Chuyên đề thực tập chuyên sâu quản trị sản xuất thực trạng hoạt động sản xuất tại bưu điện tỉnh hà nam

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập tốt nghiệp là một yêu cầu cần thiết đối với học viên đang học tập và nghiên
cứu tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thơng trước khi kết thúc khố học, một
mặt là yêu cầu nhưng mặt có ý nghĩa hơn cả đây là giai đoạn giúp học viên thực tập có
cơ hội được làm quen với cơng việc thực tế, từ đó kết hợp với lý thuyết đã học qua
nhận thức khách quan và phát huy những ý tưởng của mỗi học viên. Trong thời gian
thực tập này học viên được tiếp cận với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp cũng như quan sát để học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc, học
hỏi nhiều nội dung trong thực tế đồng thời để phát hiện ra những kiến thức chưa đầy
đủ và khả năng của mỗi học viên từ đó bổ sung, bù đắp chúng trước khi rời khỏi Học
viện.
Với bản thân là một học viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, mục tiêu đặt
ra cho 06 tuần thực tập, trước hết học hỏi thêm những kinh nghiệm thực tế đồng thời
được trực tiếp thực hiện những công việc liên quan đến chuyên ngành đã học, Chính vì
lý do đó em đã chọn địa điểm thực tập là Bưu điện tỉnh Hà Nam; là một bưu điện có
nhiều năm cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thơng trên địa bàn tỉnh Hà Nam, chính nơi
đây đã giúp em có điều kiện và cơ hội để kiểm chứng và thực nghiệm những kiến thức
mình đã học.
Sau thời gian thực tập tổng hợp, em đã tiếp cận được một số nội dung về hoạt
động kinh doanh chung, quy trình khai thác các dịch vụ bưu chính của Bưu điện tỉnh
Hà Nam, dưới sự tạo điều kiện giúp đỡ của Ban Lãnh đạo cùng các Chuyên viên của
các phòng ban chức năng và đặc biệt dưới sự hướng dẫn của các cơ giáo, em đã hồn
thành báo cáo thực tập với chuyên đề công tác tổ chức sản xuất tại Bưu điện tỉnh Hà
Nam.
Bản báo cáo đề cập đến chức năng nhiệm vụ của Bưu điện tỉnh Hà Nam và hoạt
động tổ chức sản xuất tại đơn vị được trình bày sâu hơn, đây là nền tảng để lựa chọn
cho giai đoạn thực tập chuyên nội dung quản trị kinh doanh mà bất kỳ một doanh
nghiệp nào cũng cần phải có.
Sau đây bản báo cáo về những nét tổng quát chung của Bưu điện tỉnh Hà Nam

được trình bày thơng qua các nội dung chính sau:
PHẦN THỨ NHẤT : THỰC TẬP CHUNG
PHẦN THỨ HAI: THỰC TẬP CHUYÊN SÂU

SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHẦN THỨ NHẤT: THỰC TẬP CHUNG
1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BƯU ĐIỆN HÀ NAM
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của bưu điện tỉnh Hà Nam
Hà Nam là một tỉnh nằm ở phía Tây nam đồng bằng Bắc bộ. Phía Bắc giáp Hà Nội, phía
Nam giáp tỉnh Nam Định và Ninh Bình, phía Đơng giáp tỉnh Hưng n và Thái Bình,
phía Tây giáp tỉnh Hồ Bình. Diện tích tự nhiên tồn tỉnh rộng 840km 2, dân số trên 80
vạn người. Bộ máy hành chính gồm có 5 huyện và 1 Thành phố, 116 xã phường, thị trấn
trong đó có 14 xã miền núi.
Theo dịng lịch sử, quê hương Hà Nam có trống đồng Ngọc Lũ, có Tam nguyên Yên Đổ
– Nhà thơ Nguyễn Khuyến; có tiếng trống Bồ Đề tháng 10/1930 biểu thị sức mạnh đấu
tranh của quần chúng nhân dân ủng hộ cuộc khởi nghĩa Xô viết Nghệ Tĩnh và phong
trào đấu tranh của nhân dân Thái Bình; có chiến sỹ cách mạng Nguyễn Hữu Tiến người
vẽ lá cờ đầu tiên của Tổ quốc...
Hình thành và phát triển từ tổ chức giao thông liên lạc của Đảng bộ tỉnh Hà
Nam trong những năm 1930-1945, sau Cách mạng tháng 8 thành công, cùng với việc
tiếp quản các cơ sở Bưu điện của chế độ cũ, Bưu điện tỉnh Hà Nam (nay là Bưu điện
tỉnh Hà Nam) được thành lập. Kể từ ngày mới hình thành đến Bưu điện tỉnh ngày nay là
một quá trình lịch sử lâu dài, gắn liền với sự ra đời và phát triển cũng như sự phấn đấu
liên tục, bền bỉ của nhiều thế hệ cán bộ, CNVC – Lao động trong ngành Bưu điện Việt

nam qua các thời kỳ Cách mạng của đất nước.
Trải qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ rồi đến thời
kỳ xây dựng đất nước sau 30 năm đấu tranh giành tồn vẹn non sơng và những lần nhập
tách với Bưu điện tỉnh Nam Định, Ninh Bình mang những tên gọi: Bưu điện tỉnh Nam
Hà (1965-1976), Bưu điện tỉnh Hà Nam Ninh (1976-1992), Bưu điện tỉnh Nam Hà
(1992-1997) và trở lại tên Bưu điện tỉnh Hà Nam (tháng 7/1997); dù ở bất cứ môi
trường, điều kiện nào CBCNVC – Lao động Bưu điện tỉnh Hà Nam cũng luôn phát huy
truyền thống vẻ vang của dân tộc Việt Nam nói chung và truyền thống ngành Bưu điện
nói riêng để phấn đấu vươn lên trong lao động sản xuất và công tác, thực hiện hoàn
thành xuất sắc mọi nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nước và Ngành giao cho. Với những thành
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tích xuất sắc trong hai cuộc kháng chiến và kết quả đạt được trong thời kỳ đổi mới, năm
2000 CBCNVC – Lao động Bưu điện tỉnh Hà Nam rất vinh dự được nhà nước phong
tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân.
Thực hiện mơ hình đổi mới và phương án chia tách Bưu chính – Viễn thơng của
Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam, Bưu điện tỉnh Hà Nam (mới) được thành lập
theo quyết định số 546/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của hội đồng quản trị Tập
đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam và chính thức đi vào hoạt động từ ngày
01/01/2008.
Bưu điện tỉnh Hà Nam gồm có 5 Bưu điện huyện, 2 trung tâm và 5 phòng chức
năng trực thuộc Bưu điện tỉnh với tổng số 325 CBCNVC – Lao động. Đứng trước những
khó khăn thách thức trong quá trình triển khai thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ của
một đơn vị mới, Bưu điện tỉnh Hà Nam đã tập trung ổn định tổ chức và nhanh chóng bắt
tay vào SXKD. Bên cạnh việc cung cấp các dịch vụ như tem Bưu chính; chuyển phát
bưu phẩm, bưu kiện trong và ngồi nước; bưu chính uỷ thác; bưu phẩm không địa chỉ;

