Ke hoach thực hiện dự án CNTT triển khai Thư viện điện tử

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

PHẠM THÀNH ĐẠT – 16C 12 001
NGUYỄN THỊ HUỆ MINH – 16C 12 003
LÊ HỒNG DANH – 16C 12 005

ĐỒ ÁN MÔN HỌC

GV hướng dẫn: TS. Nguyễn Hải Quân

TP.HCM – 04/2017
1


MỤC LỤC
1. TỔNG QUAN DỰ ÁN ............................................................................................... 3
1.1. Giới thiệu dự án..................................................................................................... 3
1.2. Các thành phần chính của hệ thống thư viện điện tử ............................................ 3
1.3. Phân hệ người dùng và một số giao diện demo .................................................... 5
1.4. Thời gian thực hiện dự án ..................................................................................... 7
1.5. Nhân sự ................................................................................................................. 7
2. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN ........................................................................................ 8
2.1. Tiến trình phát triển dự án ..................................................................................... 8
2.2. WBS (Phân chia công việc) .................................................................................. 9
2.3. Ước lượng quy mô .............................................................................................. 10
2.4. Lên lịch biểu ........................................................................................................ 11
2.5. Quản lý rủi ro ...................................................................................................... 12
2.6. Yêu cầu phần cứng .............................................................................................. 13

3. THEO DÕI DỰ ÁN ................................................................................................. 14
4. TỔ CHỨC DỰ ÁN .................................................................................................. 14
5. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN .................................................................................. 17

2


1. TỔNG QUAN DỰ ÁN
1.1. Giới thiệu dự án
Nhận thức được vai trị thơng tin trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội
chủ nghĩa và hội nhập quốc tế, từ thực tế của thư viện truyền thống và nhu cầu của bạn
đọc cũng như chức năng nhiệm vụ của thư viện trong vai trò là trung tâm bảo quản, cung
cấp thơng tin thì việc phát triển thư viện điện tử (TVĐT) là một nhu cầu cấp bách.
Chính vì vậy, công ty chúng tôi sẽ xây dựng một hệ thống thư viện điện tử tự
động hóa các khâu nghiệp vụ của các cơ quan thông tin - thư viện.
Không những thế, hệ thống cịn đưa các trung tâm thơng tin thư viện thật sự trở
thành một trung tâm tài nguyên thông tin hoạt động theo hướng hiện đại và sẽ là nguồn
thơng tin số hố để có thể:
 Khai thác thông tin ở mọi lúc mọi nơi.
 Liên thông trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện.
1.2. Các thành phần chính của hệ thống thư viện điện tử
Hệ thống gồm 7 thành phần chính được mơ tả như hình 1.1.

Hình 1.1. Mơ tả các thành phần chính của hệ thống thư viện điện tử.
Bên cạnh đó, hệ thống cịn hỗ trợ:
1. Chuẩ n Tiế ng Việ t: Unicode TCVN 6909:2001 ở cả ba mức biể u diễ n,
lưu trữ và trao đổi.
2. Chuẩ n biên mục thư việ n: MARC21/USMARC/MARCXML.
3. Chuẩ n hiể n thị thông tin biên mục ISBD, AACR2, LC.
3

