hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán

Liên hệ: Nguyễn Đăng Phúc - Tel: 0903.607.205
E-mail: hoặc ngdangphuc@yahoo com.vn
Đơn giản – dễ hiểu
Ứng dụng hiệu quả
Tiết kiệm chi phí
Với 3
hình
thức
kế
toán
Nhật ký chung
Nhật ký sổ cái
Chứng từ ghi sổ
Sản xuất
Thương mại DV
Xây dựng
Với
các
loại
hình
DN

 Lập sổ kế toán chi tiết
 Lập báo cáo thuế GTGT
 Lập báo tài chính

KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
2/17
Tổng quan về chương trình KTAst_Accounting
 KTAst
_
Accounting
là phần mềm đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lý Kế toán tài
chính - Quản trị doanh nghiệp, phù hợp với các loại hình doanh nghiệp: Thương mại dịch vụ, sản xuất và
xây dựng, xuất nhập khẩu,…

Với giao diện thân thiện
KTAst
_
Accounting
hỗ trợ tất cả các khâu trong công tác kế toán
của doanh nghiệp bao gồm cập nhật, lưu trữ và xử lý chứng từ kế toán.
 KTAst_Accounting
được xây dựng dựa trên thế mạnh của Microsoft Excel, một chương trình
rất gần gũi đối với người làm công việc văn phòng. Đặc biệt trong môi trường Tài chính - Kế toán. Với
giao diện đơn giản, dễ sử dụng thông qua thực đơn lệnh đầy đủ, dung lượng thấp, tốc độ xử lý nhanh,
đặc biệt không cần cài đặt - chương trình xây dựng chỉ với một File duy nhất nhưng có đầy đủ các sổ
sách kế toán, bảng kê khai thuế, báo cáo tài chính và được áp dụng cho tất cả các hình thức kế toán
hiện hành theo quy định mới nhất của Bộ Tài Chính:
1.

Nhật ký chung
2.

Chứng từ ghi sổ
3.

Nhật ký - Sổ cái

Người sử dụng chỉ chỉ cần biết sử dụng Excel với các thao tác cơ bản là có thể sử dụng
chương trình một cách có hiệu quả nhất. Đáp ứng được yêu cầu công việc tại bất kỳ thời điểm nào.
 CHỨC NĂNG CƠ BẢN:
 Kế toán tiền mặt, tiền gửi:
- Các phát sinh thu chi bằng VNĐ được theo dõi tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Xử lý ngay chênh lệch tỷ giá trong các Phiếu thu, Phiếu chi… theo phương pháp tỷ giá thực tế hay tỷ giá
hạch toán.
 Kế toán công nợ phải thu, phải trả
- Theo dõi công nợ chi tiết tới từng khách hàng, nhà cung cấp, từng đơn hàng, từng lần thanh
toán, đặt trước tiền hàng hay người mua trả tiền trước.
- Xem trực tiếp các báo cáo, bảng tổng hợp số dư công nợ và các sổ chi tiết công nợ phải thu,
phải trả theo cả tiền VNĐ.
 Kế toán hàng tồn kho
- Quản lý hàng hóa theo từng mặt hàng với nhiều đơn vị tính cho từng loại hàng hóa, rất thuận
tiện trong các trường hợp nhập xuất hàng hóa với nhiều đơn vị tính khác nhau.
 Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
- Tính giá thành sản phẩm bằng công thức xây dựng trước. Không phải thao tác để thực hiện
một chức năng nào đó để tính giá thành đơn vị sản phẩm, việc tính toán được ứng dụng tự động thực
hiện tức thời. Sau khi hoàn tất tất cả các khâu trong kỳ như nhập kho sản phẩm, xác định giá trị sản
phẩm dở dang, phân bổ chi phí chung là xong, giá thành đơn vị sản phẩm được ứng dụng tự động áp
giá cho tất cả các lần nhập trong kỳ, hơn nữa nếu sản phẩm nhập kho đã xuất bán thì ứng dụng cũng tự
áp giá vốn cho hàng xuất bán. Các báo cáo là sẵn dùng trong bất cứ thời điểm nào.
- Khai báo chi phí sản phẩm dở dang cuối kỳ theo các phương pháp: tỷ lệ hoàn thành, chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp, …
- Khai báo định mức và điều chỉnh định mức các khoản mục chi phí cho từng sản phẩm theo
từng chu kỳ sản xuất kinh doanh.
 Hệ báo cáo kế toán động

- Tăng cường khả năng thiết lập và định dạng báo cáo tùy ý của người sử dụng như font chữ,
căn lề, tùy chỉnh độ rộng các cột Ngoài các báo cáo chuẩn (
như sổ chi tiết, sổ tổng hợp,
.) người dùng
có thể tự xây dựng các báo cáo quản trị, trực quan và tức thời.
 ĐẶC TÍNH CHƯƠNG TRÌNH:
- Quy trình xử lý dữ liệu trong
KTAst_Accounting
hoàn toàn tự động như tính và áp giá thành
đơn vị sản phẩm nhập kho, giá vốn hàng xuất bán; kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ đều được
KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
3/17
chương trình xử lý tức thời và là một chu trình xử lý khép kín, phản ứng theo dây chuyền, vì vậy số liệu
kế toán trong kỳ và giữa các kỳ luôn luôn đồng nhất. Báo các kế toán là sẵn dùng bất cứ thời điểm nào.
- Các phần hành kế toán và Module chương trình được tích hợp một cách chặt chẽ, khoa học
đem lại sự đơn giản, sự rõ ràng và trực quan.
- Giao diện theo chủ đề của Excel, đơn giản, dễ sử dụng hỗ trợ tối đa thao tác nhập liệu của
người sử dụng.
- Sử dụng font Unicode (
bảng mã hóa chữ cái theo tiêu chuẩn quốc tế
). dùng chương trình
Vietkey hoặc dùng Unikey để hổ trợ Font tiếng việt.
- Chạy trên nền Windowns 2000/NT/XP/Vista/X7. (
với Office 2000/2002/2003/2007,…)

