Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn tại Tổng Công ty Thép Việt Nam

Mục lục
Mục lục 1
Lời nói đầu 2
Chơng I: Cơ sở lý luận về công tác văn th . 3
I. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn th .3
1. Khái niệm về công tác văn th . .3
2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn th 3
II. Nội dung công tác văn th và tổ chức quản lý văn th 4
1. Nội dung công tác văn th .4
2. Hệ thống tổ chức quản lý văn th 5
3. Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ .5
4. Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn th 5
III. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản . 5
1. Quản lý văn bản đi 5
2. Quản lý văn bản đến 6
3. Quản lý và sử dụng con dấu 7
Chơng II: Hoạt động công tác văn th tại Tổng Công ty Thép Việt Nam 9
I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam.9
1. Qúa trình hình thành và phát triển 9
2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty 9
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty 10
I 4. Tình hình hoạt động chung của Tổng Công ty 14
II. Thực trạng công tác văn th của Tổng công ty Thép Việt Nam15
1. Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty Thép 15
2. Giải quyết và quản lý văn bản đi taịo Tổng Công ty 17
3. Giải quyết và quản lý văn bản mật tại Tổng Công ty 18
4. Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu tại Tổng Công ty 18
Chơng III : Một số giải pháp và kiến nghị 19
Kết luận 20
Tài liệu tham khảo 21
Báo cáo thực tập

1
Lời nói đầu
Trong những năm gần đây, hoạt động của công tác văn th đã đóng góp một
phần rất quan trọng trong việc phát triển của các Doanh nghiệp. Công tác văn th là
hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo, quản
lý, sản xuất kinh doanh của ngành. Hiện nay, tại một số Doanh nghiệp vẫn còn tồn tại
những khuyết điểm cha đợc khắc phục nh khâu soạn thảo văn bản, xử lý văn bản đi và
đến còn chậm, công tác bảo mật ở một số đơn vị cha đợc quan tâm. Hoạt động của
công tác văn th đợc làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đợc nhanh
chóng, chính xác, năng suất, chất lợng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật
của Đảng và Nhà nớc, hạn chế đợc bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng
và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
Qua một thời gian ngắn đợc thực tập tại Tổng công ty Thép Việt Nam, em đã
tìm hiểu mọi hoạt động tại Tổng công ty vì thế em đã chọn đề tài: Một số biện pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn th tại Tổng Công ty Thép Việt Nam.
Trong bài báo cáo thực tập của em trừ phần lời nói đầu và phần kết luận thì
kết cấu của bài báo cáo này đợc chia ra làm ba chơng:
Chơng I: Cơ sở lý luận về hoạt động công tác văn th
Chơng II: Hoạt động công tác văn th tại Tổng công ty Thép Việt Nam
Chơng III: Một số kiến nghị và giải pháp
Trong thời gian thực tập đợc sự giúp đỡ của thầy cô và các cô chú trong Công ty
đã hớng dẫn và giúp cho em hoàn thành bài báo cáo này. Vì thời gian có hạn nên trong
báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm. Em kính mong thầy cô
giúp đỡ em để báo cáo của em đợc hoàn chỉnh hơn nữa.

Chơng I: cơ sở lý luận về công tác văn th
I. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn th:
1. Khái niệm về công tác văn th:
Công văn, giấy tờ là một trong những phơng tiện quan trọng và cần thiết đối với
hoạt động quản lý Nhà nớc, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng là hai

