Xây dựng phần mềm quản lý thư viện
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.19 MB, 65 trang )
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
MỤC LC
chơng1. khái quát về hệ thống thông tin quản lý và
cơ sở dữ liệu 6
1.1. Khái quát về hệ thống thông tin quản lý.....................................6
1.1.1. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý.............................6
1.1.2. Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin.....................6
1.1.2.1. Các dữ liệu.............................................................................6
1.1.2.2. Các xử lý................................................................................6
1.1.3. yêu cầu đối với hệ thống thông tin quản lý...........................7
1.1.4. Sơ lợc các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý............7
1.2. cơ sở dữ liệu....................................................................................................7
1.2.1. Những khái niệm cơ bản......................................................7
1.2.1.1. Kiến trúc của một hệ cơ sở dữ liệu.........................................7
1.2.1.2. Các khung nhìn (view)...........................................................8
1.2.1.3. Lợc đồ (Scheme)....................................................................8
1.2.1.4. Lợc đồ khái niệm và mô hình dữ liệu.....................................8
1.2.1.5. Tính độc lập dữ liệu................................................................8
1.2.1.6. Các phép tính trên cơ sở dữ liệu quan hệ........................8
1.3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQT CSDL).................................................. 9
1.3.1. Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu...............................9
1.3.2. Một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng hiện nay..........9
1.3.2.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro............................................9
1.3.2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access..........................................10
1.3.2.3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server...................................10
chơng 2. khảo sát hệ thống 11
2.1. Tổng quan tài liệu....................................................................................11
2.1.1. Phát biểu bài toán...............................................................11
2.1.2. Mục đích cơ bản của đề tài.................................................12
2.1.3. Giới thiƯu vỊ hƯ thèng tỉ chøc cđa th viƯn Hµ Nội hiện tại
..................................................................................................... 12
2.2. Khảo sát chi tiết về hệ thống............................................................ 13
2.2.1. Khảo sát chi tiêt.................................................................13
2.2.2. Đánh giá nhợc điểm hệ thống.............................................14
chơng 3. Phân tích hệ thống
15
3.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống thông tin........................15
3.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin........................................15
3.1.2. Mục tiêu của hệ thống thông tin.........................................15
3.2. Các chức năng theo nhóm của hệ thống quản lý th viện
.....................................................................................................................................16
3.2.1. Khái quát sơ đồ phân cấp của hệ thống quản lý th viện......16
3.2.2. Chi tiết các chức năng của hệ thống th viện.......................16
3.2.2.1. Chức năng quản lý sách.......................................................16
3.2.2.2. Chức năng quản lý độc giả...................................................17
3.2.2.3. Chức năng quản lý mợn trả..................................................17
3.2.2.4. Chức năng tra cứu.................................................................17
3.3. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống thông tin
quản lý th viện..................................................................................................18
3.4. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý th
viện...........................................................................................................................19
3.4.1. Sơ đồ mức khung cảnh.......................................................19
3.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Biểu đồ vật lý)...............20
3.4.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : (Biểu ®å logic)...............21
3.4.4. BiĨu ®å lng d÷ liƯu møc díi ®Ønh: (BiĨu ®å logic)..........22
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
1
Nguyễn xn Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
3.4.4.1. Biểu đồ chức năng quản lý sách...........................................22
3.4.4.2. Biểu đồ chức năng quản lý độc giả......................................23
3.4.4.3. Biểu đồ chức năng thống kê................................................24
3.4.4.4. Biểu đồ chức năng quản lý mợn trả......................................25
3.4.4.5. biểu đồ chức năng tra cứu....................................................26
3.5. Xây dựng mô hình thực thể liên kết E-R........................................26
3.5.1. Mục đích............................................................................ 26
3.5.2. Phân tách các thực thể chính trong hệ thống......................26
3.5.3. Xác định mối quan hệ giữa các thực thể.............................28
3.5.4. Mô hình tổng thể mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ
sở dữ liệu của hệ thống quản lý th viện........................................29
chơng 4. thiết kế hệ thống 30
4.1. Mục đích..........................................................................................................30
4.2. Chi tiết các phần thiết kế.....................................................................30
4.2.1. Thiết kế dữ liệu vào ra và các file dữ liệu...........................30
4.2.1.1. Dữ liệu thông tin vào............................................................30
4.2.1.2. Dữ liệu thông tin ra..............................................................31
4.2.1.3. ThiÕt kÕ nh÷ng file d÷ liƯu...................................................32
4.2.2. ThiÕt kÕ kiến trúc chơng trình và các moduls.....................35
