5S2 sắp xếp QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG UFM

5S2: SEITON (SORTING - 整頓 – SẮP XẾP) : ĐẶT MỌI THỨ Ở ĐÚNG VỊ TRÍ CỦA NĨ
Sakichi Toyoda, ơng chủ của hãng Toyota đã rất tâm đắc với một câu nói nổi tiếng của nhà văn
Anh Samuel Smile “Đồ vật nào cũng có vị trí của riêng nó”. Đây cũng chính là tinh thần của
bước thứ hai trong hệ thống 5S.
Seition là một công đoạn để sắp xếp dụng cụ và phụ tùng theo trật tự, sau khi đã loại bỏ các vật
dụng không cần thiết. Một điều quan trọng khác, tất cả các dụng cụ lao động sẽ được bày xếp
một cách công khai ở khu vực làm việc. Điều này thuộc về nguyên tắc quản lý bằng nhận thức
thị giác (visual management). Nó sẽ giúp những người làm việc xung quanh khu vực đó dễ nhận
biết, dễ lấy, dễ nhớ và dễ trả lại những dụng cụ mà họ cần.
Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm
theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.
Một khi đã sàng lọc những vật dụng không cần thiết, Toyota sắp xếp cho các đội nhóm hợp tác
đưa ra chiến lược phân loại các hạng mục còn lại – bằng cách giải quyết những câu hỏi sau:
Những ai (hoặc khu vực) cần sử dụng những vật dụng nào?
Khi nào cần dùng đến những vật dụng này?
Dụng cụ nào được sử dụng thường xuyên nhất?
Có cần phân loại vật dụng theo nhóm khơng?
Vị trí để đồ nào sẽ là hợp lý nhất?
Một số vị trí có phù hợp với người lao động hơn những vị trí khác khơng?
Một số vị trí có góp phần giảm bớt chuyển động khơng cần thiết khơng?
Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ đồ đạc ngăn nắp không?
Ở giai đoạn này, Toyota đã xác định cách sắp xếp hợp lý nhất với những nguyên tắc sắp xếp sau:
1. Đặt những vật hay ít dụng ở một nơi riêng biệt.
2. Đặt những vật thường xuyên sử dụng ở gần kỹ thuật viên.


Bạn có thể tham khảo thêm một vài nguyên tắc sắp xếp khu vực làm việc cơ bản của người Nhật
dưới đây:







Khu vực trung tâm của bàn làm việc nên để trống. Lý do bởi đây là khu vực bạn sử dụng
nhiều nhất. Bạn khơng nên để vật gì cố định làm vướng víu bạn khi giải quyết cơng việc.
Bạn nên để máy tính tại góc trái bàn làm việc của mình (người thuận tay trái thì ngược
lại). Để máy tính theo hướng ngồi thuận giúp bạn dễ dàng thao tác khi làm việc hơn,
đồng thời tránh tình trạng mỏi lưng, cổ thường xuyên diễn ra với dân văn phòng.
Đồ dùng được sử dụng thường xuyên thì để gần phạm vi sải tay để dễ bề tiếp cận, số còn
lại có thể được sắp xếp ở khu vực xa hơn, tránh hạn chế tầm mắt quan sát.
Mọi đồ vật phải có “địa chỉ” cố định, sau khi sử dụng xong phải trở về đúng vị trí đó,
tránh tình trạng dùng đâu đặt đấy.
Đối với những giấy tờ, chứng từ không thể số hóa được, hãy đánh dấu chúng bằng màu
sắc và con số để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng trong trường hợp cần thiết. Chẳng hạn, với
hợp đồng bán hàng, bạn có thể để trong 1 ngăn tủ có gắn nhãn đỏ, được phân chia thành
từng tệp lưu trữ có đánh số thứ tự theo doanh thu tháng.