8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng (1)

8

Nền tảng tuyển dụng hàng đầu Việt Nam.
Top 2 website tuyển dụng lớn nhất
theo xếp hạng của Alexa.

8

mẫu
email

CẦN THIẾT
cho mọi nhà tuyển dụng


Tuyển dụng khó, có TopCV

Lời nói đầu
Xây dựng thương hiệu tuyển dụng (employer branding) đã là một phần bắt buộc
trong chiến lược nhân sự của các tổ chức để thu hút và giữ chân nhân tài, đặc
biệt là trong những ngành đang khan hiếm nhân lực như Công nghệ Thông tin.
Để có thể tạo dựng một thương hiệu tuyển dụng đáng tin cậy và hiệu quả, trước
hết người làm nhân sự cần phải nhìn nhận lại hình ảnh của doanh nghiệp trong
quy trình tuyển dụng.

Trong thế giới phẳng như hiện nay, hầu hết thông tin giao tiếp giữa doanh
nghiệp và ứng viên đều thông qua email: từ những email phản hồi đã nhận hồ
sơ đến email xếp lịch phỏng vấn; từ email từ chối đến email gửi offer cho ứng
viên. Mỗi một email chỉn chu được gửi đi là biểu hiện rõ nhất cho quy trình tuyển
dụng chuyên nghiệp và tôn trọng ứng viên của doanh nghiệp.

Theo khảo sát mới nhất của TopCV, 80% ứng viên bày tỏ sự bức xúc khi không
nhận được email phản hồi từ doanh nghiệp sau khi nộp hồ sơ hay tham gia
phỏng vấn. 50% ứng viên cho biết họ đã từng có trải nghiệm tuyển dụng không
tốt khi nhận được những email thiếu chuyên nghiệp, thiếu thiện chí từ nhà tuyển
dụng. 40% ứng viên sẽ không giới thiệu bạn bè ứng tuyển vào công ty đó. Điều
này cho thấy một email tuy đơn giản nhưng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu
quả tuyển dụng và thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp trên thị trường.

Nhận thấy tầm quan trọng của các email trong tuyển dụng, tháng 07/2020,
TopCV cho ra mắt tài liệu “8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng” hỗ trợ
những người làm nhân sự chun nghiệp hố quy trình tuyển dụng ngay từ bước
khởi đầu. Chắc chắn với những mẫu email này, ứng viên của doanh nghiệp sẽ có
những trải nghiệm hài lòng nhất.

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

2


Tuyển dụng khó, có TopCV

Mục lục
Lời nói đầu .......................................................................................... 2
1. Mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ ................................................... 4
2. Mẫu thư mời tham gia phỏng vấn ......................................................... 7
3. Mẫu thư từ chối ứng viên .................................................................... 11
4. Mẫu thư mời nhận việc ...................................................................... 15
5. Mẫu thư liên hệ với ứng viên bị động ................................................... 19
6. Mẫu thư liên hệ với ứng viên cũ .......................................................... 24
7. Mẫu thư liên hệ với ứng viên được giới thiệu ......................................... 28

8. Mẫu thư nhờ giới thiệu ứng viên nội bộ ............................................... 32
Lời kết ............................................................................................... 36

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

3


MẪU THƯ TRẢ LỜI
ỨNG VIÊN ĐÃ NỘP HỒ SƠ


Tuyển dụng khó, có TopCV

Sau khi nhận được hồ sơ ứng tuyển, việc gửi email trả lời ứng viên vô cùng quan
trọng. Việc gửi lời hồi đáp tới ứng viên không chỉ giúp ứng viên yên tâm rằng hồ
sơ của mình đã đến tay nhà tuyển dụng, mà cịn có nhiệm vụ thông báo cho ứng
viên khoảng thời gian kỳ vọng sẽ có kết quả của vịng loại.
Với mục đích như vậy, nội dung của thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ có thể rất
ngắn gọn và đơn giản. Tiêu đề email đề cập thẳng vào mục đích thư, và trong
thư nhà tuyển dụng chỉ cần gửi lời cảm ơn, xác nhận đã nhận được hồ sơ của
ứng viên và đưa ra thời gian có kết quả vịng hồ sơ dự kiến.

