Kỷ năng thúc đẩy và điều hành cuộc họp

1
 án “Thúc y mô hình cng ng qun lý ti Vit Nam”
PCMM

Tài tr bi: SDC
TÀI LIU TP HUN
 NNG THÚC Y VÀ U HÀNH CUC HP
(Khóa nâng cao)
Biên son: Bùi Th Kim
Giám c DWC
Hòa Bình 2011
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u

-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u

-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
2
c lc
c tiêu khóa tp hun 3
Ôn li mt s phng pháp thúc y c bn 3
Ôn li mt s k nng thúc y ã hc 4
t s k nng thúc y (b sung) 5
K nng thm dò 5
K nng din gii 6
K nng i thoi 9
K nng tóm tt kt qu tho lun 11
Xác nh mc tiêu, các kt qu mt s cuc hp trong d án PCMM 12
Xây dng chng trình cuc hp 13
Tài liu hóa các kt qu cuc hp 16
Thc hành thúc y tin trình cuc hp 16
ánh giá cui cuc hp 17
Tài liu tham kho 17
Click to buy NOW!
P
D
F

-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F

-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
3
c tiêu khóa tp hun
Sau khóa tp hun, các tham d viên s:
 Thc hành thun thc mt s k nng thúc y c bn;

 Xây dng xong Chng trình chi tit cho mt s cuc hp trong d
án PCMM;
 Thc hành mt s phn trong các cuc hp ca PCMM và rút ra các
bài hc kinh nghim.
Ôn li mt s phng pháp thúc y c bn
Não trái và não phi
a não trái ca chúng ta chu trách nhim cho các con s và t ng. Nó
c huy ng khi tip nhn nhng hot ng tình cm liên quan n lô
gíc, danh sách và phân tích.
Trong khi na não phi c huy ng  tip nhn các giai u, hình
nh, màu sc, không gian và mô hình.
Hình thc giáo dc thông thng trong nhà trng có xu hng s dng
ch yu na não trái.
Các phng pháp thúc y thng c thit k sao cho chúng ta huy
ng ng thi c na não trái và phi cùng hot ng thì kh nng tip
thu s hiu qu hn.
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w

w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w

w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
4
Chia nhóm, mi nhóm nh li và trình bày v mt s các phng pháp
thúc y c bn theo bng sau:
Tên ph
ng pháp
Áp dng khi nào
trong d án PCMM
Mô t cách áp
ng và phân công
ngi thc hành
Tia chp
i ý ti ch (Philips zyz)
ng não (bng th màu)
ng não trên giy kh ln

Tho lun nhóm
 Các nhóm nhn xét và rút ra bài hc kinh nghim
Ôn li mt s k nng thúc y ã hc
 nng Nhng u cn lu ý
Trc quan
t câu hi
ng nghe
 lý các ý kin óng góp
Ra quyt nh có s tham gia
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-

t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-

t
r
a
c
k
.
c
o
m
5
t s k nng thúc y (b sung)
 nng thm dò
Thm dò có ngha là hi tip  tìm hiu thêm, ví d:
 Bn có th gii thích thêm c không?
 Bn có th gii thích bng cách khác c không?
 Bn có th cho tôi bit thêm vu ó c không?
 Nhng ti sao, nh th nào, ai, khi nào, âu?
 Còn gì na không?
 nng thm dò ging nh cách bn lt tng lp v c hành tây  ly lõi.
Nh vy, thúc y viên s dng k nng này  dn dn nm c lý do
thc sng sau mt vn , hoc  hiu vn  k càng hn.
 nng thm dò c dùng cho rt nhiu mc ích. Bn có th s dng
phng pháp này :
 Khai thác kh nng ca mi ngi
 Làm rõ các câu hi, thông tin u vào và/hoc các quan m
 To ra si thoi
 Gii quyt vn 
Click to buy NOW!
P
D

F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D

F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
6
Làm th nào  thm dò tt?
Nên:

 Chm chú lng nghe
 Hi tip theo sau khi ã hiu c
câu tr li trc ó
 Làm sáng t thông tin
 Tìm ra vn  ct yu hoc nhng
m chính
Không nên:
 Phán xét trong khi ang
ng nghe
 Nhy t ch này sang
ch khác
 a ra ginh
 Mt phng hng vì b
sa ly vào các chi tit vn
t hoc lc hng
Thc hành: Sm vai
Thúc y viên hi mt ngi v mt ch nào ó trong PCMM, thành
viên tr li và thúc y viên t các câu hi thm dò
 nng din gii
Thc hành theo nhóm:
 t các câu hi m v hin trng d án PCMM: thun li, khó khn,
thành tu, yu m v.v…
 Yêu cu các thành viên tr li và din gii các câu tr li ó.
Các câu hi:
 m giác ca bn khi din gii nh th nào? Có gì tr ngi? Có gì
thun li?
Click to buy NOW!
P
D
F

-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F

-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
7
 n có cm giác nh th nào khi thy ý kin ca mình c din gii
úng? (c tôn trng, c thu hiu v.v.)
 n có cm giác gì khi thy ý kin ca mình b hiu sai? (tht vng - ó

là lý do ti sao cn phi kim tra li!)
 Theo bn thì khi nào nên dùng k nng này?
 Có nên thng xuyên s dng k nng này không? Nu có thì kt qu
 ra sao (nu bn din gii nhiu quá s gây nhàm chán và m ngi
 li và không mun lng nghe na).
Din gii là gì?
Din gii là lp li nhng gì ngi khác va mi nói bng chính ngôn t
a mình.
i ích i vi thúc y viên
Mun s dng c k nng din gii, bn buc phi chm chú lng nghe,
vì khi ngi khác va nói xong là bn phi nhc li u ngi ó va nói.
n na, bn có c hi kim tra xem bn ã thc s hiu u ngi ó
nói cha.
i ích i vi ngi nói
 nng din gii có tác dng trn tnh và làm sáng t, giúp khng nh vi
ngi nói rng ý kin ca háng c ngi khác lng nghe.
 nng này cng to c hi cho ngi nói bit c ngi khác có lng
nghe ý kin ca mình hay không.
Nói theo cách khác, k nng din gii khuyn khích mi ngi nói ra suy
ngh ca mình.
i ích i vi ngi nghe
Ngi nghe có thêm mt c hi  hiu nhng u ngi nói ã c gng
din t, chia s.
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C

h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C

h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
8
Khi nào s dng k nng din gii?
 nng din gii có thc s dng khi ngi nói phát biu dài dòng,
hoc nói v vn  phc tp hay khó hiu; hoc khi ngi nói không din
t suy ngh rõ ràng.
Không nên thng xuyên din gii vì s làm chm nhp  giao tip
và khin các thành viên trong nhóm không mun lng nghe.

n s din gii nh th nào?
 dng mô hình bn bc sau  din gii:
1. Lng nghe chm chú.
2. Dùng ngôn t ca mình  nhc li nhng gì mà bn ngh là ngi nói
a trình bày, ví d bn có th mu bng:
“Nói theo cách khác ” hoc
“Có phi ý ca bn là ” hoc
“Hình nh ý bn mun nói là ”
3. Kim tra li bng cách hi:
“Nh vy có úng không?” hoc
“Tôi hiu nh vy có úng không?”
4. Nu bn hiu sai, hãy hi tip  làm sáng t cho n khi bn hoàn toàn
hiu rõ ý ca ngi nói.
Ghi chú: Nu ngi nói ã trình bày mt hoc hai câu thì bn cng nên
din gii li bng khong tng y t. Nhng nu h nói quá dài, bn nên
tóm tt.
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w

w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w

w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
9
 nng i thoi
Phân bit gia tranh lun và i thoi
Thc hành:
Hãy i thoi v các ch sau:
 Ung ru thng xuyên
 Hút thuc lá
 Bình ng gia nam và n trong công vic gia ình
Các câu hi sau thc hành:
 Bài tp ã din ra nh th nào?
 Có gì khó? Có gì thun li?
 n mt c hi khi nào và ti sao? (khó tìm c thi m thích
p, hoc b ngt li vào úng lúc)
 Thúc y viên có gi ý gì không?

 u thnh thong không s dng k nng thm dò và din gii thì
u gì s xy ra? (cuc tho lun tr nên nóng bng hn)
 u s dng tt k nng thm dò và din gii thì u gì s xy ra?
(tho lun  cng thng hn)
 Bài tp này có liên quan gì vi vic thúc y i thoi trong các cuc
p (các nhóm có th nhanh chóng tho lun sôi ni, c bit khi mi
ngi ang  trong trng thái lm bm. Là thúc y viên, chúng ta
phi tnh táo và c gng hng cho nhóm quay vi thoi).
Ghi chú:
 nng thm dò và din gii c s dng nh nhng ch báo cho i
thoi.
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c

u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c

u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
10
Thm dò và din gii là hai k nng c bn  to nên i thoi.
Ví d, khi mi ngi cha hoàn toàn hiu quan m ca ai ó thì k nng
thm dò và din gii có th giúp nhóm hiu nhau thêm.
i thoi là gì?
i thoi là mt cuc nói chuyn ci m và thng thn, trong ó mi ngi
u có chung trách nhim và c gng hiu nhau.
Tranh lun, tho lun và i thoi khác nhau nh th nào?
Tranh lun< < < < < Tho lun > > > > > > i thoi
c ích chính ca tranh
lun:
nhm mài sc v khí trí tu
thông qua th thách và b th
thách
 Da trên cnh tranh
 C thuyt phc ngi khác
 Bo th, không ci m
 Nói
 a ra tuyên b

