(Luận Văn Thạc Sĩ) Thực Hiện Chính Sách Lưu Trữ Tại Các Cơ Quan Hành Chính Nhà Nước Thuộc Thành Phố Đà Nẵng.pdf

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

TRẦN THỊ KIM OANH

VIỆN HÀN
LÂM LƯU TRỮ
THỰC HIỆN CHÍNH
SÁCH
KHOA HỌC
XÃ HỘI
VIỆT NAM
TẠI CÁC CƠ QUAN
HÀNH
CHÍNH
NHÀ NƯỚC
THUỘC
THÀNH
PHỐ
ĐÀ
HỌC
VIỆN KHOA
HỌC
XÃNẴNG
HỘI

NGUYỄN NGỌC TUẤN

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHÍNH SÁCH CƠNG
Chun
ngành:

Chính
sáchTRIỂN
cơng
CHÍNH
SÁCH
PHÁT
Mã số:CHỨC
8340402TỪ THỰC TIỄN
CÁN BỘ, CÔNG
THỊ XÃ ĐIỆN BÀN, TỈNH QUẢNG NAM

ĐÀ NẴNG - 2020

1


VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

TRẦN THỊ KIM OANH

THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ
TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Chun ngành
Mã số

: Chính sách cơng
: 8340402

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. LÊ VĂN ĐÍNH

ĐÀ NẴNG - 2020

2


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn “Thực hiện chính sách lưu trữ tại các cơ
quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng” là cơng trình
nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu và kết quả nghiên cứu nêu trong luận văn là trung thực,
được các cơ quan cho phép sử dụng và chưa từng được công bố trong bất kỳ
cơng trình nào khác.
Học viên

Trần Thị Kim Oanh

3


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành gửi lời biết ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc, các
Khoa, Phòng và các thầy, cô giáo Học viện Khoa học xã hội đã nhiệt tình
truyền đạt những kiến thức q báu cho tơi trong suốt q trình học tập và
hồn thành luận văn thạc sĩ Chính sách cơng.
Tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS. Lê Văn Đính người đã
trực tiếp hướng dẫn, định hướng chuyên môn và dành thời gian, tâm huyết

hướng dẫn tơi hồn thành Luận văn này.
Bên cạnh đó, tơi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo và viên chức chuyên
môn các sở, ban, ngành và Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố đã tạo điều
kiện cho tôi thực hiện luận văn này.
Mặc dù bản thân đã rất cố gắng trong q trình thực hiện, luận văn
khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả mong nhận được sự góp ý của
các thầy, cơ giáo và bạn bè.
Xin trân trọng cảm ơn!
Học viên

Trần Thị Kim Oanh

4


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................... Trang 07
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THỰC HIỆN CHÍNH
SÁCH CƠNG ............................................................................................. Trang 15
1.1. Cơ sở lý luận về thực hiện chính sách công........................................... Trang 15
1.2. Kinh nghiệm một số địa phương về thực hiện công tác lưu trữ và bài học rút
ra cho thành phố Đà Nẵng ............................................................................ Trang 31
Tiểu kết Chương 1 ................................................................................................. 35
Chương 2. THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ TẠI
CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ... Trang 36
2.1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội ảnh hưởng đến thực hiện chính sách lưu
trữ tại các cơ quan hành chính tại thành phố Đà Nẵng ................................. Trang 36
2.2. Tình hình thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính
nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng ............................................................. Trang 38
2.3. Đánh giá chung ..................................................................................... Trang 55

Tiểu kết Chương 2 ................................................................................................. 59
Chương 3. ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU
QUẢ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ............................. Trang 61
3.1. Định hướng nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu...... Trang 61
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu...Trang 62
Tiểu kết Chương 3 ................................................................................................. 71
KẾT LUẬN ................................................................................................ Trang 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................Trang 73
PHỤ LỤC 1, 2 .................................................................................... Trang 76, 77