Mẫu thư tham khảo

Tiêu đề email: Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại
[Tên Cơng Ty]
Xin chào [Tên Ứng Viên],
[Tên cơng ty] chân thành cảm ơn bạn đã nộp hồ sơ ứng tuyển vào
vị trí [Tên vị trí] của [Tên cơng ty].

[Tên công ty] tin rằng bạn đã dành thời gian để tìm hiểu về cơng
việc và chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ ứng tuyển. Tuy nhiên, để có thể
đánh giá hồ sơ ứng viên thật kỹ lưỡng, chúng tôi sẽ cân nhắc và
phản hồi lại bạn sớm trong vòng 3-5 ngày tiếp theo với kết quả
vòng Hồ sơ.
Chúc bạn [Tên ứng viên] một ngày tốt lành! Chúng tơi rất mong có
cơ hội gặp lại bạn trong những vòng thi tiếp theo.
Trân trọng,
[Nhà tuyển dụng]
[Chữ ký]

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

5


Tuyển dụng khó, có TopCV

Ví dụ
Tiêu đề email: Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí Nhân viên Kinh doanh tại
Công ty Cổ phần TOPCV Việt Nam.
Xin chào Nguyễn Thị Vân Anh,
TOPCV Việt Nam chân thành cảm ơn bạn đã nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí
Nhân viên Kinh doanh của TOPCV.
TOPCV Việt Nam tin rằng bạn đã dành thời gian để tìm hiểu về vị trí đăng
tuyển của chúng tôi cũng như chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ ứng tuyển. Tuy nhiên, để
có thể đánh giá hồ sơ ứng viên thật kỹ lưỡng, chúng tôi sẽ cân nhắc và phản
hồi lại bạn sớm trong vòng 3-5 ngày tiếp theo với kết quả vòng Hồ sơ.
Chúc bạn Vân Anh một ngày tốt lành! Chúng tơi rất mong có cơ hội gặp lại bạn
trong những vòng thi tiếp theo.

Trân trọng,
Bộ phận Nhân sự
Công ty Cổ phần TOPCV Việt Nam

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

5

6


2
MẪU THƯ MỜI

THAM GIA PHỎNG VẤN


Tuyển dụng khó, có TopCV

Sau vịng lọc hồ sơ ứng viên, nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ muốn trao đổi thêm
với một số ứng viên phù hợp qua điện thoại, Skype hoặc gặp mặt trực tiếp. Trong
quy trình phỏng vấn chuyên nghiệp, email mời tham gia phỏng vấn từ nhà tuyển
dụng là điều bắt buộc.
Để email gửi tới ứng viên thật sự chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo rằng tiêu đề
email luôn thể hiện rõ ràng ý muốn mời ứng viên tham gia phỏng vấn. Tránh để
ứng viên hiểu nhầm ý, không muốn mở email tuyển dụng.

Email mời ứng viên tham gia phỏng vấn cần đảm bảo ngôn từ ngắn gọn, súc
tích, truyền tải đủ ý và rõ ràng nội dung nhà tuyển dụng muốn gửi tới ứng viên về
vị trí tuyển dụng, thời gian phỏng vấn, dự kiến kéo dài bao lâu, địa điểm,... Trong

trường hợp phỏng vấn qua điện thoại hoặc các kênh online khác, nhà tuyển
dụng cần cung cấp trước cho ứng viên số điện thoại hoặc tài khoản của nhà
tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng online ngay trong email.

