Quy định quản lí thiết bị máy moc, phương tiện

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Bảng theo dõi sửa đổi
STT
Ngày sửa đổi
Vị trí sửa đổi
(trang)
Nội dung sửa đổi Ghi chú

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Phân phối
TT Đơn vị SL T
T
Đơn vị SL
1 Giám đốc Sở 1 6 Phòng Quản lý Khoa học 1

2 Phó Giám đốc Sở 2 7 Phòng Quản lý Công nghệ 1
3 Ban ISO 1 8 Phòng Kế hoạch -Tài chính 1
4 Văn phòng Sở 1 9 Phòng Quản lý KH&CN cơ sở 1
5 Thanh tra Sở 1

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Phê duyệt
Người viết
Phạm Thị Hiền
Chức vụ
Chánh Văn phòng
Ký
Người kiểm tra
Phạm Quốc Chính
Chức vụ Phó Giám đốc Sở Ký
Người duyệt
Nguyễn Văn Vỵ
Chức vụ Giám đốc Sở Ký

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN

QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
1. Mục đích
Thống nhất phương pháp theo dõi, quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản
thuộc văn phòng Sở Khoa học và Công nghệ quản lý nhằm đảm bảo đạt hiệu
quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của các Phòng.
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng cho việc trang bị, quản lý các tài sản thuộc
Văn phòng Sở Khoa học và Công nghệ quản lý, bao gồm việc mua, giao nhận,
quản lý sử dụng thiết bị, phương tiện, thu hồi và kiểm kê.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
3. Tài liệu viện dẫn
-
TCVN ISO 9001: 2008
-
Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc: Ban
hành và công bố 04 tiêu chuẩn mực kế toán Việt Nam.

-
Quyết định số 245/QĐ-KHCN, ngày 22 tháng 4 năm 2009 về
việc ban hành Quy chế quản lý tài sản Nhà nước tại Văn phòng Sở
và các đơn vị trực thuộc Sở KH&CN

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
4. Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt
4.1 Thuật ngữ
Tài sản thuộc thẩm quyền quản lý của Văn phòng Sở là các trang
thiết bị chung, các tài sản tại phòng họp, hội trường, phòng lãnh đạo Sở,
các tổ chức chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở. Cụ thể bao gồm các loại
sau:
4.1.1 Thiết bị văn phòng là: Tất cả các loại trang thiết bị, máy móc
bao gồm: Máy Photo, máy Vi tính, máy chiếu; thiết bị dân dụng điều hoà,
tủ lạnh, ti vi và các loại công cụ, dụng cụ… phục vụ cho sinh hoạt, điều
kiện làm làm việc trong quá trình hoạt động của cơ quan.
4.1.2 Phương tiện: ô tô xe máy công và những phụ tùng linh kiện
kèm theo

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN

QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
4.2 Các từ viết tắt
5. Nội dung
5.1 Mua, Tiếp nhận tài sản mới
51.1 Lưu đồ tiến trình

Trách nhiệm Công việc Biểu mẫu/Tài liệu
Bước 1
Văn Phòng, KH-TC
Bản kế hoạch mua sắm BM-VP-
04.01
Bước 2
Lãnh đạo sở
Bản kế hoạch mua sắm BM-VP-
04.01
Bước 3 Văn phòng,
Đơn vị sử dụng
Nhà cung cấp
Bước 4
- Văn phòng
- Đơn vị sử dụng
Bước 5 Đại diện Văn
Phòng, Đơn vị lắp đặt,
Đơn vị sử dụng thiết bị
BM-VP- 04.04

Bước 6
Đơn vị sử dụng thiết bị
BM-VP-04.04, BM-VP-04.05, BM-
VP-04.08,BM-VP-04.09
Kiểm tra
Tiếp nhận thiết bị mới
Nghiệm thu
Lập hồ sơ, đưa thiết bị vào
sử dụng
Xây dựng kế hoạch, mua
sắm, trang bị
Phê
duyệt

