KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP

Mục lục
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN




























LỜI MỞ ĐẦU

Trong xã hội hiện nay, tập thể hóa trong làm việc đang trở thành một xu
hướng tối ưu.Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải tự nhận biết tầm quan trọng của
việc tập trung khối óc, sức lựa của cả tập thể sao cho đạt hiệu quả cao nhất.Để mọi
hoạt động có thể diễn ra trôi chảy và thống nhất, việc tổ chức cuộc họp là việc
thường xuyên được diễn ra và có tầm quan trọng to lớn đối với mọi hoạt động của
tổ chức.
Bài tiểu luận này của nhóm em tập trung vào: kĩ năng chuẩn bị và duy trì cuộc họp.
Tuy nhiên do phạm vi kiến thức của chúng em còn hạn hẹp, bài tiểu luận không
tránh khỏi sai sót, chúng em rất mong nhận được sự góp ý của cô.
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP
I. KHÁI NIỆM CUỘC HỌP
Họp là một hình thức giao tiếp.Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục
đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định.Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều
người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề.
- Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được
ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế
thế nào để mọi thứ đều tốt.
- Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức
hoặc không chính thức), thời gian…
- Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và
quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra.
II. MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP
Mục đích của cuộc họp là để bàn luận, thảo luận về việc giải quyết vấn đề quan
trọng, đưa ra những quyết định và hướng giải quyết những ý kiến đã đòng góp. Mục đích
của hầu hết các cuộc họp thường rơi vào một trong các loại sau:
- Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức.
- Hướng dẫn thực hiện.
- Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề.
- Quyết định hay thực hiện quyết định.
- Phát huy sáng kiến.

- Trình bày đề xuất để thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất.
III. MỘT SỐ LOẠI HÌNH BÀN HỌP
1. Bàn hình chữ nhật:
4
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP
ƯU ĐIỂM: Rất thông dụng trong các công ty vì dễ dàng thuận lợi choviệc thảo luận, chủ
tọa có thể tự kiểm tra phía trước căn phòng.
KHUYẾT ĐIỂM: Bị giới hạn số người đối với kích thước của loại bàn này, chiếm diện
tích lớn trong phòng họp (gây cảm giác chật chội).
2. Bàn hình tròn:
ƯU ĐIỂM: Tạo không khí thân mật, nhiệt tình đối với mọi người;chiếm ít diện tích trong
phòng họp (với số lượng bàn là 1 cái); thích họp cho những buổi họp nhóm thảo luận
riêng có thể là dành cho những buổi tiệc chiêu đãi; không tạo cảm giác phân cấp bậc (khi
chủ tọa không muốn phân biệt chức vụ).
KHUYẾT ĐIỂM: Khó phân biệt vị trí chủ tọa (trường hợp : chủ tọa muốn khẳng định
cấp bậc của mình trong cuộc họp); không thể chứa nhiều bàn hình tròn trong phòng họp.
5
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP
IV. KỸ NĂNG CHUẨN BỊ CUỘC HỌP
1. Về mục đích cuộc họp:
Trong cuộc họp thì đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc
họp diễn ra không được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả
cuộc họp không dễ dàng mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng
nhất trong công tác chuẩn bị cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị
những vấn đề bàn bạc một cách cụ thể.
Về việc đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế: Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần

phải nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà
không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết cần phải quyết định tính chất cần thiết phải
có một cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề giải quyết
bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin. Ngoài ra,cuộc
họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì họ cần phải biết nó
nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông
thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào
đó. Ta phải chú ý “thảo luận” không phải là mục tiêu hội họp. Chẳng hạn, “Để quyết
định việc định vị quảng cáo thương mại cho sê-ri 2000” là một mục tiêu thiết thực của
cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó
nếu mục tiêu là “Để thảo luận việc tiếp thị sê-ri 2000” lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể
đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì phải đưa ra hành động cụ thể.
Ngoài ra, phải xác định và làm rõ các mục tiêu và tiến trình cuộc họp:
- Mục tiêu của cuộc họp cần phải rõ ràng, khả thi.
- Xác định cách thức đưa ra các quyết định: do lãnh đạo, do bỏ phiếu nhóm, hoặc
thống nhất ý kiến chung.
Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp.Người điều hành chủ yếu dựa
vào yếu tố này để xây dựng dề cương cho cuộc họp.Cần phân chia thời gian hợp lý cho
từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ
định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.
3. Về người tham gia:
Một cuộc họp thành công thì nên bao gồm những người sau đây tham gia:
- Những người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.
- Người có quyền lực trong việc ủng hộ hoặc ngăn cản các quyết định.
- Người có thể cung cấp các thông tin liên quan.
- Người cam kết giải quyết vấn đề hoặc thực hiện quyết định.
6
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP

- Người có thể trình bày quan điểm của các bên tham gia.
Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp và cung cấp trước
chương trình cuộc họp:
- Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp. Có thể dành khoảng
vài phút trước buổi họp để trao đổi qua với nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta điều
hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến trái
ngược nhau trong buổi họp. Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành
dễ bị lúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại.
- Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước buổi họp.
Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn của mình, cũng
đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không có những ý
kiến hay đóng góp cho cuộc họp.
- Có phương án dự phòng nếu số lượng người tham gia không đủ.
4. Về thời gian:
Cần phải chú ý các yếu tố sau:
- Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp
duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian
ấn định cụ thể.
- Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người tham gia cần biết thời lượng
cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.
- Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể:Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời
điểm kết thúc. Phân chia thời gian hợp lí, lên kế hoạch một cách sáng suốt.
5. Về địa điểm:
- Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.
- Chọn địa điểm phù hợp để đảm bảo mọi thành viên tham dự có thể đến được địa
điểm đó một cách thuận tiện.
- Địa điểm phải có không gian sạch sẽ, thoáng mát nhưng cũng kín đáo nhằm tạo sự
thoải mái, an tâm cho các thành viên.
6. Về tài liệu:
- Thu thập thông tin, chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho cuộc.

- Tài liệu quan trọng nhất trong một cuộc họp là chương trình nghị sự vì vậy hãy
chuẩn bị nó thật cẩn thận.In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần
thiết cho cuộc họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại
để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
7
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP
- Phân loại tài liệu cẩn thận: cái nào cho thông tin, cái nào cho thảo luận, hoặc cái
nào cho quyết định để mà sự quan trọng và thời gian đã được yêu cầu, có thể được
tiến hành trên mỗi loại.
- Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế,
nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải
đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.
V. DUY TRÌ CUỘC HỌP
1. Bắt đầu cuộc họp:
- Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn đến tất cả những người tham dự cuộc
họp.
- Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn.
- Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (tiêu chuẩn):
+ Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc?
+ Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào?
+ Các mâu thuẫn xung đột sẽ được giải quyết như thế nào?
+ Mong đợi những gì ở mỗi thành viên?
+ Những chủ đề chỉ được lưu hành nội nộ.
+ Hãy thể hiện rằng bạn thật sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn
của mọi người.
7. Dẫn dắt cuộc họp:
- Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ
những câu chuyện đó.

- Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.
- Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ ý tưởng mới.
- Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques).
- Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ:
+ Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm.
+ Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ.
+ Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt.
+ Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ.
+ Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi cần
thiết.
+ Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để sau
đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp.
8
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP
- Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người.
- Hướng sự tập trung vào ý týởng, quan điểm, chứ không phải vào những con
người.
- Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng
những hành động này đều được phân công một cách cụ thể.
- Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi
những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên rối rắm. Lịch trình cuộc họp xứng
đáng để được thực hiện một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo
hay làm tổn thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng
8. Các bước dẫn dắt cuộc họp thành công:
Bước 1: mục đích của cuộc họp là gì?
Trước hết, bạn hãy tự hỏi chính bạn mục đích bạn tổ chức cuộc họp là gì.Nghe có
vẻ lý thuyết, nhưng hãy gieo vào tâm trí bạn rằng bạn đang yêu cầu mọi người bỏ ra thời
gian vô giá và quý báu của họ để tham gia cuộc họp, và có lẽ thặm chí đã phải đi một

quãng đường rất xa để đến tham dự.
Hãy hỏi chính bạn rằng, liệu cuộc họp này có thật sự là cách tốt nhất để đạt được
mục đích đó? Phải chăng một cuộc điện thoại hoặc hoặc một đoạn video cũng có thể
truyền tải với hiệu quả tương tự? Hay là, Có chăng ta có thể chỉ cần gửi họ thông tin?
Bước 2: Người tham dự buổi họp nghĩ gì?
Một khi đã rõ mục đích cuộc họp, bạn có thể từ đó xây dựng từ trường khiến người
tham dự họp hứng thú từ đầu.
Khuyến khích người tham gia họp nhận diện vai trò của họ trong cuộc họp. Hỏi họ
những câu hỏi sau:
1. Họ sẽ tham gia vào buổi họ như thế nào?
2. Họ muốn nhận được gì từ buổi họp? ( nói cách khác, khuyến khích học tìm ra
những kết quả mong muốn cho buổi họp)
Hãy thiết lập cuộc họp dựa trên việc nâng cao giá trị của từng người tham gia và
nhấn mạnh lợi ích mà tất cả mọi người sẽ nhận được sau khi đạt được mục đích cuộc họp.
Việc rõ ràng từ đầu như vậy sẽ giúp bạn đạt được mục đích cuộc họp ngay từ những phút
đầu tiên. Vì vậy, hãy kiên trì thực hiện việc này dù cho cuộc họp có quy mô nhỏ đến đâu.
9
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP
Bước 3: Xây dựng ý thức về thời gian
Tạo lập và gieo vào tâm trí người tham gia về thời gian.
Bước 4: Kiểm soát toàn bộ buổi họp
Luôn xem xét và giữ cho cuộc họp đúng tiến độ. Bên cạnh đó, hãy tạo ra những quy
luật chung ứng với mục đích của cuộc họp trước khi tiến hành họp. Chính những quy luật
này sẽ khiến cho cuộc họp dễ đạt được mục đích cuối cùng và cho phép mọi người tự cho
chia sẻ suy nghĩ.
Bước 5: Đảm bảo môi trường phù hợp với tính chất cuộc họp
Hãy ứng dụng những động tác hành vi cơ thể để kích hoạt trí não một cách phù hợp.
Lấy ví dụ về cuộc họp lấy ý tưởng cho kế hoạch mới, bạn đang kêu gọi mọi người sáng

tạo, vậy nên hãy khuyến khích họ nhìn hướng lên trên, hướng mọi người di chuyển và
hoạt động để phá bỏ trạng thái “bế tắc ý tưởng”. Từ đó họ sẽ nảy sinh những ý tưởng
mới. Nếu có thể hãy đảm bảo phòng họp ngặp tràn ánh sáng tự nhiên, cho phép những
thời gian nghỉ giải lao thường xuyên để giữ năng lượng luôn chuyển hóa.
+ Cung cấp hình ảnh, bảng biểu, kế hoạch chi tiết với màu sắc sống động,… cho
người thích quan sát – Visual people.
+ Cung cấp những phần diễn dịch và giải thích rõ ràng và đầy âm thanh ưa tai cho
người thích nghe – Auditory people.
+ Cung cấp những mô hình, bút, đồ chơi tiêu khiển, và săp xếp cho họ những vị trí
thư thái cho người cảm xúc – Kinaesthetic people.
Bước 6: Kích neo cảm xúc tích cực và loại bỏ cảm xúc tiêu cực
Đây là phần vô cùng quan trọng trong buổi họp để tạo sự hứng khởi trong buổi họp
cũng như luôn giữ sự hứng thú cho buổi họp tiếp theo. Tạo ra sự hào hứng đỉnh cao cho
người tham gia và NEO cảm xúc tích cực đó lại để người tham gia luôn trong trang thái
đầy năng lượng.Và hãy loại bỏ những cảm xúc tiêu cực của người nghe về những buổi
họp trước đó.
10
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP
9. Điều hành cuộc họp:
- Trình bày cho các thành viên biết: nội dung nào là được thảo luận, vấn đề nào cần
giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp.
- Lắng nghe cần thận và duy trì cuộc họp tập trung vào các mục tiêu của nó.
- Đơn giản hóa những vấn đề phức tạp: sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
- Ngăn chặn các hiểu làm và sự mơ hồ, cố gắng duy trì sự sáng tỏ trong các buổi
thảo luận.
- Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.
- Cố gắng đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian
vào các nội dung đơn lẻ.

- Tại cuối mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và
cài gì đạt được sự đồng thuận.
10. Các nguyên tắc trong cuộc họp:
- Phải đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên tham gia phát
biểu.
- Tích cực vận động mọi người phát biểu ý kiến.
- Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo về những ý tưởng mới.
- Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến kích sự đóng góp ý kiến của mọi người.
- Khuyến khích người mới nói trước, người cũ nói sau.
- Lắng nghe các ý kiến một cách cẩn thận.
- Không phản đối ý kiến của người khác.
- Giới hạn thời gian phát biểu của mỗi ý kiến.
- Ghi chép lại những ý tưởng.
- Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng hoặc thây đổi
hướng tiến triển.
- Lựa chọn những ý tưởng tốt để triển khai.
- Cẩn thận với những phản ánh đã đề nghị mà loại trừ nhau.
- Kết thúc với một lời phát biểu tích cực.
11. Kết thúc cuộc họp:
Giúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo.Xem xét lại những bước đi tiếp
theo đã được ấn định và đảm bảo rằng mọi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình. Hãy
chắc chắn rằng mọi người đang chuyển từ bàn bạc sang hành động.Ở phần kết luận: tổng
kết lại những gì tập thể đã làm được.Lịch sự cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi
người trong cuộc họp.
11
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP
VI. Cách khuyến khích nhân viên phát biểu trong cuộc họp
1. Nguyên nhân khiến nhân viên ngại phát biểu

Nguyên nhân ngắn gọn nằm trong một cụm từ: tự bảo vệ. Dù có thể hiểu được tại
sao nhân viên hạn chế đề cập đến một số vấn đề nhất định, chúng tôi nhận thấy rằng bản
năng tự bảo vệ trong mỗi người quá mạnh mẽ đến nỗi nó ngăn chặn cả những lời phát
biểu mà dụng ý duy nhất nhằm để giúp doanh nghiệp phát triển. Các cuộc phỏng vấn cho
thấy rằng ứng viên nhận thức rất cụ thể những nguy cơ tiềm tàng khi nói lên chính kiến,
trong khi không chắc chắn những lợi ích họ nhận được từ việc “thật thà” chia sẻ. Vì vậy,
họ thường chọn giải pháp “im lặng là vàng”.
Đôi khi, nhân viên không dám nói ý tưởng của mình bởi cấp trên không thích nghe
các đề xuất thay đổi.Tuy nhiên, con số này rất hiếm. Trong hầu hết các trường hợp, nhân
viên cảm thấy ngần ngại khi trình bày là do những nỗi sợ mơ hồ trong về môi trường làm
việc.
Sự im lặng của nhân viên có thể là do họ ngầm đưa ra các giả định hoặc không kiểm
chứng các giả thuyết của mình. Nhiều nhân viên cho biết họ không đóng góp ý kiến cho
cấp trên vì sợ những người ở thứ bậc cao – những người có nhận thức cao về quyền kiểm
soát các dự án, các vấn đề đang bàn luận, hay quy trình thực hiện sẽ cảm thấy bị phật ý
khi nhân viên đề xuất các thay đổi cải tiến. Dù chưa trải qua kinh nghiệm thực tế nào,
nhiều nhân viên vẫn tin rằng sếp của họ sẽ cảm thấy bị phản bội nếu góp ý cho sếp khi
sếp đang thuyết trình (mặc dù những góp ý này mang tính xây dựng), hay sếp sẽ bị mất
mặt nếu bị một nhân viên “sửa lưng” trước các nhân viên khác.
12. Giải pháp
Các cấp quản lí có thể điều chỉnh lại hệ thống khen thưởng để khuyến khích nhân
viên xung phong chia sẻ các giải pháp hay, ví dụ như để tiết kiệm chi phí, tăng doanh số
Người lãnh đạo có thể khuyến khích và ghi nhận những ý kiến đóng góp của nhân
viên.Điều này không có nghĩa là bất cứ đề xuất nào của nhân viên cũng cần phải được
thực hiện. Là quản lí, bạn cũng nên chủ động đề cập đến những lời đồn đại, những nhận
định không có cơ sở khiến nhân viên e ngại phát biểu
12
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP

Phát biểu quá nhiều trong cuộc họp chuyên môn hoặc tổng kết không phải lúc nào
cũng tốt.Đôi khi làm cho người nghe ức chế vì sự nhiều ý kiến.Cũng có những thành viên
chỉ ngồi nghe và không đóng góp ý kiến gì? Vậy làm thế nào để kiềm chế thành viên nói
quá nhiều và khuyến khích thành viên nói quá ít ?
Với những thành viên nói quá nhiều.
+ Hãy cảm ơn vì sự tham gia đóng góp ý kiến của họ, sau đó hãy tóm tắt ý kiến
của họ (điều đó thể hiện là bạn đã lắng nghe) và mời người khác phát biểu.
+ Nhấn mạnh với mọi người rằng ai cũng có cơ hội bằng nhau để đóng góp ý
kiến.
+ Gợi ý rằng cả nhóm nên bắt đầu bàn bạc những vấn đề giống nhau thêm lần
nữa.
+ Nhắc cả nhóm ngay khi bắt đầu cuộc họp rằng sự tham gia đóng góp ý kiến
phải đồng đều.
+ Ngồi cạnh người thường xuyên lấn át để làm cho anh ta hay cô ta khó tạo
nên sự được chú ý cho người lãnh đạo.
+ Hãy đề nghị người hay nói nhiều đó làm thư kí cuộc họp chuyên ghi chép để
anh ta hoặc cô ta có ít thời gian để tham gia ý kiến .
+ Hãy nói chuyện riêng sau cuộc họp.
Với những thành viên nói quá ít
+ Hãy hỏi trực tiếp họ, hướng những cá nhân có chuyên môn giỏi đến những chủ đề
liên quan.
+ Hãy mượn một người chuyên tóm tắt các ý tưởng đã được trình bày
+ Hãy hỏi họ những ý kiến riêng về một vài những chủ đề nghiêm túc trước khi tìm
ra nguồn vào cho những vấn đề gây tranh cãi.
+ Nói chuyện riêng với các thành viên bên lề cuộc họp. Nói với họ rằng sự đóng góp
của họ rất có giá trị và hỏi xem làm cách nào để họ chủ động đóng góp ý kiến hơn.
13
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP

VII. Cách xử lý vấn đề khi vấn đề cuộc họp bị lệch hướng
1. Nguyên nhân
- Do người chủ trì phổ biến nội dung chưa rõ đến các thành viên tham dự cuộc họp.
- Phạm vi nội dung họp quá rộng.
- Thành viên tham dự chưa hiểu rõ vấn đề cần họp.
13. Giải pháp
Người chủ trì cần xây dựng những nội dung chính xoay quanh vấn đề cần họp
trước cuộc họp để nắm bắt và phổ biến rõ nội dung cuộc họp cho các thành viên tham dự.
Người cần tập trung theo sát cuộc họp để kiểm soát cuộc họp xoay quanh vấn đề
chính. Khi mà thấy vấn đề bị đi sai hướng thì người chủ trì cần điều chỉnh để cho họ.Khi
điều chỉnh cần phải khéo léo để hạn chế làm cho thành viên đang đề ra những ý kiến đó
cảm thấy ngại.
VIII. Các cách giải quyết các hành vi gây khó khăn:
- Các thành viên đến muộn:
+ Bắt đầu cuộc họp đúng giờ
+ Tìm hiểu những gì có thể khiến người đến muộn tham dự đúng giờ
+ Giao cho người đến muộn một công việc trong cuộc họp
+ Sau cuộc họp, chỉ có 2 người. Hỏi lý do tại sao đến muộn?
- Những thành viên về sớm:
+ Tìm hiểu tại sao những người này thường về sớm
+ Khi bắt đầu cuộc họp, hỏi xem liệu mọi người có tham dự cuộc họp đến khi kết
thúc không. Nếu không, cần xem xét điều chỉnh thời gian cuộc họp.
- Các thành viên luôn lặp đi lặp lại một vấn đề:
+ Ghi các ý kiến của những người này lên giấy lật
+ Nói cho họ biết rằng bạn đã nghe ý kiến của họ
+ Để vấn đề này lại thảo luận sau
- Các thành viên làm việc riêng trong cuộc họp:
+ Đặt một câu hỏi và yêu cầu người này trả lời
+ Điểm danh những người này trong giờ giải lao
+ Nhắc lại nội quy khi bắt đầu cuộc họp