4. Hỗ trợ đồ ng thờ i nhiều khung phân loạ i như DDC, LC…
5. Chuẩn nghi thức trao đổi dữ liệu thư viện: Z39.50 (MARC 21, USMARC,
MARCXML).
6. Chuẩn nghi thức trao đổi với các kho dữ liệu mở: OAI-PMH 2.0 (Dublin
Core, RDF/XML).
7. Hỗ trợ phát sinh Cutter tự độ ng theo cả hai chuẩ n: Cutter Sanborn và Thư
việ n quốc gia Việ t Nam.
8. Bao gồm nhiều module chức năng như: Bổ sung, Biên mục, OPAC nhúng
trên Cổng thông tin thư viện, Quản lý hồ sơ độc giả và mượn trả, Mượn
liên thư viện, Kiểm kê, Quản lý, số hóa (bao gồm cả nhận dạng tiếng Việt
và trên 180 ngôn ngữ) và cung cấp tài liệu điện tử, Liên biên mục thư viện
ảo, Thu hoạch biên mục và cung cấ p biên mục cho các thư việ n khác
thông qua OAI-PMH 2., Quả n trị hệ thố ng…
9. Tổ chức kho theo người dùng tự định nghĩa.
10. Hỗ trợ nhiề u kho, nhiề u điể m mượn trả cho nhiề u cơ sở đào tạ o.
11. Cho phép người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm
CMC iLIB, Tinh Vân Libol, Lạc Việt Vebrary, IES iPortLib, UNESCO
CDS/ISIS sang phần mềm của chúng tôi.
12. Hỗ trợ import dữ liệu thông qua files Excel, Marc21, MarcXML, Dublin
Core, MarcText và các CSDL quan hệ khác (như của OULIB).
13. Quả n lý và phục vụ Thư việ n số tích hợp.
14. Hỗ trợ mượn trả liên thư việ n theo chuẩ n ISO 10161.
15. Báo cáo và thống kê đa dạng, theo nhiều tiêu chí khác nhau. Có tổ chức
thống kê chung và nhóm riêng theo các phân hệ nghiệ p vụ.
Như vậy, hệ thống đã đáp ứng được các tính chất của một hệ thống thơng tin:
tính dễ sử dụng, dễ đáp ứng, dễ cập nhật và dễ tích hợp.

4

1.3. Phân hệ người dùng và một số giao diện demo
Người dùng hệ thống sẽ được chia thành các nhóm như hình 1.2 và có quyền
trong hệ thống giảm dần theo thứ tự sau: Quản trị viên, Quản lý thư viện, Thủ thư và
Sinh viên.

Hình 1.2. Phân hệ người dùng.

5


Ứng với từng nhóm người dùng sẽ có những quyền và giao diện sử dụng nhất
định.
Đối với nhóm người dùng Quản trị viên, Quản lý thư viện và Thủ thư, họ sẽ sử
dụng giao diện trên Winform để thực hiện một số tác vụ như: quản lý hồ sơ sách, quản
lý hồ sơ đọc giả (sinh viên), tra cứu thông tin sách và đọc giả, báo cáo,…

Hình 1.3. Giao diện Winform dành cho Quản trị viên, Quản lý thư viện và Thủ
thư.

6


Đối với nhóm người dùng là Sinh viên (hay có thể gọi là đọc giả) sẽ sử dụng giao
diện web hay giao diện trên thiết bị di dộng thông minh để xem một số thông tin liên
quan đến sách như: sách mới, sách được xem nhiều, những loại sách cần tìm,…

Hình 1.4. Giao diện dành cho Sinh viên trên web và thiết bị di động thông minh.
1.4. Thời gian thực hiện dự án

Tổng thời gian thực hiện dự án là 154 ngày. Một tuần làm việc từ thứ 2 đến thứ
7 và trung bình mỗi ngày sẽ làm việc 8 giờ. Cụ thể như hình 1.5.

Hình 1.5. Thời gian thực hiện dự án.
1.5. Nhân sự
Tổng nhân sự cho dự án là 19 người: 1 quản lý dự án (PM), 2 nhân viên phân tích
yêu cầu khách hàng, 2 nhân viên thiết kế giao diện, 12 nhân viên cài đặt (coder) và 2
nhân viên kiểm thử (tester).
7


Hình 1.6. Nhân sự dự án.
2. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
2.1. Tiến trình phát triển dự án
Để tiến trình phát triển dự án được đúng như kế hoạch và ít xảy ra rủi ro nhất,
chúng tơi xin chọn quy trình phát triển phần mềm phổ biến hiện nay: quy trình thác nước
mở rộng.
Ưu điểm của quy trình này đó chính là dễ phân cơng cơng việc, dễ tính tốn chi
phí và có thể theo dõi dự án một cách dễ dàng.
Tuy nhiên, khuyết điểm lớn nhất của quy trình này đó là chỉ lấy yêu cầu khách
hàng ở giai đoạn đầu và khuyết điểm này cũng có thể là nguyên nhân chính dẫn đến sự
thất bại của dự án. Chính vì vậy, nhóm sẽ cải tiến quy trình bằng cách thường xuyên gặp
khách hàng để có thể nhận được phản hồi và điều chỉnh kịp thời.

8


Hình 2.1. Quy trình thác nước mở rộng.
Với quy trình này, chúng tơi có thể linh hoạt hơn trong việc quay lại và điều chỉnh
những giai đoạn trước đó. Tuy nhiên vẫn phải làm thật kỹ từng giai đoạn trước khi bước

sang giai đoạn tiếp theo để hạn chế được những chi phí phát sinh.
2.2. WBS (Phân chia cơng việc)

Hình 2.2. WBS (Bảng phân chia công việc dự án).

9


Hình 2.3. Phân luồng cơng việc.

Chi tiết có thể xem thêm tại file WBS.
2.3. Ước lượng quy mô

10


2.4. Lên lịch biểu

11


2.5. Quản lý rủi ro
Rủi ro

Stt

1

2

3

4

5

Xác
suất

Nhóm có thành viên mới

67%

Thiếu người có kỹ năng tốt

70%

Có người bị bệnh

65%

Có người nghỉ giữa dự án

52%

Thực hiện trễ kế hoạch ban
đầu

65%

Thời gian ước lượng ban đầu
thiếu

56%

Nhân sự

Thời
gian

Chi phí

Kỹ
thuật

Đối tác

Ước lượng chi phí ban đầu
chưa chính xác
Lương nhân viên tăng do thời
gian kéo dài
Chi phí tài nguyên sử dụng
cho dự án tăng do thời gian
kéo dài

Thỏa thuận lại với khách hàng.

60%

Thỏa thuận lại với khách hàng.

40%

Thỏa thuận lại với khách hàng.

46%

Lựa chọn công nghệ mới

70%

Khách hàng thay đổi yêu cầu ở
giữa dự án

Có kế hoạch ngay từ đầu để mỗi
thành viên dễ dàng nhận và làm
được cơng việc.
Tổ chức huấn luyện nhóm, mời
chun gia giúp đỡ.
Điều động thêm người hỗ trợ
người bị bệnh hoặc người bệnh
sẽ làm bù giờ khi khỏi bệnh để
kịp tiến độ.
Bổ sung người, gia giảm hoặc
chuyển công việc trên mỗi
thành viên.
Họp nhóm thường xuyên nhắc
nhở về văn hóa nhóm.
Thỏa thuận lại với khách hàng
để thêm thời gian dự án.

Gia giảm và cân bằng cùng các
giai đoạn khác nhằm đảm bảo
thời gian chung của dự án hoặc
thỏa thuận lại với khách hàng.

20%

Lỗi phần cứng, mạng

Lựa chọn công nghệ không
phù hợp
Dev không hiểu rõ một số
chuẩn về thư viện như
MARC21, Dublin Core và
chuẩn trao đổi dữ liệu Z39.50
và OAI-PMH 2.0

Giải pháp

67%

Đảm bảo cấu hình máy tính hơn
u cầu và nhiều đường line
mạng. Backup theo định kỳ.
Tổ chức huấn luyện nhóm, mời
chuyên gia giúp đỡ.
Mời chuyên gia giúp đỡ hoặc
thay đổi công nghệ.

76%

Mời chuyên gia giúp đỡ.

