Kỹ năng đặt câu hỏi trong kinh doanh

NHÓM 4: Kỹ năng đặt câu hỏi trong kinh doanh

1. Khái niệm và mục đích đặt câu hỏi
1.1 Khái niệm về câu hỏi:
- Câu hỏi là dạng câu nghi vấn mà chúng ta vẫn dùng để thắc mắc về
những điều bản thân chưa biết. Câu hỏi xuất phát từ động từ tiếng Latinh
: “quaerere” là nhằm đề cập đến hành động tìm kiếm hay cố gắng để tìm
ra sự thật
- Thông thường chúng ta hay đặt câu hỏi cho người khác, nhưng đôi khi
chúng ta cũng dặt câu hỏi cho chính bản thân chúng ta. Câu hỏi thường
xuất hiện các từ nghi vấn như: “Ai”, “Vậy”, “Gì”, “Nào”, “Sao”,
“Khơng”, “Nhỉ”… và cuối câu bao giờ cũng được kết thúc bằng dấu
chấm hỏi “?”. Ví dụ: “Bạn tên gì?” hay “ Bạn có thể giải thích lại vấn
đề này được khơng?”
1.2 Mục đích đặt câu hỏi:
Có thể nói đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng quan trọng để cải
thiện khả năng giao tiếp. Trong thời cổ đại, những vĩ nhân như chúa
Jesus hay triết gia Socrates đã biết cách đặt câu hỏi nhằm tạo ra ảnh
hưởng to lớn và cho đến ngày nay, kỹ năng đặt câu hỏi được coi là nghệ
thuật trong giao tiếp. Việc đặt câu hỏi khơng chỉ mang mục đích nhận
được câu trả lời từ đối phương mà nó cịn mang nhiều tác dụng khác.
- Thu thập thơng tin
Đây là thơng tin từ phía người trả lời, những thông tin này được đưa ra
nhằm giải quyết những câu hỏi về:
+ Xác định vấn đề (What?)


+ Xác định nguyên nhân (Why?)
+ Thu thập thông tin cần thiết ( When, Where, Who, Which?)
+Tìm kiếm phương pháp giải quyết ( How?)
- Khởi tạo suy nghĩ

Khi chúng ta đặt ra 1 câu hỏi nào đó, đối tượng được hỏi là đã có sẵn
câu trả lời trong đầu, hoặc là khơng, khi đó, nếu đối tượng được hỏi
muốn trả lời, họ phải “vận động” bộ não để tìm kiếm câu trả lời.
Đối tượng đặt câu hỏi cũng vậy, đôi khi bản thân người đặt câu hỏi cũng
chưa biết được câu trả lời tai thời điểm đó và trong lúc chờ đợi câu trả
lời từ đối phương thì có thể họ cũng đang tìm kiếm câu trả lời.
Như vậy, việc đặt câu hỏi đều tạo suy nghĩ cho cả người hỏi vfa người
được hỏi, tuy nhiên mục đích tạo cho người được hỏi sẽ lớn hơn.
-Khuyến khích tham gia
Việc đặt câu hỏi với nhiều chủ đề khác nhau, cấc đối tượng khác nhau,
các thể loại khác nhau sẽ thu hút mọi người tham gia vào cuộc trò
chuyện
- Dẫn dắt tư duy, định hướng chương trình
Khi bạn bắt đầu bằng một câu hỏi hay, hấp dẫn và mang tính chất khái
quát cao, thu hút được sự chú ý của mọi người, điều đó cho thấy được
bạn biết cách dẫn dắt vào chủ đề, khả năng dẫn dắt tư duy, biết định
hướng chương trình 1 cách khơn ngoan và khéo léo thơng qua câu hỏi
mà bạn đặt ra
- Tìm kiếm sự đồng tình và ủng hộ
Trong mỗi cuộc giao tiếp, mỗi người sẽ có 1 suy nghĩ và quan điểm
hồn tồn khác nhau do có sự khác nhau về mặt tuổi tác, giới tính, địa


vị, quan niệm, kiến thức… Bởi vậy có được sự đồng thuận và ủng hộ từ
các phía, các chủ thể trong giao tiếp cần thận trọng và khéo léo trong
việc đặt câu hỏi sao cho phù hợp với chủ đề mà mình mong muốn được
đề cập tới
- Tạo mơi trường thân thiện
Khi chúng ta muốn đối tượng được hỏi cung cấp những thơng tin cần
thiết cho mình, chúng ta nên tạo môi trường thân thiện để khiến cho việc

cung cấp những thơng tin trở thành niềm vui với chính họ, ln tỏ ra biết
ơn với những gì mà họ đã cung cấp mọi thông tin kiến thức cho chúng
ta.

