Chuong 4 lap kh thuc hien da

CHƯƠNG 4

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN
DỰ ÁN


CÁC NỘI DUNG CHÍNH



Nhận thức chung về lập kế hoạch thực hiện dự án
Hoạch định phạm vi của dự án






Lập kế hoạch tiến độ dự án






Các công cụ lập kế hoạch tiến độ
Xác suất hoàn thành dự án
Kỹ thuật rút ngắn thời gian thực hiện dự án

Lập kế hoạch huy động và điều phối nguồn lực






Danh mục công việc
Thời gian thực hiện từng công việc
Yêu cầu về nguồn lực của từng công việc

Các công cụ điều phối nguồn lực
Kỹ thuật điều phối nguồn lực

Lập kế hoạch ngân sách


KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN


Khái niệm




Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc của dự
án theo một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực
hiện, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã
xác định của dự án.

Vị trí




Lập kế hoạch là bước tiếp theo sau dự án đã được xác định và là bước
khởi đầu cho giai đoạn thực hiện dự án.
Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc biến dự án thành hiện
thực.


Ý NGHĨA CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN


Cung cấp cách nhìn tổng quan về các công việc để tiến dần đến
mục tiêu của dự án.



Tạo cơ sở tuyển dụng, chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc
thực hiện dự án.



Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản lý.



Phịng ngừa và giảm thiểu rủi ro.



...

ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Một quyết định
Kế hoạch dự án

Một sự cam kết
Một quy trình thực hiện


NGUYÊN TẮC LẬP KHDA


Kế hoạch phải bao quát được mọi khía cạnh của dự án bao
gồm:











Phạm vi dự án
Chi phí
Chất lượng

Thời gian
Kỹ thuật
Hợp đồng cung ứng
...

Đơn giản, linh hoạt
Được thực hiện từ khi bắt đầu triển khai dự án và kéo dài
liên tục trong suốt vòng đời dự án


NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KHDA

Nguồn lực
Mục
Tiêu DA

Các CV cần thiết
(phạm vi)

Thời gian và tiến độ

Ngân sách thực hiện

Lập dự án

Kế hoạch thực hiện dự án


Định nghĩa dự án
Các quy tắc dự án

Tiền hoạch
định quản lý
rủi ro

HOẠCH ĐỊNH
DỰ ÁN
• Phương thức phát triển
• Các cơng việc quản lý rủi ro

Mục tiêu vi và kết quả

Bước 1:
Xác định phạm
vi DA (WBS)

Bước 2:
Xác định trình tự
các cơng việc

Bước 4:
Xây dựng KH tiến
độ

Các giới hạn về tài
nguyên

Bước 5:
Cấp phát và cân
đối tài nguyên

Dự đoán thời gian

Bước 3:
Dự đoán các gói
cơng việc

Các u cầu
về TB, ước
lượng kỹ
năng và phân
cơng

• Hoạch định chi tiết về
chi phí, thẩm định chi phí

Bước 6:
Phát triển ngân
sách

KẾ HOẠCH DỰ ÁN
(tất cả các CV; thời gian; Phân công trách nhiệm; ngân sách; dự báo tài nguyên)


HOẠCH ĐỊNH BƯỚC 1



XÁC ĐỊNH PHẠM VI CỦA
DỰ ÁN




Phạm vi DA
Các công cụ


PHẠM VI DỰ ÁN


Khái niệm






Phạm vi của dự án là các công việc cần thiết phải thực hiện để tạo kết quả của dự
án và chỉ các cơng việc đó mà thôi.

Hoạch định phạm vi


Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện dự án



Cần tránh các xu hướng


Phạm vi quá hẹp: Không đủ bao quát thực hiện mục tiêu.



Phạm vi quá rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí.

Phương pháp và cơng cụ sử dụng





Branstorming – Cho các dự án nhỏ, đơn giản
WBS (Work Breakdown Structure) - Cấu trúc phân tách công việc – Cho các dự án
vừa và lớn

Kết quả phải đạt


Danh mục các cơng việc được mã hóa và sắp xếp theo trật tự logic


CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC
(WBS – Work Breakdown Structure)


WBS - Cơ cấu phân chia công việc






WBS là việc phân chia một dự án thành các nhiệm vụ và các công việc cần thiết theo
các cấp bậc khác nhau
WBS là công cụ nền tảng nhất của lập kế hoạch dự án

Hình thức WBS


WBS được thể hiện dưới hình thức “Cây đa hệ” - phản ánh theo cấp
bậc các công việc cần thực hiện của dự án.






Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện.
Các cấp bậc thấp dần thể hiện ở mức độ chi tiết của mục tiêu.
Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể tương ứng với đơn vị thời gian của dự án.

