. Tuy nhiên, khơng một ai có thể tránh khỏi việc
phải lập kế hoạch.
- Tính hiệu quả của kế hoạch
Một kế hoạch có thể tăng cường việc đạt được các mục tiêu nhưng với
chi phí q cao là khơng cần thiết. Các kế hoạch là hiệu quả nếu chúngđạt
được mục tiêu đề ra với chi phí hợp lý, khi mà chi phí khơng chỉ được đo
bằng thời gian, tiền bạc hay sản phẩm mà còn bằng mức độ thoả mãn của cá
nhân hay tập thể.
3.2. Yêu cầu của việc lập kế hoạch
- Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt
Ưu tiên về mặt nhân lựcchọn những con người có năng lực, phẩm chất,
sự sáng tạo và khả năng hiện thực hoá các ý tưởng thành những phương án,
giải pháp cụ thể

Ưu tiên về mặt tài chính: dành phần lớn kinh phí cho việc điều tra, khảo
sát, makerting hay thu thập và xử lý các thông tin để có những kế hoạch đúng
đắn và phù hợp
Ưu tiên về mặt thời gian: Phải dành nhiều thời cho nó, coi lập kế hoạch
là yếu tố tiên quyết. Thời gian là thứ quan trọng, nhờ có nó mới có thể thực
hiện được các nội dung công việc của các bước lập kế hoạch.
Ưu tiên về vật lực: Những vật lực để phục vụ cho lập kế hoạch luôn
được ưu tiên tận dụng tối đa.
- Lập kế hoạch phải mang tính kế thừa
1


- Sự phát triển của một tổ chức là một quá trình lịch sử, và người kế thừa
phải kế thừa những ưu điểm của thế hệ đi trước. Nó là một trong những yếu tố
đặc biệt quan trọng trong nguyên tắc phát triển. Vì vậy, khi lập kế hoạch, nhà
quản lý phải kế thừa những điều cốt lõi hợp lý của những lần lập kế hoạch
trước. Kế hoạch phải thể hiện tính liên tục và khơng liên tục trong q trình
phát triển của tổ chức.
- Lập kế hoạch phải mang tính khách quan, dân chủ
Xây dựng mục tiêu phải phù hợp với năng lực của cá nhân và tổ chức.
Quá trình lập kế hoạch phải được diễn ra một cách khách quan, dân chủ như
vậy kế hoạch mới đạt kết quả tốt.
- Lập kế hoạch phải mang tính khả thi, hiệu quả
Kế hoạch không phải là những ý tưởng viển vơng, nó phải thực tế. Kế
hoạch phải liên quan đến các mục tiêu chính xác cần thực hiện, cách tốt nhất
để đạt được mục tiêu và nhân sự được phân cơng thích hợp. Nó cũng phải liên
quan đến các điều kiện vật chất và kỹ thuật, các quyết định kỹ thuật và tài
chính. Có như vậy, kế hoạch mới được thực hiện một cách hiệu quả. Việc
thực hiện kế hoạch khơng phải bằng mọi giá.
Kế hoạch có hiệu quả khi nó được thực hiện tốt nhất trên cơ sở sử dụng

ít tài nguyên nhất trong một khoảng thời gian ngắn nhất. Để đảm bảo tính
hiệu quả trong việc thực thi kế hoạch, người lập kế hoạch cần phải lựa chọn,
đầu tư cho đầu vào một cách thích đáng và tiết kiệm.
- Tính linh hoạt trong lập kế hoạch
Lập kế hoạch luôn phải chú trọng vào những thay đổi cả bên trong và
bên ngoài, phải nhạy bén linh hoạt để đối phó với những tình huống bất định
có thể xảy ra khi thực hiện kế hoạch
3.3. Các nhân tố ảnh hướng đến việc lập kế hoạch
- Mục tiêu, chiến lược của tổ chức
1


