CÁCH THỨC XÂY DỰNG KPI TẠI ĐƠN VỊ

Performance Plan and Performance Review
Kế hoạch thực hiện và đánh giá hiệu quả công việc

Review Period [start date] – [end date]
Thời gian đánh giá:
Name of Associate

Start Date

Tên nhân viên

Ngày bắt đầu làm việc

Job Title
Chức danh
Reviewer
Người đánh giá

Job Grade
Cấp bậc
Position
Vị trí

Start Date in Current
Position
Ngày bắt đầu làm việc ở
vị trí hiện tại
Years of Service
Số năm làm việc
Date of Review
Ngày đánh giá

This form applies to all associates whose positions are classified under Job Grade 3 and higher job grades in our
position classification system.
Mẫu đánh giá này áp dụng cho tất cả nhân viên cấp bậc 3 và các cấp bậc cao hơn.
This form is to be completed as part of the mid-year and year-end performance discussion and a copy submitted
to the HR Department no later than end of January for year-end, and end of June for mid-year. Copies of the
completed form should be retained by both the Associate and the Reviewer.
Mẫu đánh giá này cần được hoàn thành sau khi thảo luận và một bản sao được gửi đến bộ phận Nhân sự không
quá 4 tuần từ thời hạn đánh giá cuối cùng, thông thường vào cuối tháng Một của năm. Bản sao của mẫu đánh giá
hoàn chỉnh cũng sẽ được gởi lại cho nhân viên và người đánh giá.

Section 1. Individual Skills Assessment
Phần 1: Đánh giá kỹ năng cá nhân
Instructions: Section 1 is intended for all job grades.
Hướng dẫn: Phần 2 dùng cho mọi cấp bậc

Job Proficiency Review (based on Job Description)
Đánh giá hiệu quả công việc ( dựa trên bảng mô tả công việc)

Instructions:
1. We shall review associate performance based on the authorized job description. Please ensure that job
description is current and applicable to the job being delivered by the associate. If there are permanent
changes to key deliverables outlined in the job description, the Reviewer shall need to have such change
authorized by his/her immediate manager as 2nd level authorization for the change.
2.

Please review below rating scale PRIOR to the review, and while drafting your draft reports.

3.

Copy and paste the authorized job description AS-IS.

Hướng dẫn:
1. Phần đánh giá được dựa trên bảng mô tả công việc của nhân viên. Xin hãy đảm bảo rằng phần mô tả công việc
được cập nhật gần nhất và áp dụng cho các công việc nhân viên đang làm. Những thay đổi cố định trong nội
dung bảng mô tả công việc cần được xem xét bởi 2 cấp có thẩm quyền (người đánh giá nhân viên và giám sát
trực tiếp)
2. Hãy nắm rõ các thang điểm dưới đây TRƯỚC KHI đánh giá cũng như khi soạn thảo các bản báo cáo.
3. Hãy phô tô và dán những phần mô tả công việc AS-IS
Rating Scale:
Thang điểm:
0
Not acceptable
Kém
Performance falls
short of the
minimum criteria
and standards.
Immediate and

1
Below minimum job
requirements
Dưới mức yêu cầu
công việc
Performance is
inconsistent and
needs alignment
and/or development.
Performance

2
Meets job
requirements
Đạt yêu cầu công
việc
Associate meets
expected standards.
Performance is
steady, reliable,
consistent, and

3
Above job
requirements
Vượt yêu cầu công
việc
Performance clearly
and consistently
exceeds the
expectation levels of
this performance

4
Expert
Xuất sắc
Associate
demonstrates
unusual
proficiency in

obtaining results


substantial
improvement is
necessary to
address this area.
Hiệu quả công việc
thấp hơn yêu cầu
và tiêu chuẩn tối
thiểu. Cần cải
thiện ngay lập tức
và kịp thời để đáp
ứng được yêu cầu
công việc.

feedback and efforts
to reinforce
competency may
provide the tools to
achieve success
Hiệu quả công việc
không ổn định, cần sự
liên kết và/hoặc cần
cải thiện. Thông tin
phản hồi về hiệu quả
cơng việc và nỗ lực
nhằm củng cố năng
lực có thể là công cụ
để đạt được thành

công.

