Nghiên cứu khoa học KỸ NĂNG CẦN CÓ KHI THAM DỰ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG CHO SINH VIÊN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KỸ NĂNG CẦN CÓ KHI THAM DỰ PHỎNG VẤN
TUYỂN DỤNG CHO SINH VIÊN
Giảng viên hướng
dẫn:
PGS.TS. Đào Xuân Chúc
Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Thúy
Phan Thị Thoa
Khóa học : K56 Lưu trữ học và Quản
trị Văn phòng
Hà Nội, 2014
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2.Mục tiêu đề tài 2
3.Phương pháp nghiên cứu 2
4.Phạm vi nghiên cứu 3
CHƯƠNG 1 5
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG 5
1.1 Khái niệm và mục đích của phỏng vấn tuyển dụng 5
1.1.1.Khái niệm của phỏng vấn tuyển dụng: 5
1.1.2. Mục đích của phỏng vấn tuyển dụng 6
1.2 Các loại phỏng vấn 7
1.3. Quy trình của một buổi phỏng vấn 9
CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ VÀ THỰC HIỆN PHỎNG VẤN
11
2.1.2.Chuẩn bị thông tin liên quan đến công việc, nhà tuyển dụng và bản thân

16
2.1.5.Một số chuẩn bị khác 21
2.2.1.Tác phong chuyên nghiệp của người đi phỏng vấn 23
2.2.3. Đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng 35
2.3.1.Tổng kết, đánh giá 40
2.3.2. Gửi thư cảm ơn tới nhà tuyển dụng 42
TỔNG KẾT 48


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Phỏng vấn xin việc là một hình thức đang ngày càng phổ biến hiện
nay, nó có ý nghĩa quan trọng đối với người đi xin việc nói chung và cá nhân các
bạn sinh viên nói riêng để có được một công việc như mong muốn. Bởi sinh viên
hầu hết ít khi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế trong khi sự khác biệt
giữa lý thuyết và thực tiễn thì ngày càng cao, nên hầu hết đều bỡ ngỡ khi bước chân
khỏi cổng trường đại học, cao đẳng hay trung cấp nghề Bên cạnh đó cùng một lúc,
trong cùng một ngành nghề có rất nhiều sinh viên cùng tốt nghiệp, kết hợp với số
sinh viên chưa tìm kiếm đươc việc làm khiến cho khả năng cạnh tranh đối với một
vị trí công việc là rất cao. Vì vậy, bên cạnh kiến thức chuyên môn, nếu sinh viên
không trang bị những kỹ năng mềm đặc biệt là kỹ năng phỏng vấn xin việc thì khó
có thể giành được cơ hội chiến thắng cho mình.
Tuy nhiên,hiện nay mặc du hầu hết sinh viên thì đều nhận thức được
tầm quan trọng của hoạt động phỏng vấn tuyển dụng song kinh nghiệm phỏng vấn
vẫn còn hạn chế. Vì trên thực tế sinh viên sắp ra trường thường chỉ tiếp cận thông
tin qua mạng internet, các thông tin này rất rời rạc và hầu hết chưa được kiểm định
chính xác. Đối với các tài liệu như sách, báo, tạp chí có nhưng với số lượng rất ít,
một số nội dung chưa phù hợp với hoạt động phỏng vẫn tuyển dụng ở nước ta do
các sách này chủ yếu là bản dịch từ sách nước ngoài, các sách của tác giả Việt Nam
viết thì lại có nội dung tương tự, hiếm có sự thay đổi cho phù hợp. Trong nhà

trường, sinh viên cũng ít có cơ hội tham gia các khóa học hay hoạt động nâng cao
kỹ năng phỏng vẫn xin việc, nếu có thì có rất ít sinh viên đăng ký tham gia. Ngoài
ra, vơi tâm lý e ngại và còn nặng lý thuyết, đặc biệt là các khối ngành xã hội nhân
văn thì sinh viên luôn bị động trong việc tìm kiếm những cơ hội để trải nghiệm và
nâng cao năng lực phỏng vấn của mình. Do đó, nhiều bạn sinh viên ra trường với
tấm bằng giỏi, đạt yêu cầu về hồ sơ, thậm trí là rất tốt nhưng khi được gọi tới
phỏng vấn lại thất bại hoàn toàn vì thiếu kỹ năng giao tiếp hay nói cách khác là kỹ
năng phỏng vấn tuyển dụng khi chưa thể hiện được năng lực của mình cho nhà
tuyển dụng.
Hơn nữa, việc làm có ý nghĩa rất quan trọng, nó quyết định đến cuộc
sống hiện tại và tương lai của chúng ta, tìm kiếm những việc làm tốt phù hợp với
1
chuyên môn nghiệp vụ cũng như sở thích là điều mà tất cả người lao động trong đó
có sinh viên đều mong muốn. Song nó không phải là một việc dễ dàng đạt được
nếu thiếu kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, nhất là trong bối cảnh kinh tế thị trường
đầy biến động; khoa học kỹ thuật và tỷ lệ dân số ngày càng phát triển như hiện nay.
Vì vậy, để giúp sinh viên nói riêng, người xin việc nói chung cũng như bản
thân người làm nghiên cứu có thể thành công trong phỏng vấn tuyển dụng sau này,
giúp nhà tuyển dụng có được những ứng cử viên sáng giá nhất, chúng tôi đã quyết
định thực hiện đề tài: “Kỹ năng cần có khi tham dự phỏng vấn tuyển dụng cho
sinh viên”.
2.Mục tiêu đề tài
Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn sẽ:
- Làm rõ được các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quá trình phỏng
vấn tuyển dụng hiện nay để khẳng định vai trò của nó đối với các bạn sinh viên.
- Cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về lý thuyết liên quan tới phỏng vấn
tuyển dụng cho sinh viên để có thể chuận bị sẵn sàng cho quá trình phỏng vấn xin
việc sau này.
- Trang bị cho bản thân thêm những kiến thức và kinh nghiệm về phỏng vấn
tuyển dụng.