Một số nguyên tắc sử dụng chương trình
Một trong những đặc điểm thường thấy hiện nay của một số phần mềm kế toán là tính “Đóng”
đối với người sử dụng. Nếu xét ở một khía cạnh nào đó thì nó tiện dụng và người dùng cũng không cần
quan tâm đến nguyên tắc hoạt động của chương trình như thế nào mà chỉ quan tâm đến kết quả cuối
cùng được xử lý thế nào mà thôi. Nhưng nếu xét đến khía cạnh thực tế thì người làm kế toán rất quan

tâm đến chi tiết từng nội dung đối tượng mà mình theo dõi và đòi hỏi phải có khả năng kiểm soát được
thông tin nội dung định khoản và các báo cáo sổ sách kế toán.
Như vậy với
KTAst_Accounting
, để khắc phục nhược điểm trên, ngoài hệ thống tài khoản cung
cấp sẵn thì người làm kế toán có thể tự khai báo thêm các tài khoản (
nếu cần
) để theo dõi chi tiết cho
từng đối tượng mà mình đang quản lý.
Cảnh báo Virus phá hủy file chương trình
Người sử dụng chương trình khi dùng các chương trình quét Virus tự động có khả năng quét các
Maco

Virus
tuyệt đối không được sử dụng chức năng này vì nó sẽ quét và xóa hết các
Macro
của chương
trình. (
ví dụ như chương trình Bkav
), nếu gặp phải trường hợp này thì hãy lấy đĩa gốc chương trình
và chép đè vào file chương trình đang sử dụng hoặc liên hệ với tác giả cung cấp chương trình.
Sơ đồ truyền dữ liệu của chương trình
Sổ Nhật Ký Thu Tiền
Sổ Nhật Ký Chi Tiền
Sổ Nhật Ký Mua Hàng Chịu
Sổ Nhật Ký Bán Hàng Chịu
Sổ Nhật Ký Chung (Mẫu 1-2)
Sổ Cái Tài Khoản Tổng Hợp…
Sổ Cái
Sổ Quỹ Tiền Mặt - Tiền Gửi Ngân Hàng

Sổ Chi Tiết Khách Hàng Phải Thu-Phải Trả
Sổ Chi Tiết Hàng Tồn Kho - 15xx
Sổ Chi Tiết Các Tài Khoản……
Bảng Tổng Hợp Công Nợ Khách Hàng
Bảng Tổng Hợp Thành Phẩm - Hàng Hóa
Sổ Chi Phí Sản Xuất Kinh Doanh
Sổ Chi Phí Quản Lý Kinh Doanh
Thẻ Tính Giá Thành Sản Phẩm Sổ Chi Tiết 154
Bảng Khai Thuế GTGT Đầu Ra - Đầu Vào
Bảng Kê Khai Thuế Hàng Tháng
Bảng Quyết Toán Thuế Cuối Năm
Bảng Cân Đối Phát Sinh
Bảng Cân Đối Kế Toán
Bảng Lưu Chuyển Tiền Tệ
Bảng Kết Quả Kinh Doanh
Chứng Từ Ghi Sổ
Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ
Sổ Cái Chứng Từ Ghi Sổ
Nhật Ký Sổ Cái
Bảng Danh
Mục Tài
Khoản
TK 621-622-(623)
627-632-641-642
Hóa Đơn
Chứng Từ
Gốc
Sổ Định
Khoản
Kế Toán

Báo Cáo
Tài Chính
Các Sổ Kế Toán
Chi Tiết
Sổ Tổng Hợp - Chi
Tiết 131, 331, 15xx
Nhật Ký Sổ Cái
Chứng Từ Ghi Sổ
Ngày - Tháng - Năm in báo cáo
5 Sổ Nhật Ký Chuyên
Dùng
Báo Cáo
Thuế GTGT

KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
4/17
Nhìn từ mô hình ở trên, chúng ta nhận thấy, chương trình xây dựng từ một File duy nhất trên
Excel bao gồm tập hợp nhiều bảng, mỗi bảng giữ một vai trò khác nhau. Vừa mang tính độc lập song
đồng thời bổ trợ và chia sẻ dữ liệu cho nhau nhằm tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Nói cách khác là
tạo nên một chương trình kế toán hoàn chỉnh và đồng bộ. Đáp ứng được cho nhiều loại hình Doanh
nghiệp khác nhau với nhiều hình thức kế toán khác nhau.
Trình tự ghi sổ kế toán của KTAst Accounting

Phiên bản dùng thử
 Phiên bản dùng thử hoàn toàn miễn phí, bạn có thể Download hay sao chép từ các nguồn khác
nhau để cài đặt và dùng thử.
 Bản dùng thử không giới hạn thời gian sử dụng, không giới hạn số lượng chứng từ nhập vào. Dữ
liệu nhập vào bản dùng thử vẫn tiếp tục sử dụng được sau khi đăng ký với tác giả chương trình.
 Giới hạn của phiên bản dùng thử:
o Không nhập được Thông tin của Doanh nghiệp.

o Cắt bỏ một số tính năng quan trọng của chương trình.
 Chúng tôi không chịu trách nhiệm về mọi vấn đề trong quá trình khách hàng sử dụng phiên bản
dùng thử. Xem: Quy trình đăng ký sử dụng, Quyền lợi của khách đã đăng ký sử dụng.
Đăng nhập vào chương trình
- Sau khi cài đặt thành công, trong
thực đơn
Programs
và trên màn
hình
Desktop
xuất hiện biểu tượng
"
KTAst
_
Accounting
", kích đúp
chuột vào biểu tượng này, chương
trình sẽ khởi động trên Microsoft
Excel.
Lưu ý:
Chương trình có sử dụng các
Module & Macro, để kích hoạt chế
độ làm việc, bạn cần phải chọn chế
độ: Tool  Macro  Security 
Medium (
Xem hình
) trước khi mở
File chương trình để kích hoạt thực
đơn sử dụng và các tính năng khác
của chương trình.

KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
5/17
- Chọn nút <<Enable Macros>>
trong hộp thông báo kế tiếp khi mở
File chương trình.
- Có thể bạn sẽ phải đăng nhập tên
người sử dụng chương trình và mật
khẩu bảo vệ (
nếu có yêu cầu tính
năng này từ nhà cung cấp chương
trình
)

- Tên đăng nhập (User
Name): Tên đăng nhập của người
sử dụng đã đăng ký với nhà cung cấp
chương trình.
- Mật khẩu (Password): Mật khẩu
tương ứng của người sử dụng của
người sử dụng đăng ký.
- Nhấn nút <OK> để đăng nhập vào
chương trình.

