hoàn thiện công tác hạch toán tập hợp chi phí, xác định kết qủa kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở công ty vật tư tổng hợp hà tây

lời mở đầu
ền kinh tế thị trờng ở nớc ta đang phát triển đa dạng và sự hội nhập kinh tế
toàn cầu là cơ hội thách thức cho tất cả các doanh nghiệp. Bất kỳ doanh
nghiệp hay tổ chức nào muốn có chỗ đứng và phát triển trên thị trờng thì việc tổ
chức, kiểm tra, kiểm soát đợc mọi hoạt động trong doanh nghiệp, tự cân đối
hạch toán kinh tế là vấn đề quan trọng và vô cùng cần thiết. Kế toán là công cụ
quản lý kinh tế gắn liền với sự hình thành đời sống kinh tế xã hội. Chính vì vậy
hạch toán kế toán đòi hỏi phải cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác
và toàn diện về tình hình quản lý thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và
kết quả kinh doanh để tính toán xây dựng, kiểm tra việc chấp hành quản lý các
hoạt động tính toán kinh tế, kiểm tra bảo vệ sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn nằm
đảm bảo chủ động sản xuấtt kinh doanh và chủ động tài chính trong doanh
nghiệp, nâng cao hiệu quả kinh tế.
N
Không những vậy kế toán còn là công cụ cho việc ghi chép những hoạt
động trong doanh nghiệp để thuận tiện cho việc kiểm tra giám sát của cấp trên,
giúp cho ngời lãnh đạo đa ra những quyết định phù hợp với tình hình của doanh
nghiệp và thị trờng. Một doanh nghiệp có hệ thống kế toán phù hợp sẽ thúc đẩy
doanh nghiệp đó phát triển. Điều này chỉ đạt đợc khi mỗi nhân viên kế toán phải
đợc trang bị đầy đủ về trình độ nghiêp vụ (cả về lý thuyết lẫn thực hành) phải
luôn luôn bổ xung kiến thức không ngừng nâng cao trình độ của mìnhvà sự say
mê có trách nhiệm trong nghề nghiệp cũng là yếu tố tạo nên sự thành công của
doanh nghiệp.
Là một sinh viên chuyên ngành kế toán (là một kế toán viên tơng lai) trớc
yêu cầu đòi hỏi của cuộc sống,của thị trờng, của công việc hiên nay trong xã
hội, ngoài việc trang bị cho mình một kiến thức đầy đủ về lý thuyết trên ghế nhà
trờng mỗi chúng ta cần phải đợc tiếp cận với thực tiễn tổ chức sản xuất kinh
doanh và tổ chức quản lý sản xuất tại các doanh nghiệp để có thể đảm đơng
tốt công việc sau này khi đã rời khỏi ghế nhà trờng. Thực hiện phơng châm giáo
dục: ''học đi đôi vơí hành, nhà trờng gắn liền với xã hội. Sau khi kết thúc việc
học lý thuyết mỗi sinh viên khoa kinh tế đợc thực tập tại các doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh để tìm hiểu quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề, trong thời gian thực tập tại
Công ty vật t tổng hợp Hà Tây em đã chọn đề tài: ''Tổ chức công tác kế toán tập
hợp chi phí và xác định kết qủa kinh doanh'' để làm đề tài nghiên cứu cho
chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Phm Th Hoa_TAKT 2B -1-
Mục đích nghiên cứu: Tập hợp chi phí nhằm đánh giá, phân tích về tình
hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh và kết quả kinh doanh trên cơ sở lý
thuyết đã học và thực tiễn tại Công ty vật t tổng hợp Hà Tây.Từ đó đề ra những
phơng hớng hoàn thiện nội dung chi phí kinh doanh đồng thời có thể đề suất
những giải pháp nhằm tiết kiêm chi phí kinh doanh tại Công ty.
Phạm vi nghiên cứu: Tập hợp tất cả cac loại chi phí kinh doanh tại Công
ty vật t tổng hợp Hà Tây- một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động trong nền kinh
tế thị trờng hiện nay.
Nội dung đề tài bao gồm 3 phần:
Phần I: Những vấn đề chung về tập hợp chi phí và xác định kết qủa kinh
doanh ở một doanh nghiệp.
Phần II: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và xác
định kết qủa kinh doanh ở Công ty vật t tổng hợp Hà Tây.
Phần III: Phơng hớng hoàn thiện công tác hạch toán tập hợp chi phí, xác
định kết qủa kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty vật t
tổng hợp Hà Tây.
Chuyên đề này đợc hoàn thanh với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo
Nguyễn Văn Tứ cùng các thầy cô giáo dạy bộ môn kế toán và sự giúp đỡ nhiệt
tình của cô kế toán trởng, chị kế toán tổng hợp và các cán bộ kế toán trong
phòng TCKT. Qua đây cho phép em gửi tới các thầy cô giáo, các cô, các anh chị
trong phòng TCKT cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty vật t tổng
hợp Hà Tây lời chúc sức khoẻ và lời cảm ơn chân thành nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!
Phần I

Những vấn đề lý luận chung về tập hợp chi phí và xác định kết
quả kinh doanh ở một doanh nghiệp.
I- chi phí kinh doanh:
1- Khái niệm và bản chất chi phí kinh doanh :
Chi phí kinh doanh nói chung là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao
động vật hoá đợc biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình kinh doanh của
các doanh nghiệp.
Phm Th Hoa_TAKT 2B -2-
Đối với doanh nghiệp thơng mại thì chi phí kinh doanh thơng mại là
những khoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện hoạt
động kinh doanh thơng mại. Về bản chất, đó là những khoản tiêu hao về lao
động sống và lao động vật hoá trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Các chi phí này phát sinh hàng ngày, hàng giờ đa dạng và rất phức tạp và
tuỳ thuộc vào việc thực hiện các hành vi thơng mại khác nhau, vào tính chất của
hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng mà chúng cũng rất khác nhau.
Đối với việc mua bán hàng hoá, đó là các chi phí phát sinh ở khâu mua,
vận chuyển, dự trữ, tiêu thụ, khâu quản lý doanh nghiệp.
Đối với việc cung ứng dịch vụ thơng mại và hoạt động xúc tiến thơng mại
nh : đại diện môi giới, uỷ thác, đại lý, khuyến mạiđó là các chi phí về vật chất
tiền vốn sức lao động để thực hiện các hành vi kể trên vì mục đích của DNTM
trong một thời kỳ nhất định.
Đối với hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng thì đó là : các chi phí
đầu t tài chính dạng hợp lý các nguồn tài chính tăng thêm thu nhập, nâng cao
hiệu quả kinh doanh hoặc phân tán rủi ro của doanh nghiệp; các chi phí phát
sinh từ các hoạt động xảy ra không thờng xuyên, chi phí về tiền phạt do vi phạm
hợp đồng kinh tế, chi phí nhợng bán thanh lý tài sản cố định vv
Ngoài ra còn các chi phí nh : các khoản thuế phải nộp cho Nhà nớc
theo quy định của luật pháp nh thuế nhà đất, thuế nhập khẩu, thuế GTGT, vv
2- Nội dung chi phí kinh doanh :
Chi phí kinh doanh bao gồm nhiều loại có nội dung công dụng và tính

