nâng cao chất lượng công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địan bàn thành phố vĩnh long

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - TÀI CHÍNH VĨNH LONG














ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CƠ SỞ


NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI CÁC
DOANH NGHỆP NHỎ VÀ VỪA
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VĨNH LONG





Thực hiện:

Ths. Lê Hoàng Phúc (chủ nhiệm)

CN. Nguyễn Hồng Hoàng
Ths. Lâm Thị Trúc Linh
CN. Nguyễn Ngọc Thọ







Vĩnh Long, tháng 12 năm 2013

MỤC LỤC
Trang

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ
VÀ VỪA


5

1.1. Khái quát về chất lượng công tác kế toán trong doanh nghiệp 5

1.2. Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp
nhỏ và vừa
6

1.2.1. Tiêu chí xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa 6

1.2.2. Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 7

1.2.3. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 7

1.2.4. Nguyên tắc và yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

7

1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại doanh
nghiệp nhỏ và vừa
7

1.2.5.1. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp và tác
động của thuế
8

1.2.5.2. Sự phát triển của công nghệ thông tin 9

1.2.5.3. Nhận thức của chủ doanh nghiệp 9

1.2.5.4. Trình độ của nhân viên kế toán 9

1.2.5.5. Chi phí 9

1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa 10

1.3.1. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán. 10

1.3.1.1. Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán. 10

1.3.1.2. Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế
toán hướng dẫn.
11

1.3.1.3. Tổ chức thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng. 11

1.3.1.4. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ
kế toán
12

1.3.1.5. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 12

1.3.1.6. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán 13

1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. 13

1.3.2.1. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán 13

1.3.2.2. Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán 14

1.3.3. Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán. 14

1.3.3.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán 14

1.3.3.2. Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng 15

1.3.4.
Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.

15

1.3.4.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về báo cáo tài chính

15

1.3.4.2. Tổ chức lập báo cáo tài chính 15

1.3.4.3. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính 16

1.3.5. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản 16

1.3.6. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản 17

1.3.7. Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 17

1.3.7.1. Tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán. 17

1.3.7.2. Thực hiện thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán. 18

1.3.8. Tổ chức Tin học hóa công tác kế toán 19

1.3.9. Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán 19

1.3.9.1. Tổ chức bộ máy kế toán 19

1.3.9.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán 20

1.3.9.3. Bố trí người làm kế toán 20

1.3.9.4. Bố trí kế toán trưởng 21

Chương 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN CÔNG TÁC
KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ VĨNH LONG


22

2.1. Cơ sở và phương pháp đánh giá 22

2.1.1. Điều tra bằng bảng câu hỏi 22

2.1.2. Thu thập thông tin từ báo cáo khóa luận tốt nghiệp 23

2.1.3. Phỏng vấn 24

2.2. Thực trạng tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp
nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long
24

2.2.1. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán. 24

2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. 26

2.2.3. Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán. 28

2.2.4.

Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.


30

2.2.5. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản 32

2.2.6. Tổ chức tin học hóa công tác kế toán 33

2.2.7. Tổ chức bộ máy kế toán 34

2.2.8. Tổ chức thực hiện kê khai và quyết toán thuế 36

2.3. Ưu điểm, hạn chế và vướng mắc trong tổ chức và thực hiện công tác
kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long
37

2.3.1. Ưu điểm 37

2.3.2. Hạn chế 38

2.3.3. Khó khăn, vướng mắc 39

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC HẠN CHẾ, NÂNG
CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP
NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VĨNH LONG

41

3.1. Quan điểm và mục tiêu 41

3.1.1. Quan điểm 41

3.1.2. Mục tiêu 41

3.2. Giải pháp khắc phục hạn chế, nâng cao chất lượng công tác kế toán
tại doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long

41

3.2.1.
Giải pháp khắc phục hạn chế và tháo gỡ vướng mắc công tác kế toán
41

3.2.1.1. Đối với Tổ chức và thực hiện chế độ chứng từ kế toán 42

3.2.1.2. Đối với Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán.

42

3.2.1.3. Đối với Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo
cáo kế toán quản trị
43

3.2.1.4. Đối với Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, kiểm kê 44

3.2.1.5. Đối với Tổ chức Tin học hóa công tác kế toán 44

3.2.1.6. Đối với Tổ chức bộ máy kế toán 45

3.2.1.7. Đối với Tổ chức thực hiện kê khai và quyết toán thuế 45

3.2.2. Giải pháp cải tiến chất lượng công tác kế toán 47

3.2.2.1. Xây dựng danh mục hệ thống chứng từ sử dụng tại DN 47

3.2.2.2. Xây dựng danh mục hệ thống sổ sách áp dụng tại DN 48

3.2.2.3. Xây dựng quy trình thực hiện luân chuyển chứng từ, ghi chép
sổ sách các nghiệp vụ chủ yếu
49

3.2.2.4.Thực hiện các công việc trước khi khóa sổ, lập báo cáo tài chính
49

3.2.2.5. Xây dựng bộ máy kế toán và mô tả công việc
51

3.2.3. Một số đề xuất, khuyến nghị 53

KẾT LUẬN 55

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DN : Doanh nghiệp
TNDN : Thu nhập doanh nghiệp
TP : Thành phố
IASB : Hội đồng Chuẩn mực kế toán quốc tế