3.Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu các tài liệu sách, báo, tạp chí và các bài viết liên
quan đến hoạt động phỏng vẫn xin việc trên thư viên Đại học Quốc gia Hà Nội,
trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, thư viện Quốc gia Hà Nội và trên
các trang mạng thông tin đại chúng.
- Phương pháp so sánh giữa nhận thức của sinh viên chưa từng tham dự
phỏng vấn với sinh viên cũng như những người nhân viên đã qua phỏng vấn tuyển
dụng để có thể thấy được sự khác biệt và rút ra những bài học kinh nghiệm cho
sinh viên.
- Pháp nghiên cứu liên ngành.
2
- Phương pháp phân tích hệ thống đối với các phiếu điều tra khảo sát để có
thể đưa ra những nhận xét chung nhất đối với từng vấn đề được đưa ra.
- Phương pháp phỏng vấn đối với người lao động, sinh viên đã và chưa từng
tham dự phỏng vấn tuyển dụng liên quan đến các vấn đề phỏng vấn xin việc đã
thấy được những nhận thức khác nhau trong vấn đề này trong từng đối tượng khác
nhau của hoạt động phỏng vấn tuyển dụng. Từ đó đưa ra những nhận xét để giúp
sinh viên biết nhà tuyển dụng nghĩ gì và sinh viên có và thiếu những gì, để sinh
viên tự trang bị thêm cho mình những hành trang cần thiết khi biết vào một cuộc
phỏng vấn tuyển dụng sau này.
4.Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung tìm hiểu các vấn đề: thực trạng phỏng vấn xin việc; nhận
thức của sinh viên đối với hoạt động phỏng vấn tuyển dụng; khái niệm; mục đích;
các loại phỏng vấn tuyển dụng; quá trình phỏng vấn và những kỹ năng cần có cho
sinh viên trước, trong và sau khi phỏng vấn.
5. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, có rất nhiều tác giả, dịch giả quan tâm tới vấn đề phỏng vấn tuyển
dụng. Tuy nhiên những cuốn sách được biên dịch lại hay tập hợp lại từ sách nước
ngoài chỉ nghiên cứu khái quát một số công đoạn cho phỏng vấn tuyển dụng mà
chủ yếu là những việc nên làm hoặc không nên làm khi tham gia phỏng vấn. Mặt

khác, cách viết sách hay tiếp cận vấn đề của những cuốn sách nước ngoài được
dịch lại mặc dù gợi mở được vấn đề và cung cấp cho chúng ta một lượng kiến thức
khá lớn nhưng chưa rõ và chưa cụ thể từng vấn đề chi tiết. Ngược lại, đối với
những cuốn sách của các tác giả Việt Nam, các vấn đề được viết khá cụ thể, dễ hiểu
nhưng chưa bao quát đầy đủ được vấn đề. Cụ thể:
Trong cuốn 10 điều cần biết để có một việc làm thích hợp, tác giả P.H. Diệp
đã tập trung nghiên tới tác phong của ứng viên khi tham dự phỏng vấn và những
câu hỏi phỏng vấn thường gặp nhưng chưa đề cập tới những yếu tố cần chuẩn bị
khi tham dự phỏng vấn, không hướng dẫn trả lời cho các câu hỏi trên và không đề
cập tới các công việc ứng viên cần làm khi cuộc phỏng vấn kết thúc.
3
Trong cuốn sách Kĩ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh của TS
Thái Trí Dũng xuất bản năm 2009, tác giả có cung cấp những vấn đề mà ứng viên
cần biết như chuẩn bị trước phỏng vấn, cách trả lời phỏng vấn và tác phong cần thể
hiện trong buổi phỏng vấn Tuy nhiên những vấn đề này còn viết chung chung,
khái quát.
Cuốn sách Cây dù của bạn màu gì? – Cuốn “cẩm nang” dành cho người xin
việc của tác giả Richar Nelson Bolles xuất bản năm 2008 có đưa ra những nguyên
tắc mà ứng viên cần tuân theo khi tham dự phỏng vấn tuyển dụng và phân tích khá
chi tiết nguyên tắc này. Tuy nhiên, cuốn sách này viết theo hướng gợi mở cho
người đọc nên nội dung không được tập hợp thành vấn đề cụ thể mà nó đòi hỏi
người đọc phải suy luận và liên hệ thực tế để có thể hiểu vấn đề…
Nhìn chung những nghiên cứu nêu trên đã phần nào đó đề cập tới kĩ năng
cần có của ứng viên khi tham dự phỏng vấn tuyển dụng. Tuy nhiên phần lớn các
công trình đó chưa thể hiện được đầy đủ các kĩ năng và công việc cần phải làm của
sinh viên sắp ra trường trong việc phỏng vấn tuyển dụng. Vì vậy, trong đề tài này,
chúng tôi kế thừa những nghiên cứu nói trên và tập trung nghiên cứu và làm rõ
những vấn đề về phỏng vấn tuyển dụng nhằm trang bị cho các bạn sinh viên những
lý thuyết cơ bản nhất về vấn đề này.

4
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG
1.1 Khái niệm và mục đích của phỏng vấn tuyển dụng
1.1.1.Khái niệm của phỏng vấn tuyển dụng:
Xã hội càng phát triển, máy móc và các phương tiện hiện đại ra đời ngày
càng nhiều và chi phối càng nhiều hơn trong đời sống của con người, kể cả lĩnh vực
giao tiếp. Với Internet, chúng ta có thể gặp nhau trên mạng và những cuộc gặp gỡ
trực tiếp bên ngoài sẽ ít hơn trước đây. Tuy nhiên, đối với các cuộc phỏng vấn
tuyển dụng, chúng ta lại không thể trò chuyện thông qua bất kì một phương tiện
nào vì chỉ có trò chuyện trực tiếp thì buổi phỏng vấn mới thành công.
Phỏng vấn tuyển dụng là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi
và câu trả lời) giữa những người tuyển chọn và người xin việc. Đây là một trong
những phương pháp thu thâp thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phỏng
vấn tuyển dụng giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình
nghiên cứu đơn xin việc không nắm được hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không
nêu hết được (Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, ThS Nguyễn Vân Điềm-
PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2010).
Thực chất, phỏng vấn tuyển dụng là một quá trình thu nhận thông tin. Về
phía người được phỏng vấn, họ sẽ tìm được đáp án cho câu hỏi: Mình có thực sự
muốn làm việc ở công ty đó không? Cơ quan này có phù hợp với mình hay
không? Còn về phía nhà tuyển dụng, phỏng vấn là quá trình thu thập và và đánh
giá thông tin về những ứng viên, từ đó đưa ra những quyết định về nhân sự. Sau khi
tìm hiểu sơ yếu lí lịch và hồ sơ xin việc của ứng viên, nhà tuyển dụng muốn xác
minh lại một số câu hỏi: Liệu ứng viên đó có phải là người thích hợp hay không?
Họ có đủ khả năng và kinh nghiệm cho công việc hay không? Họ có hợp tác được
với mọi người hay không? Như vậy, phỏng vấn tuyển dụng chính là cơ hội để cho
cả hai bên xem xét và đánh giá những yếu tố liên quan đến công ty tuyển dụng, đến
công việc và bản thân ứng viên.
5

