Hệ thống kiến thức kiểm soát nội bộ

DẠNG 1: CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH KSNB
1. Môi trường kiểm sốt:
-

Tính chính trực và giá trị đạo đức.

-

Triết lý quản lý và phong cách điều hành

-

Cơ cấu tổ chức

-

Cách thức phân định quyền hạn, trách nhiệm

-

Năng lực đội ngũ nhân viên

-

Chính sách nguồn nhân lực

-

Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán

2. Đánh giá rủi ro:

-

Rủi ro BCTC

-

Nguyên nhân rủi ro

3. Hoạt động kiểm soát:
-

Phân chia trách nhiệm đầy đủ (Tách biệt về trách nhiệm)

-

Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin

-

Kiểm sốt vật chất

-

Kiểm tra độc lập việc thực hiện

-

Phân tích rà sốt

4. Thơng tin và truyền thông:

5. Giám sát:
-

Giám sát thường xuyên

-

Giám sát định kỳ
+ Kiểm tốn nội bộ
+ Kiểm tốn độc lập
+ Chương trình giám sát định kỳ
DẠNG 2: CHU TRÌNH MUA HÀNG

1. Chu trình mua hàng bao gồm:
+ Đặt hàng
+ Nhận hàng


+ Tồn trữ
+ Nợ phải trả
2. Thủ tục kiểm soát nội bộ:
-

Phân chia trách nhiệm

-

Ủy quyền và phê duyệt

-

Kiểm soát chứng từ

-

Đối chiếu và xử lý khác biệt
KHÂU ĐẶT HÀNG
Mục tiêu kiểm

Rủi ro

Thủ tục

sốt
Mua

hàng

đúng Hàng

chủng loại, quy cách

khơng

đúng + Kiểm tra kỹ các

chủng loại, quy cách

thơng tin về hàng
hóa trên phiếu đề

nghị mua hàng và
đơn

đặt

hàng:

số

liệu, ngày tháng, nhà
cung cấp, tên hàng
hóa, số lượng, đơn
giá.
Số lượng mua tối ưu

Mua hàng thừa/thiếu

+ Bộ phận mua hàng
độc lập với bộ phận
sử dụng.
+ Kiểm soát chứng
từ: Kiểm tra số lượng
mua.

Chất lượng đạt yêu Hàng kém chất lượng + Bộ phận mua hàng
cầu

độc lập với bộ phận
sử dụng.
+ Thành lập bộ phận

kiểm định chất lượng


hàng mua.
+ Khi đặt hàng phải
có

phê duyệt

của

cấp trên và bộ phận
kiểm

định

chất

lượng.
Giá hợp lý

Giá không hợp lý

+ Bộ phận mua hàng
độc lập với bộ phận
sử dụng.
+ Sử dụng phương
pháp đấu thầu.
+ Phải có ít nhất n
bảng chào giá cho

lần mua hàng đầu
tiên hoặc khi giác
tăng.

Giá tối ưu

Giá không hợp lý

+ Bộ phận mua hàng
độc lập với bộ phận
sử dụng.
+ Phải có ít nhất n
bảng chào giá cho
lần mua hàng đầu
tiên hoặc khi giác
tăng.

Thực sự mua

Mua khống

+ Bộ phận mua hàng
độc lập với bộ phận
sử dụng.
+ Kiểm soát chứng
từ: Kiểm tra số lượng
mua.


+ Ra quy định tất cả

các nghiệp vụ mua
hàng từ X triệu trở
lên cần phải có người
có thẩm quyền phê
duyệt.
KHÂU NHẬN HÀNG
Nhận

hàng

đúng Nhận

chủng loại, quy cách

hàng

không + Tách biệt giữa bộ

đúng chủng loại, quy phận nhận hàng với
cách

bộ phận mua hàng
và bộ phận kho.
+ Lập phiếu nhập,
báo cáo nhận hàng.