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Tiêu chí xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa
Bảng 2.1. Đối tượng khảo sát phân theo lĩnh vực hoạt động và chế độ kế
toán áp dụng
Bảng 2.2. Kết quả khảo sát về tổ chức và thực hiện chế độ chứng từ
Bảng 2.3. Kết quả khảo sát về Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Bảng 2.4. Kết quả khảo sát về Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán
Bảng 2.5. Kết quả khảo sát về Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và
báo cáo kế toán quản trị.
Bảng 2.6. Kết quả khảo sát về Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán và
kiểm kê
Bảng 2.7. Kết quả khảo sát về Tin học hóa công tác kế toán
Bảng 2.8. Kết quả khảo sát về Tổ chức bộ máy kế toán
Bảng 2.9. Kết quả khảo sát về Kê khai và quyết toán thuế
1

MỞ ĐẦU

1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu
Chất lượng công tác kế toán toán gắn bó mật thiết với chất lượng tổ chức và
thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến
chất lượng của thông tin kế toán. Trong nền kinh tế thị trường, thông tin kế toán của
các doanh nghiệp cần thiết và hữu ích với nhà quản trị doanh nghiệp và nhiều đối
tượng sử dụng khác trong việc ra quyết định, nó cũng phản ánh kết quả đạt được trên
cương vị quản lý của ban giám đốc đối với các nguồn lực được giao phó (IASB,
2012). Những hạn chế của chất lượng thông tin kế toán có thể ảnh hưởng đến hiệu quả
quản lý tài chính và các quyết định quản trị trong DN.
Vĩnh Long có hơn 2.000 doanh nghiệp đang hoạt động, 97% trong số này là
doanh nghiệp nhỏ và vừa, trong đó, TP. Vĩnh Long có gần 850 doanh nghiệp, chiếm
một nửa số DN nhỏ và vừa của tỉnh (Quốc Dũng, 2013). Vĩnh Long xác định doanh

nghiệp nhỏ và vừa dần trở thành xương sống của nền kinh tế tỉnh nhà, đồng thời ngày
càng đóng vai trò quan trọng trong giải quyết việc làm cho người lao động, giúp huy
động các nguồn lực xã hội cho đầu tư phát triển (Nguyễn Đào Duy Tài, 2012). Trong
khi đó, lãnh đạo DN nhỏ và vừa ở Vĩnh Long được đánh giá là còn hạn chế về năng
lực quản lý doanh nghiệp (TTXVN, 2011). Nâng cao năng lực quản lý tài chính, kế
toán tại các DN nhỏ và vừa là một nội dung trong giải pháp phát triển DN nhỏ và vừa
không chỉ riêng của tỉnh Vĩnh Long hiện nay.
Theo một kết quả khảo sát sơ bộ của chúng tôi về tổ chức, thực hiện công tác
kế toán tại 05 DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP.Vĩnh Long tháng 02/2013 thì: Tại 02/05
DN, chứng từ không được lãnh đạo phê duyệt trước khi sử dụng mà do các bộ phận tự
thiết kế khi có nhu cầu; 02/05 DN ghi nhận doanh thu bán hàng khi xuất hóa đơn hoặc
khi thu được tiền mà không căn cứ vào điều kiện chuyển giao rủi ro, lợi ích hoặc
quyền quản lý hàng hóa; 03/05 DN gặp vướng mắc trong hạch toán chi phí không
được tính trừ khi hạch toán thuế TNDN v.v Những hạn chế, vướng mắc nêu trên sẽ
ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán, vì vậy, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý
tài chính và các quyết định quản trị.
2

Một số nghiên cứu gần đây về kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa đã hệ thống
được nhiều vấn đề về tổ chức công tác kế toán, đánh giá được những hạn chế nhất
định trong tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nghiên cứu của
Nguyễn Thị Huyền Trâm (2008) đã tổng kết một số vấn đề lý luận, đánh giá thực
trạng tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam nói chung. Đề tài
nghiên cứu khoa học cấp trường của Hồ Thiện Quyền (2009) đề ra những cải tiến
trong tổ chức công tác kế toán tại một doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, nghiên cứu của
Nguyễn Thị Huyền Trâm (2008) có phạm vi nghiên cứu là doanh nghiệp nhỏ và vừa ở
Việt Nam nói chung trong khi cỡ mẫu khảo sát khá nhỏ (30 doanh nghiệp). Đề tài
nghiên cứu khoa học cấp trường của Hồ Thiện Quyền (2009) chưa chỉ ra những hạn
chế và vướng mắc cụ thể đối với doanh nghiệp để làm cơ sở đề xuất giải pháp khắc
phục. Trong thời gian gần đây, chưa có một nghiên cứu cụ thể nào về thực trạng tổ

