Huong dan trien khai luong 3p vdconsultant 2 (kpi)

I. Bước 1 - XÂY DỰNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Mục đích
Mơ tả cơng việc cần được coi là một văn bản quản lý, được sử dụng như một văn bản cơ sở cho
các công việc sau:
- Thống nhất các chuẩn công việc giữa người quản lý và nhân viên
o Người quản lý giao việc và theo dõi nhân viên thực hiện theo các nhiệm vụ được ghi
trong MTCV với các yêu cầu về kết quả đầu ra và yêu cầu năng lực (độ thành thạo)
như mô tả trong văn bản.
- Sử dụng trong tuyển dụng và đào tạo nhân viên
o Các yêu cầu năng lực là cơ sở để tuyển dụng và xây dựng các chương trình đào tạo
năng lực cho nhân viên
- Đánh giá kết quả công việc nhân viên
o Các tiêu chuẩn đánh giá kết quả (định tính) nêu trong MTCV là cơ sở để xây dựng
hệ thống mục tiêu (định lượng) công việc hàng kỳ
Bản MTCV cũng trở thành văn bản cơ sở để thực hiện đánh giá giá trị công việc, thiết lập thang
bảng lương trả cho vị trí cơng việc.
2. Nội dung
Các bản Mơ tả công việc cần phải cung cấp được các thông tin, bao gồm:
-

Tên công việc
Các thông tin sơ bộ khác về công việc
Mục tiêu công việc
Nhiệm vụ, chức năng
Yêu cầu trình độ năng lực để hồn thành cơng việc
Quyền hạn (tài chính, nhân sự, đại diện)
Điều kiện mơi trường cơng việc
Mối quan hệ với các công việc khác
3. Các nguyên tắc xây dựng Mô tả công việc

-

Sử dụng các động từ chỉ hành động khi mô tả chức năng nhiệm vụ của vị trí
Các chức năng, nhiệm vụ mà chức danh/vị trí giữ vai trị “chủ đạo” đặt lên trên, các chức
năng khác chỉ giữ vai trò hỗ trợ, tham gia đặt đằng sau
Ghép các nhiệm vụ gần với nhau vào chung trong 1 chức năng
Mô tả công việc của chức danh/vị trí chứ khơng phải là cơng việc của người đảm nhiệm chức
danh/vị trí đó
Mơ tả làm cái gì chứ không phải là làm như thế nào

Trang9/24


4. Các bước xây dựng Mô tả công việc
-

-

Căn cứ trên Ma trận chức năng bộ phận, các chức năng mà chức danh/vị trí giữ vai trị “chủ
trì” sẽ là các chức năng chính để đưa vào Mơ tả cơng việc
Liệt kê các nhiệm vụ để cụ thể hóa chức năng
Ngoài ra các chức năng, nhiệm vụ mà chức danh/vị trí chỉ giữ vai trị là tham gia, hỗ trợ, gộp
hoặc ghép thành 1 chức năng liên quan nếu có thể

5. Mẫu Mô tả công việc và kết quả thực hiện
Kết quả mẫu:
Mã số tài liệu
Ngày hiệu lực:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Ngày cập nhật:
Lần cập nhật:
Số trang:

I. THÔNG TIN CHUNG
Chức danh cơng việc
Tên phịng / ban
Cấp trực tiếp quản lý
Chức danh dưới quyền trực tiếp
Loại hợp đồng

Mã chức danh: JD/NV_CS

Nhân viên Chính sách
Phịng HCNS
Trưởng phịng HCNS
Thời vụ

Xác định thời hạn:

X

Khơng xác định thời hạn

II. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ
Chức năng

Nhiệm vụ

Tần suất

Thiết lập, cập nhật và quản lý data nhân sự bao gồm các các data
nhân sự nghỉ việc, data nhân sự vi phạm kỉ luật lao động

