bài tập hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán - 1-
1. Khái quát chung về công ty cổ phần Tổng Bách Hoá
Công ty cổ phần Tổng Bách Hoá (TBH - General Department Store Joint Stock
Company) là doanh nghiệp cổ phần hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ.
Trụ sở : 38 Phan Đình Phùng, Ba Đình, Hà nội.
Điện thoại : 04- 8455012 Fax: 04- 8455012
Vốn điều lệ : 14.000.000.000 đ ( Mười bốn tỷ đồng).
Tài khoản : 43110102117
Chi nhánh NH No & PTNT Thanh Trì-Hà nội
1.1 Chức năng kinh doanh chủ yếu của Công ty
Công ty cổ phần Tổng Bách hóa là doanh nghiệp có chức năng kinh doanh tổng
hợp, trong đó có chức năng kinh doanh nội địa và kinh doanh xuất nhập khẩu. Các mặt
hàng của công ty có thể mạnh truyền thống là gạo, nông sản thực phẩm, phân bón, thép,
hoá chất… Cụ thể trong thời gian vừa qua công ty Tổng Bách Hoá đã hoạt động trong
các lĩnh vực sau:
- Trực tiếp xuất khẩu và xuất khẩu ủy thác các mặt hàng Gạo, nông sản, thực phẩm.
- Trực tiếp nhập khẩu và nhập khẩu ủy thác các mặt hàng vật tư, sắt thép, nguyên
liệu bột giấy, hàng tiêu dùng, phân bón các loại.
- Tổ chức sản xuất và kinh doanh hàng bách hóa.
- Kinh doanh tổng hợp trong đó có hàng bách hóa, văn phòng phẩm, hàng nông sản,
hàng kim khí, điện máy, thiết bị phụ tùng, vật tư bảo hộ lao động,…
- Cung cấp dịch vụ cho thuê kho hàng và vận tải.
1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Muốn quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không
phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, hình thức sở hữu hay lĩnh vực hoạt
động đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau. Trong đó, kế toán được
coi là công cụ hữu hiệu và cần thiết.
Trước nhu cầu quản lý của công ty cùng với đặc điểm kinh doanh hiện tại, bộ máy
kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công ty tác kế toán
được thực hiện tập trung tại phòng kế toán. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán
viên kiểm tra, xem xét và căn cứ vào chứng từ gốc để hạch toán các nghiệp vụ liên

quan.
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 2-
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của công
việc cũng như trình độ của các kế toán viên. Từ năm 2006, công ty cổ phần Tổng Bách
Hoá đưa vào áp dụng hệ thống kế toán máy sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting
. Phần mềm kế toán này được mua và có xây dựng, điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm
kinh doanh, tổ chức hạch toán kế toán tại công ty. Nhờ vậy mà công tác kế toán được
diễn ra nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu quản lý, đảm
bảo tiến độ công việc ở các khâu.
2. Đặc điểm quy trình tiêu thụ hàng hoá
Hoạt động tiêu thụ hàng hoá là hoạt động chính tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá
do vậy quy trình thủ tục bán hàng được quy định chặt chẽ cho từng bộ phận. Mỗi khâu
công việc nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn cho từng đối tượng riêng. Chính vì vậy, hoạt
động kinh doanh đem lại hiệu quả và công tác quản lý cũng được sát sao, thuận lợi.
2.1 Các hoạt động của chu trình doanh thu
- Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
- Lập lệnh bán hàng và phiếu xuất kho
- Lập hoá đơn giá trị gia tăng
- Xuất hàng, giao hàng đến nơi yêu cầu
- Ghi nhận các nghiệp vụ bán chịu vào các Sổ tài khoản có liên quan (nếu công ty
bán chịu)
- Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giảm trừ nợ phải thu nếu nó có
phát sinh
- Thu tiền của khách hàng và ghi sổ kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toán.
2.2 Phân công công việc liên quan tới tiêu thụ hàng hoá như sau:
- Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm bạn hàng, thực hiện các thoả thuận
cần thiết để đi đến kí kết được hợp đồng kinh tế.
- Kế toán có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá nhập, xuất, tồn, viết hoá đơn bán hàng,
theo dõi công nợ đối với từng khách hàng, lập báo cáo bán hàng, đối chiếu số liệu về

