Tổng hợp kiến thức về 5S

BÁO CÁO ĐỀ TÀI TỔNG QUAN VỀ 5S

MỤC LỤC
Trang
I. Khái niệm, nguồn gốc của phương pháp quản lý 5S
II. Mục đích của phương pháp quản lý 5S

1-2
3

III. Lợi ích của phương pháp quản lý 5S

3-4

IV. Các bước áp dụng phương pháp quản lý 5S

4-10

V. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công phương pháp
quản lý 5S

10-11

VI. 5S và các công cụ quản lý trực quan

11-12

VII. Các đối tượng có thể áp dụng phương pháp quản lý 5S

12

VIII. Tổng kết

13


I. Khái niệm, nguồn gốc của phương pháp quản lý 5S :
1. Khái niệm của phương pháp quản lý 5S :
5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm
việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật : Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整
頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn
sàng).
- Sàng lọc : là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần
thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S.
- Sắp xếp : tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy,
dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử
dụng.
- Sạch sẽ : thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi
làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro.
Ngồi ra cịn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.
- Săn sóc : là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng
một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.
- Sẵn sàng : rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong.
5S cịn cần tn thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn
sẵn sàng sản xuất.
-

Tiếng Nhật

Tiếng Anh

Tiếng Việt

Ý nghĩa

Seiri

Sort

Sàng lọc

Chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết

Seiton

Systematize/Stabilize

Sắp xếp

Sắp xếp các đồ vật đúng chỗ

Seiso

Sweep/Shine

Sạch sẽ

Khu vực làm việc luôn được vệ sinh

Seiketsu

Sanitize/Standardize

Săn sóc

Duy trì nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.

Shitsuke

Self-discipline/Sustain

Sẵn sàng

Thực hiện 4S trên một cách tự giấc và tập thể

Ý nghĩa của 5S qua tiếng Nhật, Anh, Việt

1


2. Nguồn gốc của phương pháp quản lý 5S :
Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những
năm 1980. Phương pháp 5S được ứng dụng lần đầu trong Hệ thống sản xuất
Toyota ( TPS ) vào khoảng đầu và giữa thế kỉ XX. Năm 1986, 5S được phổ biến
ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan… Và được đưa vào Việt
Nam khi Nhật mở rộng đầu tư, Vikyno là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S
từ năm 1993.
5S giải quyết vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động và khơng khí
làm việc trong tập thể, hồn thiện mơi trường làm việc. 5S là một phương pháp
cải tiến đơn giản, dễ hiểu, thực hiện dễ dàng và chi phí thực hiện ít tốn kém,
nhưng rất hiệu quả trong việc huy động nhân lực, nâng cao năng suất, chất

lượng, hiệu quả và làm giảm lãng phí.

2


II. Mục đích của phương pháp quản lý 5S :
- Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ
chức tốt.
- Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, cơng sức.
- Xây dựng mơi trường làm việc an toàn, sạch sẽ.
- Tăng cường hiệu quả cơng việc, hạn chế sai sót.
- Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm.
- Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên.
- Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần
làm việc đội, nhóm.
- "5S là một phần trong cơng việc hàng ngày".

III. Lợi ích của phương pháp quản lý 5S :
-

Nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp hơn.
Tăng cường sáng tạo, phát huy sáng kiến cải tiến
Tạo kỷ luật cho tổ chức
Hỗ trợ công việc dễ dàng hơn
Đem lại nhiều thiện cảm, cơ hội kinh doanh
Mọi người trở nên có kỷ luật hơn
Đảm bảo sức khỏe của nhân viên.
Dễ dàng thuận lợi hơn khi làm việc.
Tạo tinh thần và bầu khơng khí khi làm việc.
Nâng cao chất lượng cuộc sống.

Nâng cao năng suất.

3


-

Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần vào việc:
Nâng cao năng suất (P - Productivity)
Nâng cao chất lượng (Q - Quality)
Giảm chi phí (C - cost)
Giao hàng đúng hạn (D - Delivery)
Đảm bảo an toàn (S - Safety)
Nâng cao tinh thần (M - Morale)

IV. Các bước áp dụng phương pháp quản lý 5S :
Để thực hiện một chương trình 5S, đầu tiên cần xây dựng một kế hoạch
thực hiện, bao gồm các bước:
Bước Chuẩn bị :
- Nội dung:
- Ban lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S.
- Tìm hiểu kinh nghiệm về các hoạt động 5S.
4


-

Cam kết thực hiện 5S.
Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S.
Chỉ định người có trách nhiệm về hoạt động 5S.

Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực
hiện.

-

Bước Thơng báo chính thức của lãnh đạo :
Thơng báo chính thức về chương trình thực hiện 5S.
Trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả mọi người.
Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân
cơng nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể.
Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản
tin...
Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.