công tác không thể thiếu đợc trong hoạt động đó. Những hoạt động đó cần đợc tiến
hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về công tác
văn th, tức là các quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành chính
Báo cáo thực tập
2
Nhà nớc về xây dựng văn bản và quản lý, và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động
quản lý của mình.
Quan điểm về công tác văn th theo nghĩa rộng (tức là bao gồm xây dựng và
quản lý văn bản) và nên đợc áp dụng ở mọi lúc, mọi nơi. Cách hiểu này đã đợc khẳng
định tại công văn của cục Lu trữ Nhà nớc số 55 - CV / TCCB ngày 01- 3 - 1991 về
việc hớng dẫn thực hiện Quyết định số 24 - CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trởng, theo
đó : Công tác văn th là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình
quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của
công tác văn th là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện đợc soạn
thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn th là phơng tiện thiết
yếu để bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả.
2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn th :
+ Vị trí:
Công tác văn th là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan
trọng trong hoạt động của cơ quan. Nh vậy, công tác văn th có ảnh hởng trực tiếp đến
chất lợng quản lý Nhà nớc của cơ quan.
+ ý nghĩa:
Công tác văn th bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm
vụ quản lý Nhà nớc của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lý đợc
cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác
nhất là thông tin bằng văn bản.
Thực hiện tốt công tác văn th sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đợc
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lợng, đúng chính sách, đúng chế độ.
+ Yêu cầu của công tác văn th:
Công tác văn th phải đảm bảo các yêu cầu sau :

- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào
việc xây dựng văn bản. Do đó, xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết nhanh công việc của cơ quan .
- Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết
công việc, không trái với văn bản qui phạm pháp luật có liên quan. Văn bản ban hành
phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nớc quy định. Trình bày văn bản phải đúng tiêu
chuẩn Nhà nớc ban hành. Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn văn bản
phải đúng nội dung bản thảo đã đợc phê duyệt .
Báo cáo thực tập
3
- Bí mật: Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn th, lựa chọn cán bộ văn th của cơ quan phải
đảm bảo yêu cầu đã đợc quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nớc.
- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn th gắn liền
với việc sử dụng các phơng tiện và kỹ thuật hiện đại.Vì vậy hiện đại hoá công tác văn
th đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nớc nói
chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lợng cao . Hiện đại hoá công
tác văn th ngày nay, trớc hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn th và thực hiện các trang thiết bị văn phòng.
II. Nội dung công tác văn th và tổ chức quản lý văn th :
1. Nội dung công tác văn th
Công tác văn th bao gồm:
+ Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký và ban hành văn bản
+ Quản lý và giải quyết văn bản:
- Đăng ký và giải quyết văn bản đến
- Đăng ký văn bản đi

- Lập hồ sơ và giao lộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ cơ quan.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
2. Hệ thống tổ chức quản lý văn th
+ Cơ quan quản lý Nhà nớc công tác văn th ở trung ơng
Cục lu trữ Nhà nớc có nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý thống nhất công tác
văn th từ trung ơng đến địa phơng, chỉ đạo trực tiếp công tác văn th ở các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ơng.
+ Tổ chức văn th ở các cơ quan, các ngành, các cấp
Công tác văn th ở các ngành các cấp đợc phân cấp quản lý nh sau:
- Các bộ trởng, thủ trởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ có
trách nhiệm quản lý công tác văn th trong toàn ngành và chỉ đạo nghiệp vụ công tác
văn th của các đơn vị trực thuộc Chính phủ.
- Chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ơng có trách nhiệm
quản lý công tác văn th trong toàn tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ơng và chỉ đạo
Báo cáo thực tập
4
nghiệp vụ công tác văn th của các quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, thị xã và các đơn
vị trực thuộc.
3. Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ văn th
4. Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn th
III. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
1. Quản lý văn bản đi
a. Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi
đi ở văn th cơ quan.
Văn bản đi nhất thiết phải qua văn th để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi
đi.
b. Nội dung quản lý văn bản đi
+ Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi nh: số,

ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản vào những phơng tiện đăng ký
nh: sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra
tìm văn bản đợc nhanh chóng.
+ Chuyển giao văn bản đi
Các văn bản đi phải đợc đăng ký và chuyển ngay trong ngày khi đã có chữ ký
của ngời có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan.
Việc gửi văn bản phải đúng với nơi nhận đã ghi trên văn bản.
Những văn bản có dấu hiệu khẩn phải đợc chuyển trớc
+ Sắp xếp và quản lý văn bản lu
Mỗi văn bản đi đều phải lu ít nhất 02 bản: một bản đề cập hồ sơ và theo dõi
công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lu ở văn th để tra tìm, phục vụ khi cần thiết.
Những bản lu ở văn th phải sắp xếp theo từng loại văn bản của năm nào để riêng năm
ấy. Bản lu phải là bản chính. Tuỳ theo tính chất và nội dung công việc mà có thể lu
thêm một số bản sao.
2. Quản lý văn bản đến
a. Nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến
+ Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở
văn th.
+ Văn bản đến phải đợc xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật.
Báo cáo thực tập
5
+ Văn bản đến phải trình thủ trởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trởng phòng
hành chính trớc khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
+ Các cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao
văn bản của văn th.
b. Nội dung quản lý văn bản đến
+ Tiếp nhận văn bản đến
- Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, ngời trực tiếp nhận văn bản phải
kiểm tra xem có đúng văn bản, tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lợng văn bản
có đủ không.

- Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lợng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ
phận văn th phải tiến hành phân loại các văn bản nhận đợc thành hai loại (loại phải
đăng ký và loại không phải đăng ký).
- Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ khẩn phải đợc bóc
ngay sau khi nhận.
Khi bóc bì không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của các
văn bản đã đợc ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bu điện trên phong bì.
+ Đăng ký văn bản đến
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến
Dấu đến có kích thớc (3cm x 5cm) gồm : tên cơ quan nhận văn bản đến, số
đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết), lu hồ sơ
số
Dấu đến đợc đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dới số và ký hiệu,
trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến; ngày
đến là ngày văn th nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01- 01
đến hết ngày 31- 12 mỗi năm . Có thể ghi số đến tuỳ theo từng loại văn bản.
3. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý
Nhà nớc đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong hoạt động của các cơ quan văn
bản ban hành đợc đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con
dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp.
a. Văn bản pháp luật hiện hành về con dấu
Báo cáo thực tập
6
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng
trong công tác văn th, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ
tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nớc.
b. Những quy định về tổ chức sử dụng và quản lý con dấu
+ Sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định

+ Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ đợc dùng một con dấu theo mẫu quy định.
+ Khi đóng dấu vào văn bản phải đảm bảo các quy định sau:
- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản.
- Con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có
thẩm quyền.
- Không đợc đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không đợc đóng dấu
khống chỉ.
- Dấu đợc đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
- Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ (đỏ cờ)
- Trờng hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo.
- Dấu đóng mờ phải đợc đóng lại.
- Thực hiện các chế độ quản lý con dấu
Chơng II: Hoạt động về công tác văn th
Tại Tổng công ty Thép Việt Nam
I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam
1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty
Tổng Công ty Thép Việt Nam đợc thành lập theo quyết định số 344/TTg ngày
04 tháng 7 năm 1994 của Thủ tớng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng Công ty Thép
và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng - nay là Bộ Công nghiệp. Thực
hiện chủ trơng của Đảng và Nhà nớc về tiếp tục đổi mới, sắp xếp lại các Doanh nghiệp
Nhà nớc đặc biệt là các Tổng Công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế,
ngày 29 tháng 4 năm 1995, Thủ tớng Chính phủ ký quyết định số 255/TTg thành lập
Báo cáo thực tập
7
lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty Nhà n-
ớc - Tổng Công ty 91.
Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : VIETNAM STEEL
CORPORATION. Tên viết tắt: VSC. Địa chỉ: số 91, phố Láng Hạ, quận Đống Đa,
Thành phố Hà Nội.
Hiện nay, Tổng Công ty Thép Việt Nam có 14 đơn vị thành viên và 14 liên

