10 mẹo Office hay và hữu dụng

10 mẹo Office hay và hữu dụng
C2 - * :pẹpTrrB2)
A B
_____
c Ị D- E F G
1 Personnel Sold
2 Bill 87 llllllllllllllllllllllll'lllllllllllllllllllllllllllllllllllllillllllllllllllllllllllll
3 Susan 74 lllllllllllllllllillllllllilllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll
4 Alexis 22 llllllllllllllllmill
5 Jacob 69 llllllllllllllllIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII
6 Kate 19 lllllllllllllllllll
7 Sean 33 llllllllllllllllIIIIIIIIIIIIIIIII
8 Laurie 25 llllllllllllllll
IIIIIIIII
9 Lilly 82 llllllllllllllllIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIÌIIIII
10
* 4
Trong bài này chúng tôi sẽ tổng hợp và giới thiệu 10 mẹo được cho là hay và hữu
dụng trong lĩnh vực Office.
1. Soạn thảo tài liệu word trong chế độ Print Preview
Print Preview cho phép bạn kiểm tra tài liệu trước khi in ra. Bạn có thể xem tất cả mọi
thứ, từ định dạng, các cột, ảnh, header, footer, Chắc hẳn sẽ thú vị hơn nếu bạn có
thể thay đổi ngay tại địa điểm này, trong trong chế độ Print Preview? Câu trả lời là bạn
hoàn toàn có thể thực hiện điều đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần kích biểu
tượng Magnifiertrong thanh trạng thái Print Preview để vô hiệu hóa công cụ đó. Trong
Word 2007, hủy chọn Magnifier trong nhômPreview trên thanh công cụ Print
Preview. Khi thực hiện xong, con trỏ chuột sẽ vẫn nằm ở vị trí mà bạn soạn thảo trong
chế độ bình thường (Normal view).
Cách thức thực hiện có đôi chút thay đổi trong Word 2010. Bạn cần thêm lệnh Print
Preview Edit Mode vào Quick Access Toolbar. Các bước thực hiện tiếp theo không
chính xác như những gì được giới thiệu ở trên những cũng gần giống như vậy.

2. Tìm và thay thế cách chèn một đoạn văn bản mới
Các mẹo tìm và thay thế (Find và Replace) luôn được nhiều người ưa thích vì chúng
mang lại khá nhiều tiện lợi, chẳng hạn như chèn vào một đoạn văn bản mới. Cho ví dụ,
để chèn vào một tiêu đề mới được thay đổi vào sau những nơi có tên bạn xuất hiện
trong tài liệu, bạn có thể tìm các sự kiện về tên và chèn thêm tiêu đề được thay đổi, tuy
nhiên có một cách đơn giản hơn: Sử dụng lệnh A& trong giá trị Replace With.
Lệnh A& sẽ làm cho công cụ Find and Replace chèn đoạn văn bản trong mục Find
What vào sau tên của bạn. Trong ví dụ tên đơn giản vừa rồi, bạn có thể sử dụng các
thiết lập dưới đây:
Find What: John Doe
Replace With: A&, MCSE
Bạn có thể sử dụng kỹ thuật này để chèn một đoạn văn bản vào trước và sau một chuỗi
đang tồn tại từ trước.
3. Chèn biểu đồ so sánh vào worksheet
Excel là một ứng dụng rất thông minh trong việc lập biểu đồ, tuy nhiên đôi khi bạn lại
không muốn sử dụng tất cả các thứ đó mà chỉ muốn so sánh các giá trị một cách trực
quan. Cho ví dụ, trang bảng tính hiển thị trong hình A liệt kê số sản phẩm được bán bởi
mỗi người. Vì danh sách trên vẫn ngắn nên bạn có thẻ nhìn thoáng qua và phát hiện ra
rằng người có tên Bill đã bán được nhiều sản phẩm nhất và Kate bán được ít nhất. Nếu
tất cả những gì bạn cần là nhanh chóng tìm ra đâu là giá trị cao nhất và đâu là giá trị
thấp nhất trong một danh sách dài thì kiểu hiển thị này không thể giúp bạn so sánh các
giá trị. Đây là lúc bạn sử dụng biểu đồ vạch để tạo so sánh trực quan. Trông chúng có
vẻ phức tạp nhưng là kết quả của hàm REPT() trong Excel.
Trong ô C2, chúng tôi đã nhập vào hàm dưới đây:
=REPT(”|”,B2)
Sau đó chúng tôi đã copy hàm này vào C3:C9. Các kết quả sẽ cho phép bạn có được
phép so sánh trực quan mỗi giá trị với nhau. Đây là một mẹo rất hay và dễ thực hiện,
kết quả thu được rất rõ ràng.
C2 . (. -PCPrrr 63) ~
A B C D E F G