Mẫu thư tham khảo

Tiêu đề email: Thư mời tham gia phỏng vấn – [Tên công ty] / Thư
mời phỏng vấn (qua điện thoại / Skype…) với [Tên cơng ty] cho vị
trí [Tên vị trí]
[Tên ứng viên] thân mến,
Đầu tiên, chúng tơi rất cảm ơn vì bạn đã dành sự quan tâm và nộp
hồ sơ đăng ký ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] của [tên Cơng ty].
Tôi là [Tên nhà tuyển dụng] – chuyên viên nhân sự của [Tên cơng ty].
Qua vịng lọc hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn là một ứng viên tiềm
năng và muốn mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí này.

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

8


Tuyển dụng khó, có TopCV

Thời gian phỏng vấn vào lúc [Thông tin thời gian] tại [Tên công ty].
Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để chúng tơi
có thể hiểu hơn về bạn cũng như được chia sẻ với bạn nhiều hơn về
câu chuyện của chúng tôi.
Bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn với Giám đốc Kinh doanh – Mrs. ...
và Trưởng bộ phận nhân sự Mr. .... Lưu ý, bạn cần mang theo hồ sơ
đầy đủ khi đi phỏng vấn.

Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [thời gian] để xác nhận khả
năng tham gia buổi phỏng vấn. Nếu có bất kỳ điều gì bất tiện, bạn
có thể liên hệ ngay qua email này hoặc qua [số_điện_thoại].
Chúng tơi rất mong sớm được gặp và trị chuyện với bạn.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]

Ví dụ
Tiêu đề email: Thư mời tham gia phỏng vấn – TOPCV Việt Nam cho vị trí Nhân
viên Content Marketing
Đặng Minh B. thân mến,
Đầu tiên, chúng tơi rất cảm ơn vì bạn đã dành sự quan tâm và nộp hồ sơ đăng
ký ứng tuyển vào vị trí Nhân viên Content Marketing tại Cơng ty Cổ phần
TOPCV Việt Nam.
Tôi là Nguyễn Phương L. – chuyên viên nhân sự của Cơng ty Cổ phần TOPCV
Việt Nam. Qua vịng lọc hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn là một ứng viên

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

9


Tuyển dụng khó, có TopCV

tiềm năng và muốn mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí này.
Thời gian phỏng vấn vào lúc, 09∶00 ngày 15/07/2020 tại phòng họp chính Cơng
ty Cổ phần TOPCV Việt Nam - Tầng 3 tòa nhà Gold Season, 47 Nguyễn Tuân,
Thanh Xuân Hà Nội..
Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để chúng tơi có thể hiểu

hơn về bạn cũng như có cơ hội chia sẻ với bạn nhiều hơn về câu chuyện của
chúng tôi.
Bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn với Giám đốc Kinh doanh – Mrs. Lê Kim Q. và
Trưởng bộ phận nhân sự Mr. Hoàng Xuân B. Lưu ý, bạn cần mang theo hồ sơ
đầy đủ khi đi phỏng vấn.
Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham
gia buổi phỏng vấn. Nếu có bất kỳ điều gì bất tiện, bạn có thể liên hệ ngay qua
email này hoặc qua 012345678.
Chúng tơi rất mong sớm được gặp và trị chuyện với bạn.
Trân trọng,
Nguyễn Phương L.
[Chữ ký]

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

10


3

MẪU THƯ TỪ CHỐI ỨNG VIÊN


Tuyển dụng khó, có TopCV

Là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, ngay cả khi ứng viên không được lựa
chọn, bạn cũng cần gửi thư từ chối cho ứng viên. Việc làm này vừa để lại ấn
tượng tốt cho ứng viên, vừa tránh gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của
doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc gửi email từ chối ứng viên cũng là một giải
pháp tinh thần cho ứng viên, giúp ứng viên vẫn cảm thấy thoải mái với những