chuyển phát nhanh; chuyển tiền; điện hoa; tiết kiệm Bưu điện; Phát hành báo chí; nhận,
chuyển, phát quà tại nhà và các dịch vụ Viễn thông – Công nghệ thông tin, Bưu điện
tỉnh Hà Nam cịn cung cấp các loại hình Bảo hiểm; bán vé máy bay; vận tải hành khách;
rượu bổ “Vọc long tửu” đậm đà thơm ngon của đất rượu Vũ Bản Bình Lục; miến dong
trong suốt mềm dẻo nổi tiếng của quê hương Lý Nhân và các dịch vụ hàng hoá khác
nhằm khai thác và phục vụ đa dạng hoá các loại hình dịch vụ, tạo nên sự tiện ích cho
khách hàng.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của bưu điện tỉnh Hà Nam.
- Thiết lập,quản lý, khai thác và phát triển mạng bưu chính cơng cộng trên đại
bàn tỉnh Hà Nam.
- Cung cấp các dịch vụ Bưu chính cơng ích theo quy hoạch, kế hoạch phát triển
bưu chính của Tổng cơng ty và những nhiệm vụ cơng ích khác do Tổng cơng ty giao
hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
- Kinh doanh các dịch vụ bưu chính dành riêng theo quy định của Tổng công ty
và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- Kinh doanh các dịch vụ bưu chính, chuyển phát, phát hành báo chí, tài chính
bưu chính trong và ngoài nước trên địa bàn tỉnh.
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- hợp tác với các doanh nghiệp viễn thông cung cấp, kinh doanh các dịch vụ
viễn thông, công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh.
- Tư vấn, nghiên cứu, đào tạo và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh
vực bưu chính, chuyển phát.
- Tổ chức kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật và
được Tổng công ty cho phép.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của bưu điện tỉnh Hà Nam

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức BĐT Hà Nam
1.1.4 - Tình hình mạng lưới ( cơ sở VCKT) :
Ngay từ năm 2002, sau khi được chọn là một trong 10 tỉnh thành đầu tiên thực
hiện chia tách BC-VT ở cấp huyện, Bưu điện tỉnh Hà Nam đã tiến hành các thủ tục về
đất đai và xây dựng trụ sở làm việc cho Bưu điện huyện và Đài Viễn thông ở hai địa
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
điểm riêng biệt, trên nguyên tắc ưu tiên cho Bưu điện vị trí thuận lợi để kinh doanh, nên
có thể nói, cơ sở vật chất- kỹ thuật của Bưu điện tỉnh Hà Nam hiện nay đầy đủ và khá
tốt.
Tính đến tháng 6 năm 2012 tồn Bưu điện tỉnh Hà Nam có 39 Bưu cục, 97 điểm
Bưu điện văn hoá xã và 5 đại lý Bưu điện (đa dịch vụ), tổng số điểm Bưu điện phục vụ
trong tồn tỉnh là 144, bình qn 1,3km/1 điểm Bưu điện, ngồi ra cịn phát triển được
36 đại lý thuần viễn thông, 100% Bưu điện huyện đã được đầu tư xe ơ tơ vận chuyển
Bưu chính, 33 Bưu cục có doanh thu cao được trang bị máy tính tính cước...Phương
tiện vận chuyển bằng ô tô, phục vụ lĩnh vực Bưu chính - phát hành báo chí là 10 chiếc.
Sau đây là bảng số lượng điểm phục vụ và các tuyến đường thư tại bưu điện tỉnh
Hà Nam:
Bảng 1.1 Số lượng điểm phục vụ và các tuyến đường thư tại BĐT Hà Nam

Cấp 1
Cấp 2
Cấp 3

Số lượng điểm phục Điểm khai thác
vụ
01
01
05
05
33

Điểm BĐ-VHX
Đại lý,ki ôt

97
5 ĐL, 3 kiốt

Tuyến đường thư
0
05
16

( Nguồn : Phòng quản lý nghiệp vụ BCVT)
Cùng với việc mở rộng mạng lưới, Bưu điện tỉnh đã chú trọng công tác hiện đại
hóa hệ thống Bưu cục. Tăng cường các trang thiết bị phục vụ khách hàng như: Hệ thống
tính cước tại các nơi giao dịch, cân điện tử, máy FAX, máy gói buộc,...đảm bảo nơi giao
dịch với khách hàng văn minh lịch sự. Tuy nhiên, do đặc điểm là một tỉnh thuần nông
nghèo, nhu cầu sử dụng dịch vụ BC-VT thấp, lại bị cạnh tranh khá mạnh nên doanh thu
của đơn vị không cao.
1.1.5 – Các dịch vụ chủ yếu mà bưu điện đang cung cấp
-

Dịch vụ Bưu chính truyền thống:

+ Dịch vụ Bưu phẩm thường, bưu phẩm ghi số, bưu kiện, phát hành báo chí, tem
chơi,... trong đó có dịch vụ bưu kiện, PHBC đã được quản lý, khai thác trên mạng tin
học nội bộ BĐT.
+ Dịch vụ Bưu chính ủy thác( sản lượng đi hầu như khơng có, sản lượng đến rất
ít).
Các dịch vụ này đang dần triệt tiêu ( sản lượng và doanh thu năm sau thấp hơn
năm trước rất nhiều) do cạnh tranh bởi các dịch vụ chất lượng cao của ngành và của các
đối thủ trên địa bàn như bưu chính Viettel, các phương tiện vận tải đường bộ... Riêng có
PHBC, khách hàng chủ yếu là các cơ quan đồn thể và chính quyền các cấp, nhờ đơn vị
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
có chính sách hoa hồng mềm dẻo, hợp lý, cộng với mối quan hệ tốt với khách hàng nên
vẫn duy trì và tăng sản lượng hàng năm.
- Dịch vụ chuyển phát nhanh EMS, Vexpress, trong đó dịch vụ EMS đã được
quản lý, khai thác trên mạng tin học toàn quốc, đến bưu cục cấp 2.
- Dịch vụ tài chính Bưu chính: Chuyển tiền ( gồm TCT và CTN, chuyển tiền quốc
tế, Western Union)đã được quản lý và khai thác trên mạng tin học diện rộng; Bảo hiểm;
Tiết kiệm Bưu điện ( mới có bưu cục trung tâm tỉnh nối mạng online);
-

Dịch vụ viễn thông:

+ Nhận hợp đồng lắp đặt thuê bao điện thoại cố định, Gphone, Internet, Di động,
MyTV...
+ Điện thoại công cộng tại các điểm giao dịch.

+ Làm đại lý phân phối sim và thẻ card cho Vinaphone, Mobiphone
+ Phát triển thuê bao AVG
-

Các dịch vụ khác:
+ Làm đại lý thu cước thuê bao cho Viễn thông Hà Nam.