hàng hoá, lập bảng kê khai thuế đầu ra
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 3-
- Thủ kho: Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất và hoá đơn để nhập,xuất hàng và vào
thẻ kho. Cuối tháng, cuối quý tiến hành đối chiếu với kế toán.
3. Các chứng từ được sử dụng trong quy trình
Các chứng từ được sử dụng trong quy trình tiêu thụ gồm có :
3.1 Đơn đặt hàng của khách hàng
Đơn đặt hàng là căn cứ khởi đầu cho nghiệp vụ bán hàng, thu tiền tại doanh
nghiệp. Mục đích lập đơn đặt hàng giúp cho doanh nghiêp nắm rõ nhu cầu của khách
hàng để có sự phục vụ tốt nhất. Đơn đặt hàng gồm các nội dung cơ bản sau:
- Tên khách hàng, địa chỉ
- Mặt hàng yêu cầu: chủng loại, số lượng, yêu cầu chất lượng
- Thời gian, địa điểm giao nhận.
3.2 Hợp đồng kinh tế
Hoạt động tiêu thụ hàng hoá được bắt đầu khi công ty tiến hành ký kết hợp đồng
với khách hàng. Hợp đồng mua bán được xây dựng trên cơ sở đơn đặt hàng của khách
hàng hoặc thư chào hàng do bộ phận kinh doanh của công ty gửi đến cho các khách
hàng. Hợp đồng kinh tế là cơ sở pháp lý đầu tiên để công ty tiến hành thu mua hàng hóa
và chuyển giao cho khách hàng.
Nội dung của hợp đồng kinh tế quy định trách nhiệm cũng như quyền hạn của công
ty cùng khách hàng trong việc chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng hàng hoá cũng như
các nghĩa vụ thanh toán liên quan.
Các điều khoản hợp đồng kinh tế bao gồm:
- Điều 1: Chủ thể tham gia hợp đồng
- Điều 1: Tên hàng, số lượng, giá cả
- Điều 2: Quy cách sản phẩm, Địa điểm giao nhận, Thời gian giao hàng:
- Điều 3: Phương thức thanh toán:
- Điều 4: Điều khoản chung
3.3Lệnh bán hàng

Trên cơ sở đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế đã thoả thuận với khách hàng, công ty
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 4-
tiến hành thu mua hàng hoá hoặc xem xét số hàng tồn kho để xuất bán. Phòng kinh
doanh lập khi Lệnh bán hàng có đề nghị mua hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng gồm
các nội dung
- Tên, chủng loại, số lượng mặt hàng xuất
- Nơi xuất
- Tên, địa chỉ người nhận hàng, phương tiện vận chuyển
3.4Hoá đơn giá trị gia tăng
Tiếp theo, kế toán tiêu thụ lập hoá đơn GTGT. Trên hoá đơn sẽ ghi trực tiếp số
lượng, đơn giá và thành tiền của từng mặt hàng. về giá trị hàng bán chưa thuế, thuế
GTGT, tổng thanh toán và thủ trưởng đơn vị phải ký tên, đóng dấu.
Hoá đơn là căn cứ chính để kế toán phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ. Tại công ty cổ
phần Tổng Bách Hoá, hoá đơn được in trực tiếp bằng máy do đó đảm bảo được yêu cầu
chính xác, sạch đẹp.
3.5Phiếu xuất kho
Cùng với đó, kế toán thành phẩm lập phiếu xuất kho ghi rõ nội dung mua hàng,
chủng loại xuất xứ hàng hoá để làm căn cứ xuất kho để xác nhận và kiểm tra các mặt
hàng được xuất giao cho khách hàng
Nhân viên phòng kinh doanh đem hoá đơn và phiếu xuất kho xuống kho làm thủ
tục. Tại kho, khi nhận được phiếu xuất kho cùng lệnh xuất hàng, thủ kho tiến hành xuất
hàng, điền số lượng thực xuất trên Phiếu xuất kho.
Hàng hoá được giao cho khách hàng, khách hàng ký xác nhận trên hoá đơn và
phiếu xuất kho.
Sau đó, thủ kho chuyển hoá đơn, phiếu xuất kho của số hàng vừa xuất lên phòng
kế toán.
3.6Biên bản giao nhận hàng hoá
Biên bản giao nhận hàng dùng để xác nhận với khách hàng về việc hàng hoá đã
được chuyển giao theo đúng yêu cầu của khách hàng được quy định trong hợp đồng.