chất khác nhau. Vì vậy, để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng chi phí kinh
doanh nhằm đa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh, đồng thời để thuận
tiện cho công tác hạch toán cần tiến hành phân loại chi phí.
Chi phí kinh doanh thơng mại đợc phân theo những tiêu thức khác nhau.
*Theo bản chất kinh tế chi phí kinh doanh thơng mại đợc phân thành hai
loại :
Chi phí bổ sung là những khoản chi nhằm tiếp tục và hoàn chỉnh quá trỉnh
quá trình sản xuất hàng hoá trong khâu lu thông.
Chi phí thuần tuý là những khoản chi nhằm mục đích chuyển hoá hình
thái giá trị của hàng hoá.
*Căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh, chi phí
kinh doanh đợc phân thành hai loại :
Chi phí trực tiếp, nh : các chi phí mua, bán hàng hoá.
Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí phục vụ cho quá trình hoạt động
kinh doanh nh chi phí quản lý doanh nghiệp.
Phm Th Hoa_TAKT 2B -3-
*Căn cứ vào tính chất biến đổi, chi phí kinh doanh đợc phân thành hai
loại:
Chi phí khả biến hay biến phí : là những khoản chi phí biến đổi phụ thuộc
và khối lợng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này bao gồm : chi phí
vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá, bảo quản hàng hoá, đóng gói bao bì vv Đặc điểm
của chi phí này là khi khối lợng sản phẩm hàng hoá mua vào, bán ra thay đổi thì
biến phí thay đổi theo chiều hớng tỷ lệ thuận. Nhng biến phí cho một đơn vị
doanh thu thì không đổi.
Chi phí bất biến hay định phí : là những khoản chi phí tơng đối ổn định,
không phụ thuộc vào khối lợng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này
bao gồm : chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân viên quản lý vv Đây là loại chi
phí mà bất cứ một doanh nghiệp nào khi tham gia kinh doanh cũng phải thanh
toán, phải trả không phụ thuộc và khối lợng sản phẩm sản xuất kinh doanh nhiều
hay ít, thậm chí đôi khi không hoạt động cũng phải trả. Đặc điểm của chi phí

này là khi khối lợng hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì định phí không đổi.
Nhng định phí cho một đơn vị doanh thu thay đổi theo chiều hớng tỷ lệ nghịch.
*Căn cứ vào chức năng hoạt động của doanh nghiệp thì chi phí kinh
doanh đợc phân thành ba loại :
Chi phí mua hàng : gồm chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí
dịch vụ thuê ngoài nh thuê vận chuyển, thuê kho bãi vv
Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh trực tiếp tại bộ phận bán
hàng nh tiền lơng nhân viên bán hàng, bảo hiểm xã hội - bảo hiểm y tế của nhân
viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản phục vụ hoạt động bán hàng, chi phí đào
tạo, bồi dỡng nhân viên bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài nh điện thoại-điện
nớc-dịch vụ khác, chi phí bằng tiền khác vv
Chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm các khoản chi phí cho nhân viên
quản lý nh tiền lơng nhân viên quản lý, bảo hiểm xã hội - bảo hiểm y tế của
nhân viên quản lý, chi phí đào tạo, bồi dỡng cán bộ quản lý, chi phí khấu hao
tài sản cố định phục vụ ở bộ phận quản lý, chi phí tiếp khách, chi phí dịch vụ
mua ngoài nh điện thoại- điện nớc và các chi phí bằng tiền khác vv
Chi phí tài chính: Là những chi phí liên quan đến hoạt động đầu t tài
chính. Nội dung các khoản chi phí bao gồm: các khoản lỗ liên quan đến hoạt
động đầu t tài chính chi phí cho vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh, lỗ
chuyển nhợng chứng khoán ngắn hạn, chí phí giao dịch bán chứng
khoán khoản lập và hoàn lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ,đầu t
khác, khoản lỗ về chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và bán ngoại tệ
Chi phí khác: bao gồm những khoản lỗ do các sự kiện hay các nghiệp vụ
riêng biệt với các hoạt động thông thờng của doanh nghiệp gây ra. Cũng có thể
Phm Th Hoa_TAKT 2B -4-
là những khoản chi phí bị bỏ sót từ năm trớc. Cụ thể các khoản chi phí khác là:
chi phí thanh lý, nhợng bán TSCĐ, và giá trị còn lại của tài sản cố định thanh lý,
nhợng bán, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt thuế truy nộp thuế,
các khoản chi phí do kế toán bị nhầm hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán, và các
khoản chi phí khác

*Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu hạch toán thì chi phí kinh doanh
đợc phân thành các khoản mục :
Chi phí nhân viên
Chi phí nguyên liệu, vật liệu
Chi phí công cụ đồ dùng
Chi phí khấu hao tài sản cố định
Chi phí vận chuyển thuê ngoài
Chi phí về điện nớc, điện thoại
Chi phí lãi vay
Các chi phí khác bằng tiền
Nội dung chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phù hợp với tình hình đặc
điểm sản xuất kinh doanh và các mục tiêu quản lý kinh tế của doanh nghiệp sẽ
giúp doanh nghiệp xác định đợc xu hơng hình thành kết cấu của chi phí kinh
doanh thơng mại trong từng thời kỳ khác nhau, đồng thời làm cơ sở cho công tác
kế hoạch hoá, kiểm tra, phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí
kinh doanh của doanh nghiệp từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp.
3-Vai trò của chi phí kinh doanh trong DN thơng mại :
Chi phí gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của bất cứ doanh
nghiệp nào, nói cách khác doanh nghiệp nếu muốn kinh doanh thì không thể
không bỏ ra chi phí để hoạt động.
Mặt khác chi phí kinh doanh lại có ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của
doanh nghiệp. Khi chi phí kinh doanh giảm sẽ hạ thấp đợc giá thành sản phẩm,
tăng sức cạnh tranh, tăng khả năng tiêu thụ hàng hoá, từ đó góp phần tăng lợi
nhuận và mở rộng qui mô kinh doanh của doanh nghiệp. Ngợc lại, khi chi phí
kinh doanh tăng không hợp lý sẽ làm giảm lợi nhuận thậm chí còn có thể bị lỗ.
Đánh giá việc sử dụng chi phí là một trong những công việc quan trọng
giúp nhà quản lý một phần nào đó đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Nếu quản lý và sử dụng chi phí tốt thì hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp sẽ tốt hơn và ngợc lại, nếu quản lý chi phí không tốt hay lãng phí

sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh.
Việc tính đúng, tính đủ những khoản chi phí bỏ ra sẽ giúp nhà quản trị
doanh nghiệp sẽ hình dung đợc bức tranh thực về hiệu quả hoạt động kinh doanh
Phm Th Hoa_TAKT 2B -5-
của doanh nghiệp. Đây là một vấn đề không thể thiếu đợc để quyết định đầu
vào, xử lý đầu ra.
Nói tóm lại, chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu rất quan trọng và nó cần
phải đợc quản lý và sử dụng một cách hợp lý nhất.
4-Nhiệm vụ của kế toán tập hợp chi phí.
Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát
sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh; tính đúng giá vốn của hàng đã bán,
chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,v.v nhằm xác định đúng đắn kết
quả kinh doanh.
Kế toán tập hợp chi phí phải kiểm tra giám sát chặt chẽ tính hợp lệ, hợp
pháp của từng khoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí,
kế hoạch lợi nhuận và phân phối lợi nhuận kỷ luật thanh toán và làm nghĩa vụ
với Nhà nớc.
Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chi phí theo từng yếu tố
từng khoản mục và địa điểm phát sinh.
Cuối kỳ kế toán phải kết chuyển toàn bộ chi phí trong kỳ.Nếu doanh
nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài hạn và lợng hàng hoá tồn kho cuối kỳ lớn
thì chi phí bán hàng có thể kết chuyển một phần cho kỳ kinh doanh , một
phần đợc phân bổ cho kỳ sau.
Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ và trung thực cho việc
kiểm tra phân tích đánh giá tình hình chi phí ở doanh nghiệp nhằm xác định
kết quả kinh doanh phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính cho doanh
nghiệp.
5-Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí.
5.1-Tổ chức hạch toán giá vốn hàng bán:
5.1.1-Bản chất của giá vốn hàng bán:

Giá vốn hàng bán là trị giá hàng mua vào để bán hay nói cách khác là cái
giá phải trả để có lợng hàng hoá bán ra trong kỳ.
Theo quan điểm cũ thì giá vốn hàng hoá là số tiền phải ghi trên hoá đơn
bán hàng nhng trong nền kinh tế thị trờng quan niệm đó không hoàn toàn chính
xác vì nó không phản ánh cái giá phải trả để có hàng hoá và việc tính chi phí thu
mua vào chi phí lu thông để phân bổ cho hàng hoá bán ra rất dễ bị nhầm lẫn và
khó kiểm tra đợc tính chính xác. Chính vì vậy trong chế độ kế toán mới giá vốn
của hàng hoá bán ra trong kỳ là giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua phân
bố cho hàng hoá bán ra trong kỳ. Cụ thể là hàng hoá nhập xuất tồn kho theo quy
định đợc tính theo giá thực tế. Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào đợc tính
theo từng nguồn nhập, bao gồm trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá, chẳng
hạn trờng hợp thu mua hàng hoá:
Phm Th Hoa_TAKT 2B -6-
Giá thực tế = Giá mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí mua (vận
chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, hoa hồng môi giới).
5.1.2-Tính giá vốn hàng bán (hàng xuất kho):
Trong doanh nghiệp thơng mại, nghiệp vụ chủ yếu là thu mua, dự trữ và
tiêu thụ hàng hoá, việc tính chính xác giá vốn hàng hoá có ý nghĩa quan trọng
ảnh hởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhất là trong nền kinh tế thị
trờng tự do có giá cả hàng hoá thay đổi theo từng ngày, thậm chí từng giờ, thì
việc tính giá vốn hàng hoá đòi hỏi phải chính xác để có thể phản ánh chính xác
kết quả kinh doanh vì giá vốn hàng bán chính là chi phí lớn nhất trong chi phí
kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại.
Tuỳ theo đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp thơng mại ta
có thể áp dụng một trong các phơng pháp tính trị giá hàng xuất kho sau:
* Ph ơng pháp giá thực tế đích danh (ph ơng pháp trực tiếp, ph ơng pháp
đặc điểm riêng):
Khi có thể nhận diện đợc từng loại hàng hoá tồn kho với từng lần mua và
danh đơn của nó thì phơng pháp này có thể đợc sử dụng để xác định trị giá vốn.
Phơng pháp này áp dụng không rộng rãi chỉ có một số đơn vị áp dụng hình thức

kiểm kê định kỳ và có quy mô nhỏ.
* Ph ơng pháp nhập tr ớc xuất tr ớc: FIFO (First in First out)
Phơng pháp này phản ánh chính xác giá trị của hàng hoá nhập, xuất, tồn
nhng nó rất phức tạp do các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng và tình hình lu
chuyển rất phức tạp nên nó chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh các
mặt hàng đòi hỏi thời gian bảo hành nh thực phẩm, nớc giải khát, thuốc lá, dợc
phẩm
Theo phơng pháp này, hàng hoá nào nhập trớc thì xuất trớc, hàng hoá nào
nhập sau thì xuất sau, xuất hết hàng nhập trớc mới đến hàng nhập sau.
* Ph ơng pháp bình quân gia quyền:
Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị hàng hoá. Căn cứ vào l-
ợng hàng hoá bán ra trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế
của hàng hoá bán ra.
Công thức tính phơng pháp này đợc áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp
hiện nay vì nó đơn giản và có thể giúp doanh nghiệp tính toán tơng đối chính
xác trị giá vốn hàng bán.
* Ph ơng pháp nhập sau xuất tr ớc: LIFO (Last in First out).
Theo phơng pháp này, hàng hoá nào nhập sau cùng thì xuất trớc. Xuất hết
hàng nhập sau mới đến hàng nhập trớc nó. Phơng pháp này áp dụng phổ biến ở
Phm Th Hoa_TAKT 2B -7-
các doanh nghiệp có hàng hoá lâu bền, giá trị lớn. Phơng pháp này thờng đợc áp
dụng trong thời kỳ lạm phát.
Việc lựa chọn tiêu thức phan bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của
từng đơn vị nhng phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ. Việc phân bổ đợc
tiến hành theo công thức sau:
5.1.3-Hạch toán giá vốn hàng bán:
5.1.3.1- Nhiệm vụ:
Việc hạch toán chính xác và kịp thời giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan
trọng đối với việc quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Do giá vốn hàng bán là chi phí lớn nhất của chi phí kinh doanh trong doanh
nghiệp thơng mại nên giá vốn đúng hay không có liên quan đến doanh nghiệp có
thực lãi hay không. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kinh doanh của
doanh nghiệp, hạch toán giá vốn hàng bán có nhiệm vụ sau:
- Theo dõi và phản ánh chính xác trị giá vốn của hàng bán để giúp cho việc
hạch toán kết quả kinh doanh.
- Tổ chức việc tính trị giá vốn hàng bán phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh
của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ kế toán và yêu cầu quản
lý.
5.1.3.2-Hạch toán:
* Tài khoản sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán, kết cấu tài khoản nh sau:
+ Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên TK 632 có
kết cấu nh sau:
Tài khoản 632 Giá vốn hàng bán
Bên Nợ Bên Có
Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá,
lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hoá đơn
(đã đợc coi là tiêu thụ trong kỳ)
Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ
trong kỳ vào tài khoản xác định kết
quả.
+ Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ:
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán:
- Bên Nợ: + Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ:
+ Trị giá vốn thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ cùng giá trị lao
vụ, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ.
- Bên Có: + Giá trị hàng xuất bán nhng cha xác định là tiêu thụ.
Phm Th Hoa_TAKT 2B -8-
Chi phí thu
mua phân bổ