Data nhân sự cập nhật

Soạn thảo các loại quyết định, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao
động, quyết định điều chuyển, luân chuyển, chấm dứt hdld
Công tác Hồ sơ nhân sự

Quản lý,theo dõi cập nhật hồ sơ nhân sự. Hồ sơ khám sức khỏe định
kỳ, sổ bảo hiểm xã hội và các loại giấy tờ khác lien quan đến nhân
thân người lao động

Các loại quyết định/ Hợp đồng
Hàng tuần
Danh mục hồ sơ nhân sự
Danh mục hồ sơ nhân sự nghỉ
việc

Quản lý, lưu trữ các hồ sơ nhân sự nghỉ việc.
Thực hiện việc chấm công, theo dõi công, tổng hợp các loại công
của CBNV. Chịu trách nhiệm giải thích khi có thắc mace CBNV về
công. Quản lý ngày nghỉ hàng năm (nghỉ phép) của CBNV

Cơng tác chấm cơng, tính lương,
thuế thu nhập cá nhân

Kết quả đầu ra

Hàng tháng

Bảng cơng

Theo dõi, kiểm tra rà sốt và tổng hợp kết quả làm việc CBNV (KPI)

Hàng
năm/Đột xuất

Báo cáo biến động nhân sự

Thực hiện việc tính lương, thanh toán lương và các khoản chế độ
khác của CBNV

Hàng tháng

Thực hiện các thủ tục khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân
cho CBNV công ty
Hàng tháng/
Năm
Lập các loại báo cáo lien quan đến lương (báo cáo quĩ lương, báo

Bảng lương

Các loại báo cáo

cáo năng xuất lao động trên chi phí lương…)

Trang10/24

IV. QUYỀN HẠN
1

Quyền chủ động thực hiện các nhiệm vụ cơng việc theo mơ tả cơng việc của vị trí Nhân viên chính sách

2

Quyền yêu cầu các đơn vị giải trình các trường hợp bất cập về cơng lương, bảo hiểm xã hội

3

Quyền yêu cầu các cá nhân, quản lý cập nhật hồ sơ nhân sự theo qui định của công ty

4

Quyền tham gia xây dựng qũi lương, quĩ thưởng, quĩ phúc lợi hàng năm

5

Quyền đề xuât và tham gia xây dựng các qui trình, qui định lien quan đến cơng tác chính sách

6

Quyền đề xuất bổ sung, nâng cấp, thay thế trang thiết bị văn phịng

V. QUAN HỆ CƠNG ViỆC
Tên đơn vị, chức danh phối hợp
Quan hệ báo cáo
Quan hệ bên trong cơng ty

Mục đích

Trưởng phịng Hành chính nhân sự
Trưởng phịng Hành chính nhân sự

Báo cáo, đề xuất

Các phịng/ ban/ BP trong công ty

Phối hợp thực hiện công việc

VI. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Thời gian làm việc

X Giờ hành chính

Phương tiện đi lại

X Tự túc phương tiện đi lại Công ty hỗ trợ phương tiện đi lại và công tác khi đi công tác.

Làm việc theo ca

Được trang bị phương tiện đi lại, cụ thể:

Môi trường làm việc

X Điêu kiện làm việc
bình thường

Điều kiên làm việc tương
đối nặng nhọc, có rủi ro

Điều kiện làm việc nặng nhọc, có rủi ro
đối với sức khỏe

VIII. TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CƠNG VIỆC
Trình độ học vấn tối thiểu:
Kinh nghiệm tối thiểu
u cầu ngoại ngữ
Kiến thức

Đại học
ít nhất 03 năm kinh nghiệm cùng vị trí
Tiếng anh đọc hiểu
-Hiểu biết về hoạt động SXKD của Công ty
-Hiểu hiết về phương pháp quản trị nhân sự hiện đại
-Hiểu biết về luật lao động, luật BHXH, thuế TNCN
-Hiểu biết về an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy

Kỹ năng cần thiết

Kỹ năng chuyên môn
Kỹ năng quản lý

Kỹ năng hỗ trợ

Thái độ

-Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục

-Kỹ năng đàm phán
-Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
-Kỹ năng đánh giá nhân sự
-Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện
-Kỹ năng phát triển Nhân viên
-Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề
-Kỹ năng trình bày
-Khai thác sử dụng intenet
-Sử dụng thành thạo máy tính và các phần mềm ứng dụng văn phòng, phần mềm quản lý nhân sự
-Hợp tác
-Cẩn thận
-Trung thực
-Chủ động sáng tạo

Các chữ ký dưới đây của người giữ chức vụ được mô tả, người quản lý trực tiếp và giám đốc đã đọc và trao đổi và đồng ý rằng các thơng tin hồn tồn
phản ánh chính xác cơng việc được giao.
Giám đốc
( ký và ghi rõ họ tên)

Quản lý trực tiếp
( ký và ghi rõ họ tên)

Người thực hiện công việc
( ký và ghi rõ họ tên)

Trang11/24


II. Bước 2 - ĐÁNH GIÁ GIÁ TRỊ CÔNG VIỆC
1. Mục đích

-

So sánh tầm quan trọng hay mức độ đóng góp giữa các loại hình cơng việc khác nhau đối
với mục tiêu chung của công ty
Là cơ sở để xác định mức lương vị trí và mức độ chênh lệch mức lương giữa các vị trí với
nhau, thiết lập được một hệ thống thang bảng lương bảo đảm sự công bằng nội bộ (tồn bộ
các vị trí) và tính cạnh tranh với bên ngồi (đối với một số vị trí chủ chốt)
2. Nội dung
Biểu đánh giá giá trị công việc là một hệ thống các câu hỏi và câu trả lời đề cập tới các khía
cạnh của cơng việc nhằm xác định được quy mơ cơng việc và lượng hóa tầm quan trọng của
mỗi công việc đối với một doanh nghiệp, bao gồm:
o Kiến thức và kinh nghiệm liên quan
o

Trí lực và năng khiếu

o Thể lực
o Môi trường và điều kiện làm việc
o Mức độ ảnh hưởng của vị trí tới các hoạt động doanh nghiệp
-

Các phương án lựa chọn tương ứng với các tiêu chí với các cấp độ khác nhau

-

Trọng số của các tiêu chí, thể hiện tầm quan trọng của tiêu chí đối với mục tiêu của doanh
nghiệp

-

Điểm số được gán cho các phương án trả lời
3. Các bước thực hiện
i. Các bước để xây dựng và cập nhật biểu đánh giá giá trị cơng việc

-

Rà sốt và thống nhất các tiêu chí được sử dụng để đánh giá giá trị công việc trên cơ sở biểu
mẫu hướng dẫn
Rà soát và thống nhất các phương án trả lời
Đặt trọng số cho các tiêu chí trên cơ sở tầm quan trọng của tiêu chí đó với mục tiêu của doanh
nghiệp
Đặt các mức điểm cho các lựa chọn trả lời của tiêu chí
Từng chức danh sẽ được chấm điểm theo các lựa chọn và ra tổng điểm
ii. Nguyên tắc thực hiện đánh giá giá trị công việc:

-

Chấm điểm trên cơ sở vị trí cơng việc đó, chứ khơng phải là người thực hiện cơng việc đó

-

Trọng số được xác định trên cơ sở định hướng mục tiêu của doanh nghiệp.

Trang12/24


4. Mẫu Biểu đánh giá giá trị công việc

Phần I: KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG
Q1

YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN VỀ KIẾN THỨC, KỸ NĂNG TỐI THIỂU ĐỂ LÀM
ĐƯỢC VIỆC:

A

Khơng địi hỏi kỹ năng cụ thể. Khả năng thực hiện công việc rất đơn giản và thực hiện trong thời gian
ngắn, thường là cơng việc tay chân.