Biên bảo giao nhận gồm có các nội dung:
- Số lượng, chủng loại, chất lượng hàng giao
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 5-
- Địa điểm, ngày tháng giao hàng
3.7 Giấy báo có, Phiếu thu tiền, Biên bản ghi nhận nợ Ghi số tiền đã thu nhận từ
hoạt động bán hàng
4. Lưu đồ quy trình xử lý của chu trình bán hàng – thu tiền
4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình doanh thu
4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Khách
hàng
Hãng vận
tải
Chu
trình
doanh
thu
Chu trình
chi phí
Chu trình
sản xuất
Chu trình
nhân sự
HT ghi sổ-lập
báo cáo
Ngân hàng
Hệ thống thông tin kế toán - 6-
4.3 Quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng bằng máy ở phòng kinh doanh:

Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Chu trình
nhân sự
Đặt hàng
1.0
Khách
hàng
Chu trình
chi phí
Chu trình
sản xuất
Hãng
vận tải
Ngân hàng
Thu tiền
4.0
Lập hóa
đơn 3.0
Giao
hàng 2.0
HT ghi sổ- lập
báo cáo
Khách hàng
Đơn đặt hàng
Nhập ĐĐH
Ghi nhận &in
LBH
Giấy hồi báo
Khách hàng
Dữ liệu

ĐĐH
Phiếu xuất
kho
Kho hàng
ĐĐH
Lệnh
BH
N
+
Thông
báo lỗi
tệp tin
chi tiết
lệnh BH
BP Giao
hàng
Hệ thống thông tin kế toán - 7-
4.4 Quy trình xử lý xuất kho và giao hàng bằng thủ công ở bộ phận kho và bộ
phận giao hàng:
Kho hàng BP Giao hàng
4.5 Quá trình lập hóa đơn-theo dõi nợ giữa bộ phận giao hàng và kế toán bằng
máy:
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Phiếu XK
Kiểm tra và
ghi nhận
hàng xuất
PXK
BP xử lý
ĐĐH ĐH

Phiếu đóng
gói
Lập
phiếu
giao
hàng
PGHPXK
Phiếu
đóng gói
N
BP lập hóa đơn
N
BP giao
hàng
PGH
Nhập dữ liệu liên
quan
Ghi nhận &in
hóa đơn
Tập tin
ghi nhật
ký
tập tin
phải thu
KH
tập tin
hóa đơn
Tập tin
giao hàng
Tập tin

khách
hàng,
HTK
Tập tin
Đ ĐH
PGH
Khách hàng
thông
báo lỗi
Tại BP kế toán
N
Hóa đơn
Phiếu giao
hàng
Hệ thống thông tin kế toán - 8-
4.6 Hoạt động thu tiền bằng máy :
5. Mô tả tài khoản sử dụng và đối tượng theo dõi chi tiết
Công ty Cổ phần Tổng Bách Hoá sử dụng hệ thống tài khoản đúng theo quy định
của quyết định 15. Trong đó, các tài khoản liên quan đến doanh nghiệp thương mại
được sử dụng thường xuyên như: doanh thu, giá vốn, phải thu khách hàng, phải trả nhà
cung cấp… Một số tài khoản được chi tiết cụ thể theo yêu cầu quản lý. Nhìn chung, hệ
thống tài khoản đáp ứng được yêu cầu ghi chép và phản ánh vào sơ đồ tài khoản của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh
5.1 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111: Tiền mặt (1111: Tiền Việt Nam); Sử dụng trong nghiệp vụ thu
tiền bán hàng bằng tiền mặt (Nợ TK 1111/Có TK131)
- Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng (1121: Tiền Việt Nam); Sử dụng trong nghiệp
vụ thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản, séc (Nợ TK1121/Có TK 131)
- Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng; Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ
TK 131/Có TK5111, Có TK 33311)

Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Tại BP kế toán Khách hàng
tb trả tiền
Nhập dữ liệu liên
quan
In phiếu thu
Phiếu thu
thông
báo lỗi
Tập tin
phải
thu KH
Tập tin
ghi
nhật
ký
Khách hàng
Thủ quỹ
Phiếu thu
TB trả tiền
N
Tập
tin
khách
hàng
Hệ thống thông tin kế toán - 9-
- Tài khoản 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp (33311: Thuế giá trị gia tăng đầu
ra); Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ TK 131/Có TK 5111, Có TK 33311)
- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5111: Doanh thu bán
hàng hóa); Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ TK 131/Có TK 5111, Có TK