chức, thực hiện công tác kế toán tại các DN nhỏ và vừa trên địa bàn Thành phố Vĩnh
Long.
Những vấn đề trình bày ở trên cho thấy, việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất
các giải pháp tháo gỡ vướng mắc; cải thiện chất lượng tổ chức, thực hiện công tác kế
toán tại các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long là vấn đề cần thiết, có ý nghĩa
thiết thực trong việc góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính kế toán nói riêng
và quản lý DN nói chung tại các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long hiện nay.
Đề tài “Nâng cao chất lượng công tác kế toán tại các DN nhỏ và vừa trên địa bàn
Thành phố Vĩnh Long” góp phần giải quyết một phần vấn đề có ý nghĩa quan trọng
nêu trên.

2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung: Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức và thực
hiện công tác kế toán tại các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long.
Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống các quy định về tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa;
- Phản ánh thực trạng, đánh giá ưu điểm, hạn chế và vướng mắc trong tổ chức,
thực hiện công tác kế toán tại các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long;
3

- Đề xuất các giải khắc phục hạn chế, giải pháp tháo gỡ vướng mắc và giải
pháp cải tiến, nâng cao chất lượng tổ chức, thực hiện công tác kế toán tại các DN nhỏ
và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long.

3. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Chúng tôi sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu, đánh giá, phân loại và
chọn lọc tài liệu, khai thác các thông tin thứ cấp có liên quan đến đề tài, mô tả đặc
điểm các đối tượng nghiên cứu theo các chủ điểm đã được thiết kế.
- Phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi

Điều tra 90 DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long. Thực hiện các nội
dung thống kê mô tả kết quả điều tra bằng công cụ SPSS (16.0). Căn cứ kết quả thống
kê mô tả (tỷ lệ, mức độ của các thành phần thuộc nội dung cần đánh giá), tiến hành
đối chiếu với các quy định, yêu cầu để mô tả, đánh giá về ưu điểm, hạn chế và vướng
mắc trong tổ chức và thực hiện công tác kế toán.
- Phương pháp phỏng vấn
Phỏng vấn trực tiếp chủ DN, kế toán trưởng, nhân viên kế toán tại DN để thu
thập thông tin. Đối chiếu kết quả trả lời với các quy định, yêu cầu để làm rõ, chứng
thực, nhận diện các hạn chế, khó khăn hoặc vướng mắc.

4. Nội dung và phạm vi nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu bao gồm:
- Quy định về tổ chức công tác kế toán DN nhỏ và vừa;
- Thực trạng tổ chức, thực hiện công tác kế toán DN nhỏ và vừa;
- Xây dựng giải pháp khắc phục hạn chế; giải pháp tháo gỡ vướng mắc; giải
pháp cải tiến, nâng cao chất lượng tổ chức tổ chức, thực hiện công tác kế toán DN nhỏ
và vừa.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán tại DN nhỏ và vừa; giới hạn
trong địa bàn TP. Vĩnh Long.

4

5. Sản phẩm của đề tài và lợi ích mang lại
Sản phẩm của đề tài
Sản phẩm của đề tài là một hệ thống các giải pháp khắc phục hạn chế, tháo gỡ
vướng mắc, cải thiện, nâng cao chất lượng tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại
các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long, có cơ sở khoa học, cụ thể, khả thi.
Lợi ích mang lại
+ Các trường Đại học, CĐ: Bổ sung tài liệu giảng dạy, học tập có ý nghĩa khoa
học và thực tiễn trong giảng dạy và học tập kế toán DN nhỏ và vừa

+ Các doanh nghiệp: Tài liệu tham khảo hữu ích trong khắc phục hạn chế và
cải thiện chất lượng công tác kế toán;
+ Đối với kinh tế- xã hội tỉnh nhà: Góp phần nâng cao tính minh bạch của
thông tin kế toán và hiệu quả quản lý tài chính, kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa trên
địa bàn tỉnh Vĩnh Long.

6. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận Báo cáo đề tài được kết cấu thành 3 chương:
- Chương 1: Tổng quan về chất lượng công tác kế toán và tổ chức công tác kế
toán tại DN nhỏ và vừa
- Chương 2: Thực trạng tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại DN nhỏ và vừa
trên địa bàn TP. Vĩnh Long
- Chương 3: Một số giải pháp khắc phục hạn chế, nâng cao chất lượng công tác
kế toán tại DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long
Ngoài ra, Báo cáo còn có 06 Phụ lục để minh họa hoặc mô tả chi tiết một số
nội dung đề tài .
5

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ CHẤT LƯỢNG

CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

1.1. Khái quát về chất lượng công tác kế toán trong doanh nghiệp
Chất lượng là một khái niệm có thể được tiếp cận theo các góc độ khác nhau.
Theo Từ điển Tiếng Việt 2000 (Viện Ngôn ngữ học Việt Nam), chất lượng là cái tạo
nên giá trị của con người, một sự vật, sự việc. Theo Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN
ISO 9000: 2007), chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng

các yêu cầu. Theo Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO), chất lượng là khả năng
của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các
yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan (ISO, DIS 9000:2000). Nhìn chung,
“chất lượng”là tập hợp các đặc tính để đáp ứng các yêu cầu.
Công tác kế toán doanh nghiệp là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, và cung cấp
thông tin kinh tế - tài chính của doanh nghiệp. Nhiệm vụ quan trọng của công tác kế
toán doanh nghiệp là thu thập, xử lý thông tin, cung cấp số liệu kế toán về các đối
tượng và nội dung kế toán, theo quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán
(Bộ Tài chính, 2009). Theo Khuôn mẫu lý thuyết về báo cáo tài chính, các đặc điểm
chất lượng của thông tin kế toán bao gồm: thích hợp, trung thực, có thể so sánh, có
thể kiểm chứng, kịp thời và dễ hiểu (IASB, 2010). Theo Chuẩn mực kế toán Việt
Nam số 01 (VAS 1), các yêu cầu kế toán bao gồm: trung thực, khách quan, đầy đủ,
kịp thời, dễ hiểu, có thể so sánh (Bộ Tài chính, 2002).
Như vậy, chất lượng công tác kế toán doanh nghiệp thể hiện mức độ đáp ứng
yêu cầu tuân thủ quy định của chuẩn mực, chế độ kế toán trong thu thập, xử lý thông
tin, cung cấp số liệu kế toán, đồng thời đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kế toán
thích hợp, trung thực, đầy đủ, kịp thời và dễ hiểu.
Có nhiều nhân tố tác động đến chất lượng công tác kế toán trong một doanh
nghiệp, trong đó nhân tố tác động trực tiếp là hiệu quả tổ chức và thực hiện công tác
kế toán tại doanh nghiệp. Bởi vì, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại
6

doanh nghiệp giúp cho việc cung cấp thông tin thích hợp, đầy đủ, phản ánh kịp thời
tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, đồng thời giúp cho
việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh doanh (Bộ Tài chính,
2009). Việc tổ chức công tác kế toán, bao gồm tổ chức và và vận dụng chứng từ, sổ
sách, tài khoản, báo cáo kế toán trong doanh nghiệp cũng thể hiện mức độ tuân thủ
quy định của Luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán.
Như vậy, Tổ chức công tác kế toán nói chung và tại các doanh nghiệp nhỏ và
vừa nói riêng là một nhân tố quan trọng, có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng

công tác kế toán và chất lượng thông tin kế toán của doanh nghiệp.
1.2. Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp
nhỏ và vừa
1.2.1. Tiêu chí xác định DN nhỏ và vừa
Theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ, doanh
nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp
luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn hoặc số
lao động bình quân năm (Bảng 1.1)
Bảng 1.1: Tiêu chí xác định DN nhỏ và vừa
Quy mô


Khu vực
Doanh nghi
ệp
siêu nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa
Số lao động
Tổng
nguồn vốn

Số lao động

T
ổng nguồn
vốn
Số lao động

I. Nông, lâm
nghiệp và thủy

sản
10 người trở
xuống
20 tỷ đ
ồng
trở xuống

Từ trên 10
người đến
200 người

Từ trên 20
tỷ đồng đ
ến
100 tỷ đồng

T
ừ trên 200
người đến
300 người

II. Công nghi
ệp
và xây dựng
10 người trở
xuống
20 tỷ đ
ồng
trở xuống

Từ trên 10
người đến
200 người

Từ trên 20
tỷ đồng đ
ến
100 tỷ đồng

T
ừ trên 200
người đến
300 người

III. Thương
mại và dịch vụ
10 người trở
xuống
10 tỷ đ
ồng
trở xuống

Từ trên 10
người đến
50 người
Từ trên 10
tỷ đồng đ
ến
50 tỷ đồng

Từ trên 50
người đến
100 người

Nguồn: Chính phủ, 2009, Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009.
7