1.1.2. Mục đích của phỏng vấn tuyển dụng.
Một cuộc phỏng vấn được nhà tuyển dụng đưa ra nhằm một số mục đích cơ
bản như sau:
Thứ nhất, phỏng vấn tuyển dụng nhằm thu thập thông tin về người xin việc:
Qua các công cụ tuyển dụng như sơ yếu lý lịch, hồ sơ xin việc, những thông tin về
ứng viên có thể chưa hoàn toàn đầy đủ, chưa rõ ràng. Qúa trình phỏng vấn sẽ tạo
cơ hội cho nhà tuyển dụng có thêm thông tin về ứng viên được rõ ràng, được giải
thích cặn kẽ hơn. Những tiêu chuẩn mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên có thể
là:
- Đủ khả năng làm việc: Ứng viên có trình độ học vấn (học trường nào, xếp
loại học lực gì ) và sức khoẻ để đáp ứng yêu cầu của công việc hay không?
- Đủ tiêu chuẩn để làm được công việc: Ứng viên có kinh nghiệm làm việc
và có khả năng phát triển, có định hướng nghề nghiệp (nguyện vọng về nghề
nghiệp, những mục tiêu trực tiếp và lâu dài, khả năng thăng tiến) rõ ràng hay
không?
- Sự phù hợp với công việc: Ứng viên có khả năng hoà nhập với tập thể hay
không?
Ngoài những yếu tố trên, nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm và đánh giá một số
kĩ năng cần thiết mà ứng viên cần có như kĩ năng quản lý thời gian, kĩ năng xử lý
xung đột, khả năng làm việc nhóm và truyền đạt thông tin… Bên cạnh đó, nhfa
tuyển dụng còn tìm kiếm những phẩm chất như sự trung thực, lòng nhiệt huyết, sự
quyết đoán, khả năng hoà nhập và tiềm năng phát triển của ứng viên…
Thứ hai, phỏng vấn tuyển dụng có tác dụng đề cao công ty: Qua phỏng vấn
giúp cho nhà tuyển dụng giới thiệu về công ty của mình, làm cho người xin việc
hiểu rõ những mặt mạnh, ưu thế của công ty. Đây chính là hình thức quảng cáo hữu
hiệu nhất cho cơ quan đó.
Thứ ba, phỏng vấn tuyển dụng được tiến hành để cung cấp thông tin về tổ
chức cho người xin việc, ví dụ như mục tiêu của công ty, cơ cấu bộ máy tổ chức
quản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hội thăng tiến, việc làm
6

Ngoài ra, phỏng vấn tuyển dụng sẽ giúp những người tham gia thiết lập quan
hệ bạn bè, tăng cường khả năng giao tiếp.
1.2 Các loại phỏng vấn
Hiện nay, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thường áp dung nhiều loại
phỏng vấn để thu thập thông tin. Đó là:
Phỏng vấn sơ bộ: Phỏng vấn sơ bộ được tiến hành nhằm xác định ứng viên
đó sẽ được vào hoặc loại khỏi danh sách ứng viên vòng 1. Những cuộc phỏng vấn
này có thể được tiến hành qua điện thoại bởi người tiếp nhận bản sơ yếu lí lịch. Tất
nhiên hình thức phỏng vấn này không nên để cho nhân viên lễ tân hay thư kí cấp
dưới chưa có kinh nghiệm về phỏng vấn tiến hành. Tuy nhiên trên thực tế, trường
hợp này thường xảy ra. Nó cũng có thể được thực hiện bởi những thành viên trong
công ty chịu trách nhiệm thu hút người nộp đơn xin việc, giám đốc nhân sự hoặc
chính người phụ trách tuyển dụng. Hình thức phỏng vấn cơ bản này nhằm xác định
các yêu cầu cần thiết có được áp dụng hay không, chủ yếu tập trung vào kinh
nghiệm làm việc, kĩ năng và trình độ học vấn. Như vậy, việc kiểm tra này đôi khi
sẽ loại bỏ nhu cầu cần tổ chức một buổi phỏng vấn. Qua bản sơ yếu lí lịch, nhà
tuyển dụng có thể đưa bạn vào hoặc loại bỏ khỏi danh sách.
Phỏng vấn lần 2: Phỏng vấn này thường kéo dài từ 30-45 phút và được tiến
hành để duyệt lại mọi vấn đề thuộc về khả năng của người xin việc. Việc này cho
phép người phỏng vấn có thế ra quyết định cuối cùng về tuyển dụng nhân sự.
Phỏng vấn theo mẫu: Là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi được thiết kế
sẵn từ trước theo yêu cầu của công việc. Đây là hình thức mà các câu hỏi và câu trả
lời đều được chuẩn bị kĩ cho người phỏng vấn và người được phỏng vấn. Trong
phỏng vấn theo mẫu, người phỏng vấn sẽ đọc các câu hỏi và các câu trả lời để
người xin việc lựa chọn và xác định câu trả lời đúng nhất của mình. Loại phỏng vấn
này có ưu điểm là xác định được nội dung chủ yếu các thông tin cần nắm nhưng
nhược điểm của nó là tính phong phú của thông tin bị hạn chế. Khi người hỏi cần
biết thêm chi tiết hoặc người trả lời muốn hỏi thêm dều bị giới hạn, do vậy phỏng
7
vấn theo mẫu giống như là cuộc nói chuyện với máy ghi âm hay là trả lời theo

phiếu hỏi.
Phỏng vấn theo tình huống: Là quá trình người hỏi yêu cầu các ứng viên
phải trả lời về ứng xử hay cách thực hiện, xử lý các công việc theo các tình huống
giả định hoặc các tình huống có thật trong thực tế mà những người phỏng vấn đặt
ra. Đối với phương pháp này thì vấn đề quan trọng là đưa ra các tình huống đại
diện và điển hình, các tình huống này phải dựa trên cơ sở phân tích công việc một
cách chi tiết để xác định các đặc trưng cơ bản và các kĩ năng chủ yếu khi thực hiện
công việc.
Phỏng vấn theo mục tiêu: Đây là cuộc phỏng vấn dựa vào những công việc
cụ thể mà yêu cầu các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu được xác định từ
trước. Các câu hỏi dựa vào sự phân tích công việc một cách kĩ lưỡng để xác định
mục tiêu cho vị trí việc làm. Phương pháp phỏng vấn theo mục tiêu là phương pháp
cho ta độ tin cậy cao và đúng đắn nhất.
Phỏng vấn không có hướng dẫn: Là cuộc phỏng vấn mà người đi phỏng
vấn không chuẩn bị trước nội dung các câu hỏi mà để cho ứng viên trao đổi một
thoải mái xung quanh công việc, người hỏi chỉ định hướng cho cuộc thảo luận.
Hình thức phỏng vấn này giúp cho việc thu thập thông tin đa dạng ở nhiều lính vực,
nhưng muốn đạt hiệu quả cao thì phải chú ý một số vấn đề sau:
+ Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc và hiểu công việc của các vị
trí cần tuyển người một cách chi tiết.
+ Người đi phỏng vấn phải hiểu biết rõ kĩ thuật phỏng vấn.
+ Trong quá trình phỏng vấn, cả hai bên nên chú ý nghe, không được cắt
ngâng câu trả lời, không thay đổi chủ đề đột ngột, không đi vào lĩnh vực quá xa
công việc cần tuyển.
Phỏng vấn căng thẳng: Là hình thức phỏng vấn mà trong đó người phỏng
vấn đưa ra được câu hỏi có tính chất nặng nề, cường độ hỏi dồn dập. Cách phỏng
vấn này mong tìm kiếm ở các ứng viên lòng vị tha, sự ứng xử công việc trong thời
8
gian eo hẹp. Nó giúp chúng ta tìm ra được những người để bố trí vào những việc
làm căng thẳng như công việc bán hàng vào các dịp lễ tết, thanh toán quyết toán