1 P erso n n el Sold
2 Bill
87 llllllllll
lllllllllllll jlllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll
3 Susan
74 llllllllll llllllllllllllllllllllllllllillllllllllllllllllllllllllllllllll
4 Alexis 22 llllllllll
IIIIIIIIIII
5 Jacob 69 llllllllll IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII
6 Kate 19 lllllllllllllllllll
7
Sean
33 llllllllll
IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII
8 Laurie 25 llllllllll IIIIIIIIIIIIII
9
Lilly
82 llllllllll Iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiniiiii
10
Hình A: Sử dụng hàm REPT() để tạo một biểu đồ so sánh trực quan
Trong Excel 2010, bạn có thể tạo một hiệu quả tương tự bằng cách sử
dụng sparklines. Hàm REPT() sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn nhưng sparklines tháo
vát hơn và linh động hơn.
4. Gỡ ảnh nền ra của logo công ty
Việc thêm logo công ty vào một trình diễn PowerPoint dường như là một nhiệm vụ rất
đơn giản. Tuy nhiên, các file đồ họa này thường hiển thị cùng với một ảnh nền, và trừ
khi ảnh nền của slide hợp với ảnh nền của logo còn không thì hiện tượng đè chồng này
là một điều không thể chấp nhận. Nếu logo của bạn là một file bitmap, giải pháp ở đây
rất đơn giản tuy nhiên có thể một số bạn vẫn chưa biết:
1. Trong khung nhìn Normal, kích phải vào ảnh logo và chọn Show

Picture Toolbar để hiển thị thanh công cụPicture.
2. Kích công cụ Set Transparent Color (nút gần cuối). Con trỏ sẽ thay
đổi tương đồng công cụ trong suốt.
3. Kích vào ảnh nền. Nếu may mắn, ảnh nền sẽ biến mất một cách thần
kỳ!
Nếu bạn sử dụng PowerPoint 2007 hoặc 2010, thực hiện theo các bước sau:
1. Kích tab Format.
2. Trong nhóm Adjust, chọn Set Transparent Color từ danh
sách Recolor sổ xuống.
3. Kích background của ảnh.
Bạn có thể sử dụng tính năng này để remove các ảnh nền khác. Chỉ cần kích vào một
vùng nào đó và nó sẽ biến mất. Nếu bạn không thích cách thay đổi đó, hãy
nhấn [Ctrl]+Z. Thứ tồi tệ nhất, bạn có thể phải xóa và cài đặt lại file để bắt đầu lại. Thiết
lập trong suốt này làm việc tốt nhất với các ảnh bitmap.
5. Thêm chỉ thị băng giấy vào một PowerPoint slide
Sử dụng tính năng Crawl In trong PowerPoint, bạn có thể biến một hộp văn bản bình
thường thành một dải chỉ thị băng giấy (ticker tape readout). Có một mẹo trong kỹ thuật
này, tuy nhiên rất dễ dàng để thực hiện điều đó - bạn phải định vị hộp văn bản theo
một cách không thông thường. Các bước bên dưới sử dụng trong PowerPoint 2003:
1. Add một hộp văn bản vào slide và đánh thông báo mà bạn muốn cuốn.
2. Đây là cách thực hiện: Kéo hộp văn bản xuống cạnh phía dưới bên trái
của slide, như thể hiện trong hình B. Bạn nên dùng cạnh phải để duy trì
slide. Bằng cách di chuyển hầu hết hộp văn bản khỏi slide, bạn sẽ cho
phép văn bản của mình chạy ra từ góc trái.
3. Kích phải vào hộp văn bản và chọn Custom Animation.
4. Chọn Entrance từ danh sách Add Effect và chọn More Effects.
5. Chọn Crawl In từ danh sách các hiệu ứng cơ bản và kích OK.
6. Thay đổi thiết lập Start thành After Previous.
7. Thay đổi thiết lập Direction thành From Right.
8. Thay đổi thiết lập Speed thành Very Slow.