Mục tiêu chính là nền tảng của việc lập kế hoạch, mọi hành động trong
kế hoạch đều hướng đến mục tiêu cuối cùng.
Chiến lược chỉ ra phương hướng cho tất cả quyết định và hình thành
nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế.
- Trình độ của người lập kế hoạch
Kế hoạch là do con người đặt ra và đưa ra các mục tiêu xác định một
tương lai cụ thể của tổ chức hoạc cá nhân đó. Do đó nó rất dễ mắc phải các sai
lầm, nó phụ thuộc vào năng lực của người lập kế hoạch rất lớn, nếu người lập
kế hoạch là người có chun mơn trình độ và có sự nghiên cứu kĩ lưỡng thì kế
hoạch đó sẽ có giá trị, nếu như kế hoạch được lập ra chỉ vì ý chủ quan của
người lập kế hoạch thì nó rất có thể làm cho tổ chức, cá nhân thiệt hại.
- Thông tin để lập kế hoạch
Thông tin là một trong những yếu tố then chốt trong việc lập kế hoạch.
Thơng tin có đầy đủ và đáng tin cậy thì việc lập kế hoạch mới đạt được hiệu
quả. Dựa trên các báo cáo về thị trường, mơi trường, đối thủ cạnh tranh khi đó
kế hoạch mới có thể dự báo chính xác các tình huống, khả năng có thể xảy ra,
từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục.
- Môi trường

Bản chất của kế hoạch phụ thuộc vào sự biến động của môi trường. Các
tổ chức và cá nhân luôn phải hoạt động trong một môi trường nhất định. Lập
kế hoạch thành công phải nắm bắt được những thay đổi này. Ví dụ, khi một tổ
chức hoạt động trong mơi trường ổn định thì những kế hoạch đó sẽ là những
kế hoạch dài hạn với những kế hoạch mang tính chiến lược hơn, nhưng khi
mơi trường lên xuống thất thường thì những kế hoạch này là hạn chế của
những kế hoạch ngắn hạn và luôn phải được điều chỉnh cho phù hợp.
- Thời gian thực hiện mục tiêu

1


Thời gian cũng có tác động rất lớn tới kế hoạch, nó có thể phù hợp trong một
khoảng thời gian ngắn nhưng lại là sai lầm khi các kế hoạch được thực hiện
trong một thời gian dài. Do các kế hoạch là sự dự tính các mục tiêu cần đạt tới
trong tương lai mà chẳng ai có thể biết chính xác tương ;lai sẽ xảy ra cái gì do
đó kế hoạch sẽ dễ sai lầm nếu được thực hiện trong một thời gian dà
4. Quy trình lập kế hoạch
Bước 1: Phân tích mơi trường
Mục đích của phân tích mơi trường là xác định điểm mạnh và điểm yếu,
tìm kiếm cơ hội và phát hiện ra những thách thức đối với tổ chức. Lập kế
hoạch hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết về môi trường, thị trường, sự cạnh tranh
và những thuận lợi và khó khăn của nó so với các đối thủ cạnh tranh. Kế
hoạch yêu cầu những dự đoán thực tế về các cơ hội, dự báo và các chính sách
cơ bản có thể áp dụng cho các kế hoạch hiện có của tổ chức. Chúng là những
giả định về môi trường mà chúng ta muốn thực hiện kế hoạch. Đó có thể là
địa điểm, quy mơ hoạt động, mức giá, sản phẩm nào, công nghệ nào sẽ triển
khai, mức chi phí, mức lương, mức cổ tức và các khía cạnh tài chính, xã hội
và chính trị khác. Phân tích mơi trường cũng bao gồm các dự báo và chính
sách chưa được đưa ra. Phân tích mơi trường cũng nên được giới hạn trong

các giả định có ý nghĩa chiến lược hoặc tính cấp thiết đối với việc lập kế
hoạch.
Bước 2: Xác định mục tiêu
Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm
kết thúc trong các việc cần làm. Các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời
hạn thực hiện và được lượng hố đến mức cao nhất có thể.
Một trong những nguyên tắc thiết lập mục tiêu hiệu quả và phổ biến
nhất đó là nguyên tắc thiết lập mục tiêu “SMART”

