Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hang và thu tiền tại công ty TNHH TM minh đông

LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Nền kinh tế Việt Nam đang
từng bước hòa mình vào nền kinh tế thế giới. Sự kiện Việt Nam chính thức trở thành
thành viên của tổ chức thương mại thế giới( World Trade Organization – WTO) đã đánh
dấu bước tiến mới của nền kinh tế nước ta. Sự kiện hội nhập WTO không chỉ mang lại
những cơ hội mà cả những khó khăn, thách thức. Bởi vậy để tồn tại và phát triển thì
doanh nghiệp phải không ngừng tự hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả trong sản xuất
kinh doanh. Do đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu trở thành vấn đề
cấp thiết với tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ với chu trình
bán hàng- thu tiền. Bởi nó là hoạt động quan trọng quyết định sự sống còn của doanh
nghiệp. Là quá trình tạo ra thu nhập, lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động tái sản xuất
kinh doanh…Nên việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng- thu
tiền luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo công ty.
Trên cơ sở nhận thức đó, qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH - TM
Minh Đông nhóm em làm đề tài về:”Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hang và
thu tiền tại công ty TNHH - TM Minh Đông”
Công ty TNHH - TM Minh Đông là đơn vị tư nhân, doanh nghiệp kinh doanh
chính là xe máy với quy mô tương đối lớn đem lại không ít lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Do vậy, việc chú trọng đến công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là
cần thiết cho doanh nghiệp.
Đề tài nhóm em được phân tích thành 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm tình hình hoạt động của công ty TNHH - TM Minh Đông
Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
TNHH –TM Minh Đông
Chương 3: Đánh giá và một sồ y kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại công
ty TNHH - TM Minh Đông
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH -
TM MINH ĐÔNG
1.1.Tổng quan về Công ty TNHH - TM Minh Đông
1.1.1.Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Minh Đông (Công ty Minh Đông) được thành lập vào ngày 20
tháng 12 năm 2000 với số vốn đầu tư 800.000.000đ. Trải qua hơn 13 năm hoạt động,
doanh nghiệp đã phát triển mạnh mẽ với doanh thu bán hàng năm lên đến gần 10 tỷ đồng
Trong cơ chế đổi mới của thị trường, nền kinh tế biến chuyển mạnh mẽ sau thời kỳ
mở cửa của Nhà nước. Năm 2000, hòa nhịp theo sự phát triển này, Cửa hàng kinh doanh
xe gắn máy Minh Đông với một chủ và hai nhân viên đã khai trương tại số 394 Trần
Hưng Đạo-Quy Nhơn - Bình Định xây dựng uy tín trong kinh doanh với phương châm:‘‘
Nói thẳng ,Nói thật’’ về chất lượng sản phẩm mình đang bán. Thời điểm này nguồn xe
chủ yếu được nhập về các cảng biển và dọc biên giới Tây Nam, bao gồm các xe cũ, được
chuyển đến người tiêu dùng với tư tưởng hoàn toàn an tâm khi sử dụng.
Chuyển đổi từ cơ chế kinh doanh nhỏ lẻ, nâng cao hơn vị trí đang có, ngày 20
tháng 12 năm 2004, đánh dấu bước ngoặc mới, công ty Minh Đông đã được thành lập,
đem đến người tiêu dùng phương châm:‘‘Sản phẩm phù hợp với giá trị”. Từ đây, những
chiếc xe Honda Việt Nam đã bắt đầu lăn bánh trên đường .
Công ty TNHH - TM Minh Đông được thành lập theo Giấy phép đăng ký kinh
doanh số 3502000462 ngày 20/12/2000 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Định cấp.
Mã số thuê 4100545445. Địa chỉ kinh doanh chính : TT .Diêu Trì, Tuy Phước, Bình Định
Ngày 01/08/2001 để có sản phẩm đa dạng phục vụ khách hàng rộng rãi hơn, công
ty Minh Đông vinh dự chính thức làm Tổng Đại Lý khu vực Miền Trung, Tây Nguyên xe
Honda Việt Nam .
Ngoài ra, để kích thích thị trường công ty Minh Đông đã tổ chức nhiều chương
trình rút thăm, khuyến mãi để thu hút thêm khách hàng. Công ty Minh Đông luôn là
doanh nghiệp tiêu biểu trong các hoạt động phát triển thị trường trong Tỉnh .
Tính đến nay, công ty Minh Đông đã cung cấp cho thị trường Bình Định gần
60.000 xe máy Honda Việt Nam, và doanh nghiệp cũng dần khẳng định được thương
hiệu và trở thành một doanh nghiệp lớn của tỉnh với số thuế thu nhập phải đóng hàng
năm lên đến gần 100.000.000 đồng
1.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH – TM Minh Đông
1.1.2.1. Chức năng của công ty
Công ty chuyên kinh doanh xe máy gắn máy hai bánh nhãn hiệu Honda do Việt