B

Phải có khả năng thực hiện các cơng việc có quy trình đơn giản. Thường là các cơng việc mang tính
thaotác hoặc cụ thể, lặp đi lặp lại, có thể phải dùng đến máy móc đơn giản, đơn chức năng.

Trang13/24


C

Phải có khả năng thực hiệncác nhiệm vụ khác nhau theo quy trình được định nghĩa rõ ràng và đơn
giản. HOẶC phải biết vận hành, sử dụng các máy móc, thiết bị chuyên dụng của Công ty.
Các kiến thức này có thể học được từ cơng việc kinh nghiệm) hoặc qua một chương trình đào tạo
nghềtừ vài tuần đến vài (03) tháng.

D

Phải có tay nghề (kỹ năng thực hành nghề) thuần thục và thường địi hỏi kiến thức chun mơn
HOẶC Có khả năng thực hiện một quy trình tương đối khó của Cơng ty (nhưng khơng phải lý thuyết
mà qua thực tế)
Các kỹ năng có được qua đào tạo trình độ trung cấp nghề 2 và kinh nghiệm thực tế.

E

Phải có tay nghề (kỹ năng) nâng cao, địi hỏi phải có hiểu biết sâu liên quân đến một chức năng của
công ty VÀ/HOẶCkỹ năng giám sát để đưa ra định hướng cho nhân viên thực hiện các công việc sản
xuất, tác nghiệp, hoặc hành chính.
Các kỹ năng có được qua đào tạo trình độ trung cấp nghề 2 năm hoặc cao đẳng 3 năm và kinh nghiệm
thực tế.

F

Phải có kiến thức cơ bản và kỹ năng thực hiện các hoạt động sử dụng đến nhiều nghiệp vụ và kinh
nghiệm VÀ/HOẶC Có kiến thức cơ bản về một nguyên lý hoặc lý thuyết trong một lĩnh vực liên quan
hoặc chuyên ngành ( như nhân sự, marketing, tài chính, kế tốn…).
Năng lực này có được qua đào tạo đại học và kinh nghiệm tối thiểu.

G

Phải có kiến thức rộng và kỹ năng ứng dụng thuần thục qua nhiều kinh nghiệm hoặc kinh nghiệm
chuyên sâu trong một lĩnh vực thường đòi hỏi sự thành thạo các nghiệp vụ và các tiền lệ đa dạng
HOẶC hiểu biết sâu các lý thuyết hoặc nguyên lý khoa học.
Năng lực này có được qua đào tạo đại học liên quan hoặc chuyên ngành và một số năm kinh nghiệm
liên quan.

H

Phải có nhiều kinh nghiệm trong quản lý nhân viên và khả năng ứng dụng các lý thuyết chun
ngành với đặc thù của Cơng ty VÀ/HOẶC có kiến thức chuyên sâu và kỹ năng đặc biệt thành thạo
(chuyên gia) trong lĩnh vực khoa học, kỹ thuật hoặc kinh doanh.
Năng lực này tương đương đào tạo đại học và nhiều năm kinh nghiệm liên quan (7 năm hoặc hơn)

HOẶC đào tạo sau đại học và 3 năm kinh nghiệm liên quan.

I

Phải cókiến thức tổng hợp rộng, kỹ năng đa dạng và thành thạo và kinh nghiệm quản lý một đơn vị
lớn và đa chức năng.
HOẶC
Đặc biệt xuất sắc về chun mơn, kỹ thuật, địi hỏi phải có những phương pháp tiếp cận hiện đại đối
với các lĩnh vực phức tạp và được giới chun mơn bên ngồi thừa nhận.