4.2.2.1. Mô tả cụ thể các thành phần modul của hệ thống................36
4.2.2.2. Toàn bộ cấp bậc phân chia các thành phần bộ phận của hệ
thống th viện đợc biểu hiện biểu diễn nh sau....................................37
4.2.3. Lựa chọn hệ cơ sở dữ liệu...................................................39
4.3. Các form chính của chơng trình quản lý th viện.................41
4.3.1. Form cửa sổ chính..............................................................41
4.3.2. Form Login........................................................................41
4.3.3. Form quản lý độc giả.........................................................42
4.3.4. Form quản lý chủng loại....................................................43
4.3.5. Form quản lý nhà xuất bản.................................................43
4.3.6. Form quản lý tác giả...........................................................44
4.3.7. Form quản lý sách..............................................................44
4.3.8. Form cập nhập chi tiết sách................................................45
4.3.9. Form quản lý mợn trả.........................................................45
4.3.10. Form tra cứu độc giả........................................................47
4.3.11. Form tra cứu tài liệu.........................................................47
4.3.12. Form thống kê mợn trả.....................................................48
4.3.13. Form thống kê hồ sơ độc giả............................................48
4.3.14. Form báo cáo mợn trả tài liệu th viện...............................49
chơng 5. nhận xét đánh giá 50
5.1. kết luận đánh giá và phơng hớng phát triển..........................50
5.1.1. Các kết quả đạt đợc............................................................50
5.1.2. Đánh giá............................................................................. 50
5.1.3. Phơng hớng phát triển chơng trình.....................................51
Phụ lục 52
1. modul quản lý độc giả............................................................................. 52
2. modul quản lý sách.................................................................................. 59
Danh mục tài liệu tham khảo
Qun Lý Th Vin Hà Nội
5TD0345
2
67
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
LỜI NĨI ĐẦU
Trong những thập kỷ gần đây, ngành cơng nghệ thông tin đã trở
thành một ngành công nghệ mũi nhọn trên thế giới, nó phát triển một
cách nhanh chóng và có nhiều bước tiến nhảy vọt, ở Việt Nam ngành
cơng nghệ thơng tin tuy cịn non trẻ nhưng mà tốc độ phát triển khá
nhanh và đang dần được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế,
góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Mét trong những ứng dụng của cơng nghệ thơng tin đó là áp dụng
quản lý các hoạt động xã hội. Thông tin lưu giữ và biểu diễn dưới dạng số
hoá và các thuật toán. Tin học hố trong cơng tác quản lý nhằm giảm bớt
sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao,
gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên
giấy tờ như trước đây. Tin học hoỏ giỳp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh
được thất lạc giữ liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoỏ cỏc thông tin
theo nhu cầu của con người.
Với khả năng lưu trữ lớn máy tính đã thay thế hồn tồn những cuốn
từ điển đồ sộ, hơn thế nữa với tốc độ tìm kiếm rất nhanh, chính xác máy
tính đã trở thành một công cụ đắc lực giúp đỡ con người trong việc tra
cứu và tìm kiếm thơng tin đạt hiệu quả cao. Thư viện ngày càng đa dạng
về nội dung, lớn về số lượng. Nó tạo nên sự phức tạp trong cơng tác quản
lý và tra tìm tài liệu của người quản lý và độc giả. Vì vậy việc áp dụng tin
học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý thư viện là rất cần thiết, nú giỳp
cho người quản lý xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra tìm
một cách nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức không
chỉ đối với người quản lý mà cịn với cả độc giả, nhờ đó góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động của thư viện.
Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ
thông tin vào quản lý, dùa trên những hoạt động thực tiễn em đã xây dùng
phần mềm: “Quản Lý Thư Viện” với các chức năng lưu trữ, xử lý các
thông tin về tài liệu và độc giả nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của thư
viện.
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
3
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
Hệ thống quản lý sẽ được xây dựng trên ngôn ngữ VISUAL BASIC,
một ngơn ngữ lập trình đang được sử dụng rất rộng rãi. Luận Văn xây
dựng phần mềm trợ giúp Quản Lý Thư Viện được chia thành 5 chương và
1 phụ lục chương trình.
CHƯƠNG 1: Khái qt hệ thống thơng tin quản lý và cơ sở dữ liệu
Chương này giới thiệu các đặc điểm và thành phần hợp thành của hệ
thống tổ chức thông tin.
CHƯƠNG 2: Khảo sát hệ thống trợ giúp quản lý sách và độc giả
thư viện.
Chương này giới thiệu về hệ thống tổ chức quản lý sách và độc giả
của thư viện, đưa ra những đánh giá về hệ thống quản lý hiện tại từ đó
mới đưa ra những chức năng và yêu cầu đối với hệ thống mới.
CHƯƠNG 3: Phân tích hệ thống quản lý thư viện.
Từ việc giới thiệu hoạt động quản lý thực tại và nhu cầu nâng cấp
hoạt động của thư viện, chương này sẽ thiết kế xây dựng biểu đồ phân
cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu và mơ hình thực thể liên kết E-R
cho hệ thống tổ chức quản lý thông tin.
CHƯƠNG 4: Thiết kế hệ thống quản lý thư viện.
Chương này sẽ thiết kế dữ liệu vào ra và các file dữ liệu của hệ
thống. Thiết kế kiến trúc chương trình và đặc tả modul của các tiến trình
xử lý.
Các form chính của các chương trình và chức năng của từng form.
CHƯƠNG 5: Kết luận và hướng phát triển
Nờu nờn cỏc đánh giá nhận xét và hướng phát triển của chương
trình.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Phần này giới thiệu một số tài liệu được sử dụng trong quá trình làm
Luận Văn.
PHỤ LỤC
Phần này giới thiệu những đoạn mã quan trọng sử dụng trong
chương trình
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
4
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CƠ SỞ
DỮ LIỆU
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.1.1. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống được tổ chức thống nhất từ
trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin. Một hệ thống quản
lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và được tổng hợp từ
dưới nờn trờn.