5


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TT

CHỮ VIẾT TẮT

NỘI DUNG

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

CBCC

Cán bộ, công chức

3

CBCCVC

Cán bộ, công chức, viên chức

6


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Vào ngày 03/01/1946, cách đây 69 năm, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ
tịch Chính phủ lâm đã ký Thơng đạt số 1CP/VP gửi các Bộ trưởng trong đó
nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các cơng văn và
hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu
có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ
trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài
liệu và cấm không được hủy những cơng văn, tài liệu ấy nếu khơng có lệnh
trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không
cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc
gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm
trị” [26, Tr.2]. Thông đạt này chính là một trong những văn bản đầu tiên của
Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ
Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trị
hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược

phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát
triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Để
phát huy tốt vai trị của tài liệu lưu trữ, ngồi việc bảo quản an tồn tài liệu,
bảo mật thơng tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi tổ chức cần quan tâm đến công
tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để thuận tiện trong việc tiếp
cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài
liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát
triển đất nước trong giai đoạn hiện nay. Trong tiến trình cải cách hành chính
nhà nước, vai trị và vị trí của cơng tác lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết
sức quan trọng. Với vai trị đặc biệt đó, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã

7


quan tâm đến lĩnh vực lưu trữ cùng với đó là hệ thống các cơ quan quản lý
công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia đã được xây dựng và đang từng
bước được kiện toàn.
Bên cạnh việc thực hiện rất tốt công tác lưu trữ tài liệu tạo thuận lợi
trong việc khai thác, phục vụ công tác tra tìm, nghiên cứu thì vẫn cịn nhiều
địa phương, đơn vị thực hiện chưa tốt vì gặp trở ngại trong cơng chức, bất cập
trong thực hiện chính sách gây nên tình trạng tài liệu không được lưu trữ đầy
đủ, bị xáo trộn, thậm chí thất thốt nhiều tài liệu quan trọng, quý hiếm. Trong
nhiều năm qua, chính quyền thành phố Đà Nẵng đã triển khai quyết liệt nhiều
chủ trương cấp trên trong công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và đạt được
nhiều kết quả tốt được Bộ Nội vụ đánh giá cao. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn
đề còn vướng mắc trong thực hiện như: Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư,
quyết định đã được ban hành nhưng còn thiếu, chưa qui định cụ thể hết, chưa
đáp ứng với các văn bản quy định văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, lưu trữ điện
tử; trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc có chất lượng và bàn giao của CBCC
chưa đồng đều tại các cơ quan do chưa có văn bản áp dụng chế tài; văn bản

quy định thời hạn bảo quản tài liệu chưa cụ thể, mang nội dung chung chung
nên các cơ quan không mạnh dạn thực hiện thủ tục tiêu hủy tài liệu, việc áp
dụng công nghệ thông tin đã đem lại kết quả nhưng chưa đáp ứng cao; chưa
có văn bản quy định các loại tài liệu được công bố nên đa số CBCC, người
dân chưa được tiếp cận với tài liệu quý hiếm, có giá trị với cộng đồng,...
Trước tình hình trên, tơi chọn đề tài “Thực hiện chính sách lưu trữ
tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng” để phân
tích rõ chính sách tại luận văn Thạc sĩ chun ngành Chính sách cơng.
2. Tình hình nghiên cứu vấn đề có liên quan đến đề tài
Cho đến nay, đã có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề
chính sách cơng, chính sách lưu trữ tài liệu, thực hiện chính sách lưu trữ tài
liệu, đáng quan tâm là những cơng trình sau:

8


2.1. Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến thực hiện công tác lưu
trữ
- Năm 2008 - 2011 Đề tài “Nghiên cứu xây dựng một số nghiệp vụ cơ
bản trong công tác lưu trữ” của ThS.Nguyễn Thị Lan Anh, Đề tài căn cứ Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định 130/2004/NĐ-CP và Nghị định
131/2004/NĐ-CP của Chính phủ xây dựng quy trình nghiệp vụ thực hiện
cơng tác lưu trữ tại các cơ quan trung ương và cơ quan địa phương, Đề tài là
một trong những cơ sở nghiên cứu để ban hành nên Luật Lưu trữ năm 2011.
- Năm 2011 – 2012, cơng trình nghiên cứu “Chuyển đổi tiêu chuẩn
ngành thành tiêu chuẩn quốc gia Bìa hồ sơ lưu trữ, Hộp bảo quản tài liệu lưu
trữ và Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” của Trung tâm Khoa học và Cơng nghệ
văn thư, lưu trữ. Cơng trình nghiên cứu kích cỡ bìa hồ sơ, hộp bảo quản và
giá kệ phục vụ cho công tác lập, bảo quản hồ sơ tại các kho lưu trữ hiện hành
và kho lưu trữ lịch sử, trên cơ sở này Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành

uy định về quy cách, tiêu chuẩn bìa hồ sơ, hộp bảo quản và giá kệ lưu trữ.
- Ngày 19/3/2020, Đề tài khoa học cấp cơ sở “Nghiên cứu, hoàn thiện
các quy định hiện hành về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu" do ThS. Đỗ Thị
Huyền, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ (nay là Trung
tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ) làm chủ nhiệm đề tài đi sâu nghiên
cứu các văn bản quy định như Luật Lưu trữ, các Thơng tư của các Bộ hồn
thiện bảng quy định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ ở các cấp, các cơ quan.
- Còn một số cơng trình nghiên cứu ngành lưu trữ được biên soạn thành
cuốn “Kỷ yếu các cơng trình nghiêu cứu khoa học trong ngành lưu trữ (1962
– 2012)” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Khoa học và
Công nghệ văn thư, lưu trữ. Kỷ yếu tập hợp tồn bộ các cơng trình nghiên
cứu, các đề tài khoa học, đề tài cơ sở của các chuyên gia đầu ngành xây dựng
chính sách lưu trữ, đánh giá thực hiện, Kỷ yếu có giá trị và tầm ảnh hưởng rất
lớn trong ngành lưu trữ cả nước.

9


2.2. Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến thực hiện công tác lưu
trữ tại thành phố Đà Nẵng
Thành phố Đà Nẵng khơng có các đề tài khoa học về cơng tác lưu trữ,
tuy nhiên có các sáng kiến về công tác văn thư, lưu trữ và được áp dụng hiệu
quả như: Xây dựng Bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ;
Xây dựng Bộ mẫu danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, thời hạn
bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của trường tiểu học, trung học cơ
sở, trung học phổ thơng, 12 phịng chun mơn thuộc UBND quận, huyện và
khối phường, xã; Sổ tay nghiệp vụ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, một số vướng mắc
và biện pháp khắc phục…
2.3. Nhận xét tổng quan về các cơng trình nghiên cứu liên quan đến
đề tài

Từ những cơng trình nghiên cứu được đề cập, có thể thấy rằng về cơ
bản đã đề cập được những nội dung lý luận và thực tiễn về chính sách cơng ở
Việt Nam. Qua các cơng trình đó có thể rút ra mấy nội dung sau đây:
Thứ nhất, các cơng trình nghiên cứu về chính sách cơng đã đề cập đến
khái niệm, đặc điểm, vai trò và phân loại chính sách cơng; Kết cấu nội dung
và các bước chính sách cơng; Hoạch định chính sách cơng; Tổ chức thực hiện
chính sách cơng; Phân tích chính sách cơng; Đánh giá chính sách cơng, Nội
dung và phương pháp phân tích chính sách cơng, Truyền đạt kết quả phân
tích. Vai trị của chính sách cơng là đặc biệt quan trọng, là mục tiêu, là động
lực để phát triển nhanh và bền vững trong mọi giai đoạn phát triển;
Thứ hai, các cơng trình nghiên cứu về chính sách lưu trữ tài liệu, hệ
thống chính sách lưu trữ tài liệu đã đề ra những vấn đề cơ bản: Lý luận cơ bản
trong chính sách lưu trữ tài liệu, vai trị của nhà nước trong thực hiện chính
sách lưu trữ tài liệu ở Việt Nam hiện nay, thực trạng thực hiện chính sách lưu
trữ ở nước ta hiện nay; định hướng, giải pháp xây dựng và hồn thiện hệ
thống chính sách lưu trữ tài liệu ở Việt Nam trong thời gian tới. Đây là những
tài liệu tham khảo để tác giả làm rõ quan niệm, kết cấu, vai trị của chính sách

10


lưu trữ tài liệu; đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả
của việc thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu ở Việt Nam trong nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay;
Thứ ba, các cơng trình nghiên cứu về lưu trữ do các nhà khoa học xã
hội, các nhà chuyên môn trên cả nước đi sâu vào việc nghiên cứu từng nội
dung riêng lẻ, cơ bản của hệ thống lưu trữ tài liệu như: Tầm quan trọng trong
công tác lập hồ sơ, bàn giao hồ sơ vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử,
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, tra tìm tài liệu phục vụ công tác, lựa chọn
tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, áp dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ tài