9. Từ danh sách các hiệu ứng sổ xuống, chọn Timing.
10. Từ danh sách Repeat, chọn Until End Of Slide.
11. Kích OK.
Us 7 11
« I
C lrkio dáltiotM
Hình B: Kéo hộp văn bản ra bên cạnh của sdile
Nhấn F5 và xem thông báo mà bạn đã nhập vào hộp văn bản chạy vào màn hình từ
bên phải, chạy qua cạnh dưới và sang phía bên trái của slide.
Bạn có thể điều chỉnh thời gian đôi chút. Quá trình chạy chữ có thể được thay đổi
nhanh hay chậm để làm sao cho người đọc không mất sự hứng khởi.
6. Cộng tổng các giá trị trong danh sách Excel đã được lọc
Sử dụng các bộ lọc, bạn có thể lọc ra các dữ liệu cần thiết để xem. Tuy nhiên việc cộng
tổng các bản ghi đã được lọc là một vấn đề khác. Hình c hiển thị một danh sách đã
được lọc. Bạn có thể thấy số hàng được lọc nằm phía bên trái. Có một vấn đề ở đây là
hàm SUM() không trả về kết quả mong đợi cho bạn vì nó định giá tất cả các giá trị trong
D14:D64, không chỉ các giá trị hiện hữu. Không có cách nào cho phép hàm SUM() biết
được rằng bạn chỉ muốn định giá các giá trị đã được lọc ra trong dải tham chiếu.
Kß » ¿r^swipiire«!-
A B c
0
E
F G
Product
Unit Units
Units Reorder
1 ID Name
Price In Stock On Order Level
2
» 5 0

3
4
Product Unit Units Units
Reorder
5 ID Name Price In Stock On Order Level
14 9 Mishi Kobe Niku
97 29
0
0
23 18 Camaivon Tigers
25 20 Sir Rodney's Marmalade
62.5 42 0 0
81 40 0 0
34 29 Thüringer Rostbratwurst 123.79 0 0 0
43 38 Cote de Blaye 263.5 17
0 15
56 51 Manjimup Dried Apples 53 20 0
to
64 59 Raclette Courdavault 55
0 0
S3 A
20991
84
Hình E: Hàm SUM() không làm việc như mong đợi với danh sách lọc
Giải pháp ở đây đơn giản hơn nhiều so với những gì bạn nghĩ. Bạn chỉ cần kích
AutoSum và Excel sẽ tự động nhập một hàm SUBTOTALO thay vì hàm SUM(). Hàm
này sẽ xem xét toàn bộ danh sách, D6:D82, nhưng nó chỉ định giá các giá trị được lọc,
xem thể hiện trong hình D.
: . tal 1 • . 7 41 * -J
1*4) «1

•<». *1 • / II E ■ a a > \
sl ■■■ A - 1
A B
o
o
E
F
Product
ID Name
Unit Units
Units
Reorder
1 Price In stock On Order Level
2
>«50
3
\ 1 1
4
\ \
Product Unit Units Units Reorder
5 ID Name Price In stock On Order Level
JL
23
9 Mishi Kobe Niku
\ 97ĩ í 2®
0 0
18 Carnarvon Tigers 62.5: 42 0 0
25 20 Sir Rodney's Marmalade 81: 40 0 0
34 29 Thüringer Rostbratvrtirst 123/79; 0 0
0

