Hdsd accnet2004 Phần Hành Tổng Quan

TÀI LIỆU HDSD ACCNET2004

GETTING STARTED

Hồ Chí Minh - 2009


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

MỤC LỤC
PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ACCNET 2004 ...................................................... 3
PHẦN II: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI SỬ DỤNG ACCNET 2004 ........... 4
I. Cài đặt chương trình ......................................................................................................... 4
II.
Cài đặt và cấu hình cơ sở dữ liệu AccNet SQL Server trên máy chủ ....................... 4
III.
Chạy chương trình......................................................................................................... 4
IV.
Giao diện của chương trình: ......................................................................................... 5
1. Thanh menu ngang .......................................................................................................... 5
2. Màn hình chính ................................................................................................................ 5
3. Các màn hình, báo cáo, hộp thoại trong Accnet 2004: ................................................... 6

PHẦN III : THIẾT LẬP CÁC THÔNG TIN BAN ĐẦU: ............................................ 10
I. Thiết lập năm tài chính: .................................................................................................. 10
II.
Kỳ sử dụng: .................................................................................................................. 10
III.
Thiết lập thông tin hệ thống: ...................................................................................... 10
1. Trang Thông tin chung ................................................................................................... 11
2. Trang Cài đặt thao tác bàn phím .................................................................................... 11

3. Trang Thiết lập thông tin liên hệ Kỳ và Ngày ................................................................ 11
4. Trang Giao diện của bạn ............................................................................................... 13
5. Trang Thiết lập số chứng từ .......................................................................................... 14
6. Trang Tài khoản ngân hàng .......................................................................................... 14

PHẦN IV: KHAI BÁO CÁC DANH MụC .................................................................... 15
I. Các công việc cần chuẩn bị trước khi khai báo danh mục: ......................................... 15
II.
Các danh mục chính cần khai báo trước khi sử dụng chương trình ...................... 16
1. Danh mục dùng chung trên toàn hệ thống: ................................................................... 16
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

2.

Danh mục nguyên tệ: ........................................................................................................ 17
Danh mục hệ thống tài khoản: ........................................................................................... 17
Danh mục khách hàng – nhà cung cấp : ............................................................................. 19
Danh mục phòng ban, danh mục nhân viên:....................................................................... 20
Danh mục mục phí: ........................................................................................................... 20
Danh mục trung tâm chi phí: ............................................................................................. 20
Các danh mục đã được thiết lập sẵn:.................................................................................. 20

Các danh mục riêng trên từng phân hệ: ........................................................................ 20
a.

b.
c.

Phân hệ tiền: ..................................................................................................................... 20
Hàng tồn kho: ................................................................................................................... 21
Kế toán tổng hợp:.............................................................................................................. 22

PHẦN V: THIẾT LẬP SỐ DƯ BAN ĐẦU ..................................................................... 23
I.

Trường hợp sử dụng: Có 2 trường hợp xảy ra : ........................................................... 23
Cơng ty mới thành lập: .................................................................................................. 23
Công ty đang hoạt động: ............................................................................................... 23
II.
Nhập liệu số dư ban đầu: ............................................................................................ 23
1. Số dư ban đầu tài khoản: Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản. .................................... 23
2. Số dư ban đầu nguyên tệ: Căn cứ vào Sổ quỹ chi tiết có theo dõi ngoại tệ. ................ 24
3. Số dư ban đầu công nợ: Căn cứ vào sổ chi tiết công nợ phải thu phải trả. .................. 24
4. Số dư ban đầu hàng tồn kho: ......................................................................................... 27
5. Số dư ban đầu nợ phải thu quá hạn: (Không bắt buộc) ................................................ 27

1.
2.

