hướng dẫn nhập nội dung lên trang web

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN BIÊN TẬP NỘI
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN BIÊN TẬP NỘI
DUNG LÊN CỔNG THÔNG TIN SỞ TƯ
DUNG LÊN CỔNG THÔNG TIN SỞ TƯ
PHÁP TỈNH AN GIANG
PHÁP TỈNH AN GIANG
CÔNG TY T N H H C ÔNG NGHỆ Đ I Ệ N TOÁN S ÀI G Ò N
C I N O T E C C O . , L TD
28 2 Lê Quang Địn h , P h ường 11, Q u ậ n Bình Th ạ n h , TP H CM
ĐT : 0 8 .3 5100 27 4 – 35511861– 3 55 11862. F a x : 3 5 51186 0
Ema il : c i n o t e c@h cm.vnn.vn; c i n o t e c v n@yah oo.com.v n
We bs i t e : www.ci n o t e c. c o m.vn
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
HƯỚNG DẪN NHẬP NỘI DUNG LÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ
MỤC LỤC
I. Đăng nhập
II. Tổng quan portal
III. Quy trình xuất bản tin
IV. Những mẫu soạn thảo trên cổng thông n cung cấp
V. Các sitearea tương ứng với từng kênh tin như trong sitemap

VI. Tạo mới một nội dung sọan thảo theo từng mẫu sọan thảo sẵn có để đưa vô kênh tin
VII. Cách tạo mới một nội dung theo cách chỉnh sửa nội dung cũ và Save As lại nội dung mới 20
2 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
I. Đăng nhập:
Từ Internet Explorer hoặc FireFox,nhập vào địa chỉ đăng nhập website
tuphap / login để đăng nhập vào tài khoản sử dụng của từng cá nhân,

màn hình đăng nhập hiển thị:
II. Giới thiệu tổng quan portal:
Từ 'portal' có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, nhưng trong phạm vi tài liệu này thì portal được
dùng theo nghĩa 'cổng thông tin điện tử', một hệ thống thông tin có hai chức năng chính. Ở góc độ hệ
thống mạng nội bộ thì portal đảm nhận nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho công tác chuyên môn. Ở góc
độ khách hàng hay đối tác kinh doanh thì portal chính là nơi tiếp xúc, trao đổi và thực hiện giao dịch
với đối tác, khách hàng của mình. Khi một doanh nghiệp hay một cơ quan nhà nước nào đó có portal
thì tất cả mọi giao dịch đều được thực hiện trên một giao diện duy nhất nhưng thông tin được thể
hiện theo ý thích đến tận cá nhân người sử dụng. Và portal cũng làm cho quá trình trao đổi thông tin
giữa các nhân viên trong một doanh nghiệp hay một cơ quan nhà nước với khách hàng hay đối tác
được nhanh chóng, thuận tiện và ít tốn kém.
III. Giới thiệu quy trình xuất bản tin:
Quy trình xuất bản nội dung (Workflow) cho phép kiểm soát quá trình tạo, duyệt và phát hành nội
dung trên website dựa vào trạng thái của nội dung đó. Mỗi Workflow bao gồm một hoặc nhiều công
đoạn (Stage) do người quản trị Content Creator định nghĩa.
Chẳng hạn một quy trình xuất bản nội dung bao gồm:
3 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
Stage Mô tả
Draft Bài viết nháp
Approval Bài viết đã được chấp nhận
Publish Bài viết đang được phát hành
Expired Bài viết đã hết hiệu lực
Reject Bài viết bị hủy
Trạng thái Mô tả
Nội dung không tham gia vào
workflow
Nội dung đang ở trạng thái nháp
Draft.
Nội dung đang ở trạng thái phát

hành Published.
Nội dung đang hết hiệu lực
Expired.
Nội dung đang bị khóa đang được
chỉnh sửa
Nếu một stage bao gồm hành động
Publish hoặc Expire mà
ngày phát hành hoặc ngày
hết hiệu lực không xảy ra, tài
liệu sẽ ở dạng Draft, nhưng
đã được lập lịch để phát
hành Published.
Mỗi stage xác định hành động khi đi bắt đầu và kết thúc stage đó (điều này không bắt buộc), đồng thời
phải chỉ rõ các nhóm người dùng sẽ tham gia vào stage này. Chẳng hạn ta có ví dụ sau:
Stage
Entering Action Exiting Action Main-Group
Draft Authors
Edit Editors
Approval Approvers
Publish Publish,
MoveOnExpired
(Optional)
Publisers
Expire Expired Publishers
Reject Email Approvers
4 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
Hệ thống quản trị nội dung mặc định đã định nghĩa các hành động (action) Publish, Expired và
Publish and Version
Action Mô tả