43
38 Cöte de Blaye
263.5 17
53; 20
0 15
56 51 Manjuriup Dried Apples
0 10
64 59 Raclette Courdavault 55; \ 79
0
0
83 I »SUBTOTALSMigim
84
oc
Hình D: Hàm SUBTOTALO định giá các giá trị hiện hữu trong danh sách lọc
7. Điền vào các cell trống trong Excel
Trong một trang bảng tính, các khoảng trống xuất hiện nhiều sẽ tạo cảm giác khó hiểu
cho người đọc. Nếu không thích một trang bảnh tính có các cell để trống như vậy, bạn
có thể sử dụng các bước dưới đây để điền vào một thứ gì đó.
_______________
A
_______________
B
2
1
[
________
Company Name
Category
2 Aux joyeux ecclésiastiques Beverages Côte de ị
3 Beverages Chartreu

4
Bigfoot Breweries Beverages Sasquatc
5
Beverages Steeleye
6
Beverages
Laughing
7 Cooperativa de Quesos 'Las Cabras' Dairy Products Queso Ci
8 Dairy Products Queso M
9 Escargots Nouveaux Seafood Escargot:
10
Exotic Liquids Beverages Chai
11 Roweraoac rh an o
Hình E: Các khoảng trống trong trường CompanyName làm người đọc khó hiểu.
1. Đầu tiên, chọn dải gồm có các ký tự trắng mà bạn cần phải thay thế
bằng các ký tự khác. Không chọn các ô tiêu đề cột - chỉ chọn dải gồm
có dữ liệu thực sự. Sử dụng trang bảng tính ở trên, dải dữ liệu thực
là A2:A11.
2. Chọn Go To từ menu Edit hoặc nhấn [Ctrl]+G và sau đó kích
nút Special. Trong Excel 2007, chọn Go To Specialtừ danh sách Find
And Select trong nhóm Editing trên tab Home.
3. Chọn Blanks và kích OK. Excel sẽ chọn tất cả các cell trắng
trong A2:A11.
4. Trong cell trắng được chọn đầu tiên (A3), nhập vào một dấu bằng và
trỏ đến cell trên. Cell đã được chọn, bạn không phải kích A3.
5. Nhấn [Ctrl]+[Enter], Excel sẽ copy công thức tương đương vào tất cả
các cell trắng trong dải được chọn.
Lúc này, dải sẽ gồm có các giá trị bằng chữ (các giá trị gốc) và các công thức lặp lại
các giá trị bằng chữ đó. Để thay thế các công thức bằng các kết quả của chúng, chọn
dải (A2:A11) và chọn Copy từ menu Edit. Trong Excel 2007, kích Copy trong tab

Clipboard.
Chọn Paste Special từ menu Edit. Sau đó chọn Values và kích OK. Trong Excel 2007,
chọn Paste Values từ danh sách Paste trong nhóm Clipboard trên tab chủ. Lúc này
bạn đã thay thế các công thức bằng các giá trị chữ, như thể hiện trong hình F.
A
B
*
1 Company Name Category
2 Aux joyeux ecclésiastiques Beverages Côte de [
3 Aux joyeux ecclésiastiques Beverages
Chartreu
4 Bigfoot Breweries
Beverages Sasquatc
5 Bigfoot Breweries Beverages steeleye
6 Bigfoot Breweries
Beverages Laughing
7 Cooperativa de Quesos 'Las Cabras' Dairy Products Queso C;
8 Cooperativa de Quesos 'Las Cabras' Dairy Products Queso M
9 Escargots Nouveaux Seafood Escargot:
10 Exotic Liquids Beverages
Chai
-1-1—EvAtirJ ioiiiHc:
Roveraapc rhanu _L
Hình F: Các cell trống rỗng hiện giờ là tên công ty
8. Chèn watermark vào tài liệu word
Watermark là một ảnh hay một đoạn văn bản xuất hiện phía sau nội dung của một tài
liệu nào đó. Nó thường có màu xám trắng hay màu trung lập nào đó để không ảnh
hưởng nhiều đến mục đích của tài liệu. Thông thường, một watermark giúp nhận dạng
một công ty hay trạng thái tài liệu. Cho ví dụ, watermark có thể nói bí mật (confidential),
khẩn cấp (urgent) hoặc hiển thị một biểu tượng đồ họa nào đó. Việc chèn watermark