1.1.2. Các thành phần cơ bản của hệ thống thơng tin
1.1.2.1. Các dữ liệu
Các thơng tin có cấu trúc. Với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý
có thể rất lớn, đa dạng cả về chủng loại, về cách thức xử lý. Thông tin cấu
trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
- Luồng thơng tin vào: có thể phân loại thơng tin thành 3 loại sau:
* Thông tin cần cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu là thông
tin dùng chung cho hệ thống và Ýt bị thay đổi. Các thông tin này thường
được cập nhật và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin sau này.
* Thông tin chi tiết: Các thông tin chi tiết là loại thông tin chi tiết về
hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin thường rất lơn, cần phải xử lý
kịp thời.
* Thông tin tổng hợp: Các thông tin tổng hợp và các loại thông tin
được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường
cô đọng.
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ
thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp, từng đơn vị cụ thể.
Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm
đồng thời đảm bảo chính xác kịp thời.
1.1.2.2. Các xử lý
Là các quá trình, phương pháp, chức năng xử lý thông tin được lưu
giữ lâu dài nhưng luôn tiến triển do 2 nguồn gốc.
+ Tự nhiên tiến hoá: Thơng tin làm thay đổi tình trạng về nội bộ.
+ Tự nhiên hoạt động: Thơng tin làm thay đổi tình trạng hoạt động.
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
5
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
1.1.3. yêu cầu đối với hệ thống thông tin quản lý
Các yêu cầu thực tế của đơn vị là cần các thơng tin chính xác, kịp
thời. Các thơng tin này phải có tính thời sự để ra quyết định, nhận định
được tình trạng của đơn vị hiện tại, đề ra xu hướng phát triển của đơn vị,
giải quyết những khó khăn vướng mắc khi gặp phải. Trong quá trình phát
triển của đơn vị, hệ thống thông tin quản lý phải được kiểm chứng tính
đúng đắn, khoa học, đồng thời hệ thống phải ln được hồn thiện, điều
chỉnh phù hợp. Các thơng tin đầu ra hệ thống phải đảm bảo tính mục tiêu,
rõ ràng, chuẩn xác, đầy đủ và đáp ứng được các yêu cầu.
1.1.4. Sơ lược các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cần phải thực hiện các
bước cơ bản sau:
- Khảo sát và phân tích yêu cầu, đặt ra bài tốn quản lý.
- Phân tích hệ thống
- Thiết kế và cài đặt thử nghiệm chương trình
- Hồn chỉnh hệ thống
1.2. CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.2.1. Những khái niệm cơ bản
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có quan hệ với nhau được lưu
trữ trong máy tính theo mét quy định nào đó. Các khách hàng có thể dễ
dàng cập nhật dữ liệu của mình vào máy tính, lưu trữ, tìm kiếm và khai
thác chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu của mình.
Các cơ sở dữ liệu được tập hợp thành tập tin dữ liệu để dễ dàng cho
việc quản lý và khai thác. Một tập tin dữ liệu gồm các mẫu tin chứa thông
tin về một loại đối tượng nào đó. Bộ chương trình có thể xử lý, tác động
thay đổi dữ liệu gọi là Hệ quản trị dữ liệu. Hệ quản trị dữ liệu có chức
năng rất quan trọng nh là một diễn dịch với ngơn ngữ bậc cao nhằm giúp
cho ngưũi sử dụng có thể sử dụng được hệ thống.
1.2.1.1. Kiến trúc của một hệ cơ sở dữ liệu
Một cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập các tệp dữ liệu tổ chức theo một
cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp nh đĩa, băng từ.
Cơ sở dữ liệu mức khái niệm là một sự biểu diễn trừu tượng của cơ
sở dữ liệu vật lý.
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
6
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
1.2.1.2. Các khung nhìn (view)
Là cách nhìn, là quan niệm của từng người sử dụng đối với cơ sở dữ
liệu mức khái niệm. Tuy nhiên sự khác nhau giữa khung nhìn và mức
khái niệm thực chất là khơng lớn.
Ngêi sư dơng 1
Ngêi sư dơng 2
………………
…
Ngêi sư dơng n
View 1
Csdl
møc
kh¸i
niƯm
View 2
CSDL
møc vËt
lý
View…
.
View n
Kiến trúc một cơ sở dữ liệu
1.2.1.3. Lc (Scheme)
B khung”nờu trờn bao gồm một số danh mục, hoặc chỉ tiêu, hoặc
một số kiểu cách thực tế có thể có mối quan hệ nào đó với nhau. Theo
kiến trúc trên ta có lược đồ:
+ Lược đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu.
+ Lược đồ vật lý là bộ khung của CSDL mức vật lý
+ Lược đồ con là khung nhìn View
1.2.1.4. Lược đồ khái niệm và mơ hình dữ liệu
Lược đồ khái niệm là sự biểu diễn thế giới thực bằng một loại ngôn
ngữ phù hợp. Hiện có nhiều loại mơ hình dữ liệu, ba loại mơ hình đang sử
dụng là:
+ Mơ hình phân cấp
+ Mơ hình mạng
+ Mơ hình quan hệ
1.2.1.5. Các phép tính trên cơ sở dữ liệu quan hệ
+ Phộp chèn (Insert):Là phộp chốn thờm một bộ vào quan hệ
+ Phép loại bỏ (Delete):Là phộp xoỏ một bộ ra khỏi một quan hệ
cho trước.
+ Phép thay đổi: Dùng để thay đổi một số giá trị của một vài thuộc
tính nào đó.