Nam sản xuất. Doanh nghiệp có chức năng kế toán độc lập, có con dấu riêng để thực hiện
việc giao dịch theo đúng luật doanh nghiệp.
1.1.2.2.Nhiệm vụ của công ty
Công ty có quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tự chủ về nguồn vốn, về tài
chính và chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với nhà nước. Bên cạnh đó công
ty thực hiện một số mục tiêu cụ thể như sau:
-Tạo công ăn việc làm cho một số lượng lao động tại địa phương, góp phần làm
giảm bớt tình trạng thất nghiệp.
-Chăm lo đời sống cho người lao động về vật chất và tinh thần, không ngừng bồi
dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên.
-Ngoài việc phát triển kinh doanh công ty cũng không quên làm công tác xã hội
như: ủng hộ tiểu thương trong vụ cháy Chợ lớn Quy Nhơn, xây nhà tình nghĩa.
-Định kỳ lập báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế
và các nghĩa vụ khác theo quy định của nhà nước
1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
GIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ TOÁNTRẠM BẢO HÀNH CHI NHÁNH 1 CHI NHÁNH 2
CH TRƯỞNGCH TRƯỞNGTỔ TRƯỞNG KTKẾ TOÁN TRƯỞNG
NVKT NVKT TỔ PHÓ KT PCH TRƯỞNG PCH TRƯỞNG
N
V
N
V
N
V
N
V
N
V
N

V
1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
* Chủ doanh nghiệp: Là người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp trong mọi
giao dịch và là người quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện tại chủ doanh nghiệp trưởng kiêm giám đốc. Chủ doanh nghiệp có quyền quyết định
tất cả những vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
* Quản đốc: Là người giúp cho chủ doanh nghiệp, tổ chức điều hành cấp dưới,
nghiêm chỉnh thực hiện chế độ báo cáo và được quyền ký các văn bản đối nội, đối ngoại
trong lĩnh vực công tác được phụ trách. Quản đốc sẽ chịu trách nhiệm trước chủ doanh
nghiệp và pháp luật về công tác được phân công.
* Phòng kế toán: Tham mưu cho chủ doanh nghiệp về công tác quản lý tài chính,
thống kê. Phòng kế toán quản lý và thực hiện các phần việc về kế toán, tài chính, ngân
hàng, kiểm tra về xuất nhập khẩu hàng hóa .
-Kế toán trưởng: Là người chịu sự điều hành của giám đốc, là người tổ chức chỉ
đạo toàn diện công tác kế toán. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về lĩnh
vực hoạt động tài chính .
-Nhân viên kế toán: Theo dõi chi tiết các tình hình phát sinh của doanh nghiệp,
phản ánh vào các chứng từ có liên quan để lập báo cáo tài chính.
* TRạm bảo hành: Có nhiệm vụ kiểm định, cấp tem giấy chứng nhận an toàn kỹ
thuật cho các loại xe. Xác minh và tư vấn kỹ thuật, thiết bị cho các loại xe, bảo hành, bảo
dưỡng và tổ chức các hoạt động dịch vụ khác,
-Tổ trưởng kỹ thuật: Quản lý, giám sát, kiểm tra kỹ thuật chất lượng xe khi nhập
-Tổ phó kỹ thuật: Chịu sự quản lý và giám sát của tổ trưởng .
* Các chi nhánh: DN có 2 chi nhánh ở các địa điểm khác nhau:
+Chi nhánh 1:TT Diêu Trì – Tuy Phước – Bình Định.
+Chi nhánh 2:394 Trần Hưng Đạo–Tp.Quy Nhơn.
1.3. Phương thức tiêu thụ và thanh toán củ công ty