doanh với nớc ngoài. Tổng Công ty đợc Nhà nớc giao quản lý và sử dụng hơn 1.400 tỷ
đồng. Lao động bình quân 17.500 ngời; doanh thu 7.500 tỷ đồng; sản lợng thép cán
đạt 650.000 tấn/ năm
2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty
Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà nớc đợc Thủ t-
ớng Chính phủ thành lập và hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 - mô hình Tập
đoàn kinh doanh lớn của Nhà nớc. Mục tiêu của Tổng Công ty Thép Việt Nam là xây
dựng và phát triển mô hình Tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở sản xuất và kinh
doanh Thép làm nền tảng.
Tổng Công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết trên các thị trờng
trọng điểm trên lãnh thổ Việt Nam và bao trùm hầu hết các công đoạn từ khai thác
nguyên liệu, vật liệu, sản xuất Thép và các sản phẩm Thép cho đến khâu phân phối,
tiêu thụ sản phẩm. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty nh
sau:
- Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ
luyện kim.
- Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm Thép.
- Kinh doanh xuất, nhập khẩu Thép, vật t thiết bị và các dịch vụ liên quan đến
công nghệ luyện kim nh nguyên liệu, vật liệu đầu vào các sản phẩm Thép, trang thiết
bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật.
- Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây
dựng.
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và vật t
tổng hợp khác.
- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện
kim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng.
- Đầu t, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nớc và nớc ngoài.
- Xuất khẩu lao động.
Báo cáo thực tập
8

Bên cạnh phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh đợc Nhà nớc
giao, Tổng Công ty Thép Việt Nam còn đợc Nhà nớc giao cho thực hiện nhiệm vụ rất
quan trọng là cân đối sản xuất Thép trong nớc với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh
tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng Thép trong nớc cha sản xuất đợc để bình ổn
giá cả thị trờng Thép trong nớc, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nớc giao, tăng nguồn
thu cho ngân sách Nhà nớc, tạo việc làm và bảo đảm đời sống cho ngời lao động trong
Tổng Công ty.
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty
Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng Công ty đợc tổ chức theo quy
định của Luật Doanh nghiệp Nhà nớc và Điều lệ Tổng Công ty do Chính phủ phê
chuẩn.
Hiện nay Tổng Công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý và điều hành Tổng
Công ty đợc phân bố trên các tỉnh, thành phố trong nớc nh Hà Nội, Hứa Phòng, Quản
Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Thà Thiên Huế, Đà Nẵng, Quản Nam, Khánh Hoà, Tây
Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh, Bà rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, Bình Dơng, Biên Hoà
và các khu công nghiệp lớn.
Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp của Tổng công ty Thép Việt Nam theo mô
hình trực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang đợc áp dụng phổ biến hiện nay.
Theo cơ cấu này, ngời lãnh đạo Doanh nghiệp đợc sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để
chuẩn bị các quyết định, hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định đối với
cấp dới. Ngời lãnh đạo Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và
toàn quyền quyết định trong phạm vi Doanh nghiệp. Việc truyền lệnh, ra các quyết
định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định, ngời lãnh đạo ở các bộ phận chức năng
( phòng, ban chuyên môn ) Tổng Công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho
đơn vị thành viên cấp dới.
Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, để linh hoạt, chủ động trong
điều hành công việc và phát huy đợc trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia, Tổng
Công ty còn vận dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận, tập hợp
đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu, xây dựng dự án,
phơng án, chiến lợc hay chơng trình cho từng lĩnh vực cụ thể. Ví dụ nh: Hội đồng t

vấn thẩm định tài chính dự án đầu t, ban chỉ đạo một số lĩnh vực, tổ nghiên cứu chiến
lợc kinh doanh, mạng lới tiêu thụ sản phẩm v.v
Báo cáo thực tập
9
Sơ đồ tổ chức cơ quan văn phòng
Tổng công ty THéP VIệT NAM