Nhận hàng đúng số Nhận
lượng

hàng

không + Lập phiếu nhập,

đúng số lượng

báo cáo nhận hàng.
+ Tách biệt bộ phận
mua hàng, kho và sử
dụng.
+

Lập

thiếu

nhập

kho, báo cáo nhận
hàng.
+ Nhận hàng phải có
sự chứng kiến của bộ
phận nhận hàng và
thủ kho.
Hàng nhận an toàn

Hàng bị thất thoát

+ Lập phiếu nhập,
báo cáo nhận hàng.
+ Hàng phải được

nhập kho kịp thời.
+ Kho bảo quản an


tồn.
Ghi chép đầy đủ các Hàng
nghiệp vụ nhập kho

nhập

khơng + Lập phiếu nhập,

được ghi chép

báo cáo nhận hàng.
+ Tách biệt bộ phận
mua hàng, kho và sử
dụng.
+ Ghi chép kịp thời
nghiệp

vụ

nhận

hàng.
+ Kiểm kê định kỳ và
đối

chiếu

với

sổ

sách.
Không nhập khống Nhập khống

+ Lập phiếu nhập,

hàng

báo cáo nhận hàng.
+ Q
hàng

trình nhận

phải

có

sự

chứng kiến của bộ
phận nhận hàng và
thủ kho.
+ Tách biệt bộ phận
mua hàng, kho và sử
dụng.

KHÂU TỒN TRỮ
Hàng tồn kho không Hàng tồn kho bị thất + Bổ nhiệm thủ kho.
bị thất thoát, tham thốt,

tham

ơ/

sử + Tổ chức kho an

ơ/ sử dụng sai mục dụng sai mục đích

tồn và ngăn nắp.

đích

+ Hạn chế tiếp cận
kho.
+ Mọi trường hợp
xuất kho đều phải có


phê duyệt.
+

Giám

sát

nhập

xuất kho.
+ Ghi chép thẻ kho.
+ Kiểm kê kho định
kỳ và bất thường.
+ Sử dụng hệ thống
kê

khai

thường

xuyên.
+ Có chương trình
kiểm kê.
+

Kiểm

sốt

chặt

việc khóa sổ trước
khi kiểm kê.
+

Tách

biệt

HTK

khơng phải của đơn
vị.
+

Kiểm

điều

sốt

chuyển

việc
HTK

trong lúc kiểm kê.
+ Giám sát việc cân
đong, đo, đếm.
+ Chọn mấu kiểm
tra lại kết quả kiểm
kê.
+ Báo cáo và xử lý
chênh lệch kiểm kê.
Kiểm sốt được tình Hàng tồn kho bị hư + Nguyên tắc FIFO
trạng và phẩm chất hỏng, lỗi thời

+ Báo cáo định ký về

hàng tồn kho

hàng

mất

chất


lượng.
+ Tổ chức kho an
toàn và ngăn nắp.
+ Kiểm kê kho định
kỳ và bất thường.
+ Tính số vịng quay
HTK

để phát

hiện

mặt hàng chậm luận
chuyển.
+ Sử dụng mơ hình
quản lý HTK thích
hợp.
Hàng tồn kho được Hàng tồn kho bị ghi + Sử dụng chứng từ
ghi chép lên sổ sách chép sai, ảnh hưởng cần thiết: PNK, PXK,
liên quan

đến BCTC

lệnh bán hàng, phiếu
giao hàng..
+ Ghi chép kịp thời
+ Đối chiếu định kỳ
giữa các bộ phận.
+ Kiểm kê định kỳ và
bất thường.
+ Sử dụng hệ thống
kê

khai

thường

xuyên.
+ Sử dụng máy tính.
+ Đối chiếu định kỳ
giữa các bộ phận.
Tuân

thủ

các

quy Không tuân thủ các + Tuân thủ các quy

định liên quan đến quy định

định về pháp luật

hàng tồn kho

liên

quan:

mơi

trường,

bảo

vệ

phịng


chống cháy nổ, an
toàn lao động.
+ Xây dựng các quy
định nội bộ chi tiết,
chặt chẽ.
+ Phổ biến, tổ chức
các khóa huấn luyện
các nhân viên về quy
định.
+ Tổ chức kiểm tra