1.3.1. Phương thức tiêu thụ
Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trường, quá trình tiêu thụ hàng hóa ở Công Ty
Minh Đông cũng rất đa dạng. Nó tùy thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũng
như đặc điểm vận động của hàng hóa. Hiện nay, để đáp ứng từng loại khách hàng với
những hình thức mua khác nhau, doanh nghiệp áp dụng hai hình thức bán hàng chính là:
bán buôn và bán lẻ.
- Bán buôn: Với hình thức bán này việc bán hàng thông qua các hợp đồng kinh tế
được ký kết giữa các tổ chức bán buôn với doanh nghiệp chính vì vậy đối tượng của bán
buôn rất đa dạng: có thể là doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại trong nước,
ngoại thương, các công ty thương mại,….
Phương thức bán hàng này chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản. Khi bên
mua nhận được chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền ngay thì hàng hóa được xác
định là tiêu thụ.
Đối với hình thức bán buôn ở doanh nghiệp chủ yếu là hình thức bán buôn qua
kho.
- Bán lẻ: Theo hình thức này khách hàng đến mua hàng tại cửa hàng với giá cả do
khách hàng thỏa thuận với nhân viên bán hàng. Với hình thức này nhân viên bán hàng
trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng, thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt. Thời
điểm xác định là tiêu thụ là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán
hàng.
1.3.2. Phương thức thanh toán
Công ty TNHH - TM Minh Đông kế toán kinh doanh trong nền kinh tế thị trường,
do đó để phù hợp với những phương thức bán hàng đang áp dụng doanh nghiệp cũng
đang ghi nhận những hình thức thanh toán khác nhau. Dựa vào thời điểm ghi nhận doanh
thu chia làm hai hình thức thanh toán:
- Hình thức thanh toán trực tiếp: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu
sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời
nên còn gọi là thanh toán trực tiếp tức là doanh thu được ghi nhận ngay khi chuyển giao
quyền sở hữu sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
- Hình thức trả góp: Theo phương thức này khách hàng phải trả tiền nhiều lần và

phải chịu một khoản tiền lãi trả góp. Theo phương thức này khi giao hàng cho người mua
thì lượng hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
1.4. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua
Trong những năm qua, cùng với uy tín và chất lượng sản phẩm, công ty TNHH –
TM Minh Đông đã tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt với các hãng có tên tuổi trong và
ngoài nước, điều đó khẳng định sự năng động của doanh nghiệp trong môi trường cạnh
tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế như hiện nay.
Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và mở rộng thị trường, doanh nghiệp đã
không ngừng cung cấpnhiều mẫu mã, đa dạng hóa chủng loại sản phẩm, đầu tư vào khoa
học công nghệ hiện đại nhằm tăng chất lượng dịch vụ khách hàng. Thực hiện chủ trương
đó, doanh nghiệp đã mua sắm các máy móc, thiết bị phục vụ kinh doanh.
Trong điều kiện môi trường kinh doanh khắc nghiệt như hiện nay, để duy trì hoạt
động kinh doanh, làm ăn có lãi một điều mong muốn của tất cả các doanh nghiệp. Công
ty TNHH -TM Minh Đông là một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, điều này đã được thể
hiện qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, là những chỉ tiêu tổng hợp để đánh giá
hiệu quả sử dụng vốn. Từ kết quả hoạt động kinh doanh, chúng ta sẽ thấy được công tác
tổ chức và sử dụng vốn của công ty Minh Đông như hiện nay.
Công ty TNHH - TM Minh Đông tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, tạo
điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự kiểm soát tập trung, thống nhất
của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của chủ doanh nghiệp
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH - TM MINH ĐÔNG
2.1. Chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH - TM Minh Đông
1. Xác nhận nhu cầu
2. Chào hàng
3. Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
4. Lập lệnh bán hàng
5. Viết hóa đơn GTGT
6. Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng

7. Nhận tiền thanh toán từ khách hàng
- Đối với hình thức bán buôn: Theo phương pháp này hàng hóa được bán buôn
trực tiếp tại kho của cửa hàng, thông thường cửa hàng giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã
được ký kết từ trước. Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hóa đơn GTGT, kế toán
bán hàng sẽ giao cho khách hàng, kế toán bán hàng vào bảng kê bán buôn, vào sổ chi tiết
TK 131 “ Phải thu khách hàng” hoặc sổ quỹ tiền mặt. Cuối tháng kế toán lên biểu tổng
hợp bán ra làm căn cứ tính thuế GTGT.
- Đối với hình thức bán lẻ qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp, tại
các điểm bán lẻ đa số phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của các tầng lớp dân cư,
nên số lượng bán không nhiều lắm, tiền bán chủ yếu là thu trực tiếp bằng tiền mặt không
có hóa đơn. Nhưng nếu khách hàng yêu cầu thì nhân viên bán hàng viết hóa đơn cho
khách.
2.2. Thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền của công ty TNHH-TM
Minh Đông
 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xử lý đơn hàng
 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ giao hàng và lập hóa đơn
 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt
 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng
2.2.1. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xử lý đơn hàng
Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trường, quá trình tiêu thụ hàng hóa ở công ty
Minh Đông cũng rất đa dạng. Nó tùy thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũng
như đặc điểm vận động của hàng hóa. Nắm bắt nhu cầu thị trường về các mặt hàng và
nhu cầu sử dụng sản phẩm.
Trên cở sở nhu cầu khách hàng, công ty chào hàng và tiếp cận khách hàng.Sau khi
nhận được yêu cầu của bên mua, công ty sẽ xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu và thông
báo giá, chính sách bán hàng cho khách hàng.
2.2.2. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ giao hàng và lập hóa đơn
Công ty phải thông báo cho khách hàng về thời gian nhận hàng, số lượng xe để
khách hàng chuẩn bị. Căn cứ lệnh xuất hàng để được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho
khách hàng. Lệnh xuất hàng phải được lập thành hai liên. Phòng kế toán chỉ xuất hóa đơn

khi có đủ các chứng từ hợp lệ như lệnh xuất hàng, đơn đặt hàng hoặc đơn xin mua hàng
(nếu mua số lượng ít).
Phiếu xuất kho:
CÔNG TY TNHH – TM MINH ĐÔNG Mẫu số 02 – VT
Địa chỉ: TT Diêu Trì Tuy Phước Bình Định
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 26 tháng 03 năm 2013
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Mai Linh
Địa chỉ (bộ phận): Bán hàng
Lý do xuất kho: Xuất kho bán lẻ
Xuất tại kho: CÔNG TY TNHH – TM MINH ĐÔNG
S
T
T
Tên nhãn hiệu,
quy cách,
phẩm chất
( SP, hàng
hóa)
Mã
số
Đơn
vị
tính
(chiếc
)
Số
lượng
Yêu
cầu

Thự
c
xuất
Đơn giá
(Đồng/chiếc
)
Thành tiền
( Đồng )
A B C D 1 2 3 4 = 2* 3
0
1
Xe
SMASHREVO
5C63 Chiếc 07 07 17.500.000 122.500.000
0
2
Xe Hayate 5P11 Chiếc 05 05 36.000.000 180.000.000
0
3
Xe X Bike VTF Chiếc 04 04 27.000.000 108.000.000
0
4
Xe SMASH VDB Chiếc 05 05 13.200.000 66.000.000
Cộng 476.500.000
Quy nhơn, ngày 26 tháng 3 năm 2013
Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên)
Hóa đơn GTGT được công ty mua theo mẩu của bộ tài chính phát hành và có đánh
số thứ tự liên tục. Hóa đơn đã phát hành được lên bảng kê để ghi nhận doanh thu ngay
trong tháng và số liệu ghi nhận doanh thu của mỗi tháng được đối chiếu với bảng kê khai