vào tài liệu word là một quá trình đơn giản và trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu cho
các bạn cách làm này:
1. Kích tab Page Layout
2. Kích Watermark trong Page Background group
3. Chọn một watermark từ thư viện. Hoặc
4. Chọn Custom Watermark. Hộp thoại Printed Watermark sẽ xuất hiện
với ba tùy chọn. Bạn có thề remove một custom watermark nào đó
hoặc chèn thêm một ảnh hoặc văn bản nào đó làm watermark mới.
1. Kích OK khi bạn đã thực hiện xong phần lựa chọn của mình.
Nếu đang sử dụng Word 2003, bạn có thể chèn watermark theo cách làm dưới đây:
1. Từ menu Format, chọn Background.
2. Kích Printed Watermark.
Để chèn vào một ảnh làm watermark, kích Picture Watermark. Sau đó
kích Select Picture, điều hướng để tìm file ảnh, sau đó kích Insert.
Để chèn vào một văn bản nào đó, kích Text Watermark và chọn hoặc
nhập vào đoạn văn bản mà bạn muốn.
3. Thiết lập các tùy chọn bổ sung.
4. KíchOK
Watermark sẽ hiển thị như một phần background của mỗi trang và kết quả nhận được
của bạn sẽ như thể hiện trong hình G dưới đây.
•Vmost th ree decades ago, I jum ped at th e chance to join the computer 'iterate
w hen my em ployer bought one PC, at a cost of nearly S5,003. fo r th e entire
com p a n y’ Instead o f going to lunch, I discove'ed spreadsheets. I w asayoung,
s ng:e m other and tha t PC was opportunity Knocking ¡cud upon my door.
It d id n't take long for th e w ord to get out; pecp:e sta te d dropping spreadsheets
and flo ppie s on my desk. Then, a sma'1 dooropened w hen a re a estate company
asked me to w rite 3 dynamic soreadsneet that w o u ld magica y prin t a m o t::ation
schedules fo r prospective clients. Moonlighting as a developer led to full-tim e
self-em ploym ent providingautomated so iutionsfo rsm ail businesses. Backthen,
we ca 1 ed t Applications D evelopm ent

Eventually, I combined m y technical skills with m y love o f w riting to forge a new
C 3 'e e r, as 3n Ed tor-in-Cn e ff o rt he world's largest publisher o f technical journals,
The Cobb Group. When th e publisher mo ved to N ew York in 1938.1 rem ained in
centra1 Kentucky,my fe tim ehom e . Que contacted m e to see if I m ight be
interested n writing a oooko n MS Access and o f course. I was. Over th e next ten
years I ivrote m oreth a n 3 dozen technology books, while c o n tn u ingto offe r
developm ent and genersi coosultingservicestosms' businesses.
Betw een 2-335 and 2339.1 took on a new cna en.ge and co-authored o v e rtw o
dozen n o n fiction boo ts for children w ith m y husband. Bill. W ritin g fo r children is
harder than w riting fo r adults
W hile I love writing fo r children, my main focus remains on IT.
Hình G: Watermark là một cách hiệu quả trong việc chia sẻ thông tin về trạng thái hoặc
mục đich của tài liệu
9. Lấy tổng bằng cách sử dụng thanh trạng thái của Excel
Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống khi đang ở trong cuộc họp và có ai đó rất quan
trọng hỏi về tổng số hay số lượng thiếu hụt mà bạn không có sẵn con số đó trong bảng
tính của mình? Lúc này sẽ là rất khó xử cho bạn! Mọi người đều nhìn vào bạn trong khi
bạn nhập vào một hàm thích hợp. Tuy quãng thời gian này sẽ không lâu nhưng nó làm
cho bạn cảm thấy rằng mình kém cỏi, mặc dù thực tế bạn không phải người như vậy.
Nếu là người may mắn, bạn có thể chỉ cần chọn ô trắng đầu tiên gần VỚI cột hay hàng
cần tính và kích AutoSum. Điều này không đến nỗi tệ, tuy nhiên điều gì sẽ xảy ra nếu ai
đó muốn bạn đưa ra một định giá cho một tập con nào đó. Có thể họ muốn biết doanh
số bán hàng trong quý đầu và quý hai trong cả hai miền Nam và Bắc. Chắc chắn công
việc này sẽ khiến bạn mất nhiều thao tác hơn - và khi dưới áp lực tâm lý, bạn rất dễ
mắc lỗi.
Có một cách bạn có thể nhanh chóng định giá các giá trị nào đó, đó là sử dụng thanh
Status. Bạn có thể cộng hoặc lấy trung bình một dải giá trị nào đó mà không cần nhập
vào bất cứ thứ gì. Bạn chỉ cần chỉ ra giá trị tối thiểu và tối đa trong dải. Thậm chí có thể
đếm số entry trong một dải, tất cả mà không cần nhập vào một hàm hay một công thức
nào.

