Huong dan trien khai luong 3p (kpi)

SỔ TAY HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG
LƯƠNG 3P

TÀI LIỆU MÔ TẢ Q TRÌNH VÀ CƠNG CỤ SỬ DỤNG
TRONG DỰ ÁN


MỤC LỤC
I.

TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN .................................................... 3

II.

Bước 1 - XÁC ĐỊNH CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP .......................................... 4

III.

Bước 2 - XÂY DỰNG MA TRẬN CHỨC NĂNG ............................................................. 6

IV.

Bước 3 - XÂY DỰNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC ..................................................................... 9

V.

Bước 3 - ĐÁNH GIÁ GIÁ TRỊ CÔNG VIỆC ................................................................... 12

VI.

Bước 5 - THIẾT LẬP HỆ THỐNG KHUNG BẬC LƯƠNG ............................................ 16

VII.

Bước 6 – XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC ....................................... 18

VIII.
Bước 7 – XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN
CÔNG VIỆC ................................................................................................................................. 20
IX. Bước 8 – XẾP LƯƠNG CHO CÁC CÁ NHÂN VÀ TRIỂN KHAI TRẢ LƯƠNG THEO
QUY CHẾ MỚI............................................................................................................................. 24

Trang2/24


TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
Dự án xây dựng hệ thống quản lý cho VDB được tiến hành từ tháng 8/2012 đến tháng 10/2013.
Về bản chất, dự án là q trình chuẩn hóa lại mơ hình quản trị công ty và hệ thống quản lý, bao
gồm nguyên tắc quản trị doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức, thiết kế hệ thống tiêu chí phục vụ đánh
giá kết quả công việc và đánh giá năng lực cho cán bộ nhân viên VDB, hệ thống trả lương 3P.
Các bước thực hiện dự án được mô tả như trong sơ đồ dưới đây
Chiến lược
Tầm nhìn

Sứ mệnh

Giá trị cốt
lõi

Lợi thế
cạnh tranh

Năng
Năng lực
lực
cốt
cốt lõi
lõi
Tuyên bố
chiến lược

Chuỗi giá trị
hoạt động

Bản đồ
chiến lược

Cơ cấu tổ chức
Mơ hình quản
trị

Cơ cấu tổ
chức cơng ty

Cơ cấu
phịng ban

Hệ thống chức
danh & MTCV

Hệ thống đánh giá hiệu quả

theo mục tiêu (BSC)

Hệ thống chỉ
tiêu công ty

Hệ thống đánh giá năng lực
Hệ thống chỉ
tiêu bộ phận

Từ điển
năng lực

Hệ thống
KPI cá nhân
Quy ước
đánh giá

Khung năng
lực

Hệ thống trả lương 3P
Hồ sơ năng
lực cá nhân

Hệ thống
khung bậc
lương
Quy chế trả
lương
Bảng tính minh

họa quy chế

Các tài liệu đầu ra của dự án bao gồm:
1. Mô hình quản trị cơng ty và quy ước điều hành.
2. Mơ hình cơ cấu tổ chức.
3. Ma trận phân bổ chức năng công ty.
4. Danh mục chức danh mới.
5. Ma trận phân bổ chức năng bộ phận.
6. Bộ Mô tả cơng việc.
7. Hệ khung bậc lương cho vị trí (P1).
8. Hệ tiêu chí đánh giá năng lực (P2).
9. Hệ tiêu chí đánh giá kết quả (P3).
10. Quy chế trả lương.
11. Bảng tính minh họa cho quy chế.
Trang3/24