cơ hội sau từ nhà tuyển dụng.
Trong thư từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng cần giải thích được vì sao phải đưa
ra lời từ chối với ứng viên. Việc làm này thể hiện sự tôn trọng của nhà tuyển dụng
về thời gian, sự quan tâm mà ứng viên đã dành cho doanh nghiệp.
Chẳng hạn, nếu ở thời điểm hiện tại ứng viên có đủ kỹ năng nhưng thiếu các kinh
nghiệm cần thiết, họ hồn tồn có thể cân nhắc việc ứng tuyển lại sau này. Hoặc
nếu như ứng viên ứng tuyển muộn, hoặc phù hợp hơn với các vị trí khác, nhà
tuyển dụng có thể liên lạc lại với họ khi có đợt tuyển mới.
Mặt khác, nếu như biết chắc rằng doanh nghiệp sẽ không nhận ứng viên này,
nhà tuyển dụng cần thẳng thắn với ứng viên thay vì cố gắng úp mở về các cơ
hội tương lai. Dù là từ chối thẳng thừng thì việc gửi cho ứng viên những lời chúc
nhỏ (như "Chúc bạn may mắn với công việc / dự án..." hay "Chúng tôi chúc bạn
mọi điều may mắn nhất trong tương lai") cũng giúp doanh nghiệp để lại ấn
tượng tốt cho ứng viên.
Dưới đây là mẫu thư từ chối dành cho ứng viên đã đến tới những vòng tuyển
dụng cuối, nhưng bạn rất tiếc phải thông báo với họ rằng họ không thể đi tiếp tới
những vịng sau đó. Nhà tuyển dụng cũng có thể thay đổi ngôn ngữ trong email
theo phong cách chuyên nghiệp hoặc thân thiện, tùy theo văn hóa riêng của
từng doanh nghiệp.

Mẫu thư tham khảo

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

12


Tuyển dụng khó, có TopCV

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên công ty]

[Tên ứng viên] thân mến,
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [Tên vị
trí]. Chúng tơi thực sự ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những
gì bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi
rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã quyết định lựa
chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí [Tên vị trí] và yêu cầu
của công việc tại thời điểm này. Chúng tôi nhận thấy [lý do từ chối].
[Bạn có thể tùy chỉnh vào đoạn này những góp ý của bạn về q
trình ứng tuyển đối với những ứng viên mà bạn có thể cân nhắc
trong tương lai] Thực sự chúng tôi cũng rất ấn tượng với kỹ năng
và các thành tích mà bạn đã đạt được [Tốt nhất nên chi tiết thêm
về những điểm ở ứng viên khiến bạn chú ý.]
Chính vì vậy chúng tơi tin rằng bạn có thể phù hợp với cơng ty
chúng tơi cho những vị trí trong tương lai, và chúng tôi sẽ liên lạc lại
với bạn ngay khi có cơ hội.
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]

Ví dụ
Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn vào Công ty Cổ phần TOPCV Việt Nam
Bạn Nguyễn Mạnh P. thân mến,

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

13


Tuyển dụng khó, có TopCV

Trước hết, chúng tơi chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia ứng
tuyển vị trí Nhân viên Chăm sóc Khách hàng. Chúng tơi thực sự ấn tượng bởi
hồ sơ của bạn cũng như những gì bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn.
Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã quyết
định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí này và yêu cầu của
công việc vào thời điểm hiện tại. Chúng tôi nhận thấy những kỹ năng bạn đang
sở hữu chưa phù hợp với vị trí cơng việc của chúng tơi.
Thực sự chúng tôi rất ấn tượng với khả năng lắng nghe, nắm bắt tâm lý khách
hàng cũng như kỹ năng thuyết phục, và các thành tích mà bạn đã đạt được.
Chính vì vậy chúng tơi tin rằng bạn có thể phù hợp với cơng ty chúng tơi cho
những vị trí trong tương lai, và chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi có cơ
hội.
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
Bộ phận Nhân sự
Công ty Cổ phần TOPCV Việt Nam.