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 2/27

Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Phần I: Giới thiệu chung về AccNet 2004
Hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 là một phiên bản nâng cấp vượt trội từ các phiên bản AccNet đã
phát hành trong gần chín năm qua, với hơn năm trăm khách hàng (hơn 1.500 người đang sử
dụng). Trong thời gian phát hành này, chúng tôi đã tích lũy khá nhiều kinh nghiệm cũng như thu
thập tất cả những ý kiến quý báu từ quý khách hàng để tạo nền tảng vững chắc cho quá trình phát
triển phiên bản mới. Phiên bản Lạc Việt AccNet 2004 thừa hưởng tất cả các tính năng ưu việt
nhất cũng như tính ổn định và tính chính xác cao trong vận hành hơn bất kỳ phiên bản nào trước
đây.
So với các phiên bản trước, phiên bản này có rất nhiều cải tiến vượt trội cả về giao diện người
dùng cho đến tốc độ xử lý nhanh và khả năng sao lưu số liệu rất lớn.Nếu đã từng sử dụng qua các
phiên bản trước đây, quý vị sẽ tìm thấy ở phiên bản này các tiện ích cao cấp trợ giúp cho người
nhập liệu một cách nhanh chóng và hợp lý nhất - Tất cả các màn hình nhập liệu được tổ chức
theo mơ hình hình sao (star model) giúp cho việc nhập liệu trở nên nhẹ nhàng và nhanh chóng
hơn; Ngồi hệ thống Thông tin nhanh đã cung cấp trong phiên bản trước, chúng tôi đã nghiên cứu
và đưa ra công cụ mới dựa trên công nghệ OLAP với kho số liệu (Datawarehouse), người lãnh
đạo sẽ thực sự thích thú với công cụ truy xuất số liệu hay tạo báo cáo cực kỳ nhanh trên tất cả số
liệu của công ty hỗ trợ cho lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định đúng lúc và chính xác. Cơng cụ
này thích hợp mọi nơi, mọi lúc thơng qua các ứng dụng văn phịng thơng dụng như Microsoft
Excel hoặc trình duyệt WEB. Người lãnh đạo muốn xem thơng tin gì thì chỉ cần một số thao tác
kéo thả là có ngay thơng tin chỉ trong tích tắc.
Lạc Việt AccNet2004 được thiết kế dựa trên nguyên tắc: Chỉ cần nhập một lần duy nhất các
chứng từ gốc phát sinh ban đầu, hệ thống sẽ tự động ghi sổ cái và các sổ chi tiết liên quan một
cách thích hợp. Số liệu được tổ chức sao lưu ln chuyển trong nhiều kỳ kế tốn và ln đảm bảo
nguyên tắc liên tục.
Chúng tôi tin chắc, với Lạc Việt AccNet 2004, quý vị sẽ thực sự yên tâm và cảm thấy thoải mái
nhất khi sử dụng phần mềm này. Lạc Việt AccNet 2004 sẽ là công cụ hữu hiệu hỗ trợ quý vị
trong công tác quản lý tài chính kế tốn của doanh nghiệp mình.

Chúng tơi muốn ngỏ lời cảm ơn đến quý khách hàng đã mua và sử dụng AccNet các phiên bản
trước đã đóng góp cho chúng tôi những ý kiến hết sức quý báu và thực tiễn. Hy vọng rằng, hệ
thống Lạc Việt AccNet 2004 sẽ là phiên bản thoả mãn tất cả những yêu cầu trong cơng tác kế
tốn của q vị.

☺Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về:
Phạm Đăng Vũ Quang
Chuyên viên tư vấn triển khai AccnetERP
Công ty Cổ phần tin học Lạc Việt
23 Nguyễn Thị Huỳnh– Quận Phú Nhuận – TP HCM
Điện thoại: 0838423333– Fax: 0838422370
Mobile: 0914. 050608
Email:
Website:
GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 3/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Phần II: Các bước chuẩn bị trước khi sử dụng AccNet 2004
I. Cài đặt chương trình
Xem tài liệu hướng dẫn cài đặt

II. Cài đặt và cấu hình cơ sở dữ liệu AccNet SQL Server trên máy chủ
-

Cài đặt SQL Server 2000 trên máy chủ, ghi nhớ mật khẩu của sa (nếu có).
Tạo data mới và thiết lập sao lưu tự động. Cách thực hiện có thể tham khảo trong file
hướng dẫn Backup và Restore.

III. Chạy chương trình
Ta có thể khởi động Accnet từ shorcut ngồi màn hình hay từ Menu Start\Program
Files\Accnet 2004. Sau khi khởi động sẽ xuất hiện màn hình đăng nhập sau:

Tên người sử dụng và mật khẩu lần đầu tiên sau khi cài đặt là ADMIN ( có quyền của nhà quản
trị ). Nhấn Enter hay nút Duyệt để vào chương trình.
Nếu là người dùng mới và đây là lần đầu tiên đăng nhập vào chương trình thì chỉ phải gõ tên do
chưa có mật khẩu. Sau khi vào chương trình người dùng nên đổi lại mật khẩu bằng cách vào
Menu Quản trị \ Thay đổi mật khẩu .

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 4/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

IV. Giao diện của chương trình:
1. Thanh menu ngang

2. Màn hình chính
Các lựa chọn để hiển thị
theo chức năng

Các phân hệ chính
của chương trình

Các chức năng của
chương trình

Thốt
chương
trình

Các phân hệ của Accnet 2004 được thể hiện dưới dạng các nút nhấn và chìm (click and down)
Cài đặt thông số ban đầu cho chương trình, quản trị người dùng…
Cung cấp hệ thống danh mục cho chương trình
Thiết lập số dư ban đầu tài khoản, công nợ, tiền quỹ , hàng tồn kho.

