Ứng dụng quản lý thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ cán bộ công chức trên nền điện toán đám mây

Tham luận Quản lý TTHC và HSCC trên nền ĐT đám mây, Cty PM TT Đông Á – Date 21-Jan-2013
Ứng dụng quản lý thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ cán bộ công
chức trên nền điện toán đám mây
Nguyễn Tôn Hùng Trường, Trương Nguyên
Công ty Phần mềm truyền thông Đông Á
TÓM TẮT
Bài viết với mục đích khái quát về sản phẩm phầm mềm hỗ trợ quản lý các thủ tục hành
chính và phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ công chức dựa trên nền tảng giải pháp Cloud
Computing và những ứng dụng khác trên nền tảng này mang lại những lợi ích cho cơ quan quản
lý nhà nước.
1. GIỚI THIỆU
Hệ thống một cửa điện tử phục vụ cải cách hành chính, ứng dụng giao dịch điện tử một
cửa giữa Chính phủ với công dân và doanh nghiệp là một trong những tiền đề quan trọng trong
việc thực thi Chính phủ điện tử, nhằm tạo điều kiện để chính quyền gần dân hơn giảm thiểu
những phiền hà trong các dịch vụ hành chính.
Để thực hiện tốt Chỉ thị số 58/CT-TW của Bộ Chính trị, kế hoạch quốc gia về “Ứng dụng
CNTT-TT trong các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011-2015” việc xây dựng một địa phương
mạnh về CNTT và Xây dựng một chính quyền điện tử hiệu quả tại địa phương là vấn đề không
thể tách rời khi thực hiện chỉ thị này.
Xuất phát từ các nhu cần thực tiễn đó, các giải pháp ứng dụng phầm mềm nhằm mang lại
công cụ hỗ trợ việc quản lý các thủ tục hành chính dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001 và Ứng dụng
quản lý hồ sơ cán bộ công chức tại địa phương là hai ứng dụng nền tảng mà Công ty Đông Á đã
dành nhiều thời gian để nghiên cứu và xây dựng. Hai ứng dụng này là Flatform để phát triển hệ
sinh thái các ứng dụng phục vụ cho việc cải cánh hành chính theo tinh thần của chỉ thị 58/CT-
TW. Một dùng cho quản lý công việc và một dùng trong quản lý con người để thực hiện công
việc.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG ĐỐI
NGOẠI
P
L

A
T
F
O
R
M
PHẦN MỀM QUẢN LÝ
HỒ SƠ CẤP PHÉP
XÂY DỰNG QUA
MẠNG
P
L
A
T
F
O
R
M
P
L
A
T
F
O
R
M
HỆ THỐNG QUẢN
LÝ VÀ XÂY DỰNG
CÁC QUY TRÌNH
THEO TIÊU CHUẨN