Giao diện của ứng dụng


- Chương trình sẽ là việc trực tiếp trên Bảng danh mục tài khoản và Sổ định khoản các nghiệp vụ
kế toán, người sử dụng có thể dùng chuột chuyển đến các sổ sách kế toán khác trên màn hình làm

việc hoặc dùng chức năng điều khiển bằng thực đơn lệnh của chương trình để chuyển đến các sổ sách
khác mà tên của nó không có xuất hiện trên màn hình làm việc
Tóm tắt quy trình sử dụng chương trình
1. Khai báo danh mục tài khoản kế toán chi tiết và số dư đầu kỳ (
BDMTK
).
2. Định khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh (
SoKTMay
).
3. Khai báo ngày tháng năm [dd/mm/yy] in báo cáo trên sổ kế toán máy trước khi thực hiện in sổ.
KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
6/17
4. Cập nhật chứng từ phát sinh thông qua thực đơn lệnh trước khi thực hiện in (
như Phiếu thu tiền
mặt, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu Nhập mua hàng, Phiếu Xuất bán hàng
)
5. Thực hiện tính giá thành cho sản phẩm và lập bảng kê chi phí lương trong kỳ (
tùy theo loại hình
hoạt động của doanh nghiệp mà tính năng này không bắt buộc
)
6. Kết chuyển các bút toán cuối kỳ & cập nhật tính toán toàn bộ dữ liệu chương trình.
7. Xem và in báo cáo kế toán.
8. Sao lưu dữ liệu & Chuyển sổ kế toán sang kỳ kế toán mới
- Quy trình xử lý dữ liệu trong
KTAst
_
Accounting
hoàn toàn tự động như tính và áp giá thành đơn vị
sản phẩm nhập kho, giá vốn đích danh hàng xuất bán; kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ đều được
chương trình xử lý tức thời và là một chu trình xử lý khép kín, phản ứng theo dây chuyền, vì vậy số liệu

kế toán trong kỳ và giữa các kỳ luôn luôn đồng nhất. Báo các kế toán là sẵn dùng bất cứ thời điểm nào.
Khai báo hệ thống tài khoản kế toán chi tiết
- Danh mục hệ thống tài khoản được
KTAst
_
Accounting
tạo sẵn khi cài đặt chương trình. Người sử
dụng có thể tùy chọn hệ thống tài khoản phù hợp với chế độ Kế toán mà Doanh nghiệp áp dụng. Tùy
thuộc vào yêu cầu quản lý, người sử dụng có thể tạo thêm các tài khoản mới hoặc sửa, xóa.
- Một tài khoản khi dùng để định khoản thì phải được khai báo trước (
đây là nguyên tắc bắt buộc
), tài
khoản này có thể được mở chi tiết căn cứ vào tài khoản cấp 1 theo dạng sau:
Tài khoản chi tiết = Mã tài khoản cấp 1+ Mã đối tượng theo dõi
- Bảng Tài Khoản (
BDMTK
): Bảng này dùng để khai báo các tài khoản kế toán theo chuẩn mực kế
toán quy định mà công ty đang áp dụng. Tuy nhiên, trong phạm vi nội bộ của công ty, người sử dụng có
thể khai báo thêm hoặc sửa đổi các tài khoản đã có sẵn sao cho phù hợp công tác kế toán tại Công ty.
- Tương tự như vậy, khi cần thiết, kế toán có thể khai báo cho các tài khoản khác song cần lưu ý rằng tất
cả các tài khoản khi báo đều phải được quy định dưới dạng chuỗi (
Format/Cell/Number/Text hoặc có
dấu nháy đơn dứng trước tài khoản
) và đối với các tài khoản từ Loại 1  Loại 4 đều phải có Mã Cấp đi
kèm. Việc khai báo thêm Mã Cấp là quy định bắt buộc của chương trình. Song nếu không thể nhớ Mã
Cấp thì Kế toán có thể dùng chức năng điền Mã cấp tự động cho từng tài khoản hoặc Điền cho hàng loạt
tất cả các tài khoản đã khai báo thông qua thực đơn lệnh của chương trình như sau:

Mụch đích của việc khai báo các tài khoản:
+ Cuối kỳ kế toán, khi tập hợp tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ sẽ không bị thiếu hay

sai sót số liệu.
+ Cho phép theo dõi các đối tượng có phát sinh liên quan dưới dạng chi tiết nhất khi có phát
sinh vv.
+ Dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, so sánh hoặc in lại các sổ sách báo cáo kế toán khi cần thiết.
 Khai báo Số dư đầu kỳ:
Sau khi hoàn tất việc khai báo các tài khoản, Kế toán viên phải khai báo Số dư đầu kỳ cho các tài
khoản
(nếu có)
dù Doanh nghiệp mới thành lập và đi vào hoạt động hay doanh nghiệp đang hoạt động.
Việc khai báo các Số dư này sẽ được thực hiện trên Bảng BDMTK ứng với từng tài khoản.
(Số dư
đầu kỳ này được lấy từ Số dư cuối kỳ của kế toán kỳ trước)

Trong đó:
 Số lượng tồn đầu kỳ: Mục này thường khai báo đối với các tài khoản cần theo dõi số lượng
như nhóm tài khoản: Nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa - thành phẩm (
TK: 152, 153, 155, 156
)
 Số dư đầu kỳ: Cho biết trị giá của từng tài khoản tại thời điểm đầu kỳ kế toán.
KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
7/17
Bảng
BDMTK
là bảng lưu trữ tài khoản và các số phát sinh của kỳ kế toán. Mặc dù tháng này có
thể không có phát sinh, Doanh nghiệp mới đi vào hoạt động hay chưa sử dụng phần mềm này, song vẫn
phải thực hiện vì kết quả của nó có sự ảnh hưởng đến việc Quyết toán cuối kỳ & Báo cáo tài chính.
- Một số nguyên tắc khi khái báo cho các tài khoản đặt biệt như sau: (
xem thêm phần phụ lục)

 Tài khoản Công nợ khách hàng

Nếu tại Công ty có các hoạt động liên quan đến nhiều đối tượng khách hàng phải thu hoặc phải
trả thì có thể khai báo bổ sung thêm các thông tin có liên quan dưới dạng tài khoản chi tiết để sau này
lên bảng tổng hợp công nợ khách hàng phải thu hoặc phải trả được tiện lợi hơn
Ví dụ:
Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng
(1311.xx: thu ngắn hạn; 1312.xx: thu dài hạn)