Số lượng các cấp bậc của WBS phụ thuộc quy mô và độ phức tạp của
dự án


Hình thức WBS
Mục tiêu của DA

Mức 0 – Dự án

Mức 1 – CV
chính theo
tập hợp

Mức 2 – Các
CV cần
Thực hiện

Mức 3 – Các
CV cần
Thực hiện

1

1.1

2

1.2

1.2.1

1.3

1.2.2

2.1

2.2

2.2.1

2.2.2

3

2.3

3.1

3.2

3.3

3.3.1

3.3.2


LỢI ÍCH CỦA WBS










Là tài liệu nền tảng của lập kế hoạch dự án và là đầu vào của
nhiều tiến trình hoạch định khác.
Là một cơng cụ để xây dựng nhóm và truyền thơng.
Là một cơng cụ để ước lượng thời gian, phân bổ nguồn lực,
ước lượng nỗ lực và xây dựng ngân sách cho dự án.
Là công cụ xác định các ranh giới của dự án. Công việc không
được xác định trong WBS được xem như là nằm ngoài phạm
vi của dự án.
Là cơng cụ giúp kiểm sốt sự thay đổi.
…


Phương pháp hệ thống xác định WBS


Bản chất


Là phương pháp phân chia các dự án thành các hệ thống lớn, sau đó là
các phân hệ và cuối cùng là các công việc cụ thể theo từng hệ thống.
Sản xuất
một loại xe mới

Xác định
yêu cầu

Kiểm tra
thử xe

Thiết kế xe

Chế tạo xe

Hoạt động A

Lập biểu đồ
động cơ

Khung sườn

Hoạt động A

Hoạt động B

Lập biểu đồ
ống xả

Cửa

Hoạt động B

Hoạt động C

Bản vẽ
khung ngoài

Đèn pha

Hoạt động C

Hoạt động D

Bản vẽ
phần trong

Động cơ

Hoạt động D


Phương pháp chu kỳ xác định WBS


Bản chất


Là phương pháp phân chia các công việc của dự án theo các giai đoạn hình
thành và phát triển, sau đó thành các hệ thống theo từng giai đoạn và cuối
cùng là các công việc cụ thể.
Xây dựng một ngôi nhà

Chuẩn bị
mặt bằng

Xây nhà

Trang trí
nội thất

Hoạt động A

Xây móng

Điện – Nước

Matis

Hoạt động B

Tường và
trần tầng 1

Cửa

Sơn lót

Hoạt động C

Tường và
Trần tầng 2

Cầu thang

Sơn chính thức

Hoạt động D

Sân thượng

Các thiết bị khác

Vệ sinh

Hồn thiện


Phương pháp chức năng xác định WBS


Bản chất


Là phương pháp phân chia các công việc dự án theo từng chức năng quản
lý, sau đó là việc hình thành các bộ phận chức năng và cuối cùng là các
công việc ứng với từng bộ phận chức năng
Dự án

Marketing

Kỹ thuật - CN

Nhân sự

Tài chính

Xác định TT
mục tiêu

Cơng nghệ

Cơ cấu tổ chức

Tổng kinh phí

Dự báo nhu cầu

Thiết bị

Cán bộ quản lý

Nguồn vốn

Phân tích
cạnh tranh

NVL

Nhân viên

Phân tích HQ

Marketingmix

Xây lắp

Đào tạo

Đánh giá so sánh

DANH SÁCH CÁC CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN


Khái niệm






Danh sách các công việc là một tập hợp tất cả các yếu tố cơng việc cần
thiết để hồn thành dự án.
Danh sách công việc thường là sự mở rộng của WBS và được sử dụng
như một công cụ cơ bản trong xây dựng tiến độ dự án.

Căn cứ xác định danh sách công việc





WBS
Thông tin lịch sử về những dự án trước đó
Các ràng buộc
Ý kiến chuyên gia


HOẠCH ĐỊNH BƯỚC 2



XÁC ĐỊNH TRÌNH TỰ CÁC
CƠNG VIỆC


SẮP XẾP TRÌNH TỰ CƠNG VIỆC




Khái niệm

Sắp xếp trình tự tực hiện cơng việc là tiến trình xác định
mối liên hệ phụ thuộc giữa các công việc trong dự án.
Sao cho với trình tự này, tất cả các cơng việc đều được
thực hiện để tạo ra các kết quả và hồn thành mục tiêu
dự án.
Các nội dung chính



Xác định các loại quan hệ phụ thuộc.
Biểu diễn quan hệ phụ thuộc the sơ đồ.


TÍNH CHẤT CÁC QUAN HỆ PHỤ THUỘC






Phụ thuộc bắt buộc

Là trình tự tự nhiên của các cơng việc, do loại cơng việc dự
án địi hỏi.
Phụ thuộc tùy chọn

Là trình tự nhà quản trị dự án chủ động lựa chọn. Cho phép
các cơng việc xảy ra trình tự như ý muốn của PM, có thể
theo thực tiễn kinh doanh tại doanh nghiệp, hoặc theo điều
kiện đặc thù của dự án.
Phụ thuộc bên ngoài

Các mối quan hệ phụ thuộc nằm ngoài tầm kiểm soát của
dự án.