ISO 9001
Mô hình 1. Ứng dụng nền tảng để phát triển các ứng dụng đi kèm được phát triển bởi
Trung tâm Sản xuất và Phát triển phần mềm thuộc Công ty Phần mềm Đông Á.
Việc xây dựng một Flatform để phát triển các ứng dụng quản lý nhà nước đã tạo ra một
bước ngoặc trong việc xây dựng các ứng dụng CNTT theo nhu cầu của người sử dụng. Tuy vậy
Hội thảo CNTT phục vụ phát triển KT-XH tỉnh Kiên Giang – Phú Quốc, ngày 26/10/2012 1
Tham luận Quản lý TTHC và HSCC trên nền ĐT đám mây, Cty PM TT Đông Á – Date 21-Jan-2013
thách thức cho hệ thống này là làm thế nào để việc phát triển ứng dụng mới không phải tốn kém
quá nhiều chi phí về phần cứng, quản trị hay nâng cấp hệ thống mỗi khi phát sinh một nhu cầu
mới. Để giải quyết vấn đề này, nền tảng Cloud Computing được nghiên cứu và xem như là một
giải pháp tối ưu trong việc xây dựng kiến trúc hạ tầng cho các ứng dụng CNTT.
Mô hình 2. Ứng dụng dựa trên nền tảng Cloud Computing.
Những tính năng vượt trội của Cloud Computing rất dễ dàng nhận thấy như:
 Ảo hoá về hạ tầng kỹ thuật: Đơn giản hoá các hệ thống phần cứng phức tạp và tốn
kém thông qua việc sử dụng các máy chủ Ảo tuỳ chỉnh theo đúng với nhu cầu sử
dụng hay năng lực đáp ứng của nó.
 Xây dựng các ứng dụng hoạt động trên môi trường Cloud nhằm mang lại sự tiện
dụng cũng như khả năng đáp ứng nhanh các yêu cầu sử dụng.
2. ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÁC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC
I.1.Quản lý các thủ tục hành chính
Rất nhiều thủ tục hành chính trong hệ thống quản lý nhà nước, để có thể kiểm soát được
hiệu quả thực hiện các thủ tục này chúng ta phải giải quyết được cả 2 vấn đề là lịch sử thay đổi
của thủ tục và quy trình xử lý của thủ tục. Tuy nhiên, nếu sử dụng cách truyền thống bằng
phương pháp ghi chép chắc chắn việc quản lý sẽ rất khó khăn và mất nhiều thời gian. Vì vậy,
một ứng dụng quản lý được tạo ra để giải quyết các vấn đề này là hoàn toàn cần thiết.
Hệ thống ứng dụng này hỗ trợ tích cực cho các đơn vị hành chính nhà nước dễ dàng quản
lý các thay đổi của thủ tục hành chính và giám sát kết quả hoạt động của các vị trí công việc
bên trong quy trình.
Người dùng có thể dễ dàng thay đổi các thủ tục hành chính và định nghĩa các quy trình xử
lý cho các thủ tục đó. Các cán bộ, chuyên viên chỉ cần truy cập vào chương trình và xử lý công

việc theo các quy trình đã được định nghĩa.
Hội thảo CNTT phục vụ phát triển KT-XH tỉnh Kiên Giang – Phú Quốc, ngày 26/10/2012 2
Tham luận Quản lý TTHC và HSCC trên nền ĐT đám mây, Cty PM TT Đông Á – Date 21-Jan-2013
HỒ SƠ
VĂN BẢN
NHẬN
SỰ
PHÂN CÔNG
&
GIAO VIỆC
LỊCH
LÀM
VIỆC
CÔNG
VĂN
TÀI SẢN
VẬT TƯ
QUẢN LÝ
KHÁCH HÀNG
QUẢN LÝ
HÀNG TỒN
KHO
QUẢN LÝ
HÀNG HOÁ
THEO DÕI
BÁN HÀNG
QUẢN LÝ
DỰ ÁN
BÁO CÁO TÀI
CHÍNH & KẾ TOÁN

BÁO CÁO
THUẾ
QUẢN LÝ
NGUỒN VỐN
QUẢN LÝ HOẠT
ĐỘNG ĐỐI NGOẠI
QUẢN LÝ
CÔNG NỢ
QUẢN LÝ HỒ
SƠ CÁN BỘ
SẢN XUẤT
KINH DOANH
CẤP PHÉP

PLATFOR FOR
E-GOVERNMENT
APLICATIONS
PHẦN MỀM QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG ĐỐI
NGOẠI
P
L
A
T
F
O
R
M
PHẦN MỀM
QUẢN LÝ HỒ SƠ CẤP