Báo cáo thực tập
10
Hội Đồng Quản Trị
Ban Kiểm Soát
Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
Văn Phòng
Phòng Tổ Chức Lao Động
Phòng Kế hoạch Đầu T
Phòng Kinh Doanh - XNK
Phòng Kỹ Thuật
TT Hợp Tác LĐ Với NN
Phòng Tài chính - Kế toán
3.1. Hội đồng quản trị Tổng Công ty:
Hội đồng quản trị Tổng Công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt động của
Tổng Công ty theo quy định của điều lệ Tổng Công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nớc và
chịu trách nhiệm trớc Thủ tớng Chính phủ, trớc pháp luật về hoạt động và phát triển
của Tổng Công ty theo chức năng, nhiệm vụ đợc Nhà nớc giao.
Hội đồng quản trị Tổng Công ty có 5 thành viên do Thủ tớng Chính phủ bổ
nhiệm. Hội đồng quản trị gồm: Chủ tịch Hội đồng quản trị và 4 thành viên, trong đó 1
thành viên kiêm Tổng giám đốc Tổng Công ty, 1 thành viên kiêm Trởng ban kiểm soát

Tổng Công ty, 1 thành viên phụ trách các lĩnh vực tài chính, đầu t, kinh doanh và 1
thành viên phụ trách nghiên cứu khoa học công nghệ và đào tạo nhân lực.
3.2. Ban kiểm soát Tổng Công ty:
Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tổng Công ty thành lập để giúp Hội đồng
quản trị kiểm tra, giám sát các hoạt động điều hành của Tổng giám đốc Tổng Công ty,
Giám đốc các đơn vị thành viên Tổng Công ty và Bộ máy giúp việc của Tổng giám
đốc theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị Tổng Công ty.
Ban kiểm soát có 5 thành viên, gồm Trởng ban là Uỷ viên Hội đồng quản trị và
4 thành viên giúp việc, trong đó 1 thành viên chuyên trách và 3 thành viên kiêm
nhiệm. Thành viên ban kiểm soát do Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm.
3.3. Tổng giám đốc Tổng Công ty:
Tổng giám đốc Tổng Công ty là Uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ tớng Chính
phủ bổ nhiệm. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng Công ty, có quyền điều
hành cao nhất trong Tổng Công ty và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị Tổng
Công ty, trớc Thủ tớng Chính phủ và trớc pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng
Công ty.
Tổng Công ty có 2 phó Tổng giám đốc do Bộ trởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm.
Các phó tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của
Tổng Công ty đợc Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền và chịu trách nhiệm trớc
Tổng giám đốc, trớc Hội đồng quản trị Tổng Công ty, trớc pháp luật về nhiệm vụ đợc
phân công thực hiện.
3.4. Bộ máy giúp việc Tổng công ty:
Tổng công ty có 6 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và 1 Trung tâm do Tổng giám
đốc Tổng Công ty thành lập. Các phòng, Trung tâm Tổng Công ty có 112 ngời, thực
hiện chức năng tham mu, giúp việc Tổng giám đốc trong điều hành hoạt động của
Tổng Công ty.
Báo cáo thực tập
11
+ Phòng tổ chức lao động
+ Phòng Kế toán Tài chính

