Bài giảng Hệ thống thông tin - Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp

1
Hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp
(ERP, Enterprise Resource Planning)
2
Nội dung

Giới thiệu ERP

Quá trình phát triển ERP

Các lý do tại sao ERP phổ biến

Các lý do tại sao thực hiện ERP thất
bại

Triển vọng tương lai của ERP

Mục đích của ERP

Các đặc điểm của ERP

Cấu trúc của ERP

Triển khai ERP

Thời gian triển khai ERP

Các tiêu chuẩn chọn ERP

Thiết kế lại


ERP không có thiết kế lại

ERP có thiết kế lại

Chuẩn bị nền tảng cho ERP

Thuận lợi và bất lợi của ERP

Tình hình triển khai ERP tại
một số công ty

Kết luận và các lời khuyên
3
Giới thiệu ERP

ERP là phần mềm ứng dụng gồm nhiều mô đun, nhằm
giúp công ty quản lý các phần quan trọng trong công việc
kinh doanh.

ERP xuất hiện trên thị trường vào những năm 1980.

ERP có thể diễn tả khác nhau tùy theo những người khác
nhau.

ERP không chỉ là phần mềm, mà là phong cách quản lý
mới.
4
Quá trình phát triển ERP


MRP (Material Requirements
Planning)

MRP có chu trình đóng
(Closed-Loop MRP)

MRP II (Manufacturing
Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource
Planning)
ERP
MRP II
MRP có
chu trình đóng
MRP
5
Quá trình phát triển ERP (tiếp theo)

MRP (Material Requirements Planning): Nhằm nâng cao hiệu quả
trong cơng việc quản lý nguyên vật liệu

Sản xuất cái gì?

Để sản xuất những cái đĩ thì cần những gi?

Hiện nay đã cĩ trong tay nhưng gì?

Những gì cần phải cĩ nữa để sản xuất?


MRP cĩ chu trình đĩng (Closed-Loop MRP)

chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu

hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đĩ.

MRP II (Manufacturing Resource Planning)

Thêm 3 chức năng mới: Lập kế hoạch kinh doanh và vận hành, Giao
diện tài chính và Mô phỏng

ERP (Enterprise Resource Planning): Mục tiêu của ERP là giảm chi phí
và đạt hiệu quả kinh doanh thơng qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.
6
Mục đích của ERP

Tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ
phận trong 1 phần mềm máy tính duy nhất, mà có thể đáp
ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau.

Kết hợp tất cả các HT trong 1 phần mềm tích hợp duy
nhất sử dụng 1 CSDL duy nhất, để các bộ phận khác nhau
có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với
nhau.
7
Các đặc điểm của ERP (5 đặc điểm)

ERP là 1 HT

Tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh


Do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính

Hoạt động theo quy tắc

Với các trách nhiệm được xác định rõ ràng

Liên kết giữa các phòng ban trong công ty
8
Cấu trúc của ERP
1. Kế toán tài chính
2. Hậu cần
3. Sản xuất
4. Quản lý dự án
5. Dịch vụ
6. Dự đoán và lập kế hoạch
7. Công cụ lập báo cáo
9
Cấu trúc của ERP - 1. Kế toán tài chính

Sổ cái

Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng

CSDL khách hàng

Đơn đặt hàng và các khoản phải thu

Mua hàng và các khoản phải trả


Lương

Nhân sự

Tài sản cố định
10
Cấu trúc của ERP - 2. Hậu cần

Quản lý kho và tồn kho

Quản lý giao nhận

Quản lý nhà cung cấp
11
Cấu trúc của ERP - 3. Sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất (MPS, Master Production Schedule)

Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP, Material Requirements
Planning)

Lập kế hoạch phân phối (DRP, Distribution Requirements Planning)

Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP, Capability Requirements
Planning)

Công thức sản phẩm (BOM, Bill of Material)

Quản lý luồng sản xuất (Product Routings)


Quản lý mã vạch (Bar Coding)

Quản lý lệnh sản xuất (Work Order)
12
Cấu trúc của ERP - 5. Dịch vụ

Quản lý dịch vụ khách hàng

Quản lý bảo hành bảo trì
13
Triển khai ERP

Chiến lược - Big Bang

Triển khai từng bộ phận – Franchising: phù hợp với các
công ty lớn và đa dạng về lĩnh vực hoạt động kinh doanh
mà không chia sẻ các quy trình chung xuyên suốt toàn bộ
doanh nghiệp

Tập trung vào các qui trình chủ đạo - Slam dunk: áp dụng
đối với các công ty nhỏ mong muốn phát triển vào hệ thống
ERP

Theo yêu cầu - On-Demand Nibble
14
Chu trình triển khai ERP
15
Chu trình triển khai ERP

Thực hiện tiền đỊnh giá (pre-evaluation

screening): để giới hạn con số của package vốn
phải được định giá bởi Ban đánh giá, loại bỏ các
ERP package không phù hợp hoàn toàn với quy
trình kinh doanh của công ty

Định giá trọn gói (package evaluation): quan trọng
nhất, Mục tiêu đó là tìm được một package đủ linh
động để đáp ứng các nhu cầu của công ty. cần phải
xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép định giá tất
cả các package với quy mô như nhau.
16
Chu trình triển khai ERP

Lập kế hoạch dự án (project planning): quyết định
khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự
định khi nào hoàn tất dự án. hoạch định “phải làm
gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao giám sát
được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm
soát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự
việc không còn nằm trong tầm kiểm soát.