Quản lý các phát sinh liên quan đến thu chi tiền mặt và tiền gửi…
Theo dõi việc xuất nhập và tồn kho của hàng hóa vật tư
Theo dõi tình hình mua hàng và cơng nợ phải trả cho người bán
Theo dõi tình hình bán hàng và công nợ phải thu của khách hàng
Ghi nhận các bút toán nhật ký của các loại nghiệp vụ phát sinh khác
(không được định khoản TK tiền và tồn kho ở đây)
GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 5/27


•

Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004
Cách hiển thị các chức năng theo loại

Các chức năng trong từng phân hệ lại được chia làm 3 loại Nhập liệu,
Báo cáo và Thao tác để người dùng dễ phân biệt. Khi chọn nút Nhập
liệu thì chỉ có các chức năng thuộc loại này hiển thị lên mà thôi. Nếu
chọn nút tất cả thì tất cả 3 loại đều hiển thị.
Lưu ý: Để không bị nhầm lẫn do tên chức năng giống nhau khi chọn Tất cả người dùng
nên sắp xếp trên Loại chức năng.
•

Sử dụng các chức năng

Để sử dụng được 1 chức năng thì có 2 cách:
- click đúp vào dịng của chức năng đó hay gõ Enter khi dịng chức năng đã được chọn ( bôi đen)
- nhấn F9 để hiển thị 1 ơ nhỏ ở phía trên bên trái rồi gõ 2 ký tự đại diện cho chức năng đó vào và
Enter. ( VD: Với hình trên thì 2 ký tự đại diện cho Danh mục phương thức thu chi là CI )
3. Các màn hình, báo cáo, hộp thoại trong Accnet 2004:
•

Màn hình danh mục có dạng như sau
Tiện ích tìm
kiếm (F3)

Bị khố tạm
thời ( sẽ hết
khố khi có sự
thay đổi số
liệu)

Bị khố lại do
chưa sử dụng

Nút

Lưu ý: Khi nhập mã danh mục đã có trong danh sách thì hệ thống đọc và hiển thị thơng tin
của mã danh mục này trên màn hình.Muốn xem, hay điều chỉnh hay xố một mã danh mục
đã có trong danh sách thì nhấn phím F3 sẽ cho tìm và chọn lựa mã danh mục cần để xem,
hay điều chỉnh, hay xoá.

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 6/27


•

Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004
Các nút sử dụng trong màn hình danh mục:
Nhấn vào đây để mở màn hình tìm kiếm ( phím nóng F3)
Chấp nhận lưu lại sau khi đã nhập hay sửa số liệu ( phím nóng Alt + C)
Khơi phục lại số liệu ban đầu trước khi nhập hay sửa số liệu (phím nóng Alt + K)
Xố số liệu ( phím nóng Alt + X)
In ra báo cáo tất cả các danh mục
Đóng màn hình danh mục ( phím nóng Alt + N)
Nhấn vào đây để xem thơng tin chi tiết trên màn hình. (phím nóng F1)

•

Màn hình tìm kiếm có dạng như sau:

Tiện ích này cho phép bạn tìm kiếm thơng tin dựa vào các giới hạn bởi các trường liệt kê trong
danh sách. Khi nhập giá trị cần tìm, bạn có thể dùng dấu (*) để làm giá trị đại diện tìm kiếm các
giá trị bất kỳ ở vị trí dấu (*).
Ví dụ:
Giới hạn bởi

Toán tử

Giá trị

Mã tài khoản

Like

11*

Tên khách hàng

Like

*Hùng*

Mã tài khoản

Like

*1

Ngày

=

Giải thích
Để tìm tất cả các tài khoản có hai ký tự đầu là 11
Để tìm tất cả các KH có tên là Hùng
Để tìm tất cả các tài khoản có ký tự cuối là 1

01/20/2006 Để tìm các chứng từ có ngày là 20/01/2006

Sau khi nhấn nút Tìm thì sẽ xuất hiện các danh mục thoả điều kiện lọc hoặc hiển thị tất cả nếu
khơng có điều kiện lọc nào.

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 7/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Chọn danh mục cần hiển thị bằng cách click đúp vào dịng có mã danh mục tương ứng, hoặc
click chuột vào để bôi xanh lá cây rồi nhấn nút chọn.
• Màn hình nhập liệu có dạng sau
Tiện ích tìm kiếm (F3)

1

2
3
Màn hình nhập liệu chia làm 3 phần:
_ Phần 1 gồm các ô nhập liệu có nhãn màu xanh đậm là bắt buộc nhập số liệu, cịn các ơ có nhãn
màu xanh lạt là khơng bắt buộc nhập, có thể để trống.
_ Phần 2 là các dịng định khoản Nợ – Có

Lưu ý: Mã vật tư và mã đối tượng công nợ trong phần 2 chỉ có thể dùng phím tắt F3 để tìm
kiếm. Có 1 số cột trong phần 2 sẽ được ẩn đi và chỉ hiện ra khi chọn đúng mã TK cần thiết.
_ Phần 3 là 1 dòng tổng cộng của nghiệp vụ, dùng để xem chứ khơng nhập liệu.