Trang14/24


Q2

KIẾN THỨC/TRÌNH ĐỘ TỐI THIỂU MÀ CƠNG VIỆC NÀY ĐỊI HỎI:

A

Tốt nghiệp THCS hoặc thấp hơn và không yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu

B

Tốt nghiệp PTTH và không yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu

C

Tốt nghiệp PTTH và phải qua đào tạo sơ cấp (đào tạo tay nghề đơn giản cho người chưa biết trong
khoảng 3 tháng)

D

Phải qua đào tạo chính thức hoặc chuyên sâu về một mảng công việc cụ thể (01 năm)

E

Tốt nghiệp trung cấp nghề trong lĩnh vực nghề nghiệp liên quan (02 năm)

F

Tốt ngiệp cao đẳng trong lĩnh vực nghề nghiệp liên quan (03 năm)

G

Tốt nghiệp đại học nói chung, khơng cần phải là chun ngành (04-05 năm)

H

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành vàcó kiến thức chuyên sâuvề những lĩnh vực phức tạp VÀ bằng
cấp/chứng chỉ chuyên nghiệp

I

Đòi hỏi bằng sau đại học HOẶC địa vị chuyên môn được công nhận bằng chứng chỉ hành nghề cao
cấp (ví dụ luật sư, CPA, CFA)

J

Tiến sỹ trong ngành liên quan

-

Kết quả đánh giá giá trị công việc VDB (TL6)

Trang15/24


III. Bước 3 - THIẾT LẬP HỆ THỐNG KHUNG BẬC LƯƠNG
1. Mục đích
Hệ thống chức danh của doanh nghiệp cần được phân nhóm và các nhóm sẽ được trả chung
một khung lương, tức là mỗi nhóm chức danh sẽ có chung mức bắt đầu và mức kết thúc.
Việc phân nhóm lương cho các vị trí khác nhau để đảm bảo:
o Các cơng việc có mức độ đóng góp hoặc tầm quan trọng giống nhau hoặc tương
đương nhau được trả tương đương nhau
o Các cơng việc có sự đóng góp hoặc tầm quan trọng khác nhau sẽ có mức chênh lệch
về trả lương
o Thực hiện trả lương phù hợp với vị trí cơng việc cá nhân đảm nhiệm

-

2. Nội dung
Các vị trí cơng việc đã được đánh giá giá trị cơng việc và đã có tổng điểm
Các vị trí cơng việc đã được sắp xếp vào các nhóm tương đồng nhau căn cứ trên các tiêu chí
Phân nhóm chức danh và điểm số của các vị trí này, gọi là Khung lương
Số lượng bậc trong từng khung, thể hiện các mức năng lực khác nhau trên cùng 1 khung
lương
Xác định độ giãn cách giữa các bậc lương tùy thuộc vào kỳ vọng tăng của doanh nghiệp
Xác định Mức lương tối thiểu trong cả khung lương
3. Các bước xây dựng và cập nhật khung lương
i. Các bước thực hiện

-

Đánh giá giá trị cơng việc các vị trí theo cách thực hiện tại Bước 4

-

Tính điểm cho từng vị trí cơng việc

-

Sắp xếp các vị trí cơng việc vào các nhóm theo một hệ tiêu chí để tạo ra các khung lương,
đặt tên khung với các ký hiệu (ví dụ A, B, C)

-

Xác định số bậc cho từng khung lương

-

Xác định mức lương tối thiểu của công ty (hệ số thấp nhất của khung thấp nhất) và xác định
hệ số giãn cách giữa các bậc
ii. Nguyên tắc xây dựng

-

Độ giãn cách giữa các bậc lương trong khung lương và giữa các khung lương khác nhau phải
là đáng kể để thể hiện được sự chênh lệch

-

Số bậc trong 1 khung lương phải đủ lớn để khi người lao động có thể an tâm gắn bó lâu dài
với 1 vị trí cơng việc, tránh việc tìm 1 vị trí khác chỉ vì mức lương ở các vị trí khác cao hơn
vị trí cơng việc đang làm

Trang16/24