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
7
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
1.3. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU (HQT CSDL)
1.3.1. Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin được tổ chức hợp lý
để có thể truy xuất nhanh khi cần sử dụng. Một HQT CSDL là một công
cụ cho phép quản lý và tương tác với các cơ sở dữ liệu.
Hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều thể hiện các chức năng sau:
- Lưu trữ dữ liệu
- Tạo ra và duy trì cấu trúc dữ liệu
- Cho phép nhiều người truy xuất đồng thời.
- Cho phép xem và xử lý các dữ liệu lưu trữ
- Cho phép nhập liệu và lưu trữ dữ liệu
- Cung cấp một cơ chế chỉ mục tiêu hiệu quả để truy cập nhanh các
dữ liệu lựa chọn.
- Cung cấp tính nhất quán giữa các bản ghi khác nhau
- Bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát bằng các quá trình sao lưu (Backup)
và phục hồi(Recovery).
Một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã được phát triển để hỗ trợ những
yêu cầu này. Những hệ thống này có thể phân loại thành các lớp sau:
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân cấp: Chứa dữ liệu trong một cấu
trúc nh cây.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ: Chứa dữ liệu ở dạng các bản ghi
và các liên kết.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ: Có lẽ là một cơ sở dữ liệu có cấu
trúc đơn giản nhất, dữ liệu được tổ chức thành bảng.
1.3.2. Một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng hiện nay
1.3.2.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro
Foxpro là một hệ thống chương trình quản lý và khai thác các tệp
CSDL, được xác định trên cơ sở của Foxpro nhưng ưu việt hơn nhiều. Tất
cả các lệnh, các hàm và các tham sỗ của Foxbase đều có mặt ở Foxpro,
song Foxpro đã xuất hiện thêm hàng loạt các hàm, các lệnh và các tham
số mới đặc biệt trong việc quản lý dữ liệu kiểu Memo. Vì vậy Foxpro có
khả năng giúp người lập trình tạo ra các tệp CSDL, kết nối, so sánh và
lập các chương trình ứng dụng dễ hiểu nhưng vẫn đạt được yêu cầu đề ra.
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
8
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
1.3.2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Access là môi trường phát triển hướng đối tượng. Cửa sổ Database
của mẫu biểu (Form), bỏo cỏo(Report), đơn thể(Module)và Macro.
Access có giao diện đồ hoạ được thiết kế kỹ càng. Công cụ Wizards cực
mạnh và người lập trình có thể dựng chỳng để tự động hố nhiều cơng
việc quan trọng. Access có đầy đủ cơng cụ và đặc tính thích hợp: Kiểm
tra cú pháp, bộ gỡ rối mạnh, biến tổng thể, biến tăng tự động và các lệnh
CSDL tiên tiến.
1.3.2.3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
SQL Server là một hệ thống CSDL quan hệ cho phép thích ứng theo
quy mơ đi từ một mạng cục bộ (LAN), nâng dần lên mạng diện rộng
(WAN). SQL Server duy trì một số tập tin CSDL cốt lõi dành cho những
ứng dụng CSDL tự tạo (Custom Application) sử dụng những ngôn ngữ
triển khai nh Visual Basic, Visual C++, hoặc dành cho những ứng dụng
nh MSWord, Excel, Access.
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
9
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
Chương 2
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1. TỔNG QUAN TÀI LIỆU
2.1.1. Phát biểu bài tốn
Trong cơng tác quản lý thư viện hiện nay đa số các trung tâm thư
viện đều sử dụng phương pháp truyền thống. Cỏc khõu quản lý độc giả,
mượn trả, thống kê, đều được thực hiện một cách thủ công nên công việc
thường được tiến hành một cách rất chậm và nhiều khi đưa ra kết quả
khơng chính xác. Các độc giả muốn tìm một đầu sách họ phải tỡm trờn
cỏc phỏch tỡm sỏch, mà đơi khi để tìm một phách cũng là một vấn đề.
Đối với nhân viên thư viện mặc dù công việc hàng ngày là tra cứu
sách nhưng họ vẫn gặp nhiều khó khăn khi tìm kiếm đối với những đầu
sách lâu ngày không được hỏi và số lượng độc giả đến đăng ký ngày càng
tăng, số phách để phục vụ bạn đọc ngày càng phong phú về chủng loại.
Khi số lượng về đầu sách và độc giả tăng thì phát sinh ra nhiều vấn đề nh
số lượng sách quá hạn và sách thất lạc sẽ khó kiểm sốt bởi lẽ cơng việc
hồn tồn bằng thủ cơng. Thống kê, kiểm tra sách, độc giả và tình hình
phục vụ bạn đọc sẽ không được tiến hành thường xuyên và chính xác mà
trong khi đó các cơng việc trên có thể được hỗ trợ bởi cơng nghệ thơng
tin.
Vấn đề đặt ra đối với hệ thống mới là phải đáp ứng được những yêu
cầu sau:
- Cập nhật và phân loại theo chủ đề có thể làm bằng máy tính cho
phép xố bỏ thay đổi thơng tin về một đầu sách dễ dàng và nhanh chóng.
- Ngay sau khi nhập sách cho in luôn ra cỏc phỏch tỡm sỏch để vẫn
tương thích với thói quen tra sách bằng phách của một số độc giả.
- Đối với khâu quản lý độc giả, chức năng cập nhật, phân loại và cấp
thẻ cũng có thể làm hồn tồn bằng chương trình máy tính.