Tài khoản 331: Phải trả cho người bán; Các tài khoản được mở chi tiết dưới dạng như sau:
SốHiệuTK : Tên Tài Khoản
1311.ACB : Ngân Hàng Á Châu
1311.IXM : Công Ty Xuất Nhập Khẩu ImexCo
3311.HA : Công Ty Hoàng Anh – Gia Lai
3311.AP : Công Ty Hóa Chất An Phụng
 Tài khoản Tài sản cố định
Các thông tin có liên quan đến tài sản cố định là những thông tin quan trọng của Doanh nghiệp,
vì vậy, người sử dụng cần khai báo đúng và đầy đủ các thông tin này thì chương trình sẽ có cơ sở giúp
cho kế toán giảm bớt được nhiều việc làm thủ công trong việc tính và trích khấu hao tài sản cố định
từng kỳ cũng như lên BẢNG TỔNG HỢP KHẤU TÀI SẢN CỐ ĐỊNH cuối kỳ.
Ví dụ: Tài khoản 211xxxxx: Tài Sản Cố Định. Cách khai báo tài khoản chi tiết như sau:
SốHiệuTK : Tên Tài Khoản
2112.NX : Nhà Xưởng Sản Xuất
2113.OTO : Ô Tô Giám Đốc
2114.XETAI : Xe Tải Vận Chuyển Hàng Hóa
Tương tự như vậy, đối với tài khoản 214 là tài khoản hao mòn TSCĐ, khi khai báo thì nên khai
báo các tài khoản chi tiết ứng với TSCĐ để tiện việc tập hợp số phát sinh hao mòn lũy kế.
Ví dụ: Tài khoản 214xxxxx : Hao Mòn Tài Sản Cố Định
Cách khai báo một số tài khoản chi tiết như sau:
SốHiệuTK : Tên Tài Khoản
2141.NX : Nhà Xưởng Sản Xuất
2141.OTO : Ô Tô Giám Đốc

2141.XETAI : Xe Tải Vận Chuyển Hàng Hóa
 Một số thông tin có liên quan đến tài khoản cần nhớ khi khai báo:
 Mã Cấp: Mã Cấp tương ứng phù hợp với từng tài khoản khi lập Bảng Cân Đối Kế Toán
 SốHiệuTK: Là Số hiệu tài khoản chi tiết cụ thể và được dùng khi định khoản các nghiệp kế
toán
 Loại tài khoản: Cho biết phát sinh sẽ tăng bên nào.
 Nếu phát sinh tăng bên NỢ thì loại tài khoản sẽ là “N”, ví dụ như nhóm tài khoản 1,2,6,8 trừ
các tài khoản dự phòng & hao mòn.
 Nếu phát sinh tăng bên CÓ thì loại tài khoản là “C”, ví dụ như nhóm các tài khoản: 3, 4, 5, 7,
9 và các tài khoản dự phòng & hao mòn trừ các tài khoản 521, 531, 532. (
Mặc định chương trình đã
được khai báo đúng theo yêu cầu
).
 Tên tài khoản: Là tên gợi nhớ cho tài khoản, người sử dụng có thể tự đặt tên cho phù hợp.
Ví dụ:
SốHiệuTK : LoạiTK : Tên Tài Khoản
1311.ACB : N : Ngân Hàng Á Châu
1311.IXM : N : Công Ty Xuất Nhập Khẩu ImexCo
3311.HA : C : Công Ty Hoàng Anh – Gia Lai
3311.AP : C : Công Ty Hóa Chất An Phụng
KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
8/17
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
 Sổ Định Khoản: Hay bảng này còn gọi là sổ
SoKTMay
. Hàng ngày, tế toán có nhiệm vụ cập nhật
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào trong bảng này.
 Cấu trúc xây dựng sổ này gần như là một hóa đơn chứng từ gốc, vì vậy kế toán rất dễ thực hiện việc
định khoản và nhập số liệu. Song cần phải lưu ý rằng khi định khoản vào bảng này sẽ được định khoản
dưới dạng định khoản đơn, tức là 1 TKGhiNo sẽ đối ứng ghi có với 1 TKGhiCo. Như vậy, nếu một

nghiệp vụ mà có nhiều TKGhiNợ hoặc nhiều TKGhiCó thì kế toán phải tách ra thành các nghiệp vụ đơn.
- Các nghiệp vụ đơn này sẽ được lưu trên từng dòng của bảng, nó giúp cho kế toán dễ dàng tìm kiếm,
tra cứu, sửa đổi khi cần thiết.
Nội dung một số cột thông tin cần biết khi định khoản:
 Số Serie: Chính là Số Serie của hóa đơn, chứng từ phát sinh
 Ngày Ghi Sổ: Là ngày ghi nhận các nghiệp vụ kế toán vào ảng này
 Số Hóa Đơn/Số Phiếu Thu-Chi/Số Phiếu Nhập-Xuất: Là số hóa đơn, chứng từ tùy theo
từng loại mà kế toán ghi vào cột tương ứng (
nếu có
) dùng để in các chứng từ này theo yêu cầu nghiệp
vụ.
(Cách lập số phiếu: Phiếu thu: PTxx/yy; Phiếu chi: PCxx/yy; Phiếu nhập: PNxx/yy; Phiếu xuất:
PXxx/yy, trong đó: xx: ngày lập phiếu, yy: tháng lập phiếu. Ví dụ: PT15/02: Lập ngày 15 tháng 02)

 Các thông tin có liên quan đến Hóa Đơn GTGT như Tên Cơ Sở Kinh Doanh, Mã Số
Thuế, Thuế GTGT, Thuế Suất Thuế GTGT
(“K”,”0%”,”5%”,”10%”, thêm "N" đằng sau thuế suất
nếu là hàng nhập khẩu, ví dụ: "10%N"
), kế toán cần ghi nhận đầy đủ để lên Bảng Kê Hóa Đơn Chứng
Từ Hàng Hóa Mua Vào/Bán Ra cuối tháng và lập tờ khai thuế GTGT.
 Số Lượng Phát Sinh: Ghi nhận số lượng phát sinh có liên quan đến các tài khoản như 152,
153, 155, 156, dùng để lập ra các bảng tổng hơp chiết số phát sinh trong kỳ cho các tài khoản này.
 Nhiệm vụ hàng ngày của kế toán là cập nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế của công
ty, ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế được bổ sung vào bảng, tất cả các sổ và các bảng khác có liên
quan cũng sẽ tự động được cập nhật, tức là dữ liệu luôn được làm tươi (Refresh) nhất.
 Một điều cần lưu ý là trong quá trình thực hiện các định khoản kế toán, sẽ luôn phải kiểm tra xem tài
khoản đang được định khoản đã khai báo trong Bảng Danh Mục Tài Khoản chưa,
(vì nếu chưa khai
báo thì sẽ bị sót số liệu khi tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ, làm sai lệch kết quả cuối kỳ)
. để giúp cho

việc kiểm tra này thuận tiện và đơn giản, người sử dụng chỉ việc lọc ra các bút toán có ghi chữ
" #N/A
!"
trên hai cột: KiểmTraTKNợ và KiểmTraTKCó trên Sổ Kế Toán Máy
 Thực hiện kiểm tra bằng cách đứng tại
SoKTMay
và ra lệnh (
xem hình
)