•

Màn hình báo cáo có dạng như sau:

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 8/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

In ra máy in
(Phím nóng Ctrl + P )
Xuất ra Excel theo
dạng Pivot Table

Đóng
màn
hình báo cáo
•

Màn hình thao tác:

Kích đúp vào số chứng từ
để mở chứng từ đó lên

Các nút thường dùng ở màn hình báo cáo và thao tác:
Nút
Cơng dụng
Trở về trang đầu tiên hay record đầu tiên
Quay lui lại 1 trang hay 1 record
Ô để nhập số trang hay số thứ tự record
Nhảy đến trang cuối cùng hay record cuối cùng
Tiến đến 1 trang hay 1 record

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 9/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Phần III : Thiết lập các thông tin ban đầu:

I. Thiết lập năm tài chính:

II. Kỳ sử dụng:
Kỳ sử dụng là tháng liền trước với thời điểm bắt đầu sử dụng Accnet.
VD: Bạn bắt đầu sử dụng Accnet từ ngày 01/01/2007 thì kỳ sử dụng sẽ là 2006/12
Lưu ý : Phải mở khoá số dư ban đầu rồi mới có thể thay đổi kỳ sử dụng

III. Thiết lập thông tin hệ thống:
Đây là nơi tập trung các thông tin hệ thống, là những qui định về các nguyên tắc, phương pháp sử
dụng chung cho toàn bộ hệ thống LV-AccNetERP. Đây là chức năng quan trọng nhất trong bước
thiết lập quản trị hệ thống (bước đầu tiên của qui trình vận hành hệ thống LV-AccNetERP), phải
do người có quyền điều hành cao nhất đối với hệ thống LV-AccNetERP thực hiện và kiểm soát.
Người dùng phải cân nhắc kỹ trước khi khai báo các thông tin hệ thống này vì tính quan trọng
của chúng. Hạn chế sửa đổi các thơng tin này trong q trình sử dụng hệ thống LV-AccNetERP,
vì việc sửa đổi một số thông tin trong này sẽ gây ra sự xáo trộn, khơng đồng nhất dữ liệu, có thể
ảnh hưởng đến kết quả xử lý của chương trình.
GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 10/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004
1. Trang Thơng tin chung
Trang này tập trung các thông tin chung cần khai báo về nguyên tắc hạch toán kế toán, định dạng
số liệu. Đây là trang thông tin quan trọng nhất.
Qua trang kế

2. Trang Cài đặt thao tác bàn phím

3. Trang Thiết lập thông tin liên hệ Kỳ và Ngày
Trang này thiết lập các quy định về kiểm soát việc cập nhật vào sổ cái trong một phạm vi giới hạn
về thời gian được cho phép. Trước mỗi kỳ kế toán cần thiết vào đây để thay đổi phạm vi thời gian
này. Đây là trang thông tin quan trọng thứ hai sau trang Thông tin chung.
Trang này thiết lập các quy định về kiểm soát việc nhập liệu trong một phạm vi giới hạn về thời
gian được cho phép. Trước mỗi kỳ kế toán cần thiết vào đây để thay đổi phạm vi thời gian này.
Đây là trang thông tin quan trọng thứ hai sau trang Thông tin chung.

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 11/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Kỳ hiện hành
Cho biết kỳ kế toán hiện hành của hệ thống. Kỳ kế toán hiện hành này sẽ được sử dụng làm kỳ kế
toán mặc nhiên cho tất cả các chức năng có khai báo kỳ kế tốn.
VD: Chọn kỳ hiện hành là 2007/01 thì khi thêm lơ hay xem báo cáo thì kỳ kế tốn sẽ là 2007/01
Mở kỳ kế tốn từ kỳ đến kỳ
Cho biết phạm vi kỳ kế toán được phép cập nhật vào sổ cái.
Kiểm tra giữa kỳ và ngày
Cho biết kiểu kiểm tra mối quan hệ giữa kỳ kế toán và ngày chứng từ. Chọn một trong 3 kiểu sau:
1. Không kiểm tra: khi nhập nghiệp vụ phát sinh, cho phép người dùng nhập Kỳ kế toán và
Ngày chứng từ tùy ý, chương trình sẽ khơng kiểm tra gì cả.
2. Cảnh báo: khi nhập nghiệp vụ phát sinh, dựa trên mối quan hệ đã thiết lập trong Thiết lập
lịch tài chính, nếu Ngày chứng từ khơng nằm trong phạm vi ngày của Kỳ kế tốn, thì sẽ
có thông báo lỗi, tuy nhiên, người dùng được phép bỏ qua.

