Báo cáo phân tích xây dựng phần mềm quản lý thư viện bằng c# theo chuẩn bách khoa hà nội

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA CÔNG NGHỆ THỒNG TIN

BÀI TẬP LỚN
NHẬP MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
Tên đề tài:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT
HIỆP HÒA SỐ 1

Giảng Viên

:

Sinh viên thực hiện :

Nguyễn Thu Phương
- Man Văn Tiến
- Đoàn Văn Huy

Thái nguyên, ngày 05 tháng 03 năm 2023
1


LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian tìm hiểu và thực hiện đến nay đề tài “Xây dựng phần
mềm quản lý thư viện trường THPT Hiệp Hịa số 1” đã hồn thành. Trong suốt
quá trình thực hiện đề tài, chúng em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ nhiệt
tình.
Chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy các cô đã trang bị những kiến
thức quý báu cho chúng em trong suốt q trình học tập tại Trường Đại Học
Cơng Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Thái Nguyên. Đặc biệt là các thầy các

cô trong khoa Công nghệ thông tin đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, trang bị cho
chúng em những kiến thức cần thiết nhất trong suốt quá trình học tập và nghiên
cứu tại khoa, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp chúng em thực hiện báo cáo
này.
Chúng em xin chân thành cảm ơn các cô, các chị trong thư viện trường
THCS Lương Phong số 2 và THPT Hiệp Hịa 1 đã ln nhiệt tình và tạo điều
kiện giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện đề tài.
Mặc dù đã cố gắng nỗ lực thực hiện đề tài với quyết tâm cao nhưng chắc
hẳn đề tài không thể tránh khỏi thiếu sót, kính mong sự đóng góp và hướng dẫn
của các thầy cô.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

2


LỜI CẢM ƠN..................................................................................................................2
MỤC LỤC........................................................................................................................3
CHƯƠNG 1: LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN.....................................................7
1.1. Lý do chọn đề tài................................................................................................7
1.2. Khách thể và đối tượng nghiên cứu....................................................................7
1.3. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu.........................................................................7
1.4. Mục đích nghiên cứu..........................................................................................7
1.5. Nhiệm vụ nghiên cứu.........................................................................................7
1.6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài...............................................................8
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG..........................................................................9
2.1. Quá trình khảo sát...............................................................................................9
2.1.1.

Tình hình thực tế......................................................................................9

2.1.2.

Phân tích u cầu......................................................................................9

2.1.3.

Địa điểm khảo sát...................................................................................11

2.1.4.

Lịch trình khảo sát..................................................................................11

2.2. Kết quả khảo sát thực trạng..............................................................................11
2.2.1.

Quy trình nhập sách................................................................................12

2.2.2.

Quy trình mượn sách..............................................................................12

2.2.3.

Quy trình trả sách...................................................................................13

2.2.4.

Thống kê báo cáo, in ấn..........................................................................13

2.2.5.

Xử lý sách thanh lý.................................................................................13

2.3. Quy trình hoạt động của hệ thống....................................................................15
2.3.1.

Quy trình nhập tài liệu............................................................................15

2.3.2.

Quy trình mượn tài liệu..........................................................................16
3


2.3.3.

Quy trình trả tài liệu...............................................................................18

2.3.4.

Xử lý độc giả vi phạm............................................................................19

2.3.5.

Quy trình xử lý tài liệu...........................................................................19

2.3.6.

Quy trình tìm kiếm thơng tin..................................................................20

2.3.7.

Quy trình làm phiếu mượn sách thư viện...............................................22

2.3.8.

Quy trình hủy thẻ thư viện.....................................................................23

2.3.9.

Đề xuất ý tưởng xây dựng hệ thống.......................................................24

2.3.10.

Hướng phát triển.....................................................................................25

2.4. Biểu đồ UseCase tổng quát...............................................................................26
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HÊ THỐNG.............................................26
3.1.1.

Biểu đồ phân rã UC cho User.................................................................27

3.1.2.

Biểu đồ phân rã UC cho Admin.............................................................27

3.2. Kịch bản cho các tác nhân................................................................................28
3.2.1.

Đăng Nhập..............................................................................................28

3.2.2.

Tìm Kiếm...............................................................................................29

3.2.3.

Quản lý ( Thêm, Sửa, Xóa)....................................................................30

3.2.4.

Tạo Phiếu Mượn.....................................................................................31

3.3. Biểu đồ tuần tự.................................................................................................33
3.3.1.