thuế GTGT đầu ra. Hóa đơn phải có chữ ký của người bán hàng, người mua hàng, thủ
trưởng đơn vị và được lập thành ba liên. Nếu nhân viên kế toán lập hóa đơn bị sai sót
phải hủy thì phải viết “biên bản hủy hóa đơn” nêu rõ số seri hóa đơn hủy. Biên bản này
phải được lập thành hai bản. Trường hợp hóa đơn bị sai sót nhưng đã giao cho khách
hàng mới phát hiện thì phải làm “biên bán điều chỉnh hóa đơn”. Sau khi các chứng từ đã
được nhập vào máy xong thì được để vào cặp hồ sơ riêng để tránh nhầm lẫn.
Kế toán lập hóa đơn GTGT:
Mẫu số:01GTKT – 3LL
BN/2013N.
Số: 0057101
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Dùng để thanh toán
Ngày 21 tháng 10 năm 2013
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH - TM MINH ĐÔNG
Địa chỉ: TT Diêu Trì Tuy Phước Bình Định
Số tài khoản: ………….
Điện thoại: (056)3821419 MST: 4100545445
Họ tên người mua hàng: Lê Vân Hà
Tên đơn vị: Cửa hàng xe máy Vân Hà
Địa chỉ: Khu vực 6 – Phường Quang Trung – Tp Quy Nhơn
Số tài khoản: ……………….
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: …………
ST
T
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn
vị tính
Số
lượng
Đơn giá

(đồng/chiếc)
Thành tiền
(đồng)
A B C 1 2 3
01 Xe SMASH Revo 5C63 Chiếc 10 17.500.000 175.000.000
02 Xe X Bike VTF Chiếc 08 27.000.000 216.000.000
Cộng tiền hang 391.000.000
Thuế suất GTGT 10% 39.100.000
Tổng thanh toán 430.100.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm ba mươi triệu một trăm ngàn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên,đóng dấu)
Mẫu số : 01 GTKT-3LL
BN/2013N
0057112
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Dùng để thanh toán
Ngày 25 tháng 10 năm 2013
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH – TM MINH ĐÔNG
Địa chỉ: TT Diêu Trì Tuy Phước Bình Định
Số TK: ……….
Điện thoại: (056) 3821.419 Mã số thuế: 4100545445
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Nhật Anh
Tên đơn vị: Cửa hàng xe máy Nhật Anh
Địa chỉ: tuy phước – Bình Định
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: ………………
ST
T
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn

vị tính
Số
lượng
Đơn giá
(đồng/chiếc)
Thành tiền
(đồng)
A B C 1 2 3 = 1*2
01 Xe SMASH Revo 5C63 Chiếc 10 17.500.000 175.000.000
02 Xe Hayate 5P11(LX) Chiếc 05 36.000.000 180.000.000
03 Xe X Bike VTF Chiếc 07 27.000.000 189.000.000
04 Xe SMASH + VDB Chiếc 08 13.200.000 105.600.000
Cộng tiền hàng 649.600.000
Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 64.960.000
Cộng tiền thanh toán 714.560.000
Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm mười bốn triệu năm trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 10 năm 2013, căn cứ các chứng từ gốc đã
lập, kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ:
- Chứng từ ghi sổ 01- Doanh thu bán hàng.
- Chứng từ ghi sổ 02- Thuế GTGT đầu ra.
CÔNG TY TNHH – TM MINH ĐÔNG
Địa chỉ : TT Diêu Trì Tuy Phước Bình Định
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31tháng 10 năm 2013
Số 01
ĐVT : Đồng
Nội dung
SHTK

Số tiền
Nợ Có
Xuất kho bán hàng 1111 511 391.000.000
Xuất kho bán hàng 131 511 649.600.000
Xuất kho bán hàng 1111 511 75.320.970.300
Xuất kho bán hàng 1121 511 55.610.366.308
Cộng 131.971.936.608
Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Quy Nhơn, ngày 31 tháng 10 năm 2013
Người lập sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY TNHH –TM MINH ĐÔNG
Địa chỉ: TT Diêu Trì Tuy Phước Bình Định
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 10 năm 2013
Số 02
ĐVT : Đồng
Nội dung
SHTK
Số tiền
Nợ Có
Xuất kho bán hang 1111 3331 39.100.000
Xuất kho bán hang 131 3331 63.660.000
Xuất kho bán hang 1111 3331 7.532.097.030
Xuất kho bán hang 1121 3331 5.561.036.360
Cộng 13.197.193.660
Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Quy Nhơn, ngày 31 tháng 10 năm 2013
Người lập sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