Sổ tay hướng dẫn xây dựng hệ thống lương này sẽ trình bày vắn tắt các bước thực hiện với các tài
liệu minh họa là kết quả đầu ra của dự án. Tuy nhiên, Sổ tay hướng dẫn sẽ không bao gồm tài liệu
(1) Báo cáo đánh giá (10) Quy chế trả lương và (11) Bảng tính minh họa cho quy chế. Sổ tay nhằm
mục đích hướng dẫn thực hiện các bước căn bản để xây dựng được một hệ thống lương 3P choVDB
theo phương pháp đã tiến hành trong dự án.
CHI TIẾT CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
1.1
Bước 1 - XÁC ĐỊNH CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
Việc cần làm trước hết là xác định chuỗi giá trị của doanh nghiệp dựa trên mơ hình chuỗi giá trị cơ
bản của M. Porter (xem hình dưới). Dựa vào mơ hình này, chuỗi giá trị của VDB sẽ được điều chỉnh
theo đặc điểm thực tế vận hành sản xuất kinh doanh của sản phẩm/dịch vụ (cụ thể ở đây là trồng
trọt, chế biến và thương mại)

Điều này có nghĩa là các chức năng sản xuất và vận hành củaVDB chúng ta sẽ xảy ra đồng thời
với chức năng bán hàng.
Mơ hình cụ thể của VDB có thể được biểu diễn như sau:

Trang4/24


Từ mơ hình này, VDB xác định được chức năng cần thiết cho các bộ phận, dựng lên nguyên tắc
phân nhóm (phịng ban) của mình, tên các phịng ban, và mối quan hệ báo cáo chiều dọc của các
phòng ban này.Sơ đồ dưới đây minh họa cho một cơ cấu tổ chức ở thời điểmkết thúc dự án.

Trang5/24


Ban cố vấn

Tổng giám đốc

Phó Tổng GĐ
Sản xuất
Giám đốc
Nhân sự

Thủ
quỹ

Cơng
nhân
KT
Trồng

trọt

Giám đốc
NaTrading

Giám đốc
NaProd

Trưởng
phịng
SX
giống &
dịch vụ

NV
NV Kế
Thủ
tốn kho,
Thống
hành
kê
chính,

Phó Tổng GĐ
Kinh doanh

Trợ lý
Tổng GĐ

Giám đốc

Ngun liệu

Kế tốn
trưởng

Phó Tổng GĐ
Tài chính

Trưởng
phịng
Chăn
ni,
rừng &
IQF

Cơng
Nhân
viên nhân KT
dịch vụ Trồng
trọt

Trưởng
phịng
SX
Chanh
leo

Cơng
nhân
KT

Trồng
trọt

Trưởng phịng
Hành chính Nhân sự

Kế tốn trưởng
(TP Vinh)

Trưởng phịng
Kế hoạch
- Vật tư

NV Kế toán
tổng hợp
(Vinh)

NV Điều độ
sản xuất

Nhân viên hành
chính nhân sự
(Tính lương,
BH, YT)

Thủ quỹ
(Vinh)

NV
Vật tư

Tổ trưởng
Hành chính
(IT, hành
chính, XDCB)

TP Kế toán
(NM)

NV Quản lý
nhân sự (TDĐT-ĐG)

Thư ký - lễ tân

NV
Kế tốn thanh
tốn (NM)

Mơi trường

NV
Kế tốn vật tư
(NM)

Trưởng phịng
QA & CN

Phó phịng phụ
trách cơng nghệ
NV QA

NV Quản lý
Cơng nghệ

Quản đốc
Xưởng
Sản xuất

Nhân viên
thống kê sản
xuất
NV Kỹ thuật cơ
- Điện - Điện
lạnh
Tổ trưởng SX

Lái xe nâng

Thủ kho NL VT
kiêm Thủ quỹ
Tạp vụ

Trưởng phịng
Kinh doanh

Trưởng phịng
SX Gấc

NV Kế tốn tổng
hợp

Trợ lý TGĐ

NV
Kỹ thuật
Trồng trọt

Thủ quỹ

NV
R&D

Công nhân KT
Trồng trọt

Trưởng ca

NV Môi trường

Thủ kho
Thành phẩm

Kế tốn trưởng
kiêm Trưởng
phịng hành chính
(CV)

NV
Hành chính (T. ký/
Lễ tân/Lương/BH)