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

14


4

MẪU THƯ MỜI NHẬN VIỆC


Tuyển dụng khó, có TopCV

Thư nhận việc là thư gửi ứng viên sau khi phỏng vấn thành công và nhà tuyển
dụng muốn mời những ứng viên đó gia nhập đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp
mình. Tuy nhiên, ở thư này, ứng viên có thể từ chối hoặc đồng ý lời mời. Đôi khi
ứng viên nhận được thư mời nhận việc từ nhiều đơn vị cùng lúc, họ sẽ phải đưa
ra lựa chọn và có thể cơng ty bạn khơng phải lựa chọn may mắn.
Một thư mời nhận việc đáp ứng đủ mọi câu hỏi của ứng viên sẽ giúp cho họ
không phải mảy may suy nghĩ về quyết định sắp tới của mình.
Một số tiêu chí cho một thư mời nhận việc chuyên nghiệp:
Thông tin rõ ràng và đầy đủ: Tránh phải gửi nhiều email để giải đáp thắc mắc của
ứng viên do cách viết không rõ ràng. Email cần đảm bảo các thơng tin như vị trí
cơng việc, thời gian làm việc, các chế độ đãi ngộ, lương thưởng, một bản mềm của
hợp đồng và các điều khoản cũng nên được đính kèm để ứng viên xem trước và
hiểu về vị trí của mình, từ đó sẽ dễ dàng đưa ra quyết định hơn.
Trình bày chuyên nghiệp: Nếu sử dụng một Template được thiết kế riêng cho Email
thì nhà tuyển dụng không nên sử dụng template quá màu mè, lộn xộn. Một số lưu ý
khi trình bày giúp email “sạch” hơn: ln cách một dịng giữa các đoạn, một đoạn
khơng nên q 4 dịng, một câu khơng nên q 1,5 dịng, phơng chữ nên là phơng
hiện đại, khơng có chân,...
Văn phong, ngơn từ: Ngơn từ lịch sự, phù hợp với mọi đối tượng và cần có văn
phong riêng mà doanh nghiệp mong muốn (chuyên nghiệp, vui vẻ, cởi mở,...).

Mẫu thư tham khảo

Tiêu đề email: [Tên công ty] Thư mời làm việc tại [Tên công ty] /
Chúc mừng bạn đã nhận được lời mời làm việc tại [Tên công ty]

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

16

Tuyển dụng khó, có TopCV

Gửi [Tên ứng viên],
Chúng tơi xin vui mừng được thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí [Vị
trí cơng việc] tại cơng ty của chúng tơi. Sau buổi phỏng vấn, chúng
tơi rất ấn tượng với tính cách cũng như kinh nghiệm chun mơn
của bạn. Chính vì vậy, chúng tôi trân trọng được mời bạn vào làm
việc tại cơng ty của chúng tơi với vị trí [Tên vị trí].
Ở vị trí này, bạn sẽ làm việc [tồn thời gian/bán thời gian] từ [thời
gian và số ngày làm việc trong tuần], trực tiếp nằm dưới sự quản lý
của anh/chị [Tên quản lý] thuộc phòng [Tên phòng].
Mức lương khởi điểm của bạn sẽ là [... VND] đã kèm theo BHYT,
BHXH đầy đủ. Bạn sẽ được hưởng phúc lợi đầy đủ từ phía [Tên
cơng ty] với chế độ khen thưởng, lễ Tết, ngày nghỉ phép cùng các
chuyến du lịch và đào tạo chun sâu của cơng ty. Phía dưới chúng
tơi đã đính kèm một bản mềm chi tiết hơn về hợp đồng và cơng
việc của bạn để bạn có thể xem qua trước khi quyết định.
Bạn vui lòng phản hồi lại quyết định của mình trước ngày [...]. Nếu
đồng ý, ngày ký hợp đồng sẽ vào ngày [...] và ngày bắt đầu làm việc
của bạn sẽ là vào [...].
Trong thời gian từ nay đến khi bạn đưa ra quyết định của mình, nếu
bạn có bất kỳ câu hỏi gì bạn có thể liên lạc tơi hoặc quản lý [Tên
quản lý] để được giải đáp.
Rất mong sẽ nhận được phản hồi sớm từ bạn!
Trân trọng,
[Ký tên]
[Tên người viết]