cho số hàng
hoá tiêu thụ
trong kỳ
=
Chi phí mua hàng tồn đầu kỳ và chi
phí mua hàng phát sinh trong kỳ
Tổng tiêu thức phân bổ của l ợng hàng
hoá tồn kho và l ợng hàng hoá tiêu thụ
Tiêu thức
phân bổ của l
ợng hàng hoá
tiêu thụ
x
+ Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác
định kết quả.
+ Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ (với đơn vị sản xuất và kinh
doanh dịch vụ).
Tài khoản 632 cuối kỳ không có số d.
* Hạch toán giá vốn hàng bán tuỳ theo phơng thức bán hàng:
+ Trờng hợp bán hàng theo phơng thức bên mua đến nhận hàng trực tiếp
tại kho bên bán, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Hàng hoá (1561)
+ Trờng hợp hàng hoá mua vào không qua kho mà giao nhận thẳng cho
ngời mua:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán.
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đờng.
+ Hàng hoá xuất kho gửi cho bên mua theo hợp đồng đã ký hoặc gửi đại
lý nhờ bán hộ, ghi:
Nợ TK 157 - Hàng gửi bán.

Có TK 156 (1561) - Hàng hoá
+ Khi bên mua thông báo đã nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận
thanh toán, ghi:
Nợ TK 632
Có TK 157
+ Khi hàng bán kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi nhật ký chung
và vào sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán.
5
5.2- Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng:
5.2.1- Khái niệm chi phí bán hàng:
Doanh nghiệp thơng mại trong quá trình tái sản xuất xã hội, lu thông hàng
hoá là khâu quan trọng và rất cần thiết. Nhờ nó mà hàng hoá đợc đa từ nơi sản
xuất đến nơi tiêu dùng. Từ đó giá trị và giá trị sử dụng của nó mới đợc thực
hiện. Để thực hiện đợc việc tiêu thụ hàng hoá nhằm đáp ứng đợc yêu cầu của
quy luật kinh tế cơ bản nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng phục vụ đời sống thì
doanh nghiệp thơng mại cần hao phí một lợng lao động nhất định (gồm lao động
sống và lao động vật hoá). Nhng chi phí lao động này dùng vào hoạt động tiêu
thụ hàng hoá của doanh nghiệp biểu hiện bằng tiền của chi phí lao động đó gọi
là chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng gồm tiền trả cho nhân viên bán hàng, tiền đóng gói bao
bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền trả cho các dịch vụ mua ngoài v.v Tất
Phm Th Hoa_TAKT 2B -9-
Giá vốn của hàng đã tiêu thụ
cả những chi phí đó là cần thiết để thu hút và phục vụ khách hàng nhằm có đợc
doanh thu.
Quá trình tái sản xuất xã hội là quá trình sản xuất, phân phối, trao đổi và
tiêu dùng. Mục đích của sản xuất là tiêu dùng, sản xuất quyết định lu thông và
bán hàng là khâu chủ chốt, tuy nhiên lu thông lại có tác dụng trở lại đối với sản
xuất thông qua mối quan hệ biện chứng.
Nh vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lu thông phát sinh d-

ới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong kỳ
báo cáo.
Chi phí bán hàng đợc bù đắp bằng khối lợng doanh thu thuần thực hiện.
Trong trờng hợp đặc biệt, chi phí bán hàng đợc kết chuyển qua kỳ báo cáo (kỳ
xác định kết quả) để chờ doanh thu, khi thơng vụ đợc thực hiện qua nhiều kỳ
báo cáo.
5.2.2-Nội dung chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình
tiêu thụ hàng hoá. Xét về nội dung kinh tế các khoản chi phí bán hàng gồm:
- Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm có tiền công và qũy trích nộp bắt buộc
theo tiền công (quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn).
- Chi phí vật liệu, bao gì chi dùng thực tế cho nhu cầu sửa chữa tài sản, xử lý
hàng hoá dự trữ, bao gói hàng để tăng thêm giá trị thơng mại cho hàng hoá.
- Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là những khoản chi về dụng cụ, đồ dùng phục vụ
bán hàng nh máy tính, cân, bàn ghế v.v
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Của các khâu bán hàng (kho, quầy, cửa
hàng, phơng tiện vận tải, thiết bị cân đo, đong đếm, các công trình kiến trúc,
kho bãi, cầu cảng v.v )
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và cá nhân
bên ngoài do cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho quá
trình bán hàng nh tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa
tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị
nhận uỷ thác.
- Chi phí bằng tiền khác: Là toàn bộ các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu
bán hàng ngoài các chi phí kể trên nh chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi
phí giới thiệu quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng.
Các nội dung chi phí bán hàng nêu trên theo yếu tố còn có thể đợc thể
hiện trong hạch toán ban đầu và hệ thống hoá trên sổ kế toán theo mục đích chi
tiêu. Thuộc mục đích chi phí cho nghiệp vụ bán hàng có:
Phm Th Hoa_TAKT 2B -10-

- Chi phí vận chuyển: Bao gồm các tiền trả thuê phơng tiện, thuê kho bãi trung
gian trong quá trình vận chuyển hàng đi bán.
- Chi phí bốc xếp, dỡ hàng hoá: bao gồm cả chi phí kiểm nhận hàng, chi trả
thuê nhân công bốc xếp, dỡ hàng hoá.
- Chi phí bao gói hàng hoá, đóng kiện hàng hoá: bao gồm vật liệu bao gói,
công cụ, dụng cụ (bao bì luân chuyển) đã chi dùng thực tế.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định của toàn bộ phận bán hàng.
- Chi phí sửa chữa tài sản cố định tự làm hoặc đi thuê thuộc chi phí bán hàng.
- Chi động lực các loại tự chế hoặc mua ngoài.
- Chi trả tiền hoa hồng môi giới, đại lý ký gửi dịch vụ ngân hàng
- Chi trả tiền dịch vụ điện thoại, điện báo, telex, fax
Chi phí bán hàng của trờng hợp kinh doanh hàng thực phẩm tơi sống,
động vật sống còn bao gồm các khoản chi tiếp tục chăn dắt, phơi đảo, bảo quản
chất lợng
Trờng hợp chi phí phát sinh liên quan tới lô hàng hoá theo phơng thức vận
chuyển bán thẳng thì mọi phát sinh chi tiêu đều phải ghi vào giá vốn thực tế của
hàng hoá vận chuyển đã bán.
* Nguyên tắc hạch toán chi phí bán hàng:
Việc xác định chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại phải dựa
trên các nguyên tắc cơ bản sau:
Chỉ những khoản chi phí liên quan đến quá trình chuẩn bị bán hàng mới
đợc tính là chi phí bán hàng nh chi phí vận chuyển hàng để bán, chi phí trực tiếp
cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, khấu hao tài sản cố định
dùng cho công tác bán hàng còn các chi phí khác nh chi phí thu mua, vận
chuyển hàng hoá trong quá trình thu mua, và các chi phí có tính chất gián tiếp
(nh thuế vốn, lệ phí giao thông, chi phí cho nhân viên quản lý doanh nghiệp )
thì không đợc tính là chi phí bán hàng.
- Những chi phí cho hàng hoá đem đi tiêu thụ bị trả lại cũng đợc tính vào chi
phí bán hàng.
- Những chi phí có tính chất dự phòng nh dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự

phòng nợ phải thu khó đòi không đợc tính vào chi phí bán hàng.
- Không đợc tính vào chi phí bán hàng những chi phí liên quan đến phúc lợi
của công nhân viên chức trong doanh nghiệp (nh các chi phí xây dựng nhà
trẻ, câu lạc bộ). Những khoản thiệt hại và bồi thờng vật chất do nguyên nhân
chủ quan của doanh nghiệp hay cá nhân gây ra, những khoản phạt vi phạm
hợp đồng kinh tế, chế độ tài chính, chế độ tín dụng.
Phm Th Hoa_TAKT 2B -11-
- Các khoản thanh lý, nhợng bán tài sản cố định, khoản bị phạt thuế trong nộp
thuế, khoản chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi vào sổ cũng không đợc
hạch toán vào chi phí bán hàng.
Xác định rõ phạm vi chi phí bán hàng có tác dụng đảm bảo hạch toán
đúng và đủ chi phí bán hàng, làm cơ sở để đánh giá đúng chất lợng quản lý chi
phí bán hàng, xác định kết quả tài chính của doanh nghiệp tránh hiện tợng lãi
giả, lỗ thật thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế từ đó giúp doanh
nghiệp tự chủ về tài. chính của mình
5.2.3-Nhiệm vụ hạch toán chi phí bán hàng:
Hạch toán chi phí bán hàng là một công tác quan trọng của doanh nghiệp
nhằm xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng
hoá của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp nhằm không ngừng hạ thấp tỷ suất chi
phí bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Để thực hiện đầy đủ vai trò của mình, nhiệm vụ kế toán chi phí bán hàng
đặt ra ở các doanh nghiệp nh sau:
- Kiểm tra chặt chẽ và có hệ thống chi phí bán hàng nhằm đảm bảo tính kịp thời,
hợp pháp của các khoản chi phí nhằm ngăn ngừa hành vi tham ô lãng phí.
- Phản ánh kịp thời, giám đốc thờng xuyên tình hình thực hiện dự toán chi phí
bán hàng.
- Tổ chức kế toán chi phí bán hàng phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của
doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh và tiết
kiệm chi phí.
Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên có nghĩa là kế toán chi phí bán hàng đã

làm tốt chức năng kế toán là công cụ quản lý hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
5.2.4-Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng:
5.2.4.1-Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng:
Theo chế độ kế toán hiện hành thì toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh
trong kỳ đợc hạch toán vào bên Nợ TK 641- Chi phí bán hàng, kết cấu tài khoản
này nh sau:
Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.
- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911 Xác định kết quả
kinh doanh hoặc bên Nợ TK142 Chi phí trả trớc. TK641 không có số d
cuối kỳ. TK 641 có 6 tài khoản cấp 2.
Phm Th Hoa_TAKT 2B -12-
+ TK 6411 Chi phí nhân viên Tài khoản này dùng để phản ánh các
khoản phải trả công nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển bảo quản sản phẩm
hàng hoá đi bán bao gồm lơng chính, lơng phụ, các khoản phụ cấp khác
+ TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì Tài khoản này dùng để phản ánh các
chi phí vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng nh vật liệu dùng đóng gói sản phẩm
hàng hoá, nhiên liệu dùng trong vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu dùng
cho sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng.
+ TK 6413 Chi phí dụng cụ đồ dùng Tài khoản dùng để phản ánh chi
phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bán hàng nh quầy hàng, bàn ghế, máy tính
v.v
+ TK 6414 Chi phí khấu hao tài sản cố định Tài khoản này dùng để
phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng nh nhà cửa, kho
tàng, phơng tiện vận chuyển bốc dỡ, đo lờng
+ TK 6415 Chi phí bảo hành sản phẩm Phản ánh các chi phí bảo hành
sản phẩm đã tiêu thụ.
+ TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài Tài khoản này dùng để phản ánh
chi phí về dịch vụ mua ngoài trong khâu bán hàng nh tiền thuê ngoài sửa chữa

tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá đi
tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất
khẩu.
+ TK 6418 Chi phí bằng tiền khácTài khoản này dùng để phản ánh các
chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên nh chi tiếp
khách ở bộ phận bán hàng, chi giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, chi
phí hội nghị khách hàng, bảo hành sản phẩm.
Phơng pháp hạch toán:
- Tính tiền lơng, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói,
bốc vác, giới thiệu, sửa chữa, bảo hành sản phẩm. Kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411)
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên.
- Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên bán
hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411)
Có TK 338 - Phải trả khác
- Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào
phiếu xuất kho, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412)
Có TK 152 Nguyên liệu, vật liệu.
Phm Th Hoa_TAKT 2B -13-
- Khi xuất công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào
phiếu xuất kho, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6413)
Có TK 153 Công cụ, dụng cụ.
Hoặc Có TK 142 Chi phí trả trớc (1421)
(Đối với công cụ, dụng cụ có trị giá lớn, sử dụng nhiều kỳ kinh doanh)
- Khi tính khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng kế toán căn cứ vào
bảng tính khấu hao để ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6414)

Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định.
- Chi phí điện nớc mua ngoài, chi phí thông tin phải trả bu điện, chi phí thuê
ngoài sửa chữa tài sản cố định có giá trị không lớn, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417)
Có TK 331 - Phải trả ngời bán.
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
- Trờng hợp chi phí dịch vụ thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thì sử
dụng phơng pháp tính trớc chi phí bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6418)
Có TK 335 - Chi phí phải trả.
Khi tính khấu hao tài sản cố định thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
Có TK 331 - Phải trả cho ngời cung cấp. Hoặc
Có TK 111, 112
Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành, kế toán ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112, 335,
Có TK 641 - Chi phí bán hàng
- Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 Xác định
kết quả kinh doanh, ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.
Có TK 641 - Chi phí bán hàng
- Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hặc có
ít hàng hoá tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản chi
phí trả trớc, kế toán ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)
Phm Th Hoa_TAKT 2B -14-
Có TK 641 - Chi phí bán hàng

- ở kỳ hạch toán sau, khi có hàng hoá tiêu thụ, chi phí bán hàng đã đợc kết
chuyển sang TK 142 (1422) sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang TK 911, kế toán
ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.
Có TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)
Ta có thể khái quát kế toán tổng hợp chi phí bán hàng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng:
TK 334, 338 TK 641 TK 111, 112, 152
Chi phí nhân viên Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí
TK 152, 153, 142 (1421)
Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 911
TK 214 Kết chuyển chi phí bán hàng
Chi phí khấu hao tài sản cố định
TK 331, 111, 112, 335 TK 142 (1422)
Các chi phí liên quan khác CP chờ kết
chuyển
Kết chuyển
5.2.4.2-Kế toán chi tiết chi phí bán hàng:
Công tác kế toán chi phí bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại
không chỉ tập hợp tính toán phân bổ chi phí bán hàng trong kỳ mà còn phải tổ
chức theo dõi chi tiết chi phí bán hàng phát sinh nhằm phục vụ cho quá trình
kinh doanh có hiệu quả đồng thời quản lý chi phí bán hàng có trọng điểm và tiết
kiệm. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tuỳ theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng
doanh nghiệp mà tiến hành tổ chức kế toán chi tiết bán hàng cho phù hợp. Theo
quy định chung của ngành thơng mại hiện nay, mỗi đơn vị thuộc ngành phải tổ
chức chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung kinh tế của chi phí này tức là chi
tiết theo yếu tố chi phí , ngoài ra có thể kết hợp với tổ chức kế toán chi tiết chi
phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh, theo nhóm mặt hàng kinh doanh hoặc
theo các khâu kinh doanh, trong đó hai phơng pháp đầu là chủ yếu.
- Theo yếu tố chi phí: Đợc áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp thơng mại.

Các yếu tố phát sinh trong kỳ đợc bộ phận kế toán theo dõi trên các sổ chi
tiết và tờ kê chi tiết cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổng
hợp.
- Theo địa điểm phát sinh: Chi phí bán hàng đợc kế toán theo từng đơn vị phụ
thuộc (địa điểm phát sinh), phơng pháp này đang đợc vận dụng phổ biến hiện
nay. Theo phơng pháp này những chi phí trực tiếp phát sinh ở những đơn vị
trực thuộc đợc hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa
Phm Th Hoa_TAKT 2B -15-
điểm thì phân bố theo tiêu thức hợp lý và khoa học đối với từng khoản chi
phí. Để thực hiện tốt kế toán chi phí theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức
tố công tác kế toán, đặt chỉ tiêu chi phí cho các bộ phận và tổ chức hạch toán,
kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ.
- Theo hình thức nhật ký chung, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp phản ánh trong sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh
cho hai tài khoản 641, 642.
Theo hình thức hạch toán nhật ký chứng từ dùng bảng kê số 5.
5.3- Tổ chức hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
5.3.1- Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến
toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc theo bất kỳ
hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí quản lý
kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và chi phí chung khác.
Xét về bản chất thì chi phí quản lý doanh nghiệp không tạo ra giá trị hay
giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá. Nếu xét về quan hệ của chi phí quản lý
đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì các chi phí quản lý là
các chi phí gián tiếp nhng rất cần thiết và hạch toán chi phí quản lý doanh
nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán kết quả kinh doanh cuả doanh
nghiệp.
Chi phí quản lý chung khác chi phí bán hàng và chi phí sản xuất ở chỗ nó
liên quan đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và là chi phí gián tiếp, qua đó

việc quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho giảm tới mức tối thiểu các chi
phí không cần thiết là rất quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh
của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay tuy các doanh nghiệp đã
chuyển đổi từ chế độ quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang hạch toán độc lập
nhng vẫn bị ảnh hởng của bộ máy quan liêu bao cấp. Do đó chi phí quản lý
doanh nghiệp ở nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp Nhà nớc vẫn còn
bất hợp lý do bộ máy quản lý không gọn nhẹ và cơ ché quản lý còn nhiều vấn đề
cần giải quyết.
5.3.2- Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp:
Trong công tác quản lý và hạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và hệ
thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng. Mặt khác, chi phí quản lý
doanh nghiệp là những khoản chi phí phức tạp nên cần phải đợc sắp xếp phân
loại để thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, để đáp ứng đợc một cách tối
u các yêu cầu đặt ra, tránh nhầm lẫn thiếu sót hay tập hợp phân bổ không chính
xác. Trên cơ sở chế độ kế toán mới ban hành đã có sự điều chỉnh hợp lý, phù
Phm Th Hoa_TAKT 2B -16-
hợp với đặc điểm, điều kiện của mỗi doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp
của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đều có thể phân loại nh sau:
- Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các chi phí về tiền lơng, các khoản phụ cấp,
BHXH, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý phòng ban của doanh
nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý: Là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản
lý doanh nghiệp nh giấy, bút, mực, vật liệu xuất dùng sửa chữa tscd ở bộ
phận quản lý.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: gồm những khoản chi phí về dụng cụ đồ dùng
văn phòng dùng cho công tác quản lý nh phích nớc, ấm chén.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là phần giá trị hao mòn của những tài sản
cố định dùng cho công tác quản lý nh nhà cửa làm việc của các phòng ban,
kho tàng, vật kiến trúc, phơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng
cho các phòng ban.

- Thuế, phí và lệ phí: Là các khoản chi phí về nộp thuế vốn, thuế nhà đất, thuế
môn bài và các khoản lệ phí nh phí trớc bạ, lệ phí giao thông, khoản phải nộp
cấp trên để lập quỹ phí.
- Chi phí dự phòng: Là các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng
nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí dự phòng.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê
ngoài, chi phí về điện, nớc, điện thoại, điện báo, tiền thuê tài sản cố định
thuộc văn phòng doanh nghiệp.
- Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí thuộc quản lý chung của doanh
nghiệp ngoài các chi phí trên nh chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí,
tiền tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, giao dịch v.v
Việc phân loại này dựa vào nội dung kinh tế của các khoản chi phí nên rất
hợp lý, khoa học phù hợp với thực tế chung. Do vậy, nó giúp cho việc hạch toán
chi phí quản lý theo từng nội dung quản lý có trọng điểm, giúp cho công tác
tổng hợp phân tích chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, hạ thấp chi phí
quản lý tới mức cần thiết từ đó tác động tích cực đến kết quả kinh doanh sản
xuất cuối cùng của doanh nghiệp. Mặt khác cách phân loại này còn tạo điều kiện
để kế toán chi tiết quản lý trên cơ sở đó mà kế toán tổng hợp đợc một cách có hệ
thống, đầy đủ, chính xác và đúng yêu cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp.
5.3.3- Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp:
Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lu
chuyển hàng hoá phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
Phm Th Hoa_TAKT 2B -17-
- Chỉ những chi phí liên quan gián tiếp đến hoạt động chung của toàn doanh
nghiệp mới đợc tính là chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Đối với tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý nh nhà cửa, phòng ban,
các phơng tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý thì giá trị hao mòn của chúng đ-
ợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Không đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất
bất thờng nh những chi phí về thanh lý, nhợng bán tài sản cố định, tiền phạt