cuối quý hay cuối năm
Phỏng vấn theo nhóm: Là hình thức phỏng vấn mà một người hỏi cùng lúc
đối với nhiều người. Loại phỏng vấn này giúp ta có thể thu thập được những thông
tin hay tránh được các thông tin trùng lặp mà các ứng viên đều có mà ta không cần
hỏi riêng từng người một.
Phỏng vấn hội đồng: Là hình thức phỏng vấn của nhiều người đối với một
ứng viên. Loại phỏng vấn này thích hợp trong từng trường hợp bố trí các ứng viên
vào các vị trí quan trọng mà cần có sự tán đồng của nhiều người. Nó tránh được
tính chủ quan khi chỉ có một người phỏng vấn và nó tạo ra tính linh hoạt và khả
năng phản ứng đồng thời của các ứng viên.
1.3. Quy trình của một buổi phỏng vấn
Thông thường, một buổi phỏng vấn sẽ tiến hành theo một quy trình cụ thể
như sau:
Bước 1: Bước chào hỏi
Trong bước này, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu bằng việc chào hỏi và có thể trò
chuyện với ứng viên trong vài phút nhằm giúp ứng viên thư giãn. Trong phần này
sẽ ít có những câu hỏi quan trọng mà chỉ là những câu trao đổi mang tính xã giao.
Tuy nhiên, nhà tuyển dụng có thể quan sát và đánh giá cách ăn mặc, ứng xử, phong
cách của ứng viên ngay từ những phút ban đầu gặp mặt.
Bước 2: Trao đổi thông tin
Đây là bước quan trọng nhất trong một buổi phỏng vấn tuyển dụng vì thông
qua những câu hỏi và câu trả lời, người phỏng vấn cũng như người được phỏng vấn
sẽ có những thông tin cần thiết cho quyết định của mình. Qúa trình trao đổi thông
tin sẽ diễn ra như sau:
9
Đầu tiên, nhà tuyển dụng sẽ hỏi những câu hỏi chung cho tất cả các ứng viên
như: “Hãy cho chúng tôi biết thêm về bản thân bạn?” hay “Bạn có những kinh
nghiệm làm việc như thế nào?” để biết thêm về ứng viên.
Tiếp theo, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn làm rõ một số vấn đề bạn đã
viết trong sơ yếu lí lịch hay hồ sơ xin việc bằng một số câu hỏi ngắn. Ví dụ như:

“Bạn đã làm việc ở Công ty X được 1 năm, tại sao bạn lại không làm ở đó nữa?”
Cuối cùng, họ sẽ cung cấp cho ứng viên những thông tin về công ty, công
việc, về lương thưởng và các chế độ làm việc và đề nghị bạn đặt những câu hỏi
của mình.
Bước 3: Kết thúc buổi phỏng vấn
Sau khi trao đổi và có được những thông tin cần thiết, nhà tuyển dụng sẽ chủ
động kết thúc buổi phỏng vấn với lời hẹn thông báo kết quả tuyển dụng cho ứng
viên.
CHƯƠNG 2
10
CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ VÀ THỰC HIỆN PHỎNG VẤN
2.1. Chuẩn bị trước phỏng vấn
Chuẩn bị trước phỏng vấn là công việc quan trọng và thực sự cần thiết đối
với mỗi người trước khi tham dự phỏng vấn xin việc. Càng chuẩn bị kĩ, chúng ta
càng thể hiện bản thân tốt hơn trước nhà tuyển dụng và khi đó, cơ hội giành được
vị trí công việc sẽ nhiều hơn. Khi nghiên cứu vấn đề này, chúng tôi có tiến hành
phỏng vấn trực tiếp 10 anh/ chị đang đi làm ở các cơ quan khác nhau và họ đã từng
tham gia các cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Câu hỏi đưa ra là: Trước khi tham dự
phỏng vấn, anh chị nghĩ rằng mình cần chuẩn bị những gì và thực tế sau khi phỏng
vấn ra sao? Đa số các ý kiến cho rằng họ chỉ chú ý chuẩn bị trang phục và một số
thông tin liên quan đến nhà tuyển dụng. Nhưng trong quá trình phỏng vấn, họ gặp
một số vấn đề như đến phỏng vấn muộn, không mang theo hồ sơ tới buổi phỏng
vấn, không trả lời được câu hỏi của người phỏng vấn do quá căng thẳng… Bài học
kinh nghiệm họ rút ra là cần phải chuẩn bị kĩ hơn: hồ sơ xin việc; các thông tin về
công việc và nhà tuyển dụng; các câu hỏi trả lời và để hỏi nhà tuyển dụng; trang
phục; tâm lý và những dụng cụ cần thiết phải mang theo trước khi đi phỏng vấn.
Như vậy, để có thể thành công và có việc làm thích hợp, việc cần làm đầu tiên là sự
chuẩn bị. Khi tham dự phỏng vấn, những yếu tố cần chuẩn bị đó là:
2.1.1.Chuẩn bị hồ sơ xin việc
Hồ sơ xin việc là công cụ cung cấp thông tin đầu tiên về ứng viên tới nhà