Key Deliverables / Key
Result Areas
Các yêu tố đánh giá/Các
tiêu chí đánh giá then
chốt

maintained with a
minimum amount of
supervision.
Nhân viên đáp ứng
các tiêu chuẩn mong
đợi. Hiệu quả cơng
việc được duy trì ổn
định, đáng tin cậy,
nhất qn, ít cần sự
giám sát.

Performance
Comments
Các nhận xét về
hiệu quả công
việc

area.
Hiệu quả công việc rõ
ràng và nhất quán
vượt sự kỳ vọng ở tất
cả mọi lĩnh vực.

Performance
Rating by
Associate
Điểm nhân viên tự
đánh giá

with this
competency and
is recognized as
a leader or
mentor.
Nhân viên thể
hiện khả năng &
năng lực vượt trội
qua kết quả công
việc đạt được và
được công nhận
như là một người
lãnh đạo hoặc cố
vấn.

Performance
Rating
By Manager
Điểm đánh giá của
người quản lý

(based on Job
Description)

(dựa trên Bảng mô tả
công việc)

Manager’s
comments,
if any
Nhận xét
của người
quản lý
(Nếu có)

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Job Proficiency Rating /Tỉ lệ điểm đánh giá hiệu quả công
việc =
Sum of performance Ratings / Number of KRAs
Tổng điểm đánh giá/Tổng số các yếu tố đánh giá

2

Section 2. Personal Development Plan
Phần 2: Kế hoạch phát triển cá nhân
2-A. GAPS ASSESSMENT & DEVELOPMENT PLAN

2-A. ĐÁNH GIÁ ĐIỂM MẠNH/ĐIỂM CẦN CẢI THIỆN VÀ KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN
DEVELOPMENT OBJECTIVES
CÁC MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN

ACTIVITIES
CÁC HOẠT ĐỘNG

BY WHOM
THỰC HIỆN BỞI

Based on the results of the assessments from previous sections (Job
Proficiency Assessment), list the development objectives to strengthen the
associate’s current abilities, work on areas to improve on and meet personal
and work-related goals.
Dựa vào kết quả đánh giá ở phần trước (Đánh giá hiệu quả công việc),
Hãy liệt kê các mục tiêu phát triển để củng cố khả năng hiện tại của nhân viên,
khắc phục những điểm cần cải thiện để đáp ứng các mục tiêu cá nhân và các
mục tiêu nghề nghiệp có liên quan
Associate's Input (Self-Assessment)
Reviewer's Input

List the activities that will help you in
achieving your objectives.
Hãy liệt kê các hoạt động giúp bạn đạt
được mục tiêu của mình

Identify who will be
responsible in helping
you
achieve
your
objectives.
Hãy xác định ai là
người có trách nhiệm
giúp bạn đạt được các
mục tiêu của mình

2-A1. STRENGTHS (suggest only 1 or 2)

BY WHEN
THỰC
HIỆN KHI
NÀO

Set
the
deadline or
target date
to achieve
your
objectives.
Đặt ra thời
hạn
hoặc
ngày mục
tiêu để bạn

đạt
được
các
mục
tiêu
của
mình

2-A1. ĐIỂM MẠNH (Chỉ đề cập 1 hoặc 2 điểm mạnh tiêu biểu)
2-A2. AREAS FOR DEVELOPMENT

2-A2. CÁC LĨNH VỰC PHÁT TRIỂN
2-A3. CAREER GOALS

2-A3. MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP

Associate Input
Phần nhân viên

Reviewer Input
Phần người đánh giá

Ready By *
Sẵn sàng
vào *

Next Position, if applicable
Vị trí tiếp theo (Nếu thích hợp)

3

Readiness for Next Position – to be completed by Reviewer based on discussion with associate, and finalized based on confirmation
with 2nd level supervisor.

Sẵn sàng cho vị trí tiếp theo – Người đánh giá điền vào, dựa trên cuộc thảo luận với nhân viên và hoàn thành dựa vào xác nhận của
giám sát viên cấp 2.