+ Phòng Kinh doanh và xuất nhập khẩu
+ Phòng Kế hoạch và Đầu t
+ Phòng kỹ thuật
+ Văn phòng
+ Trung tâm hợp tác lao động với nớc ngoài
4. Tình hình hoạt động chung của Tổng công ty Thép Việt Nam:
Năm 2001 là năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ IX, triển
khai kế hoạch 5 năm (2001 - 2005) và chiến lợc phát triển kinh tế - xã hội 10 năm
(2001 - 2010). Nền kinh tế đất nớc tiếp tục ổn định và có bớc phát triển. Đầu t nớc
ngoài và trong nớc đang đợc phục hồi. Các chính sách kích cầu của Chính phủ và sự
đổi mới cơ chế quản lý vĩ mô theo hớng mở rộng quyền tự chủ cho các doanH nghiệp
đã tác động tích cực đến sự tăng trởng của nhiều ngành kinh tế trong đó có ngành
Thép.
Năm 2001, lợng Thép cán cả nớc sản xuất 1.900.000 tấn, trong đó Tổng công ty
(bao gồm cả liên doanh) tham gia 1.554.400 tấn, chiếm 81,8%. Năm nay các đơn vị
sản xuất và liên doanh tiếp tục giữ tốc độ tăng trởng cao. Tốc độ tăng trởng của các
đơn vị sản xuất thuộc Tổng công ty có khả quan hơn các năm trớc.
Năm 2001 tổng lợng Thép tiêu thụ trên thị trờng 3.864.200 tấn, trong đó Tổng
công ty tham gia tiêu thụ 2.143.300 tấn, chiếm 55,5%. Thị phần tham gia tiêu thụ của
Tổng Công ty giảm khoảng 10% so với năm trớc, chủ yếu do có thêm một số nhà máy
sản xuất Thép xây dựng mới đi vào hoạt động. Điều đó cũng cho thấy thị trờng Thép
ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh.
II. Thực trạng hoạt động công tác văn th Tổng công ty Thép Việt Nam
1. Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty
Văn bản đến là các công văn, giấy tờ, tài liệu, v.v do cơ quan, đơn vị nhận đợc
từ nơi khác gửi đến. Việc giải quyết và quản lý văn bản đến cần đợc tiến hành theo các
quy định của các văn bản sau đây: Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lu
trữ, ban hành kèm theo Nghị định của Hội đồng Chính phủ số 142 - CP ngày 28 - 9 -
1963; Bản hớng dẫn vào sổ và chuyển giao công văn đi, đến của cơ quan, ban hành
kèm theo Công văn của Cục Lu trữ Phủ Thủ tớng số 30 - NV ngày 09 - 02 - 1977, các

văn bản pháp luật khác có liên quan đối với từng cơ quan, tổ chức cụ thể.
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì cũng phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Báo cáo thực tập
12
+ Tất cả các văn bản đến đều phải đợc qua văn th của Tổng công ty để đăng ký
vào sổ và quản lý thống nhất.
+ Khi nhận đợc văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của nhân viên
văn th.
+ Văn bản phải đợc chuyển qua thủ trởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trởng
phòng hành chính trớc khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết.
+ Văn bản đến phải đợc xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo
các quy định của Nhà nớc.
Tại Tổng Công ty Thép Việt Nam nếu tính một năm thì số lợng văn bản đến
Tổng Công ty khoảng 2.500 văn bản.
Quy trình giải quyết văn bản đến của Tổng Công ty Thép Việt Nam gồm 6 bớc:
Bớc 1: Sơ bộ phân loại văn bản
+ Kiểm tra văn bản xem có đúng là đợc gửi cho công ty không, nếu nhầm phải
gửi trả lại nơi gửi.
+ Phân loại sơ bộ theo loại hình văn bản (công văn, tài liệu, sách báo), địa chỉ
và thẩm quyền nhận v.v
Bớc 2: Bóc bì văn bản
Công đoạn này đợc văn th của Tổng Công ty Thép tiến hành theo nội dung sau:
+ Văn bản có dấu hoả tốc, thợng khẩn, khẩn cần đợc bóc bì trớc.
+ Khi bóc bì không làm rách văn bản, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bu
điện.
+ Đối chiếu số, ký hiệu, số lợng văn bản ghi ngoài bì với các thành phần tơng
ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trờng hợp văn bản kèm
theo phiếu gửi).
Bớc 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
+ Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn th, ghi nhận ngày tháng,