45%

Thỏa thuận đưa vào giai đoạn
nâng cấp hệ thống (thêm và
chỉnh sửa tính năng) và thỏa
thuận chi phí hoặc khơng đồng
12


ý thì bàn giao đúng u cầu ban
đầu.
Khơng minh bạch trong vấn đề
thanh toán giữa các bên liên
quan

22%

Thực hiện giao dịch đúng kế
hoạch.

2.6. Yêu cầu phần cứng
STT
Tên thiết bị
2.1 Máy tra cứu Dell
- Bô ̣ vi xử lý: 6th Generation Intel® Core™ i5-6400
processor (6M Cache, up to 3.30 GHz)
- Ca ̣c đờ ho ̣a: Intel ® HD Graphics

- Bơ ̣ nhớ: 8Gb DDR3L 1600MHz (8GBx1)
- Ổ cứng: 1Tb 7200 rpm Hard Drive
- Kế t nố i ma ̣ng: 1000Mbps/ 802.11bgn/ Wifi
- Key, mouse
2.2 Máy in HP
- Loại máy: in laser trắng đen
- Chức năng: In
- Tốc độ: 38 trang/phút
- Độ phân giải: 1200 x 600 dpi
- Kết nối: USB, LAN
2.3 Máy in mã vạch
- Màn hình điều khiển LCD 240x128 pixel
- Độ phân giải: 203 dpi (tốc độ 8 inch/giây)
- Bộ nhớ: 64Mb Flash/ 4Mb DRAM , 512 MB
- Cổng giao tiếp: Seial, Parallel & USB, 10/100 LAN
2.4 Mực in mã vạch
2.5 Giấy in mã vạch chuyên dụng
2.6 Máy Quét HP
- Khổ giấy: A4/A5
- Tốc độ: 45 ppm
- Scan hai mặt: Có
- Độ phân giải: 600 dpi
- Cổng giao tiếp: USB
2.7 Máy đọc mã vạch Datalogic
- Khả năng đọc: Đa chiều
- Góc đọc: +/-60°
- Chống nước, bụi, độ va đập: Chuẩn IP52
- Cổng giao tiếp: USB hoặc RS232

Đơn vị

Bộ

Số lượng
4

Chiếc

1

Chiếc

1

Hộp
Cuộn
Chiếc

10
10
1

Cái

2

13


2.8

Máy kiểm kê kho (mã vạch)
- Bộ nhớ: Flash: 512 MB; RAM: 256 MB
- Độ bền, chuẩn IP: IP54 /1.5 m độ rơi
- Kết nối cable: Mini USB
- Pin: Li-ion Polymer battery2600 mAh @ 3.7 V (9.62
Watt-hours)
- Màn hình hiển thị : Transflective TFT daylight
readable color display,240 x 320 pixels, 3.2 inch
diagonal, 64 K colors,200 nit backlight, touch screen

Chiếc

1

3. THEO DÕI DỰ ÁN
Theo dõi dự án là một khâu rất quan trọng của q trình quản trị dự án, có ảnh
hưởng và tác dụng trực tiếp nhất tới sự thành cơng của dự án. Vì vậy, nó địi hỏi sự tham
gia không chỉ của những người ở cương vị quản lý, mà cịn có thể của tất cả mọi thành
viên tham gia thực hiện dự án.
Ba điểm mấu chốt nhất để công việc theo dõi dự án thực hiện được hiệu quả là:
 Thống nhất phương thức thực hiện công việc giám sát và trao đổi thông
tin với khách hàng, sao cho mọi thành viên có thể thực hiện được dễ dàng,
nhanh chóng và chính xác nhất.
 Phát hiện được càng sớm càng tốt sai lệch so với kế hoạch của những
nhiệm vụ quan trọng, chủ chốt và tìm ra đúng các nguyên nhân của những
sai lệch đó.
 Có biện pháp điều chỉnh thích hợp và khả thi để đảm bảo đạt được các
mục tiêu và các cột mốc của dự án.
Bên cạnh đó, để có cái nhìn tổng quan hơn về dự án, cũng như dễ theo dõi và ứng
phó khi có rủi ro xảy ra, chúng tơi xây dựng thêm sơ đồ Pert như sau:

Sơ đồ Pert để theo dõi dự án:

14


Trong đó:

CƠNG VIỆC
Khảo sát và phân tích
Thiết kế giao diện
Cài đặt
Phân hệ bổ sung
Phân hệ biên mục
Phân hệ ấn phẩm định kỳ
Phân hệ quản lý tài liệu số
Phân hệ kiểm kê và thanh lý
Phân hệ quản lý đọc giả
Phân hệ mượn trả
Phân hệ cổng thông tin thư viện
Phân hệ OPAC
Phân hệ kết nối liên thư viện
Phân hệ OAI client và OAI Server
Phân hệ quản trị
Kiểm thử
Unit Test 1- Phân hệ bổ sung
Unit Test 2 - Phân hệ biên mục
Unit Test 3 - Phân hệ ấn phẩm định kỳ
Unit Test 4 - Phân hệ quản lý tài liệu số
Unit Test 5 - Phân hệ kiểm kê và thanh lý
Unit Test 6 - Phân hệ quản lý đọc giả

Unit Test 7- Phân hệ mượn trả
Unit Test 8 - Phân hệ cổng thông tin thư viện
Unit Test 9 - Phân hệ OPAC
Unit Test 10 - Phân hệ kết nối liên thư viện
Unit Test 10 - Phân hệ OAI client và OAI server
Unit Test 3 - Phân hệ quản trị
Test toàn bộ hệ thống
User test
Triển khai và bảo trì

KÝ
HIỆU
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
OC
OD
OE
OF

OG
OH
OI
OJ
OK
OL
OM
ON
P
Q
R

Đường Critical Path là A-B-F-I-K-OK-P-Q-R, tổng số ngày là 142,5 ngày. Nên
lưu ý những công việc trên đường này, vì nó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
15


4. TỔ CHỨC DỰ ÁN

Hình 4.1. Sơ đồ tổ chức dự án.
Đối với từng thành viên trong dự án sẽ có những nhiệm vụ khác nhau. Cụ thể
như sau:
Tên
Khách hàng

Nhiệm vụ
Xem xét lại các thiết kế.
Giải quyết các vấn đề phát sinh..
Chấp nhận các planing, testing.
User Test.

PM (Quản lý dự án)

Lập kế hoạch cho dự án.
Giải quyết các vấn đề phát sinh.
Xem xét tình trạng dự án.
Tham gia vào việc đánh giá các kỹ thuật quan trọng.
Tiếp xúc khách hàng.
16


Reviews.
Reporting.
Phân công nhiệm vụ và theo dõi.
Đảm bảo dự án theo đúng tiến độ trong hợp đồng.
Tiếp xúc với các phòng ban khác theo yêu cầu.
Đảm bảo các khiếu nại của khách hàng sẽ được giải quyết.
Đảm bảo các thành viên dự án được training đầy đủ.
Developer (là phân tích)

Thu thập và phân tích nhu cầu khách hàng.
Đặc tả hệ thống.

Developer (là thiết kế)

Thiết kế giao diện.

Developer (là Coder)

Thiết kế chi tiết theo từng use cases.

Development.

Developer (là kiểm thử)

Unit Test và test tích hợp.

5. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
Quản lý chi phí tổng quan theo từng vai trị như sau:
Lương (VNĐ/h)

Vai trị
Quản lý dự án

100.000 đ

Phân tích

50.000 đ

Thiết kế

50.000 đ  60.000 đ (tùy vào kinh
nghiệm)

Coder

50.000 đ  80.000 đ (tùy vào kinh
nghiệm)

Kiểm thử

50.000 đ

Hao mòn tài sản cố định: 20.000.000 đ
Chi phí phát sinh dự kiến : 50.000.000 đ
Quản lý chi phí cụ thể như sau:

17


Chi tiết có thể xem thêm tại file WBS.

18