In addition to gaps identification based on the assessment of Job Proficiency (sub-section 3-A1 & 3-A2), individual traits / behaviours listed below shall be assessed
and development shall be a pre-requisite for consideration of movement to next position. Reviewer and associate are equally accountable for following through on
completion of development activities.
Ngồi việc xác định những thiếu sót dựa vào đánh giá hiệu quả công việc (phần 3-A1 & 3-A2), những đặc điểm cá nhân/hành vi được liệt kê dưới đây sẽ được đánh
giá và sự phát triển sẽ là điều kiện tiên quyết để xem xét cho việc chuyển đến vị trí cao hơn. Người đánh giá và nhân viên đều có trách nhiệm hồn thành các hoạt
động phát triển.

Individual Traits/Behaviours

Identified Gap
Thiếu sót

Những đặc điểm cá nhân/hành vi

Capacity/Công suất
Mental ability and capability to perform effectively in
the next position.
Khả năng tinh thần và khả năng thực hiện hiệu quả ở vị
trí tiếp theo.
Achievement/Thành tựu
Ability to set goals and achieve them, on either workrelated or personal matters, which may include
initiative and effort in self-development to enhance

personal contribution to own team, and other teams.
Khả năng thiết lập mục tiêu và đạt được mục tiêu ở cả
phương diện cá nhân và các mặt liên quan đến công
việc
Relationships/Mối quan hệ
Respect for differences and ability to work with, and
through others; demonstrated effective intra/interdepartment communication
Tôn trọng sự khác biệt và khả năng làm việc với người
khác; biểu hiện giao tiếp hiệu quả trong nội bộ và liên
bộ phận.

Associate Mobility
Tính lưu động của nhân viên

*Notes on Readiness for Next

Position
Ghi chú về sự sẵn sang cho vị trí tiếp
theo

Development Program / Activities
Chương trình/Hoạt động phát triển

BY WHEN
Được thực
hiện khi
nào



Not able to move out of current BU

Open to international assignment
Khơng thể rời khỏi BU hiện tại
Có thể di chuyển quốc tế

Open to national/regional assignments
(copy report to Regional VP and Group HR)
Có thể di chuyển trong nước
(Gửi bản sao báo cáo cho VP ở khu vực và HR
(copy report to Regional VP and Group HR)
của tập đoàn)
(Gửi bản sao báo cáo cho VP ở khu vực và HR của
tập đoàn)
R1 - Ready in 1 year
R3 - Ready in 3 years
R1- Sẵn sang trong 1 năm nữa
R3- Sẵn sàng trong 3 năm nữa

4


RN - Ready Now
RN- Đã sẵn sàng

R2 - Ready in 2 years
R2- Sẵn sang trong 2 năm nữa

R4 - Ready in 4 years, or NOT AT ALL
R4- Sẵn sàng trong 4 năm nữa hoặc KHƠNG CĨ KHẢ

NĂNG

2-B. TRAINING PATH
2-B. PHÁT TRIỂN ĐÀO TẠO
Identify the training programs that the associate needs to go through based on the training path for his/her job grade. Coordinate with the Training
Department for updates on the associate’s training records.
Xác định các khóa đào tạo mà nhân viên cần tham gia thơng qua các chương trình đào tạo theo cấp bậc bên dưới. Phối hợp với Bộ Phận Đào tạo để
cập nhật hồ sơ đào tạo của nhân viên.

5


Section 3. Performance Review Summary
Phần 3: Tóm tắt đánh giá hiệu quả công việc
Overall Performance Rating:
Kết quả đánh giá tổng thể hiệu quả công việc:
Code
Mã
A
A
B
C
C

Points
Điểm
> 3.5
2.6 to 3.5
1.6 to 2.5
1.0 to 1.5

< 1.0

Description
Mô tả
Expert/ Xuất sắc
Above Requirements/ Vượt yêu cầu công việc
Meets Requirements/ Đạt yêu cầu công việc
Below Requirements/ Dưới mức yêu cầu công việc
Unacceptable/ Kém

Additional Comments (If any)/ Nhận xét bổ sung (nếu có)
Associate/ Nhân viên

Reviewer/ Người đánh giá

Signed:
Ký tên:
Reviewer
Người đánh giá

Date
Ngày

Manager
Trưởng bộ phận

Date
Ngày

Associate Overall Acknowledgement

Xác nhận tổng thể của nhân viên
I acknowledge that I have reviewed my job description with my supervisor.
Tôi xác nhận là đã thông qua bảng mô tả công việc của tôi cùng với giám sát tôi
My signature indicates that I have read this report, and agree with it, except as noted.
Chữ ký của tôi xác nhân rằng tôi đã đọc bảng đánh giá và đồng ý với nội dung trên, ngoại trừ
những điều đã được nêu ra.
Associate’s
Signature
Chữ ký nhân viên

Dat
e
Ngà
y

6


7


EMPLOYEE SATISFACTION SURVEY
Bản khảo sát này được gởi kèm theo thông báo s ố “HR 02/13” v ề vi ệc kh ảo sát m ức đ ộ hài lòng c ủa
nhân viên trong Cơng ty. Vui lịng đánh dấu “V” vào nh ững ô bên d ưới theo đánh giá c ủa b ạn t ương
ứng với mỗi câu hỏi được đặt ra.
This survey form is attached with the Memo No. HR 02/13 about Employee satisfaction survey in the
Company. Please mark “V” into below boxes as your evaluation for each question.
Định mức đánh giá:

1: Rất hài lịng/Very satisfied;

nhận/acceptable; 4: Khơng hài lịng/Not satisfied

2: Hài lịng/satisfied;

3: Chấp

5: Rất khơng hài lịng/Very not satisfied

8


Nội dung/ Contents

1 2 3 4 5

A: Về văn hóa Công ty và môi trường làm việc/ Corporate Culture and Working
Environment
1
2
3
4

Khơng khí làm việc ln cởi mở và thân thiện trong Công ty
The Working atmosphere is always open and friendly in the company
Công ty là một môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp
The company is a professional and dynamic working environment
Các phịng ban ln làm việc với nhau trên tinh thần hợp tác cao
The departments are working together in a fully cooperative spirit
Đồng nghiệp ln có tinh thần đoàn kết, cộng tác, tương trợ, tin c ậy

lẫn nhau, chia sẻ, trao đổi kiến thức và góp ý với nhau một cách
9


thẳng thắn trên tinh thần xây dựng
The colleagues always have spirit of unity, cooperation, support, trust,
sharing, and exchange knowledge and straightforward comments in
the constructive manner
Bạn luôn nhận được sự hỗ trợ, cộng tác từ các thành viên trong
5

cùng phòng và phòng ban khác
You always get the support and collaboration from colleagues in the
same room and other departments
Tinh thần làm việc tập thể ln được khuyến khích và th ực hi ện

6

trong Công ty Teamwork is always encouraged and performed in the
company
Mọi thông tin cần biết trong Công ty luôn được thông báo và c ập

7

nhật tới tất cả nhân viên một cách kịp thời/ The necessary
information in the company always been notified and updated to all
Staff on time
Môi trường làm việc ln khuyến khích bạn sáng tạo và tự ch ủ

8

trong công việc
The workplace always encourages your creativeness and self-control
in your work
Bạn tự hào khi nói về Cơng ty mình m ỗi khi có d ịp nói chuy ện v ới

9

khách hàng, bạn bè và các mối quan hệ khác/ You are proud of the
company when talking with customers, friends and other relationship

1

Nói chung, cơng ty của bạn là một môi trường rất tốt để làm việc
Overall, your company is very good place to work

Ý kiến khác/ other ideas:

B: Về cấp quản lý/ Direct manager
Bạn thường xuyên nhận được sự hỗ trợ và động viên trong công
1

việc từ cấp trên
You always get support and encouragement from your direct manager
at work

2

Người quản lý trực tiếp của bạn luôn tham khảo ý kiến của cấp
dưới trước khi đưa ra quyết định liên quan/ Your direct manager

10


always consults with his subordinates before making related decisions
3

Người quản lý luôn lắng nghe và tôn trọng ý kiến của bạn
Your direct manager always listens and respects your opinions
Người quản lý trực tiếp luôn cung cấp đầy đủ thông tin khi giao
việc cho bạn như: mục đích, mục tiêu của công việc, yêu c ầu c ủa