3. Bắt buộc: khi nhập nghiệp vụ phát sinh, dựa trên mối quan hệ đã thiết lập trong Thiết lập
lịch tài chính, nếu Ngày chứng từ khơng nằm trong phạm vi ngày của Kỳ kế tốn, chương
trình sẽ báo lỗi và không cho phép bỏ qua. Người dùng bắt buộc phải khai báo lại Kỳ kế
toán hoặc Ngày chứng từ.
Ngày hệ thống
Cho biết ngày hiện hành của hệ thống.
GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 12/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004
Mã tổng hợp
Được sử dụng trong mơ hình quản lý đa cấp. Cho biết mã của doanh nghiệp trong hệ thống mã
các công ty thành viên của tồn tổng cơng ty. Mã này dùng khi xuất dữ liệu của doanh nghiệp để
hợp nhất dữ liệu ở cấp cao hơn.
Vị trí tập tin xuất khẩu
Cho biết vị trí thư mục chứa các tập tin xuất khẩu dữ liệu.
4. Trang Giao diện của bạn
Trang này thiết lập các qui định về màu sắc, font chữ của các ô nhập liệu trên giao diện. Hệ thống
đã thiết lập một số ngầm định sẵn. Tuỳ theo nhu cầu sử dụng, người dùng có thể sử dụng ngầm
định của hệ thống hoặc thay đổi cho phù hợp.

Nếu không muốn hiển thị ngày giờ trên báo cáo hay đơn giá vốn trên hố đơn bán hàng thì hãy
bỏ chọn nó đi (mặc định là có chọn).
Sử dụng mã đối ứng mặc định là khơng chọn cịn nếu có chọn thì sẽ hiển thị thêm cột Mã bút
tốn trước Mã tài khoản trong các màn hình nhập liệu Phiếu thu chi và Bút tốn nhật ký chung.
Bạn có thể quy định cách sắp xếp số chứng từ công nợ là tăng dần hay giảm dần theo nhiều tiêu

thức như: Số chứng từ, ngày chứng từ, ngày đến hạn hay số dư.
GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 13/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004
5. Trang Thiết lập số chứng từ
Trang này dùng để thiết lập chế độ sinh tự động số chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh.

Nếu muốn sử dụng chức năng này thì hãy thiết lập như màn hình trên.
Lưu ý: Chỉ khi nào thực hành mới dùng để nhập cho nhanh còn tốt nhất là người dùng tự
gõ số chứng từ theo quy tắc đặt mã riêng.
6. Trang Tài khoản ngân hàng
Trang này dùng để khai báo thông tin về các tài khoản giao dịch ngân hàng, dùng để in trên một
số báo cáo về thanh toán (Biên bản đối chiếu công nợ).

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 14/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Phần IV: Khai báo các danh mục
I. Các công việc cần chuẩn bị trước khi khai báo danh mục:

Đối với việc xử lý số liệu kế tốn trên máy thì việc xây dựng hệ thống danh mục
hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến tồn bộ q trình xử lý và khai thác số liệu tiếp
theo.
Một sai sót nhỏ (ví dụ chia tiểu khoản không đúng theo yêu cầu quản lý) trong
việc thiết lập hệ thống ban đầu có thể dẫn đến một khối lượng công việc rất lớn cần phải
làm để sửa đổi sai sót này. Như trong ví dụ chia tiểu khoản không đúng, để sửa lại ta
không chỉ đơn thuần sửa lại danh mục tài khoản mà còn phải sửa lại toàn bộ các định
khoản liên quan đến tài khoản đã chia sai. Và khối lượng công việc càng lớn gấp bội nếu
phát hiện càng muộn. Tình trạng tương tự như vậy cũng sẽ xảy ra đối với trường hợp ta
muốn thay đổi một số tham số ban đầu để đáp ứng yêu cầu quản lý.
Các việc cần làm khi xây dựng danh mục
o Xác định rõ các yêu cầu của quản lý đặt ra. Tập hợp đầy đủ các báo cáo cần
thiết phục vụ cho quản lý.
o Nắm rõ về tổ chức thơng tin, quy trình xử lý số liệu và các khả năng về khai
thác thông tin của phần mềm kế toán định áp dụng.
o Xây dựng hệ thống tài khoản.
o Xây dựng các quy định về các sơ đồ hạch toán cho phát sinh xảy ra thường
xuyên cũng như cho các phát sinh đặc biệt.
o Xây dựng quy định về quy trình luân chuyển chứng từ.
o Xây dựng quy định về chế độ nộp các báo cáo theo yêu cầu.
o Tổ chức phân công công việc cho từng nhân viên của phịng kế tốn.
o Xây dựng quy trình cập nhật và xử lý thơng tin cho từng nghiệp vụ và từng
người cụ thể.
o Lên bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.
o Lên danh sách các khách hàng có số dư cơng nợ và các khách hàng thường hay
có giao dịch (trong một cơng ty có các đơn vị tốn phụ thuộc, báo sổ thì mã
khách hàng phải thống nhất trong tồn tổng cơng ty).
o Xây dựng bộ mã quản lý các khách hàng để tiện lợi cho việc sử dụng, tra cứu
và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu.
o Lên danh sách số dư công nợ của từng khách hàng.

o Xây dựng bộ mã quản lý các kho vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng
tra cứu và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu.
o Phân chia danh sách vật tư, hàng hoá thành các nhóm và xây dựng bộ mã hố
danh điểm vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng, xử lý khai thác số liệu,
lên các báo cáo theo yêu cầu.
o Lên danh sách tồn kho vật tư cho từng kho gồm các thông tin về số lượng và
giá trị.
o Lên danh sách các người sử dụng, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của họ.