2. Vai trị của việc đặt câu hỏi:
- Thu thập thơng tin
Khi bạn muốn tìm hiểu hay thu thập thơng tin từ người khác, người hỏi
buộc phải đưa ra các câu hỏi có chứa đựng nội dung cần cung cấp từ
phía người được hỏi.
Ví dụ: Khi muốn biết được địa điểm, ngày giờ tổ chức buổi họp, chúng
ta có thể đặt câu hỏi là: “Buổi họp hôm nay diễn ra từ lúc mấy giờ và
diễn ra ở đâu vậy?” và từ đó chúng ta sẽ nhận được lời phản hồi từ đối
phương.
- Xây dựng mối quan hệ
Ngoài việc sử dụng để thu thập thơng tin, đặt câu hỏi cịn giúp cho mọi
người tham gia giao tiếp thể hiện sự quan tâm tới đối phương, tạo khơng
khí thoải mái thân thiện trong cuộc trị chuyện.
Ví dụ: ta có thể mở đầu bằng lời hỏi tham “ Dạo này bạn có khỏe
khơng?” hay : công việc dạo này thế nào rồi?”


- Giúp tập trung suy nghĩ
Việc đặt câu hỏi còn có mục đích khác chính là khởi tạo suy nghĩ, điều
này giúp cả đối tượng hỏi và đối tượng được hỏi sẽ tập trung suy nghĩ
vào vấn đề mà cả 2 đang hướng tới.
-Tạo được quan điểm chung, đồng thời xoa dịu và giải quyết mâu thuẫn

3.Nguyên tắc đặt câu hỏi
Ai trong chúng ta cũng sẽ có lần rơi vào trường hợp phân vân về việc
làm thế nào để đưa ra 1 câu hỏi sao cho phù hợp. Dưới đây là 1 số

nguyên tắc chúng ta có thể áp dụng khi đặt câu hỏi:
- Xác định rõ mục đích đặt câu hỏi
Cần phải xác định được sau khi hỏi bạn phải đạt được những gì và từ đó
có thể lựa chọn loại câu hỏi phù hợp
- Chuẩn bị trước các câu hỏi
Việc chuẩn bị trước các câu hỏi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như
tự tin hơn khi hỏi và tránh rơi vào thế bị động
- Ngắn gọn dễ hiểu

4. Phân loại câu hỏi
Trong quá trình giao tiếp, việc đặt câu hỏi là yêu cầu cần thiết. Đặt câu
hỏi nhằm giúp duy trì cuộc đối thoại, xác định nhu cầu, yêu cầu thông
tin cần thiết cho mọi người. Đồng thời thơng qua việc trao đổi, người ta
có thể đánh giá vốn từ, kiến thức và khả năng giao tiếp của mỗi cá nhân.


Câu hỏi đóng và câu hỏi mở là dạng câu hỏi thường gặp trong giao tiếp
thường ngày
4.1 Câu hỏi đóng
Đây là 1 dạng câu hỏi mà người trả lời bằng 1 từ hoặc 1 câu ngắn.
Thông thường được thể hiện dưới dạng Có/Khơng, Đúng/Sai hoặc là lựa
chọn các đáp án có sẵn
-Về ưu điểm là giải quyết vấn đề 1 cách nhanh chóng và thể hiện nội
dung theo hướng người hỏi
-Về hạn chế là người được hỏi buộc phải đưa ra quyết định nhanh
chóng. Nếu lạm dụng câu hỏi đóng sẽ khiến người bị hỏi có cảm giác bị
tra khảo
4.2 Câu hỏi mở
Là dạng câu hỏi mà có câu trả lời dài hơn, là câu hỏi có thể đưa ra nhiều
cách trả lời và đòi hỏi người phải trả lời chi tiết vào vấn đề được hỏi,

Dạng câu hỏi này thường để đưa ra quan điểm, ý kiến và quan niệm
riêng của mỗi người và mang tính chủ quan
- Về ưu điểm là sử dụng linh hoạt các dạng câu hỏi, tạo cho người trả lời
sự tự do diễn đạt ý tưởng của họ cũng như khơi gợi đối tượng nói về
những điều người hỏi chưa biết hay quan tâm
- Về hạn chế là dễ bị lan man, có thể không bám sát nội dung cần hỏi

