ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HƯƠNG GIANG

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
------------------------

NGUYỄN THỊ HƯƠNG TRÀM
Lớp: CQ54/41.03
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG
TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HƯƠNG GIANG”

Chun ngành

:

Tin học Tài chính Kế tốn

Mã số
Giáo viên hướng dẫn

:
:

41
TS. VŨ BÁ ANH

Hà Nội – 2020



Đồ án tốt nghiệp

3

Học viện Tài chính

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của em. Các kết quả và
số liệu trong đồ án là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị nơi
em thực tập
Tác giả đồ án

Nguyễn Thị Hương Trà

SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


Đồ án tốt nghiệp

4

Học viện Tài chính

LỜI CẢM ƠN
Sau mợt thời gian dài học tập và rèn luyện tại Học Viện Tài Chính, em
đã được các thầy cô trong học viện trang bị nhưng kiến thức hết sức bổ ích
làm hành trang cho bản thân sau khi tốt nghiệp đại học. Em sẽ luôn ghi nhơ
công ơn dạy dỗ của các thầy, các cô.
Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong

khoa Hệ thống thơng tin kinh tế đã nhiệt tình giảng dạy, cung cấp cho em
những kiến thức chuyên ngành vững chắc phục vụ hữu ích trong q trình
thực tập tại Cơng Ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hương Giang. Đặc
biệt, để có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp, em xin bày tỏ lòng biết ơn
sâu sắc tơi thầy giáo TS. VŨ BÁ ANH – Giảng viên khoa: Hệ Thống Thông
Tin Kinh Tế – Học Viện Tài Chính, người đã trực tiếp hương dẫn em hoàn
thành khóa luận. Thầy đã tận tình chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến
thức quý báu để em hoàn thành đồ án này.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tơi ban lãnh đạo công ty,
cũng như tập thể nhân viên ban kế tốn Cơng ty TNHH Thương mại và Xây
dựng Hương Giang đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em tiếp cận được vơi
những công việc thực tế để qua đó hoàn thành tốt những yêu cầu của khóa
luận đặt ra. Trong thời gian thực tập tại đơn vị, em đã tiếp thu được rất nhiều
bài học bổ ích.
Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân ln ln đợng viên và
hỡ trợ em trong suốt q trình học tập.
Đồ án đã hồn thành, song khơng tránh khỏi những hạn chế nhất định
em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn
bè.
Em xin chân thành cảm ơn!

SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


Đồ án tốt nghiệp

5

Học viện Tài chính

MỤC LỤC

SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


Đồ án tốt nghiệp

6

Học viện Tài chính

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT
Tên thuật ngữ
HTTT
PMKT
KT
TSCĐ
Công ty
BTC
CSDL
CNTT
NCC

SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Tên đầy đủ

Hệ thống thơng tin
Phần mềm kế tốn
Kế tốn
Tài sản cố định
Công ty TNHH Thương mại và Xây
dựng Hương Giang
Bộ Tài Chính
Cơ sở dữ liệu
Công nghệ thông tin
Nhà cung cấp

Lớp: CQ54/41.03


Đồ án tốt nghiệp

7

Học viện Tài chính

DANH MỤC HÌNH ẢNH

SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


Đồ án tốt nghiệp

8

Học viện Tài chính

DANH MỤC BẢNG

SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


9

PHẦN MỞ ĐẦU
I.

LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Cùng vơi sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông
tin ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày
nay. Công nghệ thông tin trở thành ngành công nghiệp mũi nhọn của nhiều
nươc trên thế giơi. Bất cứ một lĩnh vực nào trong cuộc sống cũng đều phải
ứng dụng công nghệ thông tin để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động.
Đặc biệt, đối vơi các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu
muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường đầy tính cạnh tranh. Khối lượng
công việc của các doanh nghiệp ngày càng tăng, việc quản lý một cách thủ
công hay đơn giản trên sổ sách giấy tờ không còn mang lại hiệu quả tối ưu
trong công việc. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong công việc giúp người
ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ trong vòng một giây, quản lý dữ
liệu đồng bộ, logic từ đó giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người
bỏ ra, thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời, từ đó tiết kiệm chi phí và