số văn bản đến.
+ Dấu đến đợc đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dới số và ký hiệu,
trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
Bớc 4: Vào sổ đăng ký
Văn bản đăng ký vào sổ ngay trong ngày đến. Nói chung, tại Tổng Công ty
Thép Việt Nam văn th đã lập 2 sổ đăng ký văn bản đến: 1 sổ đăng ký văn bản mật và 1
sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan.
Bớc 5: Trình văn bản
Báo cáo thực tập
13
Vào sổ xong văn th trình chánh văn phòng xem toàn bộ văn bản đến để xin ý
kiến phân phối giải quyết. Sau khi có ý kiến văn bản đợc đa lại văn th để vào sổ tiếp và
Chuyển giao cho các đơn vị.
Bớc 6: Chuyển giao văn bản
Văn bản đến đợc giao đúng, trực tiếp cho đối tợng chịu trách nhiệm giải quyết
và đối tợng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn th.
2. Giải quyết và quản lý văn bản đi tại Tổng công ty
Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi
đi ở văn th của công ty.
Tại Tổng Công ty Thép Việt Nam mỗi năm có khoảng 2.000 văn bản đợc phát
hành đi.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Tổng Công ty Thép Việt Nam đ-
ợc thực hiện qua 4 bớc cơ bản sau:
Bớc 1: Soát lại văn bản
Văn th kiểm tra cáC phần và thể thức văn bản đã đúng quy định pháp luật hay
cha.
Bớc 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi
Ghi số của văn bản. Văn bản quy phạm pháp luật đợc đánh số, ghi năm ban
hành và ký hiệu cho từng loại văn bản.
Ghi ngày tháng của văn bản. Văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy. Ngày tháng

đợc ghi phía trên đầu của mỗi văn bản để tiện việc vào sổ và tìm kiếm văn bản đợc dễ
dàng. Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt đợc đề ngày tháng là thời điểm
ký ban hành.
Bớc 3: Chuyển văn bản đi
Văn bản đợc chuyển ngay trong ngày hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau
ngày vào sổ và đăng ký phát hành. Riêng văn bản có mức độ khẩn thì làm thủ tục phát
hành ngay sau khi nhận đợc từ các đơn vị.
Văn th gửi văn bản qua bu điện hoặc đa đến địa chỉ nơi nhận, nhng đều vào sổ
chuyển văn bản và ngời nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Bớc 4: Sắp xếp bản lu văn bản
Mỗi văn bản đi đều phải lu ít nhất 02 bản: một bản để lập hồ sơ và theo dõi
công việc ở công ty, một bản lu ở văn th để tra tìm phục vụ khi cần thiết. Văn th sắp
xếp những bản lu theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy.
3. Giải quyết và quản lý văn bản mật tại Tổng Công ty
Báo cáo thực tập
14
Văn th có trách nhiệm quản lý các dấu mật của Công ty, rà soát thủ tục đóng
dấu độ mật, dấu thu hồi vào tài liệu theo quy định của giám đốc tại quy chế tiếp nhận,
xử lý và ban hành văn bản của Công ty. Không đợc đánh máy, in, sao chụp thừa số
bản tài liệu mật đã đợc quy định. Tài liệu mật soạn thảo, đánh máy, in, sao chụp xong
phải bảo mật. Những bản thảo, đánh máy, in thử, hỏng, thừa hoặc giấy than, giấy nến,
bản in nếu không cần lu lại tại công ty thì văn th huỷ ngay.
Trong khi giải quyết công việc không đợc ghi chép những điều bí mật vào giấy
hoặc sổ tay cha đợc Công ty quản lý vào sổ và đánh số. Việc quản lý, sử dụng các
băng ghi âm, ghi hình, phim, ảnh có độ mật phải đợc bảo vệ nh chế độ quản lý tài liệu
mật.
4. Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu tại Tổng Công ty
Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý
về mọi mặt của Công ty. Trong hoạt động của Tổng Công ty Thép Việt Nam văn bản
ban hành đợc đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con dấu.