2.2.3. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt
Khách hàng nộp tiền hàng thì kế toán lập phiếu thu thành hai bản. Các phiếu thu
này đều được đánh số thứ tự trước. Thủ quỹ kiểm tra tiền nếu đầy đủ sẽ đóng dấu “đã thu
tiền” lên hai bản này. Đồng thời trên hóa đơn thủ quỹ sẽ đóng dấu đỏ nếu khách hàng
mua trả tiền mặt ngay thời điểm mua. Sau khi nhận tiền từ khách hàng, thủ quỹ sẽ cất tiền
trong két sắt và chỉ có thủ quỹ giữ chìa khóa của két sắt này khi trong két có lượng tiền
nhiều hơn quy định, thủ quỹ gửi lượng tiền dôi ra vào ngân hàng để kiếm lãi. Phiếu thu là
chứng từ để thủ quỹ ghi vào sổ quỹ. Đến cuối kỳ, kế toán phải in bản kê thu tiền để đối
chiếu với sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ.
Mẫu phiếu thu:
CÔNG TY TNHH –TM MINH ĐÔNG
Địa chỉ: TT Diêu Trì Tuy Phước Bình Định
PHIẾU THU TIỀN Số: 10/13-0006
Ngày 25 tháng 10 năm 2013 Nợ: 1111
STT:116 Có: 1311
Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Nhật Anh
Địa chỉ: tuy phước – Bình Định
Lý do: Thu tiền bán hàng. Số HĐ: 0057112
Số tiền: 714.560.000
Viết bằng chữ: : Bảy trăm mười bốn triệu năm trăm sáu mươi ngàn đồng.
Kèm theo: ………. chứng từ gốc.
Ngày 25 tháng 10 năm2013
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
đóng dấu)
Đã nhận đủ số tiền(viết bằng chữ): ………………………………………………………………………
+Tỷ giá ngoại tệ(vàng, bạc, đá quý): ……………………………………………………………………
+Số tiền quy đổi: …………………………………………………………………………
2.4. Thủ tục kiểm soát ngh ệp vụ thu tiền gửi ngân hàng.
Khi khách hàng nộp tiền vào tài khoản ngân hàng cho công ty, ngân hàng sẽ phát

giấy báo có về phòng kế toán. Kế toán phân loại giấy báo theo từng loại ngân hàng giao
dịch. Căn cứ vào giấy báo có này, kế toán sẽ cập nhật vào tài khoản TGNH. Hàng tháng,
kế toán sẽ đối chiếu số dư tiền gửi tại ngân hàng với số dư tài khoản TGNH trên kế sổ
sách công ty. Cuối quý, phòng kế toán và người có thẩm quyền đại diện ngân hàng thực
hiện xác nhận số dư giữa công ty với ngân hàng.
Mẫu lệnh giấy báo có:
LỆNH CHUYỀN CÓ
Số Lệnh : AB00018116
Ngân Hàng thành viên gửi lệnh: NH Nhà nước Bình Định Mã NH : 52101001
Ngân Hàng thành viên nhận lệnh: NH Công Thương CN Bình Định Mã NH : 52201001
Người Trả/ chuyển tiền Lê Vân Hà
Địa chỉ/ số CMND Khu vực 6 – Phường Quang Trung – Tp Quy Nhơn
Tài Khoản :/1013663050 Tại ĐÔNG Á BANK
Người thụ hưởng : CÔNG TY TNHH – TM MINH ĐÔNG
Tài Khoản : 102010000832759 Tại NHTMCP CT Tinh Binh Dinh
Mã Số Thuế : 4100545445
Mục lục ngân sách :………………
Nội Dung : Chuyển tiền mua xe
Số Tiền :
Bằng chữ : bốn trăm ba mươi triệu một trăm nghìn đồng
Truyền đi lúc … giờ … phút Nhận lúc 15 giờ 50 phút
Ngày …… Ngày 21/10/2013
430.100.000
Kế Toán Kiểm Soát
CHƯƠNG 3
ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH - TM MINH ĐÔNG
3.1. Bảng đánh giá KSNB công ty TNHH - TM Minh Đông
Các nội dung chủ yếu Đánh giá
(có/không)