-

Bước Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh :
Tổ chức "ngày tổng vệ sinh" ngay sau khi lãnh thông báo thực hiện 5S.
Chia vùng, phân cơng nhóm phụ trách.
Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết.
Thực hiện ngày tổng vệ sinh tồn cơng ty.
Sàng lọc mọi thứ khơng cần thiết.
Duy trì 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm.

-

1. SERI (SÀNG LỌC) : Là loại bỏ những cái không cần thiết
Nguyên tắc đơn giản của sàng lọc là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức
khơng cần đến”
Bước 1: Quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình cùng với đồng nghiệp.

Từ đó phát hiện, xác định những thứ khơng cần thiết cho cơng việc mình. Tiếp
tục thơng báo xem có ai cần dùng vật đó hay khơng. Hủy bỏ ngay những thứ
khơng cần thiết đó.
Bước 2: Nếu chưa thể quyết định xem liệu vật đó cịn có ích cho cơng
việc hay khơng thì đánh dấu kèm ngày tháng sẽ hủy. Sau đó để riêng ra một chỗ.
Bước 3: Sau một khoảng thời gian, kiểm tra xem ai cần đến nó khơng.
Nếu khơng hãy hủy bỏ vật đó.

5


Tổ chức cần thường xuyên phân loại, sàng lọc các vật dụng theo mức độ
thường xuyên sử dụng. Sàng lọc giúp xác định được mức độ hư hỏng, bụi bẩn
để tạo ra mơi trường làm việc an tồn, khoa học.

2. SEITON (SẮP XẾP) : Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử
dụng
Sau bước sàng lọc, sắp xếp giúp cho mọi thứ được xếp vào đúng chỗ của
nó. Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng.
Bước 1:
- Tất cả mọi thứ cần sắp xếp đều là những vật dụng cần thiết. Bởi vì những
vật cần loại bỏ đã được thực hiện tại bước 1 – sàng lọc.
- Bạn cần suy nghĩ để cái gì, ở đâu cho đẹp mất, thuận tiện và an toàn.
Bước 2:
- Trao đổi về cách sắp xếp, bố trí với các đồng nghiệp.
- Từ đó phác thảo rồi tìm ra cách sắp xếp thuận lợi nhất để quản lý và làm
việc.
- Những vật càng hay dùng thì càng cần để gần người sử dụng. Những vật
ít dùng thì để xa hơn. Nặng để dưới và nhẹ để trên.
Bước 3:

- Lập ra danh mục các vật dụng và sơ đồ nơi lưu giữ.
- Cần ghi chú vị trí cụ thể đến từng ngăn kéo, ngăn tủ để dễ dàng trong việc
tìm kiếm.

6


Bước 4:
- Nên có sơ đồ riêng về bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an tồn để có
thể sử dụng ngay nếu xảy ra sự cố.
- Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng sắc màu
riêng. Ví dụ, nên sơn những màu rực rỡ, nổi bật vào các vật dụng sử dụng
khi khẩn cấp như bình chữa cháy, lối thốt hiểm…

3. SEISO (SẠCH SẼ) : Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc
Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ
ở nơi làm việc, nơi chế tạo sản phẩm. Như vậy, SEISO (Sạch sẽ) phải được thực
hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày. Sau đây là một vài gợi ý cho
SEISO (Sạch sẽ) :
- Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc
kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xun, làm
cho những thứ trên đây khơng cịn cơ hội để dơ bẩn.
- Dành 3 phút mỗi ngày để làm SEISO (Sạch sẽ).
- Có trách nhiệm với mơi trường xung quanh nơi làm việc.
- Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những
nơi công cộng.
- Nếu muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an tồn, tốt nhất là
bạn hãy tạo ra mơi trường đó.
- Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ.

7


Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra. Điều này rất quan trọng
đối với các nhà máy, cơng xưởng. Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu
từ ngày hơm nay.

4. SEIKETSU (SĂN SĨC) : Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao
Săn sóc giúp tạo ra một hệ thống để duy trì và giữ gìn sự sạch sẽ tại nơi
làm việc. Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU (Săn sóc) :
- Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc;
cần có lịch làm vệ sinh.
- Cần đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc săn sóc.
- Thiết kế ra các nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho các vị trí quy định.
Thiết lập thống nhất về giới hạn, vị trí.
- Phong trào thi đua giữa các Phòng, ban, phân xưởng cũng rất quan trọng
và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.

8


5. SHITSUKE (SẴN SÀNG) :
Thực hiện các S trên một cách tự giác mà khơng cần phải có ai đó nhắc
nhở hay ra lệnh:
- Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một
thói quen hay lẽ sống.
- Khơng có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành
nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.
- Cần tạo ra một bầu khơng khí lành mạnh để mọi người thấy không thể
thiếu 5S. Muốn vậy bạn cần phải chú ý:

+ Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn.
+ Nhận thức được Công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và cho
gia đình bạn.
+ Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch
sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại khơng cố gắng làm cho nơi làm việc của
bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.