thời gian, giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hương phát triển trên thế giơi.
Đặc biệt trong lĩnh vực kế toán, so vơi việc quản lý thủ công, ghi chép
tay trên sổ sách, các phần mềm kế tốn đã giảm tải được mợt khối lượng lơn
các cơng việc, tìm kiếm thơng tin nhanh chóng, dữ liệu được quản lý logic,
đồng bộ hóa thuận lợi cho cơng tác kế tốn, mang lại hiệu quả và độ chính
xác cao. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp vơi công tác quản lý,
phù hợp vơi hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ
dàng. Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù kinh doanh riêng, các ngành nghề
cũng đa dạng hơn đòi hỏi có các phần mềm thực sự hiệu quả.
Vơi bất kì mợt doanh nghiệp nào muốn tiến hành hoạt đợng sản xuất
kinh doanh thì TSCĐ là cơ sở vật chất không thể thiếu. Chúng được coi là cơ
sở vật chất kĩ thuật giữ vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


10

doanh, là điều kiện quan trọng để tăng năng suất lao động xã hội và phát triển
nền kinh tế quốc dân. Từ góc độ vi mô, máy móc, thiết bị, quy trình sản xuất
chính là yếu tố để xác định quy mô và năng lực sản xuất của doanh nghiệp, là
cơ sở đánh giá trình đợ cơng nghệ và năng lực sản xuất, cạnh tranh của doanh
nghiệp. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị công nghệ hiện đại hay các bí quyết kinh
doanh, các phát minh, sáng chế độc quyền… phần nào biểu hiện cho sự thành
công của doanh nghiệp. Từ góc độ vĩ mô, đánh giá về cơ sở hạ tầng, cơ sở vật
chất kĩ thuật cho thấy mức độ phát triển của quốc gia đó. Việc cải tiến, hồn
thiện, đởi mơi, quản lý và sử dụng hiệu quả TSCĐ là một trong những nhân tố
quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Việc quản lý, sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp

đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giá thành. Đặc biệt đối vơi các doanh
nghiệp sản xuất thì TSCĐ ln chiếm tỉ trọng lơn trong tổng tài sản và là bộ
phận không thể thiếu đối vơi q trình hoạt đợng và phát triển vơi nhiều phân
xưởng sản xuất, nhiều bộ phận, quy trình cơng nghệ cũng khơng ngừng đởi
mơi, nâng cấp. Chính vì vậy mợt u cầu tất u đặt ra là phải quản lý tốt
TSCĐ trong doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng.
Cơng tác hạch tốn TSCĐ cần tổ chức chặt chẽ, khoa học, phù hợp vơi các
chuẩn mực, chế đợ kế tốn hiện thời.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề phát triển Công nghệ thông
tin vào hoạt động của một tổ chức nói chung, và sự cần thiết cần của việc
quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp nói riêng, qua tìm hiểu lí luận và thực tiễn
trong quá trình học cũng như trong thời gian thực tập tại Phòng Kế Tốn –
Cơng Ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hương Giang, mặc dù công tác kế
toán đã được tin học hóa, song phân hệ kế toán TSCĐ lại chưa thực sự đáp
ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Do vậy em đã chọn đề tài “Xây dựng
phần mềm kế toán Tài sản cố định tại Công Ty TNHH Thương mại và Xây
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


11

dựng Hương Giang” cho đồ án tốt nghiệp của mình vơi mong muốn hiểu rõ
hơn phương pháp phân tích thiết kế và xây dựng một phần mềm ứng dụng
trong quản lý kinh tế.
II. MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI
Đề tài được thực hiện vơi mục đích xây dựng thiết kế phần mềm kế
tốn tài sản cố định hỡ trợ hiệu quả cho cơng tác kế tốn TSCĐ tại Cơng ty:
- Hỡ trợ nhân viên kế tốn trong cơng tác quản lý các TSCĐ.

- Cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đầy đủ
cho các bộ phận, phục vụ tốt công tác quản lý TSCĐ tại doanh
nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, giảm chi phi, tăng doanh thu của
doanh nghiệp.
- Tạo sự thống nhất, đồng bộ giữa các phân hệ kế toán trong doanh
nghiệp.
III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu là phân hệ kế toán TSCĐ trong điều kiện tin học
hóa tại Công Ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hương Giang.
IV.

PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Phạm vi của đề tài tập trung phân tích, thiết kế, phát triển hệ thống
thơng tin phân hệ kế tốn TSCĐ dựa trên cơng tác kế tốn thực tế tại doanh
nghiệp.
Doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực chính là sản xuất do đó các tài sản
được quản lý chủ yếu ở các phân xưởng sản xuất, ở các phòng ban. Trong thời
gian thực hiện đồ án và dựa trên tình hình thực tế các nghiệp vụ phát sinh tại
doanh nghiệp, đồ án của em tập trung vào các nghiệp vụ liên quan TSCĐ
gồm:
- Tăng tài sản cố định do mua ngoài
- Tăng tài sản cố định do mua ngồi theo hình thức trả chậm, trả góp
- Khấu hao tài sản cố định
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03

12

- Kế toán sửa chữa lơn tài sản cố định
- Tài sản cố định thừa, thiếu chờ xử lý
- Giảm tài sản cố định do thanh lý, nhượng bán
V.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Các phương pháp nghiên cứu chủ yếu được sử dụng trong đề tài bao
gồm:
-

Phương pháp thu thập thông tin
Phương pháp ghi chép
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia
Phương pháp tổng hợp, so sánh thông tin
Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
 Phương pháp phân tích từ trên xuống
 Phương pháp phân tích từ dươi lên
- …
VI. KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN
Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế tốn tài sản cố định tại Cơng Ty
TNHH Thương mại và Xây dựng Hương Giang” có kết cấu như sau:
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ
lục, phần nội dung đồ án gồm 3 chương:
Chương 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP
Chương 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TÀI SẢN CỐ
ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HƯƠNG
GIANG

Chương 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
KẾ TỐN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
XÂY DỰNG HƯƠNG GIANG

SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


13

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm phần mềm kế tốn
1 Khái niệm phần mềm kế tốn
a. Hệ thống thơng tin kế tốn
HTTT là tập hợp các nguồn lực, cơng cụ được tổ chức thành một thể
thống nhất để thực hiện q trình xử lý thơng tin. Q trình xử lý thông tin
bao gồm: thu nhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lý thông tin và truyền tin.
HTTT KT là một phần của HTTT được hiểu là một tập hợp các nguồn
lực (con người, thủ tục), công cụ (phần cứng, phần mềm), được thiết kế nhằm
thu thập, lưu trữ, xử lý các dữ liệu kinh tế- tài chính và các dữ liệu khác nhằm
cung cấp thông tin KT cho các đối tượng sử dụng thông qua các báo cáo KT.
Vậy HTTT KT vơi bản chất là bộ phận tạo ra thông tin KT, được xây
dựng để thực hiện quá trình xử lý thơng tin KT trong các doanh nghiệp gồm:
thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp các thông tin KT.
b. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT KT bao gồm 5 thành phần:
Con người, dữ liệu KT, thủ tục KT, phần cứng, phần mềm KT.
Con người: trong HTTT KT con người là thành phần quyết định, đảm
bảo sự chính xác của hệ thống. Con người quyết định tơi việc thực hiện các
thủ tục kế tốn nhằm biến đởi các dữ liệu kế toán đã thu thập được để tạo ra
các báo cáo KT. Con người được hiểu bao gồm: nguồn nhân lực, tở chức cơng
tác kế tốn trong mỗi doanh ngiệp.
Dữ liệu KT: dữ liệu KT bao gồm các số liệu, thông tin phục vụ cho
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


14

công việc xử lý thông tin KT trong HTTT KT, hỗ trợ việc ra quyết định của
nhà lãnh đạo và điều hành doanh nghiệp. Dữ liệu KT là cầu nối giữa con
người và hệ thống máy tính. Trong điều kiện ứng dụng CNTT dữ liệu kế toán
bao gồm: các tệp từ điển, các tệp danh mục, các tệp chứng từ máy và các tệp
số dư của tài khoản KT.
Thủ tục KT: thủ tục KT là các quy trình, quy tắc xử lý các nghiệp vụ
KT được xác định từ trươc trong HTTT KT theo các chế độ và chuẩn mực kế
tốn hiện hành theo trình tự nhất định. Bao gồm từ khâu lập chứng từ, kiểm
tra, xử lý, hoàn chỉnh chứng từ đến khâu lựa chọn hình thức sở kế tốn, tở
chức vận dụng hệ thống tài khoản KT, lập và luận chuyển chứng từ, trình bày
các báo cáo KT… để cung cấp thông tin cho người dùng và lưu trữ các chứng
từ.
Phần cứng: phần cứng là hệ thống thiết bị điện tử có khả năng lưu trữ,
tổ chức thông tin vơi khối lượng lơn, xử lý dữ liệu tự động vơi tốc độ nhanh,
chính xác. Bao gồm các hệ thống máy tính, mạng máy tính và các thiết bị

