Quản lí nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hiện nay

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ
TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG HIỆN NAY
▀ ThS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG
Trưởng khoa Quản trị văn phòng,
trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
ông tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ có vị trí, vai trò quan trọng trong nhiều mặt của đời
sống xã hội. Ngay sau khi thành lập nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, ngày
3/1/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông đạt số 1C/VP chỉ đạo việc
cấm tự ý tiêu hủy tài liệu, trong đó nêu rõ lý do là “tài liệu có giá trị đặc biệt về phương
diện kiến thiết quốc gia". Thông đạt này là một trong những văn bản đầu tiên của Nhà
nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam.
C
Từ sau khi thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng (năm 1962), Nhà nước đã
ban hành nhiều văn bản quản lý quan trọng về công tác lưu trữ: Nghị định 142/CP ngày
28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công
tác lưu trữ; Thông tư số 10-BT ngày 22/3/1969 của Phủ Thủ tướng về việc đẩy mạnh việc
thực hiện Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ở các cơ quan Trung
ương và địa phương; Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia (năm 1982); Pháp lệnh
Lưu trữ Quốc gia (năm 2001); Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg
ngày 2/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ...
Do những yêu cầu và nhiệm vụ khác nhau trong từng giai đoạn xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc, cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương có sự chuyển giao cho các cơ quan, đơn vị khác nhau. Ngày 4/2/2008 Chính phủ ban
hành Nghị định số 13/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy
ban nhân dân các tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương. Trong đó quy định “Sở Nội vụ
tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội
vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp; cải cách hành

chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà
nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư,
lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng".
Trên cơ sở Nghị định trên đây của Chính phủ, Bộ Nội vụ đã có các thông tư hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, trong đó quy định thành lập
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ với nhiệm vụ giúp Sở Nội vụ quản lý công tác lưu trữ ở
cấp tỉnh.
Nhằm quản lý tập trung và thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ, Bộ Nội vụ đã ban
hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp; quy định “thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ
trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ và Trung tâm lưu
trữ tỉnh".
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt
động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
Thời gian qua, việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương có nhiều sự thay đổi cả về mô hình tổ chức bộ máy và nội dung quản lý,
đặt ra một số vấn đề cần giải quyết, cụ thể là:
Về mô hình tổ chức
Việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất
Phòng Quản lý văn thư - lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố có những thuận lợi
nhất định. Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập với vai trò là cơ quan giúp Sở Nội vụ
trong quản lý nhà nước về lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ; đồng thời là cơ quan lưu trữ
cố định (chức năng của Trung tâm Lưu trữ) để bảo quản tài liệu có giá trị lịch sử tại tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương. Tuy nhiên, để thực hiện tốt nhiệm vụ, quá trình hợp nhất
bộ máy và nhân sự cần sớm được hoàn thành để Chi cục đi vào hoạt động.
Mối quan hệ giữa Chi cục Văn thư - Lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là mối quan hệ trực tuyến về nghiệp vụ;
trong đó, Chi cục "chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu

trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ".
Được thành lập với tên gọi là Chi cục Văn thư - Lưu trữ để quản lý nhà nước về
công tác văn thư lưu trữ ở địa phương; tuy nhiên, theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày
28/4/2010 của Bộ Nội vụ, thì Chi cục Văn thư - Lưu trữ có chức năng tham mưu về chuyên
môn, nghiệp vụ và "giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản
lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật".
Do đó, để các Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoàn thành tốt chức năng được giao, cần
tạo điều kiện tăng sự chủ động, phân cấp quản lý về chuyên môn cho các Chi cục Văn thư
- Lưu trữ. Các Sở Nội vụ tập trung quản lý, hoạch định chính sách quan trọng đối với sự
phát triển ngành lưu trữ ở địa phương.
Về nội dung quản lý
Để tiếp tục triển khai và thực hiện Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007 của Thủ
tướng Chính phủ về bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và Thông tư số 02/2010/TT-
BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ của các tỉnh, thành phố cần triển khai một
số nội dung sau đây:
Một là, cùng với việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư
- Lưu trữ, cần tăng cường đội ngũ cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lý đủ về số lượng và có
phẩm chất, năng lực làm việc.
Hai là, rà soát lại toàn bộ hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ để tham
mưu cho uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố ban hành các văn bản quản lý phù hợp theo
thẩm quyền;
Ba là, phối hợp với các cơ sở đào tạo (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội trực thuộc
Bộ Nội vụ) để tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với các hình thức phù
hợp cho cán bộ chuyên môn và cán bộ quản lý làm việc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
Bốn là, triển khai nghiên cứu khoa học công nghệ trong công tác bảo quản; thống
kê; xây dựng công cụ tra cứu; số hóa tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu v.v..
Năm là, tăng cường giao lưu và hợp tác quốc tế, tham quan học tập các mô hình,
thiết bị của các nước tiên tiến.
Có thể khẳng định, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ

quan cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có số lượng lớn và phong phú về nội dung,
đa dạng về các loại hình tài liệu nên cần thiết phải được quản lý, tổ chức, bảo quản một
cách khoa học. Nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở các tỉnh, thành phố đang
là vấn đề cần được quan tâm thích đáng nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn và phục vụ đắc
lực cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước