Kỹ năng quản lý thông tin trong dự án

M 11 - 1
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
QuẢN LÝ THÔNG TIN TRONG DỰ ÁN

Sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý dự án (HTTT QLDA)

Khái niệm về HTTT QLDA

Các thuộc tính của thông tin

Nhu cầu thông tin của các đối tượng khác nhau trong DA

Yêu cầu phần cứng và phần mềm cho HTTT QLDA

Ví dụ thực tế về ứng dụng web trong QLDA

Các chiến lược phát triển HTTT QLDA
M 11 - 2
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
QUALITY
P
e
o
p
l
e
w
a
r
e
S

e
p

1
1
Negotiations
P
r
o
c
e
s
s
M
o
n
i
t
o
r
i
n
g
R
i
s
k
Good-enuf
S
e

c
u
r
i
t
y
K
u
h
n
R
e
c
o
m
m
i
t
H
a
r
m
o
n
i
z
e
R
e
a

s
s
e
s
s
Dot-bomb
Priorities
E
t
h
i
c
s
Networ
ks
A
g
i
l
e
U
n
p
r
e
d
i
c
t
a

b
i
l
i
t
y
A
l
e
r
t
C
h
a
m
e
l
e
o
n
I
n
f
r
a
s
t
r
u
c

t
u
r
e
GO!
T
r
i
a
g
e
C
r
i
t
e
r
i
a
S
t
a
k
e
h
o
l
d
e
r

s
Churn
Ambiguity
G
u
e
s
s
i
n
g
G
a
m
e
s
T
o
o
l
s
Non
-lin
ear
T
i
m
e
-
f

r
a
m
e
T
o
o
l
s
O
-
V
S
L
I
M
C
O
C
O
M
O
K
’
P
L
A
N
D
i

f
f
e
r
e
n
c
e
s
C
r
i
t
e
r
i
a
R
i
s
k
s
U
s
e
r
s
C
o
m

p
r
e
s
s
i
o
n
P
r
e
s
s
u
r
e
S
t
a
f
f
S
c
h
e
d
u
l
e
R

i
s
k
$
$
R
e
v
i
e
w
s
A
u
t
h
o
r
i
t
y
D
o
c
u
m
e
n
t
a

t
i
o
n
T
e
s
t
i
n
g
D
M
A
C
M
IEE
E
QLDA NGÀY NAY!!!
“Knowledge is of two kinds: We know a subject
ourselves, or where can find information about it”
Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể,
hay chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông
tin ở đâu về nó
Samuel Johnson, 1709-1784
M 11 - 4
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
HTTT QLDA: Sự Cần Thiết

Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết yếu cho

việc quản lý dự án.

Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà không
đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án đang
ở đâu so với các mục tiêu tiến độ, chi phí, và chất
lượng.

Định luật 80-20: thiết yếu thì ít mà tầm thường thì
nhiều (There will be the vital few and trivial many).
M 11 - 5
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
HTTT QLDA: Sự Cần Thiết

Vì thế, một hệ thống để thu thập, sắp xếp và phân
phối thông tin là cần thiết cho mỗi DA.

HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết lập
để tạo nền tảng cho dự án vận hành.

HTTT QLDA là nơi lưu trữ nhưng thông tin cần
thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn, và
kiểm soát dự án hiệu quả cũng như cung cấp cho
các bên liên quan (stakeholders) một “kho” thông
tin về tình trạng của dự án.
M 11 - 6
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
HTTT QLDA: Định Nghĩa

Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ,
hoạch định, báo cáo, dự báo và kiểm soát hầu hết

các khía cạnh của DA.

Bao gồm nhiều công cụ và kỹ năng (cả bằng tay
lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, và cung
cấp các kế hoạch và thành quả của QLDA.
M 11 - 7
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
HTTT Trong Hệ Thống QLDA
Hệ Thống
Hệ Thống
QLDA
QLDA
Văn Hoá
Văn Hoá
Kiểm Soát
Kiểm Soát
Thông Tin
Thông Tin
Nhân Sự
Nhân Sự
H
H
ỗ
ỗ
Trợ từ
Trợ từ
Tổ Chức
Tổ Chức
Hoạch
Hoạch

Định
Định
Nguồn: Cleland và Ireland, 2002
HTTT QLDA
M 11 - 8
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
HTTT QLDA: Các Loại Thông Tin

Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ

Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA

Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA

Thông tin kinh nghiệm (historical information)

Các tập tin từ các DA khác

Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước

Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA trước

Thông tin về DA hiện thời (current project information)

Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết cho những công
việc đang thực hiện

Vật liệu đã thay thế

Hồ sơ nhân viên cũ


Hợp đồng đã thanh lý
M 11 - 9
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
Thông Tin: Các Thuộc Tính

Đúng đắn (accurate)

Chính xác (precise)

Đáng tin cậy (reliable)

Mức độ chi tiết (level of detail)

Các đồ họa, hình ảnh, và minh họa khác

Toán học và các con số
M 11 - 10
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
Nhu Cầu Thông Tin
Các Bên Loại Thông Tin Cần
Chủ đầu
tư/Khách hàng
•
Tình trạng và tiến triển của DA
•Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ,
hay kỹ thuật
•Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu
của DA
Lãnh đạo công ty