ngoại vi.
Phần mềm kế tốn: phần mềm KT là bản mơ tả lại thủ thục KT bằng
ngơn ngữ lập trình để yêu cầu máy tính thực hiện thủ tục KT thay cho con
người.
5 thành phần này có mối liên hệ chặt chẽ vơi nhau.
Theo đó con người và phần cứng là các thực thể hành động tiến hành xử lý
thông tin KT thông qua thủ tục KT để phần mềm có thể xử các lý dữ liệu KT.
Dữ liệu KT là cầu nối giữa con người và phần cứng.
Phần mềm kế toán là 1 trong 5 thành phần của HTTT KT, là tập hợp tệp
chương trình, dữ liệu và các tài liệu cần thiết mơ tả lại thủ tục kế tốn bằng
ngơn ngữ lập trình để máy tính hiểu và thực hiện việc xử lý dữ liệu kế toán
thay con người. Thơng qua phần mềm kế tốn con người có thể giải quyết các
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


15

bài toán kế toán trên máy tính bao gồm nhập chứng từ, lưu trữ chứng từ, xử lý
dữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn.
1.1.1.1. Đặc điểm phần mềm kế tốn
PMKT là mợt cơng cụ ghi chép, lưu giữ, tính tốn, tởng hợp trên cơ sở
các dữ liệu đầu vào là các chứng từ để đưa ra các thông tin đầu ra theo yêu
cầu. Chứng từ gồm các chứng từ do doanh nghiệp lập và các chứng từ từ bên
ngoài. Đầu ra của PMKT là các báo cáo và các sở sách liên quan.
So vơi kế tốn thủ cơng phải ghi chép vào các sổ sách trung gian để
đưa ra các báo cáo cuối kì, PMKT kết xuất thơng tin đầu ra trực tiếp từ
CSDL, chính là các chứng từ đầu vào, đồng thời cùng vơi các báo cáo, các sở
kế tốn cũng chính là đầu ra của hệ thống.

Con người là yếu tố đầu tiên quyết định độ chính xác của đầu ra PMKT
ngay trong quá trình nhập dữ liệu đầu vào cho phần mềm.
PMKT không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sở kế tốn, nhưng phải in
được đầy đủ sở kế tốn và báo cáo tài chính theo mẫu quy định của BTC và
của Công ty.
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế tốn
a. Mợt thành phần kế toán thường có các thành phần sau:
Cơ sở dữ liệu (Database): Là nơi lưu giữ tồn bợ dữ liệu nhằm phản
ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được
chia thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ
liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động
kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,
….
Cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng có mối quan hệ vơi nhau. Trên cơ sở
các bảng trong cơ sở dữ liệu còn có các Query và View là các thành phần
được sử dụng tương đươg như các bảng trong CSDL nhưng đã được lựa chọn
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


16

chắt lọc các thông tin cần thiết.
Hệ thống giao diện (Interface): là giao diện tương tác giữa người sử
dụng và phần mềm, được tạo ra từ các đối tượng như: form, page frame…
Một PMKT thường bao gồm các loại: form đăng nhập, form chương trình
chính, form nhập liệu, form truy vấn dữ liệu, form điều khiển in báo cáo,…
Hệ thống báo cáo (Reports): Là nơi các thông tin được đưa ra từ
chương trình ứng dụng theo khn dạng được thiết kế từ trươc để cung cấp

thông tin yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết
xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ
theo yêu cầu của người sử dụng.
Chương trình (Code): Là tập hợp các câu lệnh được viết bằng mợt ngơn
ngữ lập trình mà máy có thể hiểu được để thực hiện các thao tác cần thiết theo
thuật toán đã chỉ ra.
Các thành phần khác có thể có hoặc không như: thư viện lơp, thực đơn,
thực đơn tắt, tài liệu hương dẫn sử dụng…
1.1.3. Yêu cầu, tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
Theo thông tư số 103/2005/TT-BTC của BTC ban hành ngày
24/11/2015 về “Hương dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT”.
1.1.3.1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế
tốn
Phần mềm kế tốn phải hỡ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định
của Nhà nươc về kế tốn; khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi
bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản
pháp luật hiện hành về kế toán
Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các
yêu cầu của pháp luật hiện hành về kế toán theo các nợi dung sau:
a. Đối vơi chứng từ kế tốn: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