Publish Thay đổi trạng thái của nội dung từ
trạng thái nháp (Draft) sang
trạng thái phát
hành(Published). Nghĩa là
nội dung được phát hành
đến người xem.
Expire Thay đổi trạng thái của nội dung từ
trạng thái phát hành
(Published) sang trạng thái
hết hiệu lực (Expired).
Nghĩa là nội dung không còn
xuất hiện trên website nữa.
Publish and Version. Thay đổi trạng thái của tài liệu từ
trạng thái nháp (Draft) sang
trạng thái phát hành
(Published) đồng thời sao
chép và lưu trữ tài liệu thành
một phiên bản khác vào thư
viện.
Ngoài ra hệ thống IBM WCM còn định nghĩa thêm 2 hành động để người xây dựng quy trình xuất
bản nội dung có thể cá nhân hóa theo yêu cầu của mình: Email Action và Scheduled Move Action
Action Mô tả
E-mail
Khi được kích hoạt hành động này sẽ
gửi thư cho các nhóm người
tham gia workflow hoặc các
nhóm người do người thiết kế
workflow chỉ định. Liên kết
đến nội dung sẽ tự động được
thêm vào thư này khi gửi đến

các nhóm người dùng.
Scheduled Move Lập lịch cho một hành động sẽ diễn
ra trong công đoạn kế tiếp ở
một ngày chỉ định nào đó.
5 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
IV. Giới thiệu những mẫu sọan thảo trên cổng thông tin cung cấp:
- Sau khi đăng nhập, để nhập tin tức, ta chọn mục: “Quản trị Tin”
- Quản lý tài khoản của mình như thay đổi mật khẩu : “Thông tin tài khoản”
- Vào mục “Toàn bộ chức năng” để vào bên trong hệ thống thông tin.
- Ở đây ta chọn” Quản trị tin” để tiến hành nhập tin, màn hình quản trị tin sẽ hiện
thị các mẫu cấu trúc tin tức có sẵn.

Lưu ý: Khi cần nhập tin cho mục nào thì ta phải chọn đúng mẫu cấu trúc tin cho mục
đó.(Ví dụ: cần tạo tin cho mục Giới thiệu Sở- chọn cấu trúc Tin tĩnh, tạo tin
cho Mục “Tin thời sự” -> Chọn Cấu trúc tin tức sự kiện, tạo tin cho mục” Văn
bản Bộ ngành trung ương”-> chọn cấu trúc “Văn bản pháp quy”)
6 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
Chú thích:
1. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Hình Ảnh Hoạt Động:
- Tạo những hình ảnh thay đổi theo dạng flash.
2. Tạo nội dung theo mẫu cấu trúc Hình Ảnh Quảng Cáo
- Mẫu này cung cấp cho việc đưa các hình ảnh quảng cáo hai bên trái và phải của trang web. Khi
đưa tin theo cấu trúc này thì cần một tấm hình và một liên kết URL nào đó.
3. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc JSP (chỉ dành cho quản trị) :
- Mẫu sọan thảo này dùng để lấy các file trong thư mục trên máy server. Mẫu này dùng để tạo các
menu trên các trang.
- Lưu ý: Đối với mẫu cấu trúc này không tham gia vào việc đưa các tin tức lên cổng thông tin. Vì nó chỉ
sử dụng để hiển thị các menu trái và phải trên trang web.

4. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Liên Kết Website.
- Mẫu này cung cấp cho việc thêm một liên kết web thể hiện bên banner trái của trang web. Khi nhập
cần tên và địa chỉ của một liên kết web mà bạn muốn liên kết đến.
5. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Tin Tĩnh.
- Mẫu cấu trúc soạn thảo này cung cấp để nhập các tin tĩnh – tức là những tin ít thay đổi hoặc nếu có
thay đổi thì sẽ thay đổi trong một khoảng thời gian dài.
- Cung cấp cho những kênh tin như: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức….
6. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Tin Tức Sự Kiện.
- Mẫu cấu trúc soạn thảo này khá thông dụng. Cung cấp cho việc thêm một tin tức sự kiện, theo dạng
tin thay đổi hằng ngày, cần phải cập nhật.
- Mỗi nội dung được cập nhật theo cấu trúc tin tức sự kiện này bao gồm:
+ Tiêu đề của tin.
+ Hình ảnh đính kèm (nếu có)
+ Thông tin tóm tắt (nên nhập từ 1-2 câu đầu tiên trong một bản tin).
+ Thông tin chi tiết (là phần còn lại của bản tin trừ 1-2 câu đầu đã nhập cho phần thông tin tóm tăt)
+ Tập tin đính kèm cho bản tin ( nếu có ).
+ Nguồn của bản tin ( bản tin này được lấy từ đâu).
7. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Văn Bản Pháp Quy:
- Cung cấp các tập tin văn bản có nội dung trích yêu, ngày ban hành….
- Nội dung mẫu này cung cấp cho các kênh tin như : Công tác lãnh sự, Văn bản pháp quy
8. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Video.
Giống như nhập file đính kèm, thay vì chúng ta nhập file .doc hay pdf thì đối với mẫu sọan thảo này
chúng ta nhập file có dạng là .flv, đồng thời giới hạn kích thước <= 10MB.
9. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc lịch công tác tuần:
- Mẫu này cho phép người dùng nhập vào các lịch công tác của cơ quan.
Lưu ý: đối với từng kênh tin ta phải nhập đúng mẫu cấu trúc tin tức và lưu vào đúng site are
tương ứng.
Ví dụ: “Cấu trúc tin tức sự kiện” chỉ lưu vô các site are thuộc kênh tin như “Tin tức sự kiện”,
“Cấu trúc tin tĩnh” lưu vô mục “Tổng quan” mà cụ thể là “Chức năng nhiệm vụ”,, “sơ đồ tổ
chức” ta không nhập nội dung theo cấu trúc văn bản pháp quy vô kênh tin “Tin tức sự kiện”

và ngược lại.
7 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
V. Giới thiệu các sitearea tương ứng với từng kênh tin như trong sitemap.
8 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
Các Site are chứa tin tức tương ứng với các mục tin bên ngoài website.
VI. Tạo mới một nội dung sọan thảo theo từng mẫu sọan thảo sẵn có để đưa vô
kênh tin:
1. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Tin Tĩnh.
Trên màn hình Tổng quan các mẫu cấu trúc soạn thảo nội dung. Nhấp vào “Tạo nội dung
theo mẫu Cấu Trúc Tin Tĩnh”.
9 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
Khi nhập tin vào “Nội dung” trong bước 3 cần lưu ý một số điều sau:
o Khi có một bản tin muốn nhập vào thì copy bản tin đó từ word hoặc từ bất kì website nào
khác.
o Vào Start của window  Run  Gõ vào “notepad”. Sau đó sẽ xuất hiện trình sọan thảo của
notepad.
o Copy tất cả những nội dung muốn nhập vào rồi paste vào trình sọan thảo notepad này. Mục
đích để làm mất những định dạng về font chữ, kích thước và màu sắc của chữ.
o Sau đó, copy những thông tin trong trình soạn thaỏ notepad này rồi dán vào “Nội dung” ở tại
“Bước 3” này. Tại đây, chúng ta có những thao tác đối với bản tin này tùy vào nhu cầu của
người tác giả muốn sọan thảo.
Chú thích:
1. Chèn link: Hình quả địa cầu trong phần nhập nội dung ở Bước 3.
a. Khi nhấp vào hình quả địa cầu để chèn link liên kết ngay trong khi nhập nội dung thì sẽ xuất
hiện khung cửa sổ sau: Mục đích của việc chèn link là để cho tác giả muốn hiển thị thông tin
này nhưng muốn người đọc tham khảo ở đâu đó nữa từ trang web khác, hoặc muốn cho
người đọc xem thêm thông tin liên quan bằng tập tin đính kèm. (nếu là tập tin đính kèm thì

chúng ta cần phải đưa tập tin đính kèm đó vào trước. Phần này được hướng dẫn ở mục b
kế tiếp).
10 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin

11 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
b. Chèn file.(Dùng trong trường hợp tin tức có kèm văn bản, quyết
định…) Ví dụ minh họa
b.1 Trước tiên, phải upload file đó từ máy vào bằng cách tạo mới một File
Resource
12 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
Sau khi save lại, ta được file trong hệ thống, bây giờ tạo tin tức muốn
thêm file này vào theo các bước tạo tin bình thường, ngay phần nội
dung cần thêm file thì ta dùng cách insert Link
13 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
14 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin

2. Chèn Table: Tương tự như trong word, muốn chèn table tao chọn “Insert Table”
Chọn số cột và dòng cần thêm vào

15 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin

3. Chèn hình ảnh:
Tùy theo yêu cầu của người nhập bản tin, nếu muốn đưa ảnh vào bản tin thì sẽ nhấp chuột vào
hình ảnh sẽ hiển thị ra khung cửa sổ để tải hình ảnh từ máy tính của mình lên.

16 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
4. Chọn Font, kích thước và canh trái canh phải.

2. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Hình Ảnh Quảng Cáo:
o Cũng như trên, chọn mẫu sọan thảo là “Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Hình Ảnh Quảng
cáo”.
o Cũng như các cấu trúc nhập nội dung ở hai mẫu sọan thảo trên, chúng ta sẽ nhập trường
Name và trường Display Title vào. Quy định và giới hạn của hai trường này đã được giới
thiệu ở phần Cấu Trúc Tin Tĩnh. Các mẫu Cấu Trúc sau sẽ không nhắc lại hai trường này,
nhưng chúng ta sẽ nhớ là nhập hai trường này vì hai mục đích:
+ Trường Name: để hệ thống portal phân biệt các nội dung với nhau
+ Trường Display Title: Để người quản trị dể dàng phân biệt các nội dung của portal.
17 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin

o Sau khi nhập đầy đủ các trường của thông tin quảng cáo, lưu nội dung thông tin này lại bằng
cách chọn kênh tin muốn lưu là “Quản cáo trái” hoặc “Quản cáo phải” để lưu vào (Cách lưu
đã hướng dẫn phía trên).
3. Tạo nội dung theo mẫu liên kết website:
Tương tự như trên.
Sau đó chọn kênh tin là “Liên kết website” để lưu thông tin này.
4. Tạo nội dung theo Cấu trúc tin tức sự kiện:
Bước 1: Như đã nói trên, trường Name và trường Display Title sẽ không nhắc lại, nguyên tắc
nhập đã được hướng dẫn ở phía trên.
Bước 2: Trường Ảnh đại diện và tiêu đề tin
18 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
Bước 3: Trường Tóm tắt:
o Trường này, lưu ý trước khi nhập chúng ta copy bản tin lấy được từ word hay bất kì từ trang

web nào khác rồi dán vào notepad ( cách mở notepad đã được hướng dẫn ở trên). Sau đó
chọn ra từ 2-3 câu đầu tiên trong bản tin làm “Thông tin tóm tắt” cho nội dung tin naỳ.
o Chèn hình ảnh và chèn link đã được giới thiệu ở phần trước.
19 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
Sau khi nhập tất cả các trường cần có của bản tin theo cấu trúc “Tin Tức sự kiện”, chúng ta
chọn Save, Save and read, Save and close hay Save and Approve tùy vào mục đích của người
nhập tin và tùy vào quyền của người đưa tin ( nếu là người quản trị sẽ có chức năng Save and
Approve xuất hiện).
o Sau khi chọn các chức năng lưu thì chúng ta sẽ chọn kênh tin để lưu bản tin vào. Phần chọn
kênh tin để lưu bản tin đã được hướng dẫn ở phần trên.
20 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
5. Tạo nội dung theo Cấu trúc Video:
Bước 1: Như đã nói trên, trường Name và trường Display Title sẽ không nhắc lại, nguyên tắc
nhập đã được hướng dẫn ở phía trên.
Bước 2: Nhập trường “Tên liên kết”, “tập tin video”, “Mô tả”, “Nguồn”