- Quan trọng nhất vẫn là vấn đề tra cứu tài liệu và tra cứu độc giả
cần có thơng tin chính xác và tốc độ tìm kiếm nhanh, khả năng tìm kiếm
khơng hạn chế. Các thông tin kết quả của việc tra cứu phải đáp ứng được
đòi hỏi về nhu cầu chuyên môn. Đối với nhân viên thư viện, sau khi tra
cứu độc giả họ phải có được thơng tin hồ sơ độc giả, một số thông tin liên
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
10
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
quan như độc giả đú cú mượn sách quá hạn không và độc giả đú đó hết
hạn sử dụng thẻ chưa.
- Đối với công việc thống kê, kiểm tra định kỳ và lên kế hoạch, các
thông tin kết xuất bao quát và khả năng tuỳ thuộc vào yêu cầu chuyên
môn. Khi lên danh sách cần có thơng tin chính xác đầy đủ. Cơng việc
thống kê có khả năng thực hiện định kỳ theo tháng, quý, hay có thể thời
gian bất kỳ.
- Phân được quyền hạn sử dụng cho các đối tượng sử dụng chương
trình khác nhau như: thủ thư, độc giả.
Từ các yêu cầu chuyên môn trên, yêu cầu đặt ra đối với việc xử lý cụ
thể của chương trình sẽ bao gồm:
- Xử lý dữ liệu đầu vào (INPUT)
- Xử lý dữ liệu đầu ra (OUTPUT).
- Xử lý dữ liệu trung gian.
2.1.2. Mục đích cơ bản của đề tài
Hệ thống quản lý thư viện Hà Nội từ trước đến nay hồn tồn bằng
phương pháp thủ cơng, nhưng cơng tác điều hành và quản lý rất có khoa
học và tổ chức hệ thống rất tốt. Tuy vậy, hệ thống quản lý điều hành cịn
địi hỏi rất nhiều thời gian và cơng sức của những nhân viên mà vẫn
không tránh được những sai sót nhầm lẫn. Thực tế hiện nay là nhu cầu
độc giả đến thư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng,
hàng quý ngày tháng tăng do vậy nếu quản lý bằng thủ công sẽ không thể
tránh khỏi thiếu sót. Bên cạnh đó, nhu cầu của độc giả về tra cứu sách cần
nhanh chóng để nắm bắt được nội dung sách cần quan tâm, điều này các
phương pháp thủ cơng khó đáp ứng nổi.
Việc đưa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống thư viện sẽ làm
tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu tra cứu tài liệu
của độc giả. Tin học hoỏ cũn làm cho hệ thống thư viện có thể hồ nhập
vào thế giới phát triển cơng nghệ để có thể tận dụng được những thành
tựu mới nhất về công nghệ thông tin, hỗ trợ công tác quản lý và phục vụ
độc giả.
2.1.3. Giới thiệu về hệ thống tổ chức của thư viện Hà Nội.
Trong đề tài này em chọn địa điểm để khảo sát hệ thống là Thư Viện
Hà Nội. Hệ thống thư viện được chia làm 5 phũng chớnh là:
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
11
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
* Phịng địa chí
- Các thư mục, phân loại, xử lý thông tin về sách.
- Các thông tin tài liệu về Hà Nội
- Các tài liệu, sách báo phục vụ chủ trương chính sách của Đảng.
- Triển lãm trưng bày sách báo mới.
* Phòng phong trào
- Hướng dẫn nghiệp vụ, tư vấn công tác nghiệp vụ cho cơ sở.
- Nghiên cứu các tài liệu nghiệp vụ, những vấn đề chuyờn sâu.
* Phòng bổ sung
- Quản lý đầu vào của thư viện, quản lý việc mua sách báo, liên hệ
với các nhà xuất bản.
- Quan hệ với các nhà tài trợ, lên danh mục, danh sách cần bổ sung.
* Phịng hành chính tài vụ
* Phòng phục vụ
- Nhận sách báo được cấp, xử lý kỹ thuật, phân loại và xếp theo thể
loại vào vị trí cần thiết.
Đối tượng cần phục vụ là những cơng dân có nhu cầu mượn được tại
chỗ hoặc mượn về.
- Phòng này được phân chia làm phòng đọc và phòng mượn, mỗi
phũng cú những đặc thù riêng và cú cỏc quy tắc riêng.
- Những thông báo về nội quy, cấp thẻ và tổ chức các cuộc nói
chuyện về chuyên đề, giới thiệu sách mới.
2.2. KHẢO SÁT CHI TIẾT VỀ HỆ THỐNG
2.2.1. Khảo sát chi tiờt
Quá trình hoạt động của thư viện Hà Nội cũng như nhiều thư viện
khác là phục vụ người đọc dưới nhiều hình thức khác nhau: cho mượn,
đọc tại chỗ, hướng dẫn độc giả khai thác và tra cứu thơng tin sách báo có
hiệu quả.
Các tài liệu, sách báo của thư viện rất phong phú về đầu sách và
chủng loại. Một tên đầu sách có thể có nhiều bản để có thể đáp ứng được
nhu cầu của độc giả. Các tài liệu khoa học cũng có liên hệ để tham khảo.
Để giúp cho độc giả dễ dàng tra cứu chủng loại sách, mỗi tài liệu
hoặc loại sách đều được mơ tả trong một phiếu có ghi các thông tin chi
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
12
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
tiết như số nhà xuất bản (do nhà xuất bản quy định theo giấy phép xuất
bản), tờn sỏch, chủng loại, tác giả, ngôn ngữ.