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng
trong công tác văn th, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ
tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính Nhà nớc.
Báo cáo thực tập
15
Chơng III: Một số kiến nghị và giải pháp
Hiện nay công tác văn th đã có những bớc phát triển nhất định, song ở các khâu
nghiệp vụ vẫn còn những hạn chế. Để giải quyết những tồn tại và đổi mới công tác văn
th cần nghiên cứu một số giải pháp sau:
+ Nghiên cứu hớng dẫn thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, ban
hành các văn bản dới luật để tạo thành một hệ thống các văn bản chỉ đạo công tác văn
th. Xem xét lại các văn bản dới luật để bãi bỏ các quy định không phù hợp với luật.
+ Quy định trách nhiệm từ giám đốc công ty đến nhân viên văn th đều phải thực
hiện đúng các quy định về công tác văn th. Đồng thời giải thích, yêu cầu mọi ngời tôn
trọng các quy định; phát hiện, ngăn chặn và đề nghị xử lý những vi phạm quy định
Nhà nớc về công tác văn th.
+ Đẩy mạnh nghiên cứu khoa học, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý
hoá sản xuất và sáng chế trong ngành văn th. Chú ý những hớng nghiên cứu tập trung
vào xây dựng , ban hành văn bản, hệ thống hoá văn bản, tiêu chuẩn hoá văn bản quản
lý Nhà nớc, chu trình văn bản, công tác lập hồ sơ. Các công trình nghiên cứu phải đi từ
yêu cầu thực tế, phải đợc thực tế kiểm nghiệm.
+ Cần áp dụng các công trình nghiên cứu có giá trị nhằm đổi mới công tác văn
th.
+ Phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật
+ Có chính sách động viên bằng tinh thần và vật chất cho những công trình
khoa học có giá trị thực tiễn cao.
+ Vận dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác văn th. Trang bị các
kỹ thuật hiện đại nhằm đem lại hiệu quả cao trong chơng trình áp dụng tin học vào
công tác văn th.
Báo cáo thực tập

16
Kết luận
Tóm lại, công tác văn th góp phần không nhỏ cho việc giải quyết mọi công việc
của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, có năng suất và chất lợng. Công tác văn th
có trách nhiệm giúp cho thủ trởng của các cơ quan theo dõi, đối chiếu kết quả xử lý
văn bản với báo cáo thống kê hàng tuần của văn phòng, cập nhật đầy đủ văn bản đến,
văn bản đi của cơ quan.
Công tác văn th của cơ quan đã góp phần quan trọng trong hoạt động của văn
phòng. Tuy nhiên vẫn còn một số thiếu xót không thể tránh khỏi nhng công ty đã dần
hoàn thiện hơn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn th theo xu hớng đi
lên.
Qua thời gian thực tập tại Tổng Công ty em cũng hiểu đợc thực tiễn của hoạt
động công tác văn th ở đây. Qua đó cũng giúp em một phần nào đó hiểu đợc tầm quan
trọng của công tác văn th tại Tổng Công ty. Công tác văn th là một trong những hoạt
động không thể thiếu đợc, nó đóng góp một phần cho ban lãnh đạo Công ty giúp cho
Công ty sớm hoàn thiện hơn để nâng cao hiệu quả sản xuất , kinh doanh của Tổng
Công ty.
Tài liệu tham khảo
1. Hớng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính - TS. Lu Kiếm Thanh - NXB Thống kê
- 1999
Báo cáo thực tập
17
2. Giáo trình công tác văn th - Trờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
3. Văn bản và lu trữ học đại cơng - Nguyễn Văn Hàn, Vơng Đình Quyền - NXB
Giáo dục - 1997
4. Công tác văn th - Trờng Trung học lu trữ và nghiệp vụ văn phòng - NXB Giao
thông vận tải - 1998
5. Hành chính doanh nghiệp: Tạo lập và vận hành - TS. Đinh Văn Tiến - NXB
Chính trị Quốc gia - 1998
6. Giáo trình hành chính doanh nghiệp - Trờng Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà

Nội - 2000
7. Những vấn đề về cải cách hành chính doanh nghiệp - TS. Đinh Văn Tiến, TS. L-
ơng Minh Việt - NXB Thống kê - 1997
8. Lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ lu trữ - Hà Nội - 1996
Báo cáo thực tập
18