PHÉP XÂY DỰNG
QUA MẠNG
P
L
A
T
F
O
R
M
LÀM THẾ NÀO
ĐỂ QUẢN LÝ
ĐƯỢC TIẾN ĐỘ
THỰC HIỆN?
AI LÀ NGƯỜI
TRỰC TIẾP THỰC
HIỆN?
HỖ TRỢ CHO
DOANH NGHIỆP
CÁCH NÀO?
Mô hình 3. Ứng dụng xử lý các quy trình nghiệp vụ và các ứng dụng cần phát triển để đáp
ứng nhu cầu quản lý.
Các ưu điểm nổi bật của phần mềm này gồm có:
 Cho phép chạy trên mạng nội bộ và internet
 Hướng tới sự tiện ích và đơn giản hóa cho người dùng
 Người dùng có thể theo dõi và so sánh các thay đổi của thủ tục hành chính
 Người dùng có thể tự định nghĩa quy trình xử lý nghiệp vụ
 Không đòi hỏi cao về trình độ sử dụng
 Xây dựng dựa trên quy trình ISO 9001
 Mỗi cán bộ có thể tham gia một hoặc nhiều quy trình

 Có thể ủy quyền xử lý công việc, khi đã ủy quyền, mọi công việc liên quan
sẽ được chuyển đến cán bộ được ủy quyền
 Cho phép theo dõi toàn bộ quá trình xử lý công việc trong cơ quan.
I.2.Quản lý hồ sơ cán bộ công chức
Chương trình quản lý hồ sơ cán bộ công chức là một trong những ứng dụng được phát
triển trong hệ sinh thái các ứng dụng dành cho các cơ quan quản lý nhà nước. Chúng được xây
dựng dựa trên Flatform của hệ thống ứng dụng mà Đông Á đã tạo ra bằng các qui trình như đã
đề cập ở trên.
Ứng dụng này hoàn toàn phù hợp với tất cả các sở ban ngành thuộc hệ thống quản lý nhà
nước và nhân sự được quản lý bởi Sở nội vụ tại mỗi địa phương.
Ứng dụng được phân cấp, phân quyền một cách chặt chẽ, tại các đơn vị, người quản lý có
thể tìm kiếm bất cứ thông tin liên quan đến nhân sự cấp dưới hoặc bất cứ thông tin mang tính
chất thống kê của đơn vị mình như:
 Tổng số nhân sự
 Hồ sơ lý lịch chi tiết từng nhân sự
Hội thảo CNTT phục vụ phát triển KT-XH tỉnh Kiên Giang – Phú Quốc, ngày 26/10/2012 3
Tham luận Quản lý TTHC và HSCC trên nền ĐT đám mây, Cty PM TT Đông Á – Date 21-Jan-2013
 Thống kê số lượng chuyên viên, ngạch lương, học vị, cấp bậc nhà nước
 Xuất các báo cáo thông kê theo mẫu quy định của Bộ Nội vụ
Dựa trên những thông tin thống kê này, lãnh đạo đơn vị dễ dàng quyết định việc điều
chuyển hoặc nâng cao trình độ chuyên môn cho các bộ phận/đơn vị con một cách nhanh chống.
Cũng thông qua ứng dụng lãnh đạo sẽ có được sự đánh giá một cách khách quan về năng lực xử
lý công việc của các nhân sự nhờ vào mối quan hệ giữa ứng dụng này với hệ sinh thái ứng dụng
trong quy trình quản lý các thủ tục hành chính được đề cập trong nội dung trước.
Mô hình 4. Ứng dụng 3 lớp trong giải pháp của Đông Á tạo ra hệ sinh thái các ứng dụng cho
chính quyền điện tử nhằm hướng tới chỉ tiêu kế hoạch quốc gia về “Ứng dụng CNTT-TT trong
các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011-2015”
3. KẾT LUẬN
Quản lý thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ cán bộ công chức được xây dựng từ thực tiễn
nên có thể đáp ứng được cho tất cả các cơ quan đơn vị hành chính nhà nước.

Giải pháp kết hợp 2 ứng dụng sẽ có thể quản lý và giám sát được toàn bộ hoạt động của cơ
quan.
Hội thảo CNTT phục vụ phát triển KT-XH tỉnh Kiên Giang – Phú Quốc, ngày 26/10/2012 4