UseCase “Đăng Nhập”...........................................................................33

3.3.2.

UseCase “Quản Lý Sách”.......................................................................33

3.3.3.

UseCase “ Quản lý nhân viên”...............................................................34

3.3.4.

UseCase “ Quản lý Độc Giả”.................................................................34

3.3.5.

UseCase “Quản lý Mượn Trả”...............................................................35

3.3.6.

UseCase “ Quản lý Tác Giả”..................................................................35
4


3.3.7.

UseCase “ Quản lý NXB”......................................................................36

3.3.8.

UseCase “ Quản lý Thể Loại”................................................................36

3.3.9.

UseCase “ Quản lý Tài Khoản”..............................................................37

3.3.10.

Use Case “Tạo Phiếu Mượn”.................................................................37

3.3.11.

UseCase “Tìm Kiếm”.............................................................................38

3.4. Biểu đồ hoạt động.............................................................................................38
3.4.1.

UseCase “Đăng Nhập”...........................................................................38

3.4.2.

Use Case “ Quản lý nhân viên”..............................................................39

3.4.3.

UseCase “ Tìm Kiếm”............................................................................39

3.4.4.

UseCase “ Quản lý sách”........................................................................40

3.4.5. UseCase “Quản lý Độc Giả”............................................................................40
3.4.6.

UseCase “Quản lý Thể Loại”.................................................................41

3.4.7.

UseCase “ Quản lý NXB”......................................................................41

3.4.8.

Use Case “Quản lý Tác Giả”..................................................................42

3.4.9.

Use Case “Quản lý tài khoản”................................................................42

3.4.10.

Use Case “Quản lý Mượn Trả”..............................................................43

3.4.11.

Use Case “ Tạo Phiếu Mượn”................................................................43

3.5. Biểu đồ trạng thái.............................................................................................44
3.5.1.

UseCase “Đăng Nhập”...........................................................................44

3.5.2.

UseCase “ Tìm Kiếm”............................................................................44

3.5.3.

UseCase “Quản lý”.................................................................................45

3.5.4.

Use Case “ Tạo Phiếu Mượn”................................................................45

3.6. Biểu đồ lớp.......................................................................................................46
3.7. Thiết kế cơ sở dữ liệu.......................................................................................46
5


3.7.1.

Bảng tb_TaiKhoan (Tài khoản đăng nhập)............................................46

3.7.2.

Bảng tb_NhanVien (Nhân viên).............................................................47

3.7.3.

Bảng tb_DocGia (Độc giả).....................................................................48

3.7.4.

Bảng tb_NhaXuatBan (Nhà xuất bản)....................................................49

3.7.5.

Bảng tb_TacGia (Tác giả)......................................................................49

3.7.6.

Bảng tb_TheLoai (Thể loại)...................................................................50

3.7.7.

Bảng tb_Sach (Sách)..............................................................................50

3.7.8.

Bảng tb_PhieuMuon (Phiếu mượn trả sách)..........................................51

3.7.9.

Bảng tb_ChiTietPhieuMuon (Chi tiết phiếu mượn trả sách).................51

3.8. Biểu đồ quan hệ................................................................................................53
3.9. Thiết kế giao diện.............................................................................................54
3.9.1.

Giao diện chính của phần mềm..............................................................54

3.9.2.

Giao diện form “Đăng nhập”..................................................................54

3.9.3.

Giao diện form “Quên mật khẩu”...........................................................56

3.9.4.

Menu “Hệ thống”...................................................................................57

3.9.5.

Menu “Danh mục”..................................................................................58

3.9.6.

Menu “Mượn trả sách”...........................................................................67

3.9.7.

Menu “Tìm kiếm”..................................................................................69

3.9.8.

Menu “Báo cáo thống kê”......................................................................72

3.9.9.

Menu “Trợ giúp”....................................................................................74

CHƯƠNG 1: LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN

6


1.1.