1.2.2. Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong DN nhỏ và vừa
Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế
độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh,
tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán,
cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán (Bộ Tài chính,
2009). Nói cách khác, tổ chức công tác kế toán là việc bố trí sắp xếp những công
việc mà kế toán phải thực hiện, phương pháp mà kế toán phải áp dụng nhằm để đạt
được các nhiệm vụ, yêu cầu của kế toán trong đơn vị.
1.2.3. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong DN nhỏ và vừa
Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại DN giúp cho việc cung
cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động của tài sản,
doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng
công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm
soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế …
Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại DN không những đảm
bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy
phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp DN quản lý chặt chẽ tài
sản của DN, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của DN.
1.2.4. Nguyên tắc và yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong DN nhỏ và vừa
Việc tổ chức công tác kế toán trong DN cần đảm bảo các nguyên tắc và yêu
cầu sau (Bộ Tài chính, 2009):
- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế -
tài chính ở DN nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác

quản lý tài chính và quản trị kinh doanh của DN;
- Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh, đặc điểm tổ
chức quản lý của DN;
- Phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của DN và khả
năng trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép của DN;
- Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại DN nhỏ và vừa
Tính nhất quán trong việc xác định các nhân tố tác động đến hệ thống kế toán
nói chung và tổ chức kế toán trong DN nói riêng chỉ mang tính tương đối.
8

Một nghiên cứu thực nghiệm gần đây trên các DN nhỏ và vừa ở Việt Nam chỉ
ra rằng, các nhân tố có thể ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác kế toán và áp dụng
chế độ kế toán DN, bao gồm: Mức độ phức tạp của các chuẩn mực và chế độ kế toán;
tính độc lập về nghề nghiệp; trình độ của kế toán viên; ảnh hưởng của tổ chức kiểm
toán hay vai trò công tác thanh tra, kiểm tra; ảnh hưởng của thuế đối với công tác kế
toán; nhận thức của chủ doanh nghiệp; quy mô của doanh nghiệp; chi phí tổ chức
công tác kế toán (Trần Đình Khôi Nguyên, 2010). Nguyễn Thị Huyền Trâm (2008)
tổng hợp 05 nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán DN, bao gồm: Đối
tượng sử dụng và thông tin kế toán của DN; các quy định pháp lý; hệ thống kiểm
soát nội bộ; yêu cầu và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin; các dịch vụ tài chính
- kế toán.
Trong giới hạn nội dung nghiên cứu và phục vụ cho mục tiêu của đề tài,
chúng tôi đề cập các nhân tố tác động trực tiếp đến việc tổ chức công tác kế toán, bao
gồm: Đối tượng sử dụng thông tin kế toán của DN và tác động của thuế; sự phát triển
của công nghệ thông tin; nhận thức của chủ DN; trình độ của nhân viên kế toán; chi
phí tổ chức công tác kế toán.
1.2.5.1. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán của DN và tác động của thuế
Việc xác định đối tượng sử dụng thông tin kế toán là điều mà các doanh
nghiệp rất quan tâm vì các báo cáo kế toán được lập ra nhằm phục vụ nhu cầu của

các đối tương này. Đối với DN nhỏ và vừa, đối tượng sử dụng thông tin chủ yếu
thường là nhà quản lý DN và cơ quan thuế (thông tin kế toán phục vụ cho mục đích
báo cáo thuế) (Trần Đình Khôi Nguyên, 2010).
Để phục vụ cho hai đối tượng sử dụng thông tin trên, tổ chức công tác kế toán
của DN nhỏ và vừa thường đơn giản, ít quan tâm đến việc thực hiện đầy đủ các
chuẩn mực và chế độ. Công việc ghi nhận và đo lường kế toán thường dựa trên
cơ sở quy định của thuế, dẫn đến không có sự khác biệt giữa lợi nhuận kế toán
và thuế. Nhận thức đó đã ăn sâu và tác động rất lớn vào hành vi của người làm
kế toán, dù những cải cách gần đây đã thay đổi tác động của thuế với kế toán.
Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường,
c
hính quan hệ về pháp lý và quan hệ
kinh tế đa dạng giữa các chủ thể đã làm nảy sinh sự ràng buộc lẫn nhau về nhu cầu
thông tin
,
thông tin kế toán ngày càng ưu tiên phản ánh theo hướng khả năng sinh lợi
9

của doanh nghiệp, hiệu quả quản lý vốn đầu tư, đánh giá dòng tiền và khả năng thanh
toán Việc tổ chức công tác kế toán và áp dụng chế độ kế toán DN, vì vậy, cũng
phải được thực hiện đủ để đáp ứng yêu cầu công bố thông tin rộng rãi ra bên ngoài
cho chủ nợ, người cho vay
1.2.5.2. Sự phát triển của công nghệ thông tin
Hiện nay, việc đưa tin học vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối
phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và
cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động
của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế
toán (Nguyễn Ngọc Dung, 2009).
1.2.5.3. Nhận thức của chủ doanh nghiệp
Kế toán được xem là một công cụ của người quản lý để kiểm tra, giám sát mọi