định kỳ và đột xuất
về việc tuân thủ quy
định.
KHÂU THANH TOÁN
Số tiền chính xác

Ghi chép sai xót

+ Các chứng từ khi
hồn

thành

phải

được lưu trữ đầy đủ
và theo thứ tự phiếu
chi, sec.
+ Định kỳ đối chiếu
giữa giấy báo của
người bán với số liệu
theo dõi chi tiết.
+

Chỉnh

hợp

các

chênh lệch với biểu
mấu thích hợp.
Nợ phải trả có thực

Ghi chép nợ khống

+ Bộ phận kế tốn
nợ phải trả cần được
tổ chức độc lập với
các

bộ

hàng,

phận
nhận

mua
hàng,


kho hàng
+ Tất cả mọi nghiệp
vụ thanh toán phải
được xét duyệt bởi
người

có

thẩm

quyền.
+ Việc thanh tốn
chỉ thực hiện khi đầy
đủ chứng từ gốc.
Nợ phải trả đầy đủ

Ghi chép nợ thiếu

+ Mở sổ theo dõi chi
tiết nhà cung cấp.
+ Định kỳ đối chiếu
giữa

các

nhận

bộ

phận

hàng,

mua

hàng và kế toán nợ
phải trả để ghi nhận
các chênh lệch số

liệu.
+

Đối

chiếu

giữa

tổng hợp và chi tiết
nợ

phải

trả

người

bán.
Ghi đúng đối tượng

Ghi nhầm đối tượng

+ Các chứng từ phải
được kiểm tra về tính
chính

xác,

hợp

lệ

trước khi chấp nhận
thanh toán.
+ Từ danh sách nhà
cung cấp, xây dựng
mã số nhà cung cấp,
kiểm tra mã số trước


khi nhận các khoản
phải trả.
Theo dõi nợ đến hạn Trả nợ không đúng + Mở sổ theo dõi chi
trả

hạn

tiết nhà cung cấp.
+ Lập báo cáo tình
hình nợ phải trả cuối
kỳ có phân tích theo
thời hạn trả.

DẠNG 2: CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
1. Chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm:
-

Chấp nhận bán hàng.

-

Lập lệnh bán hàng.

-

Xét duyêth bán chịu

-

Gởi hàng

-

Lập hóa đơn

-

Theo dõi nợ phải thu

-

Thu tiền

2. Thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình:
KHÂU CHẤP NHẬN ĐƠN HÀNG VÀ XÉT DUYỆT BÁN CHỊU
Mục tiêu kiểm soát

Rủi ro

Thủ tục

Chỉ bán cho khách Bán cho người không Xác minh người mua
hàng có thật và đủ có thật, lừa đảo

Đánh

giá

tư cách

người mua.

uy

tín

+ Duyệt hạn mức tín
dụng.
+ Phân tích tuổi nợ.
+ Đưa ra quy định
nếu bán hàng lần


đầu tiên.
Đảm bảo tính pháp Giao dịch bị vi phạm + Duyệt hạn mức tín
lý của giao dịch với pháp luật

dụng.

khách hàng

+ Phân tích tuổi nợ.
+ Đưa ra quy định
nếu bán hàng lần
đầu tiên.

Có đủ hàng để giao Nhận đơn đặt hàng Đối chiếu đơn đặt
theo u cầu

mà

khơng

hàng giao

có

đủ hàng với bảng báo
giá:
+ Lưu ý sự khác biệt
do thay đổi giá.
+ Các khoản chiết
khấu.
+ Chi phí bán hàng
phát sinh.
+