Lý do chọn đề tài
Hiện nay, thư viện của các trường THPT và THCS ở các đơn vị chưa có

một hệ thống nào chuyên biệt để lưu thông tin sách và việc mượn trả. Với nhu
cầu mở rộng và phát triển thư viện, cùng với nhu cầu đó là sự gia tăng số lượng
sách và số lượng độc giả. Bên cạnh đó là sự phát triển của cơng nghệ thơng tin,
nhu cầu ứng dụng công nghệ vào trong quản lý ngày càng phát triển mạnh và
đem lại rất nhiều lợi ích. Vì vậy, cần phải xây dựng một chương trình quản lý để
đáp ứng nhu cầu quản lý và mượn trả sách được dễ dàng và thuận lợi. Từ những
yêu cầu này, nhóm chúng em quyết định chọn đề tài báo cáo môn Công Nghệ
Phần Mềm là “Xây dựng phần mềm quản lý thư viện trường THPT Hiệp Hòa Số
1 ”.
1.2.

Khách thể và đối tượng nghiên cứu
Khách thể: Hệ thống quản lý thư viện trường THPT Hiệp Hòa Số 1
Đối tượng: Phần mềm quản lý thư viện

1.3.

Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Trường THPT Hiệp Hịa số 1

1.4.

Mục đích nghiên cứu
Xây dựng được phần mềm quản lý thư viện cho trường THPT Hiệp Hịa số

1.
1.5.

Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu nghiệp vụ quản lý thư viện (quản lý tài liệu, quản lý độc giả,

quản lý quá trình mượn trả…).
- Tìm hiểu các cơng cụ xây dựng chương trình
- Phương pháp nghiên cứu
- Phỏng vấn
7


- Quan sát
1.6.

Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Giúp chúng em hiểu về nghiệp vụ quản lý thư viện.
- Ứng dụng đề tài vào việc tối ưu hóa q trình quản lý thư viện.

8


CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1.

Quá trình khảo sát

2.1.1. Tình hình thực tế
Hiện nay, trên thế giới cũng như ở Việt Nam công nghệ thông tin đã trở
thành công nghệ mũi nhọn, nó là ngành khoa học kỹ thuật khơng thể thiếu trong
việc áp dụng vào các tổ chức, các hoạt động xã hội như: quản lý hệ thống thư
viện sách, kinh tế, thông tin, kinh doanh, và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên
cứu…
Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hóa trong quản lý tại các cơ quan,

xí nghiệp, tổ chức đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết, bởi ngành nghề nào
cũng đòi hỏi con người phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ, và những kiến
thức, những suy nghĩ, những đào tạo chuyên sâu. Một vấn đề cấp thiết đặt ra
trong quản lý là làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu ở những trường học
lớn mà trong đó việc quản lý một hệ thống thư viện với hàng ngàn đầu sách và
quản lý việc mượn – trả sách của hàng ngàn sinh viên là vô cùng phức tạp, chính
vì thế nhóm chúng em chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện
”.
2.1.2. Phân tích yêu cầu
+) Yêu cầu của người sử dụng: Mỗi độc giả chỉ được mượn một số sách
nhất định trong một khoảng thời gian nhất định. Khi độc giả cần tra cứu tài liệu
thì địi hỏi:
- Việc truy cập dữ liệu phải được thực hiện một cách nhanh chóng, chính
xác. Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản, dễ bảo trì, có thể điều chỉnh, có tính
mở, có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và xử lý lỗi, hệ
thống phải có khả năng lưu trữ.
9


- Giao diện giữa người dùng và máy phải được thiết kế khoa học, thân
thiện, đẹp, gọn và có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày.
- Hệ thống có khả năng trợ giúp, giải đáp thắc mắc của người dùng khi sử
dụng. Như vậy hệ thống không chỉ đáp ứng cho người dùng thông thạo về tin
học mà còn đáp ứng được với những người dùng ít hiểu biết về tin học.
- Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở mức độ nào đó
nhằm cung cấp nhanh và chuẩn xác các yêu cầu bất thường của nhà quản lý, đảm
bảo nhanh cho người dùng khai thác tối đa các chức năng mà hệ thống cung cấp.
+) Yêu cầu của người quản lý:
- Giúp độc giả tiện lợi và tự tin hơn trong việc tìm kiếm, tra cứu với nhiều
chức năng bổ sung.