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 15/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

II. Các danh mục chính cần khai báo trước khi sử dụng chương trình
1. Danh mục dùng chung trên tồn hệ thống:
Sử dụng chức năng này từ Menu Danh mục

hay nhấn vào nút Danh mục

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 16/27

Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004
a. Danh mục nguyên tệ:

Sử dụng chức năng này để thiết lập danh sách các ngun tệ có phát sinh trong q trình giao
dịch kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, khai báo tỷ giá (hạch toán hay thời điểm) quy
đổi ra đồng tiền hạch toán của từng loại nguyên tệ. Đối với tiền hạch tốn là VND thì chỉ
cần khai báo mã và tên ngồi ra khơng có bất cứ thơng tin nào khác.

b. Danh mục hệ thống tài khoản:

Thông thường bạn khơng cần thay đổi danh mục này, vì chúng tơi đã khai báo sẵn theo chế độ
nhà nước. Nếu cần bạn có thể mở thêm tiểu khoản.
- Cách phân biệt TK cha và TK con:
TK cha: sử dụng để tổng hợp số liệu trên
TK con: sử dụng để nhập liệu định khoản
Bảng cân đối KT, có tiểu khoản
trong Accnet 2004, khơng có tiểu khoản
-

Cách mở thêm tiểu khoản :
o Gợi ý: Thêm tài khoản chép từ 1 TK tương đương.
VD: Từ TK 11211 - Tiền Việt Nam gởi NH Đầu tư PT - CN Đà Nẵng ta cần thêm TK
11212 - Tiền VN gởi NH TMCP Kỹ Thương - CN Đà Nẵng. Ta làm như sau:
Bước 1: Tìm và hiển thị TK 11211 trên màn hình nhập liệu:

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 17/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Bước 2: Nhấn nút <Chép> và gõ vào mã TK mới là 11212

Bước 3: Sửa lại tên TK là Tiền VN gởi NH TMCP Kỹ Thương - CN Đà Nẵng và lưu
Lưu ý:
-

Các TK tiền ngoại tệ phải chọn Theo dõi đa tiền tệ
Các TK công nợ phải chọn là TK theo dõi công nợ và đồng thời cho biết theo dõi công
nợ mang sang hay cơng nợ theo hố đơn.
o Ý nghĩa của Số dư mang sang: cho biết mã tài khoản theo dõi công nợ trên giá trị
của từng khách hàng hay nhà cung cấp khi thanh toán cho tài khoản này không
cần theo chứng từ. Thường là tài khoản phải thu hay phải trả nội bộ, tạm ứng, vay
ngắn hạn hay vay dài hạn, nợ ngắn hạn hay nợ dài hạn: 136, 1388, 141, 311, 336,
3388, 341, 342 ….
o Ý nghĩa của Cơng nợ theo hố đơn: cho biết mã tài khoản theo dõi công nợ chi
tiết từng chứng từ đồng thời tính được tuổi nợ phải thu hay phải trả của chứng từ,
khi thanh toán cho tài khoản này phải cần chọn theo chứng từ của từng khách hàng

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 18/27

-

Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004
hay nhà cung cấp. Mã tài khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp thì
thường chọn theo Cơng nợ theo hố đơn : 131, 331…
Làm sao để khai báo số % thuế khi nhập liệu ? Khi khai báo DM HTTK ta phải cho biết
TK đó có theo dõi thuế hay không.

o Những tài khoản chọn đầu vào thường là tài khoản về phải trả, hàng tồn kho, tài
sản cố định, chi phí: 331, 152 …, 153…, 1561, 211 …, 641 …, 642 …, 635 …,
811 …
o Những tài khoản chọn đầu ra thường là tài khoản vế phải thu, doanh thu, thu nhập
khác: 131, 141, 511 …., 711 ….
c. Danh mục khách hàng – nhà cung cấp :

Danh mục này cần khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tài khoản công nợ 131, 331, 141, 138,
338,… bao gồm
o Các khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ là đối tượng trong hoá đơn bán hàng.
o Các nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ là đối tượng trong mua hàng
o Các đối tượng khác dùng trong phiếu thu chi nhập xuất.
Lưu ý: Trước khi cập nhật DM này cần phải thiết lập các DM sau: DM phương thức thanh toán,
DM điều khoản thanh toán. Nếu quản lý DM này theo nhóm thì cần phải nhập DM nhóm đối
tượng. Nếu có in Uỷ nhiệm chi thì phải nhập DM ngân hàng.
- Khi cập nhật danh mục này cần chú ý có đủ các thông tin sau:
o Mã đối tượng: tuỳ theo nhu cầu quản lý. Nếu muốn quản lý chặt chẽ thì phải đặt mã
theo kiểu ghép nối. Cịn muốn đơn giản nhất thì đặt mã theo kiểu số liên tiếp.
GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 19/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004
Lưu ý: khơng được bắt đầu bằng những ký tự E
""
,D
""
,P
" ,"chiều dài tối đa 10 ký tự.
o
o
o
o
o