•
Tình trạng và tiến triển của DA
•Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ,
hay kỹ thuật
•Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên
•
Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu
của DA
M 11 - 11
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
Nhu Cầu Thông Tin
Các Bên Loại Thông Tin Cần
Giám Đốc
DA
•Tình trạng và tiến triển của DA
•
Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
thuật
•
Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên
•
Các yêu cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ thuật
•Giải quyết vấn đề hay chậm trể trong các quyết định
quan trọng
Trưởng
phòng
chức
năng
•
Tình trạng và tiến triển của các phần tương ứng của

họ
•
Các thay đổi về thiết kế hay tiêu chí kỹ thuật thuộc
trách nhiệm của họ
•
Yêu cầu tài nguyên phát sinh thuộc trách nhiệm của
họ
M 11 - 12
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
Nhu Cầu Thông Tin
Các Bên Loại Thông Tin Cần
Thành Viên
DA
•
Tình trạng và tiến triển của DA
•Các thay đổi về mục tiêu DA
•
Các yêu cầu mới cho dự án
•Giải quết vần đề
•
Thay đổi về phân công công việc
M 11 - 13
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
“Kho” Kiến Thức Của DA
Đầu Vào
(Thông tin của tổ chức)
HTTTQLDA
(Luu trữ kiến thức)
Cơ sở dữ liệu
Ban DA

Ban DA
M 11 - 14
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
HTTT QLDA: Giá Trị

Nhu cầu thông tin QLDA hiện tại được đáp ứng như thế nào và
có đầy đủ không?

Các cải tiến nào là cần thiết để hổ trợ các DA trong tương lai?

Những thông tin nào từ các DA đã hoàn thành hổ trợ cho việc
hoạch định và thực thi các DA khác?

Đâu là những thực tiễn tốt nhất có thể rút ra và áp dụng cho
các DA khác?

Thông tin DA được chuyển đến các phòng chức năng như thế
nào?

Những lợi ích từ HTTT QLDA đã cải tiến?

Chi phí và lợi ích của HTTT QLDA?
Các câu hỏi cần đặt ra:
M 11 - 15
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
HTTT QLDA: Phần Cứng

Khả năng chứa của máy chủ lớn cùng với việc lưu
trữ dự trữ trùng lặp (off-site mirror backup)


Hệ thống kết nối tốc độc cao với tất cả người sử
dụng

Lưu trữ thông tin cục bộ để địa phương hóa dữ
liệu.
M 11 - 16
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
HTTT QLDA: Phần Mềm

Khả năng:

Hỗ trợ một hoặc nhiều DA

Quản lý dữ liệu cho tất cả các giai đoạn của DA

Thỏa mãn nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau:
quản lý, QLDA, hoạch đinh và lên tiến độ, kế toán
DA, kiểm soát thay đổi…

Chấp nhận việc nhập dữ liệu của người sử dụng
trên nguyên tắc “tức thời” (real time)

Thu thập thống kê việc truy cập của người sử dụng
M 11 - 17
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
HTTT QLDA: Phần Mềm

Bảo mật được dữ liệu và bảo đảm việc truy cập tùy
theo mức trách nhiệm của người sử dụng


Xuất các yêu cầu về phần cứng

Ở mức độ chi tiết khác nhau

Theo cơ cấu phân chia công việc (WBS) thích hợp

Có thể sàn lọc dữ liệu ở mức thấp nhất dữ liệu sẵn
có

Có thể chặn tất cả những dữ liệu trùng lặp
M 11 - 18
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
Ví Dụ: Trang Web về QLDA
A Vehicle to Communicate with Project Managers and Sponsors

Thuật Ngữ
Công Nghệ
Phương Pháp
QLDA
Các Mô Hình
QLDA
Sự Giám Sát
Công Cụ QLDA
Trực Tuyến
Nguồn Tham
Khảo
Liên Lạc
Các Tài Liệu
Liên Quan
Tập San/

Thông Báo
Các Bài Học
Cơ Sở Dữ
Liệu DA
Sự Phát Triển
QLDA
Nguồn: QLDA Cộng Đồng, Bang Virgina, Hoa Kỳ
M 11 - 19
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân
M 11 - 20
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân
Cập Nhật Tiến Độ: Bằng Biểu Đồ
M 11 - 21
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân
Cập Nhật Tiến Độ: Theo Các Mặt Khác Nhau
M 11 - 22
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân
Biểu Thị Cập Nhật Bằng Primavera
M 11 - 23
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân
Biểu Đồ Tiến Độ Thực Hiện Từng Tháng
M 11 - 24
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
CÁC CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG


Các công cụ phân tích: Tư liệu hóa (documenting) hệ thống
hiện hữu và định rõ những yêu cầu cho hệ thống mới.

Thu thập dữ liệu (data collection)

Biểu đồ (charting)

Từ điển (dictionary)

Các công cụ thiết kế: Trợ giúp việc hình thành các đặc
điểm của hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu được vạch
ra trong các công tác phân tích.

Chỉ tiêu kỹ thuật (specification)

Cách bố trí (layout)
M 11 - 25
VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2
CÁC CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

Các công cụ phát triển hệ thống: Giúp nhà phân
tích trong việc chuyển tải các thiết kế vào các
ứng dụng.

Kỹ thuật phần mềm (sotfware engineering)

Tạo mã nguồn (code generators)

Kiểm tra (testing)