17

máy theo phần mềm kế tốn phải đảm bảo nợi dung của chứng từ kế
toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối vơi
mỡi loại chứng từ kế tốn trong các chế đợ kế tốn hiện hành. Đơn vị

kế tốn có thể bở sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán
được lập trên máy vi tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ
các chứng từ kế tốn bắt ḅc phải áp dụng đúng mẫu quy định. Chứng
từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sở kế tốn theo phần mềm kế
tốn phải tn thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định
riêng về chứng từ điện tử.
b. Đối vơi tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản
kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần
mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế đợ kế tốn hiện hành
phù hợp vơi tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã
hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán
phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho
việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị.
c. Đối vơi hệ thống sở kế tốn: Sở kế tốn được xây dựng trong phần
mềm kế toán khi in ra phải đảm bảo các u cầu: Đảm bảo đầy đủ sở kế
tốn; đảm bảo mối quan hệ giữa các sở kế tốn vơi nhau; đảm bảo có
thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu
theo quy định về sở kế tốn trong các chế đợ kế tốn hiện hành; số liệu
được phản ánh trên các sở kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng
từ đã được truy cập; đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này
sang sổ khác. Đơn vị kế tốn có thể bở sung thêm các chỉ tiêu khác vào
sở kế tốn theo u cầu quản lý của đơn vị.
d. Đối vơi báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần
mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


18

tính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế đợ kế tốn hiện hành phù
hợp vơi từng lĩnh vực. Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo
tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế tốn giữa các
đơn vị trực tḥc và các đơn vị khác có liên quan.
e. Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên
giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của
Luật Kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nươc ngồi
trên sở kế tốn thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản
song song bằng tiếng nươc ngoài nhưng phải thống nhất vơi phiên bản
tiếng Việt. Giao diện mỡi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm
kiếm.
f. In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm
kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống
nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế tốn trên sở kế
tốn, báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ
tài liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy định về thời hạn lưu
trữ tài liệu kế toán hiện hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán
phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu
trữ.
1.1.3.2. Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa
đởi, bổ sung phù hợp vơi những thay đổi nhất định của chế đợ
kế tốn và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ
sở dữ liệu đã có
a. Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp
bổ sung các chứng từ kế tốn mơi, sửa đởi lại mẫu biểu, nợi dung cách
ghi chép mợt số chứng từ kế tốn đã được sử dụng trong hệ thống. Có
thể loại bỏ bơt các chứng từ kế tốn khơng sử dụng mà khơng ảnh
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


19

hưởng đến hệ thống.
b. Có thể bổ sung tài khoản mơi hoặc thay đởi nợi dung, phương pháp
hạch tốn đối vơi các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể
bỏ bơt các tài khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
c. Có thể bổ sung mẫu sở kế tốn mơi hoặc sửa đởi lại mẫu biểu, nợi
dung, cách ghi chép các sở kế tốn đã được sử dụng trong hệ thống
nhưng phải đảm bảo tính liên kết có hệ thống vơi các sổ kế tốn khác.
Có thể loại bỏ bơt sở kế tốn khơng sử dụng mà không ảnh hưởng đến
hệ thống.
d. Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình
bày báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ
bơt báo cáo tài chính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ
thống.
1.1.3.3. Phần mềm kế tốn phải tự đợng xử lý và đảm bảo sự
chính xác về số liệu kế tốn
a. Tự đợng xử lý, lưu giữ số liệu trên ngun tắc tn thủ các quy trình kế
tốn cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính
theo quy định hiện hành.
b. Đảm bảo sự phù hợp, khơng trùng lắp giữa các số liệu kế tốn.
c. Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi
nhập dữ liệu và quá trình xử lý thơng tin kế tốn.
1.1.3.4. Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin
và an toàn dữ liệu
a.

Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm: Kế
toán trưởng (hoặc phụ trách kế tốn) và người làm kế tốn. Mỡi vị trí được
phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người
không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


20

phần mềm kế tốn của đơn vị, nếu khơng được người có trách nhiệm đồng ý.
b.

Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức, như: Thời
gian truy cập thơng tin kế tốn vào hệ thống, các thao tác của người truy cập
vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó,…

c.

Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sở kế tốn về việc sửa chữa các số liệu kế
toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp vơi từng phương pháp
sửa chữa sở kế tốn theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mơi
được quyền sửa chữa sai sót đối vơi các nghiệp vụ đã được truy cập chính
thức vào hệ thống.

d.

Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thơng tin kế tốn trong các trường
hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.

e.

Điều kiện của phần mềm kế toán

f.

Phần mềm kế toán trươc khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh
rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hương dẫn tại
Thông tư này và các quy định hiện hành về kế toán.

g.

Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hương dẫn cụ thể kèm
theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố
đơn giản.

h.

Phần mềm kế toán do tở chức, cá nhân ngồi đơn vị kế tốn cung cấp phải
được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hồn thành
cơng việc kế tốn của mợt năm tài chính.
1.1.4. Các cơng cụ tin học dùng để xây dựng phần mềm kế toán
1 Hệ quản trị CSDL (Database Management System - DBMS)
a. Khái niệm
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập
cơ sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối vơi cơ sở dữ liệu đó.
Các hệ quản trị CSDL thường thực hiện các chức năng sau:
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


21

Lưu trữ dữ liệu
Cho phép nhiều người dùng truy xuất đồng thời
Hỗ trợ tính bảo mật và riêng tư
Cho phép xem và xử lý dữ liệu lưu trữ
Cho phép cập nhật và lưu trữ dữ liệu sau khi cập nhật
Bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát bằng các quá trình sao lưu (backup) và
phục hồi (recovery).
b. Ưu nhược điểm của một số hệ quản trị CSDL hiện nay
Một số hệ quản trị CSDL hiện nay thường được sử dụng như hệ quản
trị CSDL Oracle, SQL Server, Visual Foxpro, MS Access…
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle
Hệ quản trị CSDL Oracle phù hợp vơi những hệ thống lơn, có cơ cấu
không tập trung, phân tán trên một phạm vi rộng như hệ thống ngân hàng hoặc
mạng chính phủ...
Ưu điểm:
Hệ quản trị CSDL Oracle tính bảo mật rất lơn, độ an tồn của dữ liệu
cao, dễ bảo trì, nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định, dễ cài đặt và
triển khai.
Hỗ trợ chạy trên nhiều nền tảng công nghệ: Linux,Windows, Unix..
Việc phổ biến trên nhiều nền tảng giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai trên
nền tảng phần cứng sẵn có, hoặc quen thuộc vơi doanh nghiệp mà không bắt
buộc phải thay đổi theo phần mềm.
Đối vơi những người phát triển: Oracle cũng có rất nhiều ưu điểm như
dễ cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mơi.
Nhược điểm:

Chi phí đầu tư lơn vì cần máy có cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập
khó.
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


22

Độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về công nghệ thông tin
mơi có thể quản trị được.
Hệ quản trị CSDL SQL Server
Hệ quản trị CSDL SQL Server phù hợp vơi các doanh nghiệp vừa và
nhỏ
Ưu điểm:
Cho phép quản trị một hệ CSDL lơn, có tốc độ xử lý dữ liệu nhanh đáp
ứng yêu cầu về thời gian
Cho phép nhiều người cùng khai thác trong một thời điểm đối vơi mợt
CSDL và tồn bợ quản trị CSDL.
Có hệ thống phân quyền bảo mật tương thích vơi hệ thống bảo mật của
công nghệ NT (Network Technology), tích hợp vơi hệ thống bảo mật của
Windows NT hoặc sử dụng hệ thống bảo vệ độc lập của SQL Server.
Hỗ trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứng dụng trên
Internet.
Cho phép lập trình kết nối vơi nhiều ngơn ngữ lập trình khác dùng xây
dựng các ứng dụng đặc thù (Visual Basic, C, C++, ASP, ASP.NET, XML,...).
Nhược điểm:
Chi phí sử dụng bản quyền lơn
Chỉ tích hợp vơi hệ điều hành Windows
Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro

Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro phù hợp vơi những hệ thống có quy
mô vừa, yêu cầu quản trị cơ sở dữ liệu không quá lơn.
Ưu điểm:
Ứng dụng biên dịch bởi VFP có thể chạy trong Windows mà không cần
cài đặt (Install), tuy nhiên phải chứa các file thư viện hỗ trợ lúc chạy (runtime support library) tùy
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