Nút check: là Khách hàng hay Nhà cung cấp ?
Phương thức thanh toán: Lấy từ DM Phương thức thanh toán
Điều khoản thanh toán: Lấy từ DM Điều khoản thanh toán
Nếu là khách hàng và nhà cung cấp thì cập nhật đúng địa chỉ và mã số thuế.
Số TK ngân hàng: dùng để in uỷ nhiệm chi.

d. Danh mục phòng ban, danh mục nhân viên:


DM phòng ban nhập trước có mã bắt đầu là D.

DM nhân viên nhập sau, có mã bắt đầu là E.
e. Danh mục mục phí:

Danh mục này được sử dụng trong việc hạch tốn, lập báo cáo chi phí theo khoản mục và việc
phân tích, kiểm tra chi phí theo khoản mục. Người dùng tự xây dựng danh mục phân loại này tùy

theo loại hình hoạt động của tài khoản theo dõi chi phí của doanh nghiệp. Danh mục mục phí để
chi tiết các khoản phí cơng ty cần theo dõi và giúp cho danh mục tài khoản giảm bớt các tiết
khoản của tài khoản theo dõi chi phí.
Lưu ý: Để có thể sử dụng được mục phí thì khi khai báo TK chi phí trong DM hệ thống tài
khoản phải check vào ơ Bắt buộc nhập mục phí
f. Danh mục trung tâm chi phí:

Sử dụng chức năng này để thiết lập danh sách các đối tượng tập hợp chi phí.
•
•

Đối với doanh nghiệp sản xuất, các trung tâm chi phí (TTCP) có thể là các phân xưởng
sản xuất, loại sản phẩm, sản phẩm,...
Đối với doanh nghiệp hoạt động dịch vụ, các trung tâm chi phí là từng hoạt động kinh
doanh dịch vụ, loại sản phẩm, dịch vụ,...

Lưu ý: Để có thể sử dụng được TTCP thì khi khai báo TK chi phí trong DM hệ thống tài
khoản phải check vào ô Bắt buộc nhập trung tâm chi phí
g. Các danh mục đã được thiết lập sẵn:

DM quốc gia, DM tỉnh thành, DM hệ thống tài khoản theo QĐ mới nhất của BộTC, DM các
phương thức tính thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể thay đổi các DM trên sao cho phù hợp với
nhu cầu quản lý riêng của mình.
2. Các danh mục riêng trên từng phân hệ:
a. Phân hệ tiền:


DM phương thức thu chi: Là danh mục
bắt buộc phải có nếu muốn nhập liệu thu
chi.
Lưu ý: Các phương thức giống như Rút tiền

gửi NH nhập quỹ tiền mặt phải chọn là Điều
chuyển tiền.
GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 20/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Danh sách các ngân hàng:
b. Hàng tồn kho:


DM kho, DM các đơn vị tính

DM hệ số chuyển đổi đơn vị tính:

Lưu ý: theo như hình trên thì 1 thùng = 10 cuộn

DM phương thức nhập xuất:
Hỗ trợ nhập liệu và phân loại chứng từ nhập – xuất.
Lưu ý: Nếu là phương thức nhập xuất hàng nội bộ thì phải chọn là Điều chuyển kho.


DM phân loại vật tư:
Thiết lập mã vật tư qua 2 bước:
Bước 1: Thiết lập danh mục phân loại vật tư.
Bước 2: Thiết lập từ điển vật tư.
Độ dài mã vật tư tối đa là 24 ký tự và do người dùng tự định nghĩa tại <Thông tin vật tư> của
chức năng Thiết lập thông tin chung trong phân hệ Quản trị hệ thống.

Bắt buộc phải đánh dấu

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 21/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Từ điển vật tư:
Sử dụng chức năng này để thiết lập danh sách tất cả các nguyên vật liệu, công cụ, thành phẩm,
hàng hoá, và dịch vụ (gọi chung là vật tư) được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp.
Cấu trúc của Mã vật tư như sau:
Mã vật tư = Mã loại vật tư + Ký tự phân cách + Mã chi tiết vật tư

2

1

3

Nhập liệu theo thứ tự 1  2  3. Đối với màn hình 3 thì nhập từ trái sang phải.
Chức năng nhập liệu tiên tiến giúp thiết lập các vật tư cùng loại nhanh hơn:

Trên màn hình nhập liệu đã hiển thị một vật tư bất kỳ, người dùng chỉ cần gõ mã vật tư mới
vào ô Mã vật tư, Accnet sẽ tự động giữ lại tất cả các thông tin đã thiết lập cho vật tư cùng loại
trước đó. Người dùng chỉ cần gõ vào tên vật tư mới và nhấn nút Chấp nhận là hoàn tất việc
nhập liệu cho 1 vật tư mới.
Lưu ý:
- Chọn hết các ô Mặt hàng mua? Bán ? Tồn?