tuyển dụng và nó phải được gửi ngay nhà tuyển dụng sau khi họ đăng tin tuyển
người. Từ hồ sơ xin việc, nhà tuyển dụng mới có cơ sở để tuyển chọn người tham
gia phỏng vấn. Về thực chất, chuẩn bị lại toàn bộ hồ sơ không phải là việc làm sau
khi ứng viên được gọi phỏng vấn. Đối với một buổi phỏng vấn tuyển dụng, chuẩn
bị hồ sơ xin việc chỉ có nghĩa là việc ứng viên cần xem lại các giấy tờ, hồ sơ mình
đã gửi tới nhfa tuyển dụng trước đó hoặc chuẩn bị hồ sơ gốc để mang tới buổi
phỏng vấn nhằm làm rõ yêu cầu của nơi tuyển dụng. Tuy nhiên, trong bài viết này,
chúng tôi vẫn đề cập đến việc chuẩn bị một hồ sơ xin việc ngay khi các bạn sinh
viên có ý định xin vào một vị trí công việc nào đó để phục vụ tốt hơn cho quá trình
xin việc của các bạn.
11
Hồ sơ xin việc thường là một mẫu được quy định chung hoặc là mẫu riêng
của từng đơn vị tuyển dụng. Nó bao gồm các giấy tờ như: đơn xin việc; bản sơ yếu
lý lịch; các văn bằng chứng chỉ; giấy khám sức khỏe; giấy khai sinh; sổ hộ khẩu;
giấy photocopy chứng minh thư nhân dân; thư giới thiệu của công ty hoặc của
người có uy tín….
Hồ sơ xin việc là một mẫu được định sẵn, do đó nó khá khô khan,
cứng nhắc mà khi nhìn qua có thể kết luận hầu hết tất cả các hồ sơ đều như nhau.
Trong khi đó, đối với mỗi một ví trí tuyển dụng có thể có hàng trăm hồ sơ xin việc
nhưng nhà tuyển dụng chỉ lựa chọn một số lượng vừa đủ để tiến hành phỏng vấn.
Vì vậy, câu hỏi lớn nhất khi làm hồ sơ đăng ký tuyển dụng vào một ví trí nào đó
của chúng ta khi đi xin việc thường là: Làm sao mình có thể lọt qua vòng thẩm
định hồ sơ?”. Đây là một việc khó, đặc biệt là đối với những vị trí quan trọng, có
nhiều ứng cử viên tham gia. Tuy nhiên, việc này sẽ trở nên dễ dàng nếu ứng viên
có thể làm nổi bật được con người và năng lực của mình một cách rõ nét thông qua
các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ xin việc.
a. Đơn xin việc.
Đây là văn bản phải có trong mọi hồ sơ xin việc. Nó có vai trò quan
trọng trong hồ sơ vì thông qua đơn xin việc, người xin việc có thể khẳng định trình
độ, sự phù hợp của mình đối với vị trí được tuyển dụng khiến nhà tuyển dụng xem

xét hồ sơ của mình kỹ hơn. Tuy nhiên, điều này chỉ đúng khi chúng ta tự xây dựng
cho mình một đơn xin việc riêng mà không theo mẫu cơ bản có trong một hồ sơ.
- Về hình thức.
Đơn xin việc sử dụng giấy A4, căn chỉnh lề cân đối; sử dụng font chữ Times
New Roman hoặc Arial; VN Time. Đơn không sử dụng quá nhiều cỡ chữ, kiểu chữ,
và các cỡ chữ không quá chênh lệch nhau. Tên nhà tuyển dụng, họ và tên người
xin việc nên viết hoa để thể hiện sự quan tâm và tôn trọng. Đơn xin việc có thể viết
tay hoặc đánh máy, tùy thuộc vào yêu cầu của nhà tuyển dụng. Nội dung đơn nên
trình bày ngắn gọn, rõ ràng, đẹp mắt, dể hiểu, tránh sử dụng văn nói mà nên sử
dụng văn phong hành chính với ngôn ngữ nhẹ nhàng, giản dị, chân thật. Phải chấm
ngắt câu một cách phù hợp, các đoạn văn phải ngắt xuống dòng, không nên viết
một đoạn văn quá dài, gây sự khó chịu cho người đọc mà nên tạo thành nhiều đoạn
nhỏ trên một mặt giấy.
12
- Về nội dung:
Đơn xin việc cần thể hiện được đầy đủ các yếu tố sau:Thông tin cá nhân gồm:
họ và tên; ngày, tháng, năm sinh của người đi xin việc.
+ Đoạn mở đầu: Trình bày sơ lược về sự tìm hiểu của bạn về công ty và lý do tại
sao bạn muốn được tuyển dụng vào cơ quan và vị trí tuyển dụng.
+ Đoạn nội dung chính: Người đi xin việc nên trình bày những khả năng của
mình phù hợp với vị trí tuyển dụng, cần nên nêu rõ những công việc cụ thể mà ứng
cử viên có thể đảm trách, những công việc mà mình muốn làm và quan tâm. Đặc
biệt cần làm nổi bật những kinh nghiệm, phẩm chất và kết quả làm việc đối với
những công việc đã từng làm hay những thành tích học tập mà mình đã đạt được
trong trường học đối với những sinh viên đã và mới ra trường.
+ Đoạn thông tin bổ sung: đây là phần trình bày lý do vì sao ứng cử viên thích
vị trí công việc ở đơn vị đang tuyển dụng và một số lời hứa hẹn chân thành bày tỏ
sự mong muốn đóng góp khả năng của mình cho nhà tuyển dụng.
Thay vào mẫu đơn xin việc có sẵn, người xin việc nên thiết kế và xây dựng
một đơn xin việc riêng để thu hút được sự chú ý của nhà tuyển dụng đối với bộ hồ

sơ của mình giữa rất nhiều hồ sơ xin việc khác.
b. Bản sơ yếu lý lịch.
Bản sơ yếu lý lịch là sự tự giới thiệu về bản thân mà thông qua nó ứng cử
viên có thể phản ánh được nhân cách, kinh nghiệm, kỹ năng của mình đối với vị trí
tuyển dụng. Vì vậy, người đi xin việc cần viết thật kỹ lưỡng; đúng dấu chính tả;
chữ viết rõ ràng; trình bày thông tin đầy đủ, ngắn gọn, súc tích và sử dụng ngôi
xưng hô phù hợp.
Trên thực tế hiện nay, hầu hết những người đi xin việc thường sử dụng bản
sơ yếu lý lịch có sẵn trong hồ sơ xin việc. Bản sơ yếu lý lịch tự thuật này đã khái
quát được hầu hết những thông tin mà ứng cử viên cần cung cấp. Tuy nhiên, ở một
số mục quan trong như: quá trình hoạt động của bản thân; khen thưởng và kỷ luật
thì diện tích quá nhỏ khiến ứng cử viên khó có thể viết chi tiết quá trình hoạt động
và những thành tích mà mình đã đạt được. Vì vậy, nếu muốn tạo được ấn tượng
hơn với nhà tuyển dụng dụng bạn nên viết một bản kê khai chi tiết quá trình hoạt
động và những thành tích, kỷ luật của bản thân thành một bản riêng, để kẹp chung
trong bản sơ yếu lý lịch đã viết. Việc làm này sẽ khiến khả năng trúng tuyển của
13
ứng cử viên sẽ cao hơn rất nhiều so với những hồ sơ viết sơ sài không đầy đủ và
qua loa.
Trong phần quá trình hoạt động của bản thân, nếu người xin việc là sinh viên
mới ra trường hay người chưa từng đi làm việc thì cần nêu quá trình sinh sống, hoạt
động và học tập cùng những thành tích đã đạt được của bản thân. Ngược lại, nếu là
người đã từng đi làm thì cần nêu thêm công việc đã làm là gì? Ở cơ quan nào? Kết
quả làm việc và thời gian làm việc? Khi trình bày phần này, cần trình bày những
kinh nghiệm và những đặc điểm nổi bật của mình, đặc biệt là những điểm mạnh mà
vị trí tuyển dụng dụng cần có, nhà tuyển dụng tuyển dụng quan tâm. Đối với phần
khen thưởng, người xin việc cần nêu cụ thể, rõ ràng và đầy đủ, vì những những
thông tin này là minh chứng cho những thành tích mà mình đã đạt được, điều đó
tạo nên sự tin tưởng từ phía nhà tuyển dụng.
c. Văn bằng, chứng chỉ có sức thuyết phục.