Phân tích sự khác biệt (gap analysic): tiến trình
qua xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tai và
định hướng mô hình trong tương lai  Tái cấu trúc
qui trình kinh doanh.
17
Chu trình triển khai ERP

Cấu hình hệ thống (configuration): có thể
giải thích và cho thấy những gì không phù

hợp trong package đó và nơi nào xảy ra
những khác biệt trong chức năng
18
Thời gian triển khai ERP

Người bán phần mềm ERP cho thời gian thực hiện ERP
trung bình là 3-6 tháng, đối với công ty có phạm vi nhỏ.

Thực tế, để thực hiện ERP đúng nghĩa, cần

Thay đổi cách thức kinh doanh

Thay đổi cách thức thực hiện các công việc
Do đó, thời gian trung bình để thực hiện dự án ERP
thành công khoảng 1-3 năm.
19
Các tiêu chuẩn chọn ERP

Có tất cả các chức năng kinh doanh không?

Tất cả các quá trình và chức năng kinh doanh có tích hợp được
không?

Có tất cả các xu hướng IT gần đây nhất không?

Người bán phần mềm ERP có làm theo đơn đặt hàng và thực
hiện tất cả các khả năng không?

Tính sẵn sàng các lựa chọn dịch vụ


Ví tiền và tính ROI (Return on investment)
20
Thiết kế lại

Nghiên cứu các quá trình và HT hiện tại

Thiết kế và phát triển các HT mới

Định nghĩa quá trình, cấu trúc tổ chức và các thủ tục

Phát triển/Đặt hàng phần mềm

Huấn luyện con người

Thực hiện HT mới
21
ERP không có thiết kế lại

Thuận lợi

Không có những thay đổi rõ ràng về chức năng

Người sử dụng nhận thấy có thể chấp nhận hơn

Có thể hoàn thành theo khung thời gian

Có thể kiểm soát được chi phí

Ảnh hưởng đến tổ chức vừa phải


Bất lợi

Bỏ qua các thực tế kinh doanh tốt nhất

Không có tính ổn định của HT trong thời gian dài

Không thể tích hợp các HT trong đoàn thể

Tự nghiên cứu các kỹ thuật mới

Có thể bỏ sót tính năng nào đó
22
ERP có thiết kế lại

Thiết kế lại quá trình trước khi thực hiện ERP

Thiết kế lại trong khi thực hiện ERP

Thiết kế lại sau khi thực hiện ERP

Thiết kế lại liên tục thông qua ERP
23
Chuẩn bị nền tảng cho ERP

Không bắt đầu mà không có cam kết từ ban QL

Cấp quỹ đầy đủ

Xác định nhóm dự án cốt lõi


Chọn các chuyên gia từ tất cả các lĩnh vực

Đánh giá và chọn gói phần mềm ERP

Đánh giá đối tác thực hiện

Lập kế hoạch thực hiện

Trình bày kế hoạch cho hội đồng quản lý phê chuẩn

Trình bày kế hoạch cho các nhóm nhân viên, để xem khả năng chấp nhận và
phản hồi từ họ

Lập kế hoạch huấn luyện người sử dụng

Lập kế hoạch những nâng cấp cần thiết trong tương lai
24
Thuận lợi của ERP

Tăng hơn về doanh thu kho
(Giảm chi phí kho, vận chuyển, lưu trữ, và chi phí vận hành kho)

Cải tiến dịch vụ khách hàng
(Cải tiến tỷ lệ đáp ứng đơn đặt hàng từ khách hàng, sự thỏa mãn của khách
hàng)

Làm tốt hơn độ chính xác kho
(Tăng độ chính xác, và giảm nhu cầu kiểm toán kho thường xuyên)

Nâng cao hơn chất lượng, ít làm lại

(Nhận dạng các vấn đề trước khi sản phẩm được sản xuất, định vị chính xác
các vấn đề chất lượng)

Thu thập lợi nhuận hàng năm chính xác, cải tiến dòng tiền mặt
(Cho các nhà sản xuất sức mạnh để khảo sát các tài khoản phải thu trước khi
các vấn đề lớn xảy ra)

Lợi ích từ ERP
(Giảm các tài liệu giấy, đáp ứng nhanh hơn và theo dõi khách hàng, cung
cấp CSDL khách hàng đồng nhất cho tất cả các ứng dụng, …)
25
Bất lợi của ERP

Nhiều chi phí cao khi thiết lập HT ERP
(Thời gian và tiền bạc)

Thực hiện ERP rất khó
(Phải thay đổi cách thức kinh doanh)

Mức độ riêng tư trong HT ERP

Tốn thời gian để nhận ra các lợi ích của ERP
(Khoảng 8 tháng sau khi thực hiện)

Đào tạo tốn rất nhiều chi phí

Vấn đề kiểm soát nhân viên
(Chia sẽ thông tin, RQĐ, chống đối, dư thừa, lỗi)

Khoảng 1/2 HT ERP thực hiện đều thất bại