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

17


Tuyển dụng khó, có TopCV

Ví dụ
Tên tiêu đề: Chúc mừng bạn đã nhận được lời mời làm việc tại Công ty Cổ
phần TOPCV Việt Nam.
Gửi Lê Hồng N.,
Chúng tơi xin vui mừng được thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí Nhân viên
Digital Marketing tại cơng ty của chúng tơi. Sau buổi phỏng vấn, chúng tơi rất
ấn tượng với tính cách cũng như kinh nghiệm chun mơn của bạn. Chính vì
vậy, chúng tơi trân trọng được mời bạn vào làm việc tại cơng ty của chúng tơi
với vị trí Nhân viên Digital Marketing.
Ở vị trí này, bạn sẽ làm việc toàn thời gian từ 08∶00 ngày 15/07/2020, làm việc
05 ngày/tuần, trực tiếp nằm dưới sự quản lý của anh Ngô Xuân B. Trưởng
phòng Marketing.
Mức lương khởi điểm của bạn sẽ là 12.000.000 VND đã kèm theo BHYT, BHXH
đầy đủ. Bạn sẽ được hưởng phúc lợi đầy đủ từ phía TOPCV Việt Nam với chế
độ khen thưởng, lễ Tết, ngày nghỉ phép cùng các chuyến du lịch và đào tạo
chuyên sâu của cơng ty. Đính kèm email này là một bản mềm chi tiết hơn về
hợp đồng và công việc của bạn để bạn có thể xem qua trước khi quyết định.
Bạn vui lòng phản hồi lại quyết định của chúng tôi trước ngày 10/07/2020. Nếu
đồng ý, ngày ký hợp đồng sẽ vào ngày 11/07/2020 và ngày bắt đầu làm việc
của bạn sẽ là vào 15/07/2020.
Trong thời gian từ nay đến khi bạn đưa ra quyết định của mình, nếu bạn có bất
kỳ câu hỏi gì bạn có thể liên lạc tôi hoặc quản lý Ngô Xuân B. để được giải đáp.
Rất mong sẽ nhận được phản hồi sớm từ bạn!
Trân trọng,

Bộ phận Nhân sự
Công ty Cổ phần TOPCV Việt Nam

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

5

18


5

MẪU THƯ LIÊN HỆ VỚI ỨNG VIÊN
THỤ ĐỘNG (PASSIVE CANDIDATE)


Tuyển dụng khó, có TopCV

Ứng viên thụ động là kiểu ứng viên khơng tích cực chủ động tìm kiếm một cơng
việc mới. Vì họ ln hài lịng với cơng việc hiện tại và khơng tìm kiếm việc làm
nên những ứng viên này thường có xu hướng mang lại giá trị và có những đóng
góp xứng đáng cho cơng việc hiện tại của họ.
Để tìm kiếm được nguồn ứng viên này và tuyển dụng thành cơng vào vị trí cịn
trống trong doanh nghiệp đòi hỏi nhà tuyển dụng phải chủ động tương tác để
khiến họ cân nhắc một công việc mới, thuyết phục họ tham gia ứng tuyển, thậm
chí có thể trực tiếp đến phỏng vấn và nhận việc ngay.
Phương tiện truyền thông xã hội là một nền tảng tuyệt vời để tiếp cận các ứng
viên thụ động, những người không thường xuyên truy cập các website việc làm.
Những ứng viên này sở hữu một số ưu điểm như:
Có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp

Thường thẳng thắn khi trao đổi bởi họ đang có việc làm, khơng phải “làm màu”,
khoa trương bản thân để có việc khác
Số lượng dồi dào
Một số đặc trưng của ứng viên bị động có thể kể đến như:
Đang có việc làm ổn định
Khơng thường xun lên các trang mạng tuyển dụng và gửi CV ứng tuyển
Có thể âm thầm tìm kiếm cơng việc, vẫn để mắt tới những cơ hội mới
(chẳng hạn như “Bật tìm việc” trên website />Có kinh nghiệm vững chắc, nhiều kỹ năng giúp ích cho cơng việc
Đánh tiếng nhờ người quen tìm kiếm cơng việc
Từ những đặc điểm nhận biết của ứng viên bị động, nhà tuyển dụng có thể khéo
léo tìm kiếm họ thơng qua cơng cụ lọc CV thơng minh của một số nền tảng tuyển
dụng hàng đầu hiện nay như TopCV.

