Bài giảng nghiệp vụ hành chính và Văn phòng của người thư ký

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
I. NGHIỆP VỤ SO N TH O VĂN Ạ Ả
BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
1. Soạn thảo văn bản hành chính
1.1. Ngơn ngữ văn bản hành chính.
•
* Ngôn ngữ văn bản.
•
- Chính xác.
•
- Ngôn từ phải nhất quán.
•
- Câu từ dễ hiểu.
•
- Phải ngắn gọn.
•
* Xưng hô trong văn bản
•
- Xưng danh tên cơ quan.
•
- Đối với xưng hô cá nhân trong văn bản thì
dung từ tôi, ông và bà.
1.2. Các thành phần trên văn bản hành chính
•
a. Quốc hiệu.
•
b. Tên cơ quan ban hành
•
c. Số ký hiệu văn bản.
•

d. Đòa danh và ngày tháng ban hành văn bản.
•
đ. Tên loại và trích yếu nội dung
•
e. Nội dung của văn bản.
•
g. Thẩm quyền
•
h. Chữ ký và họ tên người ký.
•
I. Nơi nhận.
1.3. Soạn thảo một số văn bản hành chính
-
Soạn thảo quyết định
-
Soạn thảo công văn
-
Soạn thảo thông báo
-
Soạn thảo thư mời
2. Soạn thảo thư từ
2.1. Soạn thảo thư cảm ơn
Lý do viết thư cảm ơn
- Thể hiện sự biết ơn và sự kính trọng đối với đối
tác người giúp đỡ.
-
Thể hiện sự chu đáo của cơ quan đối với người
giúp đỡ, đối tác, khách hàng, cấp trên
-
Xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và

đối tác.
-
Thư cảm ơn nên viết ngay sau khi nhận được
sự giúp đỡ.
Văn phong
- Khơng sai sót nhũng thơng tin về người được
cảm ơn, chức vụ hoặc tên cơ quan, cơng ty
cảm ơn.
-
Trang trọng ngơn ngữ chân thành, trong sáng.
Khơng khn mẫu, đừng q văn hoa.
-
Thư cảm ơn viết ngắn gọn, súc tích giúp
người đọc không mất thời gian.
-
Th c m n vi tư ả ơ ế rõ ràng dể hiểu,
- Khi biểu lộ tình cảm nên sử dụng các câu từ
như:“Cảm ơn ông”, “tôi rất cám ơn”, “tôi rất
vui”, “ tôi rất thích” “tôi thực sự thích”, tôi
rất hài lòng”, “tôi rất cần sự giúp đỡ”…
- Không nên thể hiện những từ ngữ khách sáo,
quá mức như:“chúng tôi vô cùng súc động”,
“chúng tôi vô cùng sung sướng”, “ chúng tôi
vô cùng hân hạnh”…
- Trước khi gửi cần kiểm tra để chỉnh sửa những
sai sót nhỏ
- Xưng hô trong thư cần xưng hô một cách lịch
sự những từ như: quý ông, quý bà, quý công ty,
quý cơ quan, ngài hay xử dụng những từ gọi
theo chức danh, chức vụ ví dụ như ông giám

đốc, ông trưởng phòng, ông chủ tịch, bác sĩ…
Nếu như cảm ơn mang tính cá nhân sử dụng
tên của người được cảm ơn.
2.2. Thư chúc mừng
•
Thư chúc mừng là thư bày tỏ niềm phấn khởi để
mừng cho cơ quan hoặc cá nhân khi nhận được tin
vui của cơ quan họặc cá nhân đó.
Thư chúc mừng cũng có thể bao hàm ý khen ngợi
và ý cảm ơn. Những dịp để viết thư chức mừng có
nhiều: nhân lễ kỷ niệm, đón nhận phần thưởng, thăng
tiến, v.v Lời chúc bao giờ cũng là điều gây ấn tượng
sâu sắc đối với người gửi.
•
+ Thư chức mừng cần ngắn gọn, tình cảm.
•
+ Nội dung Thư chức mừng :
Nhân danh ai ?
Chúc mừng ai (cơ quan, cá nhân nào), nhân dòp
gì ?
Chúc cho họ thành đạt điều gì
2.3. Soạn thảo thư đề nghị
Một vấn đề, một công việc muốn cấp trên,
đối tác giải quyết, hay giải thích chúng ta cần
viết thư đề nghị.
Một bức thư đề nghị cần thể hiện đưa ra
những đề nghị cụ thể. Không nên diễn giải dài
dòng mà nên đi thẳng ngay vào vấn đề và trình
bày những vấn đề chi tiết mà bạn muốn được
giải đáp.