+ Đại lý bán vé máy bay cho hãng hàng không Việt nam Airline, Pacific Airline,
AirMêkông.
+ Cho th văn phịng.
+ Bán hàng hóa.
+ Dịch vụ vận tải
+ Đặc biệt Bưu điện tỉnh đã triển khai mô hình PostShop mà các nước phát triển
đang sử dụng. Tuy nhiên, do chưa có sự đồng bộ của các Tỉnh cũng như chưa chiếm
được vị trí trong lịng khách hàng nên mơ hình này chưa đem lại hiệu quả cao cho đơn
vị.Nhưng nó đã cho thấy sự mạnh dạn đổi mới của cán bộ quản lý ở đơn vị.
Ngoài ra ở một số đơn vị trực thuộc còn ký hợp đồng đại lý với một số nhà cung
cấp thiết bị viễn thơng để bán lẻ.
Nhìn chung, các dịch vụ mà Bưu điện tỉnh Hà Nam đã và đang cung cấp khá đa
dạng, tuy nhiên, do đặc thù địa phương là tỉnh thuần nông nghèo nên nhu cầu và sản
lượng của mỗi dịch vụ không nhiều. Doanh thu chủ yếu của Bưu điện tỉnh hiện nay là từ
nhóm dịch vụ Tài chính Bưu Chính (dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện), Dịch vụ Bảo hiểm phi
nhân thọ, nhóm dịch vụ Bưu chính - chuyển phát......, địi hỏi VNPost phải có chiến lược
dài hạn để phát triển các dịch vụ riêng có
Mơ hình Post Shop được Bưu điện tỉnh Hà Nam triển khai. Tại đây có bán rất
nhiều đồ dung từ máy điện thoại bàn, sách báo,tạp chí, sim thẻ điện thoại đến bánh kẹo
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đặc sản quê hương Hà Nam, rượu bổ…Đây là mơ hình mới được áp dụng rất thành công
tại các nước phát triển, tuy nhiên chưa mang lại hiệu quả cao cho đơn vị.
1.1.6 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh:
1. Tình hình lao động:
Tổng số lao động tại thời điểm 31/12/2010 là: 325 người
Trong đó: - Nữ: 244 người chiếm tỷ lệ 75,08%
- Nam: 81 người chiếm tỷ lệ 24,92%
2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện Hà Nam năm 2010,
2011, và 6 tháng đầu năm 2012.
Tên chỉ tiêu

Tổng D.thu thuần

Đơn vị
tính

Năm 2010

Tỷ

28,280 đạt 101% 30,336 đạt 20,476 đạt
KH giao
101,6 % KH 150% KH
giao
giao.

đồng

6 tháng đầu
năm 2012

Phát hành báo chí

Tờ, cuốn 5.100.000 đạt
98,07 % KH
giao

Tiền gửi TK huy

Triệu
đồng

82,54 đạt 101% 85,34 đạt
KH giao
105 % KH
giao

Dịch vụ chuyển tiền

Triệu
đồng

115,500 đạt 101 127,350 đạt 157 đạt 105%
% KH giao
103% KH KH giao
giao

Bưu phẩm+ Ghi số

kg

242.000

253.000

150.738

Bưu kiện

Cái

9.047

9.530

7.752

EMS

Cái

79.390

85.664

60.746

Trong đó
Sản
lượng

Năm 2011

động

5.160.000 3.916.026 đạt
đạt 98,02% 99,03 % KH
KH giao
giao
76,989 đạt
110% KH giao

(Nguồn: phòng Kế hoạch - Đầu tư Bưu điện Hà Nam)

SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.2 QUY TRÌNH CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG
1.2.1. Quy trình tại giao dịch
1.2.1.1 Nhận gửi các loại bưu gửi trong nước.
a. Nhận gửi thư và bưu thiếp.
- Nhận gửi tại giao dịch phải thực hiện như sau :
Kiểm tra lại việc ghi họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận yêu cầu gián kín lá

thư.
Cân bưu phẩm tính cước, thu tiền. Dán tem hoặc in cước thay tem hoặc giao tem
cho khách hàng tự gián.
- Nhận gửi qua thùng thư việc thu gom thư tại các hòm thư cần thực hiện đúng
quy tần suất mở, giờ mở thao tác mở và khoá theo quy định với từng loại thùng thư.
- Thư và bưu thiếp gửi thường có thể sử dụng các dịch vụ đặc biệt : Máy bay,
phát nhanh, lưu ký, khách hàng phải trả đủ cước thể hiện bằng tem trên phong bì thư.
b.Nhận gửi bưu phẩm ghi số.
* Ghi số gửi lẻ (gửi ít).
Cung cấp phiếu gửi BĐ1 lưu ý người gửi đọc lại những điều khoản về dịch vụ ở
mặt sau và hướng dẫn người gửi cách gửi vào phiếu những thông tin sau :
- Họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, số điện thoại, số CMT của người nhận.
- Đánh dấu ở ơ lựa chọn hình thức gửi (Khai giá hay không khai giá)
- Kê khai chi tiết nội dung bưu gửi.
- Chữ ký của người gửi , ngày ký gửi.
Nếu khách hàng lựa chọn khai giá ở mục lựa chọn của người gửi, giao dịch viên
hướng dẫn khách hàng làm thủ tục giao giá. Khách hàng có sử dụng dịch vụ cộng
thêm thì thể hiện tên dịch vụ bằng cách đóng dấu, hoặc dán nhãn lên BĐ1, vỏ bọc bưu
phẩm mặt ghi địa chỉ.
- Ghi loại bưu phẩm lên vỏ bọc bưu phẩm và đánh dấu loại bưu phẩm trên BĐ1.
Dán nhãn BĐ2 lên bưu phẩm trên nhãn phải có số hiệu bưu cục, tên bưu cục đòng thời
thể hiện số hiệu BĐ2 lên BĐ1.
- Cân thể hiện ghi khối lượng lên BĐ1 và vỏ bọc bưu phẩm lên mặt ghi địa chỉ.
Tính cước, ghi cước lên BĐ1 và vỏ bọc mặt ghi địa chỉ và thu tiền cước.
- Ký tên đóng dấu, nhật ấn giao liên 2 của BĐ1 cho người gửi hay hoá đơn BC01
nếu khách hàng yêu cầu lấy hoá đơn.
- Liên 1 BĐ1 được xếp theo thứ tự cuối ngày đóng thành tập lưu ở bưu cục. Vào
sổ suất nhập BC28 đến giờ đóng chuyến thư vào BĐ3 giao cho bộ phận khai thác để
chuyển đi.
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
* Ghi số gửi nhiều.
- Khách hàng bưu gửi bưu phẩm ghi số với số lượng nhiều quy trình được áp
dụng tương tự như bưu phẩm ghi số gửi lẻ.
- Cung cấp hướng dẫn khách hàng vào bảng kê BC16 thành 2 liên.
+ Đối chiếu từng bưu phẩm với bảng kê.
+ Cân, ghi khối lượng, tiền cước vào từng bưu phẩm tương ứng trên bảng BC16.
+ Ghi khối lượng bưu phẩm đã nhận bằng số, bằng chữ ghi ngày, tháng, năm, ký
tên đóng dấu lên cả 2 liên BC16. Thu tiền cấp hoá đơn BC01 cho khách hàng theo quy
định hoặc vào sổ ghi nợ.
- Đề nghị khách hàng ghi rõ họ tên trên bảng kê giao 1 liên cho người gửi bưu tại
bưu cục. Các bưu cục có thể cấp trước BC16 nhãn số, bưu phẩm cho khách hàng
thường xuyên gửi với số lượng nhiều, đê khách hàng tự lập bảng kê thể hiện số hiệu
lên bưu phẩm trước khi đến bưu cục.
c. Dịch vụ gửi EMS
- Nếu là EMS gửi hàng hoá tiền hành kiểm tra vật phẩm hàng hoá như bưu
phẩm, bưu kiện, Kiểm tra đầy đủ thông tin, họ tên, người gửi, người nhận.
- Giao dịch viên cung cấp phiếu gưỉ E1 cho khách, hướng dẫn khách hàng viết
bưu gửi là thư hay tài liệu, cung cấp thêm phong bì EMS để khách hàng ghi.
- Đề nghị người gửi ghi số điện thoại của người gưỉ, người nhận để tiện liên lạc,
giao dịch viên hướng dẫn và ghi đầy đủ vào E1.
- Cân tính cước, hồn chỉnh phiếu E1 vào mặt bưu gửi EMS. Thu tiền cước chính
cấp liên 3 của E1 cho khách hàng hoặc hoá đơn BC01 theo quy định. Liên 1 xếp theo
thứ tự cập nhật dữ liệu vào máy tính, cuối ngày đóng thành tập lưu tại bưu cục, liên 2
dính theo bưu gửi sao cho khơng bị rơi trong quá trình vận chuyển.
- Lập bảng kê E2 giao cho bộ phận khai thác để chuyển đi, cuối ca, cuối ngày