1


SMART là một nguyên tắc “thông minh” giúp chúng ta thiết lập được
mục tiêu một cách chi tiết, khoa học đảm bảo được tính khả thi của mục tiêu
áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực của đời sống.
Nguyên tắc SMART được xây dựng:
S – Specific : Cụ thể, dễ hiểu.
M – Measurable : Đo lường được
A – Attainable : Có thể đạt được
R – Relevant : Sự liên quan
T – Time-Bound : Giờ giấc hồn thành

Hình 1.1. Ngun tắc SMART
S – Specific (mục tiêu phải cụ thể, chi tiết và dễ hiểu) – Các thông tin phải
chi tiết, đầy đủ để xác định vấn đề hoặc cơ hội. Mục tiêu có đủ chi tiết để đo
lường các vấn đề và cơ hội thực tế hay không?
M – Measurable (mục tiêu có thể đo lường được) – Có thể áp dụng các
thuộc tính định lượng hoặc định tính để tạo ra một hệ thống đo lường khơng?
A – Actionable (tính khả thi của mục tiêu) – Những thơng tin có được sử
dụng để cải thiện năng suất làm việc hay không? Nếu mục tiêu đề ra không

làm thay đổi thái độ của nhân viên để giúp họ cải thiện năng suất làm việc thì
phải chăng đã có vấn đề gì đã xảy ra?!
R – Relevant (sự liên quan)– Mục tiêu đề ra có phù hợp với tầm nhìn chung
của doanh nghiệp và đáp ứng được các vấn đề mà nhà marketer đang phải

1


đối mặt không?
T – Time-Bound (thời hạn để đạt được mục tiêu đã đề ra) –Các mục tiêu có
thể được thiết lập và thực hiện trong các khoảng thời gian như đã đề ra hay
khơng?
Khi thiết lập mục tiêu có thể xảy ra một số mâu thuẫn như:
- Mục tiêu trước mắt với mục tiêu lâu dài
- Mục tiêu bộ phận với mục tiêu đoàn thể
- Mục tiêu cũ với mục tiêu mới
- Mục tiêu kinh tế với mục tiêu xã hội
- Mục tiêu ít rủi ro (chắc chắn) với mục tiêu nhiều rủi ro (mạo
hiểm)…
Và cách để khắc phục những mâu thuẫn giữa các mục tiêu này là hãy
thiết lập thứ tự ưu tiên cho từng mục tiêu, dựa theo các tiêu chí:
- Mức độ ảnh hưởng của mục tiêu tới sứ mệnh của tổ chức
- Tính cấp bách về mặt thời gian
- Mức độ phụ thuộc của các hoạt động tiếp theo vào việc đạt
mục tiêu của hoạt động trước
Bước 3: Xây dựng và lựa chọn phương án
Trong bước này cần phải tìm ra và nghiên cứu các phương án hành
động để lựa chọn. Mỗi phương án bao gồm:
- Các giải pháp của kế hoạch: giúp trả lời được câu hỏi phải làm gì để
thực hiện mục tiêu?

- Các công cụ để thực hiện mục tiêu: giúp trả lời câu hỏi thực hiện mục
tiêu bằng gì?
Như vậy, xây dựng các phương án thực chất là việc xác định hệ thống
các giải pháp và công cụ để thực hiện mục tiêu. Đó chính là các đảm bảo về tổ
chức và vật chất cho việc biến mục tiêu thành hiện thực.
1


Sau khi tìm được phương án xem xét những điểm mạnh, yếu của chúng,
bước tiếp theo là phải tìm cách đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn
phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định. Do
trong hầu hết mọi tình huống đều có rất nhiều phương án, và có vơ số các biến
số và ràng buộc cần phải xem xét cho nên sự đánh giá có thể trở nên cực kỳ
khó khăn. Chính vì vậy, khi các phương án được đưa ra xem xét đánh giá nên
dựa trên một số căn cứ sau:
- Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất
tới mục tiêu.
- Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.
- Phương án nào có chi phí thấp.
- Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực
hiện.
- Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.
Bước 4: Chương trình hố tổng thể
Đây là giai đoạn mơ tả chi tiết các nhiệm vụ và hành động cụ thể, các
bước thực hiện kế hoạch, yêu cầu, những cam kết về nguồn lực và công tác tổ
chức thực hiện từng bước: những việc cần làm, thứ tự thực hiện, thời gian
làm, các bên tham gia trực tiếp, nguồn lực cần có và các yếu tố đảm bảo
khác…
Bước 5: Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát, kiểm tra – đánh giá kết
quả thực hiện