hoặc chọn nút: [Cập nhật – kiểm tra các định khoản] trên màn hình nhập liệu của sổ kế toán máy.
 Như vậy, kế toán phải bổ sung các tài khoản trên vào trong BDMTK. Sổ Kế Toán Máy sẽ tự động cập
nhật và điền vào tên tài khoản tương ứng.
 Xem ví dụ sau sẽ thấy một số tài khoản chưa khai báo sẽ nhận được thông báo là #
N/A!
trong 2 cột
kiểm tra KiểmTraTKNo và KiểmTraTKCo, cần phải bổ sung cho các tài khoản này vào BDMTK.
Trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:
1. Rút tiền gửi ngân hàng ACB nhập quỹ tiền mặt: 20,000,000đ
2. Chi tiền tạm ứng cho anh Tuấn đi công tác nước ngoài: 15,000,000đ
3. Mua tài sản cố định (Tủ Lạnh): 4,500,000đ
4. Mua nguyên liệu hóa chất của công ty Hoàng Anh: Số lượng 100kg, số tiền là: 2,000,000đ, Thuế
GTGT 10%
KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
9/17
 Như vậy, kế toán sẽ thực hiện ghi các bút toán vào bảng như sau:
Số
Chứng
Từ
Ngày

Chứng
Từ
Diễn Giải TKGhiNo TKGhico
Số
Lượng
PS
Số Tiền PS
Thuế
GTGT
Thuế Suất
Thuế
GTGT
KiểmTra TKNo
KiểmTra
TKCo
0001 01/04/2006 Rút TGNH Nhập Quỷ TM 1111 1121.ACB 20,000,000 Tền mặt VNĐ
# N/A!
0002 02/04/2006 Chi Tạm ứng Anh Tuấn 141T 1111 15,000,000 Tạm ứng anh T Tền mặt VNĐ
0003 03/04/2006 Mua Tủ Lạnh LG 180L 211.TL 1111 4,500,000
# N/A! Tền mặt VNĐ
0004 04/04/2006 Mua hóa chất 01 1521.01 3311.HA 100 2,000,000 200,000 10% NVL-hóa chất 01
# N/A!
GTGT được khấu trừ 13311 3311.HA 200,000
(Lưu ý: Bảng ví dụ trên chỉ mang tính minh họa vì một số cột của bảng đã bị che khuất)

Kết chuyển số dư cuối kỳ
- Cuối kỳ, kế toán thực hiện việc tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ, kết chuyển chi phí, doanh
thu và xác định lãi lỗ.
- Kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ trong
KTAst

_
Accounting
được ứng dụng tự động thực
hiện. Người sử dụng không phải thao tác để kết chuyển số dư mà chỉ cần chọn lệnh:

- Chương trình sẽ tự động sắp xếp lại các tài khoản theo trật tự nhất định và tính toán các số
phát sinh Nợ/Có và tính Số dư cuối kỳ cho các tài khoản.
- Đối với các tài khoản trung gian từ Loại 5  Loại 9, kế toán sẽ căn cứ vào số dư cuối kỳ mà
các tài khoản đó đã phát sinh trong kỳ, (
Quan sát số dư cuối kỳ của các tài khoản này trong BẢNG
DANH MỤC TÀI KHOẢN đã được chương trình tự động cập nhật
), nếu tài khoản nào có số dư cuối kỳ,
kế toán thực thực hiện ghi nhận bút toán đó vào trong Sổ Định khoản với số tiền phát sinh chính là Số
dư cuối kỳ đã được tập hợp trong kỳ.
Ví dụ: - Trong kỳ: Tài khoản 5112: Doanh thu bán hàng có số dư cuối kỳ là 12,093,500đ
- Như vậy, kế toán sẽ định khoản như sau:
TKGhiNo
TKGhiCo
SốTiềnPS
5112
911
12,093,500
Cách 1:
- Số tiền này kế toán copy từ bên BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN và dán vào ô tương ứng ở
bên SỔ KẾ TOÁN MÁY. (
Nếu nhớ thì dùng tay nhập trực tiếp vào
)
- Nếu dùng phương pháp sao chép – dán thì phải sử dụng DÁN ĐẶC BIỆT (Edit\Paste
Special)  trong hộp hội thoại chọn (o) Value (
tức là chỉ sao chép giá trị của ô

), chọn <Paste link>,
(Nếu có sự thay đổi thì dữ liệu của các nghiệp vụ thì dữ liệu vừa sao chép sẽ được tự động cập nhật lại)
Cách 2:
- Thực hiện nhập bút toán cần kết chuyển trước, sau đó đặt con trỏ tại ô chứa số tiền của bút
toán cần kết chuyển và ra lệnh như sau:

KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
10/17
- Làm xuất hiện hộp chọn lựa như sau:

- Chọn số tiền tương ứng cần điền vào bút toán và click chuột vào nút <<Chọn>>.
- Tương tự như vậy cho các tài khoản loại 6,7,8. Song kế toán cần lưu ý một số bút toán kết
chuyển có dạng sau:
Diễn Giải
TKGhiNo
TKGhiCo
Số Tiền
Phát Sinh
Kết chuyển thuế GTGT của hàng bán trả lại, giảm giá, chiết khấu
33311
33313

Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ
33311
1331

Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ
33311
1332

Kết chuyển chi phí của SX chính
154.xxx
62x.xxx

Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại
5112
532

Kết chuyển doanh thu thuần
5112
911

Kết chuyển giá vốn hàng bán
911
632

Kết chuyển giá vốn bán hàng
911
6411

Kết chuyển giá vốn bán hàng
911
6412

Kết chuyển chi phí bán hàng
911
6414

Kết chuyển chi phí QLDN
911

6421

Kết chuyển chi phí QLDN
911
6422

Kết chuyển chi phí QLDN
911
6423

Kết chuyển chi phí QLDN
911
6424

Kết chuyển chi phí QLDN
911
6425

Kết chuyển chi phí QLDN
911
6426

Kết chuyển chi phí QLDN
911
6427

Kết chuyển chi phí QLDN
911
6428

Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính
5151
911

Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính
5152
911

Kết chuyển các khoản thu nhập khác
7111
911

Kết chuyển các khoản thu nhập khác
7112
911

Kết chuyển hoạt động tài chính
911
6351

Kết chuyển hoạt động tài chính
911
6358

Kết chuyển hoạt động khác
911
811

Kết chuyển lãi (lỗ)
911 (421)

421 (911)

- Xác định lãi (lỗ) trong kỳ: Lấy Tổng Doanh Thu - Tổng Chi Phí (Hay chính là lấy số tiền tập hợp
được của các tài khoản GhiCó 911 trừ đi số tiền tập hợp được của các tài khoản GhiNợ 911). nếu kết quả
là “dương” tức là Lãi, nếu kết quả là “âm” tức là Lỗ
 Nếu Lãi: Ghi Nợ 911 và Ghi có 421
 Nếu Lỗ : Ghi Nợ 421 và Ghi có 911
(Lưu ý là nếu lỗ thì số tiền vẫn phải ghi nhận là số dương, tuyệt đối không được ghi số âm vì
sẽ làm cho kết quả của kỳ kế toán hoàn toàn sai lệch)
KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
11/17
Lập bảng kê chi phí lương trong kỳ
- Đứng tại bảng CPLuong, thực hiện như sau:

+ Chọn nút [Mở trang] và chọn nút <OK> trong hộp hội
thoại kế tiếp
+ Nhập vào phần lương chính, lương phụ và các khoản khác
cho từng bộ phận của doanh nghiệp
+ Có thể thay đổi tỷ lệ % các khoản phải trích nộp theo
lương của DN và người lao động như:
BHYT, BHXH, KPCĐ
.