 Không thay i quan m
 Tìm kim gii pháp cho riêng
mình
c ích chính ca i thoi:
Chia s nhng ý ngh hiu
c quan m ca nhau và
khuyn khích nhng gii pháp
ng th
 Da trên suy ngh chung
 C gng hiu nhau
 Ci m, phóng khoáng
 Lng nghe
 t câu hi m
 Thm dò
 Tìm kim gii pháp tt nht
cho mi ngi
i sao i thoi óng vai trò quan trng trong quá trình ra quyt nh
có s tham gia  môi trng có nhiu bên liên quan? i thoi là yu
 cn thit :
 To mt bu không khí tin tng nhau
 M rng cánh ca chia s và lng nghe
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a

n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a

n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
11
 Khuyn khích hiu bit ln nhau
 Khuyn khích gii quyt khó khn mt cách hiu qu
 Khuyn khích các gii pháp tng th
Làm th nào  xây dng cuc i thoi?
 Xác nh rõ mc tiêu ca bui hp
 Nhn mnh tm quan trng ca vic lng nghe có hiu qu nhm
hiu bit ln nhau.
 Thm dò, din gii và khuyn khích các thành viên trong nhóm cng

làm tng t nh vy.
Khi mi ngi trao i ý kin, quan m và ý tng, h có th chuyn dn
u bên trái sang u bên phi ca bng tin trình (tc là t tranh lun
sang i thoi), nhng ôi khi có th din ra nhng thay i t ngt, c
bit là khi hang  tâm trng lm bm. Mt thúc y viên cn cnh giác
i nhng biu hin chuyn sang tranh lun và phi c gng hng nhóm
quay vi thoi.
 nng tóm tt kt qu tho lun
 tóm tt c các ni dung ã tho lun, thúc y viên cn:
 Tp trung, quan sát và lng nghe;
 Tìm ra các m chính, các nhóm ý kin;
 Nh hoc ghi tóm tt các ý chính;
 Khái quát, so sánh và kt ni các ni dung tho lun hng ti mc
tiêu ca cuc hp/cuc tho lun;
 Khi tóm tt c gng làm ni bt các ý chính;
 Nhn mnh (bng ging nói) hoc trc quan các ni dung chính
c tóm tt.
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w

w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w

w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
12
Xác nh mc tiêu, các kt qu mt s cuc hp trong d án
PCMM
Các cuc hp cn thc hành:
1. Cán b d án: Hp xây dng k hoch vn ng chính sách v áp
ng quy trình i thoi PCMM;
2. Cán b chính quyn:
 i thoi gia chính quyn và ngi dân (theo ch)
 Hp ly ý kin ngi dân trong lp k hoch phát trin kinh t xã
i (Phân tích hin trng và nhu cu hoc Góp ý cho D tho k
hoch);
3. Thúc y viên: Hp chia s kinh nghim thc hin Mô hình qun lý
ng ng, gii thiu v Mô hình qun lý cng ng vi các a bàn

i.
Xác nh các mc tiêu và kt qu ca cuc hp
Khi xác nh c tiêu cuc hp, chúng ta phi tr li c câu hi: 
chc cuc hp này  làm gì?
Ví d, mc tiêu cuc hp:
1. Phân tích các kt qu ….
2. úc kt các bài hc kinh nghim …
Thng bt u bng các ng t….
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t

r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t

r
a
c
k
.
c
o
m
13
Khi xác nh t qu ca cuc hp, chúng ta phi tr li câu hi: Sau
cuc hp chúng ta phi có nhng gì  chng t cuc hp ca chúng
ta ã t mc tiêu  ra?
t qu cuc hp: các thay i và các sn phm phi có sau khi cuc
p kt thúc, ví d:
1. Các tham d viên nm rõ nguyên nhân….;
2. Có mt danh sách các bài hc kinh nghim…. ;
3. Có mt bn báo cáo v kt qu cuc hp gi cho các thành viên
tham d.
Thc hành theo nhóm v 03 cuc hp ã nêu trên
Xây dng chng trình cuc hp
Khi xây dng chng trình cuc hp, chúng ta phi tr li c câu hi:
 có c các kt qu mà chúng ta mong i, thì
1. Chúng ta cn có các hot ng gì trong cuc hp?
2. Chúng ta phi mi nhng ai tham d?
3. Chúng ta nên mi bao nhiu ngi tham d?
4. Thành phn tham d nh thã hp lý cha?
5. Vi s ngi nh vy chúng ta nên t chc  mt a m nh th
nào?
Click to buy NOW!
P