liệu nhanh chóng, khoa học và dễ tra tìm, tổ chức bảo mật thơng tin tài liệu và
cơng bố tài liệu có giá trị ra cộng đồng,… Các kết quả nghiên cứu này là tài
liệu tham khảo q giá, có cái nhìn tổng quan giúp chúng ta phân tích thực trạng,
nhiệm vụ và giải pháp thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu ở thành phố Đà Nẵng
trong thời gian đến.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
3.1. Mục tiêu của đề tài
Đề xuất những giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện
chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính thuộc thành phố Đà
Nẵng trong thời gian đến
3.2. Nhiệm vụ của đề tài
Với mục tiêu trên, luận văn tập trung làm rõ các vấn đề:
- Khái quát các vấn đề lý luận và thực tiễn về thực hiện chính sách cơng
và chính sách lưu trữ tài liệu.
- Phân tích, đánh giá thực trạng việc chính sách lưu trữ tài liệu tại các
cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng
- Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện
chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành
phố Đà Nẵng trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

11


4.1. Đối tượng nghiên cứu
Q trình thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các sở, ban, ngành
thuộc thành phố Đà Nẵng (được Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư quy định)
là đối tượng quan trọng cấp địa phương triển khai, thực hiện và chịu sự giám
sát, kiểm tra, đánh giá kết quả chính sách lưu trữ định kỳ, hằng năm từ năm
2017 đến nay.

4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung: Luận văn nghiên cứu việc thực hiện chính sách đối với
cơng tác lưu trữ tài liệu trên các nội dung: Thu thập, bổ sung, quản lý tài liệu;
chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; bảo quản,
thống kê, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Về không gian: Công tác lưu trữ tài liệu tại 21 sở, ban, ngành thuộc
thành phố Đà Nẵng
- Về thời gian nghiên cứu: Đánh giá chính sách được thực hiện từ năm
2017 đến 2019, đề xuất giải pháp trong thời gian đến.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
5.1. Cơ sở lý luận
Luận văn được thực hiện dựa trên quan điểm, đường lối, chủ trương, của
Đảng, chính sách, phát luật của Nhà nước (như Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông
tư, quyết định về công tác lưu trữ tài liệu tại các cơ quan, đơn vị).
Luận văn vận dụng cách tiếp cận của chun ngành chính sách cơng và
các liên ngành khoa học khác (Nhà nước và pháp luật, Chính trị học).
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn đã sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu như: Thu thập
thơng tin, phân tích, tổng hợp, so sánh khảo sát thực tế,... các phương pháp
này được sử dụng xen kẽ, nhằm giúp cho việc nghiên cứu đạt kết quả cao.
- Phương pháp thu thập thông tin: Trên cơ sở phân tích và tổng hợp để
thu thập và khai thác thơng tin từ các nguồn có sẵn liên quan đến đề tài nghiên

12


cứu, bao gồm các văn kiện, nghị quyết, quyết định, tài liệu của Đảng, Nhà nước,
các bộ ngành mà chủ yếu là Bộ Nội vụ và UBND thành phố Đà Nẵng, các sở,
ban, ngành; các cơng trình nghiên cứu, các báo cáo, tài liệu thống kê về chính
sách lưu trữ.

- Phương pháp phân tích chính sách: Đánh giá tính đồng bộ, tính tồn
vẹn, tính hiệu quả và tính khả thi của chính sách nhằm điều chỉnh, bổ sung
cho phù hợp với mục tiêu và thực tế.
- Phương pháp điều tra khảo sát thực địa: Đây là phương pháp nhằm
mục đích so sánh, với các số liệu thu thập được; thu thập bổ sung các số liệu,
tài liệu thực tế tại các cơ quan hành chính thuộc thành phố Đà Nẵng nhằm
củng cố tính xác thực các số liệu thu thập được.
- Phương pháp thống kê: Là phương pháp tổng hợp, thu thập, trình bày
số liệu, tính tốn các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu nhằm phục vụ cho
quá trình phân tích, dự đốn và đề ra các quyết định.
- Phương pháp chuyên gia: Thông qua các buổi trao đổi, thảo luận với
Chi cục Văn thư, lưu trữ thành phố, các CBCC tại các sở, ban, ngành, cá nhận
làm công tác lưu trữ có kinh nghiệm trong việc thực hiện chính sách lưu trữ.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Góp phần làm sáng tỏ cơ sở khoa học chính sách cơng, quản lý cơng; vai
trị của việc thực hiện hệ thống chính sách lưu trữ tài liệu trong nền kinh tế thị
trường định hướng XHCN ở nước ta. Luận văn sẽ hệ thống hóa cơ sở lý luận
về thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Góp phần cụ thể hóa Nghị quyết số 273/NQ-HĐND bổ sung nội dung
Nghị quyết số 163/NQ-HĐND ngày 12/7/2018 của HĐND thành phố về
thông qua Điều chỉnh quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội thành phố
Đà Nẵng đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Nghị quyết số 284/NQ-