4

công việc, thời gian hoàn thành vv...
Direct manager always provides full information relating to work
such as: purpose, objectives, job requirements, deadline, etc…
Bạn được khích lệ và nhìn nhận từ cấp trên khi bạn hồn thành

5

công việc vượt mức mong đợi/ You are motivated and recognized
from supervisor when your performance is exceeding expectation
Nhìn chung các thành viên được đối xử một cách công b ằng, khơng

6

thiên vị
In general, members are treated fairly, impartially

7

Nói chung, bạn hài lịng với người quản lý của mình
Overall, you are satisfied with your manager

Ý kiến khác/ other ideas:

C: Về công việc/ The Job
1
2
3
4
5

Bạn tin tưởng vào tính ổn định tại vị trí làm việc của mình
You have confidence in the stability at your position
Công việc hiện tại của bạn thú vị và thử thách
Your current job is interesting and challenging
Trách nhiệm công việc của bạn được xác định rõ ràng
The responsibilities at your work are clearly defined
Bạn có cơ hội động não và hành động độc lập trong công việc
You have chance to brainstorm and act independently at your job
Bạn ln có cơ hội tham gia vào các quyết định trong công việc
You always have opportunities to participate in job decision making

6 Mức độ căng thẳng trong công việc của bạn là chấp nhận được
11


The level of stress in your work is acceptable
Bạn được cung cấp đầy đủ dụng cụ làm việc và các ngu ồn l ực khác

để hồn thành cơng việc

7

You are provided with adequate working tools and other resource to
complete your job
Công việc giúp bạn trưởng thành và phát triển lên một tầm cao mới

8

The work helps you growth and develop in the new high level
Nói chung, bạn hài lịng với công việc hiện tại

9

Overall, you are satisfied with your current job
Ý kiến khác/ other ideas:

D: Về lương và phúc lợi/ Compensation and benefits
Bạn hài lịng với quy trình trả lương hàng tháng hiện tại của Công
1

ty
You are satisfied with the current monthly payroll process of the
Company

2

Bạn được trả công xứng đáng với công việc của bạn
The payment is deserved with your contribution in job

Mức lương mà bạn nhận được là cạnh tranh so với thị trường lao

3

động trong khu vực mà bạn biết
Your salary is competitive compared in the same labor market
Bạn hài lịng với chính sách tăng lương và các kho ản phúc l ợi khác

4

của công ty
You are satisfied with salary increment policy and other benefits of the
company
Bạn hài lịng với chính sách lương tháng 13 và thưởng cuối năm

5

Your are satisfied with 13 th month salary and performance bonus at
the year end

6

Bạn tin Công ty luôn ghi nhận và khen thưởng kịp th ời cho nh ững
sáng kiến hữu ích vào thực tiễn cũng như những giải pháp đột phá
trong công việc
12


You believe the company has always a timely recognition and reward
for the useful initiative in fact as well as great solution in work

Bạn hài lòng với khẩu phần ăn và cách thức đ ấu thầu căn tin hi ện
7

tại?
You are satisfied with Food ration and the current process to select
the canteen vendor?
Bạn hài lịng với chế độ đưa đón nhân viên và cách đi ều hành xe

8

cho công việc?
You are satisfied with the transportation and the way to provide the
car for business travel?
Bạn hài lịng với các chính sách phụ cấp, trợ cấp hiện tại của công

9

ty cả về tài chính lẫn phi tài chính?
You are satisfied with existing allowance and pension policies in terms
of financial and non-financial benefit?