+ Thực hiện công việc in bảng kê lương.
Thẻ tính giá thành sản phẩm
- Ra lệnh: Kế Toán  Sổ chi phí SXKD –
Tính giá thành SP  Thẻ tính giá thành
sản phẩm (XSP)
+ Nhập mã chi phí (
Mã sản phẩm

) vào
ô A8 trong bảng, chương trình sẽ tự
động cập nhật và tính giá thành cho sản
phẩm. (
ví dụ để tính giá thành cho SP
F01, kế toán thực hiện nhập vào mã
sản phẩm là 154.PX1.F01 như hình
dưới).

+ Thực hiện in ra giấy.
+ Lặp lại các thao tác trên cho các sản
phẩm còn lại.


KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
12/17
- Kết quản nhận được như sau:

Kiểm tra các chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là một hình thức tập hợp số tiền phát sinh của các bút toán
trong kỳ, đặc điểm của hình thức kế toán này như sau:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ tập hợp toàn bộ các chứng từ ghi sổ trong kỳ với số tiền
phát sinh tương ứng.
+ Chứng từ ghi sổ được phân loại theo từng chức năng tương ứng thông qua các bút toán kép
của các tài khoản ghi nợ/tài khoản ghi có với sồ tiền phát sinh được tập hợp trong kỳ kế toán.
 Như chúng ta đã biết, chứng từ ghi sổ có thể mở theo ngày phát sinh cũng có thể mở
theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong phần này chúng ta tập trung chủ yếu
vào việc mở chứng từ ghi sổ theo “
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
”.

 Để lập mỗi chứng từ ghi sổ. chúng ta cần chú ý đến các cặp tài khoản đối ứng của các
định khoản kế toán. Trong kỳ, các cặp tài khoản này có thể không phát sinh nhưng
chúng ta vẫn cần phải khai báo và ghi nhận (
vì có thể kỳ này không phát sinh nhưng kỳ
kế toán tiếp theo sẽ phát sinh, như vậy chúng ta sẽ không phải bổ sung thêm vào nữa
).
Trong trường hợp các cặp tài khoản này không phát sinh thì số tiền sẽ được ghi nhận
bằng 0 (
do công thức tự động tính toán và ghi nhận
).
+ Sổ cái chứng từ ghi sổ cho phép in ra các bút toán kép đã phát sinh trong kỳ và được tập hợp
trong các chứng từ ghi sổ.
- Với các đặc điểm trên và tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cũng như hình thức kinh
doanh của doanh nghiệp đó mà các chứng từ ghi sổ có thể nhiều hay ít. Số lượng các bút toán phát sinh
trong các chứng từ ghi sổ có thể chưa phát sinh hoặc đã phát sinh nhưng chưa kịp khai báo trong các sổ,
đây cũng là một nhược điểm của hình thức kế toán này đối với những người làm công tác kế toán, để
khắc phục nhược điểm này, chương trình
KTAst
_
Accounting
đưa ra giải pháp như sau:
+ Kiểm tra xem các bút toán đã khai báo trong các chứng từ ghi sổ chưa, bằng cách: Đứng tại
SoKTMay
và lọc ra các dòng có giá trị là 0 tại cột Kiểm Tra CTGS. Thực hiện bổ sung bút toán này vào
chứng từ ghi sổ phù hợp nhằm tránh khả năng tổng hợp thiếu số tiền phát sinh trong kỳ. (
Nếu là 0:
Chưa được khai báo trong chứng từ ghi sổ  Phải khai báo bổ sung, nếu là 1: Đã khai báo trong các
chứng từ ghi sổ, nếu lớn hơn 1: Đã khai báo nhiều hơn một lần  Nguy hiểm, cần phải loại bỏ các bút
toán trùng lặp
).

+ Sau khi đã bổ sung bút toán vào sổ, thực hiện chạy lệnh: [Cập nhật – tính toán lại toàn bộ
số liệu] và kiểm tra xem số liệu đã tập hợp đầy đủ chưa bằng cách xem biểu thức sau:
Tổng số tiền phát sinh trong kỳ = Tổng số tiền có trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Thực hiện in sổ sách kế toán theo quy định.
KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
13/17
In sổ sách báo cáo kế toán
- Kế toán lần lượt thực hiện việc kiểm tra lại toàn bộ các sổ sách có liên quan trước khi thực hiện
việc in để nộp và báo cáo cuối kỳ.
- Việc cập nhật thực hiện bằng cách: [Kế toán]  [Cập nhật-tính toán toàn bộ dữ liệu]
- Chương trình được thiết kế để
theo dõi và ghi nhận thông tin kế toán
cho nhiều kỳ khác nhau. Trong kỳ kế toán
đầu tiên (
dù kỳ kế toán được áp dụng có
thể là tháng, quý hay năm & doanh
nghiệp mới đi vào hoạt động hoặc đã
hoạt động trước đó
) thì người làm công
tác kế toán vẫn phải khởi tạo cho kỳ này
bằng cách nhập vào ô A3 trong sổ kế
toán máy:
Ngày/Tháng/Năm
dùng để
in sổ và báo cáo