- Những thành viên luôn tỏ ra là họ biết tất cả:
+ Ghi nhận sự hiểu biết của họ
+ Yêu cầu họ kiên nhẫn và lắng nghe ý kiến của người khác
14
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP
IX. Các cách tăng hiệu quả cuộc họp
1. Lên khung nội dung và các điểm chính cần thảo luận
Việc thiếu mục đích rõ ràng sẽ làm cuộc họp kéo dài hơn nhiều so với dự kiến. Trước khi
bắt đầu họp, người chủ trì cần cho mọi người biết đâu là mục tiêu chính và lộ trình các
trọng tâm cần thảo luận.
Mọi người nên tập trung suy nghĩ, giải quyết các vấn đề sau đó hãy trao đổi với nhau vào
giữa cuộc họp.
14. Tìm thư ký cuộc họp
Người chủ trì sẽ không thể điều khiển cuộc họp thành công nếu phải làm nhiều việc cùng
một lúc. Do đó, mỗi cuộc họp cần một thư ký chuẩn bị những công việc liên quan đến kỹ
thuật như máy chiếu, soạn tài liệu trình bày và đảm bảo cuộc họp đi đúng lộ trình đã đề
ra.
15. Để người am hiểu dẫn dắt thảo luận
Nếu một thành viên nào đó trong phòng họp có nhiều thông tin về chủ đề đang thảo luận
thì hãy để họ dẫn dắt phần đó. Điều này sẽ giúp đẩy nhanh tốc độ họp khi người chủ trì
không bị rối và mọi người cũng tập trung để thảo luận hơn.
16. Thiết lập nguyên tắc thảo luận
Pryce-Jones cho rằng sự bất mãn sẽ gia tăng khi thành viên tham gia giữ lại ý kiến của
mình vì không muốn tranh mất phần chia sẻ của người khác. Điều này sẽ làm mọi người
không thể thảo luận rốt ráo các khía cạnh khác nhau của vấn đề.
Để hạn chế, người chủ trì có thể phân bố sao cho các thành viên tham gia đều có cơ hội
bày tỏ quan điểm của mình. Mặt khác, thư ký buổi họp chịu trách nhiệm nhắc nhở các
thành viên đang lơ đãng hoặc phát biểu dông dài. Đừng để sự khách sáo ngăn cản tiến độ

hoàn thành của cuộc họp.
17. Chỉ họp với những người có liên quan
Dấu hiện cho thấy cuộc họp đang không đi đúng trọng tâm là khi người chủ trì dù rất cố
gắng nhưng chỉ có một số ít thành viên tham gia thảo luận, đa số các thành viên còn lại
đều ngồi kiểm tra email, lướt web, sử dụng Facebook trên điện thoại di động hoặc máy
tính bảng cá nhân.
15
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10
ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP
Để tránh mất thời gian, hãy chỉ họp với những người có liên quan trực tiếp đến vấn đề
cần bàn thảo, bất kể số lượng thành viên tham gia thảo luận là bao nhiêu.
18. Đo lường hiệu quả sau mỗi buổi họp
Giao tiếp là chìa khóa cho những cuộc họp thành công, đặc biệt nếu bạn đã có kinh
nghiệm trong việc tìm hiểu nhu cầu của các thành viên tham gia thảo luận.
Nếu bạn đã thử cắt giảm thời gian họp thì hãy hỏi ý kiến các thành viên xem họ có thấy
cuộc họp diễn ra suôn sẻ không, mục tiêu đề ra ban đầu đã được xử lý triệt để chưa.
Hãy trực tiếp đo lường bằng cách hỏi hoặc đề nghị các thành viên tham gia đóng góp ý
kiến để cải thiện chất lượng cuộc họp hơn là dựa vào cảm nhận riêng của người chủ trì.
19. Thay đổi không gian họp
Những cuộc họp định kỳ có thể trở nên hình thức, nhàm chán và thiếu hiệu quả. Để tạo
cảm giác đổi mới cho các thành viên, thỉnh thoảng nên thay đổi không gian họp để lấy lại
năng lượng và những ý tưởng mới. Bạn có thể thử chuyển sang họp ở một quán cafe hay
không gian ngoài trời phù hợp gần cơ quan.
Nhưng trước tiên hãy hỏi xem mọi người có thích thay đổi không khí một chút
không.Nếu họ không hứng thú với đề nghị này lắm thì bạn có thể thử vào lần khác.
16
GIAO TIẾP KINH DOANH
NHÓM 10