Thông báo về việc tuyên truyền và quán triệt nhiệm vụ kê khai dữ liệu của CBVC & HSSV

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
Số: 609/ĐHQGHN-CTHSSV
V/v tuyên truyền và quán triệt nhiệm vụ kê
khai dữ liệu của CBVC &
HSSV
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 04 tháng 03 năm 2011

Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc
Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) đã ban hành Quy định tạm thời về xây
dựng và quản lý cơ sở dữ liệu của cán bộ - viên chức (CBVC) và học sinh - sinh viên
(HSSV) tại ĐHQGHN theo Quyết định số 581/QĐ-TCCB ngày 28/02/2011.
ĐHQGHN đang tiến hành xây dựng Hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử nhằm xây
dựng và quản lý cơ sở dữ liệu của CBVC và HSSV tại ĐHQGHN để phục vụ công
tác quản lý. Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên, ĐHQGHN đề nghị các đơn vị tuyên
truyền rộng rãi và tổ chức quán triệt đến từng CBVC và HSSV của đơn vị mình:
1. Mục đích và yêu cầu của công tác tuyên truyền
Tổ chức tốt các hoạt động tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức đối với
CBVC và HSSV về tầm quan trọng và sự cần thiết của việc xây dựng Hệ thống cơ
sở dữ liệu điện tử của CBVC và HSSV trong đơn vị mình.
Việc xây dựng Cổng Thông tin điện tử (portal) nhằm tạo một môi trường tích
hợp để tra cứu, tổng hợp và khai thác các thông tin, dịch vụ và ứng dụng trực tuyến
cho CBVC và HSSV của ĐHQGHN, thực hiện lộ trình cải cách hành chính nhà
nước và tin học hóa trong quản lý.
Tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) thông tin về CBVC làm cơ sở để
quản lý hồ sơ điện tử của CBVC và HSSV, thực hiện Điều 18 của Quy chế Quản lý
hồ sơ CBVC được ban hành kèm theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày
06/11/2006 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Dữ liệu CBVC và HSSV sẽ được dùng trong
các hoạt động quản lý nhân sự tại chính các đơn vị thành viên của ĐHQGHN, phục
vụ các dịch vụ hành chính công như đăng ký đề tài, làm thủ tục đi nước ngoài, thi

đua, khen thưởng, lên lương (đối với CBVC); đăng ký môn học, xem điểm, xác
nhận lý lịch, xét vay vốn, xét học bổng, xét tốt nghiệp, đi nước ngoài (đối với
HSSV)....
Xây dựng hệ thông tin tổng hợp phục vụ sự quản lý và điều hành của
ĐHQGHN là một nhiệm vụ trọng tâm của ĐHQGHN. Tổ chức xây dựng CSDL làm
cơ sở để quản lý hồ sơ điện tử của CBVC và HSSV.
Việc quản lý CSDL đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển
chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử
dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách…(đối với CBVC); đối
1
với HSSV, việc quản lý CSDL cũng đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh
giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chính
sách đối với HSSV (xét vay vốn, xét học bổng, xét tốt nghiệp, đi nước ngoài).
2. Các nội dung tuyên truyền
2.1. Về tầm quan trọng và sự cấp thiết của việc xây dựng Hệ thống cơ sở dữ
liệu điện tử của CBVC và HSSV.
2.2. Về phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh
Xây dựng và quản lý CSDL của CBVC và HSSV trong phạm vi quản lý của
ĐHQGHN, bao gồm các đối tượng:
- CBVC thuộc các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN;
- HSSV, học viên cao học và nghiên cứu sinh của ĐHQGHN (sau đây gọi
chung là HSSV).
2.3. Về quyền lợi và trách nhiệm của CBVC và HSSV
2.3.1. Việc kê khai các thông tin cá nhân vào hệ thống là trách nhiệm của mỗi
CBVC và HSSV tại ĐHQGHN.
2.3.2. Việc kê khai các thông tin cá nhân vào hệ thống là quyền lợi của mỗi
CBVC và HSSV tại ĐHQGHN:
Dữ liệu CBVC và HSSV sẽ được dùng trong các hoạt động quản lý nhân sự
tại chính các đơn vị thành viên của ĐHQGHN, phục vụ CBVC và HSSV thực hiện
các dịch vụ hành chính công như đăng ký đề tài, làm thủ tục đi nước ngoài, thi đua,