- Sau đây là cách thức thực hiện việc in sổ kế toán từ thực đơn như sau:
1. In các hóa đơn Thu/Chi/Nhập/Xuất
- Phiếu thu: Đặt con trỏ tại dòng có chứa bút toán thu tiền trong
SoKTMay

và ra lệnh: Kế
toán  Hóa đơn – Chứng từ  Phiếu thu, chương trình sẽ tự động cập nhật các số liệu và đưa
vào Phiếu thu tiền, thực hiện việc in phiếu ra giấy.
- Phiếu chi/nhập/xuất: thực hiện tương tự như trên.
(Nên thực hiện in các hóa đơn này ngay sau khi định khoản nó, không nên để dồn đến cuối kỳ kế
toán sẽ làm cho công việc nhiều thêm, thực tế công việc cũng không cho phép để dồn lại)
2. Sổ nhật ký (
Đóng theo tháng
)
-
Sổ nhận ký thu tiền (NK chuyên dùng)
-
Sổ nhật ký chi tiền (NK chuyên dùng)
-
Sổ nhật ký mua hàng (NK chuyên dùng)
-
Sổ nhật ký bán hàng (NK chuyên dùng)
-
Sổ nhật ký chung
(Nếu không mở các Sổ NK chuyên dùng thì chỉ cần in NK Chung- dạng đầy đủ)
3. Sổ cái tài khoản theo hình thức nhật ký chung, có thể in ra 1 trong hai dạng sau:(
Đóng
theo tháng
)
o
Sổ cái tài khoản tổng hợp
o
Sổ cái tài khoản chi tiết
4. Sổ chi tiết tài khoản, có thể chia ra nhiều loại mỗi loại đóng thành một cuốn (Đóng
theo tháng)

4.1. Sổ chi tiết NVL, TP, HH
-
Sổ chi tiết NVL chính (tất cả các tài khoản chi tiết của 1521….)
-
Sổ chi tiết NVL phụ (tất cả các tài khoản chi tiết của 1522….)
-
Sổ chi tiết NVL-nhiên liệu (tất cả các tài khoản chi tiết của 1523….)
-
Sổ chi tiết NVL-phụ tùng thay thế (tất cả các tài khoản chi tiết của 1524….)
(Nếu mỗi loại đều có ít thì có thể đóng chung thành 1 cuốn cho tất cả các tài khoản 1521, 1522,
1523, 1524)
-
Sổ chi tiết CCDC (tất cả các tài khoản chi tiết của 153….)
-
Sổ chi tiết TP (tất cả các tài khoản chi tiết của 155….)
4.2. Sổ chi tiết phải thu khách hàng
KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
14/17
4.3. Sổ chi tiết phải trả người bán
4.4. Sổ chi tiết các tài khoản khác (
từ tài khoản 1111 đến tài khoản 911, trừ các tài khoản 152, 153,
155, 131, 331, 141 vì những tài khoản này đã đóng sổ riêng
)
4.5. Sổ quỹ tiền mặt (
Đóng theo quý
)
4.6. Sổ tiền gửi ngân hàng (
Đóng theo quý
)
5. Các sổ chi phí: Nên tổ chức thành hai loại là “Sổ chi phí sản xuất” và “Sổ chi phí kinh

doanh” (
Đóng theo tháng
)
5.1. Sổ chi phí sản xuất (
hồ sơ theo dõi chi phí sản xuất sản phẩm
): Đóng chung thành một cuốn các
sổ chi phí của các tài khoản sau:
-
Phiếu tính giá thành các sản phẩm
-
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 154
-
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 621
-
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 622
-
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 627
5.2. Sổ chi phí kinh doanh, doanh thu và kết quả (
hồ sơ theo dõi doanh thu, chi phí kinh doanh và
xác định kết quả
): Đóng chung thành 1 cuốn các sổ doanh thu, chi phí và xác định kết quả của các
tài khoản sau:
-
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 632, 635
-
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 641, 642
-
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 511, 512, 515
-
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 911

6. Báo cáo thuế GTGT:
-
Tờ khai thuế GTGT (Mẫu 01/GTGT)
-
Bảng kê mua vào (Mẫu 01-02/GTGT)
-
Bảng kê bán ra (Mẫu 01-01/GTGT)
- Đóng làm hai cuốn, mỗi cuốn một liên (
riêng Tờ khai mẫu 01/GTGT thì đóng hai liên nộp cho
cơ quan thuế
)
7. Báo cáo tài chính: (In theo tháng, quý, năm)
o
Bảng cân đối phát sinh tài khoản
o
Bảng cân đối kế toán
o
Báo cáo kết quả kinh doanh
o
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
o
Thuyết minh báo cáo tài chính (tự làm)
Ngoài ra, nếu theo yêu cầu của cơ quan quản lý, kế toán có thể in các bảng khác được liệt kê
dưới đây:
o
Bảng kê khai tổng hợp nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước
o
Tờ khai tự quyết toán thuế Thu nhập Doanh nghiệp
o
Phiếu tình trạng kinh doanh

8. Đóng sổ kế toán:
-
Trang bìa: Ghi rõ thông tin sau: Tên Cty, Địa chỉ, Tên sổ, Kỳ ghi sổ
-
Trang thông tin những người chịu trách nhiệm và ký tên (giống trang bìa,
thêm dòng tên những người liên quan để ký tên)
-
Nội dung sổ các tài khoản.
- Đối với sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản thì trước trang Nội dung (sau trang thông tin những người chịu trách
nhiệm) nên đóng thêm bảng tổng hợp chi tiết của các tài khoản tương ứng vào.
KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
15/17
Chuyển sổ kế toán sang kỳ sau
- Sau khi hoàn tất công việc trên của một ký kế toán, để
tiếp tục công việc cho kỳ kế toán mới, kế toán cần phải
thực hiện các công việc sau:
+ Sao lưu
BDMTK
và toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế của kỳ kế toán (
SoKTMay
) vừa hoàn tất vào 1
file mới và ghi tên tháng năm tương ứng
+ Việc sao lưu giúp cho kế toán có thể dùng lại
các kỳ kế toán đó bất cứ khi nào cần thiết và quan trọng
nhất là tập hợp toàn bộ kết quả của 12 tháng trong năm
để phục vụ cho việc quyết toán cuối năm (
đây là công
việc có nhiều khó khăn nhất mà kế toán thường gặp
phải).

+ Như vậy, cứ sau mỗi kỳ hoàn tất, kế toán phải
thực hiện việc sao lưu để bảo toàn dữ liệu và chuẩn bị
cho một kỳ kế toán mới.
- Việc chuyển kỳ kế toán thực hiện như sau:
-
Lưu ý:
Trước khi chuyển sổ, phải thực hiện bỏ chế độ
lọc ở BCDPS  Chọn mục "All" nhằm thực hiện cho
việc tính số lũy kế trong kỳ kế toán. (
áp dụng cho phiên
bản có sử dụng BCDPS tổng hợp và dùng cho kỳ kế
toán là Tháng/Quý)


+ Chuyển sổ sang kỳ mới thì chọn: <
Yes
>
(Chỉ được phép dùng lệnh này 1 lần khi đã hoàn
tất việc in sổ kế toán và Báo cáo tài chính)

- Sau khi chuyển sổ kế toán, toàn bộ các nghiệp vụ
trong SoKTMay sẽ bị xóa hết, BDMTK sẽ có số dư đầu
kỳ mới là số của cuối kỳ trước vừa chuyển sang, thực
hiện chọn lệnh: [Cập nhật–tính toán lại toàn bộ dữ
liệu] để làm tươi mới lại dữ liệu chương trình.