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

20


Tuyển dụng khó, có TopCV

Với việc ứng dụng cơng nghệ cao vào hệ thống, tính năng Search CV của TopCV
sẽ gợi ý những ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp theo
các tiêu chí kinh nghiệm, học vấn, tính cách hay trạng thái tìm việc của ứng viên.
Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng có thể tìm ứng viên dựa trên các từ khóa liên quan
tới vị trí ứng tuyển,,... thơng qua tính năng tìm kiếm theo vị trí ứng tuyển hay tìm
kiếm tùy chọn. Kết hợp với đăng tin trên hệ thống thì việc sử dụng công cụ lọc
CV của TopCV sẽ đem lại hiệu quả tuyển dụng hài lịng nhất cho doanh nghiệp.

Trải nghiệm cơng cụ tìm kiếm CV ứng viên thơng minh hiệu quả của TopCV tại:
/>

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

21


Tuyển dụng khó, có TopCV

Sau khi tìm ra những ứng viên bị động, nhân sự cần chuẩn bị email gửi cho họ.
Tuy nhiên, những ứng viên bị động cũng là đối tượng không dễ để HR tiếp cận và
chiêu mộ bởi JD của nhà tuyển dụng sẽ chịu sự so sánh, cân nhắc lâu hơn so với
những ứng viên chủ động. Vì thế, bạn cần biết cách viết một email tuyển dụng
chuẩn mực, thu hút đủ sức thuyết phục trước các ứng viên này.
Mẫu email liên hệ với ứng viên bị động dưới đây hy vọng sẽ giúp HR rút ngắn thời
gian chăm sóc, sớm nhận được phản hồi.

Mẫu thư tham khảo

Tiêu đề email: [Tên cơng ty] đang tìm kiếm nhân viên cho vị trí [tên
vị trí] / Bạn có muốn tham gia vào đội ngũ của chúng tôi tại [Tên
công ty] không?
[Tên ứng viên] thân mến,
Tôi là [Tên], [chức danh] tại [Tên cơng ty]. Tơi có được thấy thơng tin
của bạn trên [ví dụ:Hệ thống của TopCV] và tơi rất ấn tượng với
kinh nghiệm của bạn trong [tên lĩnh vực cụ thể/hoặc bạn có thể bổ
sung vào đây những điểm về ứng viên mà bạn chú ý].
Hiện tại công ty chúng tơi đang tìm kiếm người phù hợp cho vị trí
[tên vị trí, dẫn link tới Mơ tả cơng việc] cùng tham gia vào đội ngũ
của chúng tôi. Tôi rất mong sẽ có cơ hội được chia sẻ thêm với bạn
về công việc này cũng như được lắng nghe nhiều hơn từ phía bạn,
vì vậy tơi hy vọng chúng ta có thể sắp xếp một buổi [gặp mặt / trao

đổi qua điện thoại] nếu như bạn rảnh trong [khoảng thời gian].
Ngồi ra, bạn có thể liên hệ với tơi qua [số điện thoại] hoặc [email]
bất cứ lúc nào.

