Guideline Project management

HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH & QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Mã số: xx-xx-xx
Lần ban hành: 1
Lần sửa đổi: 1
Ngày có hiệu lực: 05/06/20xx
Ngày sửa đổi: 15/07/20yy
MỤC LỤC
xx-xx-xx v1/1 Trang 1/10
HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH & QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Mã số: xx-xx-xx
Lần ban hành: 1
Lần sửa đổi: 1
Ngày có hiệu lực: 05/06/20xx
Ngày sửa đổi: 15/07/20yy
1. Mục tiêu
Mục đích của hướng dẫn này quy định việc lập kế hoạch & quản trị dự án, giúp các quản trị dự án
thực hiện dễ dàng hơn.
1.1 Phạm vi áp dụng
Hướng dẫn này được áp dụng cho tất cả các dự án tại công ty.
1.2 Tài liệu liên quan
2. Nội dung
2.1. Phân loại dự án
Nhỏ Trung bình Lớn
Project size < 100 MD < 240 MD > 240 MD (hoặc <240
MD nhưng có tính
chất đặc biệt được
ban Tổng giám đốc
xác định)
Nhân lực 2-3 người 5-7 người >10 người
Loại dự án B B A
Cấp có thẩm quyền là

giám đốc dự án
Giám đốc SBU Giám đốc SBU Phó Tổng giám đốc
phụ trách trung tâm
2.2 Lập kế hoạch dự án
2.2.1 Các lưu ý
Mục đích việc lập kế hoạch là ước tính về quy mô dự án, nhân công và thời gian thực hiện của dự
án. Việc lập kế hoạch giúp cho những người quản trị dự án quản lý dự án tốt hơn thông qua việc
giám sát các hoạt động, theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn để của dự án.
Việc lập kế hoạch tốt là yếu tố cần thiết để thực hiện dự án thành công cho dù quy mô dự án là to
hay nhỏ hoặc dự án thực hiện trong thời gian dài hay ngắn. Việc lập kế hoạch nghiêm túc thể hiện
sự cam kết thực hiện dự án đúng thời hạn, có chất lượng của tất cả các bên liên quan.
Đối với các dự án có hợp đồng, Quản trị viên lập kế hoạch và duy trì tiến độ trên cơ sở pháp lý của
hợp đồng, thể hiện trong điều khoản thời hạn thực hiện, hoặc các phụ lục tiến độ triển khai. Căn
cứ để lập kế hoạch dự án và tiến độ đối với các dự án chưa có hợp đồng là quyết định tổ chức dự
án và các thông tin liên quan như các yêu cầu của khách hàng, các giải pháp được khách hàng lựa
chọn, các biên bản họp,...
Những người quản trị dự án lập kế hoạch cho toàn bộ dự án và các kế hoạch chi tiết cho các giai
đoạn (kế hoạch chi tiết có thể được tách rời khỏi kế hoạch chính). Các kế hoạch cần có các thông
xx-xx-xx v1/1 Trang 2/10
HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH & QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Mã số: xx-xx-xx
Lần ban hành: 1
Lần sửa đổi: 1
Ngày có hiệu lực: 05/06/20xx
Ngày sửa đổi: 15/07/20yy
tin: các hoạt động, người chịu trách nhiệm, khoảng thời gian thực hiện, ngày bắt đầu, ngày kết
thúc, đầu vào, đầu ra, kết quả và tình trạng của mỗi hoạt động. Kế hoạch của giai đoạn tiếp theo
phải được lập khi giai đoạn trước đã hoàn tất. Kế hoạch có thể là một phần của báo cáo giai đoạn
(milestone report).
Kế hoạch dự án có thể được thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Bất kỳ sự thay đổi nào cũng

cần phải tuân theo các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng, phải được đồng bộ thay đổi với các
kế hoạch khác và phải báo cáo lên quản lý cấp trên. Các thay đổi phải được thông báo tới các bên
liên quan, đội dự án và khách hàng. Các thay đổi lớn có ảnh hưởng lớn tới các cam kết với khách
hàng cần phải có bằng chứng được khách hàng chấp nhận.
Dự án
Công việc
Nhỏ Trung bình Lớn
Điều chỉnh chu trình
phần mềm cho dự án
Ghép các giai đoạn
trong chu trình chuẩn.
Các sản phầm được
chuyển giao 1 lần.
Ghép các giai đoạn
trong chu trình chuẩn.
Nên thiết lập chu trình
để sản phẩm chuyển
giao theo chiều tăng
dần.
Không thay đổi chu
trình chuẩn.
Bắt buộc phải thiết lập
chu trình để sản phẩm
chuyển giao theo
chiều tăng dần.
Thiết lập môi trường
dự án
Thiết lập thư mục dự
án theo quy định
Thiết lập thư mục dự