13


HĐND về nhiệm vụ năm 2020; Nghị quyết 43-NQ/TW về xây dựng và phát
triển thành phố Đà Nẵng đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045; Quyết định

số 7865/QĐ-UBND ngày 14 tháng 11 năm 2016 của UBND thành phố Đà
Nẵng về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ
quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2017 – 2020.
Luận văn hồn thành có thể làm tài liệu tham khảo, vận dụng trong q
trình xây dựng, hồn thiện và q trình thực hiện các chính sách về lưu trữ tại
các sở, ban, ngành, UBND các quận huyện, các đơn vị sự nghiệp thuộc thành
phố Đà Nẵng hiện nay. Trên cơ sở đề tài này có thể xây dựng kế hoạch, đề án
hoạt động cụ thể để tổ chức các nội dung nhằm góp phần nâng cao hơn nữa
việc thực hiện chính sách lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Đà
Nẵng.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
được kết cấu làm ba chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về thực hiện chính sách lưu trữ
Chương 2: Thực trạng thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan
hành chính thuộc thành phố Đà Nẵng
Chương 3: Định hướng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện
chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính thuộc thành phố Đà
Nẵng.

14


Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ
THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH CƠNG

1.1. Cơ sở lý luận về thực hiện chính sách cơng
1.1.1. Chính sách cơng và thực hiện chính sách cơng
1.1.1.1. Chính sách cơng

Cho dù tiếp cận theo nhiều cách khác nhau, nhưng các khái niệm đều
thống nhất cho rằng chính sách cơng bắt nguồn từ những “quyết định” của
nhà nước và và dùng để giải quyết những vấn đề chung vì lợi ích của đời sống
cộng đồng.
Thomas Dye đưa ra một định nghĩa ngắn gọn về chính sách cơng là:
“bất kỳ những gì mà nhà nước lựa chọn làm hoặc khơng làm” [28, tr7-15].
Khái niệm về chính sách công của William Jenkins cụ thể hơn so với định
nghĩa trên: Theo ơng, chính sách cơng là “một tập hợp các quyết định có liên
quan với nhau được ban hành bởi một nhà hoạt động chính trị hoặc một
nhóm các nhà hoạt động chính trị liên quan đến lựa chọn các mục tiêu và các
phương tiện để đạt mục tiêu trong một tình huống cụ thể thuộc phạm vỉ thẩm
quyền của họ [29, tr6-8]. Còn James Anderson đưa ra một định nghĩa chung
hơn, mơ tả chính sách như là “một đường lối hành động có mục đích được
ban hành bởi một nhà hoạt động hoặc một nhóm các nhà hoạt động để giải
quyết một vẩn đề phát sinh hoặc vẩn đề quan tâm” [27, tr25-27 ].
Tuy có những giới hạn nhất định, nhưng các định nghĩa trên đều tập
trung mô tả nội hàm của chính sách cơng và cũng chi cho thấy việc nghiên
cứu chính sách cơng trong một lĩnh vực cụ thể là cơng việc khó khăn, khơng
thể chỉ hoàn thành một cách đơn giản bằng việc xem xét các tài liệu chính
thức về việc ban hành quyết định của nhà nước được thể hiện dưới các hình
thức văn bản qui phạm pháp luật. Tuy nhiên cũng phải thấy rằng, những văn
bản quản lý nhà nước lại là nguồn thơng tin quan trọng để các nhà chính tri
xây dựng mục tiêu và biện pháp của chính sách cơng, nhất là khi tiến hành
các lựa chọn cụ thể và lựa chọn tiềm năng.