9


V. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công phương pháp quản lý 5S :
- Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ : Yếu tố đầu tiên tạo nên thành cơng cho
phương pháp 5S chính là lời cam kết của lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ
và đồng tình của lãnh đạo khi có sự hình thành các nhóm cộng tác là vô
cùng cần thiết.
- Tiến hành đào tạo : Để mọi người nhận thức được vai trò, lợi ích của 5S
là yếu tố tiên quyết đến sự thành công của phương pháp này. Cần cung
cấp cho mọi người những kiến thức, cách tiến hành cơ bản của 5S.

10


- Tự nguyện tham gia : Sau khi nhận thức được ý nghĩa, họ sẽ tự giác, chủ
động tiến hành 5S như một thói quen. Tạo ra mơi trường thúc đẩy tinh
thần tự nguyện của mọi người là yếu tố căn bản của 5S.
- Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn : Chu trình thực hiện 5S cần
sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ. Điều này nhằm duy trì, cải tiến
cơng tác quản lý của tổ chức.

VI. 5S và các công cụ quản lý trực quan :

Một lợi ích quan trọng của 5S là khiến khơng gian làm việc sạch sẽ hơn,
từ đó dễ dàng hồn thành công việc hơn. Các công cụ trực quan như : nhãn, dấu
sàn, dấu tủ và kệ, bảng bóng,.. rất hữu dụng cho mục đích trên. Ngồi ra những
cơng cụ này cịn góp phần đảm bảo sự ngăn nắp của không gian làm việc.
Một số công cụ được dùng phổ biến trong 5S là :
- Băng đánh dấu sàn : Được sử dụng để phác thảo các ô làm việc, đánh dấu
vị trí đặt thiết bị, hoặc làm nổi bật các mối nguy hiểm

- Nhãn và dấu hiệu : Doanh nghiệp khi thực hiện quy trình 5S có thể dùng
văn bản, màu sắc và biểu tượng để truyền tải thông tin cần thiết

11


VII. Các đối tượng có thể áp dụng phương pháp quản lý 5S :
- Thực hành 5S có thể áp dụng tại bất kỳ tổ chức/doanh nghiệp nào: Quản
lý, sản xuất, dịch vụ, thương mại. Thực hành 5S thành công tạo nên một
môi trường làm việc sạch sẽ, lành mạnh và an tồn, đem lại hiệu quả và
thành cơng cho chính doanh nghiệp.
- Đặc biệt, các lãnh đạo cơng ty cần tích cực tham gia quy trình 5S khi áp
dụng trên quy mơ tồn bộ doanh nghiệp. Vì khi nhân viên thấy cấp trên
nghiêm túc, họ sẽ có động lực cố gắng hơn.
- Có một số cá nhân sẽ đóng vai trò quan trọng hơn trong việc thực hiện
phương pháp 5S trong doanh nghiệp, cụ thể là các nhà lãnh đạo, các điều
phối, quản lý,...
- Các cá nhân muốn tăng năng suất làm việc của bản thân

12

VIII. Tổng kết :
Phương pháp 5S áp dụng được với mọi loại hình tổ chức. 5S phù hợp với
mọi quy mơ, lĩnh vực của doanh nghiệp. Dù là ai thì cũng ưa thích sạch sẽ, tiện
lợi và ngăn nắp tại nơi làm việc. Đó là lý do phương pháp 5S trở lên phổ biến.
Người Việt Nam thường khơng có thói quen chọn lọc, sắp xếp đồ thường xuyên.
Họ thường giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và cả không cần thiết. Thói quen này
tạo ra sự hỗn độn, bừa bộn trong sinh hoạt và làm việc. Các công ty ở Việt Nam
nói riêng và các nước nghèo, đang phát triển đều thường gặp phải một số vấn
đề như: Có quá nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức. Đồ vật không được tổ
chức một cách gọn gàng Không ngăn nắp. Khi cần dùng đến đồ thì khơng tìm
thấy, phải đi mua mặc dù có sẵn. Gây tốn phí bảo quản, phí mua đồ mới. Lãng
phí thời gian trong việc tìm đồ, xếp đồ… Cảng kho bừa bộn, tồn kho nhiều.
Giao hàng chậm trễ Thiết bị văn phòng bám bẩn, nhiều máy móc khơng hoạt
động được Sàn nhà, cửa sổ, đèn bị bám bụi ảnh hưởng sức khỏe Nơi làm việc
khơng an tồn, xảy ra nhiều sự cố Tinh thần lao động của nhân viên chưa cao
Một số công ty đang xây dựng hệ thống Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9000 nên 5S là bước bắt buộc. 5S giúp tiết kiệm chi phí và cải tiến mơi trường
làm việc một cách hiệu quả nhất.

13