giao dịch viên ghi sản lượng thông tin doanh thu vào sổ sản lượng doanh thu.
* Nhận gửi bưu gửi EMS đi quốc tế.
Đối với bưu gửi là thư tài liệu việc nhận gửi theo đúng các bước như nhận gửi
EMS trong nước, lưu ý khách hàng ghi mã bưu chính nước đến .
- Nếu bưu gửi là hàng hố ngồi cơng việc nhận gửi như bưu gửi trong nước cần
hướng dẫn khách hàng kê khai nội dung bưu gửi chi tiết vào bảng kê CN22 ,CN23 gửi
kèm theo bưu gửi.Thông báo với khách hàng về việc kiểm tra hải quan khi xuất cũng
như khi nhập bưu gửi.Bưu gửi phải chịu thuế xuất nhập khẩu ,lệ phí hải quan ,phụ phí
xăng dầu ,phụ phí vùng xa thì thu theo quy định .
- Đề nghị khách hàng ghi rõ số điện thoại của người gửi ,người nhận lên E1, để
tiện liên lạc khi làm thủ tục hải quan.
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
d. Nhận gửi bưu phẩm, bưu kiện.
Giao dịch viên kiểm tra nội dung hàng gửi, cách gói bọc, cách ghi họ tên, địa chỉ
người gửi người nhận trên bưu kiện .Trường hợp khách hàng gói bọc hoặc sửa chữa
những thông tin trên bưu kiện nhân viên nhận gửi phải giám sát q trình gói bọc và
kiểm tra những thông tin khách hàng đã sửa.
Cung cấp phiếu gưỉ BK1 hướng dẫn người gửi ghi những thông tin lên BK1
+ Họ tên địc chỉ người gửi, người nhận ,số điện thoại ,số CMT của người nhận
+ Đánh dấu vào ơ lựa chọn hình thức gửi .đánh dấu vào ô chỉ dẫn trường hợp bưu
kiện không phát được chuyển tiếp
+Kê khai nội dung bưu gửi .ghi ngày gửi và ký tên
Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ cộng thêm thì đóng dấu dán nhãn lên BK1 và vỏ
bọc bưu kiện
- Giao dịch viên dán nhãn BK2 trên nhãn có thơng tin về bưu cục nhận gửi ,đồng

thời thể hiện số hiệu lên BK1, cân bưu kiện thể hiện khối lượng bưu gửi lên BK1 vỏ
bọc bưu kiện
Thu tiền ký tên đóng dấu ngày cấp liên 3 phiếu gửi BK1 hoặc hoá đơn BC01 cho
khách hàng
Gắn liên 2 ,BK1 vào bưu kiện đảm bảo không bị rơi trong quá trình khai thác vận
chuyển.
- Liên 1,BK1 để lưu xếp theo thứ tự cuối ngày đóng thành tập .
- Vào BK3 chuyển bưu kiện cho bộ phận khai thác chuyển đi
* Người gửi nhiều bưu kiện cho một người nhận (chỉ áp dụng trong nước tối
đa 5 bưu kiện)
- Có thể sử dụng 1 phiếu BK1 để nhận cho nhiều bưu kiện khi thể hiện số liệu
bưu kiện thì lần lượt số hiệu của từng bưu kiện, khối lượng, cước theo đúng thứ tự của
từng bưu kiện tương ứng.
- Trên từng bưu kiện sau gạch chéo của số hiệu thì ghi thêm tổng số bưu kiện trên
phiếu đó. Trong q trình khai thác vận chuyển, phát thì phải tổ chức cho các bưu kiện
đó được khai thác một loạt.
* Nhận gửi hàng bưu chính uỷ thác.
Giao dịch viên tiến hành kiểm tra hàng hoá, hướng dẫn khách hàng về nội dung
hàng hố được phép gửi, cách gói bọc kích thước khối lượng, cách ghi họ tên, địa chỉ
người gửi, người nhận lên bưu gửi. Trường hợp khách hàng gói bọc lại dau khi đã
kiểm tra phải có sự chứng kiến của giao dịch viên.
- Cung cấp phiêu gửi C1 và hướng dẫn khách hàng viết, khách hàng viết xong
giao dịch viên tiến hành kiêm tra laị và tiến hành hoàn chỉnh lại trên phiếu gửi.
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Viết số hiệu bưu gửi bằng bút dạ lên bưu gửi, Số hiệu bưu gửi là số được in trên