15


Trên cơ sở tham khảo các nhiều tài liệu về chính sách cơng, có thể đi
đến một định nghĩa: Chính sách công là định hướng hành động do nhà

nước lựa chọn để giải quyết những vấn đề phát sinh trong đời sống cộng
đồng phù hợp với thái độ chính trị trong mỗi thời kỳ nhằm giữ cho xã hội
phát triển theo định hướng
Do đặc điểm của Hệ thống chính trị và Hệ tư tưởng cho nên vấn đề
nghiên cứu về chính sách cơng mới chỉ được đề cập trong khoảng gần 20 năm
trở lại đây - đặc biệt từ khi chúng ta chấp nhận cơ chế thị trường với định
hướng xã hội chủ nghĩa và chủ trương xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội
chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân. Các nhà khoa học của
Viện Chính trị học, Học viện Hành chính cho rằng: Chính sách cơng là
Chương trình hành động của nhà nước nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể;
"Chính sách cơng là thuật ngữ dùng để chỉ một chuỗi các quyết định hoạt
động của nhà nước nhằm giải quyết một vấn đề chung đang đặt ra trong đời
sống kinh tế - xă hội theo mục tiêu xác định". Quan điểm khác lại cho rằng:
Giữa Quyết sách chính trị (của Đảng cầm quyền) và Chính sách cơng (của
Nhà nước) có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Chính sách cơng là một dạng
biểu hiện cụ thể của Quyết sách chính trị của Đảng cầm quyền (cương lĩnh,
đường lối…); Quyết sách chính trị của Đảng cầm quyền và Chính sách cơng
có điểm chung - đó là sự thể hiện ý chí giai cấp cầm quyền, giai cấp thống trị
xã hội; nó thể hiện ý chí của Nhà nước trong việc tổ chức, quản lý, điều hành
một lĩnh vực hoạt động nào đó của đời sống xã hội. Trong đó; Quyết sách
chính trị của Đảng cầm quyền là cơ sở đường lối của các Chính sách cơng và
Chính sách cơng là hình thức thực tế, hình thức pháp lý, là cơng cụ để thể
hiện Quyết sách chính trị. Bất cứ một chủ thể lãnh đạo quản lý chính trị nào
(cụ thể là Đảng cầm quyền) sau khi đề ra một Quyết sách chính trị nào đó đều
lưu tâm đến việc Quyết sách chính trị đó phải được các cơ quan trong bộ máy
nhà nước, chính quyền thể chế hố thành Chính sách cơng như thế nào; và
ngược lại để nhà nước có được những Chính sách cơng đúng đắn thì khơng
thể khơng dựa trên sự định hướng của các Quyết sách chính trị của Đảng cầm
quyền. Bởi vì có những Chính sách cơng nhiều khi do khả năng, quy mô,
phạm vi điều chỉnh và tác động của nó trong đời sống xã hội quá lớn (nhiều

khi nó tính “ưu trội” do hiệu quả tác động vào các quan hệ xã hội của nó có
tính “ trực tiếp” nhờ đặc trưng “cưỡng chế” của nó) thì cũng có thể xem nó

16


như một Quyết sách chính trị. Tất nhiên, sự phân biệt giữa Quyết sách chính
trị và Chính sách cơng chỉ có tính tương đối. Ở nước ta, trên sách báo, chúng
ta thường gặp cụm từ "Chính sách của Đảng và Nhà nước", vì vậy có ý kiến
cho rằng, Đảng cũng là chủ thể ban hành Chính sách cơng? Điều này có thể
giải thích bằng thực tế “đặc thù” trong tổ chức, hoạt động của Hệ thống chính
trị của nước ta: Ở Việt Nam, Đảng Cộng sản là lực lượng chính trị duy nhất
lãnh đạo Nhà nước, lãnh đạo xă hội. Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm
quyền, lãnh đạo Nhà nước và xã hội. Đảng lãnh đạo bằng các cương lĩnh,
chiến lược, các định hướng về chính sách và chủ trương lớn... để các cơ quan
trong bộ máy Nhà nước ban hành các Chính sách cơng. Từ đó, quan điểm của
các nhà nghiên cứu ở Việt Nam cho rằng: Chính sách cơng là tổng thể
chương trình hành động của các chủ thể chính trị có thẩm quyền (Đảng
cầm quyền, Nhà nước, tổ chức chính trị- xã hội)về việc lựa chọn các mục
tiêu và giải pháp nhằm giải quyết những vấn đề có tính cộng đồng trên các
lĩnh vực của đời sống xã hội theo phương thức nhất định để đảm bảo cho
xã hội phát triển bền vững, ổn định
1.1.1.2. Thực hiện chính sách cơng
Thực hiện chính sách cơng là tồn bộ q trình chuyển hóa ý chí của chủ
thể trong chính sách thành hiện thực với các đối tượng quản lý nhằm đạt được
mục tiêu định hướng của các chủ thể chính trị có thẩm quyền
Trong q trình thực hiện chính sách, các nguồn lực tài chính, vật chất,
khoa học cơng nghệ và con người được vận hành có tính định hướng để đạt
được các mục tiêu đã đề ra. Nói cách khác, đây là q trình kết hợp giữa con
người với các nguồn lực tài chính, vật chất, khoa học công nghệ nhằm sử