Văn bằng, chứng chỉ có vai trò quan trọng trong hồ sơ xin việc vì
thông qua đó nhà tuyển dụng có thể xác nhận các thông tin liên quan đến trình độ
học vấn của ứng cử viên. Xem ứng cử viên đã được đào tạo những gì, trình độ tới
đâu, kết quả học tập ra sao để có thể đánh giá sự phù hợp của vị trí được tuyển
dụng. Vì vậy, ứng cử viên cần photocopy mỗi loại chứng chỉ có liên quan đến yêu
cầu công việc và cho vào hồ sơ, không cho các chứng chỉ không cần thiết vào. Đặc
biệt, ứng cử viên không nên làm giả hoặc mua các chứng chỉ, bằng cấp giả để cho
vào hồ sơ vì nếu bị phát hiện ứng cử viên sẽ bị loại, ngay cả khi đã được tuyển
dụng, không những thế điều này còn có thể gây khó khăn cho quá trình xin việc của
ứng cử viên sau này.
Ví dụ: Đối với vị trí văn thư, thì một bộ hồ sơ ứng cử viên cần có các văn
bằng, chứng chỉ sau:
1. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.
2. Nghiệp vụ hành chính văn phòng.
3. Tin hoc.
4. Anh văn.
5. Kế toàn.
6. Lễ tân văn phòng.
14
d. Thư giới thiệu của công ty hoặc của người có uy tín.
Thư giới thiệu của công ty mà ứng cử viên đã từng làm việc hoặc của người
có uy tín được nhiều người biết đến là bằng chứng xác thực chứng minh khả năng
của ứng cử viên. Văn bản này sẽ giúp ứng cử viên rất nhiều trong vòng xét tuyển
hồ sơ cũng như cả phần phỏng vấn tuyển dụng. Tuy nhiên, đối với thư giới thiệu
của công ty cũ hay là thư xác nhận năng lực làm viêc thì ứng cử viên có để trong
túi hồ sơ. Nhưng nếu là thư giới thiệu thì có thể để trong hồ sơ hoặc có thể gửi đi
trước khi nộp hồ sơ để nhà tuyển dụng có thể xác minh nó trước khi gọi ứng cử
viên tới phỏng vấn.
e. Giấy khám sức khỏe.
Giấy khám sức khỏe thể hiện tình hình thể lực và sức khỏe của ứng cử viên,

vì thế hầu hết mọi nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng cử viên nộp giấy tờ này. Hiện
nay, có không ít người đi xin việc mua giấy khám sức khỏe giả mà không đi khám
theo yêu cầu. Điều này rất nguy hiểm, đặc biệt là đối với những vị trí có khối lượng
công việc nhiều, phải vận động hay áp lực công việc quá lớn…Do đó trước hoặc
khi làm hồ sơ xin việc, người xin viêc cần đi khám sức khoẻ để có thể chắc chắn
mình phù hợp với công việc đang ứng tuyển.
Ngoài những giấy tờ trên, trong hồ sơ xin việc cần có bản sao sổ hộ khẩu
hoặc giấy tạm trú và giấy photocopy chứng minh thư nhân dân có công chứng của
cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Những giấy tờ này sẽ giúp nhà tuyển dụng xác
định được quê quán và các thông tin khác một cách chính xác để có thể tin tưởng
ứng cử viên trước khi phỏng vấn tuyển dụng vào một vị trí của cơ quan, đặc biệt là
những vị trí có vai trò quan trọng.
f. Những điều cần lưu ý khi nộp hồ sơ xin việc
Khi hoàn thiện hồ sơ, chúng ta nên nên sử dụng kẹp giấy mới để kẹp tất cả
tài liệu bên trong hồ sơ, tránh mất mát các giấy tờ bên trong,
Cách viết bìa hồ sơ: Cách viết các thông tin này rất quan trọng vì nó là bộ
mặt hồ sơ xin việc của ứng cử viên.Do đó cần phải trình bày sạch sẽ, rõ ràng, chi
tiết và đầy đủ các mục thông tin về: họ và tên; ngày sinh; địa chỉ; điện thoại và các
giấy tờ có trong hồ sơ.
Khi nộp hồ sơ, nếu cơ quan tuyển dụng có địa chỉ ở gần nơi ứng cử viên sinh
sống, ứng cử viên có phương tiện đi lại thuận tiện thì nên gửi trực tiếp hồ sơ tới cơ
15
quan để thể hiện sự mong mỏi và nhiệt huyết của mình đối với vị trí được tuyển
dụng, song cần bảo vệ hồ sơ an toàn, tránh để bị hư hỏng, rách nát và dính vết bẩn.
Nếu không thể gửi trực tiếp ứng cử viên có thể gửi qua đường bưu điện và ghi rõ
ràng, chính xác địa chỉ cơ quan ứng tuyển. Sau khi gửi hồ sơ, để tránh những sự có
thể xảy ra trong quá trình giao nhận hồ sơ, ứng cử viên có thể gọi điện thoại để
chắc chắn hồ sơ của mình đã tới nhà tuyển dụng.
2.1.2.Chuẩn bị thông tin liên quan đến công việc, nhà tuyển dụng và bản thân
Đối với người xin việc, lời mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng chính là

thành công đầu tiên trong quá trình xin việc. Song để có thể giành chiến thắng cuối
cùng và ngồi vào vị trí đã ứng tuyển thì ứng cử viên cần chuẩn bị các thông tin liên
quan đến công việc và nhà tuyển dụng tuyển dụng để củng cố cho mình một hành
trang tốt nhất.
a. Nghiên cứu về công việc dự tuyển
Thông qua những mô tả và yêu cầu công việc trong thông báo tuyển
dụng, ứng cử viên đã hiểu được phần nào những việc mà mình phải làm, song nó
vẫn chung chung và chưa cụ thể. Vì vậy, để có thể hiểu rõ hơn, người xin việc cần
tìm hiểu về nó thông qua mạng internet, website trực tuyến của công ty, gọi điện
thoại hay email trực tếp đến cơ quan hoặc thông qua những người quen biết trong
cơ quan….Để trên cơ sở những thông tin đó, ứng cử viên sẽ trả lời được các câu
hỏi: yêu cầu đối với vị trí tuyển dụng có phù hợp với trình độ chuyên môn, sở thích
hay sức khỏe của mình hay không? Điểm mạnh nhất của ứng cử viên trong các yêu
cầu đưa ra là gì? Làm thế nào để chứng minh khả năng đó cho nhà tuyển dụng? Vị
trí công việc có khả năng thăng tiến hay không? Những lợi ích cũng như tác hại
mà công việc đó có thể mang lại?
Trên thực tế, khi làm hồ sơ xin việc, người xin việc cần tìm hiểu công
việc mà mình ứng tuyển là gì, sau đó mới tiến hành làm hồ sơ xin việc. Tuy nhiên,
để có thể chắc chắn rằng mình đã hiểu rõ công việc ứng tuyển trước nhà tuyển dụng
và chuẩn bị tốt những kỹ năng cần thiết khi đi phỏng vấn thì ứng cử viên cần phải
tìm hiểu thật kỹ công việc đó. Hơn nữa, có thể ứng cử viên có rất nhiều sự lựa chọn
16
về công việc trong cùng một lúc,việc tìm hiểu kỹ từng công việc mà mình ứng
tuyển sẽ giúp ứng cử viên lựa chọn công việc phù hợp nhất.
b. Nghiên cứu về nhà tuyển dụng.
Trong phỏng vấn, nhà tuyển dụng luôn mong muốn ứng viên tìm hiểu về
công ty họ. Điều này không có nghĩa là họ sẽ hỏi những câu hỏi khó để xem ứng
viên có tìm hiểu không, mà họ chỉ muốn biết người xin việc có nhiệt tình, quan tâm
đến công việc và công ty của họ hay không? Để có thẻ tìm được những thông tin
hữu ích, ứng viên nên xem các quảng cáo, tạp chí, website công ty hoặc gọi điện,