D1, trường hợp có nhiều bưu gửi thì viết số thứ tự của bưu gửi trên số thứ tự của lơ
hàng.
- Tính cước bưu gửi giao liên thứ 3 của C1 chon khách hàng liên 1 lưu tại bưu
cục sắp xếp theo thứ tự cuối ngày đóng thành tập để làm chứng từ. Nếu bưu gửi bưu
chính uỷ thác là hàng nặng trước khi nhận gửi phải trao đổi với bưu cục phát xem xét
khả năng của bưu gửi.
- Nếu bưu gửi bưu chính uỷ thác là hàng dễ vỡ thì gián nhãn ''hàng dễ vỡ'' lên bề
mặt dễ nhận thấy của bưu gửi.
- Trường hợp có chứng từ đi kèm thì giao dịch viên phải ký tên đóng dấu nhật ấn
vào mặt sau chứng từ. Cho chứng từ vào phong bì C5 đính chặt vào bưu gửi đảm bảo
khơng bị rơi trong q trình vận chuyển.
- Vào C2 giao cho bộ phận khai thác chuyển đi
* Dịch vụ phát tận tay :
- Dịch vụ phát tận tay chỉ được nhận gửi với bưu phẩm ghi số bưu kiện, bưu
phẩm , bưu kiện khai giá, bưu gửi EMS và chỉ được chấp nhận ngay khi ký gửi.
- Thu cước cơ bản và cước dịch vụ phát tận tay.
- Dán nhãn hoặc đóng dấu ''Phát tận tay'' (nếu trong nước) hoặc MAIN ROPRE''
nêú nước ngoài lên bưu gửi.
* Dịch vụ báo phát :
- Chỉ áp dụng với bưu phẩm ghi số, khai giá, bưu gửi EMS, bưu kiện và chỉ chấp
nhận yêu cầu ngay khi ký gửi.
- Cung cấp BC07 hoặc CN07 với bưu gửi xem có khớp hay khơng.
- Thu cước cơ bản và cước dịch vụ báo phát.
- Đóng nhật ấn trên BC07 hoặc CN07, dán nhãn ''máy bay'' hay ''AVION'' hoặc
AIR'' lên BC07 hoặc CN07 nếu người gửi yêu cầu chuyển giấy báo phát bằng máy
bay.
- Đóng dấu ''AR'' màu đỏ lên bưu phẩm, bưu kiện phiếu gửi sau đó tính BC07
hoặc CN07 sao cho khồn bị rơi trong quá trình vận chuyển lên bưu gửi để chuyển đi.
* Dịch vụ giao ký.
- Dịch vụ giao ký được áp dụng với tất cả các loại bưu gửi hoặc theo yêu cầu của

người nhận (trường hợp này phải viết giấy đề nghị bưu cục phát giữ lại các bưu gửi
của mình tại giao dịch để tự đến nhận và cam đoan trả trước, lưu ký khi đến nhận bưu
gửi.)
- Thu cước cơ bản và cước dịch vụ ''lưu ký''
- Dán nhãn ''lưu ký'' (trong nước) và ''RESTANTE'' (quốc tế) lên bưu gửi.
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
* Dịch vụ khai giá.
+ Nguyên tắ gói bọc bưu gửi khai giá
Bưu gửi khai giá phải được gói bọc sao cho nội dung trên trong chỉ xâm hại khi
vỏ bọc hoặc dấu hiệu niêm phong bị xâm hại.
- Niêm phong, tem trả cước, nhãn nghiệp vụ phải được dán cách nhau để không
thể che những vết xâm hại trên vỏ bọc, và không được dán trùm niêm phong, mép vỏ
bọc. Không được dán thêm bất kỳ một nhãn nào lên bưu gửi khai giá.
- Nếu bưu gửi khai giá đóng trong hộp thì phải làm bằng chất liệu đủ dai bền, mặt
trên mặt dưới của hộp thì phải bọc giấy trắng để ghi các thông tin. Hộp phải được niêm
phong 4 mặt, buộc chéo chữ thập chắc chắn bằng dây khơng có mối nối, 2 đầu dây có
niêm phong.
* Thủ tục nhận gửi.
- Trình tự nhận gửi được thực hiện theo quy định của dịch vụ cơ bản mà khách
hàng sử dụng.
- Đưa V1 hướng dẫn cách viết.
- Người gửi lựa chọn gửi theo hình thức khai giá giao dịch viên lưu ý hướng dẫn
khách hàng khai đúng giá trị của vật phẩm trên V1
- Cân bưu gửi chính xác đến từng gam.
- Thu cước cơ bản và cước dịch vụ khai giá.

- Đóng dấu dịch vụ ''khai giá'' lên bưu gửi, phiếu gửi.
- Niêm phong bưu gửi bằng keo đặc thù của dịch vụ khai giá, yêu cầu khách hàng
ký tên hoặc ký hiệu, dấu riêng của mình lên băng keo đặc thù.
- Đính chặt 2 liên phiếu yêu cầu dịch vụ khai giá lên bưu gửi sao cho không bị rơi
trong quá trình vận chuyển, liên 1 để lưu tại bưu cục.
- Bưu gửi khai giá nếu chưa chuyển đi phải được bảo quản trong tủ có khố chắc
chắn.
1.2.1.2. Phát bưu gửi tại giao dịch
- Tất cả các loại bưu gửi khác đều được phát tại giao dịch và chỉ phát trong giờ
mở cửa của giao dịch
- Bưu cục phát lập giấy nời cho từng bưu gửi ,gửi giấy mời đến người nhận. Khi
phát bưu gửi ký nhận trên giấy mời BC10
*Các loại giấy tờ dùng để xuất trình khi nhận trả bưu gưỉ:
- Khi phát các loại bưu gửi ghi số ,khai giá ,bưu kiện,bưu kiện, bưu gửi COD,
EMS, nhân viên bưu điện đề nghị xuất trình các lạo giấy tờ để chứng minh là người
nhận hợp pháp :
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Giấy chứng minh nhân dân
+ Một trong những loại giấy tờ hợp lệ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
cịn thời hạn sử dụng, những loại giấy tờ này phải có ảnh, đóng dấu nổi như bằng lái
xe cơ giới, hộ chiếu, thẻ quốc hội, CMT củ lực lượng công an.
+ Đối với người nước ngồi cần xuất trình hộ chiếu hoặc giấy phép lưu trú còn
thời hạn sử dụng do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp
+ Người nhận là cán bộ, sỹ quan, chiến sỹ quân đội thì giấy tờ để nhận bưu gửi
bao gồm :CMT quân đội hoặc thẻ quân nhân hoặc giấy chứng nhận của trạm quân bưu

nếu là bộ đội biên phòng, các loại giấy tờ này đều phải còn thời hạn sử dụng .
- Nếu khơng có một trong những loại giấy tờ quy định trên có thể xuất trình giấy
chứng nhận có chữ ký và dấu cơ quan đơn vị nơi người nhận cơng tác hay chính quyền
phường, xã nơi người nhận cư trú.
- Ngồi ra, người nhận có thể nhờ một cơng dân cư trú tại địa bàn có bưu gửi. Sử
dụng một trong những loại giấy tờ quy định trên để làm chứng. Người làm chứng cùng
ký tên với người nhận cùng với những giấy tờ liên quan và phải chịu trách nhiệm về sự
làm chứng của mình .
*Trách nhiệm của người nhận bưu gửi:
- Trước khi phát bưu gửi nhân viên giao dịch yêu cầu người nhận xem xét tình
trạng gói bọc, kiểm tra khối lượng .
- Sau khi nhận bưu gửi người nhận phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung
bưu gửi .
- Trừ bưu gửi khai giá có quy định riêng.
- Nếu là người nhận thay hay người được uỷ quyền thì phải có trách nhiệm trả số
cước thiếu khi nhận bưu gửi.
* Thời gian lưu trữ bưu gửi tại giao dịch :
+ Đối với bưu phẩm bưu kiện.
- Trừ các trường hợp bưu phẩm bưu kiện được chuyển tiếp hoặc người gửi có lựa
chọn khác trên phiếu gửi. Thời hạn lưu trữ bưu phẩm ,bưu kiện được quy định như
sau.
Một ngày đối với bưu phẩm bưu kiện mà người nhận từ chối để từ khi có xác
nhận của người nhận trên giấy mời hoặc bưu phẩm bưu kiện.
5 ngày đối với bưu phẩm bưu kiện gửi cho người nhận đã chết mà khơng có
người xin lĩnh thay hợp lệ kể từ khi xác nhận hoặc chính quyền địa phương (phường,
xã)

SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

13

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
30 ngày kể từ ngày lập giấy mời lần 1 với bưu phẩm bưu kiện trong nước gửi cho
người nhận ở thành phố, thị xã, thị trấn, 45 ngày kể từ ngày lập giấy mời lần 1 đối với
người nhận ở nông thôn trong các trường hợp sau :
Người nhận khơng đến nhận
Khơng tìm thấy người nhận
Khơng có địa chỉ người nhận hoặc địa chỉ không rõ.
Người nhận đi nơi khác không để lại địa chỉ.
- Trường hợp đặc biệt có thể ra hạn 30 ngày nhưng không vượt quá 60 ngày kể từ
ngày lập giấy mời lần 1 trong các trường hợp sau:
Bưu phẩm, bưu kiện từ nước ngồi gửi đến, người nhận khơng đến nhận, khơng
tìn thấy người nhận, khơng có địa chỉ nhận hoặc không rõ ràng người nhận đi nơi khác
không để lại địa chỉ.
Bưu phẩm, bưu kiện có địa chỉ lưu ký.
- Đối bưu phẩm bưu kiện chuyển hoàn để trả lại cho người gửi không qúa 30
ngày kể từ ngày lập giấy mời mà người gửi không đến nhận thì bưu phẩm, bưu kiện
được chuyển về hội đồng sử lý bưu phẩm bưu kiện vô thừa nhận.
* Phát bưu gửi EMS trong nước
- Khi nhận bưu gửi từ khai thác chuyển sang phải đối chiếu số hiệu bưu gửi thực
nhận với số lượng bưu gửi trên E2, kiểm tra tình trạng gói bọc, niêm phong của từng
bưu gửi.
- Khi phát kiểm tra điều kiện giấy tờ để xác định đúng là người nhận, lấy chữ ký
của người nhận và ngày giờ phát vào E1 và vào tổ phát EMS. Nếu là người nhận thay
ngoài việc phải đảm bảo giấy tờ cần thiết, người nhận thay còn phải ghi rõ họ tên và
''chữ nhận thay'' và quan hệ của người nhận thay và người nhận trên E1.
- Đối với địa chỉ nhận là tổ chức cơ quan, đoàn thể trường học, lực lượng vũ
trang... bưu gửi được phát cho bộ phận hành chính hay văn thư thường trực hay người
được uỷ quyền theo đề nghị của cơ quan tổ chức đó. Yêu cầu phải có giấy chứng nhận

và giấy giới thiệu do cơ quan đồn thể đó cấp.
Trường hợp bưu gửi khơng phát được vì địa chỉ khơng đúng khơng đầy đủ rõ
ràng, nếu trên bưu gửi hay E1 có số điện thoại người nhận giao dịch viên phát phải
liên hệ với người nhận để thoả thuận về thời gian, phương thức phát.
* Phát bưu phẩm ghi số.
- Trước khi phát yêu cầu khách hàng xuất trình giấy mời BC10, chứng minh thư
hoặc giấy chứng nhận nếu có, khi phát u cầu khách hàng kiểm tra lại tình trạng gói
bọc trọng lượng, niêm phong. Yêu cầu người nhận ký nhận vào giấy mời BC10 và sổ
phát ghi số.
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
* Phát bưu kiện :
Yêu cầu khách hàng xuất trình giấy mời BC10, chứng minh thư hoặc giấy chứng
nhận. Khi phát yêu cầu khách hàng kiểm tra lại bưu kiện ký tên trên giấy mời BC10 và
sổ phát bưu kiện. Giao dịch viên khi phát bưu kiện cho khách hàng lấy lại liên 2 đính
trên bưu kiện kẹp với giấy mời BC10 để cuối ca kiểm sốt viên tiến hành kiểm sốt.
1.2.2. Quy trình tại trung tâm khai thác
1.2.2.1.Thu gom bưu phẩm
Có 2 hình thức thu gom :
-

Nhận chuyến thư đến từ các đơn vị vận chuyển

-

Nhận bưu phẩm trực tiếp

1. Nhận chuyến thư từ các đơn vị vân chuyển
-

Các thùng thư công cộng

-

Giao dịch viên

-

Bưu tá

a) Thu gom từ thùng thư công cộng.
Bưu cục bố trí người đi mở các thùng thư, lấy bưu phẩm về bưu cục để kịp sử lý để
đóng các chuyến thư đã quy định.
- Thu gom bưu phẩm từ các thùng thư đặt tại các nơi công cộng:
- Lấy bưu phẩm từ các thùng thư đặt tại trụ sở Bưu điện, mỗi ngày lấy 4 lần
trước giờ đóng chuyển thư 15 phút. Nếu khách hàng gửi nhiều phải tăng số lần mở
nhiều hơn để tránh thư tràn ra ngoài.
b) Thu gom từ bộ phận giao dịch:
* Thu gom bưu phẩm thường
Bưu phẩm thường có thể gửi tại giao dịch hoặc bỏ vào các thùng thư. Trước giờ
đóng chuyến thư các bưu cục phải bố trí người mở các thùng thư theo quy định để lấy
bưu phẩm về bưu cục để kịp xử lý đóng chuyến thư theo giờ quy định.
* Bưu phẩm ghi số, bưu kiện
- Trước giờ đóng chuyến thư bộ phận giao dịch phải giao hết bưu phẩm ghi số,
bưu kiện cho bộ phận khai thác.
- Bộ phận khai thác khi nhận phải đối soát lại từng bưu phẩm, bưu kiện ghi trên

sổ hoặc phiếu chuyển ; Xem xét tình trạng gói bọc, niêm phong, nhãn của các gói,
kiểm sốt cước phí và khối lượng bưu gửi (nếu có) đã thu, nếu khơng có gì sai sót
khai thác viên - kiểm soát viên cùng ký nhận vào sổ hoặc phiếu chuyển và cùng chịu
trách nhiệm.

SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
* Các phiếu chuyển tiền CT1
- Các ngân phiếu chuyển tiền theo đường thư đó là các phiếu chuyển tiền CT1.
Trước giờ đóng chuyến thư bộ phận giao dịch phải tập hợp các thư chuyển tiền xếp
theo thứ tự phát hành, vào sổ xuất nhập BC28 và bảng kê CT3 để chuyển giao cho bộ
phận khai thác. Khi giao bên ký nhận phải ký nhận trên bảng kê CT3.
- Bộ phận khai thác phải tiến hành kiểm soát lại đối chiếu với bảng kê nếu khớp
thì ký nhận.
c) Thu gom từ bưu tá.
Nhận bưu phẩm từ bưu tá, khai thác viên phải kiểm tra số lượng, cước xem đã
đủ chưa, sau đó ký vào sổ giao nhận.
2. Nhận bưu phẩm trực tiếp.
Nhận bưu gửi từ các cơ quan, tổ chức cá nhân: công văn, ấn phẩm,…
Khai thác viên phải kiểm tra số lượng, khối lượng, cách gói bọc, cước phí sau đó vào
các sổ sách liên quan.
1.2.2.2. Phân loại túi gói.
Sau khi thu gom bưu phẩm từ các đơn vị vận chuyển khai thác viên phải phân
chia bưu phẩm ra từng loại riêng biệt để thuận tiện cho việc khai thác.
1.2.2.3 Khai thác chuyến thư đến
1. Nhận chuyến thư.

