Sharepoint server 2010 step by step

ỨNG DỤNG SHAREPOINT
TRONG TỔ CHỨC HIỆN ĐẠI

Tài liệu có bao gồm video hướng dẫn thực hành

NHÓM SHAREPOINT FREELANCE

January 1, 2010
Email:
1
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

1 | P a g e

Mục lục
Lời mở đầu 2
Part 1: Kiến trúc và cài đặt 3
Module 1: Giới thiệu kiến trúc Sharepoint Server 2010 3
Module 2 :Cài đặt Active Directory, SQL Server 2008 và Sharepoint Server 2010 6
Part 2: Triển khai môi trường làm việc cộng tác giữa các nhân viên trong công ty. 28
Module 3: Quản trị thông báo cho toàn công ty. 30
Module 4: Quản trị thông tin trong nội bộ công ty (thông tin về tổ chức). 54
Module 5: Diễn đàn trong công ty 89
Module 6: Khảo sát thông tin trong công ty 107
Module 7: Quản trị thư viện (tài liệu, video, hình ảnh dùng chung và có phân cấp) trong công ty. 114
Module 8: Làm việc cộng tác trong nội bộ các phòng ban 126
Module 9: Chia sẽ lịch làm việc, hội họp (tích hợp Microsoft Outlook). 152
Module 10: Quản lý văn bản (công văn). 158
Module 11: Ứng dụng đơn xin nghỉ phép (có báo cáo tình hình nghỉ phép) của nhân viên trong công ty.

167
Module 12: Sử dụng Sharepoint Workspace để làm việc offline. 195
Module 13: Quản trị các báo cáo kinh doanh. 199
Module 14: Tìm kiếm thông tin trong công ty 216
Module 15: Site cá nhân của nhân viên. 224
Module 16: Kho lưu trữ tài liệu. 231
Module 17: Quản lý dự án tích hợp với Project Server 2010 237
Module 18: Sử dụng Mobile để truy cập vào Sharepoint 2010 246
Module 19: Sao lưu và phục hồi hệ thống khi có sự cố. 254
Module 20: Báo cáo của hệ thống 258
Module 21: Thiết lập site làm việc từ xa cho các nhân viên ở bên ngoài công ty 262
Part 3: Triển khai môi trường làm việc cộng tác với các đối tác của công ty. 266
Module 22: Ứng dụng đơn đặt hàng cho đối tác 266
Part 4: Cung cấp thông tin cho khách hàng thông qua website trên Internet 285
Module 23: Website công ty. 285
Lời kết: 298

2
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

2 | P a g e

Lời mở đầu
Với xu thế phát triển của thời đại và cạnh tranh toàn cầu hóa, các doanh nghiệp và tổ
chức đang cần các công cụ hiệu quả để xây dựng năng lực cạnh tranh. Một trong những
cách hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp đó là nâng cao năng xuất lao động dựa vào khả
năng làm việc cộng tác, xây dựng cộng đồng thông qua các công cụ như wiki, blog,
survey, search… Chuẩn hóa lại các qui trình trong doanh nghiệp/ tổ chức hoặc xây dựng
hệ thống hỗ trợ ra quyết định dựa vào khả năng tổ hợp thông tin đa chiều giúp lãnh đạo
có quyết định chính xác một cách nhanh chóng.

Để đáp ứng tất cả nhu cầu đó và những thách thức đặc thù của từng doanh nghiệp/ tổ
chức, Microsoft đã giới thiệu sản phẩm Sharepoint 2010 nhằm giúp doanh nghiệp xây
dựng năng lực cạnh tranh một cách hiệu quả. Ngoài ra, Sharepoint 2010 còn được tích
hợp một cách chặt chẽ với những sản phẩm được dùng hằng ngày như Windows 7,
Office, Outlook, Exchange và thậm chí nhân viên có thể làm việc trên mobile để tăng
hiệu suất làm việc.
Với sự hỗ trợ của Microsoft Việt Nam, và đặc biệt là anh Phùng Phước Linh, anh Phạm
Anh Vũ và anh Trương Văn Quang, nhóm Sharepoint Freelance hân hạnh được giới thiệu
với các bạn cuốn Sharepoint Lab: “Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại”. Chúng
tôi hy vọng những nội dung trong cuốn Lab này giúp các đối tác của Microsoft, các quý
doanh nghiệp/tổ chức và các bạn đọc giả có được cơ sở ban đầu và động lực mạnh mẽ
nhằm thay đổi và cải thiện phương thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việt
Nam và xây dựng được cộng đồng Microsoft Sharepoint lớn mạnh hơn.
Trong quá trình xây dựng nội dung, chúng tôi khó tránh việc xảy ra sơ xót mong các bạn
vui lòng góp ý về địa chỉ email: để chúng tôi có thể sửa
chữa trong những phiên bản sau.
Chúng tôi cũng nhân cơ hội này xin được cám ơn Microsoft Việt Nam, anh Phùng Phước
Linh, anh Phạm Anh Vũ và Anh Trương Văn Quang đã tạo điều kiện để giúp chúng tôi
hoàn thành cuốn Lab này.
Trân trọng
Nhóm Sharepoint FreeLance
3
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