- Đảm bảo việc tìm kiếm là chính xác và đầy đủ, độc giả khơng sợ bị tìm
sót một tài liệu nào đó.
- Việc mượn trả tài liệu trở nên dễ dàng hơn, bỏ bớt được các khâu viết
phiếu, tra cứu thủ công chậm chạp như trước kia. Giúp tiết kiệm được nhiều thời
gian hơn cho cả độc giả và người quản lý trong các hoạt động mang tính thủ tục.
- Nâng cao trình độ tin học của cán bộ quản lý cũng như độc giả, giúp độc
giả làm quen với quy trình mượn tài liệu từ các thư viện trên thế giới.
- Giúp độc giả có thể mượn được nhiều tài liệu với nội dung phong phú
hơn, do có thư viện liên kết.
- Giúp độc giả xây dựng thói quen chủ động khi tìm kiếm tư liệu.
- Giúp người đọc chủ động hơn thông qua hệ thống tự đánh giá, bầu chọn
của độc giả. Người đọc có thể trực tiếp tham gia vào việc đánh giá nội dung của
tài liệu.
- Việc quản lý quá trình mượn trả sách trở nên dễ dàng hơn, người quản lý
chỉ cần sử dụng một máy tính có kết nối vào cơ sở dữ liệu là có thể lấy ra các
thơng tin cần thiết. Ngồi ra cũng có thể thực hiện các hoạt động điều tra về nhu
10


cầu, ý kiến độc giả một cách tiện lợi hơn. Từ đó nắm bắt được xu hướng chung
của độc giả, nâng cao hiệu quả của thư viện. Từ các tiện lợi trên, độc giả (chủ
yếu là sinh viên và cán bộ giáo viên) sẽ xây dựng được thói quen sử dụng thư
viện, cảm thấy thích thú với sử dụng thư viện, do đó nâng cao được trình độ
chun mơn, năng lực nghiên cứu nói chung.
2.1.3. Địa điểm khảo sát
Tất cả các quy trình nghiệp vụ, số liệu và quy định được khảo sát tại Thư
viện trường THPT Hiệp Hòa số 1.
2.1.4. Lịch trình khảo sát
- Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ của Thư viện trường
THPT Hiệp Hịa số 1

- Thu thập thơng tin về các đầu sách của trường Thư viện trường THPT
Hiệp Hòa số 1
2.2.

Kết quả khảo sát thực trạng
- Tại trường THPT Hiệp Hịa số 1 nhóm đã làm việc với:
+ Cơ Hằng (cô đã từng tham gia quản lý thư viện) - ĐT: 0966506146.
+ Chị Thủy là thủ thư của thư viện trường.
- Thư viện trường THCS Lương Phong số 2 nhóm đã làm việc với cơ Ngọc

và chị Thúy.
Qua q trình khảo sát nhóm đã thu được kết quả như sau:
Cơ cấu tổ chức tại cơ sở khảo sát
Trường THPT Hiệp Hịa số 1 : có Chị Phượng là thủ thư.
Cơ sở vật chất kỹ thuật
Các thư viện đều có sử dụng máy tính - hệ điều hành Windows và chưa có
một phần mềm chuyên biệt nào để quản lý thư viện, chưa có máy đọc mã vạch.
11


Các đầu sách được phân chia theo từng ngành (khoa) và được lưu trữ vào
từng kho sách, giá sách tương ứng.
Thực trạng quản lý thư viện tại Trường THPT Hiệp Hòa Số 1
Tất cả các dữ liệu về sách và báo tạp chí đều được lưu trữ trên giấy tờ sổ
sách. Tài liệu chủ yếu của thư viện là sách.
2.2.1. Quy trình nhập sách
Sau khi nhập sách về, thủ thư phải nhập lại thông tin các đầu sách vào sổ và
cất giữ hóa đơn và chứng từ liên quan.
Thủ thư đánh mã cho từng cuốn sách theo từng ngành và sắp xếp chúng vào
đúng vị trí lưu trữ.

2.2.2. Quy trình mượn sách
Đối với học sinh
Thư viện trường THPT Hiệp Hòa số 1 đều chưa cho học sinh mượn sách
về mà chỉ cho sinh viên mượn sách để đọc tại thư viện. Ngồi ra học sinh chưa
có thẻ thư viện mà dùng thẻ học sinh để mượn trả sách. Học sinh chỉ được mượn
một đến hai cuốn sách mỗi lần.
Học sinh muốn mượn sách để đọc thì phải đưa thẻ học sinh và thơng báo
tên sách cần mượn. Sau đó, thủ thư tìm đến các giá sách và nếu tìm thấy sách
theo yêu cầu của học sinh thì thủ thư đưa sách cho sinh viên mượn và giữ lại thẻ
học sinh. Người thủ thư sẽ ghi lại tên học sinh và tên đầu sách vào phiếu ghi
danh. Nếu không thấy sách đó thì thủ thư thơng báo sách đã mượn hết hoặc
khơng có trong thư viện.
Đối với cán bộ, giáo viên
Các giáo viên được mượn sách về và cũng được mượn sách để đọc tại thư
viện. Khi mượn sách thì thủ thư sẽ ghi tên giáo viên và tên sách mượn vào trong
sổ.
12