Các phiếu này xếp theo vần tên tài liệu, tủ phiếu xếp theo tên tác giả,
tủ phiếu xếp theo giai đoạn, tên chủng loại hoặc nội dung.
Những cách xếp như trờn đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả
nhanh chóng tìm đến đầu sách cần quan tâm. Người mượn tuỳ theo việc
nhớ tên sỏch, tờn tác giả hoặc tên thể loại sách cần có thể chọn đúng tủ
sách nào tìm cho dễ.
Đối với độc giả khi có nhu cầu đọc mượn sách, thư viện sẽ làm thủ
tục để cấp thẻ bạn đọc độc giả để họ có quyền tra cứu thông tin trong thư
viện. Thẻ bạn đọc ở đây được quản lý theo hai loại là thẻ đọc và thẻ
mượn, mỗi thẻ có những quy định và nội quy riêng.
Trên mỗi thẻ đều có những thơng tin chi tiết về độc giả nh họ tên,
ngày sinh, mỗi thẻ sẽ có một số đăng ký duy nhất do thư viện cấp.
Bảng ghi nhận mượn trả của độc giả bao gồm các cột là: Ngày
mượn, số hiệu cuả cuốn sách mượn, tờn sỏch mượn, tình trạng lúc mượn,
ngày trả, tình trạng lúc trả, cột ký nhận.
Quá trình mượn trả sách được thư viện làm như sau:
Khi mượn sách độc giả đưa thẻ của mình và xác nhận số sách mượn,
nhân viên thư viện sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và mượn sách trong nội
quy.
Đối với thẻ đọc và thẻ mượn sẽ cú cỏc nội quy mượn sách khác
nhau.
Sau mỗi quý hoặc mỗi tháng theo quy định, thư viện sẽ tiến hành
kiểm tra để thống kê được danh sách đầu sách của thư viện, bên cạnh đó
theo dõi tình hình phục vụ độc giả.
Thư viện thường xuyên rà soát để nắm được những sách được yêu
cầu nhiều, sử dụng với tần suất cao đưa ra kho phục vụ thường xuyên,
những sách nào Ýt sử dụng sẽ cất vào kho sâu hơn. Qua quá trình kiểm
kê, bộ phận phục vụ phải báo cáo giám đốc được số người mượn, số lượt
sách phục vụ, tần suất khai thác các loại sách. Qua đó mới có thể lên kế
hoạch bổ sung sách và liờn hệ nhà xuất bản đặt thờm sỏch.
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
13
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
2.2.2. Đánh giá nhược điểm hệ thống
- Trong kiểm kê khó khăn vì số lượng sách báo rất lớn, số độc giả
luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi cịn gặp nhiều nhầm lẫn, sai
sót.
- Đối với việc tra cứu sách của độc giả cịn có nhiều khó khăn, thời
gian tỡm đỳng sỏch mất nhiều thời gian ngay cả đối với độc giả và cán bộ
thư viện. Việc quản lý thư viện nh cập nhật thông tin mới, sửa đổi thông
tin, thiết lập các biểu đồ thống kê. là khó khăn thậm chí cịn gây ra nhầm
lẫn khó có thể có khả năng khắc phục ngay được.
Chương 3
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.1. KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN
3.1.1. Khái niệm về hệ thống thơng tin
Một hệ thống thông tin bao giờ cũng cú cỏc chức năng chính sau:
* Hệ thống thơng tin đưa vào
- Dữ liệu gốc thường được ghi lại một sự kiện hay một vấn đề.
- Dạng câu hỏi thường là một yêu cầu về thông tin.
- Dạng trả lời cho lời nhắc nhở có khơng.
- Dạng lệnh ở dưới dạng ghi tệp hoặc bản ghi.
* Hệ thống thông tin xử lý
- Sắp xếp dữ liệu hay bản ghi theo một trật tự nào đó.
- Thâm nhập, ghi, sửa đổi thơng tin dữ liệu trong hệ thống.
- Tìm kiếm, tra cứu thơng tin trong hệ thống.
- Lựa chọn các thông tin theo tiêu chuẩn.
- Thao tác xử lý nhanh và chính xác.
* Hệ thống thông tin lưu trữ
- Cho phép lưu trữ thông tin theo dạng văn bản, hình ảnh, thơng tin
số hố, hoặc các thơng tin đã được mó hoỏ.
- Tính bảo mật của dữ liệu được lưu trữ
* Hệ thống thông tin ra
- Thông tin được in ra giấy dưới dạng tài liệu, dưới dạng báo cáo, ra
file hoặc ra màn hình.
- Đầu ra của hệ thống này có thể là luồng điều khiển, đầu vào của hệ
thống khác.
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
14
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
3.1.2. Mục tiêu của hệ thống thông tin
- Phải đáp ứng được những yêu cầu cho người sử dụng, hệ thống
phải dễ dàng sử dụng và có tính phổ biến cao, làm việc ổn định.
- Các chức năng của hệ thống phải xử lý nhanh và chính xác.
3.2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
3.2.1. Khái quát sơ đồ phân cấp của hệ thống quản lý thư viện
Các chức năng chính của hệ thống quản lý thư viện:
Bao gồm 5 chức năng chính:
- Quản lý sách
- Quản lý độc giả
- Quản lý mượn trả
- Tra cứu
- Thống kê
Năm chức năng chớnh trờn được phân rã thành các chức năng nhỏ
hơn ở mức hai.