Sau đó, chúng ta chọn kênh tin là “Video” để lưu thông tin Video này.
21 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
VII. Chỉnh sửa nội dung tin đã tạo
1. Từ màn hình trang chủ, vào link “Toàn bộ chức năng” để vào bên trong hệ thống thông tin.
2. Click vào “My ITems” vào mục “Draft” sẽ hiển thị bài viết của mình.
3. Check chọn bài viết, “Read” và bấm “Edit” sau đó bấm “save“ lại.
VIII. Cách tạo mới một nội dung theo cách chỉnh sửa nội dung cũ và Save As lại nội
dung mới.
o Lưu ý: Khi nhập bản tin mới theo cách chỉnh sửa bản tin cũ rồi Save As lại thành bản tin mới
tức là chúng ta muốn nhập một bản tin trong cùng một kênh tin, mà trong cùng một kênh
tin thì các bản tin phải có cùng mẫu cấu trúc soạn thảo.

o Bản tin mới được nhập này, cũng được dán vào notepad trước khi nhập tin.
o Khác với các lần soạn thảo theo từng mẫu cấu trúc soạn thảo trên, chúng ta Nhấp vào “Toàn
bộ chức năng” để vào thấy được tất cả các kênh tin và các bản tin của các kênh tin.
o Giả sử muốn nhập thêm bản tin vào kênh tin “Sự Kiện nổi bật”, chọn một bản tin bất kỳ sau
đó check vào ô chech box và nhấn Edit, trình tự được thực hiện như sau. Tương tự nếu
muốn nhập các bản tin từ các kênh tin khác như “Thủ tục hành chính”, “Dự án đầu tư” v.v…
Bước 1: Chọn một bản tin trong kênh tin “Sự kiện nổi bật”.

Chú thích:
1. Chọn kênh tin là “Hoạt động đối ngoại tại An Giang”. Bên phải sẽ hiển thị tất cả những bản tin
có trong kênh tin này.
2. Sau đó, chọn vào nút check box ở phía đầu 1 bản tin bất kì.
3. Nhấn vào nút Edit phía trên.
Sau khi nhấn vào nút Edit hệ thống portal sẽ hiển thị tất cả những nội dung của bản tin này lên
cho người dùng muốn làm gì theo mục đích của mình. Tại đây, xin nói thêm là: Khi edit một bản
tin, chúng ta có hai mục đích:
+ Thứ nhất: Chỉnh sửa nội dung của bản tin được chọn làm thao tác chỉnh sửa, tại đây người
thực hiện thao tác chỉnh sửa được phép chỉnh sửa các trường của bản tin này như: trường
22 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
Name, Display title, Tiêu đề bản tin, Hình ảnh đại diện, thông tin tóm tắt, thông tin chi tiết,
nguồn…v.v… Sau đó chỉ cần nhấn Nút Save hoặc Save and Close.
+ Thứ hai: Là mục đích đang được đề cập đến trong phần VII này. Bây giờ, chúng ta bắt đầu
thực hiện.
Bước 2: Nhập vào trường Name và Display title cho bản tin mới.
Bước 3: Bắt đầu chỉnh sửa các trường khác của bản tin
23 Sản phẩm của CINOTEC
Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin
Sẽ tương tự cho các trường của “Tóm tắt” và “Chi tiết”. Chúng ta cũng xóa hết và nhập lại nội dung
cho bản tin mới.

Bước 4: Chọn lại trường ngày xuất bản.
Sau đó, chúng ta thực hiện thao tác Save hoặc Save and Close lại. Khi thực hiện thao tác lưu này,
chúng ta không chọn kênh tin để lưu vào nữa mà kênh tin đã được chọn trước đó rồi.
The End
24 Sản phẩm của CINOTEC