2.2.3. Quy trình trả sách
Đối với học sinh
Sau khi đọc xong, học sinh phải trả đúng sách đã mượn. Thủ thư sẽ tìm và
trả lại thẻ cho sinh viên, đồng thời đánh dấu phiếu ghi danh là sách đã được trả.
Đối với cán bộ, giáo viên
Khi trả sách, thủ thư kiểm tra đúng sách đã mượn và họ đánh dấu là giáo
viên đã trả sách.
2.2.4. Thống kê báo cáo, in ấn
Cả hai thư viện này đều thực hiện thống kê theo định kỳ vào cuối năm. Họ
thống kê sách theo từng ngành và theo các tiêu chí sau:
−

Thống kê sách nhập mới.

−

Thống kê sách đang được mượn.

−

Thống kê sách còn trong thư viện.

−

Thống kê sách thanh lý.

2.2.5. Xử lý sách thanh lý
Các loại sách được nhập về thông thường sau 5 năm sẽ được thanh lý 1 lần.
Nhưng thường những sách bị hư hỏng quá nặng hoặc những cuốn sách khơng sử
dụng đến thì mới tiến hành thanh lý.
Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại
Ưu điểm
- Không tốn kém cho việc đầu tư cơ sở vật chất.
- Nhân viên thư viện không cần phải hiểu biết về tin học nhiều cũng có thể
làm được.
Nhược điểm
- Thơng tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu
dài.
13

- Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ công và
mất nhiều thời gian.
- Nhân viên phải tốn nhiều thời gian và công sức vào việc thống kê sách.
- Tất cả các công việc của nhân viên thư viện đều tiến hành một cách thủ
công, không khoa học.
- Yêu cầu của người dùng về hệ thống mới
- Từ những bất cập trong quá trình quản lý thư viện như hiện nay, nhóm đã
đề xuất một phần mềm giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn. Hầu hết các thủ thư
đều mong muốn phần mềm cần phải đạt được yêu cầu sau:
- Phần mềm có giao diện dễ sử dụng.
- Cho phép lưu trữ được các thơng tin về sách, báo, tạp chí của cả thư viện
hiện tại và mở rộng lượng tài liệu về sau.
- Quản lý việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho thủ thư.
- Tìm kiếm thơng tin tài liệu, độc giả một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Cho phép thống kê, in ấn theo nhiều tiêu chí.
- Khơng gây khó khăn cho việc quản lý của nhân viên thư viện.
- Yêu cầu cần đạt được của hệ thống mới
Qua quá trình khảo sát thực tế tại thư viện của trường THPT Hiệp Hòa số 1,
THCS Lương Phong số 2. Nhóm nhận thấy q trình quản lý thư viện của các
trường vẫn thực hiện rất thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công
sức của nhân viên thư viện. Do đó cần phải có một phần mềm quản lý nhằm
khắc phục được các nhược điểm của quy trình quản lý hiện tại, đảm bảo được
các yêu cầu mà người dùng mong muốn.
Hệ thống mới cần phải đạt đựợc các chức năng sau:
- Cập nhật thơng tin:
+ Thơng tin về sách báo, tạp chí,
+ Thơng tin về độc giả (gồm học sinh và giáo viên).
14

+ Thông tin về người dùng (thủ thư,…)
- Quản lý quá trình mượn trả tài liệu của độc giả.
- Tìm kiếm tài liệu, độc giả theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Thống kê và in ấn theo nhiều tiêu chí.
- Phục hồi và sao lưu dữ liệu.
2.3.

Quy trình hoạt động của hệ thống

2.3.1. Quy trình nhập tài liệu
❖

Thời gian: Thực hiện mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về.

- Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, luận văn,
đồ án, giáo trình, đề cương, đĩa CD, DVD. Trong đó, sách là tài liệu chính.
❖

Tác nhân tham gia vào q trình nhập tài liệu

- Ban kỹ thuật.
❖

Vai trị của q trình nhập tài liệu

- Tăng số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu của độc giả
- Nguồn tài liệu phong phú
❖

Các bước tiến hành

−

Phân loại tài liệu. Ban kỹ thuật phân tài liệu thành các loại như:

+ Sách
+ Báo, tạp chí
+ Tài liệu tham khảo…..
Trong đó, mỗi loại tài liệu được phân theo từng ngành/khoa (khoa học cơ
bản, điện – điện tử, cơ khí, động lực, kinh tế, thủy lợi….).
−

Đánh mã tài liệu: Ban kỹ thuật thực hiện đánh mã cho từng loại tài

liệu bao gồm cả mã số và mã chữ.
+ Mã được đánh theo quy định: Theo loại tài liệu, theo ngành sau đó là
mã tài liệu.
15


+ Loại tài liệu được đánh mã vạch gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu
tham khảo.
+ Đối với loại tài liệu sử dụng mã vạch thì ban kỹ thuật sử dụng phần
mềm sinh mã tự động cho từng tài liệu theo quy định đã đặt ra.
+ Mã được sinh ra không bị trùng lặp. Sau khi đã sinh mã họ sẽ in mã
và gán mã cho từng loại tài liệu.
−

Sắp xếp tài liệu: Gán mã cho từng loại tài liệu xong, ban kỹ thuật

sắp xếp tài liệu vào các tủ tài liệu tương ứng (tủ để sách, tủ để báo, tạp chí, tủ để
tài liệu tham khảo…). Ban kỹ thuật phân tủ tài liệu ra thành các tầng, giá, kệ để
sắp xếp tài liệu theo đúng từng ngành.
2.3.2. Quy trình mượn tài liệu
❖ Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả đến mượn tài liệu (trong giờ hành
chính).
Mượn tài liệu gồm có 2 loại: mượn về và mượn đọc tại chỗ. Số lượng tài
liệu được mượn về và mượn đọc tại chỗ theo quy định của thư viện.
− Độc giả là học sinh, sinh viên: tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình,
luận văn, đề cương.
−

Độc giả là cán bộ nhân viên trong trường thì tài liệu mượn về gồm:

sách, giáo trình, luận văn, đề cương, đĩa CD, DVD.
−

Tài liệu không được mượn về, chỉ mượn đọc tại chỗ là báo, tạp chí.

❖ Tác nhân tham gia vào quá trình mượn tài liệu
Ban thủ thư, độc giả (học sinh, sinh viên, cán bộ nhân viên trong trường).
❖ Vai trò của quá trình mượn tài liệu
Đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc.
❖ Các bước tiến hành:
−

Độc giả yêu cầu tài liệu cần mượn.
16

− Ban thủ thư dựa vào thông tin tài liệu đó trong hệ thống.
−

Trường hợp tài liệu đó cịn trong thư viện, thủ thư yêu cầu độc giả

đưa thẻ thư viện. Thủ thư sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc mã vạch từ tài liệu =>
lấy thông tin về tài liệu đó, đọc mã vạch tù thẻ thư viện => lấy thơng tin về độc
giả.
Sau đó thủ thư tạo phiếu mượn. Mẫu phiếu mượn tài liệu:
THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT HIỆP HÒA 1
PHIẾU MƯỢN
Họ và tên:
…………………………………………
Đơn vị (lớp):
……………………………………..
Tên sách:
………………………………………..
Số sách:
…………………………………………
Ngày mượn: ……./……./……
Hạn trả: ……../……./…….
Nếu độc giả mượn về thì phiếu mượn có ghi rõ ngày phải trả tài liệu. Đối
với độc giả mượn đọc tại chỗ thì phiếu mượn khơng có hạn trả.
Tạo xong phiếu mượn thì thủ thư đưa tài liệu và thẻ thư viện cho độc giả.
− Trường hợp tài liệu đó khơng cịn thì hệ thống sẽ thông báo và thủ thư
thông báo cho độc giả “Tài liệu bạn u cầu khơng cịn”.
−

Trường hợp hệ thống thơng báo khơng có tài liệu này. Thủ thư sẽ

thơng báo cho độc giả “Thư viện khơng có tài liệu bạn yêu cầu”.
17


2.3.3. Quy trình trả tài liệu
❖ Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả trả tài liệu.
Trả tài liệu mượn đọc tại chỗ, trả tài liệu mượn về.
❖ Tác nhân tham gia vào quá trình trả tài liệu
Ban thủ thư, độc giả.
❖ Các bước tiến hành:
Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn đọc tại chỗ
− Độc giả đưa tài liệu đã mượn và thẻ thư viện cho thủ thư.
−