(1). Quản lý sách
Chức năng quản lý nhập thông tin về sách, chức năng huỷ thông tin
sách, sửa thông tin sách và chức năng in danh sách và phách tra cứu.
(2). Quản lý độc giả
Chức năng cập nhật hồ sơ độc giả (làm thẻ), chức năng sửa hồ sơ
độc giả, huỷ bỏ hồ sơ độc giả.
(3). Quản lý mượn trả
Chức năng xử lý mượn sách, trả sỏch, tỡm sỏch, chức năng xử lý
quá hạn sách.
(4). Tra cứu
Chức năng tra cứu thông tin sách, chức năng tra cứu hồ sơ độc giả.
(5). Thống kê
3.2.2. Chi tiết các chức năng của hệ thống thư viện
3.2.2.1. Chức năng quản lý sách
Sách sau khi nhận được từ nơi cung cấp sách sẽ được chuyển vào
kho sách, nhân viên thư viện sẽ tiến hành phân loại sách theo chủng loại
và theo nội dung, đánh mã số theo chủng loại để phù hợp cho công tác
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
15
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
quản lý. Sau đó chức năng cập nhật sách sẽ nhập thông tin nội dung liên
quan đÕn sách vào cơ sở dữ liệu.
Trong trường hợp cần phải có sự hiệu chỉnh một số thơng tin về sách
do khi cập nhật có sai sót hoặc bổ sung thêm thơng tin, cán bộ thư viện
chỉ cần cung cấp mó sỏch đú để tìm tồn bộ thơng tin về sách, sửa đổi và
cập nhật lại. Trong quá trình kiểm kê và sắp xếp lại kho, một số đầu sách
khơng cịn khả năng sử dụng do hư hỏng hoặc lỗi thời khơng có nhu cầu
sử dụng của độc giả sẽ được gom lại và quyết định huỷ bỏ. Khâu cuối
cùng và quan trọng trong chức năng quản lý sách là lên danh sách đầu
sách và in ra phách tra cứu, cơng việc này hồn tồn làm bằng chương
trình máy tính nên độ tin cậy cỏc phỏch tra rất cao, cỏc phỏch tra này có
thể được thay đổi theo quy định.
3.2.2.2. Chức năng quản lý độc giả
Chức năng này hoàn toàn đơn thuần là quản lý nhân sự về độc giả có
quan hệ với thư viện. Khi có một cơng dân có nhu cầu làm thẻ, họ sẽ phải
cung cấp thông tin về bản thân cho nhân viên thư viện, thơng tin đó sẽ
qua kiểm tra sơ bộ và được cập nhật võo hồ sơ lưu trữ về độc giả. Chức
năng cập nhật sẽ cập nhật thông tin và cấp cho độc giả một thẻ bạn đọc,
trên đó có ghi số thẻ, thơng tin cá nhân, giá trị về ngày của thẻ.
Khi thẻ của độc giả khơng cịn giá trị, chức năng huỷ độc giả sẽ dựa
vào số thẻ để xố độc giả đó trong hồ sơ lưu giữ với điều kiện độc giả đú
đó trả hết sách cho thư viện. Khi có sự nhầm lẫn và sai sót trong thơng tin
độc giả, chức năng sửa đồi sẽ dựa vào số thẻ để tìm đến thơng tin về độc
giả, sửa đổi sau đó cập nhật lại vào hồ sơ
3.2.2.3. Chức năng quản lý mượn trả
Chức năng này chính là chức năng giao dịch chính của thư viện với
độc giả khi đến mượn hoặc trả sách.Trong chức năng này có chức năng
tỡm sỏch để hỗ trợ cho độc giả tỡm đỳng sỏch một cách nhanh chóng khi
có nhu cầu mượn sách. Sau khi xác nhận sách mượn, thủ thư sẽ kiểm tra
số thẻ và số sách mượn có hợp nội quy được quy định hay khơng, nếu
hợp lệ sẽ làm thủ tục mượn, thông tin về độc giả và mượn sách sẽ được
lưu giữ vào hồ sơ theo dõi mượn trả và tin biên lai cho độc giả.
Khi trả sách, thủ thư sẽ dựa vào hồ sơ theo dõi mượn trả để xác nhận
sách trả là sách đúng hạn hay sách quá hạn để tiến hành xử lý.
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
16
Nguyễn xuân Trường
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
3.2.2.4. Chức năng tra cứu
Chức năng này đáp ứng các thông tin sau:
- Thống kê tổng số sỏch cú trong thư viện.
- Thống kê theo loại sách.
- Thống kê số độc giả mượn và trả sách.