33311)
5.2 Đối tượng theo dõi chi tiết
Đối tượng chi
tiết
Nôi dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp
mã hóa
1. Khách hàng Tên khách hàng, địa
chỉ, mã số thuế, nhân
viên quản lý,
Theo khu vực, theo phân
vùng và theo từng loại
khách hàng
Mã thứ tự
2. Hàng hóa Tên, chủng loại, quy
cách ( đơn vị tính), số
lượng tồn kho,
Chủng loại, loại, nhãn
hiệu và dòng sản phẩm
Mã thứ tự
3. Nhân viên bán
hàng
Tên, dòng sản phẩm
chuyên môn phụ
trách
Quản lý theo trách
nhiệm, doanh số
Mã thứ tự
6. Lưu đồ xử lý của quá trình tiêu thụ hàng hoá chi tiết tài phòng kế toán
Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ bán hàng phát sinh và các chứng từ gốc, kế toán
có trách nhiệm nhập số liệu kịp thời vào máy tính. Phân hệ: “ Kế toán bán hàng và công

nợ phải thu” được sử dụng để nhập số liệu
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 10-
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
BP xử lý ĐĐH BP giao hàng
LBH PXK PGH
PGH LBH
N
PXK
Sổ
CT
HTK
PXK
N
C Từ Định
khoản
khách
hàng
B-2
B-2
A-2
Kế toán bán hàng Kế toán kho
Nhập dữ liệu liên
quan
Ghi nhận và in hóa đơn
Hóa đơn Hóa
đơn
Tập tin
HĐ
Tập tin

NKBH
NKB
H
Nhập dữ liệu liên
quan
Ghi sổ chi tiết HTK
Kế toán tiền
TB trả tiền
nhập dữ liệu liên
quan
In phiếu thu, ghi
nhật ký
Khách hàng
TB trả
tiền
tập tin
ghi nhật
ký
tập tin
phải thu
KH
NK thu
tiền
thông
báo lỗi
Kế toán phải thu
A-2
Hóa đơn
Nhập DL
liên quan

ghi sổ chi tiết
nợ phải thu
Hóa đơn
A
Hệ thống thông tin kế toán - 11-
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Kế toán tiền
TB trả tiền
nhập dữ liệu liên
quan
In phiếu thu, ghi
nhật ký
Khách hàng
phiếu thu
Thủ quỹ
phiếu thu
TB trả
tiền
tập tin
ghi nhật
ký
tập tin
phải thu
KH
N
Khách hàng
NK thu
tiền
B - 2
thông

báo lỗi
Kế toán phải thu
A-2
Hóa đơn
Nhập DL
liên quan
ghi sổ chi tiết
nợ phải thu
Hóa đơn
A
CT điều chỉnh giảm nợ
Sổ CT phải
thu khách
hàng
B-2
NH thu
tiền
NKB
H
CT định
khoản
Nhập DL liên quan
ghi sổ cái TK
NKB
H
CT định
khoản
sổ cái
TK111,1
12,155,1

56,131,5
11…
Kế toán tổng hợp
Hệ thống thông tin kế toán - 12-
7. Các báo cáo, sổ sách liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ
phần Tổng Bách Hoá
7.1 Chế độ sổ sách
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ chi tiết bán hàng
- Chi tiết công nợ phải thu theo khách hàng
- Chi tiết công nợ phải thu theo từng mặt hàng
- Tổng hợp công nợ phải thu
- Bảng kê thu tiền bán hàng
- Bảng kê doanh số bán hàng cho các nghiệp vụ đã ghi sổ
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Kế toán phải thu
A-2
Hóa đơn
Nhập DL
liên quan
ghi sổ chi tiết
nợ phải thu
Hóa đơn
A
CT điều chỉnh giảm nợ
Sổ CT phải

thu khách
hàng
B-2
NH thu
tiền
NKB
H
CT định
khoản
Nhập DL liên quan
ghi sổ cái TK
NKB
H
CT định
khoản
sổ cái
TK111,1
12,155,1
56,131,5
11…
Kế toán tổng hợp
sổ
cái
Hệ thống thông tin kế toán - 13-
- Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan khác…
7.2 Chế độ báo cáo
Báo cáo được in trực tiếp thông qua các tệp đã được lưu trữ sẵn trong máy.
- Báo cáo tổng hợp hàng xuất gồm danh sách các mặt hàng xuất trong kỳ, số lượng
xuất dùng.
- Báo cáo công nợ với khách hàng: gồm doanh thu hàng bán. số tiền thu được.