5. Các dạng câu hỏi thường gặp:
5.1 Câu hỏi thu thập thông tin
Là dạng câu hỏi phổ biến dùng để khai thác thông tin


VD: Anh muốn mức lương bao nhiêu?
- Ưu điểm: Đi thằng vào vấn đề chính, nhanh chóng thu thập chính xác
thơng tin mà mình đang cần điền
- Nhược điểm: Thiếu sự tế nhị
5.2 Câu hỏi tiếp xúc
Là dạng câu hỏi về những vấn đề phụ trước nhằm tạo khơng khí thoải
mái, tin tưởng, cởi mở với nhau để sau đó hỏi về những vấn đề cần tìm
hiểu và được áp dụng khi bắt đầu 1 cuộc gặp gỡ nào đó
5.3 Câu hỏi đề nghị
Là đặt ra câu hỏi đề nghị 1 ý kiến. Loại câu hỏi này được sử dụng để
diễn tả mong muốn của mình.
5.4 Câu hỏi hãm thắng
Là dạng câu hỏi mà người dùng dùng những câu hỏi để hãm tốc độ của
đối tượng khi người nói đang thao thao bất tut, nói nhanh, nói nhiều
hơn những thơng tin mà bạn cần thu thập
5.5 Câu hỏi kết thúc vấn đề
Là dạng câu hỏi được đặt ra khi chúng ta đang muốn chấm dứt vấn đề
đang trao đổi. Được dùng khi chúng ta muốn kết thúc vấn đề mà không

muốn tạo ra cảm giác đột ngột cho đối phương
VD: Anh có nghĩ là chúng ta đã trao đổi đầy đủ thông tin của vấn đề này
rồi không?”
- Ưu điểm: thể hiện sự lích sự của đối tượng giao tiếp
5.6 Câu hỏi gợi mở


Là dạng câu hỏi khi người hỏi chỉ giới thiệu 1 chút về đề tài, khơng có
gợi ý về nội dung trả lời. Thường câu hỏi mở mang đến những câu trả
lời dài
5.7 Câu hỏi chuyển tiếp
Là dạng câu hỏi bắt đầu bằng chữ “thế còn” và chuyển sang đề tài khác,
thường được sử dụng trong phỏng vấn.
5.8 Câu hỏi yêu cầu làm rõ vấn đề
Không chỉ đơn thuần là hỏi mà người hỏi cịn thực sự muốn tìm hiểu rõ
vấn đề của người bị hỏi đang gặp phải
5.9 Câu hỏi tóm lược ý
Là dạng câu hỏi mà người hỏi sau khi nghe xong câu trả lời từ phía đối
phương thì sẽ tóm tắt ý hiểu của mình về điều họ muốn nói.

6. Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả
Trong các cuộc hội thoại, khai thác thông tin luôn là 1 trong những mục
tiêu lớn mà bạn muốn đạt được. Cò 6 NGUYÊN TẮC cho việc đặt câu
hỏi trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết
1. Đừng làm gián đoạn cuộc hội thoại
2. Đừng hỏi chỉ vì mục đích hỏi
3. Sử dụng sự im lặng
4. Đặt câu hỏi với sự tự tin
5. Sử dụng đúng ngữ pháp và từ ngữ

6. Hỏi một cách lịch sự, không áp đặt người khác vào vị trí khơng thoải
mái

7. Một số sai lầm trong đặt câu hỏi
- Hỏi vào những thời điểm không phù hợp
- Hỏi quá thẳng thắn, đi thẳng vào chi tiết đơi khi sẽ làm đối phương
cảm thấy khó chịu với những câu hỏi thiếu tịnh tế như vậy
- Hỏi những câu q dài dịng, khơng rõ mục đích
- Hỏi theo suy nghĩ thắng thua
Kỹ năng đặt câu hỏi là kỹ năng quan trọng để bạn có khả năng cải thiện
kỹ năng giao tiếp Ngày nay, kỹ năng đặt câu hỏi đã trở nên nghệ thuật
giao tiếp. Các câu hỏi bạn đặt ra giúp đối phương định hình được phần
nào tính bí quyết, hiểu biết của bạn.
•    Đặt câu hỏi thông minh sẽ giúp bạn nhận được thông tin bổ ích. Khi
bạn hỏi sai, hỏi khơng đúng trọng tâm, thì câu trả lời bạn nhận được sẽ
sai, hoặc không đúng với mục đích của bạn.
•    Khi có được kỹ năng đặt câu hỏi, bạn có thể duy trì được cuộc giao
tiếp hiệu quả, chất lượng, và mục đích chính là bạn nói ít, người khác
hiểu nhiều.