do vi phạm hợp đồng, bị phạt thuế truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh
do kế toán nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ.
- Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến
hoạt động về vốn nh chi phí đầu t ký quỹ, ký cợc, chi phí liên quan đến cho
vay.
Xác định rõ ràng phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm
bảo hạch toán đúng và đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định
chính xác kết quả hoạt động hạch toán kinh tế, từ đó doanh nghiệp thực hiện đợc
quyền tự chủ về tài chính của mình.
5.3.4- Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp:
5.3.4.1- Kế toán tổng hợp chi phí quản lý:
Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toán phản
ánh vào TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản này nh
sau:
Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 Xác định kết
quả kinh doanh hoặc TK 142 Chi phí trả trớc.
TK 642 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành các TK cấp 2:
+ TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý.
+ TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý.
+ TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng.
+ TK 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định
+ TK 6425 - Thuế và lệ phí
+ TK 6426 - Chi phí dự phòng
+ TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài.
+ TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác
* Phơng pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Tiền lơng, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý doanh
nghiệp, kế toán ghi:

Phm Th Hoa_TAKT 2B -18-
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có TK 344 - Phải trả công nhân viên.
- Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên quản
lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có TK 338 - Phải trả khác
- Khi xuất vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, vật liệu để sửa chữa tài
sản cố định chung của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Có TK 152 Nguyên liệu, vật liệu.
- Giá trị công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng đợc tính trực tiếp một lần cho
chi phí quản lý, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 153 Công cụ, dụng cụ.
Trong trờng hợp xuất dùng một lần với giá trị lớn công cụ, dụng cụ, kế
toán sử dụng phơng pháp phân bổ dần và ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1421)
Có TK 153 Công cụ, dụng cụ.
Khi phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 142 - Chi phí trả trớc (1421)
- Hàng tháng căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định dùng chung
cho doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định.
- Thuế môn bài, thuế nhà đất, thu trên vốn phải nộp Nhà nớc, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.
- Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu phà phải nộp ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 111, 112
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính
vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi vào cuối niên độ:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện nớc mua ngoài phải trả, ghi:
Phm Th Hoa_TAKT 2B -19-
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 111, 112, 331
- Khi phát sinh các chi phí về hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi
phép, chi phí đào tạo, in ấn tài liệu, kế toán ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 111, 112, 331
- Lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả hoặc đã trả trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 335 - Chi phí phải trả hoặc
Có TK 111, 112
- Chi phí sửa chữa tài sản cố định một lần có giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 111, 112, 331
- Trờng hợp sử dụng phơng pháp tính trớc về chi phí sửa chữa lớn tài sản cố
định kế toán thực hiện nh sau:
Khi tính trớc chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 335 - Chi phí phải trả
Khi sửa chữa lớn tài sản cố định thực phát sinh ghi:
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang.
Có TK 331, 111, 112, 338

Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang.
- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Kế
toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 128
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu
thụ, cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 142 Chi
phí trả trớc ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Khi có sản phẩm tiêu thụ, chi phí quản lý doanh nghiệp đã kết chuyển vào
TK 142 (1422) đợc kết chuyển sang TK 911, ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.
Có TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)
Phm Th Hoa_TAKT 2B -20-
Hạch toán tập hợp chi phí quản lý có thể khai thác bằng sơ đồ sau:
TK 334, 338 TK 642 TK 111, 138, 152
Chi phí nhân viên quản lý Các khoản ghi giảm
chi phí quản lý
TK 152, 153
Chi vật liệu, dụng cụ
TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 111, 333, 112
Thuế, phí, lệ phí TK 911
TK 139, 159 Kết chuyển chi phí quản lý
Chi phí dự phòng
TK 142 (1421), 335 TK 142 (1422)

Chi phí phải trả, trả trớc
TK 331, 111, 112 CP chờ kết
chuyển
Kết chuyển
Chi phí khác
5.3.4.2-Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp:
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chi phí quản lý doanh nghiệp phát
sinh rất phức tạp, do công tác kế toán trong doanh nghiệp thơng mại không chỉ
tập hợp tính toán chi phí quản lý phát sinh trong kỳ mà còn phải tổ chức theo dõi
chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Cũng nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý
doanh nghiệp cũng đợc Nhà nớc quy định rất cụ thể, mỗi đơn vị thuộc ngành th-
ơng mại đều phải tổ chức kế toán chi tiết theo nội dung kinh tế của chi phí quản
lý tức là chi tiết theo yếu tố chi phí. Tuy nhiên doanh nghiệp cần dựa trên đặc
điểm, yêu cầu quản lý cụ thể để tổ chức quản lý cụ thể để tổ chức kế toán chi tiết
chi phí nh có thể kết hợp với kế toán theo khâu kinh doanh, địa điểm, đối tợng
kinh doanh.
5.4-Tổ chức công tác hạch toán chi phí hoạt động tài chính:
Để hạch toán chi phí tài chính kế toán sử dụng tài khoản 635-"Chi phí tài
chính".
Nội dung và kết cấu tài khoản (TK) 635-"Chi phí tài chính".
Bên nợ:
-Các khoản chi phí của hoạt động tài chính.
-Các khoản lỗ do thanh lý các khoản đâù t ngắn hạn.
-Các khoản lỗ do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ phát sinh thực tế trong
kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số d cuối kỳ của các khoản phải thu dài
hạn và phải trả dài hạn có gốc ngoại tệ.
Phm Th Hoa_TAKT 2B -21-
-Khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ.
-Dự phòng giảm giá đâù t chứng khoán.
-Chi phí đất chuyển nhợng, cho thuê cơ sở hạ tầng đợc xác định là

tiêu thụ.
Bên có:
-Hoàn nhập dự phòng giảm giá đâù t chứng khoán.
-Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính và các khoản lỗ
phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản 635-"Chi phí tài chính" không có số d cuối kỳ.
Phơng pháp hạch toán chi phí tài chính:
1/ Phản ánh chi phí hoặc khoản lỗ về hoạt động đâù t tài chính phát sinh,
kế toán ghi:
Nợ TK 635 -chi phí tài chính
Có TK 111, 112
Có TK 141: Tạm ứng
Có TK 121, 128, 221, 222 Các khoản lỗ
2/ Lãi tiền vay đã trả và phải trả, kế toán ghi:
Nợ TK 635: chi phí tài chính.
Có TK 111, 112, 341, 311, 335
3/ Khi phát sinh chi phí liên quan đến hoạt động bán chứng khoán, kế toán
ghi:
Nợ TK 635: chi phí tài chính
Có TK 111, 112, 141,
4/ Các chi phí phát sinh cho hoạt động bất động sản, kế toán ghi:
Nợ TK 635: chi phí tài chính
Có TK 111, 112, 141,
5/ Trị giá vốn bất động sản đã bán, kế toán ghi:
Nợ TK 635: chi phí tài chính.
Có TK 228:" đâù t dài hạn khác".
6/ Các chi phí phát sinh cho hoạt động cho vay vốn, mua bán ngoại tệ, kế
toán ghi:
Nợ TK 635: chi phí tài chính.
Có TK 111, 112, 141,