khen thưởng, lên lương (đối với CBVC); đăng ký môn học, xem điểm, xác nhận lý
lịch, xét vay vốn, xét học bổng, xét tốt nghiệp, đi nước ngoài (đối với HSSV)...
Việc kê khai, xây dựng CSDL của CBVC và HSSV làm tiền đề cho việc xây
dựng Cổng Thông tin điện tử, tạo môi trường tích hợp để tra cứu, tổng hợp và khai
thác các thông tin, dịch vụ và ứng dụng trực tuyến cho CBVC và HSSV của
ĐHQGHN. CBVC và HSSV được quyền khai thác sử dụng các dịch vụ công và
thực hiện các giao dịch hành chính qua mạng. Qua đó sẽ rút ngắn thời gian giải
quyết các thủ tục hành chính, thời gian đi lại của CBVC và HSSV.
2.4. Dữ liệu được quản lý một cách khoa học và bảo mật an toàn.
ĐHQGHN và các đơn vị sẽ đảm bảo cơ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị, hỗ trợ
kỹ thuật . . . để CBVC và HSSV kê khai dữ liệu cá nhân một cách thuận tiện và
chính xác.
Các thông tin cá nhân được bảo mật an toàn và được quản lý, sử dụng theo sự
phân cấp một cách khoa học. CSDL của CBVC và HSSV được quản lý, sử dụng và
bảo mật theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước qui định; chỉ những người được thủ
trưởng đơn vị phân công trách nhiệm mới được nghiên cứu, khai thác thông tin cá
nhân của CBVC và HSSV. Những nội dung công khai phục vụ các dịch vụ hành
chính công sẽ do Giám đốc ĐHQGHN quyết định theo qui định chung của Nhà
nước và phù hợp với yêu cầu của từng giai đoạn.
Việc bảo mật dữ liệu cá nhân được chia làm 2 mức độ:
- Những dữ liệu của cá nhân sẽ được sử dụng công khai: học hàm, học vị, lịch
sử lương, các danh hiệu thi đua đã đạt được, các bài báo, báo cáo khoa học đã công
2
bố…(đối với CBVC); bậc, loại hình đào tạo; ngành, chuyên ngành đào tạo; các danh
hiệu thi đua đã đạt được; các loại học bổng đã được nhận; thành tích thi quốc gia,
quốc tế; các bài báo, báo cáo khoa học đã tham gia hoặc đã viết …(đối với HSSV).
- Những dữ liệu của cá nhân được bảo mật, chỉ bản thân cá nhân đó và người
có trách nhiệm mới được quyền truy cập theo quyền hạn do ĐHQGHN qui định: Sơ
yếu lý lịch, thông tin về hoạt động Đảng, Đoàn, Công đoàn và quân ngũ, quan hệ gia
đình, hợp đồng lao động, quá trình công tác, quá trình đào tạo, trình độ tin học, ngoại

ngữ, chính trị… (đối với CBVC); Sơ yếu lý lịch, thông tin về hoạt động Đảng, Đoàn
và quân ngũ, quan hệ gia đình, quá trình đào tạo, kết quả học tập, rèn luyện, trình độ
tin học, ngoại ngữ, chính trị…(đối với HSSV).
Đây là một nhiệm vụ rất quan trọng của ĐHQGHN, đề nghị Thủ trưởng các
đơn vị phổ biến, tuyên truyền, xây dựng kế hoạch để CBVC và HSSV đơn vị mình
có nhận thức đúng và đầy đủ về việc kê khai dữ liệu, đồng thời tự giác kê khai thông
tin theo lộ trình và qui định chung của ĐHQGHN./.
.
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
(Đã ký)
PGS.TS. Phạm Trọng Quát
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT, CT-CTHSSV, QT.45.
3