I. Môi trường kiểm soát
1. Công ty có ban hành những tiêu chuẩn về đạo đức và năng lực cho nhân
viên bán hàng và thu tiền hay không?
Có
2. Công ty có ban thành chính sách bán hàng-thu tiền và những biện phát
khen thưởng, kỷ luật liên quan đến chu trình này hay không?
Có
3.Người quản lý có làm gương cho thuộc cấp qua hành động chấp hành
đúng chính sách bán hàng-thu tiền hay không?
Có
4. Công ty có phân quyền hạn rõ ràng cho các cá nhân có liên quan( thí dụ
người bán hàng, người xét bán hàng và thu tiền) trong chu trình không?
Không
5. Hội đồng quản trị và ban kiểm soát có tham gia xây dựng các chính sách
chính trong chu trình bán hàng-thu tiền không?
Có
II. Đánh giá rũi ro
1. Cty có xây dựng cơ chế thích hợp để nhận diện rũi ro phát sinh từ
các nhân tố bên ngoài và bên trong không? Thí dụ như:
- Sự thay đổi nhu cầu của người tiêu dùng.
Không
- Sự thay đổi chính sách của nhà nước về thuế, đất đai, bảo
hành…
- Sự xuất hiện của đối thủ cạnh tranh hay sản phẩm thay thế.
- Sự thay đổi nguồn nhân lực hay hệ thống thông tin bán hàng.
2. Công ty có thường xuyên đánh giá ảnh hưởng của các rũi ro đã được
nhận diện trong chu trình bán hàng-thu tiền và xác xuất rũi ro phát sinh
không?
Không
3. Công ty có đề ra các biện pháp quản trị rũi ro thích hợp hay không và

tính khả năng của các biện phát này?
Không
III. Hoạt động kiểm soát
1. Công ty có bộ phận bán hàng độc lập không?

Có
2. Công ty có tách bạch chức năng: bán hàng, phê chuẩn bán chịu, ghi chép
sổ kế toán và thu tiền hay không?
Không
3.Công ty có phân quyền sử dụng cho từng nhân viên và từng bộ phận liên
quan đến việc truy cập, ghi nhận, sữa đổi thông tin trong hệ thống thông tin
của toàn đơn vị không?
Có
4. Công ty có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố xảy ra trên
mạng máy tính không
Có
5. Công ty có thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất và đánh số thứ tự
liên tục trước khi sử dụng hay không?
Có
6. Công ty cá xác minh về tình tài chính của khách hàng trước khi bán hàng
trả chậm hay không? Cty có chấp nhận những đơn đặt hàng do khách hàng
Có
tự lập không
7. Nhân viên bán hàng có kiểm tra lượng hàng tồn kho hay khả năng cung
ứng trước khi chấp nhận đơn đặt hang
Có
8. Nhân viên bán hàng có đối chiếu đơn đặt hàng của khách hàng với bản
giá chính thức của đơn vị hay không?
Có
9. Công ty có đưa ra tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán chịu và quyền hạn xét

duyệt bán chịu cho từng cấp quản lí hay không?
Không
10.Phiếu xuất kho có được lập khi xuất hàng và có ghi đầy đủ thông tin
như: số lượng, chuẩn loại hàng…và có chữ kí của thủ kho, bộ phận gửi
hàng không?
Có
11. Nhân viên gửi hàng có đối chiếu hàng nhận từ kho với phiếu xuất kho/
đơn đặt hàng và yêu cầu khách hàng kí nhận khi giao hàng không?
Có
12. Khi lập hóa đơn có đối chiếu với các chứng từ liên quan (đơn đặt hàng,
hợp đồng, phiếu xuất kho…) trước khi nhập hay không?
Có
13. Hóa đơn bán hàng có được kiểm tra độc lập về tính chính xác trước khi
gữi đi cho khách hàng không?
Có
14.Nhân viên theo giỏi nợ phải thu có đối chiếu số liệu với các bộ phận
khác không?
Có
15. Công ty có lập bảng phân tích tuổi nợ và định kỳ đối chiếu công nợ với
khách hàng không?
Không
16. Các khoản nợ có gốc ngọai tệ có được đánh giá lại vào cuối kỳ không? Có
17. Việc xóa sổ nợ phải thu khó đòi có được phê chuẩn của người có thẩm
quyền hay không?
Có
18. Công ty có lập phiếu thu khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
không?
Có
19. Công ty có khiếu khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng và cho
khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán không?