án theo quy định.
Thiết lập thư mục dự
án theo quy định, yêu
cầu việc trao đổi phức
tạp
Lập Work Breakdown
Structure
Các đầu việc được
phân rã <= 1 man-
week, bởi quản trị dự
án.
Sử dụng MS.Project
Phân rã các đầu việc
<= 1 man-week, bởi
quản trị dự án & các
nhóm liên quan.
Sử dụng MS.Project
Phân rã <= 2 man-
week đối với những
việc dài hạn, <=1
men-week đối với
nhưng công việc ngắn
hạn. Có thể kết hợp
WBS tổng thể từ các
nhóm.
Sử dụng MS.Project
Xác định các rủi ro
của dự án
Sử dụng bảng các
yếu tố rủ ro thích hợp

để đánh giá và xác
định các yếu tổ rui ro
và phương án phòng
ngừa và giảm thiểu
Sử dụng bảng các
yếu tố rủ ro thích hợp
để đánh giá và xác
định các yếu tổ rui ro
và phương án phòng
ngừa và giảm thiểu
Sử dụng bảng các
yếu tố rủ ro thích hợp
để đánh giá và xác
định các yếu tổ rui ro
và phương án phòng
ngừa và giảm thiểu
Xác định các số đo
của dự án
Thu thập các số đo cơ
bản để xử lý các issue
của dự án
Thu thập các số đo cơ
bản để xử lý các issue
của dự án
Thu thập các số đo cơ
bản để xử lý các issue
của dự án
Xác định công việc
cho các cá nhân
Không cần thiết Đa số các thành viên

sẽ đảm nhận nhiều
vai trò.
Định rõ công việc cho
những nguồn lực
quan trọng.
Cần thêm người để
tránh ảnh hưởng bởi
việc thay đổi nhân lực.
Định rõ công việc cho
những nguồn lực
quan trọng.
Xây dựng bản lịch
trình dự án.
Project schedule
Mức độ chính xác
80%
Mức độ chính xác
75%
Mức độ chính xác
70%
Hoàn thành kế hoạch Sử dụng biểu mẫu Sử dụng biểu mẫu Sử dụng biểu mẫu
xx-xx-xx v1/1 Trang 3/10
HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH & QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Mã số: xx-xx-xx
Lần ban hành: 1
Lần sửa đổi: 1
Ngày có hiệu lực: 05/06/20xx
Ngày sửa đổi: 15/07/20yy
dự án theo quy định theo quy định theo quy định
Project Manager Tham gia thực hiện

công việc như các
thành viên khách của
dự án
Tham gia thực hiện
một số công việc khác
trong dự án
Có thể chi tập trung
cho việc quản trị dự
án đối với các dự án
(10 người tham gia)
Configuration
Management
Được quản trị dự án
dự án thực hiện
Được quản trị dự án
hoặc một thành viên
dự án thực hiện.
Được quản trị dự án
hoặc một thành viên
dự án thực hiện hoặc
từ một nhóm độc lập
khác.
2.3 Xác định chỉ tiêu chất lượng
Xác định chỉ tiêu chất lượng dự án dựa theo các tài liệu: Kế hoạch chất lượng của các bộ phận,
Yêu cầu của Giám đốc dự án,QTDA, khách hàng,…
2.4 Quyết định tổ chức dự án
Quyết định tổ chức dự án do Giám đốc dự án lập là căn cứ để Quản trị dự án lấy thông tin để lập
Kế hoạch dự án.
2.5 Lập kế hoạch dự án
Kế hoạch dự án được lập khi quyết định khởi động dự án được phê duyệt.