Nhân viên khai thác đối chiếu từng túi gói thực nhận với số lượng túi gói ghi
trên phiếu giao nhận và các giấy tờ liên quan (biên bản, sự vụ điện nếu có). Nếu thiếu
hoặc thừa túi gói thì phải ghi chú vào phiếu giao nhận và ký nhận số lượng túi gói
thực nhận.
Xem xét tình trạng bên ngồi các túi gói như: lá nhãn, tình trạng niêm phong,
bao bì, vỏ bọc của từng túi gói. Nếu có hiện tượng nghi vấn phải báo cáo với kiểm soát
viên hay trưởng bưu cục để xử lý.
2. Mở túi, gói thư.
a) Trình tự mở túi gói khi chuyến thư đến.
Đối chiếu lá báo BC31 với các đặc phẩm đi trong túi, gói thư xem đã đầy đủ
chưa sau đó mở lần lượt các đặc phẩm đi trong túi, gói thư.
-Mở túi mang ký hiệu chữ “F” trước;
- Mở tiếp các túi bị suy suỷên, hư hỏng, nghi vỡ bẹp bên trong;
- Mở các túi gói khác;
-Trường hợp cần thiết có thể mở túi gói bị suy suyển, hư hỏng trước để đồng
kiểm cùng công nhân vận chuyển;
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-Trước khi mở túi gói phải kiểm tra tên bưu cục nhận trên nhãn BC34, kiểm tra
khối lượng túi, gói ghi trên nhãn BC34 với khối lượng cân thực tế để phát hiện và xử
lý kịp thời các trường hợp có sự nhầm lẫn, sai lệch theo quy định.
b) Mở túi bưu phẩm thường.
- Trước khi mở phải kiểm soát lại một lần nữa để đảm bảo chắc chắn túi gói đến
bưu cục mình, cân lại nếu đúng trọng lượng mới tiến hành mở.
- Túi gói được mở bằng cách cắt dây buộc cổ túi hoặc dây buộc gói thư dùng
kéo cắt sát mép phong bì.

- Việc mở túi gói phải đảm bảo sao cho không làm hư hỏng dấu niêm phong.
Tất cả các dấu niêm phong, lá nhãn, bao bì phải được để riêng cho đến khi hồn thành
việc mở túi gói mà khơng có sai sót xảy ra. Khi mở túi thư phải đảm bảo lấy hết bưu
phẩm, bưu kiện trong túi bằng cách dốc ngược túi và lộn trái túi để tránh sót lại bưu
phẩm.
- Phải đối chiếu số lượng túi gói ghi chép trên phiếu báo chuyến thư BC34 với
số lượng túi gói bưu phẩm, bưu kiện thực nhận. Nếu có bưu phẩm, bưu kiện đi trong
thì phải cân khối lượng và so sánh với bản kê liên quan.
c) Mở túi bưu phẩm ghi số, bưu kiện
Túi gói được mở bằng cách cắt dây buộc cổ túi hoặc dây buộc gói thư dùng kéo
cắt sát mép phong bì. Ngồi ra cịn phải thực hiện các công việc sau:
+ Đối chiếu các phiếu chuyển bưu phẩm ghi số, bưu kiện với từng bưu phẩm,
bưu kiện đã kê để phát hiện thừa thiếu.
+ Cân từng bưu gửi đối chiếu với khối lượng ghi trên phiếu chuyển .
+ Kiểm tra tổng số bưu gửi nhận được đối chiếu với bảng tổng hợp.
- Nếu tất cả đều đúng khớp thì các nhân viên mở túi cùng ký nhận vào các
phiếu chuyển đóng dấu ngày, sắp xếp các phiếu chuyển theo từng loại từng bưu cục và
lưu giữ theo thời hạn quy định.
d) Mở túi EMS
- Khi mở chuyến thư phải có ít nhất 2 người trong đó phải có kiểm sốt viên
hoặc người có trách nhiệm và phải mở túi “F” trước.
- Nếu chuyến thư có túi rách, suy suyển thì phải mở túi đó trước khi mở túi “F”.
- Sau khi mở túi phải xem xét tình trạng gói bọc, niêm phong của các bưu gửi,
cân lại khối lượng của các bưu gửi có nội dung là hàng hoá, đếm số lượng bưu gửi
thực tế so sánh với với bảng kê E2.
- Giữ lại tồn bộ dấu tích niêm phong, lá nhãn, dây niêm phong, túi gói cho đến
khi đối chiếu xong nếu khơng có sai sót mới được loại bỏ khi đã khai thác xong
chuyến thư.
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
e) Sắp xếp bưu phẩm, bưu kiện đến.
Bưu phẩm, bưu kiện được phân thành các loại sau:
-

Bưu phẩm, bưu kiện phát trong phạm vi bưu cục;

-

Bưu phẩm, bưu kiện chuyển tiếp đi bưu cục khác;

-

Các bưu phẩm, bưu kiện có sai sót phải xử lý.

-

Các bưu phẩm, bưu kiện thuộc phạm vi phát tại bưu cục mà có sử dụng dịch vụ “
phát nhanh” thì phải xử lý ngay theo quy định.

f) Đóng dấu ngày vào mặt sau bưu phẩm.
Bưu cục phát bưu phẩm phải đóng một dấu ngày vào mặt sau của phong bì hoặc
vỏ bọc bưu phẩm.
1.2.2.4. Phân hướng chia chọn.
1. Bưu phẩm thường
Chia bưu phẩm theo các hướng:
+ Bưu phẩm chuyển đi nước ngoài

+ Bưu phẩm phát tại bưu cục trung tâm tỉnh;
+ Bưu phẩm chuyển đi các bưu cục khác trong tỉnh;
+ Bưu phẩm chuyển đi từng tỉnh trong cả nước.
- Bưu phẩm sau khi phân hướng được buộc thành gói theo từng bưu cục đến.
- Nếu là thư thường gửi đến một bưu cục hoặc quá giang một bưu cục có khối
lượng từ 10 thư trở lên thì phải buộc riêng và gắn nhãn.
Các gói thư sau khi buộc xong được chia vào ô thư hay túi thư của từng bưu cục
trao gói chuyến thư.
2. Đối với bưu phẩm ghi số
Bưu phẩm ghi số được chia theo từng bưu cục trao đổi chuyến thư các gói ghi số phải
được buộc thành từng gói mỗi gói khơng q 2kg.
3. Đối với bưu kiện
Các bưu kiện được chia theo từng bưu cục trao đổi chuyến thư.
1.2.2.5. Đóng chuyến thư
1. Nguyên tắc đóng một chuyến thư.
Khi đóng phải có hai nhân viên tham gia vào việc bỏ các bưu phẩm, bưu kiện,
đặc phẩm vào trong túi và kiểm soát để tránh nhầm lẫn,sai sót. Nhân viên khai thác
cùng ký tên vào BC31 và cùng chịu trách nhiệm. Ngồi ra cịn có kiểm sốt viên hay
trưởng bưu cục cùng tham gia kiểm soát và ký tên chịu trách nhiệm trên phiếu bao
chuyến thư BC31 cùng với các sổ sách, ấn phẩm liên quan.

SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.Trình tự đóng túi gói.
Nếu cùng một thời gian tại một bưu cục phải đóng túi gói cho nhiều đường thư
thì lần lượt đóng hết túi gói cho đường thư này xong, thì mới đóng túi gói cho

đường thư khác.
- Nếu trên cùng một đường thư phải đóng túi gói thì phải đóng túi gói cho bưu
cục xa trước, bưu cục gần sau. Khi xếp túi gói thì túi gói của bưu cục xa được xếp lên
phương tiện vân chuyển trước, túi gói của bưu cục gần xếp lên phương tiện sau.
- Đường thư nào khởi hành trước thì phải đóng túi gói cho đường thư đó trước,
khởi hành sau thì đóng sau.
- Giờ đóng túi gói xong sát với giờ khởi hành xe của tàu xe để các bưu gửi
không bị đọng lại tại bưu cục. Tuy nhiên, trong trường hợp túi gói chuyến sáng sớm
hơm sau thì có thể đóng vào tối hơm trước nếu từ giờ đóng túi gói đến giờ khởi hành
của túi gói khơng cịn bưu gửi để chuyển đi trong túi gói đã đóng.
- Số chuyến thư liên tỉnh được tính theo năm, số chuyến thư nội tỉnh được tính
theo tháng.
Phiếu báo chuyến thư BC31 và giấy tờ liên quan đều được đóng dấu “nhật ấn” của
ngày hơm sau và túi gói được bảo quản cẩn thận khi qua đêm.
3. Cơng việc đóng túi.
a) Kiểm sốt trước khi đóng túi.
- Kiểm sốt túi dùng để đóng chuyến thư: Túi lành, dai, bền.
- Nhân viên đóng túi đối sốt BC31 với các túi, gói, đặc phẩm thực tế sẽ đóng
trong chuyến thư.
- Kiểm soát các phiếu chuyển đi trong chuyến thư với nội dung đi trong túi gói.
b) Đóng và niêm phong gói thư.
- Với chuyến thư có ít bưu phẩm khơng dủ số lượng để đóng thành túi có thể
dùng phong bì BC14 hoặc bao gói để đóng chuyến thư.
- Phong bì phải được dán kín các mép; bao gói phải sử dụng giấy đủ độ dai, bền
và được buộc dây niêm phong đầu dây bằng viên chì.
- Ghi tên bưu cục gửi, tên bưu cục nhận, số hiệu chuyến thư, khối lượng của gói
thư, ghi ký hiệu chữ “F” trực tiếp lên phong bì BC14; nếu dùng bao gói thì ghi lên
nhãn BC34.
- Đóng dấu ngày lên phong bì BC14 hoặc nhãn BC34.
c) Đóng và niêm phong túi thư

- Bưu phẩm, bưu kiện được bỏ vào trong túi cùng các giấy tờ liên quan.
- Bưu kiện đi ngoài túi thư :
Những bưu kiện không bỏ lọt túi mới cho đi ngoài túi thư.

SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHẦN 2
THỰC TẬP CHUYÊN SÂU QUẢN TRỊ SẢN XUẤT THỰC TRẠNG HOẠT
ĐỘNG SẢN XUẤT TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH HÀ NAM.
2.1. Dự báo nhu cầu sử dụng dịch vụ:
Hàng năm, phòng Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản Bưu điện tỉnh Hà Nam có
nhiệm vụ thực hiện công tác dự báo nhu cầu sử dụng dịch vụ trên địa bàn tỉnh để lập
kế hoạch, quản lý, tổ chức sản xuất.
Căn cứ vào tình hình kinh tế, xã hội trên địa bàn tỉnh: Tìm hiểu tình hình phát
triển kinh tế của tỉnh, tình hình chính trị, pháp luật, thu nhập của người dân, mức sử
dụng dịch vụ
Nhu cầu dịch vụ Bưu chính cũng giống như các loại dịch vụ và hàng hố khác.
Vì vậy có thể đo hướng nhu cầu dịch vụ Bưu chính bằng giá trị, hay hình thức hữu
hiệu bên ngồi các giá trị là giá cả. Ngồi ra có thể đo lường nhu cầu dịch vụ Bưu
chính bằng các đơn vị phản ánh số lượng khác như số lượng sản phẩm (bưu phẩm, bưu
kiện). Các nhân tố xác định nhu cầu dịch vụ Bưu chính cũng bao gồm: thu thập, giá cả,
giá dịch vụ có liên quan, giá tương lai và thị hiếu thói quen sở thích của người tiêu
dùng.
Khi dự báo nhu cầu dịch vụ Bưu chính trong thời kỳ dài hạn, cần chú ý đến xu
hướng thay đổi trong lối sống dưới tác động của tiến bộ xã hội, và phù hợp với từng

vùng, từng loại hình dịch vụ cụ thể. Mức sử dụng dịch vụ tại Việt Nam cũng như các
nước đang phát triển, cũng sẽ chịu tác động mang tính quy luật của xu thế tăng nhu
cầu sử dụng các dịch vụ bưu chính, nếu nền kinh tế giữ tốc độ ổn định và phát triển.
Cho tới hiện tại, mức sử dụng các dịch vụ bưu chính của Việt Nam vẫn cịn ở mức rất
thấp (bình qn khoảng 2,5 lá thư/ năm được gửi tính trên đầu người dân).
Cơng tác dự báo nhu cầu sử dụng dịch vụ thường được đưa ra ngay từ đầu năm
để phục vụ công việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, bố trí nguồn nhân lực.
2.2. Tổ chức quá trình sản xuất tại Bưu điện tỉnh Hà Nam:
2.2.1. Đặc điểm sản phẩm dịch vụ của Bưu điện tỉnh Hà Nam:
Bưu điện tỉnh Hà Nam có chức năng hoạt động kinh doanh và hoạt động cơng
ích cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây chuyền cơng nghệ bưu chính,
chuyển phát liên hồn. Sản phẩm cung cấp là các dịch vụ bưu chính cơng ích theo quy
hoạch.
- Tính vơ hình:
Sản phẩm của bưu chính được tạo ra và tiêu dùng ngay trong quá trình sản xuất,
khơng thể lưu kho, khơng thể bày bán như sản phẩm của các ngành khác. Do vậy sản
phẩm của Bưu chính mang tính chất vơ hình.
- Q trình sản xuất gắn liền với quá trình tiêu thụ:
SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT

20