hoạt động và vận hành doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Tuy nhiên, trong nhiều
trường hợp, kế toán được vận dụng như là một phương tiện để kê khai thuế và báo
cáo với cơ quan chức năng hơn là thực hiện các chức năng vốn có của nó (Trần Đình
Khôi Nguyên, 2010). Điều này rất dễ xảy ra trong trường hợp chủ doanh nghiệp chưa
quan tâm đến vai trò quản lý của kế toán, và nó sẽ ảnh hưởng quan trọng đến việc tổ
chức công tác kế toán và vận dụng chế độ kế toán trong DN nhỏ và vừa.
1.2.5.4. Trình độ của nhân viên kế toán
Trình độ của kế toán viên ảnh hưởng đến khả năng lựa chọn và vận dụng hình
thức kế toán, tin học hóa công tác kế toán, các kỹ thuật, các chính sách kế toán phù
hợp, và vì vậy ảnh hưởng đến tổ chức, thực hiện công tác kế toán trong DN. Bởi vì,
nếu nhân viên kế toán có trình độ nhất định, việc tổ chức hệ thống số sách, tin học
hóa công tác kế toán cũng như việc tuân thủ pháp luật về kế toán và vận dụng các
phương pháp kế toán để đáp ứng tiêu chuẩn trung thực và đáng tin cậy của thông tin
kế toán sẽ trở nên thuận lợi hơn.
1.2.5.5. Chi phí
Chi phí là rào cản phổ biến đối với tổ chức và thực hiện công tác kế toán
(IASB, 2010). Bởi lẽ, các DN thường cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại.
Nói cách khác, lợi ích của việc tổ chức và thực hiện đầy đủ chế độ kế toán phải biện
minh được cho chi phí bỏ ra để thực hiện các công việc này.

10

1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa
Tổ chức công tác kế toán trong DN bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
- Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
- Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán.
- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
- Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán.
- Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản

- Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
- Tổ chức tin học hóa công tác kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán
Nội dung tổ chức công tác kế toán DN nhỏ và vừa trình bày dưới đây căn cứ
vào Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán hiện hành và Chế độ kế toán
DN nhỏ và vừa.
1.3.1. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán.
1.3.1.1. Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán.
Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
DN đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần
cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ,
kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế
toán chưa quy định mẫu thì DN được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ
các nội dung quy định tại Luật kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên
chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải
dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch
chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào
chứng từ viết sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp
phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung
các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do DN lập để giao dịch với tổ chức, cá
nhân bên ngoài DN thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của DN.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán
phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
11

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải
ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ
ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký
trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký.

Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách
nhiệm của người ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký
duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ
ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
1.3.1.2. Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán
hướng dẫn.
Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng
từ kế toán hướng dẫn. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm những mẫu chứng từ kế
toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà
DN phải thực hiện đúng về mẫu biểu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp
dụng thống nhất cho các DN hoặc từng DN cụ thể. Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn
gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định
nhưng DN có thể sửa chữa bổ sung thêm chi tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho
phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ
các nội dung quy định của chứng từ kế toán.
Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp
dụng, DN lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào các
mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài chính để có sự bổ sung, sửa đổi
phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ
DN phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký người
chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến
nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.3.1.3. Tổ chức thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng.
DN khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng giao
cho khách hàng. DN có sử dụng hoá đơn bán hàng, khi bán lẻ hàng hoá hoặc cung
cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định của Bộ Tài chính thì không bắt
buộc phải lập hoá đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì
người bán hàng phải lập và giao hóa đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ hoặc
cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập
12

hoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập hoá
đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán. Trường hợp bảng kê bán lẻ
hàng hoá, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để
lập hoá đơn bán hàng trong ngày theo quy định.
DN khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu
cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá đơn bán hàng cho mình
để sử dụng và lưu trữ theo quy định, đồng thời có trách nhiệm kiểm tra nội dung các
chỉ tiêu ghi trên hoá đơn và từ chối không nhận hoá đơn ghi sai các chỉ tiêu, ghi
chênh lệch giá trị với liên hoá đơn lưu của bên bán.
DN tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản
trước khi thực hiện. DN được tự in hoá đơn phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức
nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn. Sau mỗi lần in hoá đơn
hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in.
1.3.1.4. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế
toán.
Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán.
Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở DN, kế
toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với
từng loại nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong DN, xác
định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến
việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán.
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính trung
thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số
liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất
lượng công tác kế toán tại DN.
1.3.1.5. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo
tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm
bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần
thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất
13

lượng của công tác kế toán vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng
từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán, bao gồm:
- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản
ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin
kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng
từ nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế – tài
chính.
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ
nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức
kinh tế kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã
ký kết, …
- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng
từ và các yếu tố khác của chứng từ.
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng
chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng
tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán, …
1.3.1.6. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế – tài chính từ khi phát sinh đến
khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận
chức năng trong DN và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau trong phòng kế toán,
vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho
từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý,
các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ

kinh tế – tài chính phản ánh trong chứng từ và thực hiện việc ghi chép hạch toán
được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt
động sản xuất kinh doanh của DN.
Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác
định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong DN nhằm giảm bớt
những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
1.3.2.1. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán.
14