Chọn các giá trị đang được đề cập đến và quan sát phía bên phải thanh Status. Cho ví
dụ, để thấy được doanh số bán hàng cho cả hai miền Nam và Bắc trong quý đầu và
quý hai trong bảng tính thể hiện trong hình H, bạn hãy chọn B2:C3. Khi thực hiện thao
tác này, thanh Status sẽ hiển thị:
Sum= $ 1,415.10
ở bên trái chỉ thị NUM. Lưu ý rằng thanh Status sẽ cho biết giá trị tổng của dải được
chọn và nhiều lựa chọn khác bằng cách kích phải vào thanh Status và chọn ra lựa chọn
thích hợp từ một danh sách các hoạt động. Sử dụng tính năng tiện ích này, bạn sẽ có
được câu trả lời trong vài kích chuột. Không ai phải đợi bạn và lúc này bạn sẽ trở nên
tự tin hơn và bình tĩnh hơn!
A
B
c
—
1 Qrt1 Qrt2 c
2
North
$
413.41
$
229.75
$ -
3
South
$
132.83
$
639.11
$
4

East
$
748.22
$
447.97
$
5 West
$
149.73
$
456.00
$
6
$
1,444.19
$
1,772.83
$ 1
n \ s h e « l \ s h e e t? ,
'she ets/
<y r -
—
1.415-10
>Jr
Peaty
JM
Hình H: Sử dụng công cụ tính toán trong thanh Status
10. Tạo shortcut email để thuận tiện cho việc gửi thu’
Hầu hết các thông báo email của bạn thường đến từ vài người nào đó - đôi khi trong
một ngày bạn cũng có thể gửi thư vài lần cho một ai đó. Thông thường việc nhập vào

cùng một địa chỉ là cách làm không hiệu quả, thậm chí chúng ta có tính năng
AutoComple của Outlook. Nếu bạn gửi rất nhiều email cho cùng một người, hãy tạo
một shortcut email trên desktop của mình. Khi muốn gửi một tin nhắn, bạn chỉ cần kích
đúp vào shortcut để mở ra một tin nhắn đã được đề địa chỉ trước nhưng chưa có nội
dung. Khi đó những gì bạn làm là viết nội dung cho nó và nhấn nút Send.
Để tạo một shortcut trên desktop cho việc gửi tin nhắn đến cùng một người như vậy,
bạn có thể thực hiện theo cách dưới đây:
1. Kích phải vào desktop và chọn New, sau đó chọn Shortcut.
2. Trong hộp thoại Create Shortcut, đánh mailto:emailaddress. Không
nhập vào bất cứ ký tự trống nào giữa thành phần mailto: và địa chỉ
email.
3. Kích Next và nhập vào tên mô tả cho shortcut.
4. Kích Finish.
Để sử dụng shortcut mới, bạn kích đúp vào nó. Outlook (hay máy khách email mặc định
của bạn) sẽ mở một cửa sổ mail và điền vào trường To bằng cách sử dụng địa chỉ mà
bạn đã cung cấp khi tạo shortcut. Viết nội dung và nhấn Send! Đây là một giải pháp khá
thú vị cho việc bảo đảm email đến được đúng người nhận nếu bạn có hai hoặc nhiều
liên lạc trùng tên.