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

22


Tuyển dụng khó, có TopCV

Chúc bạn một ngày tốt lành.
Thân mến,
[Tên]
[Chữ ký]

Ví dụ
Tiêu đề email: Cơng ty Cổ phần TOPCV Việt Nam đang tìm kiếm nhân viên cho
vị trí Nhân viên Kế tốn. Bạn có muốn tham gia vào đội ngũ của chúng tôi tại
TOPCV Việt Nam không?
Nguyễn Thu H. thân mến,
Tơi là Lê Quang Đ., Trưởng phịng Tài chính tại Cơng ty Cổ phần TOPCV Việt
Nam. Tơi có được thấy thông tin của bạn trên hệ thống của TOPCV và tôi rất
ấn tượng với kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán cũng như
những kỹ năng bạn sở hữu về ngoại ngữ và thành thích bạn đạt được trong
lĩnh vực này.
Hiện tại chúng tơi đang tìm kiếm người phù hợp cho vị trí Nhân viên Kế tốn
cùng tham gia vào đội ngũ của chúng tơi. Tơi rất mong sẽ có cơ hội được chia
sẻ thêm với bạn về công việc này cũng như được lắng nghe nhiều hơn từ phía
bạn, vì vậy tơi hy vọng chúng ta có thể sắp xếp một buổi gặp mặt nếu như bạn

rảnh trong khoảng thời gian từ 15∶00 - 16∶00 ngày 11/07/2020.
Ngồi ra, bạn có thể liên hệ với tơi qua 0123456789 hoặc email bất cứ lúc nào.
Chúc bạn một ngày tốt lành.
Thân mến,
Lê Quang Đ.
Trưởng phịng Tài chính Cơng ty Cổ phần TOPCV Việt Nam
[Chữ ký]

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

23


6

MẪU THƯ LIÊN HỆ VỚI
ỨNG VIÊN CŨ


Tuyển dụng khó, có TopCV

Có một sự thật rằng việc soạn thảo một email để liên lạc với ứng viên cũ là cơng
việc khơng dễ dàng. Lý do có thể họ không cảm thấy thoải mái sau khi bị từ chối
trước đó. Bởi vậy một email từ chối ứng viên ngay khi q trình tuyển dụng trước
kết thúc là vơ cùng quan trọng. Trong email nhà tuyển dụng cần trình bày rõ lý
do vì sao bạn quyết định liên hệ lại với ứng viên và vì sao bạn cho rằng ứng viên
phù hợp với công việc trong trường hợp lần này.
Nhà tuyển dụng cũng cần tuỳ chỉnh cách thức liên hệ khác nhau tuỳ thuộc vào
tình huống, mối quan hệ cụ thể với ứng viên.
Chẳng hạn, nếu như trước đó nhà tuyển dụng phải loại ứng viên vì họ thiếu kinh

nghiệm và bạn đã khơng liên lạc gì với ứng viên trong một thời gian dài, bạn có
thể nói muốn liên hệ với họ vì có thể họ đã tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm hữu
ích, và giờ đây có thể họ cũng đang quan tâm tìm kiếm cơ hội việc làm mới.
Nhà tuyển dụng cần lưu ý, thư liên hệ chỉ là nhằm khởi đầu lại mối quan hệ. Chắc
chắn bạn vẫn cần phải trao đổi trực tiếp thêm với ứng viên để chắc chắn rằng
họ thật sự phù hợp. Chính vì thế hãy cẩn thận khơng để ứng viên quá ảo tưởng.
Sẽ rất tệ nếu như sau đó họ bị loại đến lần thứ hai. Bạn có thể đơn giản là đề cập
rằng công ty bạn đang đăng tuyển vị trí mới và bạn rất muốn được trao đổi thêm
với họ nếu họ có hứng thú.

Mẫu thư tham khảo

Tiêu đề email: [Tên cơng ty] Bạn cịn hứng thú với cơ hội việc làm
mới tại [Tên công ty] không?
[Tên ứng viên] thân mến,
Tôi là [tên], [chức danh] tại [Tên công ty]. Chúng ta đã từng gặp
nhau [thời gian] khi bạn ứng tuyển cho vị trí [tên vị trí] tại công ty

8 mẫu email cần thiết cho mọi nhà tuyển dụng

25