1

Nói chung, bạn hài lịng với chế độ đãi ngộ của cơng ty
Overall, you are satisfied with compensation and benefits of the
company

Ý kiến khác/ other ideas:

E: Về đào tạo và phát triển/ Training and Development

Cơng ty cung cấp các khóa huấn luyện cần thiết cho bạn trong quá
1

trình làm việc
The company provides necessary training courses for you in the
working process
Công ty luôn khuyến khích bạn nâng cao kiến th ức và trau d ồi kỹ

2

năng nghề nghiệp
The company always encourages you to enhance knowledge and
cultivate professional skills
Bạn ln có cơ hội học hỏi và phát triển nghề nghiệp trong công ty

3

You always have the opportunity to learn and develop your career in
the company

4

Công việc của bạn sử dụng hết các kiến thức và kỹ năng của bạn
13


Your work uses all your knowledge and skills
5

Bạn được cấp trên hướng dẫn, kèm cặp và đào tạo trong công việc

You are instructed, coached and trained in your job
Việc đào tạo giúp ích rất nhiều trong việc nâng cao năng l ực làm

6

việc của bạn
The training in general help you much to enhance your working
competence
Chất lượng đào tạo tốt và nội dung đào tạo đa dạng v ới nhu c ầu

7

công việc?
The training quality is good and its content is diversifying with job
requirements
Cơ hội thăng tiến luôn được xem xét cho Nhân viên tr ước khi tuy ển

8

dụng bên ngoài?
The promotion opportunities are always considered for Company Staff
before recruiting outside?
Nói chung, bạn hài lòng với việc đào tạo & phát tri ển ngh ề nghi ệp

9

tại công ty
Overall, you are satisfied with the training and development at the
company

Ý kiến khác/ other ideas:

Phòng ban/Department: (bạn thuộc phòng ban nào?)

14


KPI’s

Mức độ

Mô tả

Tiêu chuẩn / Kết

o với năm trước

Ngày / Tuần / Tháng

Theo dõi lộ trình và sản lượng

Tăng % so với năm trướ

àng

Ngày / Tuần / Tháng

Theo dõi lộ trình và sản lượng hàng

10 V / 5 C / 7 555 / 2 khá

ng bày hàng

Ngày / Tuần / Tháng

Đi thị trường

Đạt tối thiểu 60%

15


CHƯƠNG TRÌNH CHIA SẼ KINH NGHIỆM
CÁCH THỨC XÂY DỰNG KPI TẠI ĐƠN VỊ
 Giả định về thực tế quản lý :
Chương trình dựa trên những giả định sau đây về thực trạng hiện nay tại Doanh nghiệp:
-

Các Giám Đốc, Trưởng Phịng, Ban chun mơn thường chỉ chú tâm đến cơng việc
chun mơn, ít quan tâm đến quản lý nhân viên.

-

Thời gian phân bổ để thực hiện chức năng quản lý của họ quá ít.

-

Họ thường đùn đẩy trách nhiệm quản lý nhân viên cho Phòng Nhân sự.

-

Họ chưa hợp tác chặc chẽ với Phòng Nhân sự trong các hoạt động quản trị nguồn nhân
lực.

-

Chưa biết cách thức để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, đồng thời lại lúng
túng trong việc xây dựng các tiêu chí đánh giá.

 Giả định về sự hiểu biết của học viên
-

Các Giám Đốc, Trưởng Phịng/Ban chun mơn được đề bạt vào các vị trí quản lý khi
chưa được đào tạo về kỹ năng quản lý, đặc biệt là quản lý con người.

-

Một số quản lý đã thực hiện việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên nhưng rất
sơ sài, chỉ mang tính hình thức.

-

Nhận thức chưa đúng và đầy đủ về tầm quan trọng của việc đánh giá hiệu quả công việc.

 Mục tiêu: Người tham dự sẽ nhận được các giá trị cốt lõi sau:
-

Nắm vững định nghĩa về “Đánh giá hiệu quả công việc”

-

Hiểu rõ tầm quan trọng của “xây dựng tiêu chí đánh giá KPI”

-

Những khó khăn trong q trình thực hiện dưới góc nhìn từ Sếp và nhân viên

-

Xây dựng bộ khung _ từ điển năng lực tại đơn vị

-

Xác định mục tiêu SMART của đơn vị, phịng, cá nhân

-

Cách thức xây dựng các tiêu chí đánh giá nhân viên

-

Chia sẽ biểu mẫu đánh giá mức độ hồn thành cơng việc thường áp dụng cho đơn vị.

-

Chia sẽ các tình huống thường gặp phải trong đơn vị khi tiến hành xây dựng KPI.



16