Có
20.Công ty có định kỳ luân chuyển nhân viên bán hàng- thu tiền hay
không?
Không
21. Trường hợp khách hàng đã mua nhưng còn gửi hàng lại kho thì số hàng
này có được bảo quản cẩn thận và tách biệt với hàng tồn kho của công ty
không?
Có
22. Công ty có quy định để hạn chế sự tiếp cận kho hàng không? Không
23. Công ty có theo dõi hàng gửi khi bán không? Không trả lời
24.Nhà quản lý định kỳ có dựa trên các báo cáo( nhập xuất tồn, báo cáo bán
hàng…) để phân tích, phát hiện các biến động bất thường trong việc bán
hàng không?
Có
25.Công ty có điều chỉnh giá bán và chính sách bán hàng nhất là đối với
những hàng có thời hạn ngắn dễ hư hỏng –kịp thời không?
Không trả lời
26. Khi kiểm kê có sự tham dự của kế toán kho, Thủ kho và người giám xát
độc lập không?
Không
IV.Thông tin và truyền thong
1. Công ty có kênh thu nhận thông tin về thị hiếu của khách hàng, sự thay
đổi của luật phát và động thái của các đối thu cạnh tranh không?
có
2.Các thông tin về khách hàng và hàng tồn kho có được truyền thông kip
thời giữa bộ phận bán hàng kế toán, gứi hàng và bộ phận kho không?
Không
3. Những thông tin của khách hàng về các sai phạm của các nhân viên có
được gửi đén cho người có trách nhiệm không?
có

4. Công ty có thiết lập các kênh truyền thông để mọi người có thể thông
báo về những sai phạm được họ phát hiện liên quan đến việc bán hàng-thu
tiền như đường dây nóng hay email không>
Không
5. Công ty có thu thập ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng bán, tiến
độ giao hàng … từ khách hàng không?
có
V. Gíam sát
1. Trưởng bộ phận bán hàng có thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế
hoạch bán hàng hay không?
Có
2. Những than phiền từ nhà cung cấp về sự không trung thực của những
nhân viên bán hàng, giao hàng và thu tiền có được điều tra rõ ràng và xử lý
thỏa đáng không?
Có
3. Định kỳ công ty có đánh giá năng lực, đạo đức của nhân viên trong các
bộ phận bán hàng – thu tiền không?
Không
4. Bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty có điều tra việc tuân thủ các quy
định trong quá trình xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, theo
dõi nợ phải thu và thu tiền không?
Không có bộ phận
kiểm toán nội bộ
3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện chu trình bán hang và thu tiền tại công ty
 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
-Đưa nội dung kiểm soát vào chương trình huấn luyện: Giải thích nội dung và ý
nghĩa của việc phân chia trách nhiệm; Phổ biến về trách nhiệm kiểm soát trong công việc;
Đánh giá công việc định kỳ.
-Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ cần có đầy đủ thẩm quyền,
và luôn giữ thái độ độc lập trong quá trình thực hiện công việc; Kiểm toán nội bộ phải

báo cáo trực tiếp lên tổng giám đốc.
Hoàn thiện công tác đánh giá ruỉ ro lien quan đến chu trình bán hang và thu tiền
tại công ty
-Đề ra những chính sách nhận diện rủi ro: Rủi ro xuất phát từ nội bộ công ty, rủi ro
bên ngoài.
-Xây dựng chính sách phân tích, đánh giá rủi ro: Rủi ro cạnh tranh, rủi ro tài
chính, rủi ro điều hành.
Nhằm trao dồi kiến thức, nâng cao trình độ nhân viên, nâng cao năng lực quản lý bán
hàng – thu tiền tại công ty.
Hoàn thiện chu trình bán hàng và thu tiền
-Khâu xử lý đơn đặt hàng: Cần có sổ theo dõi và tiếp nhận yêu cầu của khách
hàng.