hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN
MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ

CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO
TP. Hồ Chí Minh
122 Nguyễn Sỹ Sách, Phường 15, Quận Tân Bình, TP.HCM
Điện thoại: 08.66748561 Fax: 08.66748591
Long An
Số 3 Đường số, 3 KDC Kiến Phát, Phường 6, TP Tân An
Điện thoại: 072.6251520 Fax: 072.6251519
Email: | www.perfect.com.vn
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 2
MỤC LỤC
A. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT PHẦN MỀM 5
1. PHẠM VI SỬ DỤNG PHẦN MỀM 5
2. CÁC TIỆN ÍCH HỔ TRỢ 5
B. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH 5
1. HỆ THỐNG 5
2. DANH SÁCH CHỨC NĂNG 5
3. TRỢ GIÚP 7
C. CHI TIẾT CHỨC NĂNG 7
1. MENU HỆ THỐNG 7
a. Hệ thống 7
- Kết thúc 7
- Đăng xuất 7
- Thông tin công ty 7
b. Bảo mật 9
- Phân quyền 9
- Đổi mật khẩu 13
- Nhật ký hệ thống 14
c. Dữ liệu 17
- Sao lưu 17

- Phục hồi 18
2. CÁC MENU DANH SÁCH CHỨC NĂNG 18
a. Các thiết lập ban đầu 18
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 3
- Bàn làm việc 18
- Danh mục 20
= Danh mục nhân sự 20
= Cơ cấu tổ chức 36
= Danh mục chấm công 42
= Danh mục tính lương 45
b. Thông tin nhân sự 49
- Danh sách ứng viên 49
- Danh sách nhân viên 53
- Hợp đồng lao động 62
- Quá trình làm việc 66
c. Chấm công 72
- Bảng xếp ca 72
- Chấm công theo ngày 73
- Chấm công bằng máy chấm công 78
- Chấm công theo tháng 82
- Chấm công tăng ca theo tháng 84
d. Tính lương 85
- Mức lương tối thiểu 85
- Định mức lương 86
- Bảng tính lương 87
= Bảng tính lương tháng 87
= Bảng tính lương tăng ca 90

PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn

HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 4
3. TRỢ GIÚP 92
a. Đăng ký 92
b. Cập nhật 92
- Cập nhật trực tuyến 94
- Cập nhật thông thường 94


















PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 5


A. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT PHẦN MỀM
1. PHẠM VI SỬ DỤNG PHẦN MỀM

- Dành cho doanh nghiệp có có nhu cầu phải xử lý các nghiệp vụ quản lý
nhân sự và các nghiệp vụ liên quan.
- Dành cho doanh nghiệp trên toàn quốc.
2. CÁC TIỆN ÍCH HỖ TRỢ
- Máy tính cần cài đặt Microsoft SQL Server 2005,
NetFramework2.0, ReportViewer, (khi cài đặt chương trình, nếu máy
tính chưa được cài đặt các tool này, thì chương trình sẽ tự động cài đặt).
- Máy tính cần cài đặt phần mềm Microsoft Office Excel 2003 hoặc Microsoft
Office Excel 2007.
- Tập tin dữ liệu gốc phải sử dụng font chữ Times New Roman (bảng mã
Unicode).
B. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH
1. HỆ THỐNG
Bao gồm các menu:
- Hệ Thống
o Kết thúc
o Đăng xuất
o Thông tin công ty
- Bảo Mật
o Phân quyền
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 6
o Đổi mật khẩu
o Nhật ký hệ thống
- Dữ Liệu
o Sao lưu
o Phục hồi
2. DANH SÁCH CHỨC NĂNG
Bao gồm các menu:
- Các thiết lập ban đầu

o Bàn làm việc
o Danh mục
- Thông tin nhân sự
o Danh sách ứng viên
o Danh sách nhân viên
o Hợp đồng lao động
o Quá trình làm việc
- Chấm công
o Bảng xếp ca
o Chấm công theo ngày
o Chấm công theo tháng
o Chấm công tăng ca theo tháng
- Tính lương
o Mức lương tối thiểu
o Định mức lương
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 7
o Bảng tính lương
3. TRỢ GIÚP
- Trợ giúp
o Hướng dẫn sử dụng
o Liên hệ
o Website
- Thông tin
o Đăng ký
o Thông tin
o Cập nhật
C. CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG
1. MENU HỆ THỐNG
a. Hệ thống

- Kết thúc
Đóng phần mềm lại, kết thúc việc dử dụng phần mềm
- Đăng xuất
Chuyển đổi giữa các tài khoản người dùng

PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 8
- Thông tin công ty
Hệ thống/ Thông tin công ty xuất hiện màn hình sau:

o Doanh nghiệp cần bổ sung thông tin đơn vị
o Thông tin trên được sử dụng cho các biểu mẫu báo cáo
o Khi có nhu cầu thay đổi thông tin, doanh nghiệp cũng có thể điều
chỉnh lại.

Màn hình Thông tin công ty sau khi cập nhật.

PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 9
b. Bảo mật
- Phân quyền
o Phân quyền theo Vai trò(Nhóm người sử dụng)
o Phân quyền chức năng chi tiết cho từng nhóm người sử dụng
Hệ thống/ Phân quyền xuất hiện màn hình sau:

Màn hình Phân quyền người dùng.

o Thêm vai trò (nhóm người dùng)
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 10

o Tạo một vai trò (nhóm người dùng) mới
o Tên: Phòng Kinh Doanh
o Quyền hạn : là các chức năng người dùng được phép thao tác trên
phần mềm.
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 11


o Thêm người dùng mới

PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 12
Điền thông tin người dùng.
o Tên, Mật khẩu: Tên và mật khẩu dùng để đăng nhập vào phần mềm


o Vai trò: chọn vai trò (nhóm người sử dụng)
o Chức năng người dùng này sẽ phụ thuộc vào quyền hạn của vai trò
(Nhóm người dùng)


o Nút: Lưu & Đóng để ghi lại thông tin và đóng bảng thêm người
dùng.
o Nút: Lưu & Thêm để ghi lại thông tin và thêm người dùng tiếp theo.

PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 13

Màn hình Phân quyền người dùng sau khi thêm người dùng mới

- Đổi mật khẩu: thay đổi mật khẩu người dùng


o Nhập lại mật khẩu cũ
o Nhập mật khẩu mới, chọn nút Đồng ý để mật khẩu mới có hiệu lực.
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 14


Hệ thống sẽ xuất hiện thông báo đổi mật khẩu thành công.

- Nhật ký hệ thống
o Nghi nhận các thao tác của từng người dùng đã sử dụng trên phần
mềm
o Thống kê nhật ký theo từng thời điểm
1. Chọn ngày cần xem nhật ký
2. Chọn khoảng thời gian cần xem nhật ký
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 15

Màn hình Nhật ký hệ thống ngày 31/10/2011
o Lưu nhật ký hệ thống thành tập tin
o Chọn nút Lưu vào tập tin
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 16

1. Đặt tên tập tin vào ô File name.
2. Chọn nút Save để lưu lại

o Xuất nhật ký hệ thống thành file Excel
1. Chọn nút Xuất
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 17


2. Đặt tên tập tin vào ô File name.
3. Chọn nút Save để lưu lại tập tin
c. Dữ liệu
- Sao lưu
Đường dẫn: Hệ Thống / Sao Lưu
o Backup hệ thống thành tập tin
o Tập tin lưu mặc định trong thư mục Backup, đường dẫn : D:\Backup
o Hệ thống sẽ mặc định tên tập tin theo ngày giờ khi thực hiện thao tác
Sao lưu
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 18

o Chọn nút Thực Hiện để tiến hành sao lưu dữ liệu
- Phục hồi
o Phục hồi dữ liệu hệ thống


o Tên tập tin: Chọn tập tin tại thời điểm cần phục hồi
o Chọn nút Thực hiện : Hệ thống sẽ tự khôi phục lại dữ liệu.
2. MENU DANH SÁCH CHỨC NĂNG
a. Các thiết lập ban đầu
- Bàn làm việc: Thể hiện thông tin cơ bản của hệ thống
Đường dẫn: Danh sách chức năng/Bàn làm việc
Thông tin công ty

o Cấu hình dữ liệu và tài khoản người dủng
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 19
• Sao lưu dữ liệu
• Phục hồi dữ liệu
• Khởi động chương trình quản lý dữ liệu
• Thay đổi mật khẩu
o Biểu đồ thống kê nhân sự trong công ty
1. Theo tuồi
2. Theo giới tính
3. Theo tỉ lệ số lao động
o Thống kê số liệu
1. Tổng số chi nhánh
2. Tổng số phòng ban
3. Tổng số nhóm
4. Tổng số nhân viên
o Nhật ký hệ thống


PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 20

Màn hình Bàn làm việc
- Danh mục :
Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Danh mục
Để sử dụng phần mềm, bạn cần có hệ thống đầy đủ các danh mục:
o Danh mục nhân sự
1. Chức vụ
2. Chuyên môn
3. Bằng cấp

4. Công việc
5. Quốc tịch
6. Dân tộc
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 21
7. Tôn giáo
8. Quan hệ gia đình
9. Học vấn
10. Ngoại ngữ
11. Tin học
Chức vụ

Màn hình Danh mục chức vụ

Thêm một chức vụ mới vào danh mục chức vụ
Chọn nút Thêm
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 22

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự
Tên: Tên chức vụ cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ nghi nhận lại chức vụ
mới
(Các danh mục khác thêm tương tự như thêm một danh mục Chức vụ)
Chuyên môn
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 23

Màn hình Danh mục chuyên môn

Thêm một chuyên môn mới vào danh mục chuyên môn
Chọn nút Thêm

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự
Tên: Tên chuyên môn cần thêm vào
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 24

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại chuyên môn
mới
Bằng cấp

Màn hình Danh mục bằng cấp
Thêm một bằng cấp mới vào danh mục bằng cấp
Chọn nút Thêm
PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn
HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 25

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự
Tên: Tên bằng cấp cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại bằng cấp
mới
Công việc