23

Là một hệ biên dịch (compiled), do đó cho phép lập trình viên mềm dẻo
trong xử lý mã: chương trình có thể hoạt động vơi các mã do nó tự sinh ra trong
quá trình chạy.
Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong việc nâng
cấp, sửa đổi.
Nhược điểm:
Visual Foxpro version trươc 9.0 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã
Unicode, VFP 9.0 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên
Windows version nào. VFP hỗ trợ gián tiếp Unicode thơng qua trình duyệt
web (browser) khi viết các ứng dụng web.
Tính bảo mật không cao, không an tồn, khơng hỡ trợ chạy trên
mơi trường mạng.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Acess
Hệ quản trị CSDL Microsoft Acess phù hợp vơi những hệ thống có quy
mô nhỏ, yêu cầu quản trị cơ sở dữ liệu thấp.
Ưu điểm:
Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp vơi các quy mô nhỏ
Nhược điểm:

Hạn chế số người cùng truy cập vào cơ sở dũ liệu, về kích thươc cơ sở
dữ liệu (< 2GB), về tổng số module trong một ứng dụng
Kích thươc dữ liệu càng lơn, độ ổn định càng giảm
Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng
1.1.4.1. Ngôn ngữ lập trình
a. Khái niệm:
Ngơn ngữ lập trình là mợt hệ thống được ký hiệu hóa để miêu tả những
tính tốn (qua máy tính) trong mợt dạng mà cả con người và máy đều có thể
đọc và hiểu được. Con người kiến tạo ra các chương trình máy tính nhờ ngôn
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


24

ngữ lập trình. Hay nói cách khác, ngơn ngữ lập trình là ngơn ngữ dùng để viết
các chương trình cho máy tính.
b. Đặc điểm:
Dễ hiểu và dễ sử dụng đối vơi người lập trình để con người có thể dùng
để giải quyết các bài toán
Miêu tả đầy đủ, rõ ràng các tiến trình để có thể chạy được trên các máy
tính.
c. Các loại ngơn ngữ lập trình thường dùng :
Mợt số ngôn ngữ cấp cao thường được sử dụng như: .NET, C++, C#,
ASP, JSP, PHP...
1.1.4.2. Công cụ tạo báo cáo
a. Khái niệm:
Là các chương trình trợ giúp người lập trình lập cáo báo cáo (report)
cho phần mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ

chương trình ứng dụng, chứa các thơng tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu
và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình.
b. Đặc điểm:
Trong PMKT, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhất định để
cung cấp thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vì vậy báo cáo phải in
được và xem được trên màn hình máy tính.
c. Mợt số cơng cụ tạo báo cáo:
Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ
biến hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngơn ngữ lập trình. Crystal Report có thể
thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số
ngơn ngữ lập trình hiện nay (.NET) .Crystal Report hỗ trợ các chức năng in
ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel.
Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo,
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03


25

thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element
WordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord),
DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format).
Report Designer: Công cụ này được tích hợp cùng với bộ cài đặt
DevExpress. Sử dụng như một phần mềm biệt lập, tuy nhiên, có thể kết nối
với các nguồn dữ liệu cho phép có thể thiết kế báo cáo một cách uyển chuyển,
linh hoạt.
Hệ quản trị CSDL của VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo hai
cách:
Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo

khá thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.
Tạo báo cáo bằng Report Designer: Công cụ này giúp người lập trình tự
thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp vơi từng điều kiện
hồn cảnh.
Mợt số công cụ khác : công cụ tạo bộ cài,..
1.1.5. Quy trình xây dựng phần mềm kế tốn
Quy trình xây dựng PMKT gồm 7 bươc:
Bươc 1 : Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án
Bươc 2 : Phân tích hệ thống
Bươc 3 : Thiết kế hệ thống
Bươc 4 : Xây dựng phần mềm
Bươc 5 : Kiểm thử
Bươc 6 : Triển khai, đào tạo
Bươc 7 : Bảo hành, bảo trì
Trong đó bươc 1 đến bươc 3 là quy trình phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin, đó cũng là quy trình quan trọng nhất trong xây dựng phần mềm kế
tốn. Bươc 4 và bươc 5 là quy trình xây dựng phần mềm thông qua các ngôn
SV: Nguyễn Thị Hương Trà

Lớp: CQ54/41.03