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
5.1.2 Diễn giải lưu đồ
5.1.2.1 Xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị văn phòng. Tiếp nhận thiết
bị mới.
Căn cứ vào quy định của Nhà nước và nhu cầu trang bị tài sản của
các phòng và nguồn kinh phí được cấp, Văn phòng xây dựng kế
hoạch mua sắm thiết bị, trình lãnh đạo phê duyệt, trình cơ quan có
thẩm quyền thẩm định giá,Văn phòng mua, trang bị.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
5.1.2.2 Phê duyệt kế hoạch mua sắm, trang bị
Lãnh đạo Sở phê duyệt kế hoạch mua sắm, trang bị.
5.1.2.3 Tiếp nhận trang thiết bị mới
Khi tiếp nhận thiết bị mới, bộ phận Văn phòng phối hợp với phòng, đơn vị
sử dụng lập phương án lắp đặt, chuẩn bị đầy đủ các điều kiện tổ chức thi
công, lắp đặt trang thiết bị.
Tiếp nhận đầy đủ các tài liệu (hướng dẫn sử dụng, vận hành, an toàn) và
phụ kiện kèm theo máy, thiết bị.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
5.1.2.4 Kiểm tra thiết bị mới
Máy, thiết bị mới sau khi đã tiếp nhận phải được vận hành thử nghiệm,

hiệu chỉnh để đạt được các thông số làm việc theo thiết kế. Trong trường hợp
việc lắp máy do chuyên gia của nhà cung cấp tiến hành phải có sự giám sát
của chuyên gia kỹ thuật được giao nhiệm vụ.
5.1.2.5 Nghiệm
thu
Nghiệm thu thiết bị sau khi lắp đặt hiệu chỉnh phải có các thành phần sau:
- Văn phòng - Đại diện đơn vị quản lý thiết bị.
- Đại diện đơn vị được trang bị thiết bị.
- Đại diện đơn vị cung cấp, lắp đặt thiết bị.
Tất cả các thành viên tham gia nghiệm thu cùng tiến hành đánh giá công
việc lắp đặt, hiệu chỉnh thiết bị mới. Đại diện Văn phòng có trách nhiệm lập
biên bản nghiệm thu bàn giao thiết bị theo BM-VP-04.04

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
5.1.2.6 Lập hồ sơ, đưa thiết bị vào sử dụng
+ Đại diện Văn phòng có trách nhiệm cập nhật “lý lịch máy” theo BM- VP-
04.05 bàn giao máy thiết bị cho bên sử dụng, và vào sổ quản lý thiết bị theo
BM-VP-04.08.
+ Bộ phận kế toán có trách nhiệm cập nhật vào “Danh mục kiểm kê tài
sản” của Sở theo quy định hiện hành theo biểu mẫu BM-VP-04.09.
+ Bên sử dụng có trách nhiệm nhận bàn giao thiết bị, lưu giữ tài liệu
hướng dẫn sử dụng (bản sao).

5.2 Bảo dưỡng, sửa chữa theo kế hoạch
5.2.1 Lưu đồ

Trách nhiệm Công việc Biểu mẫu/Tài liệu
Bước 1 Văn phòng BM-VP-04.08
Bước 2 Văn phòng BM-VP-04.07
Bước 3 Lãnh đạo Sở BM-VP-04.07
Bước 4 Đơn vị quản lý thiết bị Các qui trình bảo dưỡng,
sửa chữa liên quan
Bước 6 Đại diện:
Đơn vị quản lý thiết bị; Đơn vị
sử dụng; Đơn vị thực hiện công
việc
Bước 6 Đại diện:
Đơn vị quản lý thiết bị; Đơn vị
sử dụng; Đơn vị thực hiện công
việc
BM-V-04.06
Lập bản danh mục thiết bị
Lập kế hoạch sửa chữa

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 04
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
MÁY MÓC,
PHƯƠNG TIỆN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009

5.2.2 Diễn giải lưu đồ
5.2.2.1 Lập bản danh mục thiết bị
Văn phòng phải lập sổ quản lý thiết bị của đơn vị trong toàn Sở theo mẫu
BM-VP-04.08.
Sổ quản lý thiết bị phải được cập nhật thường xuyên khi có sự thay đổi,
luân chuyển hoặc bổ sung thiết bị mới.