Mẫu kế hoạch dự án là mẫu 03/09QT/PM. Không nhất thiết phải điền đầy đủ tất cả các mục trong
phiên bản đầu tiên (v1.0) nhưng những phần nào chưa điền được thông tin phải để NA. Tuy nhiên,
sau khi phiên bản đầu tiên của tài liệu Yêu cầu người sử dụng được bàn giao thì toàn bộ các mục
trong kế hoạch dự án phải được điền đầy đủ. CBCL của dự án là người chịu trách nhiệm xem xét
kế hoạch dự án để đảm bảo tất cả các thông tin cần thiết của dự án đã được điền đầy đủ.
Quản trị dự án có thể thay đổi mẫu kế hoạch dự án tuỳ theo đặc thù của dự án, nếu cần. Tuy nhiên
việc thay đổi phải được ghi nhận lại và phải được sự đồng ý của Trưởng phòng chất lượng và tuân
theo Hướng dẫn thay đổi quy trình.
Tài liệu kế hoạch dự án có thể có các phụ lục đi kèm, tuỳ theo mức độ phức tạp hoặc phạm vi của
dự án. Các mục thường xuyên có thay đổi có thể được ghi vào kế hoạch dự án như là phụ lục của
dự án để tránh các thay đổi không cần thiết tới kế hoạch.
Tuỳ thuộc vào các sự thay đổi có ảnh hướng như thế nào tới mục tiêu và các công việc của dự án,
các thay đổi có thể được kết hợp vào kế hoạch dự án theo các cách sau:
− Nếu các thay đổi là nhỏ, chúng có thể được ghi lại trong các biên bản họp, các báo
cáo hoặc các phụ lục của kế hoạch dự án, được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền
và kế hoạch dự án không cần phải lập lại.
− Nếu các thay đổi là lớn, kế hoạch dự án cần phải sửa để thể hiện các thay đổi này.
Các thay đổi được coi là lớn nếu nó có ảnh hưởng tới các mục tiêu chất lượng của
xx-xx-xx v1/1 Trang 4/10
HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH & QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Mã số: xx-xx-xx
Lần ban hành: 1
Lần sửa đổi: 1
Ngày có hiệu lực: 05/06/20xx
Ngày sửa đổi: 15/07/20yy
dự án hoặc các mốc kiểm soát chính. Các thay đổi này có thể được cập nhật khi
kết thúc một giai đoạn của dự án
Kế hoạch dự án được cập nhật:
− Để tích hợp các cam kết mới của dự án và sự thay đổi của các cam kết này
− Để tuân theo các thay đổi của quá trình

− Khi đánh giá phát hiện ra các điểm không phù hợp / không phù hợp tiềm năng
− Khi độ lệch về nhân công, về thời gian thực hiện, về các chỉ tiêu chất lượng của dự
án lớn hơn 20%
− Khi các sự sai lệch phát sinh từ phía khách hàng hoặc vì các lý do khách quan
khác.
Việc cập nhật kế hoạch dự án chỉ nên thực hiện cuối mỗi giai đoạn. .
2.6Các giai đoạn dự án
2.6.1 Giai đoạn Khởi động
Dự án được chính thức khởi động khi có Quyết định tổ chức dự án (Project Work order) của Giám
đốc Trung tâm.
Giai đoạn chuẩn bị và khởi động dự án là bắt buộc đối với mọi dự án và có các hoạt động chính
như sau:
• Xác định, xem xét và thông qua mục tiêu dự án bao gồm cả các mục tiêu chất lượng
• Xác định phương thức kiểm soát và thực hiện dự án, bao gồm: xác định tổ chức dự án,
xác định quy trình chuẩn thích hợp để thực hiện dự án, xác định phương thức, công cụ,
mẫu mã và các tiêu chuẩn sử dụng cho dự án
• Thông qua kế hoạch dự án: các giai đoạn thực hiện dự án, các mốc kiểm soát dự án,...
Sau khi hoàn tất các hoạt động trên, buổi họp khởi động dự án được tổ chức để định hướng cho
đội dự án cũng như để giới thiệu đội dự án với các bên liên quan.
2.6.2 Các giai đoạn thực hiện dự án
Các công việc, đầu vào và kết quả của mỗi hoạt động, người chịu trách nhiệm thực hiện mỗi hoạt
động và tiêu chí kết thúc cần phải được xác định rõ ràng trong tất cả các giai đoạn của dự án.
Nếu dự án được thực hiện theo hợp đồng, các giai đoạn thực hiện dự án phải được phân chia phù
hợp với các yêu cầu của hợp đồng, phù hợp với lịch trình thanh toán của hợp đồng.
Tập hợp các mốc kiểm soát của dự án phải bao gồm thời điểm kết thúc các giai đoạn thực hiện dự
án.
xx-xx-xx v1/1 Trang 5/10