- Báo cáo kết quả hoạt động tiêu thụ hàng kỳ: gồm doanh thu, giá vốn hàng bán, lợi
nhận đạt được trong kỳ
- Báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm
- Báo cáo thu chi tiền mặt
8. Đánh giá kiểm soát của chu trình
8.1 Kiểm soát nghiệp vụ
 Đánh giá về phối hợp giữa các nghiệp vụ
 Kiểm kê hàng hoá
Công tác kiểm kê hàng hoá được tổ chức thường xuyên, định kỳ và khi có nhu cầu
kiểm tra. Việc kiểm tra giúp công ty quản lý tốt hàng hoá, đồng thời giúp kế toán có
những bút toán điều chỉnh kịp thời khi có hiện tượng thừa thiếu xảy ra.
 Việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Các bộ phận trong đơn vị có sự phối hợp thống nhất, toàn diện tương đối hiệu quả.
 Đánh giá về nghiệp vụ kế toán
Công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng tại công ty đạt
được những ưu điểm nổi bật sau:
 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hợp lý. Các nhân viên đều được đào tạo
qua chuyên ngành kế toán và đảm nhiệm một số phần hành nhất định góp phần tăng tính
chuyên môn hoá cao cho công việc.
Kế toán công ty luôn tuân thủ chặt chẽ chế độ kế toán. Các văn bản pháp luật được
cập nhật thường xuyên và áp dụng hiệu quả.
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 14-
Công tác kế toán được thực hiện trên máy tính cùng sự trợ giúp hiệu quả của phần
mềm Fast Accounting làm cho khối lượng công việc giảm bớt và nâng cao tính chuyên
nghiệp của hoạt động kế toán
 Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ theo Quyết định
15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20 tháng 3 nănm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được lập chứng từ đầy đủ, nội dung
chứng từ trung thực, đánh số thứ tự rõ ràng. Bên cạnh đó, các chứng từ được kiểm tra,
giám sát chặt chẽ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được
phân loại, hệ thống hoá theo trình tự thời gian trước khi đưa vào khâu lưu trữ.
 Hệ thống tài khoản
Trên cơ sở những tài khoản thống nhất của Nhà Nước ban hành, kế toán công ty đã
lựa chọn những tài khoản thích hợp để đưa vào vận dụng một cách hợp lý. Đồng thời, kế
toán cũng xây dựng những tài khoản chi tiết thích hợp giúp cho việc theo dõi các đối
tượng kế toán thuận lợi, công việc ghi chép, quản lý, phản ánh thông tin được đầy đủ,
kịp thời.
Do áp dụng kế toán máy nên việc quản lý các tài khoản công nợ theo từng đối
tượng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi chi tiết từng khách hàng. Mỗi khách
hàng được quy định mã khách riêng với đầy đủ các thông tin kèm theo như: tên khách,
địa chỉ, mã số thuế, tài khoản hạch toán…Số liệu chi tiết về tiêu thụ với từng khách
được cung cấp ngay tức khắc góp phần tích cực cho việc xây dựng chính sách giá cả,
thanh toán hợp lý đối với những khách hàng truyền thống, khách hàng thường xuyên
cũng như khách hàng mới.
Tương tự với tài khoản hàng hoá cũng được quản lý chi tiết đến từng danh điểm
hàng hoá góp phần hoàn thiện công tác kế toán.
 Hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức ghi sổ là Nhật ký chung phù hợp đặc điểm hoạt động kế toán tại công ty.
Việc trang bị máy tính và hỗ trợ của phần mềm kế toán đảm bảo cho công tác ghi sổ tại
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 15-
công ty.
 Hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tại công ty được lập theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Căn cứ vào các
số liệu sau khi khoá sổ, kế toán tiến hành lên báo cáo đúng nội dung, phương pháp và
trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán.
Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, cuối mỗi tháng, kế toán công ty lập thêm:

“Báo cáo bán hàng”. Nhờ vậy, Ban giám đốc công ty biết được tình hình tiêu thụ cũng
như lợi nhuận từng tháng để có những chính sách thích hợp về tiêu thụ.
Tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết
quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá vẫn còn có những tồn tại có
khả năng khắc phục, hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu trong công tác quản lý tại
doanh nghiệp.
 Hệ thống sổ sách kế toán
Nhìn chung, các sổ sách kế toán của công ty được lập đúng theo chế độ. Tuy nhiên
mẫu sổ Nhật ký bán hàng được áp dụng chưa cung cấp được các thông tin hữu ích cần
thiết về doanh thu, thuế GTGT đầu ra, tình hình bán hàng hoá, dịch vụ tại công ty.
 Hệ thống danh mục tài khoản khách hàng và hàng hoá
Việc theo dõi chi tiết từng đối tượng khách hàng cũng như danh điểm hàng hoá là
một ưu điểm của công ty. Nhưng công tác ký hiệu các danh mục này chưa khoa học do
không mang tính gợi nhớ. Do vậy, kế toán mất thời gian trong việc tra cứu và nhập liệu.
8.2 Kiểm soát môi trường máy tính
Việc áp dụng hệ thống máy tính vào chu trình doanh thu bán hàng- thu tiền đã
góp phần không nhỏ vào hiệu quả công việc. Tuy nhiên, làm việc trong môi trường này
doanh nghiêp cũng còn không ít hạn chế về kiểm soát dữ liệu.
Cụ thể, việc nhập dữ liệu do các nhân viên trong phòng kế toán nhập. Tuy mỗi
người đã có mã hạch toán riêng nhưng do việc nhập dữ liệu vào hệ thống không có sự
kiểm soát nên dễ có tình trạng nhân viên nhập sai mà không biết. Do vậy, thông tin đầu
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 16-
ra không được phản ánh chính xác.
Việc thay đổi user cũng như password không được thực hiện định kỳ cũng hàm
chứa nhiều rủi ro. Rất có thể bị đánh cắp mật khẩu truy cập. Công tác bảo vệ mật khẩu
của nhân viên chưa được chú trọng.
9. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả
tiêu thụ tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá

Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nói chung và kế
toán tiêu hàng hoá nói riêng tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá, em nhận thấy bên cạnh
những kết quả đã đạt được thì kế toán tiêu thụ vẫn còn một số tồn tại nhất định. Vì vậy,
với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại công ty, em xin đưa ra một số
ý kiến đóng góp sau đây:
9.1 Xây dựng danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng
Cùng với việc hạch toán trên phần mềm chuyên dụng công ty đã xây dựng hệ
thống danh mục hàng hoá và danh mục khách hàng tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, các mã
khách, mã hàng hoá còn đang được xây dựng theo kiểu mã kiểu thứ tự, do vậy không
mang tính gợi nhớ. Mỗi khi nhập liệu, kế toán cần có thời gian để tra cứu. Vậy nên,
công ty có thể xây dựng các mã khách và mã hàng hoá theo kiểu mã khối kết hợp gợi
nhớ.
Ví dụ : Mã hàng hoá có kí hiệu HH - tên loại hàng - số kí tự phân biệt
Mã khách hàng tương tự có thể phần loại theo khách mua các mặt hàng hoặc khu
vực địa lý…
9.2 Hệ thống sổ sách kế toán
Hệ thống sổ sách của công ty tương đối đầy đủ tuy nhiên mẫu sổ Nhật ký bán hàng
chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Công ty nên hoàn thiện mẫu sổ này theo như quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC của bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Mẫu nhật ký bán hàng
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Năm:
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
Hệ thống thông tin kế toán - 17-
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Phải thu từ

người mua
Ghi có tài khoản doanh
thu
Ghi có
TK thuế
GTGT
đầu ra
SH Ngày
tháng
Nợ Có Hàng
hoá
Thành
phẩm
Dịch
vụ
A B C D 1 2 3 4 5 6
Số trang trước
chuyển sang
Cộng chuyển
sang trang sau
9.3 Hoàn thiện hệ thống báo cáo
Các báo cáo đã được lập tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá theo đúng như quy
định của chế độ. Nhưng để góp phần tốt hơn cho công tác quản trị tại doanh nghiệp, kế
toán nên tiến hành lập thêm Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán. Đối với một doanh
nghiệp thương mại thì chính sách giá cả có vai trò quan trọng trong việc quyết định
doanh thu tiêu thụ. Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán có tác dụng giúp ban quản trị
định hướng chính sách giá cả thích hợp, đảm bảo tốt yêu cầu quản lý, góp phần nâng
cao hiệu quả cạnh tranh trên thị trường.
Mẫu báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán có thể được lập như sau
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K