7/ Cuối năm tài chính doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá đâù t
chứng khoán, các khoản đâù t liên quan đến khoản phải lập dự phòng giảm
giá các khoản đâù t chứng khoán, so sánh với số đã lập dự phòng năm trớc
Phm Th Hoa_TAKT 2B -22-
(nếu có) xác định số chênh lệch để lập thêm hoặc giảm đi (nếu có), kế toán
ghi:
-Trờng hợp phải lập thêm (số chênh lệch lớn hơn).
Nợ TK 635: chi phí tài chính.
Có TK 129: dự phòng giảm giá đâù t ngắn hạn.
Có TK 229: dự phòng giảm giá đâù t dài hạn.
-Trờng hợp số đã lập năm trớc lớn hơn số đã lập năm nay, doanh nghiệp
hoàn nhập dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 129, 229: hoàn nhập dự phòng.
Có TK 635: chi phí tài chính.
8/ Khoản chiết khấu thanh toán cho ngời mua hàng hoá dịch vụ đợc h-
ởng, kế toán ghi:
Nợ TK 635: chi phí tài chính.
Có TK 131, 111, 112,
9/ Cuối kỳ kế toán sau khi bù trừ giữa số tăng và số giảm chênh lệch tỷ
giá phát sinh trong kỳ, nếu chênh lệch tỷ giá giảm (d Nợ TK 413) đợc chuyển
vào chi phí tài chính, kế toán ghi:
Nợ TK 635: chi phí tài chính.
Có TK 413: chênh lệch tỷ giá
10/ Số chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số d cuối kỳ của các khoản phải
thu dài hạn, phải trả dài hạn co gốc nguyên tệ, kế toán ghi:
-Nếu tỷ giá giao dich trên thị trờng tại thời điểm lập báo cáo thấp hơn tỷ
giá hạch toán trong sổ, kế toán ghi:
Nợ TK 635: chi phí tài chính.
Có TK 131: phải thu khách hàng
-Nếu tỷ giá giao dich trên thị trờng tại thời điểm lập báo cáo cao hơn đối

với các khoản phải trả dài hạn trong sổ:
Nợ TK 635: chi phí tài chính.
Có TK 341: Vay dài hạn (có gốc ngoại tệ)
Có TK 342: Nợ dài hạn (có gốc ngoại tệ)
11/ Khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 tiền Việt nam (theo tỷ giá bán)
Nợ TK 635: chi phí tài chính (khoản lỗ nếu có)
Có TK 111, 112: Theo tỷ giá trên sổ kế toán
12/ Chi phí đất chuyển nhợng, cho thuê cơ sở hạ tầng đợc xác định là
tiêu thụ, kế toán ghi:
Nợ TK 635: chi phí tài chính.
Có TK 228: đâù t dài hạn khác
Phm Th Hoa_TAKT 2B -23-
13/ Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ sang
TK 911-"xác định kết quả kinh doanh", kế toán ghi:
Nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh
Có TK 635 -chi phí tài chính
5.5-Tổ chức hạch toán chi phí khác:
* Chứng từ: Khi có các khoản chi ra bằng tiền gửi ngân hàng ta co giấy báo
nợ của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc.
* Nội dung kết cấu tài khoản sử dụng: TK 811- Chi phí khác.
Bên Nợ: Các khoản chi phí khác phát sinh.
Bên Có: Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ các khoản chi phí khác phát
sinh trong kỳ sang TK 911- xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản 811 không có số d cuối kỳ.
* Ph ơng pháp hạch toán :
1/ Khi thanh lý nhợng bán TSCĐ;
Phản ánh phần giá trị còn lại của TSCĐ và ghi giảm TSCĐ nhợng bán
thanh lý.
Nợ TK 214- Hao mòn TSCĐ (phần giá trị khấu hao).

Nợ TK 811-Chi phí khác (phần giá trị còn lại).
Có TK 211, 213- Nguyên giá TSCĐ
Các chi phí phát sinh khi nhợng bán thanh lý TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 811-Chi phí khác
Nợ TK133- thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 141
2/ Trong trờng hợp doanh nghiệp nộp thuế nhầm lẫn trong kê khai hàng
hoá xuất khẩu, bị truy thu tiền thuế trong thời hạn 1 năm trở về trớc kể từ ngày
kiểm tra phát hiện có sự nhầm lẫn đó. Số thuế xuất khẩu truy thu phải nộp, kế
toán ghi:
Nợ TK 511- DT bán hàng và cung cấp dịch vụ (nếu trong năm có
DT hàng xuất khẩu)
Nợ TK 811-Chi phí khác (nếu trong năm không có doanh thu hàng
xuất khẩu)
Có TK 3333-thuế xuất nhập khẩu phải nộp
3/ Các khoản chi phí khác phát sinh nh chi khăc phục tổn thất và gặp rủi ro
trong hoạt động kinh doanh (bão lụt, hoả hoạn, cháy nổ, ) kế toán ghi:
Nợ TK 811-Chi phí khác
Có TK 111, 112, 141,
4/ Hạch toán các khoản tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt
thuế, truy nộp thuế, kế toán ghi:
Phm Th Hoa_TAKT 2B -24-
Nợ TK 811-Chi phí khác
Có TK 111, 112
Có TK 333- thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc
Có TK 338- Phải trả phải nộp khác
5/ Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ để xác
định kết quả kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh
Có TK 811- Chi phí khác

Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí khác

TK 111, 112, 141 TK 811 TK 911
CP khắc phục tổn thất
trong kinh doanh
Cuối kỳ kết chuyển
chi phí khác phát
TK 211, 213 sinh trong kỳ để
NG ghi giảm TSCĐ giá trị xác định kết quả
t/lý, nhợng bán còn lại kinh doanh
214
Gtrị
hao mòn
111, 112, 141
CP h/đ nhợng bán, th/lý TSCĐ
3333
Số thuế XNK truy thu phải nộp
111, 112, 333, 338
Các khoản bị phạt do VPHĐKT
truy nộp thuế
Phm Th Hoa_TAKT 2B -25-