Nội dung đề nghị phải có tính thuyết phục,
thuyết phục về việc phải làm gì hay phải làm
như thế nào.
Một bức thư đề nghị khi cần thiết cũng có thể có
giọng dứt khoát, cương quyết, nhất là khi liên
quan đến công nợ hoặc nghĩa vụ
Vấn đề là những đề nghị, đề xuất phải mang tính
thuyết phục
Một bức thư đề nghị được viết tốt nhất là tự nó
toát lên lời đề nghị. Lời đề nghị phải lịch sự.
2.4. Thư phúc đáp (trả lời)
-
Mở đầu: trả lời văn bản số … ngày … / … / … của
……… về vấn đề…
-
Nội dung:
+ Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ
quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá
nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả
lời những thắc mắc.
+ Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu
lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp
thắc mắc các yêu cầu đặt ra).
-
Kết thúc: nhận được thư này, còn điểm nào chưa rõ đề
nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.
2.5. Soạn thảo đơn xin việc
•
Một lá đơn xin việc sẽ trình bày tóm tắt về
bản thân và lý lòch của người viết cho nhà

tuyển dụng.
•
Trong đơn xin việc người viết cần trình bày
rõ lý do vì sao bạn viết thư này, lý do nào
mà người viết cho rằng mình là người phù
hợp nhất với công việc cần tuyển, và quan
trọng hơn là tạo cơ hội để có một cuộc phỏng
vấn với nhà tuyển dụng.
•
Một lá đơn xin việc rất quan trọng vì nó cung cấp
cho nhà tuyển dụng những thông tin chính yếu về
những khả năng và kinh nghiệm mà người viết có.
Hãy trình bày cẩn thận đơn xin việc vì cũng giống
như một bản lý lòch, đơn xin việc sẽ cho người đọc
thấy bạn là người như thế nào và chuyên nghiệp ra
sao!
•
Đối với từng vò trí công việc mà bạn quan tâm thì
nên có một lá đơn xin việc riêng, bởi vì đơn xin
việc được soạn thảo dựa trên nhu cầu của người
đọc. Ví dụ như một nhà tuyển dụng đang tìm kiếm
một kỹ sư điện tử thì nhu cầu của họ sẽ hoàn toàn
khác với một nhà tuyển dụng đang tìm kiếm vò trí
kỹ sư hóa chất. Nội dung của thư cũng phải luôn
thay đổi tùy thuộc vào tính chất của công việc.
•
II. NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN
CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
1. Sắp xếp văn bản trong phòng giám đốc
Người lãnh đạo là người quản lý chung tất

cả các hoạt động trong cơ quan từ nhân sự, tài
chính, tổ chức bộ máy và hoạt động hành
chính, vì vậy trong văn phòng của lãnh đạo có
rất nhiều tài liệu có nội dung khác nhau và tính
chất, mức độ cũng khác nhau như hồ sơ
nguyên tắc, hồ sơ trình ký, hồ sơ theo dõi, hồ
sơ đang giải quyết… Người thư ký phải có
cách sắp xếp gọn gàng và khoa học tài liệu để
khi lãnh đạo cần có thể tìm nhanh chóng.
Phân loại tài liệu phải dựa theo mục đích
sử dụng, khi giải quyết công việc tài liệu
phân loại …, ở văn phòng tài liệu phân loại
…., trong lưu trữ tài liệu phân loại …
Khi sắp xếp hồ sơ tài liệu trong văn phòng
lãnh đạo cần thực hiện theo các bước
Bước 1: Nhóm các văn bản, hồ sơ có đặc
trưng giống nhau thành từng nhóm: VD:
Nhóm văn bản pháp luật
Nhóm hồ sơ tài liệu về tổ chức
Nhóm hồ sơ, tài liệu đang giải quyết
Nhóm tài liệu tham khảo như tạp chí, báo
chuyên ngành, thông tin về đối tác, đối thủ…
Bước 2:
Hoặc sử dụng sử dụng bìa cứng (màu) phân loại.VD:
Hồ sơ, văn bản đang giải quyết đựng trong bìa màu đỏ.
Hồ sơ, văn bản pháp luật màu trắng.
Tài liệu chuyên môn đựng trong bìa màu xanh
Nhóm tài liệu tham khảo màu tím…
Hoặc sắp xếp vào kệ tủ sau đó dùng ký hiệu. Ví dụ:
Ngăn đựng văn bản pháp luật

Ngăn đựng văn bản đang giải quyết
Ngăn đựng tài liệu tham khảo
Ngăn đựng tài liệu về khách hàng đối tác đối thủ cạnh
tranh
2. Quản lý văn bản tại văn phòng
2.1. Quản lý văn bản đến
+ Kiểm tra h s v n b n.(mật, thường, hỏa tốc)ồ ơ ă ả
+ Đăng ký văn bản đến.(mật, thường, hỏa tốc)
+ Chuy n giao v n b n đ nể ă ả ế
+ L u v n b n đ nư ă ả ế
Tài liệu iện tử
+ Kiểm tra
+ Đăng ký
+ Lưu trữ
2.2. Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra v n b nă ả
+ Đóng dấu (pháp nhân), dấu mức độ (nếu có)
+ Đăng ký vao s văn bảnổ
+ Làm thủ tục chuyển giao
+ Lưu văn bản
Tài liệu điện tử
+ Kiểm tra thông tin trong file.
+ Kiểm tra đòa chỉ email để gửi thông tin
+ Chuyển thông tin thường (thông tin mật)
+ Lưu văn bản
3. Lập hồ sơ
HS là một tập văn bản
có liên quan về một vấn
đề, sự việc (hay một
người) hình thành trong

quá trình giải quyết vấn
đề sự việc đó hoặc được
kết hợp lại do có những
điểm giống nhau về hình
thức như cùng loại VB,
cùng tác giả, cùng Tgian.
Các loại hồ sơ
- Hồ sơ nguyên tắc (thành lập doanh nghiệp,
đăng ký kinh doanh, thuế, lao động…)
- Hồ sơ tổ chức doanh nghiệp
- Hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ khách hàng
- Hồ sơ công việc
- Hồ sơ dự án
- Hồ sơ sản phẩm (giới thiệu kỹ)…