DN phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và
tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, DN căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của DN mình cũng như đặc điểm sản
xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán
phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.
1.3.2.2. Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, DN được cụ thể hoá, bổ sung thêm tài
khoản cấp 3, cấp 4, … nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp
hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng.
DN được đề nghị bổ sung tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 đối với các tài khoản
trong hệ thống tài khoản kế toán DN chưa có để phản ánh nội dung kinh tế riêng có
phát sinh của DN và chỉ được thực hiện sau khi được Bộ Tài chính chấp thuận bằng
văn bản.
Việc cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ
thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh trong DN, phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và
các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với đặc
điểm tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của DN, đáp
ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các

đối tượng sử dụng.
1.3.3. Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán.
1.3.3.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán.
DN phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy định tại Luật kế
toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; sửa chữa sai sót; khoá sổ kế toán; lưu trữ,
bảo quản sổ kế toán; xử lý vi phạm.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến DN. Sổ kế toán phải ghi rõ tên DN; tên sổ,
ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán
trưởng và người đại diện theo pháp luật của DN; số trang; đóng dấu giáp lai. Sổ kế
toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Ngày, tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày,
tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh
15

tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào các
tài khoản kế toán; Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
1.3.3.2. Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng.
Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối
liên quan giữa các sổ kế toán. Thực chất hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ
thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp,
kết cấu sổ, mối quan hệ về trình tự và phương pháp ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa
các sổ kế toán cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính.
Kế toán trưởng phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ qui mô
và yêu cầu quản lý của DN, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán và phương tiện tính
toán để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị.
Theo chế độ kế toán DN hiện hành có 5 hình thức kế toán được quy định:
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái, Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, Hình thức kế
toán Nhật ký chung, Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ và Hình thức kế toán trên
máy vi tính. Riêng đối với DN nhỏ và vừa có 4 hình thức kế toán được quy định
(không có hình thức nhật ký chứng từ).

1.3.4. Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
1.3.4.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để
tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh
doanh của DN. DN phải lập các báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh
báo cáo tài chính.
DN phải chấp hành đúng qui định về các mẫu, nội dung, phương pháp tính
toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của chuẩn mực
và các chế độ kế toán hiện hành.
DN được bổ sung, cụ thể hoá: Báo cáo kế toán quản trị; Bổ sung các chỉ tiêu
cần giải thích trong Bản thuyết minh báo cáo tài chính; Các chỉ tiêu báo cáo theo quy
định nếu DN không có số liệu thì không phải báo cáo.
1.3.4.2. Tổ chức lập báo cáo tài chính.
DN phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Ngoài báo cáo tài
chính năm DN Nhà nước còn phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán quý; DN
bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt
16

hoạt động, phá sản phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm chia, tách, hợp nhất,
chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản.
Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. DN
có các đơn vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc phải lập báo cáo
tài chính của DN đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính
hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán
cấp cơ sở, hoặc công ty con theo quy định của Bộ Tài chính.
Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất
quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các
kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo

pháp luật của DN ký. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung
báo cáo.
1.3.4.3. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính.
DN phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý Nhà
nước theo thời gian quy định.
DN phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức thực hiện
công khai báo cáo tài chính năm theo chế độ quy định.
DN có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính tổng hợp
hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chính của các đơn vị kế
toán cấp cơ sở và báo cáo tài chính của các công ty con.
Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, DN phải công khai theo các nội dung
sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động kinh doanh;
Trích lập và sử dụng các quỹ; Thu nhập của người lao động.
DN có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức sau: Phát
hành ấn phẩm, Thông báo bằng văn bản; Niêm yết hoặc các hình thức khác theo quy
định của pháp luật.
1.3.5. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán.
DN phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá
một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được
thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
với các nội dung kiểm tra được quy định trong quyết định kiểm tra, gồm: kiểm tra
việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán
17

và người làm kế toán; Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế
toán kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.
DN có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có
liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn
kiểm tra. Đồng thời DN có quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không
đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định

của luật pháp, khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với các cơ quan có
thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán; trường hợp không đồng ý với kết luận của
cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của
pháp luật.
1.3.6. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản.
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá
chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra,
đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
DN phải tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:
- Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính.
- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc
bán, khoán, cho thuê DN.
- Chuyển đổi hình thức sở hữu DN.
- Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác.
- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và
các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Sau khi kiểm kê tài sản, DN phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán,
DN phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế
toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản.
Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả
kiểm kê.
1.3.7. Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
1.3.7.1. Tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán.
Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán và người làm kế toán bảo quản đầy
đủ, an toàn trong quá trình sử dụng.
18

Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp

xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại
tài liệu kế toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy
hoại. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả hai
nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định về chứng
từ kế toán sao chụp.
Người đại diện theo pháp luật của DN phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo
quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán.
1.3.7.2. Thực hiện thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.
Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo các thời hạn quy định sau:
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm: Phải lưu trữ tối thiểu 5 năm đối
với các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của DN, không sử
dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi,
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế
toán.
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài
chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng
hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của DN, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và
tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính kể cả báo cáo
kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán
- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định.
- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ
kế toán năm và tài liệu kế toán về Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập,
chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản DN.
- Tài liệu, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính của các tổ chức kiểm toán độc
lập.
Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn:
Phải lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan

trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn
do người đại diện theo pháp luật của DN quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý
nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao
19

cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình
thức khác.
1.3.8. Tổ chức Tin học hóa công tác kế toán
Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung
cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ
máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
Khi tổ chức tin học hóa công tác kế toán, DN cần chú ý một số số đặc điểm
của quá trình này:
- Doanh nghiệp có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của
nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng & hình thức sổ kế toán nào
cho phù hợp.
- Cần thiết lập hệ thống mã hóa các tài khoản và các đối tượng kế toán chi tiết
thống nhất cho toàn doanh nghiệp.
- Chọn lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán (nhập liệu khi lập chứng từ
gốc, nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ tức là nhập liệu vào bảng
tính ). Bất kỳ nhập liệu theo phương pháp nào cũng phải thiết lập cho được cơ sở dữ
liệu – nơi chứa toàn bộ thông tin kế toán của doanh nghiệp.
- Khi đã có cơ sở dữ liệu, khả năng truy xuất được của tất cả các loại phần
mềm ứng dụng là rất khả quan. Các báo biểu kế toán như: bảng kê, chứng từ ghi sổ,
sổ cái, sổ chi tiết, nhập xuất tồn, bảng tổng hợp công nợ được truy xuất tương đối dễ
dàng. Đặc biệt một số báo cáo tài chánh và báo cáo kế toán quản trị cũng có thể ứng
dụng khả năng của phần mềm để truy xuất.
- Cuối cùng, cần phải chú ý đến số lượng nhân viên kế toán và trình độ nghiệp
vụ kế toán, vi tính của nhân viên kế toán, việc phân công và phối hợp công tác giữa
các bộ phận kế toán khác nhau cũng như giữa các bộ phận khác có liên quan trong

doanh nghiệp.
Từ những yếu tố này, người làm công tác kế toán sẽ tổ chức công tác kế toán
cụ thể và mang lại hiệu quả cao trong công tác kế toán.
1.3.9 Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán
1.3.9.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
- Khi thành lập, DN phải tổ chức bộ máy kế toán dưới hình thức phòng, hoặc
ban kế toán. Tại mỗi phòng, ban kế toán DN phải bố trí người làm kế toán và người
làm kế toán trưởng. Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng. Trường hợp DN
chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán.
20

- Trường hợp không tổ chức phòng, ban kế toán, không bố trí người làm kế
toán và người làm kế toán trưởng thì DN phải thuê làm kế toán, thuê làm kế toán
trưởng có đủ khả năng cung cấp các dịch vụ về kế toán theo yêu cầu. Khi thuê làm kế
toán, thuê làm kế toán trưởng, DN phải ký hợp đồng kinh tế với tổ chức hoặc cá nhân
cung cấp dịch vụ kế toán hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Trong hợp đồng phải có
điều khoản nêu rõ trách nhiệm đối với tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán.
Trường hợp DN, tổ chức kinh tế có DN cấp trên và DN cấp cơ sở thì phải tổ
chức bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức, biên chế và hoạt động của DN.
1.3.9.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Về cơ bản việc tổ chức bộ máy kế toán ở DN có thể theo 1 trong 3 hình thức
sau đây:
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Mỗi hình thức kế toán đều có ưu nhược điểm riêng, vì vậy cần phải lựa chọn
hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình và thực trạng tổ chức hoạt
động kinh tế, tài chính của DN để xây dựng mô hình bộ máy kế toán thích hợp. Có
như vậy mới phát huy được đầy đủ khả năng, trình độ của nhân viên kế toán và sử
dụng họ hợp lý nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán ở DN.

1.3.9.3. Bố trí người làm kế toán:
Bố trí người làm kế toán là công việc đầu tiên, hết sức cần thiết để tổ chức
công tác kế toán. Theo quy định của Luật kế toán, khi thành lập đơn vị kế toán có
trách nhiệm bố trí người làm kế toán theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện quy định.
Trường hợp đơn vị chưa bố trí được người làm kế toán thì phải thuê làm kế toán.
Tiêu chuẩn của người làm kế toán:
- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp
hành pháp luật.
- Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán.
Những người không được làm kế toán:
Luật kế toán quy định những đối tượng sau đây không được làm kế toán:
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự;
người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành
chính.