Thủ thư nhận tài liệu và thẻ thư viện, sử dụng đầu đọc mã vạch để

đọc thông tin tài liệu và độc giả, kiểm tra và so sánh thông tin với phiếu mượn.
−

Thông tin đúng với phiếu mượn và không xảy ra vi phạm thì thủ

thư đánh dấu phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ thư viện cho độc giả.
Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện : Trả tài liệu bị rách
nát, hư hỏng thì bị xử phạt.
Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn về
−

Độc giả đưa tài liệu và thẻ thư viện cho thủ thư.

−

Thủ thư kiểm tra tài liệu và sử dụng đầu đọc mã vạch để kiểm tra

thông tin tài liệu và độc giả.
−

Trường hợp độc giả trả tài liệu đúng thời hạn và thông tin tài

liệu và độc giả giống phiếu mượn thì thủ thư đánh dấu đã xử lý vào phiếu mượn
và trả thẻ thư viện cho độc giả.
Sau khi nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu vào
đúng vị trí lưu trữ nó.

18


2.3.4. Xử lý độc giả vi phạm
❖ Thời gian: Xảy ra khi có độc giả vi phạm mượn trả tài liệu.
❖ Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý vi phạm.
Ban thủ thư, độc giả
❖ Vai trò của việc xử lý vi phạm
− Giảm tỷ lệ vi phạm của độc giả.
− Nâng cao tính kỷ luật cho thư viện.
❖ Các bước tiến hành:
− Độc giả trả tài liệu và bị vi phạm
− Thủ thư xử phạt độc giả theo quy định của thư viện
+ Trường hợp độc giả trả tài liệu không đúng thời hạn quy định. Đối với
những độc giả trả tài liệu quá hạn thì sẽ bị khóa thẻ theo đúng quy định của thư.
+ Trường hợp độc giả đánh mất tài liệu bị phạt 100% giá bìa của tài liệu đã
mượn.

+ Trường hợp độc giả đánh rách nát tài liệu, tùy vào tình trạng của tài liệu
mà thủ thư phạt.
+ Trường hợp tiền phạt của độc giả vượt quá 90% giá bìa thì độc giả vừa
phải nộp 90% giá bìa và bị khóa thẻ trong khoảng thời gian bằng thời hạn mượn
tài liệu đó.
2.3.5. Quy trình xử lý tài liệu
❖ Thời gian: Xảy ra khi mỗi khi nhập tài liệu về, tiến hành thanh lý vào
mỗi năm.
Tài liệu cần xử lý gồm cả tài liệu mới và cũ.
❖ Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý tài liệu
Ban kỹ thuật
❖ Vai trò của việc xử lý tài liệu
19


− Đối với tài liệu mới: Giúp cho thủ thư dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài
liệu.
− Đối với tài liệu cũ: Giảm bớt tài liệu khơng cịn sử dụng được cho thư
viện.
❖ Các bước tiến hành
− Đối với tài liệu mới: Thực hiện như quá trình nhập tài liệu
− Đối với tài liệu cũ: Hàng năm ban kỹ thuật chọn ra các cuốn tài liệu cũ,
rách nát, lạc hậu, những cuốn không sử dụng được nữa. Những cuốn tài liệu này
sẽ được bỏ vào kho hoặc thanh lý. Sau khi bỏ các cuốn tài liệu cũ, ban kỹ thuật
phân loại và sắp xếp lại tài liệu vào mỗi tủ, mỗi giá sao cho thuận tiện cho quá
trình tìm kiếm và mượn trả.
2.3.6. Quy trình tìm kiếm thơng tin
❖ Thời gian: Xảy ra vào bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu.
❖ Tác nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm
Admin, ban kỹ thuật, ban lập kế hoạch, ban thủ thư.

❖ Vai trị của việc tìm kiếm
− Biết được đầy đủ thơng tin về tiêu chí cần tìm
− Tìm kiếm nhanh, chính xác.
− Nâng cao hiệu quả làm việc
❖ Các bước thực hiện:
Người dùng lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm:
− Tìm kiếm tài liệu: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm tài liệu.
+ Tìm theo dạng tài liệu: Sách, báo - tạp chí, tài liệu điện tử, tài liệu khác.
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tài liệu theo từng dạng tài liệu mà người dùng lựa
chọn.

20