CÔNG TY CP TỔNG BÁCH HOÁ
BÁO CÁO TỔNG HỢP TIÊU THỤ THEO GIÁ BÁN
Tháng Năm
Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt Số lượng Giá bán Doanh thu
1 HH0001 Túi Đóng Đường kg 66.02 2,000 132,040
Tổng: 66.02 132,040
2 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 15,000. 8,005 120,068,182
3 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 60,000. 8,018 481,090,909
4 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 40,000. 8,136 325,454,545
5 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 21,000. 8,182 171,818,200
6 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 10,000. 8,209 82,090,910
7 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 35,000. 8,418 294,636,364
8 HH0063 Thuốc lá Vinataba Sài gòn bao 2,000. 8,436 16,872,727
Tổng: 203,000 1,662,031,837
10 HH0556 Bia chai Hà Nội két 120. 95,455 11,454,545
11 HH0556 Bia chai Hà Nội két 240. 95,455 22,909,091
12 HH0556 Bia chai Hà Nội két 135. 100,000 13,500,000
Tổng: 495. 47,863,636
…… …………
Hệ thống thông tin kế toán - 18-
Ngoài các mẫu báo cáo theo chế độ, công ty cổ phần Tổng Bách Hoá còn lập thêm
Báo cáo chi tiết theo mặt hàng. Đây là một ưu điểm của kế toán tại công ty.
Mẫu báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng có thể được thay đổi để đáp ứng tốt
hơn nhu cầu quản trị. Với việc cải tiến báo cáo này, nhà quản lý có thể biết được doanh
thu, giá vốn, lợi nhuận trên từng mặt hàng. Việc tính toán thêm tỉ lệ lợi nhuận trên
doanh thu của từng sản phẩm hàng hoá sẽ đưa ra cái nhìn rõ nét về lợi nhuận mà mỗi
sản phẩm hàng hoá tiêu thụ mang lại. Từ đó, các quyết định về lựa chọn mặt hàng kinh
doanh cũng như thay đổi phương thức kinh doanh với từng mặt hàng được đúng đắn
hơn.
9.4 Kiểm soát chu trình

Cần có kế hoạch và biệp pháp để kiểm soát chặt chẽ vì trong quá trình kế toán doanh thu ,
kế toán gặp phải các rủi ro liên quan đến hệ thống xử lý như rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ
liệu ( ví dụ như ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác, không hợp lệ…); rủi ro liên
quan đến quá trình xử lý như lưu trữ thông tin; rủi ro liên quan đến báo cáo như các thông tin
không được tổng hợp hay phân loại đúng, các báo cáo không được cung cấp đúng hạng, đúng
người nhận, nên công ty cần tập trung vào việc kiểm soát các rủi ro đó có thể bằng các nhân
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K
CÔNG TY CP TỔNG BÁCH HÓÁ
BÁO CÁO BÁN HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG
Tháng năm

Stt Tên vật tư Đvt Số lượng
Tiền
vốn
Doanh
thu
Chiết
khấu
Chênh
lệch
tỉ lệ lợi nhuận
trên doanh thu
1
2
3
4
5
6
7
8

9
Cộng tổng
HÀ NỘI, NGÀY THÁNG NĂM
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG LẬP BIỂU
Hệ thống thông tin kế toán - 19-
viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm. Phương pháp kiểm soát có thể là đọc các sổ sách,
báo cáo, rà soát các nghiệp vụ đã xử lý và có mặt trong kết quả đầu ra. Bên cạnh đó công ty
nên huấn luyện nhân viên trong kỹ năng nhập liệu tránh xảy ra sai sót, khi có sai sót thì phải
sửa chữa đúng quy định và phải lưu lại dấu vết sửa chữa. Phải phân chia trách nhiệm giữa các
chức năng của hệ thống nhằm ngăn ngừa việc thay đổi chương trình, dữ liệu vì mục đích cá
nhân. Đồng thời, phân chia giữa chức năng kiểm soát cũng như nhập liệu để đảm bảo tính
chính xác của thông tin. Định kỳ, yêu cầu nhân viên thay đổi password truy cập hệ thống để
bảo mật hệ thống.
Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K