Địa

điểm

giao

hàng
Xác nhận khả năng
cung ứng:
+ Kiểm tra HTK trước
khi chấp nhận đơn
hàng.
+

Xác

nhận

khả

năng cung ứng.
+ Phương án thay
thế.
Chỉ

bán

chịu

cho Bán hàng không thu Xét duyệt bán chịu:

khách hàng có đủ được tiền

+ Chính sách bán

khả năng thanh toán

chịu.
+ Xem xét khả năng


thanh

tốn

khách

hàng.
+ Lưu ý trường hợp
nhân

viên

thơng

đồng với khách hàng
Lập lệnh bán hàng:
+ Đối chiếu thông tin
với đơn đặt hàng.
+ Cấp nhật thông tin
khách hàng.
+ Gởi lệnh bán hàng

sang bộ

phận

xét

duyệt bán chịu.
KHÂU GIAO HÀNG – LẬP HĨA ĐƠN
Giao

hàng

đúng Giao

chủng loại, quy cách

hàng

khơng + Tách biệt giữa bộ

đúng chủng loại, quy phận bán hàng và và
cách,

số

lượng

không

đúng

, bộ phận giao hàng.

khách +

hàng.

Khách

hàng

ký

duyệt mẫu hàng, ký
tên lên chứng từ giao
hàng, ký bao bì nhận
hàng.

Lập hóa đơn đủ cho Bán hàng khơng lập + Lập hóa đơn trên
các trường hợp đã hóa đơn, lập hóa đơn cơ sở chứng từ giao
giao

sai giá trị, tên, MST, hàng.
không bán hàng vẫn
lập hóa đơn.

Giao hàng khi chưa Hàng bị thất thốt +
được duyệt

Hàng

xuất

kho

mà khơng tìm được phải có chứng từ đầy
người

chịu

trách


nhiệm

đủ.
+ Giao hàng phải có
sự phê duyệt

Kiểm sốt tốt chi phí Phát sinh thêm chi
bán hàng

phí

ngồi

dự

kiến

trong q trình giao.
KHÂU THU TIỀN – THEO DÕI NỢ PHẢI THU
Tiền thu đủ

Tiền

thu bị chiếm + Tách biệt thủ quỹ

đoạt

và kế toán.
+ Kiểm soát chứng
từ
+

Khuyến

khách

hàng

khích
nhận

hóa đơn, biên lai.
+

Khuyến

khích

khách hàng chuyển
khoản.
Tiền

được

thu

thời

kịp Tiền

thu bị chiếm +

dụng

Khuyến

khách

hàng

khích
nhận

hóa đơn, biên lai.
+

Khuyến

khích

khách hàng chuyển
khoản.
Sổ

sách

ghi

chép Sổ

sách

ghi

chép + Đối chiếu cơng nợ

chính xác, đầy đủ và chính xác và đầy đủ

thường xuyên.

kịp thời.

+ Kiểm tra chứng từ

Theo

dõi

đầy

đủ, Theo dõi NPT kém, + Kiểm sốt chứng

chính xác nợ phải thu
thu

hồi

nợ

chậm, từ

khơng địi được nợ, + Phân tích rà sốt
khơng lập dự phịng +
NPT, không đánh giá

Lập

bảng

phân


NPT ngoại tế, khơng tích tuổi nợ
khai báo các khoản
NPT thế chấp
Các khoản thu không Khoản NPT bị chiếm + Tách biệt thủ quỹ
bị chiếm dụng

đoạt,
khoản

xóa
NPT

sổ

các và kế tốn.

khơng + Đối chiếu cơng nợ

được phê duyệt

thường xun.
+ Kế tốn nợ phải
thu khơng có quyền
xóa sổ nợ phải thu

Lập BCTC trung thực,

+ Ban hàng chính

hợp lý

sách lập dự phịng

Chỉ xóa sổ các khoản

NPT khó địi

nợ thực sự khó địi

+ Ban hành chính
sách xóa sổ NPT
+ Trình bày, khai báo
NPT
+ Lập bảng chỉnh
hợp NPT
+Thực hiện thủ tục
phân tích

Hàng bị trả lại là

+ Sử dụng chứng từ

đúng

riêng

Ghi nhận đúng để

+ Quy định người xét

không làm sai lệch

duyệt

công nợ

thực hiện

và

thủ

tục