D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P

D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
14
6. Cn hu cn gì (ánh sáng, âm thanh, vn phòng phm, gii khát gia

gi, n ngh ca tham d viên…)?
7. Mi hot ng ca cuc hp chúng ta nên thc hin theo phng
pháp nàom bo có s tham gia ca mi ngi?
8. Vi các hot ng nh trên, s ngi nh trên, thì thi gian cuc
p nên kéo dài bao lâu?
9. Ngi tham d cuc hp cn c chun b nhng gì?
Chng trình cuc hp thng c tóm tt vào mt bng  d theo dõi
khi thc hin.
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t

r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t

r
a
c
k
.
c
o
m
15
ng 1: Ví d v Chng trình mt cuc hp
Thi gian Ch/ni
dung
t qu cn t
Phng pháp Ai thc
hin
8:00 – 8:05 Khai mc Tuyên b lý do 5 phút phát biu Ch tch
UBND xã
8:05 – 8:20 Gii thiu i
biu và các thành
viên
Các tham d viên
bit c có
nhng ai tham d
cuc hp
ng ngi t
gii thiu v
mình, mi ngi
10 giây
Ngi u
hành A

8:20 – 8:30 Nêu mc tiêu và
các kt qu
mong i
Các tham d viên
m c mc
tiêu, kt qu
Thuyt trình trc
quan
Ngi u
hành B
…………………

Vai trò ca ngi u hành
 Ngi u hành cuc hp là ngi chu trách nhim chính v kt
qu ca mt cuc hp có s tham gia.
 Mt cuc hp có th có nhiu hn mt ngi u hành, gi là
Nhóm u hành
 Mi ngi u hành phi c phân công t trc s chu trách
nhim u hành phn nào. Mi ngi u hành phi lên k
hoch cho phn u hành ca mình (Mc tiêu - Ni dung hot
ng - Phng pháp - Thi gian)
 Nhóm u hành phi thng nht trc vi nhàu v Toàn b
Chng trình cuc hp.
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C

h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C

h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
16
Tài liu hóa các kt qu cuc hp
- Vi mt cuc hp có s tham gia, các thành viên phi nhn c
báo cáo v cuc hp sau khi cuc hp kt thúc (lâu nht là 01 tun)
thì ln sau h mi có hng thú tham gia tip. Bi vy vic tài liu hóa
t qu cuc hp là u rt quan trng.
- Tài liu hóa kt qu mt cuc hp có s tham gia thng khó hn là

vic ghi biên bn mt cuc hp thông thng theo kiu truyn thng.
- Trc khi tin hành cuc hp, Ban t chc/Nhóm u hành phi
phân công ngi ghi chép y  tin trình din bin cuc hp (chú
ý các ý kin phân tích) và lu gi hoc chp nh các kt qu tho
lun, trình bày ca các nhóm
- Ngi vit báo cáo ca cuc hp phi là ngi có mt ti cuc hp.
Thc hành thúc y tin trình cuc hp
Nhóm phân công tng thành viên, chun b phn thúc y ca mình và
trình din
Các nhóm khác quan sát và góp ý.
Các bài hc kinh nghim cn chú ý khi thúc y các cuc hp có s tham
gia.
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o

c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X
C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o

c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
17
ánh giá cui cuc hp
 Cui mi cuc hp có s tham gia, nhóm u hành cuc hp cn tìm
hiu xem các tham d viên có hài lòng v quá trình din ra cuc hp
hay không, cuc hp có t c các mc tiêu ã  ra hay không, cn
có các ci tin gì cho các cuc hp tip theo.
 Nên s dng các công c nào ánh giá các cuc hp nêu trên?
Tài liu tham kho
 Lydia Braakaman và Karen Edwards: Ngh thut xây dng nng
c thúc y, u hành – Bn dch ca Vn phòng Helvetas Hà Ni;
 Bùi Th Kim:u hành mt cuc hp có s tham gia – Tài liu tp
hun cho Hòa Bình 2010 (D án PCMM)
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X

C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m
Click to buy NOW!
P
D
F
-
X

C
h
a
n
g
e
w
w
w
.
d
o
c
u
-
t
r
a
c
k
.
c
o
m