3 | P a g e


Part 1: Kiến trúc và cài đặt
Module 1: Giới thiệu kiến trúc Sharepoint Server 2010
Hiện nay khi nói đến SharePoint thì người ta sẽ nghĩ ngay đó là một sản

phẩm nền tảng cho việc trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ
doanh nghiệp, với các đối tác, với khách hàng thông qua môi trường
Intranet, Extranet và Internet. Với phiên bản mới nhất của Sharepoint –
Sharepoint Server 2010, ngoài khả năng làm việc cộng tác, chúng ta còn có
thể đầu tư đào sâu hơn vào việc phát triển các ứng dụng nhằm mục đích
phục vụ tốt hơn cho doanh nghiệp. Nói một cách khác, ta có thể xem
Sharepoint như một nền tảng để ta phát triển những ứng dụng rất nhanh
chóng đáp ứng hầu như tất cả các nhu cầu trong hoạt động của doanh
nghiệp như: xem tình hình kinh doanh của công ty theo thời gian thực, quản
lý hồ sơ – văn bản, áp dụng qui trình vào các hoạt động doanh nghiệp,….
Trong phần 1 này, chúng tôi xin giới thiệu sơ bộ về các tính năng của
Sharepoint 2010, giúp cho các bạn có một cái nhìn khái quát nhất nhất về
Sharepoint 2010.

4
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

4 | P a g e


 Sharepoint Sites: Cung cấp cho bạn một bộ công cụ đầy đủ và
mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để tạo ra bất kỳ loại site nào, đơn
giản hóa việc quản lý site thông qua một cơ sở hạ tầng duy nhất.Từ
site cộng tác trong nội bộ của các nhân viên, đến trang của các đối
tác, tới site dành cho khách hàng, mọi người đều có thể chia sẽ và
công bố thông tin thông qua việc sử dụng chung một hệ thống duy
nhất và quen thuộc.
 Sharepoint Communities: Đem lại cho bạn cách làm việc cộng tác
cùng nhau một cách hiệu quả nhất. Như thế nào ư? Rất đơn giản,
Sharepoint Communites cung cấp cho bạn công cụ cộng tác tuyệt

vời mà bất kỳ ai cũng có thể dùng nó để chia sẽ các ý tưởng, tìm








5
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

5 | P a g e

người và các vấn đề, xác định các thông tin kinh doanh. Thậm chí,
Sharepoint 2010 cho phép bạn quản lý những công cụ này từ một
nền tảng duy nhất và mạnh mẽ. Với Sharepoint 2010 Communites,
nhân viên của bạn có thể sáng tạo nhiều hơn và bạn hoàn toàn yên
tâm khi biết rằng các nhân viên của mình đang làm việc trong một
môi trường được quản lý tốt và an toàn.
 Sharepoint Content: Với SharePoint 2010 Content thì việc quản lý
nội dung doanh nghiệp (ECM) sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Ngoài khả năng quản lý bao quát các nội dung số như các văn bản,
bảng tính dạng Office, các hình ảnh, video, web page, file html,
blogs, wiki, Sharepoint 2010 còn cung cấp khả năng áp dụng các
chính sách (policy), quy trình (workflow) lên các loại tài liệu khác
nhau.
 Sharepoint Search: Làm thế nào để tìm kiếm thông tin cần thiết
trong một “rừng” nội dung đang chứa trong Sharepoint? Câu trả lời
rất đơn giản, sử dụng khả năng search mà Sharepoint cung cấp.