gửi email đến công ty tuyển dụng. Khi nghiên cứu về nhfa tuyển dụng, chúng ta
nên tìm hiểu những thông tin như:
Về lĩnh vực hoạt động: Tìm hiểu cơ quan hoạt động trong lĩnh vực gì? Sản
xuất, kinh doanh hay dịch vụ…sẽ giúp cho ứng cử viên biết được công việc tương
lai của mình
Ví dụ: đối với vị trí tuyển dụng là chuyên viên lưu trữ tại Bộ Xây dựng. Đối
tượng mà ứng cử viên sẽ làm việc trực tiếp trong tương lai đó là các loại hình tài
liệu lưu trữ như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe
nhìn…trong đó tài liệu khoa học – kỹ thuật là chủ yếu.
Về văn hóa cơ quan: Mỗi cơ quan, tổ chức hoạt động trong một ngành nghề,
lĩnh vực khác nhau sẽ xây dựng nên một môi trường văn hóa riêng. Vì vậy việc tìm
hiểu những quy tắc ứng xử, trang phục, giờ làm việc của cơ quan ứng tuyển sẽ giúp
ứng cử viên có thể xác định sự phù hợp với văn hóa cơ quan, cũng như để chuẩn bị
trang phục, cách giao tiếp sao cho phù hợp trong buổi phỏng vấn. Làm như vậy,
ứng cử viên sẽ nhận mình là người dễ dàng thích nghi với văn hóa cơ quan, đồng
nghiệp, tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng.
Về cơ cấu tổ chưc: Việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức của cơ quan sẽ cho ứng cử
viên biết được loại hình hoạt động, quy mô tổ chức; các vị trí chủ chốt; các bộ phận
và mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau…Qua đó, ứng cử viên có thể xác định
được vị trí của mình thuộc phòng ban nào, ai là cấp trên, cấp dưới của mình cũng
như khả năng thăng tiến trong tương lai
17
Về người tiến hành phỏng vấn: Thường việc phỏng vấn ứng cử viên sẽ do
người có chuyên môn, nghiệp vụ về vị trí tuyển dụng và cán bộ phòng nhân sự cơ
quan thực hiện, do đó để xác định họ là ai không phải là việc khó. Thông qua việc
tận dụng mọi mối quan hệ của ứng cử viên để tìm hiểu về vị trí của họ trong cơ
quan, tính cách, con người, thâm niên, lĩnh vực chuyên môn, bằng cấp, độ tuổi của
họ. Những thông tin này sẽ giúp ứng cử viên chuẩn bị một tâm lý sẵn sàng, một
phong cách phù hợp khi giao tiếp và trả lời những câu hỏi của nhà tuyển dụng. Nếu
việc tìm hiểu các thông tin này gặp khó khăn, thì ứng cử viên không nên lo lắng vì

mọi nhà tuyển dụng đều mong muốn tìm được người phù hợp với vị trí tuyển dụng,
họ sẽ không ngần ngại tạo cơ hội cho ứng cử viên có cơ hội được thể hiện bản thân
mình. .
2.1.3.Chuẩn bị trả lời các câu hỏi và bài kiểm tra của nhà tuyển dụng
Trả lời các câu hỏi và bài kiểm tra của nhà tuyển dụng luôn khiến cho các
ứng cử viên lo lắng nhất. Do đó để hạn chế tối đa những sai lầm có thể xảy ra trong
buổi phỏng vấn, các ứng cử viên nên dự đoán và chuẩn bị trước các câu hỏi và bài
kiểm tra sẽ đưa ra, trên cơ sở những thông tin về bản thân, công việc và nhà tuyển
dụng đã tìm hiểu được.
a. Chuẩn bị trả lời các câu hỏi của nhà tuyển dụng
Mỗi cơ quan làm việc trong những lĩnh vực riêng song theo mô típ chung,
các nhà tuyển dụng thường đưa ra các câu hỏi như:
1. Bạn hãy giới thiều về bản thân mình?
2. Bạn biết gì về công ty chúng tôi?
3. Tại sao bạn nghỉ việc tại công ty cũ và chọn công việc này?
4. Bạn đã học được gì từ công việc cũ?
5. Bạn đã bao giờ nghi ngờ khả năng hay quyết định của mình
chưa?
6. Bạn thích làm việc một mình, làm chung phòng hay làm với
nhiều người tại một khu vực chung?
7. Bạn đã từng vào thăm trang web của công ty chúng tôi bao giờ
chưa. Hãy đưa ra một vài nhận xét – bạn thích điểm gì, không thích điểm gì
về trang web?
8. Mục tiêu tương lai của bạn là gì?
18
9. ……
Để chuẩn bị cho những câu hỏi này, hãy tùy thuộc vào vị trí công việc, ứng
cử viên cần gạch những ý quan trọng nhất và lần lượt trả lời. Không nên viết câu
trả lời trước bằng cả một đoạn văn, vì nó rất máy móc và khiến ứng viên không thể
nhớ được khi tiến hành phỏng vấn thật. Hãy để sự sáng tạo của mình biến những