- Các TK hàng tồn kho, TK doanh thu, giá vốn, hàng gửi bán bắt buộc phải báo chính xác.
- ĐVT mua, ĐVT bán nếu khác với ĐVT tồn thì phải khai báo hệ số quy đổi trong DM hệ
số chuyển đổi ĐVT.
c. Kế toán tổng hợp:


DM các loại bút toán định kỳ:

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 22/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Phần V: Thiết lập số dư ban đầu
Phần hành này cho phép bạn khai báo số dư ban đầu khi đưa hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 vào
sử dụng, bao gồm số dư tổng hợp tài khoản, số dư nguyên tệ, số dư công nợ phải thu, phải trả; Số
dư hàng tồn kho và bộ báo cáo tài chính ban đầu. Phần hành này chỉ cần chạy một lần khi đưa hệ
thống vào sử dụng

.

I. Trường hợp sử dụng: Có 2 trường hợp xảy ra :
1. Cơng ty mới thành lập: khơng có số dư ban đầu, khố tồn bộ số dư và nhập liệu.
2. Công ty đang hoạt động:
Căn cứ vào ngày bắt đầu sử dụng chương trình để lấy số liệu của Bảng cân đối tài khoản, Sổ quỹ
có theo dõi ngoại tệ, Sổ chi tiết công nợ phải thu phải trả, Báo cáo tồn kho.
VD : Ngày bắt đầu sử dụng là 01/01/2007 thì lấy số liệu vào ngày 31/12/2006.

II. Nhập liệu số dư ban đầu:
1. Số dư ban đầu tài khoản: Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản.

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 23/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004
Lưu ý: Chỉ nhập số liệu vào các TK chi tiết. Các TK cha chỉ để xem chứ khơng có số liệu.
Nếu chưa hồn thành việc nhập liệu vẫn có thể thốt ra ngồi. Nếu đã nhập liệu xong thì
phải nhấn vào nút Hồn thành và khố để kết thúc việc nhập liệu chức năng này thì mới có
thể nhập số dư đầu cho 3 phân hệ còn lại.
2. Số dư ban đầu nguyên tệ: Căn cứ vào Sổ quỹ chi tiết có theo dõi ngoại tệ.
Nếu chưa Hồn thành và khố thì sẽ không nhập liệu được phân hệ Tiền

Lưu ý: Tiền Việt Nam vẫn phải nhập cả 2 ô tiền nguyên tệ và tiền hạch toán như nhau.

Lưu ý: Tiền Ngoại tệ thì nhập nguyên tệ xong phải nhân với tỷ giá để có được tiền hạch
tốn.
3. Số dư ban đầu công nợ: Căn cứ vào sổ chi tiết công nợ phải thu phải trả.
Các bước nhập liệu: Gõ số chứng từ – Chọn Có để tạo mới – Chọn lơ – Nhập diễn giải – Chọn
mã tài khoản công nợ – Chọn mã đối tượng công nợ – Gõ số chứng từ cơng nợ - Chọn Có để
tạo mới – Nhập thông tin cho chứng từ công nợ – Nhập số tiền vào ơ NỢ / CĨ tương ứng với
số dư phải thu/phải trả.

Lưu ý: Đây là 1 công việc cực kỳ quan trọng vì nếu nhập sai các số dư này thì sẽ khơng

quay lại sửa được. Nếu chưa hồn thành và khố thì sẽ khơng nhập liệu được phân hệ
Phải thu – Phải trả.

GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 24/27


Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004

Số dương là
số dư bên Nợ
Nhấn vào đây để
hiện màn hình
nhập liệu số dư

Số âm là số
dư bên Có
Xem chi tiết
số dư


Màn hình nhập liệu số dư ban đầu:

TK tạm nhập sau cùng sao cho
cân đối Tổng Nợ = Tổng Có

Số chứng từ công nợ

Lưu ý: Chỉ cần tạo 1 lô nhật ký chung là có thể lưu tất cả các chứng từ công nợ ban đầu .
Các số chứng từ nên đặt theo quy tắc là lấy SD + mã tài khoản công nợ.
VD : Chứng từ 0000SD331 sẽ chứa tất cả các số dư phải trả của TK 331 bao gồm cả trả
trước cho người bán (số dư bên Nợ 331).
GETTING STARTED

Phạm Đăng Vũ Quang

Trang 25/27