Sharepoint Search sẽ tạo các chỉ mục cho tất cả các thông tin trên
site, các file chứa trong các site, thậm chí là các thông tin people. Nó
giúp cho việc trả về kết quả tìm kiếm cho người sử dụng diễn ra
nhanh chóng.
 Sharepoint Insights: Cho phép mọi người có thể truy cập đến các
thông tin kinh doanh mà mình cần để ra được quyết định đúng
đắn.Với những tính năng mạnh mẽ như biểu đồ tương tác, bảng ghi
(scorecards), mọi người đều có thể sử dụng các thông tin trong cơ sở
dữ liệu, các báo cáo, và trong các ứng dụng của doanh nghiệp để đáp
ứng những yêu cầu cần thiết. Sharepoitn Insights sử dụng các giao
diện và các ứng dụng quen thuộc giúp cho người sử dụng thoải mái
ngay từ khi bắt đầu, nó giúp cho họ biết phải làm thế nào để có được
những thông tin mà họ cần.
 Sharepoint Composites: Cung cấp cho bạn những khối mà bạn có
thể sử dụng để lắp ráp, kết nối, và cấu hình dành cho các giải pháp
cộng tác trong môi trường doanh nghiệp. Từ một site đơn giản đến
một ứng dụng phức tạp, bạn có thể nhanh chóng đáp ứng các nhu
cầu kinh doanh cụ thể trong doanh nghiệp thông qua việc tùy chỉnh
các giải pháp.



6
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

6 | P a g e

Module 2 :Cài đặt Active Directory, SQL Server 2008 và Sharepoint Server
2010
a. Cài đặt Active Directory trên Windows Server 2008:

 Mô hình:
Internal PC Internal PC
Internal Laptop
TMG 2010
Internet
DC2008 – Windows Server Enterprise 2008
IP: 192.168.1.1/24

 Yêu cầu:
o Yêu cầu phần cứng:

Minimum
Recommended
Processor
1.0Ghz
2.0Ghz or faster
Memory
512MB
2.0GB or greater
Hard disk
10GB
40GB or greater

o Yêu cầu phần mềm:
DVD: MS Windows Server 2008 Enterprise
 Thực hiện:
o Thiết lập IP cho card mạng của máy server mà ta sẽ cài đặt
Active Directory (AD), thông số như sau:
 IP Address: 192.168.1.1
7

Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

7 | P a g e

 Subnet Mask: 255.255.255.0
 DNS Server: 127.0.0.1
o Vào Administrator tool -> Server Manager

o Chọn Roles -> add Roles
o Click Next -> chọn Active Directory Domain Services
(ADDS)
o Click Next -> chọn Install -> chờ install -> sau khi install
xong sẽ xuất hiện thông báo install thành công. Tới đây là
các bạn đã hoàn thành xong việc cài đặt các dịch vụ cần thiết
để cài đặt lên Domain Controller.
o Vào Start -> Run -> gõ dcpromo ->OK
8
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

8 | P a g e


o Click Next -> click Next





9
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

9 | P a g e


o Chọn “Create a new domain in a new forest” -> clik Next

o Nhập “company.com” vào ô FQDN of the forest root domain
10
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

10 | P a g e


o Chọn “Windows Server 2008” -> Click Next

o Click Next -> Chọn Yes (khi có hộp thoại thông báo về DNS)
o Để mặc định các giá trị thư mục trong hình -> click Next
11
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

11 | P a g e


o Nhập passoword restore mode -> click Next -> click Next
o Chờ hệ thống cài đặt xong -> Click Finish -> Restart máy.
Vậy là bạn đã cài đặt xong Domain Controller.
b. Cài đặt SQL Server 2008:
 Mô hình:
o Trước khi cài đặt:
Kế thừa từ mô hình phía trên (sau khi đã lên Domain

Controller)
o Sau khi cài đặt:
12
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

12 | P a g e

Internal PC Internal PC
Internal Laptop
TMG 2010
Internet
DC2008 – Windows Server Enterprise 2008
IP: 192.168.1.1/24
DB2008 – Microsoft SQL Server 2008
IP: 192.168.1.2/24

 Yêu cầu:
o Yêu cầu phần cứng:

Minimum
Recommended
Processor
1.4Ghz
2.0Ghz or faster
Memory
512MB
2.0GB or greater
Hard disk
2.2GB
40GB or greater

o Yêu cầu phần mềm:
Đĩa DVD cài đặt SQL Server 2008
 Thực hiện:
o Đưa đĩa cài đặt SQL Server 2008 vào máy server -> chọn
setup.exe
o Click chọn Installation -> chọn “New SQL Server Stand-
alone installation or add features to an existing installation”
13
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

13 | P a g e


o Click OK -> Chọn Install để cài đặt SQL Support file

o Chờ cho install hoàn tất -> Click Next
14
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

14 | P a g e


o Chọn “Enterprise Evaluation” -> Click Next

o Chọn “I accept the license terms” -> Click Next
15
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

15 | P a g e

o Chọn các thành phần như trong hình -> Click Next

o Chọn Named instance (có thể thay đổi tên nếu bạn muốn, ở
đây tôi để mặc định) -> Click Next
16
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

16 | P a g e


o Click Next
o Nhập thông tin user name và password của tài khoản quản trị
vào các ô: SQL Server Agent, SQL Server Database Engine,
SQL Server Analysis Services, SQL Server Reporting Service
-> click Next
17
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

17 | P a g e


o Add tài khoản quản trị vào ô “Specify SQL Server
Administrators” - > click Next
18
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

18 | P a g e

o Add tài khoản quản trị vào ô “Account Provisioning” -> click
Next
o Chọn “Install the Sharepoint Integrated mode default
configuration” -> click Next
o Click Next -> click Next - > click Install -> chờ quá trình cài
đặt diễn ra -> click Next -> click Close để hoàn tất quá trình
cài đặt SQL Server 2008.

c. Cài đặt Sharepoint Server 2010:
 Mô hình:
o Trước khi cài đặt:
Kế thừa mô hình ở trên, sau khi đã cài đặt SQL Server 2008.
o Sau khi cài đặt:
19
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

19 | P a g e

Internal PC Internal PC
Internal Laptop
TMG 2010
Internet
DC2008 – Windows Server Enterprise 2008
IP: 192.168.1.1/24
DB2008 – Microsoft SQL Server 2008
IP: 192.168.1.2/24
Sharepoint 2010

 Yêu cầu:
o Yêu cầu phần cứng:

Minimum
Processor
 64-bit, four cores for small deployments
 64-bit, eight cores for medium deployments

Memory
 8 GB for small deployments
 16 GB for medium deployments
Hard disk
80GB

o Yêu cầu phần mềm:
 DVD cài đặt Sharepoint Server 2010 (Internet,
Enterprise).
 The 64-bit edition of Microsoft SQL Server 2008
with Service Pack 1 (SP1) and Cumulative Update
2.
 Web Server (IIS) role
20
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

20 | P a g e

 Application Server role
 Microsoft .NET Framework version 3.5 SP1
 Microsoft Sync Framework Runtime v1.0 (x64)
 Microsoft Filter Pack 2.0
 Microsoft Chart Controls for the Microsoft .NET
Framework 3.5

 Windows PowerShell 2.0
 ADO.NET Data Services Update for .NET
Framework 3.5 SP1
 A hotfix for the .NET Framework 3.5 SP1 that
provides a method to support token authentication
without transport security or message encryption
in WCF.
 Windows Identity Foundation (WIF)

 Thực hiện:
o Cài đặt các thành phần cần thiết trong phần “yêu cầu về phần
mềm” để chuẩn bị cài đặt Sharepoint 2010.
o Chạy file OfficeServer.exe -> click chọn “Install Sharepoint
Server”
21
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

21 | P a g e


o Nhập Product key (khi bạn download Sharepoint Server 2010,
trên trang download sẽ xuất hiện product key) -> click
Continue
22
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

22 | P a g e


o Chọn “I accept… ” -> click Continue

23
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

23 | P a g e


o Chọn Server Farm

o Chọn Complete -> Click Install Now
24
Ứng dụng Sharepoint trong tổ chức hiện đại | Lưu hành nội bộ

24 | P a g e


o Chờ cho Sharepoint cài đặt xong -> Click chọn “Run the
Sharepoint Products….” -> click Close
o Click Next -> chọn Yes

o Chọn “Create a new server farm” -> Click Next