3.3. XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG HỆ THỐNG THƠNG
TIN QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Qu¶n lý th viện
Quản lý th
viện
Cập
nhật
Quản lý
độc giả
Cập
nhật
Quản lý
mợn/trả
Tra cứu
Tìm
sách
Thống
kê
TK
sách
Tra
cứu
sách
Huỷ
bỏ
Huỷ
bỏ
Mợn
sách
Sủa
đổi
Sủa
đổi
Trả
sách
TK
độc
giả
Tra
cứu
độc
giả
In
phách
In thẻ
Qun Lý Th Vin H Ni
5TD0345
Xử lý
quá hạn
17
Nguyn xuõn Trng
Biểu đồ phân cấp chức năng httt quản lý th viện
TK
Mơn
trả
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
3.4. XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
THƯ VIỆN
3.4.1. Sơ đồ mức khung cảnh
Mục đích xây dựng biểu đồ khung cảnh là để vạch ra ranh giới của
hệ thống và xem xét một cách tổng thể toàn bộ hệ thống. Biểu đồ này chỉ
ra các quan hệ chính giữa các tác nhân ngồi ra nơi cung cấp tin và nhận
thông tin đầu ra của hệ thống và một bên là chức năng chính của hệ
thống. Biểu đồ này chỉ ra được các mối quan hệ trước sau những tiến
trình xử lý, trong việc bàn giao thơng tin giữa các chức năng.
Trong biểu đồ chức năng chính l chc nng qun lý th vin, cỏc
Yêu cầu tra cứu
đặt hàng
NXB
tỏc nhõn ngoi đơn
h thng
l c gi, ngun cungBộ
cp
sỏch, ngi qun lý.
phận
Tra cứu
Nguồn
cung cấp
sách
Thông tin yêu cầu
sách
Bộ phận
Hoá đơn sách
Cập nhật
Phân loại
Sách
Quản lý
th viện
Trả lời, danh sách cung cấp
Thông tin
Độc giả
Sách
Danh sách kế hoạch dự trù
Bộ phận
Tổng hợp
Thống kê
Mợn/trả sách
Trả lời yêu cầu
Ngời quản lý
Nhận báo cáo
Báo cáo
Bộ phận
Xử lý
Mợn trả
Thông tin yêu cầu nhận báo cáo
Độc giả
Bộ phận
Cập nhật
Độc giả
Yêu cầu làm thẻ
Bản kế hoạch dự trù
Thông tin yêu cầu làm thẻ
Cấp
thẻ
Yêu cầu
trả sách
Tra cứu
3.4.2. Biu lung d
mc
nh
(Biu vt lý)
Sơ liu
đồ mức
khung
cảnh
Ngời
quản
Vic
thit
klýbiu ny nhm ch ra nhng phng tin,độc
bingiả
phỏp
thc hin cụng vic ca h thng, chỉ ra hệ thống làm việc như thế nào,
Quản Lý Th Vin H Ni
5TD0345
18
Nguyn xuõn Trng
Sách mợn
Biểu đồ luồng dữ liƯu møc ®Ønh (Møc vËt lý)
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
các luồng dữ liệu biểu thị cho các tài liệu liên quan trong lưu chuyển
thông tin của hệ thống, các chức năng của hệ thống là những bộ phận
hoạt động, điều hnh.
Thông tin yêu cầu
Danh sách đầu sách
Nguồn cung
cấp sách
Quản lý
Sách
Kho độc giả
Danh sách lên kế hoạch dự trù
Kho độc giả
Kho sách
Thống
kê
Ngời3.4.3.
quản lýBiu
Mợn trả sách
Mợn trả
Thông tin cấp
thẻ
Thông tin
báo cáo
Thông tin yêu
cầu thống kê
Quản lý
Mợn trả
Thông tin yêu cầu
làm thẻ
Quản lý
Độc giả
lung d liu mc nh : (Biu logic)
Độc giả
Tra cứu
Thông tin
Thông báo
Thông tin yêu cầu tra cứu
Kho độc giả
Kho sách
19
Qun Lý Th Vin H Ni
Nguyn xuõn Trng
5TD0345
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức lôgic)
Đại Học Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội
Khoa CNTT
3.4.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: (Biểu đồ logic)
3.4.4.1. Biu chc nng qun lý sỏch
Huỷ
sách
Gửi yêu cầu
Nguồn
cung
cấp
sách
Phân loại
Cập nhật
sách
Danh
sách đầu
sách
Nhận
thông tin
kế hoạch
Danh sách
quyết định
Kho sách
In phích,
Lên báo
cáo
Sửa đối
Thông tin
sách
Ngời quản
lý
Chc nng qun lý sỏch c phõn ró thành các chức năng con, chức
năng nhận kế hoạch từ người quản lý sẽ quyết định đẻ gửi thông tin n
Biểu đồ chức năng quản lý sách
cho chc nng sa đổi thông tin sách, chức năng huỷ thông tin sách hay
chức năng cập nhật thông tin sách. Chức năng sửa đổi thông tin sẽ lấy ra
thông tin về sách từ kho sách qua mó sỏch sửa đổi theo yêu cầu và cập
nhật lại kho sách. Tương tự chức năng huỷ sách sẽ xố bỏ tồn bộ thơng
tin về một đầu sách thơng qua mó sỏch được cung cấp. Chức năng cập
nhật sẽ nhận yêu cầu bổ sung thờm sỏch cho hệ thống, liên hệ đặt sách
với các nguồn cung cấp. Sau khi nhận sách sẽ tiến hành phân loại sách
theo chủng loại hoặc nội dung, đánh giá cho từng đầu sách và cập nhật
vào kho sách. Chức năng in phách là chức năng sẽ được hoạt động cuối
cùng sau khi các chức năng trờn đó hồn thành, chức năng này lờn cỏc
danh sách báo cáo và in cỏc phỏch tra cứu để hỗ trợ độc giả.
Quản Lý Thư Viện Hà Nội
5TD0345
20
Nguyễn xuân Trường