gạch đầu dòng thành một câu trả lời hoàn hảo.
Ví dụ: Đối với vị trí tuyển dụng là văn thư cơ quan, nhà tuyển dụng có thể
hỏi ứng cử viên những câu hỏi sau:
1. Bạn đã từng làm công tác văn thư ở cơ quan nào chưa?
2. Bạn rút ra được kinh nghiệm gì khi làm công tác văn thư ở cơ
quan cũ?
3. Theo bạn những đức tính cần có của người làm công tác văn thư
là gì?
4. Nếu được nhận làm cán bộ văn thư cơ quan bạn sẽ làm được gì
cho công ty chúng tôi?
5. …….
b. Chuẩn bị trả lời các bài kiểm tra của nhà tuyển dụng
Các bài kiểm tra của nhà tuyển dụng tuyển dụng thường liên quan đến chỉ số
thông mình(IQ); chỉ số cảm xúc; trình độ ngoại ngữ và trình độ chuyên môn.
Bài kiểm tra về chỉ số thông minh(IQ). Bài kiểm tra này sẽ đánh giá tổng
quát năng lực của ứng cử viên về tất cả các mặt và thông qua nó, nhà tuyển dụng sẽ
phán đoán sự nhanh trí, khả năng phân tích, tính toán của ứng cử viên. Các câu hỏi
được sử dụng thường là các câu hỏi đố mẹo, các con số mà khi đọc, nhìn qua ứng
cử viên sẽ thấy rất đơn giản. Nhưng nếu không cẩn trọng nhận biết được tính logic,
quy luật của vấn đề, ,…thì ứng cử viên sẽ thất bại. Ví dụ: Đối với câu hỏi: “Có bao
nhiêu cách để bạn đi từ nhà mình tới công ty chúng tôi?”. Khi được hỏi câu hỏi
này, chắc chắn ứng cử viên sẽ nghĩ tới ngay con đường mà hôm nay mình đã đi,
song đây là một câu hỏi mẹo: “ có bao nhiêu cách” – có vô số. Con đường mà ứng
cử viên đi chỉ là một trong rất nhiều con đường có thể đi. Do vậy, hãy suy nghĩ cẩn
trọng đối với những câu hỏi mà nhà tuyển dụng hỏi trước khi đưa ra đáp án cuối
cùng.
19
Bài kiểm tra về chỉ số cảm xúc: Bài kiểm tra này sẽ giúp nhà tuyển dụng
đáng giá khả năng xử lý tình huống, khả năng giao tiếp,tính cách của ứng viên xem
có phù hợp với vị trí được tuyển dụng hay không. Bài kiểm tra này thường được

cho dưới dạng hình thức trắc nghiệm để ứng cử viên có thể lựa chọn và đáp án của
ứng cử viên sẽ nói lên tính cách của mình. Đối với những câu hỏi này ứng cử viên
chỉ cần thành thật trả lời theo những gì mình nghĩ để bộc lộ bản thân cho nhà tuyển
dụng biết.
Ví dụ: Đối với vị trí văn thư cơ quan: “ Khi cán bộ phòng nhân sự đưa cho
bạn một văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo để xin dấu phát hành, nhưng bạn phát
hiện văn bản đã kỹ sai thể thức đề ký và yêu cầu người nhân viên đó làm lại mà
người nhân viên không đồng ý lại còn nổi cáu. Trong trường hợp này bạn sẽ giải
quyết như thế nào?
1. Nhẹ nhàng giải thích rõ cho họ hiểu.
2. Báo cáo lên cấp trên.
3. Tranh cãi với họ.
Bài kiểm tra tiếng anh: Bài kiểm tra tiếng anh là thử thách lớn đối với các
ứng viên, bởi hầu hết người lao động ở nước ta có trình độ tiếng anh thấp. Hơn nữa,
những câu hỏi tiếng anh thường có kiến thức sâu rộng, liên quan đến nhiều lĩnh vực
như: kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa, thể thao….Vì vậy, để có thể trả lời được
những câu hỏi này đòi hỏi ứng cử viên phải có trình độ tiếng anh nhất định, đồng
thời phải có hiểu biết về nhiều mặt, luôn nắm và cập nhật những tin tức nổi bật,
quan trọng trong cuộc sống.
Bài kiểm tra trình độ chuyên môn: Tùy vào yêu cầu công việc mà nhà
tuyển dụng sẽ chuẩn bị các câu hỏi liên quan đến trình độ chuyên môn khác nhau.
Song các câu hỏi thường dưới dạng một câu hỏi nhỏ trong một vấn đề lớn, đòi hỏi
ứng cử viên phải phân tích và làm rõ được vấn đề. Khi trả lời các câu hỏi này, ứng
cử viên cần xây dựng luận điểm, luận cứ rõ ràng, sử dụng ví dụ để chứng minh,
không nên viết dài, lan man. Vì việc trả lời những câu hỏi này rất quan trọng, nó
chính là cơ sở để nhà tuyển dụng đáng giá được thực chất trình độ, sự hiểu biết của
ứng cử viên, đánh giá xem ứng cử viên có thể đáp ứng được yêu cầu công việc hay
không.
20
Tóm lại, trả lời được các câu hỏi và bài kiểm tra của nhà tuyển dụng sẽ quyết

định lớn tới khả năng thành công trong phỏng vấn tuyển dụng của ứng cử viên. Vì
vậy, ứng cử viên cần cố gắng để chuẩn bị thật tốt và phải biết rằng: “ nhà tuyển
dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp luôn tìm cách để làm mọi việc tốt nhất những
tiết kiệm chi phí nhất”.
2.1.4.Chuẩn bị các câu hỏi cho nhà tuyển dụng
Phỏng vấn tuyển dụng là cuộc trao đổi qua lại giữa nhà tuyển dụng và ứng cử
viên, vì vậy nếu một ứng cử viên chỉ lắng nghe và trả lời lần lượt các câu hỏi phỏng
vấn sẽ bị đánh giá là không có gì nổi bật. Trong khi đó, nhà tuyển dụng lại không
ngần ngại tạo cơ hội để ứng cử viên đưa ra những câu hỏi với mình, do đó ứng cử
viên nên và có quyền đưa ra những câu hỏi cho nhà tuyển dụng.
Việc đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng ngoài mục đích giúp ứng viên thu thập
thêm những thông tin cần thiết còn làm cho nhà tuyển dụng có thêm ấn tượng về
họ. Chính vì vậy, ững viên có thể đặt những câu hỏi về những nội dung khác nhau
như cơ cấu tổ chức, bộ máy, chương trình hoạt động của công ty.
Ví dụ :
1. Ngoài những đồng nghệp cùng phòng, tôi sẽ làm việc với những
ai?
2. Thách thức lớn nhất mà tôi sẽ gặp phải ở vị trí này là gì?
3. Để giúp tôi hiểu rõ hơn về công việc, xin ông/ bà cho biết trách
nhiệm, thành công cà cả khuyết điểm của người đã đảm trách công việc này
trước đây?
4. Ai sẽ là người đánh giá năng lực và kết quả làm việc của tôi?
2.1.5.Một số chuẩn bị khác
a. Chuẩn bị trang phục
Ấn tượng đầu tiên không phải là tất cả nhưng rất quan trọng vì nó sẽ quyết
định rất lớn tới thiện cảm của người phỏng vấn tuyển dụng, vì vậy ứng cử viên cần
chuẩn bị một bộ trang phục phù hợp, dựa trên văn hóa của cơ quan, lĩnh vực hoạt
21