Sau khi lựa chọn được những phương án tối ưu nhất để thực hiện kế
hoạch thì ta cũng phải xác định những tiêu chuẩn kiểm tra, đánh giá cho từng
phương án và mục tiêu tương ứng để biết được rằng các mục tiêu đã hoàn
thành đến mức độ nào, các phương án có thực sự phù hợp khi áp dụng vào
thực tiễn hay khơng, từ đấy có thể chỉnh sửa, bổ sung và thay thế kịp thời.
5. Một số phương pháp lập kế hoạch
1


5.1. Phương pháp dự báo hỗ trợ quá trình lập kế hoạch
a) Dự báo theo kịch bản
Người lập kế hoạch sẽ đưa ra các kịch bản khác nhau cho tương lai:
kịch bản khả thi, kịch bản bi quan, kịch bản lạc quan,... Từ những kịch bản đó
đưa ra các phương án khác nhau để đối phó với các tình huống có thể xảy ra.
b) Kỹ thuật dự báo Deli
Là cơng cụ kỹ thuật dự báo dựa trên sự nhất trí của một tập thể các
chuyên gia. Đây được xem như một cơng cụ quan trọng và chất lượng trong
q trình lập kế hoạch chiến lược bởi mức độ hiểu biết từ các chuyên gia.
5.2. Phương pháp phân tích SWOT
SWOT là một cơng cụ hữu ích giúp chúng ta nhận thấy được những
điểm mạnh và điểm yếu ngồi ra cịn tìm thấy những cơ họi và nguy cơ mà
chúng ta gặp phải. Nếu trong kinh doanh, sử dụng phương pháp này sẽ khiến
tổ chức có được một thị phàn chắc chắn. Với mục đích cá nhân, nó thật sự
hữu ích để phát triển sự nghiệp bằng cách tận dụng tốt nhất những kỹ thuật,
khả năng cũng như cơ hội của bản thân.
Nói một cách tổng qt thì SWOT là một mơ hình có thể sử dụng và
nắm bắt được đầy đủ Điểm mạnh (Strengths) – Điểm yếu (Weaknesses) – Cơ
hội (Opportunities) và Nguy cơ (Threat).

1

Hình 1.3. Phương pháp phân tích SWOT
- Điểm mạnh (Strengths): là những tác nhân bên trong doanh
nghiệp mang tính tích cực hoặc có lợi giúp bạn đạt được mục
tiêu. Đó là lợi thế riêng, nổi bật và có thể so sánh với những đối
thủ cạnh tranh khác.
- Điểm yếu (Weaknesses): là những tác nhân bên trong doanh
nghiệp mang tính tiêu cực hoặc gây khó khăn trong việc đạt được
mục tiêu.
- Cơ hội (Opportunities): là những tác nhân bên ngoài doanh
nghiệp (thị trường kinh doanh, xã hội, chính phủ, xu hướng tồn
cầu, chính sách, luật pháp,…) mang tính tích cực, có lợi giúp
doanh nghiệp đạt được mục tiêu.

1


- Nguy cơ (Threats): là những tác nhân bên ngoài doanh nghiệp
(thị trường kinh doanh, xã hội, chính phủ…) mang tính tiêu cực
hoặc gây khó khăn trong việc đạt được mục tiêu của doanh
nghiệp.
5.3. Sơ đồ Gantt
Năm 1915 Henry Gantt đã đề ra phưong pháp lập kế hoạch theo sơ đồ
ngang, theo đó cơng việc của dự án và thời gian thực hiện công việc được
biểu diễn bằng các thanh ngang.
Vd:
Cơng việc

Trình tự

Thời gian ( Tuần )

A

-

10

B

-

9

C

Sau A, B

3

D

Sau A, B

5

E

-

8

F

Sau E

4

Tuần

1

2

3

4

5

6

7

Công
việc

A
B

C
D
E
F
2

8

9

10 11 12 13 14 15