dụng các nguồn lực này một cách có hiệu quả theo những mục tiêu đề ra.
Chủ thể thực hiện chính sách trước hết và quan trọng nhất là các cơ quan
hành chính nhà nước, bởi vì đây chính là các cơ quan có nhiệm vụ tổ chức
triển khai và quản lý các công việc hằng ngày của nhà nước. Tuy nhiên, các
cơ quan lập pháp và tư pháp và các tổ chức đảng, đoàn thể cũng đóng vai trị
quan trọng trong việc vận động và tham gia triển khai chính sách.
1.1.2. Khái niệm, đặc điểm, vai trị thực hiện chính sách lưu trữ tài
liệu
1.1.2.1. Khái niệm chính sách lưu trữ tài liệu

17


a) Công tác lưu trữ tài liệu
Các khái niệm được quy định tại Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 như
sau:
+ Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết
kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản
phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác
phẩm văn học, nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết
tay; tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác.
+ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiến,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
+ Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

+ Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ
các nguồn khác.
+ Phông lưu trữ là tồn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
+ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình
theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
+ Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
+ Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

18


+ Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,
lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,
cá nhân.
+ Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm
quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài
liệu hết giá trị.
* Ngồi ra cịn có các khái niệm khác được quy định trong các Thông
tư của Bộ Nội vụ, văn bản hướng dẫn:
+ Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ
việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số
của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.

+ Phân loại là sự phân chia và sắp xếp các sự vật, hiện tượng và các
khái niệm theo một thứ tự nhất định, ở những cấp độ nhất định, dựa trên
những thuộc tính giống nhau và khác nhau giữa chúng để đưa chúng vào từng
nhóm riêng biệt tùy thuộc vào mục đích phân loại.
+ Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội
dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân
loại cụ thể. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp là tùy thuộc vào nội
dung tài liệu đề cập.
+ Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ
liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định,
được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
+ Hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các
tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của
cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
b) Các loại tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội,
nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản lý một cách
khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu
đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích
ứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ. Ngày nay căn cứ vào các đặc

19


điểm ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại
hình cơ bản như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim,
phim điện ảnh, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử…
- Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh
những hoạt động quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,
qn sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại tùy thuộc vào từng giai đoạn

của lịch sử của mỗi quốc gia cụ thể. Ở Việt Nam, dưới các triều đại phong
kiến tài liệu hành chính chủ yếu là các loại sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ…v.v
- Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về
nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; về thiết kế các cơng trình xây dựng
cơ bản; về thiết kế chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp, về điều tra khảo sát
tài nguyên thiên nhiên như địa chất; khí tượng thủy văn, trắc địa bản đồ, v.v..
Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ
thuật, sơ đồ, biểu đồ, tài liệu tính tốn và các loại tài liệu khác.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình là các loại tài liệu phản
ánh các hoạt động văn hóa xã hội, lao động sáng tạo của con người và các
hoạt động phong phú khác. Tài liệu này còn khả năng ghi và tái hiện các sự
kiện bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên sự hấp dẫn cho người sử dụng và ngày
càng chiếm vị trí quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Tài liệu
phim điện ảnh, ảnh, ghi âm bao gồm âm bản của các bức ảnh, các cuộn phim;
dương bản của các bức ảnh hiện nay có nhiều loại như: Phim thời sự, phim
khoa học, phim truyện, phim hoạt hình, phim đèn chiếu…
Ngồi ba loại hình tài liệu chủ yếu nêu trên, tài liệu lưu trữ cịn có
những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các
nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài
liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học nghệ thuật, khoa
học, thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ nổi
tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, khoa học.
Những năm gần đây với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin
đã xuất hiện loại hình tài liệu lưu trữ điện tử.
c) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

20