- Kế toán thực hiện công việc kế toán cho kỳ kế toán mới bình thường như đã hướng dẫn ở trên.
Hướng dẫn mở một số tài khoản đặc biệt
1. Tài khoản 1388 – “Các khoản phải thu khác”: được mở chi tiết như sau:
1388GT : Chi tiết cho số tiền thuế GTGT, TNDN, được miễn giảm

1388HT : Chi tiết cho số tiền thuế GTGT được hoàn lại.
1388K : Các khoản phải thu khác.
2. Tài khoản 142 – “Chi phí chờ kết chuyển”: được mở chi tiết theo chi phí bán hàng & chi phí quản lý
doanh nghiệp.
14221xx: Chi phí bán hàng chờ kết chuyển
14222yy: Chi phí quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển
(2 tài khoản trên có 5 ký tự, nếu muốn mở chi tiết thêm theo từng mục chi phí khác nhau thì mở thêm ở
phần xx hoặc yy, nếu không dùng đến thì xóa các ký tự này đi).
3. Tài khoản 331 – “Phải trả người bán”: được mở chi tiết theo đối tượng là khách hàng bán hàng hóa.
3311xx : Nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ
3312yy : Nhà cung cấp TSCĐ (xx, yy là mã của nhà cung cấp)
Ví dụ: Công ty Long Á cung cấp tài sản cố định sẽ được mở là: 3312.LA
Công ty Mã thạch cung cấp hàng hóa, dịch vụ sẽ được mở là: 3311.MT
- Nếu khách hàng vừa cung cấp hàng hóa, vừa cung cấp TSCĐ thì phải mở 2 tài khoản cho
khách hàng này để theo dõi các khoản nợ và thanh toán riêng biệt.
KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
16/17
Ví dụ: Công ty Hoàng Thiên Lộc vừa cung cấp hàng hóa vừa cung cấp tài sản cố định thì sẽ mở tài khoản
như sau:
3311.HTL: Công Ty Hoàng Thiên Lộc – Cung cấp HH,DV
3312.HTL: Công Ty Hoàng Thiên Lộc – Cung cấp TSCĐ
4. Tài khoản 33311 – “Thuế GTGT của hàng nội địa” phải mở thi tiết cho từng loại doanh thu của từng
hoạt động.
333111 : Thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ bán ra của hoạt động chính, định khoản kèm với tài
khoản 511, 512.
333112 : Thuế GTGT của TSCĐ thanh lý & thu nhập khác (hoạt động khác) định khoản với 711.
333113 : Thuế GTGT từ doanh thu hoạt động tài chính định khoản kèm với tài khoản 515.
5. Tài khoản 33313 – “Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá, chiết khấu hàng bán “.
6. Tài khoản 335 – “ Chi phí trích trước” phải được mở chi tiết theo từng loại chi phí trích trước.
3351xx : Trích trước tiền lương nghỉ phép công nhân SX trực tiếp

3352yy : Trích trước chi phí ngắn hạn (Tiền điện, nước, Điện thoại, ) có liên quan đến kỳ kế
toán.
7. Tài khoản 515 - “Doanh thu tài chính” và 711 – “Thu nhập khác” phải được mở chi tiết cho từng khoản
thu nhập chịu thuế thu nhập và từng khoản không chịu thuế thu nhập.
5151xx,7111yy : Thu nhập chịu thuế thu nhập
5152uu,7112zz : Thu nhập không phải nộp thuế thu nhập
8. Tài khoản 635 – “Chi phí tài chính” mở chi tiết theo chi phí lãi vay và các chi phí tài chính khác.
6351xx : Chi phí lãi vay
6352yy : Chi phí tài chính khác
9. Tài khoản 133 – Đã có tài khoản 1331, 1332, mở thêm tài khoản 1333 – “Thuế GTGT đã đề nghị
hoàn” dùng để theo dõi số thuế GTGT đã đề ghị hoàn trong kỳ
Số Hiệu TK
Loại TK
Tên Tài Khoản
1331
N
Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
1332
N
Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
1333
N
Thuế GTGT đã đề nghị hoàn
33311
C
Thuế GTGT hàng bán nội địa
33312
C
Thuế GTGT hàng nhập khẩu
33313

C
Thuế GTGT hàng bán bị trả lại, giảm giá, chiết khấu
3332
C
Thuế tiêu thụ đặc biệt
3333
C
Thuế xuất nhập khẩu
3334
C
Thuế thu nhập DN
3335
C
Thuế thu trên vốn
3336
C
Thuế thu trên vốn
3337
C
Thuế nhà đất, tiền thuê đất
3338
C
Các loại thuế khác
3339
C
Phí và khác khoản phải nộp
(Các tài khoản nêu trên đã được chương trình cài đặt sẵn, nếu muốn mở thêm hoặc khai báo chi tiết
thêm thì kế toán tự thực hiện và chọn lệnh <
Sắp xếp – Sao chép công thức
> để cập nhật lại).

Quy trình đăng ký sử dụng chương trình
Bước 1: Xác định số Serial nhận dạng
máy vi tính mà bạn cài đặt ứng dụng:
- Thao tác: Đăng nhập vào
KTAst
_
Accounting
, chọn menu Trợ
giúp chương trình  Đăng ký sử
dụng.
- Màn hình đăng ký sử dụng xuất hiện,
sử dụng số
Serial
do người cung cấp
cấp cho người sử dụng chương trình để

KTAst_Accounting - Trợ Giúp Kế Toán Doanh Nghiệp
17/17
điền vào bản đăng ký sử dụng.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin doanh
nghiệp mà bạn bạn đăng ký sử dụng
chương trình theo mẫu:
Chú ý: Chúng tôi chỉ cung cấp Mã sản
phẩm chương trình khi đã nhận được
khoản thanh toán bằng tiền mặt hoặc
chuyển khoản vào tài khoản tại ngân
hàng. Ngay sau khi nhận được tiền,
chúng tôi sẽ gửi thư tới bạn và cung cấp
mã số sử dụng chương trình theo địa chỉ
trong bản đăng ký sử dụng.

Thông tin liên lạc
Mr. Nguyễn Đăng Phúc
Tel: 0903.607.205
E-Mail: hoặc
//