NV
Mua hàng

Lái xe (Vinh)

NV Hậu cần kinh
doanh (Logistic)

Công nhân
Vận hành

Bảo vệ

NV
Kinh doanh

Công nhân hỗ
trợ

Nhân viên bếp

NV
Marketing

Tổ trưởng Bảo
trì
Tổ bảo vệ

Sản xuất nguyên liệu

1.2

Nhà máy

Cơng nhân bảo
trì

ChoaViet

Tổ bếp ăn

Bước 2 - XÂY DỰNG MA TRẬN CHỨC NĂNG
1. Mục đích của Ma trận chức năng:

-

Hợp lý hóa và chuẩn hóa các vị trí theo bản chất quản lý doanh nghiệp (xây dựng hệ thống
vị trí chuẩn);
Phân bổ chức năng hợp lý;
Có cơ hội sắp xếp lại cách phân cơng cơng việc;
Chuẩn hóa u cầu năng lực và kết quả công việc dựa trên mục tiêu phát triển doanh nghiệp;
Có cơ sở viết Mơ tả công việc theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp thay vì theo cách liệt
kê thực tế (mà có thể chưa đủ hoặc bị trùng lặp, chồng chéo);
2. Nội dung

-

Ma trận chức năng là 1 sơ đồ phân bổ luồng công việc của 1 chức năng giữa các bộ phận
hoặc chức danh. Nguyên tắc xây dựng ma trận chức năng công ty và bộ phận đều tương tự

Ma trận chức năng bao gồm 2 cấp độ:
o Ma trận chức năng cấp công ty: là ma trận biểu diễn phân bổ các chức năng của
doanh nghiệp cho các bộ phận. Chức năng của doanh nghiệp được lấy từ mơ hình

Trang6/24


chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Các bộ phận được lấy từ mơ hình cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp đã thiết lập ở giai đoạn trước.
o Ma trận chức năng cấp bộ phận: là ma trận biểu diễn phân bổ các chức năng của bộ
phận cho các chức danh. Các chức năng của bộ phận bao gồm những chức năng cụ
thể đã được phân bổ ở ma trận công ty. Hệ thống chức danh cần được rà soát và
thống nhất trước khi xây dựng ma trận bộ phận.
3. Nguyên tắc xây dựng Ma trận chức năng
1. Hợp lý về phân bổ luồng công việc của một chức năng giữa các bộ phận (hàng ngang):
 Chức năng không chồng chéo, lặp lại
 Ln có “chủ trì” và “chịu trách nhiệm về kết quả” ở mỗi chức năng
 Hợp lý về phân bổ chức năng trong một chức danh (hàng dọc)
 Khơng có bộ phận chỉ “tham gia” mà khơng có một vai trị chủ trì nào
 Khơng có “siêu bộ phận” chủ trì hoặc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động
3. Bảo đảm sự tiện lợi cho khách hàng (không quá nhiều đầu mối trong 1 giao dịch), đồng
thời tạo sự nhất qn về thơng tin.
4. Bảo đảm ít nhất về rủi ro (tài chính, thương hiệu, v.v) – có thực hiện và kiểm tra chéo,
tránh tình trạng “vừa đá bóng vừa thổi cịi»
5. Tạo sự chủ động cho một bộ phận hoặc chức danh (nếu chủ trì thì cần được quyết định để
chịu trách nhiệm về kết quả)
4. Các mẫu ma trận chức năng và kết quả thực hiện
-

Ma trận chức năng cơng ty:

Quy ước Ký hiệu:
-

C: chủ trì thực hiện tồn bộ chức năng
C1: chủ trì thực hiện một phần chức năng
T: Tham gia (chủ động thực hiện, vai trò thứ yếu so với C)
H:hỗ trợ (thực hiện khi được yêu cầu, vai trò thứ yếu so với C)

Trang7/24


-

Ma trận chức năng bộ phận mẫu:Ma trận chức năng Bộ phận Nhân sự

Trang8/24